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Liste des tâches - Organisation d’événements

Voici une liste des principaux points à considérer pour l’organisation d’un événement à l’ÉTS.

*Pour organiser un événement écoresponsable, consultez la fiche guide dans la partie


«Organiser un événement» de l’intranet.

 Déterminer l’objectif de l’événement


 Fixer la date et l’heure
 Vérifier les disponibilités des locaux et espaces
 Obtenir l’autorisation de l’É TS pour organiser votre événement
 Définir un responsable de projet et partager les responsabilités et tâches à effectuer
 Planifier bien votre événement (1heure de planification sauve 2 heures de réalisation)
 Faire un échéancier
 É tablir un budget (revenus et dépenses)
 Recherche de commanditaires (si nécessaire)
 Dresser la liste des invités et/ou les personnes ciblées
 É tablir la liste des personnes clés (VIP) et vérifier leur disponibilité (incluant les
représentants de l’É cole)
 Concevoir et envoyer les invitations (minimum douze jours à l’avance et demander un
RSVP) et/ou lancer les inscriptions
 Planifier l’aménagement des espaces et des locaux (faire plans)
 Planifier les besoins en équipement, audiovisuel et informatique et faire les appels de
service
 Planifier les besoins en nourriture (Chartwells détient l’exclusivité pour tous les
événements internes de l’É TS)
 Contacter les différents fournisseurs internes et externes
 Informer la personne responsable des événements s’il y a présence de dignitaire(s).
 Obtenir l’approbation du Service de prévention quant à la conformité des plans
aménagements (si différents des modèles proposés)
 É tablir le déroulement en étant sensible au protocole et l’envoyer aux services
impliqués.
 É tablir un horaire de montage et de démontage et l’envoyer aux services impliqués.
 Confirmer la date, l’heure et le lieu, ainsi que le déroulement à vos VIP
 Assurez-vous d’éliminer les redondances dans les discours si plusieurs personnes
doivent prendre la parole et informez-vous de leurs besoins techniques particuliers
(vidéo, projecteurs, etc.)
 Réserver les services d’un photographe (si nécessaire)
 Préparer les cocardes et prévoir des cadeaux pour les invités de marque (si
nécessaire)
 Ayez une liste des numéros de téléphone importants (conférenciers, fournisseurs, etc.)
 Prévoir des activités et des sorties à l’intention des participants à l’événement (si
nécessaire)
 É tablir des contacts avec les hô tels situés à proximité de l’É cole pour réserver des
blocs de chambres (si nécessaire)
 Faire la promotion de l’événement (si nécessaire)
 Produire et imprimer la signalisation pour le jour de l’événement
 Remerciements (conférenciers, bénévoles, employés, etc.)
 Faire un post-mortem si l’événement est récurrent
 Fermer les budgets et les dossiers

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