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 D9CH1

 -­‐  Aspects  organisationnels  et  conduite  de  projet  FOAD  


 
 

Etude  de  cas  FOAD  


Contexte  
Déclinaison   d’une   formation   en   présentiel   à   l’utilisation   d’un   logiciel   spécifique   qui   peut  
intéresser  de  nombreuses  agences,  dispersées  sur  toute  la  France.  

Objectif  
Démontrer   la   pertinence   d’un   projet   de   FOAD   en   tant   que   réponse   à   une   demande  
particulière  de  formation.  

Finalité  
Proposer   à   la   Direction   Générale   un   projet   d'un   dispositif   de   FOAD   permettant   de  
former  rapidement  plusieurs  centaines  de  salariés  du  groupe.  

Analyse  du  besoin  


La   formation   en   présence   sur   le   logiciel   banque/finance   X   est   née   du   constat   des  
problématiques   suivantes   dans   l’agence   de   Paris.   Après   étude   il   s’avère   que   beaucoup  
d’autres  agences  en  France  sont  dans  le  même  cas.  

Fort  «  turn  over  »  des  équipes  


Le   département   connaît   régulièrement   un   fort   effet   de   saisonnalité   au   niveau   de   son  
activité   de   contrôle   des   données.   En   effet   tous   les   trois   mois   le   Back   Office   doit  
augmenter  l’effectif  de  certaines  équipes  utilisatrices  du  logiciel  en  question  en  faisant  
appel   à   des   prestataires/intérimaires.   Bien   qu’ayant   les   compétences   nécessaires   à   la  
gestion   des   processus   métiers   engagés   dans   les   activités   de   Règlement/Livraison   ces  
prestataires   ne   sont   pas   formés   à   l’interface   logicielle   développée   en   interne   par   la   R&D  
de  la  banque.  Les  internes  doivent  prendre  sur  leur  temps  pour  assurer  la  formation  des  
externes  en  dehors  des  sessions  de  formation  en  présence.  

Criticité  et  durée  de  vie  des  données  


De  plus  la  durée  de  vie  des  informations  traitées  par  le  logiciel  est  relativement  courte  
car  la  réglementation  française  et  internationale  en  termes  de  Règlement/Livraison  est  
en   constante   évolution.   Toutes   les   règles   financières   sous-­‐tendues   par   ce   logiciel   sont  
donc   rapidement   obsolètes   et   nécessitent   la   révision   des   processus   métiers   tels   que  
modélisés   dans   le   logiciel   très   régulièrement.   Les   mises   à   jour   logicielles   sont   donc   elles  
aussi   soumises   à   un   rythme   soutenu   qui   fait   que   les   utilisateurs   ont   très   besoin   d’être  
formé  :  1  fois  par  trimestre.  

Application  des  règles  «  Bâle  II  »  sur  le  risque  opérationnel  


La   nouvelle   réglementation   en   vigueur   en   Europe   avant   la   crise   financière   de   2007   a  
établi   un   cadre   à   respecter   et   des   mesures   à   appliquer   pour   prévenir   le   risque  
opérationnel.  La  formation  est  une  des  solutions  limitant  le  risque  opérationnel  dans  ce  
cadre  là.  
Maud  Bourgeois   1   D9CH3  
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Conclusion  
La   formation   a   permis   de   réduire   le   risque   opérationnel   lié   à   la   méconnaissance   du  
logiciel,   des   processus   métiers   et   des   données   critiques   sous-­‐jacents   à   manipuler   au  
quotidien,   et   ce   pour   les   populations   utilisatrices   internes   et   externes   de   l’agence   de  
Paris.  

Proposition  de  solution  


Fort   de   ce   constat   voici   une   proposition   de   solution   qu’il   est   possible   de   mettre   en   place  
relativement  facilement  sur  toute  la  France  en  optimisant  les  ressources  matérielles  et  
humaines   existantes   et   qui   peut   générer   un   retour   sur   investissement   conséquent   assez  
rapidement.  

Implémentation  d’un  dispositif  de  FOAD  


La   mise   en   place   d’un   tel   système   couvre   des   besoins   court   et   long   terme   et   s’inscrit  
dans  une  logique  de  formation  efficace  et  pérenne.  

Avantages  directs  
Outre   la   dimension   réglementaire   et   la   couverture   du   risque   opérationnel,   ce   tableau  
résume  les  avantages  directs  que  procure  un  dispositif  de  FOAD  et  vise  à  démontrer  sa  
pertinence.  
 
Avantages   Gains  
Former  des  populations  «  utilisateurs  »   Frais  de  déplacement  et  d’hébergement  
éclatés  dans  différents  lieux  géographiques   des  formateurs  sur  le  territoire  France  
   
Former  plus  de  salariés  en  optimisant  le   Rémunération  du  formateur  répartie  sur  
budget  formation  à  long  terme   une  plus  grande  population  de  formés  
   
Motiver  les  salariés  à  devenir   Continuum  entre  le  temps  de  travail  et  de  
autonomes/acteurs  sur  leur  temps  de   formation  des  salariés  :  gain  de  
formation   productivité  
   
 
Démarche  qualité/Industrialisation  des   Homogénéité  des  contenus  de  formations  
bonnes  pratiques   sur  tout  le  réseau  bancaire  France  
 
Augmentation  de  la  qualité  du  contenu  de   Le  formateur  devient  facilitateur  /  tuteur  
formation  grâce  au  service   sur  les  formations  à  distance  et  les  
d’accompagnement  et  à  la  relation   évaluations  et  feedback  lui  permettent  de  
asynchrone   mesurer  la  progression  des  formés    
 
Optimisation  des  sessions  de  formation  en   La  formation  en  présence  est  mieux  
présence   calibrée  et  permet  de  se  concentrer  sur  
  l’approfondissement  de  points  particuliers    
 
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Etude  de  faisabilité  
Déploiement  et  paramétrage  d’un  LMS  
Un   dispositif   de   FOAD   nécessite   le   déploiement   d’une   plate-­‐forme   LMS   (Learning  
Management   System).   Pour   mettre   en   œuvre   une   telle   solution   rapidement   sans   que  
cela  ne  génère  trop  de  coûts  supplémentaires  il  est  possible  et  recommandé  de  s’adosser  
à   l’infrastructure   informatique   et   au   réseau   existants   et   de   choisir   une   solution   Open  
Source  gratuite.  
 
De   nombreuses   LMS   Open   Source   existent   à   ce   jour   et   disposent   d’une   très   solide  
communauté   de   développeurs   permettant   aux   ressources   internes   IT   de   s’adosser   à   des  
compétences   techniques   pérennes   et   partagées   pour   implémenter   et   paramétrer   la   LMS  
en   interne.   De   plus   l’installation   de   la   plate-­‐forme   sur   le   parc   de   serveurs   gérés   en  
interne   permet   de   mutualiser   les   coûts   et   de   garder   complètement   la   main   sur   les  
données  qui  y  transitent  afin  de  répondre  aux  règles  de  sécurité  en  vigueur  au  sein  de  la  
DSI.  

Médiatisation  du  contenu  de  formation  existant  


Une   fois   la   plate-­‐forme   LMS   déployée,   les   formateurs   doivent   absorber   une   charge   (à  
estimer  en  fonction  du  volume  de  contenu  de  formation  identifié)  de  mise  à  disposition  
des   contenus   sur   la   plate-­‐forme.   Or   aujourd’hui   l’existant   est   composé   de   supports   au  
format   numérique   qui   ne   nécessitera   pas   de   traitement   particulier.   Le   coût   de  
transformation  est  donc  nul.    
Cependant  il  faut  prévoir  un  coût  à  court  terme  d’appropriation  des  fonctionnalités  de  la  
plate-­‐forme   par   les   formateurs   et   de   l’interface   par   les   utilisateurs.   Ce   coût  
d’appropriation   à   défaut   d’être   nul   peut   être   transparent   car   pris   dans   l’enveloppe   du  
budget  de  1%  de  formation  de  l’entreprise.  

Retours  sur  investissement  


Cette  note  nous  a  donc  permis  de  rapidement  cerner  les  points  importants  qui  doivent  
favoriser   la   prise   de   décision   par   rapport   à   la   pertinence   de   la   mise   en   place   d’un  
dispositif  de  FOAD  dans  un  contexte  de  formation  donné  :    
 
• Gain  de  temps  et  d’argent  
• Gain  de  productivité  
• Démultiplication  de  l’action  de  formation  
• Efficacité  pédagogique  
• Souplesse  et  adaptabilité  du  système  

Coût  initial  
Prévisionnel  FOAD   Coûts  jour  internes   FTE   TOTAL  
réels  
10j/h  Etude  de  besoin   300€   1   3000€  
15j/h  Installation  et   350€   1   5250€  
paramétrage  LMS  
Maud  Bourgeois   3   D9CH3  
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Prévisionnel  FOAD   Coûts  jour  internes   FTE   TOTAL  
réels  
6j/h  formation  LMS   450€   3   2700€  
5j/h  chargement  de   450€   1   2250€  
l’existant  du  contenu  
de  formation  sur  la  
LMS  
6j/h  formation  LMS   1000€   1   6000€  
pour  utilisateurs  
GRAND  TOTAL       19  200€  
 
Le   coût   d’initiation   du   projet   est   estimé   à   19   200€   et   mobilisera   6   personnes   en   interne  
à  plein  temps  sur  une  durée  de  42  jours  ouvrés  soit  2  mois.  

Coût  de  maintenance  


Une   fois   le   dispositif   installé   il   faut   prendre   en   compte   le   coût   de   maintenance  
informatique   (serveurs)   et   le   support   de   niveau   1   (administration,   maintenance   et  
création  de  comptes  utilisateurs,  débugage  ponctuel)  assuré  par  une  personne  dédiée  à  
plein  temps  dans  les  équipes  informatique.  
 
Maintenance  FOAD   Coûts  /  année   TOTAL  
Serveur   2500€   2500€  
Administrateur  IT   35  000€   35  000€  
GRAND  TOTAL     37  500€  
 
Aujourd’hui  le  coût  de  la  formation  en  présence  à  l’année  est  de  108  000€.  
Un  formateur  en  déplacement  coûte  1000€/j  et  il  doit  compter  3  jours  de  déplacement  
par   mois   pour   couvrir   le   programme   de   formation   sur   le   territoire   France   sur   l’année.  
Soit  36K€  à  l’année  qui  doivent  être  multipliés  par  3,  le  nombre  de  formateurs.  
 
Ici  le  coût  d’initiation  et  de  maintenance  du  dispositif  revient  à  56  700€  sur  14  mois.  
Le  dispositif  de  FOAD  permet  d’économiser  51  300€  la  première  année,  puis  72  000€  la  
deuxième,   soit   l’équivalent   de   deux   formateurs   en   déplacement,   le   coût   du   troisième  
étant   absorbé   par   le   coût   de   la   personne   dédiée   à   la   maintenance.   Le   coût   du   serveur  
peut  être  mutualisé  avec  ceux  des  serveurs  existants.    

Conclusion  
Les  gains  que  permettent  de  faire  ce  dispositif  couvrent  très  largement  les  coûts  de  mise  
en   place   du   dispositif.   Les   coûts   de   maintenance   peuvent   être   absorbés   facilement   et  
sont  transparents.  Le  retour  d’investissement  sur  ce  projet  est  quasi  immédiat.  

Maud  Bourgeois   4   D9CH3