Herramientas básicas de computación y comunicación

* Tipos de comunicación

o Externa

o Interna

* Herramientas básicas de comunicación

o Teléfonos

o Localizadores

o Máquinas de fax

* Computadoras

o Computadora de escritorio

o PC portátil

o PC de bolsillo

o Software

* Internet

o Exploradores

o Factibilidad y materias específicas

o Proveedor de servicios de Internet

o Correo electrónico

* Planificación tecnológica

* SESIÓN 3 - Plan de negocios

* SESIÓN 3 - Test
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Tipos de comunicación

Testimonio

Gwyn Myers

Consultor en administración de empresas

"No puede trabajar sin comunicaciones y computadoras; son absolutamente

necesarias para el éxito de la empresa."

Transcripción - html

La comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos que

los potenciales clientes y consumidores sepan que existe su negocio, no
contarán con la información necesaria para contactarse con usted o comprar
sus productos. Si saben de la existencia de su negocio, deben poder
contactarse con usted fácilmente.

Existen dos tipos esenciales de comunicación: externa e interna.

* La comunicación externa busca al consumidor para informarle de la

existencia de su producto o servicio y para explicarle por qué debe comprar.
Este tipo de comunicación incluye catálogos, diversas formas de publicidad,
cartas publicitarias, llamadas telefónicas, sitios Web y cualquier otro esfuerzo
para informar a los consumidores sobre su existencia.

La imagen desempeña una función vital en la comunicación externa. Su

logotipo debe representar quién es usted; el membrete de su papelería debe
ser una herramienta de venta; sus llamadas telefónicas deben reflejar una
actitud profesional.

* La comunicación interna es esencial para atraer y retener al personal

talentoso. Usted debe dirigir su empresa mediante la comunicación coherente
de este mensaje; debe motivar a su personal valiéndose de distintas formas de
comunicación, entre las que se cuentan premios, boletines informativos,
reuniones, llamadas telefónicas y sesiones formales e informales de análisis.
Una comunicación eficaz requiere de herramientas y planificación. En esta
sesión analizaremos esas herramientas, al igual que las pautas de
planificación, destinadas a facilitar la aplicación de este elemento clave para su
negocio: la comunicación.

El siguiente análisis se dividirá en 1) herramientas básicas de comunicación; 2)

computadoras; y 3) Internet.

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Herramientas básicas de comunicación

Testimonio

Greg Washington

Consultor, Marketing para médicos

"Considere a la Internet como una oportunidad de crear un folleto electrónico."

Transcripción - html

Las herramientas específicas que se pueden usar para fines comunicativos son
teléfonos, máquinas de fax y asistentes personales digitales (APD). Las
diferencias entre uno y otro aparato son cada vez menos evidentes. Por
ejemplo, un teléfono puede ahora incluir todas las funciones de un APD y
también ofrecer acceso a correo electrónico e Internet. Sin embargo, en este
análisis puntual, cada aparato se presentará como una entidad independiente.

* Teléfonos

Existen muchos tipos de teléfonos y sólo usted podrá determinar qué tipo o
tipos o combinación de ellos será el adecuado para usted.
 Incluso el teléfono tradicional que tiene en su oficina ofrece variadas
opciones. Debería comenzar a operar con una línea exclusiva para su negocio
como mínimo. Esta línea debe poder recibir mensajes en caso de no ser
respondida personalmente.

Por su parte, el teléfono inalámbrico se está volviendo una necesidad. Con

este tipo de teléfono, podrá evitar las llamadas perdidas. Las características
necesarias para este tipo de teléfono dependen totalmente de usted y sus
necesidades. Al suscribir un contrato con la mayoría de las compañías
telefónicas, le darán el aparato telefónico básico en forma gratuita; de lo
contrario, puede conseguir un modelo que reciba correos electrónicos,
almacene su lista de contactos, mantenga su calendario y le permita disfrutar
de juegos interactivos.

Son muchas las características a partir de las cuales puede elegir un

teléfono tradicional o celular; como por ejemplo, llamada en espera,
transferencia de llamadas, posibilidades de conferencias telefónicas y correo
de voz. También son muchos los planes y las compañías disponibles entre los
que puede escoger los adecuados. La competencia ha ampliado el rango de
opciones de características populares y patrones de uso, con lo que los
aparatos telefónicos se han vuelto muy eficaces en función de los costos. Haga
preguntas respecto de sus necesidades específicas antes de escoger una
compañía telefónica y un plan. Al cambiar sus necesidades y el uso que da al
teléfono, no dude en solicitar información o planes que satisfagan mejor sus
nuevos requerimientos.

* Consejos relativos a teléfonos

Es importante asignar al teléfono la categoría de una herramienta

comercial valiosa. Grabe un mensaje en su correo de voz que informe que
devolverá la llamada y luego revise permanentemente su correo de voz a fin
de devolver las llamadas a la brevedad.

Disponga de líneas independientes para su teléfono comercial y personal.

No permita que los miembros de su familia contesten ni utilicen la línea
comercial. Instale todas las líneas telefónicas adicionales que requiera antes de
iniciar sus operaciones.
 Por lo general resulta más aconsejable contar con un sistema remoto de
respuesta (correo de voz) que usar una contestadora. El correo de voz es
confiable, de costo conveniente, accesible desde cualquier lugar y proyecta
una imagen comercial de mayor profesionalismo.

La necesidad de disponer de un número 800 se está tornando menos

urgente en vista de que las tarifas de larga distancia son menos costosas.

Considere la posibilidad de utilizar un audífono o cintillo, tanto para el

teléfono inalámbrico como para los celulares. Estos aparatos facilitan el
movimiento, son más seguros y ofrecen una muy buena resolución de sonido.

Al dejar mensajes telefónicos, mencione claramente su nombre y su

número de teléfono, tanto al comienzo como al final del mensaje.

Respete las normas de protocolo al usar un teléfono celular. La cortesía

comercial incluye evitar que lo interrumpan llamadas telefónicas durante una
reunión o un almuerzo de negocios.

* Localizadores

Existen muchos tipos de localizadores: aquellos que sólo reciben mensajes

numéricos; los que ofrecen características de voz y texto; los que incluyen
mensajes de entrada y salida; y aquellos que pueden recibir y en ocasiones
enviar correos electrónicos. Los modelos actuales tienen distintos colores y
tamaños, de manera de satisfacer todas sus necesidades.

Algunos de estos aparatos operan sobre la base de redes de localización,

presentan características de APD, le permiten recibir y responder mensajes de
correo electrónico y los modelos más recientes incluyen un teléfono celular.
Uno de los factores clave para su decisión sobre el tipo de aparato que usará
es la cobertura geográfica que necesita. Esta cobertura puede ser sólo nacional
o internacional, en su más amplio espectro. Las tarifas por este servicio
aumentan conforme aumenta la cobertura.

* Consejos relativos a localizadores

 Utilice el localizador sobre la base de las mismas normas de cortesía que
utiliza el teléfono celular. Mantenga su localizador en modo “vibración” cuando
se encuentre en reuniones de negocios. No hay nada más molesto que un
localizador que comienza a sonar en medio de una importante conversación.

Si utiliza un localizador con teléfono celular, puede controlar estas

interrupciones. Lo más importante es que dé un uso realista a este localizador,
es decir, que quienes lo llaman estén conscientes que usted devolverá la
llamada a la brevedad y no necesariamente al momento de haber recibido el
mensaje.

* Máquinas de fax

Esta decisión implica optar por adquirir una máquina de fax sencilla o un
modelo “todo incluido” que no sólo envía y recibe faxes, sino que también
funciona como impresora y escáner. Su decisión se deberá basar en su
presupuesto y restricciones en términos de espacio disponible. Por lo general,
mientras más sencillo sea el modelo, menos problemas tendrá con él.

Es importante contar con el máximo de memoria posible en su máquina de

fax. Esta característica le permite enviar documentos a una velocidad mayor
que al momento de imprimir. Sólo cuando se ha llenado la memoria, la
velocidad disminuirá al nivel de impresión.

Algunos proveedores le ofrecerán un número de fax que funciona con su

sistema de correo electrónico. El sistema de recepción de fax operará igual que
si se utilizara una máquina de fax tradicional, pero usted recibirá la
comunicación como un adjunto de correo electrónico. Esta característica puede
resultar muy útil para aquellas personas que viajan con frecuencia y que no
siempre están cerca de una máquina de fax.

Consejos relativos a máquinas de fax

 Utilice una carátula adecuada para su empresa. Recuerde que se trata de
comunicación externa que refleja su imagen y la operación de su negocio.

Utilice una línea telefónica dedicada independiente para su máquina de

fax.

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Computadoras

Testimonio

Jane Williams

Periódico comunitario La Habra Journal

"Si no puede hacerlo solo, analice con mucho cuidado la opción de tomar un
socio."

Transcripción - html

Una computadora constituye una herramienta de precio tan accesible que ya

no debe ser considerada opcional en su empresa.

El siguiente análisis se centra en tres modelos básicos: PC de escritorio, PC

portátil y asistentes digitales personales, y en el software que utilizan para
operar.

PC de escritorio: éste es el tipo más común de computadora, es decir, el que se

instala para funcionar en su oficina. Esta computadora incluye una unidad
central de procesamiento, un monitor, un módem, una unidad de CD-ROM, una
unidad de disquete y una impresora. También se debe considerar algún tipo de
almacenamiento de copias de seguridad, como es el caso de una unidad Zip o
un lector/quemador de CD.
La oferta de precios de sistemas computacionales es muy amplia. Por lo tanto,
el único consejo que puede resultar conveniente es adquirir el modelo mejor y
más rápido que pueda costear. Dada la gran velocidad a la que avanza la
tecnología, cualquiera sea el modelo que usted adquiera, dentro de poco
quedará obsoleto. Afortunadamente, esto no quiere decir que la computadora
que usted compre no podrá satisfacer sus requerimientos comerciales por un
período mucho mayor.

PC portátil: tal como lo dice su nombre, ésta es una computadora portátil. Se

trata de una sola unidad que contiene una combinación de las características
que ofrece una computadora de escritorio. Por lo general no incluye impresora,
de manera que deberá adquirirla como un accesorio adicional. Otra opción es
adquirir una estación de atraque que le permitirá conectar su PC portátil a una
unidad en su oficina, con lo que podrá utilizarla como la unidad central de
procesamiento, al mismo tiempo que utiliza un monitor más grande y un
teclado de tamaño convencional.

Las PC portátiles tienden a ser un poco más costosas que las computadoras de
escritorio, sin embargo, si usted viaja con frecuencia y requiere de una
computadora, vale la pena hacer esta inversión. Una vez más, es
recomendable adquirir el mejor modelo que pueda pagar.

Asistentes personales digitales: las computadoras de bolsillo o asistentes

personales digitales (APD) se están haciendo cada vez más populares. En rigor,
existen dos versiones de estas unidades: 1) las que usan el sistema operativo
Palm Pilot y 2) las que usan el sistema operativo Microsoft Pocket PC. Estas
unidades le permiten sincronizar sus elementos organizacionales clave con su
computadora. En un paquete muy pequeño puede ingresar toda su lista de
contactos, su calendario y una lista de cosas por hacer. Muchas de estas
unidades también le permiten recibir y responder correos electrónicos en
forma inalámbrica o transmisión con módem. ¡Siempre lo podrán ubicar!

Software: el software que usted adquiera será clave para hacer de su

computadora un asistente de productividad. El sistema operativo, ya sea PC o
Macintosh, deberá cargarse en el sistema. Muchos paquetes de software se
instalan en el sistema al momento de la compra del equipo. Como mínimo,
usted debe disponer de lo necesario para procesar textos, hojas de cálculo y
presentaciones.
Por otra parte, debe considerar un software de finanzas y contabilidad que se
ajuste a su negocio específico. Recuerde que muchos paquetes de software de
contabilidad/mantenimiento de libros no corresponden a sistemas de partida
doble, por lo tanto se deben registrar las partidas con cuidado.

Productos auxiliares: son muchos los productos que pueden usarse en forma
conjunta con su computadora para potenciar la funcionalidad e imagen de su
negocio. Estos productos también requieren de un software especialmente
diseñado para facilitar su uso.

* Cámara digital: una fotografía tomada con este tipo de cámara puede
cargarse directamente a su computadora y ser útil para una cantidad de fines.
Entre los usos de la cámara digital están fotografías de bienes raíces, catálogos
de productos, fotografías que acompañen un currículum vitae y muchas más.

* Escáner: si tiene una copia impresa de algún documento y desea incluirlo

como parte de un documento digital, puede crear una imagen digital al
escanear la copia impresa con este equipo. En términos generales, mientras
más alto el precio del escáner, mejor será la resolución de la imagen.

* Transmisión inalámbrica: le permite comunicarse con otros aparatos

equipados con la misma característica. El hecho de sólo apuntar el aparato
hacia otro, sin necesidad de perder tiempo buscando el cable y los conectores,
resulta muy atractivo y tiene muchos resultados productivos.

* No ignore la importancia de hacer copias de seguridad externas de los

programas individuales que se utilizan en su empresa. Las copias de seguridad
comúnmente se almacenan en CD o en discos Zip, sin embargo, también
existen servicios proporcionados en Internet que facilitan este proceso.

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Internet

Testimonio

Lloyd Totten

Servicio de control de plagas

"La gente me ha recomendado porque soy puntual y presto un buen servicio."

Transcripción - html

Internet se ha convertido en una importante herramienta de negocios. Puede

utilizarse a nivel básico, para enviar y recibir correos electrónicos y para
investigar, y a un nivel más amplio, puede utilizarse como canal de venta de
productos y servicios.

Para tener acceso a Internet, necesita un explorador. El explorador es un

software. Los dos principales exploradores del mercado son Microsoft Internet
Explorer y Netscape Navigator.

Una vez que disponga de su explorador, debe tener acceso a Internet. Esto
debe hacerlo a través de un Proveedor de servicios de Internet (ISP). Estos
proveedores se diferencian por los tipos de servicio que ofrecen, sin embargo
todos incluyen correo electrónico. Si desea contar con un conjunto amplio de
características, debe optar por America Online o MSN. Si ya tiene más
experiencia en el acceso a Internet y el trabajo en un entorno que supone un
mayor conocimiento de su parte, un ISP como AT&T o Earthlink puede resultar
útil para sus necesidades. Al igual que con otras formas de comunicación, la
oferta de planes y precios es muy amplia.

Usted es quien decide cómo utilizar Internet en su empresa. Tal vez aún no
esté listo para comercializar sus productos en Internet, pero sí puede estar
interesado en desarrollar un sitio Web o una página principal que informe al
público lo que usted hace. Por otra parte, puede utilizar Internet como su
principal canal de ventas. Simplemente recuerde, la estructura base ya existe,
necesita productos y servicios que la gente requiera; debe atraer al público a
su sitio Web para darle la posibilidad de adquirir estos productos y servicios en
su empresa; debe convencer a los consumidores de comprar sus productos;
necesita un lugar donde almacenar sus productos; y debe tener una forma
para hacerlos llegar al cliente.

La Sesión 9 de este curso le dará información detallada acerca de Internet y el

Comercio Electrónico.
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Planificación tecnológica

Antes de comenzar, planifique la tecnología que requerirá. Instale líneas

telefónicas adicionales; adquiera y aprenda a usar la computadora; decida
cómo usará o no usará Internet.

Recuerde que supervisar el uso que sus empleados hagan de Internet mientras
cumplen sus funciones no constituye una violación de sus derechos de
privacidad. La política de su empresa debe constar por escrito y todos los
empleados deben firmarla.

Recuerde, el uso apropiado de la tecnología puede dar a su negocio una

imagen de empresa consolidada y próspera, ¡incluso antes de comenzar las
operaciones!

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Plan de negocios de la Sesión 3: Herramientas básicas de computación y

comunicación

Le sugerimos enfáticamente que descargue la plantilla del plan de negocios

para esta sesión, Documento 3 – Plantilla del plan de negocios, y la complete
ahora mismo.

Sección 3: Comunicaciones

Microsoft Word File MS Word

Instrucciones para completar la plantilla del plan de negocios:

 1. Cada cuadro tiene un título permanente EN MAYÚSCULAS.

2. Debajo de cada título hay una oración que comienza con “Ingrese...”. Esto
lo orientará respecto a qué información ingresar. Los cuadros se agrandarán
según sea necesario, por lo tanto, utilice todo el espacio que precise.

3. Después de completar los cuadros, elimine las oraciones que comienzan

con “Ingrese?i>€¦”. Esto hará que sólo se queden el título definitivo del cuadro
y la información que haya ingresado.

Le sugerimos que complete todas las secciones del plan de negocios a medida
que vaya avanzando en el curso.

La plantilla que incluye todas las sesiones, de la 1 a la 12, puede ser

descargada también como un solo documento:

Sección 1-12: Todo

Microsoft Word File MS Word

Incluya suficiente material informativo y de investigación. Arme un documento

interesante que incluya información general, su biografía, gráficos, datos
demográficos y material de investigación. Cuando termine de organizar el plan
de negocios, imprímalo y organice las 12 secciones.

Hay muchos otros formatos para planes de negocios en bibliotecas, librerías y

software.

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SESIÓN 3 – Test: Herramientas básicas de computación y comunicación

1. Si soy demasiado viejo o no cuento con la capacitación para utilizar

computadoras y manejar sitios Web, correo electrónico y software, ¿debería
crear una empresa?
 1. Sí: Comience sin computadora.

2. No: Aprenda. Lea libros, inscríbase en cursos y tome clases

particulares.

2. Estoy listo para crear mi empresa pero aún no he cursado clases de

computación. ¿Debería crear mi empresa sin software y después
computarizarla?

1. Sí, comience sin programas de computación.

2. No, espere hasta configurar la computadora.

3. En mi nueva empresa, pienso tener empleados que accedan a Internet. El

control del uso de Internet por parte de los empleados, en horario de oficina, es
una violación del derecho a la privacidad.

1. Verdadero

2. Falso

4. Las máquinas de fax deben conectarse por separado con una línea
telefónica dedicada.

1. Verdadero

2. Falso

5. ¿Cuál de las siguientes opciones NO es una forma de comunicación

externa?:

1. Folletos

2. Su sitio Web

3. Reuniones con los empleados

4. Su membrete

6. Al utilizar el teléfono (ya sea fijo o celular), se puede mejorar la claridad,

seguridad y versatilidad al utilizar:
 1. El micrófono del instrumento

2. Auriculares con micrófono

7. Los números 800 para llamadas gratuitas se están tornando menos

importantes debido a las menores tarifas de larga distancia.

1. Verdadero

2. Falso

8. ¿Qué sistema es recomendado para recibir mensajes telefónicos en el caso

de que no se hayan tomado personalmente?:

1. El correo de voz, administrado por la empresa telefónica.

2. Un contestador automático.

9. Los conocimientos de programas que utilizan hojas de cálculo son

considerados:

1. Útiles para una limitada cantidad de empresas.

2. Conocimientos y programas fundamentales.

3. Útiles para muchas empresas.

10. Un asistente personal digital (APD) puede realizar todas las funciones
siguientes: servir de teléfono celular, enviar y recibir faxes y mensajes de
correo electrónico que usted recibió y administrar su agenda.

1. Verdadero

2. Falso