Version Evoluée 1 MISSIONS, POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS Audit interne
• L'Audit Interne est une activité indépendante et objective qui
donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. • Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d'entreprise et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. Charte de l’audit interne • La charte d’audit interne est un document officiel qui précise la mission, les pouvoirs et les responsabilités de l’audit interne. • La charte définit le positionnement de l’audit interne dans l’organisation y compris la nature du rattachement fonctionnel du responsable de l’audit interne au Conseil ; • La charte autorise l’accès aux données, aux personnes et aux biens nécessaires à la réalisation des missions ; • La charte définit le périmètre de l’audit interne. • L’approbation finale de la charte d’audit interne relève de la responsabilité du Conseil. Charte de l’audit interne • Les normes de qualification, d'indépendance et de suivi soulignent que la Charte doit: • Définir les objectifs de l'Audit l'Interne ou la mission de l'Audit Interne (scope of work); • Définir les pouvoirs et responsabilités; • Définir la position du service d'Audit Interne dans l'organisation. La composition et le fonctionnement d'un éventuel Comité d'Audit sont parfois décrits dans la Charte; • Définir la nature et l'étendue des missions d'Audit (mission d'assurance et missions de conseils internes et externes à l'organisation); • Préciser le déroulement d'une mission d'Audit en se référant au recueil méthodologique de l'Audit Interne; • Définir par écrit la responsabilité du suivi des rapports pour s'assurer que des actions appropriées sont entreprises; • Autoriser l'accès aux documents, aux personnes et aux biens, nécessaires à la bonne exécution des Audits; • Affirmer les règles de déontologie que doivent respecter les auditeurs; préciser l'interaction de l'Audit Interne avec les autres services spécifiques de Contrôle Interne; • Préciser le type de relation entretenue entre l'Audit de la maison mère et l'Audit local (reporting, accès aux informations, contenu des liens fonctionnels). Pouvoirs • Pouvoir d’exiger l’information, • Pouvoir de l’entretien avec les personnes choisis, • Pouvoir du choix (sujet et domaine d’audit), • Pouvoir de la conclusion (conclusion de l’audit), • Pouvoir de la mobilisation des ressources, • Pouvoir de la diffusion post validation, • Pouvoir de déclencher, après validation, une procédure judiciaire sur la base des résultats de l’audit, • Pouvoir de la recommandation de la mesure disciplinaire sur la base des résultats de l’audit, • Pouvoir de l’évaluation des audités, Charte de l’audit interne • La nature des missions d’assurance doit être définie dans la charte d’audit interne. S’il est prévu d’effectuer des missions d’assurance à l’extérieur de l’organisation, leur nature doit être également définie dans la charte d’audit interne. • La nature des missions de conseil doit être définie dans la charte d’audit interne. Responsabilités • La bonne application de la charte d’audit, • Elaboration du programme annuel des audits, • Planification et préparation des missions d’audit, • Collecte des informations utiles et nécessaires à la mission d’audit, • Exploitation des informations associées aux risques dans les activités auditées, • Constitution de la base des connaissances de l’audit interne, • Rédaction des rapports d’audit, • La sélection, et la qualification (développement des compétences) des auditeurs, • Le développement d’une culture de l’audit interne axée sur la transparence, l’amélioration, l’independance et l’objectivité, • L’élaboration des méthodes et outils efficaces, • Le choix des moyens nécessaires pour mener efficacement les missions d’audit, • Développement des modèles, questionnaires, • Suivi des plans d’action post-audits, • Controler l’efficacité des actions correctives et d’amélioration, Responsabilités • Vérifier la conformité des activités par rapports aux références applicables (réglementations, procédures, …), • Conduire les entretiens d’audit, • Demander et vérifier les preuves, • Réaliser les analyses et contrôles suffisants, • Mener les investigations nécessaire pour une mission d’audit interne, • Formulation des recommandations et conclusions, Comité d’audit • Arbitrage en cas de contestation, • Proposer et valider les orientations et axes d’audit, • Validation des programmes annuels d’audit, • (Evaluation périodique de l’efficacité des activité d’audit), Périmètre d’audit • Précise l’envergure des activités d’audit, • Exemple: – L’audit interne concernera l’ensemble des activités nécessaires pour le fonctionnement de l’institution, incluant les activités supports, les activités opérationnelles et les activités de pilotage y compris les activités externalisées et sous la responsabilité de l’institution. – L’audit interne concernera également les projets et programmes initiés par l’institution Independence et objectivité • L’audit interne doit être indépendant et les auditeurs internes doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Independence • L’indépendance est la capacité de l’audit interne à exercer, sans biais, ses responsabilités. • Afin d’atteindre le niveau d’indépendance nécessaire à l’exercice efficace de ses responsabilités, le responsable de l’audit interne doit avoir un accès direct et non restreint à la direction générale et au Conseil. Cet objectif peut être atteint grâce à un double rattachement. • Les atteintes à l’indépendance doivent être appréhendées au niveau : – de l’auditeur interne ; – de la mission ; – de la fonction d’audit interne et de son positionnement dans l’organisation. Objectivité • L’objectivité est un état d’esprit non biaisé qui permet aux auditeurs internes d’accomplir leurs missions de telle sorte qu’ils soient confiants en la qualité de leurs travaux menés sans compromis. • L’objectivité nécessite que les auditeurs internes ne subordonnent pas leur jugement professionnel à celui d’autres personnes. • Les atteintes à l’objectivité doivent être appréhendées au niveau : – de l’auditeur interne ; – de la mission ; – de la fonction d’audit interne et de son positionnement dans l’organisation. TYPES DE D’AUDIT INTERNE Les 3 types de contrôle des finances publiques • Audit financier, • Audit de la performance, • Audit des conformités L’audit financier • L’audit financier vise essentiellement à déterminer si les informations financières d’une entité sont présentées conformément au référentiel d’information financière et au cadre réglementaire applicables. • Pour ce faire, l’auditeur doit obtenir des éléments probants suffisants et appropriés pour être en mesure de formuler une opinion indiquant si les informations financières ne comportent pas d’anomalies significatives qui résultent de fraudes ou d’erreurs. Audit de la performance • L’audit de la performance vise essentiellement à déterminer si les interventions, les programmes et les institutions fonctionnent conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité et si des améliorations sont possibles. • La performance est examinée en fonction de critères appropriés. • En outre, les causes des écarts par rapport à ces critères ou d’autres problèmes sont analysés. • Le but est de répondre aux principales questions d’audit et de recommander des améliorations. Audits de la conformité • Les audits de conformité visent essentiellement à déterminer si un sujet donné est conforme aux textes législatifs, réglementaires et procédures qui servent de critères. • Pour réaliser un audit de conformité, l’auditeur vérifie si les activités, les transactions financières et les informations sont, dans tous leurs aspects significatifs, conformes aux textes législatifs, réglementaires et procédures qui régissent l’entité auditée. • Ces textes de référence peuvent comporter les règles, les lois et les règlements, les résolutions budgétaires, les politiques, les codes existants, les termes convenus ou les principes généraux qui régissent la bonne gestion d’une activité. LES INTERVENANTS DANS L’AUDIT INTERNE Les 3 intervenants dans l’AI • Auditeur, • Partie responsable, • Utilisateurs présumés Auditeur • Le rôle de l’auditeur est rempli par le plus haut responsable de l’autorité de contrôle et par les personnes à qui est déléguée la réalisation des audits. • La responsabilité globale de l’audit interne reste celle définie dans le mandat. Partie responsable • Les parties responsables peuvent être chargées de la production des informations afférentes au sujet considéré, de la gestion de celui-ci ou de la formulation de recommandations. • Les parties responsables peuvent être des personnes ou des organisations.. Utilisateurs présumés • Les personnes, les organisations ou les catégories de personnes ou d’organisations pour lesquelles l’auditeur établit le rapport d’audit. • Les utilisateurs présumés peuvent être des organes législatifs, des organismes de surveillance, les personnes responsables de la gouvernance ou le grand public. SUJET CONSIDÉRÉ, CRITÈRES ET INFORMATIONS Sujet considéré • Le sujet considéré désigne l’information, la condition ou l’activité qui est mesurée ou évaluée en fonction de certains critères. • Il peut prendre différentes formes et avoir diverses caractéristiques, selon l’objectif d’audit. • Pour être approprié, un sujet considéré doit: – pouvoir être défini. – Pouvoir être évalué ou mesuré de façon cohérente en fonction de critères. Sujet considéré vs Audit financier • Audit financier – Les sujets considérés lors d’un audit financier sont la situation financière, la performance, les flux de trésorerie ou d’autres éléments qui sont comptabilisés, mesurés et présentés dans les états financiers. Sujet considéré vs Audit de conformité • Le sujet considéré lors d’un audit de conformité est défini par l’étendue de ce dernier. • Il peut s’agir d’activités, de transactions financières ou d’informations. Sujet considéré vs Audit de performance • Le sujet considéré lors d’un audit de performance peut être la désignation du programme ou un de ses aspects. Critères associés au sujet considéré • Les critères sont les éléments de référence utilisés pour évaluer le sujet considéré. • Pour chaque audit, il faut disposer de critères adaptés aux circonstances. • Pour déterminer le caractère approprié des critères, l’auditeur examine s’ils sont pertinents et compréhensibles pour les utilisateurs présumés. Les informations associées au sujet considéré • Les informations afférentes au sujet considéré constituent le résultat de l’évaluation ou de la mesure de ce dernier en fonction des critères. • Elles peuvent prendre plusieurs formes et présenter des caractéristiques diverses en fonction de l’objectif et de l’étendue de l’audit. TYPES DE MISSION DE L’AUDIT INTERNE Mission d’attestation • Lors des missions d’attestation, la partie responsable mesure le sujet considéré en fonction des critères et présente les informations afférentes à ce sujet. • L’auditeur collecte ensuite des éléments probants suffisants et appropriés sur ces informations, afin de formuler une conclusion raisonnablement étayée Mission d’appréciation directe • Lors des missions d’appréciation directe, c’est l’auditeur qui mesure ou évalue le sujet considéré en fonction des critères. • L’auditeur sélectionne le sujet considéré et les critères en tenant compte du risque et du caractère significatif. • Le résultat de la mesure du sujet considéré en fonction des critères est présenté dans le rapport d’audit sous la forme de constatations, de conclusions, de recommandations ou d’une opinion. • L’audit du sujet considéré peut également permettre de fournir de nouvelles informations, analyses ou indications. Les types de mission vs types de contrôle • Les audits financiers sont toujours des missions d’attestation, étant donné qu’ils sont fondés sur des informations financières présentées par la partie responsable. • Les audits de la performance sont normalement des missions d’appréciation directe. • Les audits de conformité peuvent être des missions d’attestation ou des missions d’appréciation directe, ou les deux à la fois. CONFIANCE ET ASSURANCE Besoin de confiance • Les utilisateurs présumés veulent être certains de la fiabilité et de la pertinence des informations sur lesquelles ils fondent leurs décisions. • C’est pourquoi les audits doivent fournir des informations qui reposent sur des éléments probants suffisants et appropriés et les auditeurs doivent mettre en œuvre des procédures pour réduire ou gérer le risque d’aboutir à des conclusions inappropriées. • Il faut communiquer de façon transparente le niveau d’assurance qui peut être fourni à l’utilisateur présumé. • Compte tenu des limites qui lui sont inhérentes, un audit ne permet cependant jamais de fournir une assurance absolue. Fourniture de l’assurance • En fonction de l’audit et des besoins des utilisateurs, l’auditeur peut fournir l’assurance de deux manières: – En formulant des opinions et des conclusions qui mentionnent explicitement le niveau d’assurance. – Cela vaut pour toutes les missions d’attestation et pour certaines missions d’appréciation directe; – En utilisant d’autres moyens: lors de certaines missions d’appréciation directe, l’auditeur ne formule pas de déclaration d’assurance explicite sur le sujet considéré. En l’occurrence, l’auditeur fournit aux utilisateurs le degré de confiance nécessaire en décrivant de manière explicite comment il a établi les constatations, les critères et les conclusions d’une façon équilibrée et argumentée. Il explique également pourquoi les constatations associées aux critères lui permettent d’aboutir à une conclusion ou recommandation globale spécifique. Niveaux de l’assurance • Assurance raisonnable: La conclusion d’audit est exprimée sous une forme positive: le sujet considéré est ou n’est pas conforme, dans tous ses aspects significatifs, aux critères applicables, ou, le cas échéant, que les informations afférentes au sujet considéré donnent une image fidèle de la situation, conformément aux critères applicables. PLANIFICATION DE L’AUDIT Définition des termes de la mission • Audits requis par la législation, • Audits demandés par un organe législatif ou un organisme de surveillance, ou réalisés en vertu d’un simple accord avec l’entité auditée. • Audit initié par un acteur interne, • Audit planifié sur la base des états des activités, • Un accord formel sur les termes de la mission d’audit, Parmi les informations importantes peuvent figurer: – le sujet, – l’étendue et les objectifs de l’audit, – l’accès aux données, – le rapport qui résultera de l’audit, – le processus d’audit, – les personnes de contact, – ainsi que les rôles et responsabilités des différents intervenants au cours de la mission. Connaissance du l’entité et du programme de contrôle • L’auditeur doit connaître: – les objectifs, – les opérations, – l’environnement réglementaire, – les contrôles internes, – les systèmes financiers et autres, – les processus opérationnels, – ainsi que rechercher les sources potentielles d’éléments probants. • L’auditeur peut aussi consulter des experts et examiner des documents (y compris les études antérieures et d’autres sources) afin d’acquérir une ample connaissance du sujet à contrôler et de son contexte. Evaluation des risques • La nature des risques décelés variera en fonction de l’objectif d’audit. • L’auditeur doit prendre en considération et évaluer le risque de survenance des différents types de déficiences, d’écarts ou d’anomalies susceptibles d’affecter le sujet considéré. • L’auditeur doit évaluer la réaction de la direction aux risques décelés, y compris lorsque cette dernière met en œuvre et conçoit des contrôles internes pour y faire face. • Lorsqu’il analyse un problème, l’auditeur doit tenir compte des indications concrètes révélatrices de problèmes ou d’écarts par rapport à la situation souhaitée ou attendue. Evaluation des risques de fraude • Les auditeurs doivent mener des enquêtes et mettre en œuvre des procédures pour déceler les risques de fraude pertinents pour les objectifs d’audit, ainsi que pour y faire face. • Ils doivent garder un esprit critique et être attentifs aux possibilités de fraude pendant tout le processus d’audit. Programmation des travaux de l’audit (1) • Définir l’étendue, les objectifs et l’approche de l’audit. • Les objectifs font état de ce que l’audit doit permettre de réaliser. • L’étendue concerne le sujet considéré et les critères que les auditeurs utiliseront pour évaluer le sujet considéré et faire rapport sur celui-ci. • L’étendue est directement liée aux objectifs. • L’approche décrira la nature et l’étendue des procédures à appliquer pour collecter les éléments probants. • L’audit doit être planifié de façon à réduire le risque d’audit à un niveau suffisamment faible pour être acceptable. Exemple Objectifs de l’audit Sujet considéré: « Maîtrise des acquisitions informatiques »
• A l’issue de l’audit, répondre aux questions suivantes:
– Est-ce que les acquisitions informatiques respectent nos procédures? – Est-ce que les acquisitions informatiques sont justifiées (pertinentes)? – Est-ce que les acquisitions informatiques sont planifiées? – Est-ce que les acquisitions informatiques sont performantes? – Est-ce que les procédures d’acquisition informatiques prennent en charge des risques significatifs? Exemple Objectifs de l’audit Sujet considéré: « Maîtrise des acquisitions informatiques »
• A l’issue de l’audit, fixer les objectifs suivants:
– Evaluation de la conformité vs procédures – Evaluation de la pertinence des acquisitions informatiques – Appréciation de la planification des acquisitions informatiques – Evaluation de la performance des acquisitions informatiques – Appréciation des risques significatifs durant les acquisitions informatiques Définition d’un périmètre (étendu) de l’audit interne • Combinaison de paramètres du périmètre: – Géographie (lieux), – Découpage des activités, programmes, projets, – Catégorisation des partenaires (acteurs) ou autres, – Temps (période), – Textes de référence Programmation des travaux de l’audit (2) • Etablissement d’un calendrier pour l’audit et la définition de la nature, du calendrier et de l’étendue des procédures d’audit. • Attribution des tâches aux membres de l’équipe d’audit et détermination des autres ressources qui peuvent s’avérer nécessaires, comme des experts sur le sujet concerné. RÉALISATION DE L’AUDIT Collecte des éléments probants • Les éléments probants sont toutes les informations utilisées par l’auditeur pour déterminer si le sujet considéré respecte les critères applicables. • Ces éléments peuvent prendre plusieurs formes, – des dossiers sous format électronique et – sur support papier reprenant les transactions, – des communications écrites et par voie électronique avec des personnes extérieures, – des observations formulées par l’auditeur, – des témoignages oraux et écrits de l’entité auditée. Collecte des éléments probants • Les méthodes utilisées pour collecter les éléments probants comportent l’inspection, l’observation, la demande l’informations, la demande de confirmation, le contrôle arithmétique, la réexécution, les procédures analytiques et/ou d’autres techniques de recherche. • Les éléments probants doivent être suffisants (en quantité) pour persuader une personne informée que les constatations sont raisonnables. Collecte des éléments probants • Ils doivent également être appropriés (sur le plan de la qualité), à savoir pertinents, valables et fiables. L’évaluation, par l’auditeur, des éléments probants doit être objective, juste et équilibrée. • Les constatations préliminaires doivent être communiquées à l’entité auditée et discutées avec celle-ci pour en confirmer la validité. • L’auditeur doit respecter toutes les exigences en matière de confidentialité. Evaluation des éléments probants • Après avoir terminé les procédures d’audit, l’auditeur revoit la documentation d’audit afin de déterminer si le sujet considéré a été contrôlé de manière suffisante et appropriée. • Avant de tirer ses conclusions, l’auditeur réexamine l’évaluation initiale du risque et du caractère significatif à la lumière des éléments probants collectés et détermine si d’autres procédures d’audit doivent être mises en œuvre. Evaluation des éléments probants • L’auditeur doit évaluer les éléments probants afin d’aboutir à des constatations d’audit. • Lorsqu’il évalue les éléments probants et qu’il apprécie le caractère significatif des constatations, l’auditeur doit tenir compte de facteurs quantitatifs et qualitatifs. • Sur la base des constatations, l’auditeur doit exercer son jugement professionnel afin d’aboutir à une conclusion sur le sujet considéré ou sur les informations y afférentes. RAPPORT ET SUIVI DE L’AUDIT Etablissement du rapport d’audit • Les rapports doivent être faciles à comprendre et exhaustifs; leur contenu ne doit être ni vague ni ambigu. • Ils doivent être objectifs et équitables, comporter uniquement des informations étayées par des éléments probants suffisants et appropriés et être établis de manière à ce que les constatations soient mises en perspective et placées dans leur contexte. • Les rapports «longs» exposent généralement en détail l’étendue, les constatations et les conclusions de l’audit, y compris les conséquences potentielles et les recommandations constructives afin de permettre la mise en œuvre de mesures correctrices. • Les rapports «courts» sont plus succincts et leur format est souvent plus normalisé. Suivi de l’audit • Le suivi vise essentiellement à déterminer si l’entité auditée a dûment traité les problèmes mis au jour, y compris d’éventuelles implications d’une portée plus large. • Si les mesures prises par l’entité auditée ne sont ni suffisantes ni satisfaisantes, l’entité en charge des contrôle pourrait être amenée à établir un autre rapport.
