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FORMATION PRO BONO

GÉRER LA COMPTABILITÉ D’UNE


PETITE ASSOCIATION

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012


Préambule

Ce contenu pédagogique est destiné aux responsables de petites associations


(sans salarié, chiffre d’affaires faible et absence d’obligation fiscale) qui souhaitent
mieux gérer leur comptabilité et leur trésorerie.

Nous tenons à remercier Société Générale pour son soutien humain et financier.

Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012


SOMMAIRE

Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

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Introduction : pourquoi une comptabilité ?

La comptabilité, un instrument de gestion pour toutes les associations

Toute association doit tenir une comptabilité, même élémentaire, pour pouvoir
justifier du caractère non lucratif de son activité auprès de l’administration fiscale
susceptible de la contrôler.

La comptabilité constitue l’outil de contrôle et de gestion des finances de


l’association. C’est à travers elle qu’adhérents et partenaires peuvent appréhender
le fonctionnement et la situation économique de l’association.

Tenir une comptabilité permet notamment de:


• Suivre au fur et à mesure la vie de l’association et sa santé financière
• Prévoir les besoins de financement pour la réalisation d’un projet ou d’un achat
• Prévoir les besoins de trésorerie (règlement des loyers, des salaires etc.)

La maîtrise de la comptabilité et de la trésorerie assure une


bonne maîtrise de son activité.

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SOMMAIRE

Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

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Obligations comptables des associations

Aucune obligation légale en matière de comptabilité

La loi n’impose aucune prescription en matière comptable du seul fait du


statut juridique de l’association, mais la liberté de l’association est en réalité
relative à l’étendue de ses activités.

N’impose aucun obligation


Loi du 1er juillet 1901 d’ordre comptable

Les statuts, règle fondamentale des associations

L’association est seulement tenue aux dispositions comptables de ses statuts


qui constituent la règle fondamentale des associations.

Selon les statuts « types », habituellement retenus, le trésorier rend compte


de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.

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Obligations comptables des associations

Les critères d’obligation d’établissement de comptes annuels

Les obligations règlementaires varient selon :

• La nature de l’activité
• La taille de l’association
• L’environnement réglementaire
• Le mode de financement de l’association.

Les obligations liées à la réglementation comptable


Définies par les règlements du Comité de Réglementation Comptable .

Règlement N° 99-01 Etablissement des comptes annuels


des associations et fondations

Règlement N° 99-03 Plan comptable général (comptabilité


en partie double)

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Obligations comptables des associations

Zoom : Les associations obligées d’établir des comptes annuels


Sont tenues d’établir des comptes annuels:

Les associations ayant une activité économique et dépassant 2 des 3


seuils suivants: bilan > 1,55 M €, CA > 3,1 M €, salariés> 50

Les associations qui ont une activité lucrative

Les associations reconnues d’utilité publique (but d’intérêt général,


adhérents >200, ressources >46 000 €, période probatoire de fonctionnement
> 3 ans, statuts conformes aux statuts types)

Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle supérieure à


153 000 €

Les fondations et fonds de dotation

Les associations soumises à des obligations législatives ou réglementaires


(associations de chantiers d’insertion ou de services aux personnes)

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Obligations comptables des associations

Autres obligations :

Les associations ayant reçu une subvention

Elles sont tenues de fournir à l’autorité qui a mandaté la subvention une copie
certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l’exercice écoulé, ainsi que
tous documents faisant connaître les résultats de leur activité.

Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle dépassant 75 000 €


ou représentant 50% de leur budget :

Elles doivent adresser le bilan certifié conforme du dernier exercice à l’organisme


public concerné (applicables aux communes de plus de 3 500 habitants, aux
Départements et aux Régions).
Note: Seuil minimum d’aide publique de 23 000 €

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Obligations comptables des associations

Les conséquences du défaut d’application de la règlementation comptable :

Mise en cause de la responsabilité des dirigeants :

• envers l’association, notamment en cas d’une faute de gestion ou en cas de


redressement ou de liquidation judiciaire.

• envers les tiers, si la faute a été commise hors du cadre de leurs fonctions :
faute qui sort de l’objet de l’association, faute qui excède leurs fonctions, ou
faute d’une particulière gravité.

Impossibilité de bénéficier de financement public ou de remboursement des


subventions

Retrait d’autorisation d’exercer une activité soumise à agrément

Sanctions financières : les dirigeants peuvent être condamnés à supporter tout


ou partie du passif s’ils ont commis une faute de gestion

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SOMMAIRE

Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

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Objectifs de l’information financière

L’information comptable et financière publiée par les associations


répond à cinq objectifs principaux :

En externe:
Rendre compte de l’utilisation des fonds alloués par les tiers
Fournir des informations sur le patrimoine, la situation financière et les résultats pour
une période ou une opération donnée

En interne:
Faciliter la prise de décision et faire des choix dans l’utilisation des ressources en
fonction d’objectifs déterminés
Évaluer les résultats en fonction des buts fixés
Apprécier les capacités de l’organisme à réaliser les objectifs fixés et à développer de
nouveaux services ou activités

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Objectifs de l’information financière

Conseils pratiques pour produire des documents comptables et


financiers « transparents » :

Démarche à suivre:
Identifier les parties prenantes et leurs attentes
Définir les états à produire par destinataire de l’information
Respecter les dispositions légales et réglementaires
Utiliser une nomenclature comptable explicite pour tout lecteur
Assurer la complémentarité de l’annexe par rapport au bilan et au compte de résultat

La comptabilité doit être tenue avec rigueur


Conserver et classer tous les justificatifs
Comptabiliser tous les mouvements de trésorerie
Appliquer le principe de continuité des exercices
Utiliser toujours les mêmes méthodes

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SOMMAIRE

Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

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III – Méthode
Méthode et principes
et principes comptables
comptables

La tenue de la comptabilité repose sur le principe de l’équilibre entre


les emplois et les ressources de l’association

EMPLOIS: OÙ VA L’ARGENT ? RESSOURCES : D’OÙ VIENT L’ARGENT ?

 Emplois durables  Ressources de financement


 Emplois consommables  Ressources de l’exploitation

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III – Méthode
Méthode et principes
et principes comptables
comptables

La taille, l’activité de l’association et le volume financier brassé décident du type de


comptabilité à adopter

Comptabilité en partie simple

Une association qui a un faible chiffre d’affaire, ne reçoit pas de subventions et n’a
pas d’obligations fiscales et pas de salariés n’a pas d’obligations d’établissement de
comptes annuels.

Elle peut tenir sa comptabilité avec le traditionnel livre-journal des recettes et des
dépenses (exemple sur le slide suivant).

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Méthode et principes comptables

Exemple d'un livre-journal des recettes et des dépenses (comptabilité simple)

Recettes
Montant
Date Moyen encaissement Catégorie Libellé N° de pièce
encaissement
02/11/2011 Espèces Cotisation 30 cotisations à 15€ 20111102 C1 450 €
07/11/2011 Chèque Don Don Mme Martin 100€ 20111107 D1 100 €
15/11/2011 Virement Subvention Subvention Mairie 20111115 S1 3 000 €
22/11/2011 Espèces Produit Vente de gâteaux 20111122 V1 175 €
Total des encaissements du mois 3 725 €
Solde au 31/10/2011 (solde précédent) 9 753 €
Solde au 30/11/2011 (nouveau solde) 13 478 €

Dépenses
Montant
Date Moyen décaissement Catégorie Libellé N° de pièce décaissement
02/11/2011 Carte Réception Goûter des amis de l'association 20111102 R1 95 €
14/11/2011 Chèque n°8975 Transport Défraiement Jean Durand A/R conférence 20111114 T1 22 €
20/11/2011 Chèque n°8976 Communication Rbsmt achat enveloppes timbrées Julie Dupont 20111120 C1 14 €
24/11/2011 Carte Communication Achat cartouches imprimantes 20111124 C1 86 €
Total des décaissements du mois 217 €
Solde au 31/10/2011 (solde précédent) 8 400 €
Solde au 30/11/2011 (nouveau solde) 8 617 €

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Méthode et principes comptables

Comptabilité en partie double (application du plan comptable)

• Dès lors que l’association est soumise à une obligation règlementaire (cf. slides
6-7), elle doit tenir une comptabilité à partie double comme une entreprise et
appliquer le plan comptable associatif.

• L’association doit alors établir des comptes annuels constitués:


- du bilan
- du compte de résultat
- de l’annexe

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Méthode et principes comptables
1) Le bilan

Il synthétise à la date de clôture de l’exercice comptable les emplois (l’actif, à


gauche) et les ressources (le passif, à droite) de l’association.
L’actif est décomposé entre sa partie immobilisée et sa partie circulante.
Le passif se décompose entre les fonds propres et les dettes.

ACTIF PASSIF

Immobilisations corporelles Fonds propres


Bureaux 600 € Subvention d'exploitation 4 500 €
Matériel informatique 800 € Résultat 899 €
Immobilisations incorporelles Report à nouveau 1 092 €
Logiciel 150 € Dettes
Stocks Emprunt -€
-€ Charges à payer 103 €
Disponibilités
Banque 4 896 €
Caisse 148 €

TOTAL 6 594 € TOTAL 6 594 €

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III – Méthode
Méthode et principes
et principes comptables comptables

2) Le compte de résultat

Il recense l'ensemble des flux qui modifient, positivement ou négativement, la


richesse de l‘association pendant une période donnée.
Les produits génèrent de la richesse
Les chargent en détruisent

Zoom : La notion de résultat au bilan d’une association

La vision traditionnelle du modèle économique des associations veut


que les ressources ne soient pas destinées à réaliser un excédent mais
à couvrir les charges des différentes activités de l’association. Dans cette
optique, le résultat ne doit pas être distribué.

Le résultat ne doit pas inclure :


o de résultat des exercices précédents
o de « dotation budgétaire » à des fonds affectés (fonds statutaires,
fonds de trésorerie, fonds d’investissements)
o de provisions pour risques et charges injustifiées
III – Méthode
Méthode et principes
et principes comptables
comptables
CHARGES € PRODUITS €
60. Achats (sauf 603) 70. Ventes de produits et services
606. Achats non stockés matières et fournitures 512,00 701. Ventes de produits finis 450,00
Total achats 512,00 705. Etudes 855,00
706. Prestations de services 550,00
61. Services extérieurs Total ventes 1 855,00
614. C harges locatives 400,00
615. Entretien et réparations 150,00 75. Produits de gestion
618. Divers 500,00 756. C otisations 460,00
Total services extérieurs 1 050,00 Total produits de gestion 460,00

62. Autres services extérieurs 87. Contributions volontaires


622. Rémunérations d'intermédiaires 44,00 870. Bénévolat 30 000,00
624. Transports 387,00 871. Prestations en nature 0,00
625. Déplacements et réceptions 578,00 872. Dons en nature 0,00
626. Frais postaux et de télécoms 154,00 Total contributions volontaires 30 000,00
627. Services bancaires et assimilés 100,00
Total autres services extérieurs 1 263,00 Autres produits
74. Subventions d'exploitation 1 500,00
86. Emplois des contributions volontaires Total autres produits 1 500,00
860. Secours en nature 0,00
861. Mise à disposition gratuite de biens 0,00 TOTAL PRODUITS 33 815,00
862. Prestations 0,00
864. Personnel bénévole 30 000,00 RESULTAT (excédent ou déficit) 979,00
Total emplois des contributions 30 000,00

Autres charges Compte de résultat : exemple


68. Dotations aux amortissements 11,00
Total autres charges 11,00

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TOTAL CHARGES 32 836,00
SOMMAIRE

Introduction : pourquoi une comptabilité ?

Obligations comptables des associations

Objectifs de l’information financière

Méthodes et principes comptables

Suivre la trésorerie et élaborer un budget

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Suivre la trésorerie et élaborer un budget

1) Le suivi et le contrôle de la trésorerie dans la pratique

L’autorisation des dépenses

• Prévoir une procédure d’autorisation des dépenses et vérifier sa bonne


application avant d’effectuer le règlement.

• Limiter le risque de fraude en séparant les rôles : une même personne ne


devrait pas pouvoir passer commande, autoriser un paiement et effectuer le
règlement. Idéalement, seul le trésorier aurait le pouvoir d’effectuer les
règlements, mais il n’aurait pas celui d’engager une dépense.

Le contrôle de la caisse

• Limiter au maximum le nombre de personnes ayant accès à la caisse.


• Utiliser un coffre.
• Imposer la tenue d’un journal de caisse.
• Effectuer des inventaires réguliers (en respectant la séparation des rôles).

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Suivre la trésorerie et élaborer un budget

2) L’élaboration d’un budget, véritable outil de gestion de l’association

Qu’est-ce qu’un budget ?

Le budget est un document qui synthétise les prévisions d’activités et qui permet
aux dirigeants de s’assurer que les dépenses relatives au fonctionnement général
de l’association et aux actions et missions spécifiques menées sont couvertes par
des ressources suffisantes. C’est la traduction financière des projets de l’association

Les trois étapes de réalisation d’un budget

Préalable: Définir clairement les objectifs de l’association


1. Evaluer les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés
2. Traduire en dépenses le coût associé à chacun de ces moyens
3. Etablir un plan de financement qui permette de supporter ces dépenses.

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Suivre la trésorerie et élaborer un budget

Zoom : Les différents types de dépenses

Les dépenses courantes


Ce sont les dépenses liées à l’activité de l’association, petits montants
inclus (abonnements, cartouches d’encre…). Les négliger peut rapidement
mener à des problèmes de trésorerie. Ces prévisions de dépenses devant
être proches de la réalité, il faut réaliser un maximum de devis pour établir
le budget. C‘est au responsable de chaque activité (logistique, imprimerie,
communication, etc.) d’effectuer ce travail, le trésorier n’intervenant que
pour valider chacun de ses montants et former le budget final.

Les dépenses d’investissement :


Elles concernent des opérations en capital et comprennent les
remboursements d’emprunt, les travaux d’équipement ainsi que les
acquisitions mobilières et immobilières.
Ces dépenses représentant des montants importants, il est recommandé de
prévoir en amont un plan de financement de l’investissement, que ce soit par
la trésorerie (risqué car peut entraîner des problèmes de solvabilité), par des
subventions spécifiques ou par de l’endettement.

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Suivre la trésorerie et élaborer un budget

Tenir le budget

• Suivre régulièrement les écarts entre le réel et les prévisions budgétaires pour
éviter les dérapages dangereux.

Exemple de suivi:

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Suivre la trésorerie et élaborer un budget

Rendre des comptes à l’Assemblée Générale en fin d’année :

• En fin d’année, le Bureau rend compte à l’Assemblée Générale de la réalisation


ou non des objectifs fixés en détaillant les plans mis en œuvre, leurs succès et
les difficultés rencontrées.

• Il rend également compte du financement de ces objectifs et présente un


comparatif entre le budget établi en début d’année et les dépenses et recettes
réellement encourues.

• Il fait approuver les comptes de l’année par l’Assemblée Générale.

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