Objet : Cette procédure définit les modalités de communication mises en place par l'infoma : ✔ d'une part au sein de l'institut : entre direction, permanents et stagiaires ✔ d'autre part entre l'institut et ses partenaires extérieurs : fournisseurs et sous traitants qui interviennent sur le site.
Cette procédure définit également comment l'INFOMA répond et enregistre les demandes externes concernant ses aspects environnementaux.
Définitions : ✔ Aspect environnemental : élément des activités, produits ou services d'un organisme susceptible d'interactions avec l'environnent ✔ Impact environnemental : toute modification de l'environnement, négative ou bénéfique, résultant totalement ou partiellement des aspects environnementaux d'un organisme
Domaine d'application : l'ensemble de l'INFOMA
Destinataires : ensemble des personnels de l'INFOMA
Abréviations utilisées :
✔ CHSCT : Comité d'hygiène et de sécurité et des Conditions de Travail
✔ CT : Comité technique ✔ CA : Conseil d'administration ✔ AG : Assemblée générale ✔ Codir : Comité de direction ✔ CR : compte-rendu
Documents de référence :
✔ Norme ISO 9001 : 2008
✔ Norme ISO 14001 : 2004 ✔ Manuel Qualité Environnement ✔ Processus « Management général »
Rédacteur(s) : le Directeur et le RQE
Page 1 Sur 1 - Communication interne :
Organisation de la communication interne
La communication interne est organisée par le directeur, après discussion en Codir. Dans le domaine environnemental, elle pour objectif : ✔ d'assurer la diffusion et de faciliter la compréhension de la politique qualité environnementale ✔ de rappeler les exigences réglementaires et autres auxquels l'organisme est soumis ✔ d'informer le personnel des dispositions prises dans le domaine environnemental ✔ de rappeler les objectifs environnementaux et le programme d'actions environnementales qui en découle ✔ de rappeler les engagements pris par la direction pour l'amélioration continue de nos performances environnementales.
Outils de la communication interne
Les outils de communication sont : ✔ le site intranet de l'INFOMA ou sont diffusés notamment les comptes rendus des réunions (Codir, revues de direction, réunions environnement ...) ✔ la messagerie ✔ les assemblées générales ✔ les réunions et groupes de travail environnement/14001 ✔ les résultats d'audits ✔ les sessions de formation aux différents référentiels pour les nouveaux arrivants dans la structure
Cibles Les différentes cibles sont : ✔ le Conseil d'Administration avec 2 réunions par an : dossier de séance et comptes rendu systématiques ✔ la tutelle : réunion ou contact informel sans compte rendu obligatoire ✔ le Codir selon une fréquence de la quinzaine : comptes rendu systématique disponible sur l'intranet ✔ les partenaires sociaux : entretiens particuliers ou élargis selon le thème, à la demande. compte rendu si besoin ✔ les CHSCT et CT 2 fois par an : dossier de séance et comptes rendu disponibles sur l'intranet ✔ les Assemblées Générales : objectif de 3/ an (2 sur le site de Corbas et 1 sur le site de Velaine) ✔ les agents individuellement peuvent demander à leur chef de service ou/et au directeur un entretien particulier
2 - Communication vers nos fournisseurs et sous traitants
L'INFOMA communique auprès de ses fournisseurs et sous traitants aux travers des contrats et marchés qu'il contracte avec eux ou de lors de réunions ou d'échanges de mails. Les fournisseurs et sous traitants sont ainsi informés des dispositions environnementales qu'ils doivent respecter. De plus des consignes spécifiques « environnement » (tri des des déchets notamment) leur sont remises lorsqu'ils interviennent sur le site et font partie du cahier des charges transmis en amont aux fournisseurs lors de la consultation initiale.
3 - Communication externe :
La direction a décidé de limiter sa communication externe à la diffusion de sa politique qualité environnement sur son site internet. Toutefois, la direction s 'engage à répondre, par courrier, aux demandes externes concernant les aspects environnementaux que l'INFOMA génère. Ces demandes peuvent être des réclamations, plaintes questions ou demandes d'information. Les demandes sont enregistrées sous forme informatique. Les réponses sont rédigées par le pilote du processus RME ou le responsable logistique, une copie de la réponse est archivée dans le même dossier informatique. PROCÉDURE Date de validation : 24/04/2012 COMMUNICATION INTERNE et EXTERNE
Conseil Tutelle ministra d'Adtion
CHSCT CT CI Partenaires sociaux
Codir
Directeur
Entretiens
Chefs de service + Responsables pédagogiques
Entretiens CR codir (intranet) & Réunions de service
