D2.

3 Collaborer et échanger à distance

1. Collaborer dans un groupe pour réaliser un projet

a. Notion de groupe
Un groupe est un ensemble d’individu regroupés et réunis, généralement selon certains critères
afin de réaliser des activités communes. Ces activités peuvent être réalisées à distance ou en
présentiel. On les appelle activités collaboratives.

On s’intéresse dans ce cours à la notion de groupe dans le cadre d’un travail à distance.

Les activités à distance peuvent se dérouler à travers :

- Un environnement numérique de travail dans le cadre d'activités professionnelles ;

- Un réseau social personnel ou professionnel ;
- Une communauté mise en place pour échanger sur un thème particulier ;

Différents outils de communication et de collaboration de groupe peuvent être utilisés :

- Un espace de stockage partagé pour mutualiser les fichiers ;

- Un outil de sondage pour interroger ses collaborateurs sur leurs disponibilités ou leurs
préférences ;
- Un agenda partagé pour l'emploi du temps du groupe ;
- Un forum de discussion pour échanger par écrit autour d'un thème ;
- Un salon de tchat pour communiquer en temps réel
- Une liste de diffusion pour communiquer avec le groupe par courriel [1].

Dans l'activité d'un groupe en ligne on peut distinguer deux contextes très différents : le groupe
de travail et le groupe informel.

- Le groupe de travail :

Dans un groupe de travail, les membres sont rassemblés autour d'un projet commun. Les
activités qu'ils mènent en ligne sont essentiellement : partager, décider, produire des documents
à plusieurs. Un groupe peut être divisé en sous groupe ou équipe. Une équipe est généralement
composée de 3 à 5 membres. Un groupe de travail peut comporter une dizaine de personnes (12
à 15).

Plusieurs modalités peuvent être retenues pour constituer des groupes/équipes. Nous
distinguons quatre modalités principales :

o Aléatoire : c’est-à-dire sur la base de regroupements liés au hasard

o Opportuniste : en tenant compte de critères de facilité basé par exemple sur le fait que
plusieurs membres sont proches géographiquement ou relèvent du même fuseau horaire.

1
 o Raisonnée : en fonction de certains critères permettant de fonder le travail de groupe,
par exemple des compétences qui se complètent, des affinités entre les membres…
o Autonome : par les membres eux-mêmes, en fonction de leurs préférences.

- Le groupe informel :

Les internautes collaborent en ligne à travers les réseaux sociaux; ils partagent des ressources,
des connaissances et développent des relations sociales sur le web. L'éventail des activités que
ces internautes mènent en ligne peut se résumer ainsi ; contribuer, participer et relayer, retrouver
des informations.

b. Rôles dans un groupe/équipe

Dans un groupe, il est important de spécifier des rôles pour les différents membres, afin de
réussir l’activité collaborative. Selon la nature de cette activité, des rôles sont à jouer par les
différents membres. Généralement, dans tout type de collaboration, trois rôles au minimum se
distinguent :

- Le coordinateur ou gestionnaire : Il organise le déroulement de la collaboration, il

définit des tâches, des échéances… il est Mature, confiant, attentif aux autres, le
coordinateur clarifie les objectifs et fait progresser les prises de décision. Il s'assure que
les efforts et les qualités des coéquipiers sont employés au mieux.
- L’animateur : anime les débats, ayant les compétences d’un animateur, modérateur,
propose de nouvelles idées et des solutions créatives…
- Le rapporteur : attentif, calme, discipliné, fiable, ordonné, méthodique et efficace, il
prend des notes, rédige des comptes rendus, aide le groupe à progresser.
- Les membres : les autres membres qui exécutent des tâches et qui peuvent avoir d’autres
rôles, selon le type de l’activité ( expert, concepteur, perfectionneur, promoteur….)

c. Les modalités de collaboration

Dans un travail collaboratif, il est important que tous les co-équipiers soient impliqués. Le
travail mené devrait être le fruit des efforts de tous les membres.

Dans le travail collaboratif, tous les membres travaillent ensemble, un partage des tâches peut
avoir lieu, mais chaque co-équipier prend connaissance du travail des autres, ils échangent
fréquemment, éditent ensemble, planifient des réunions de travail, définissent des objectifs
communs, communiquent quotidiennement, construisent des informations et des compétences
ensemble…Une bonne coordination devrait avoir lieu. Dans le travail final, on n’arrive pas à
distinguer le travail mené par chacun. Ce type de travail se base sur les capacités de
communication et d'interaction de chacun.

Certains groupes, favorisent le travail coopératif et non collaboratif. En effet, un travail

coopératif signifie, se partager les tâches au sein d’un groupe sans se soucier des travaux
individuels menés par chacun, le travail final serait une juxtaposition des travaux individuels.
Dans cette forme de travail l'apprenant sera responsable de sa propre production, mais il devra
2
néanmoins apprendre à interagir avec les autres participants afin que le travail final puisse être
cohérent.

2. Co-produire des ressources, des connaissances, des données

a. L’environnement numérique de travail
Un Environnement Numérique de Travail est un dispositif global fournissant à un usager un
point d'accès à travers les réseaux à l'ensemble des ressources et services numériques en rapport
avec son activité. Un ENT se présente comme un bouquet modulaire et extensible de services
intégrés ou connectés, et interopérables. Les ENT contiennent des plateformes collaboratives.

http://eduscol.education.fr/cid55726/qu-est-ce-qu-un-ent.html

Figure 1 : Espace numérique de travail de l'université virtuelle de Tunis

b. Les plateformes de travail collaboratif

Une plateforme de travail collaboratif est un site qui centralise des outils pour travailler à
plusieurs à distance. Elles mettent à leur disposition des outils collaboratifs. Ainsi il est possible
de partager des informations, prendre des décisions collectives, produire un document à
plusieurs, communiquer en synchrone ou asynchrone, lancer un sondage, partager des
documents…

Les plateformes pédagogiques sont un type particulier de plateforme de travail collaboratif

organisées autour de la relation pédagogique entre l'enseignant et les apprenants. Elles
permettent de créer des sites de cours auxquels sont inscrits les enseignants et étudiants
concernés par le cours.

Les rôles dans une plateforme pédagogique sont plus spécifiques : administrateur, gestionnaire,
enseignant, enseignant non éditeur ou tuteur, étudiant, visiteur anonyme.

Exemple de plateforme pédagogique : Moodle, claroline, Sakai, chamilo, e-space…

3
 c. Applications, outils et services de partage de document et d'édition en ligne
De nombreux outils et applications sont disponibles en ligne, favorisant le travail collaboratif
à distance.

Les outils de partage et de stockage en ligne :

Ces outils sont basés sur la technologie du cloudcomputing. Voir capsules ci-dessous :

https://developer.ibm.com/africa/skills/explorer-cloud/?course=begin#11811

Parmi ces applications on cite : googledrive, dropbox, Wetransfer, sendspace, justbeamit…

https://outilstice.com/2015/03/5-outils-en-ligne-pour-partager-des-fichiers-avec-vos-eleves-
ou-avec-vos-collegues/

Cas de googledrive :

On peut y accéder à travers un compte gmail ou en tapant l’URL.

Figure 2 Accès à travers gmail

Figure 3: accès par lien : https://www.google.com/drive/

Le lien suivant présente un tutoriel sur google drive :

https://www.youtube.com/watch?v=iaG025WQwUA

4
Les outils d’édition en ligne :
Parmi les applications disponibles, on cite : Framapad, TitanPad, Google Docs, Word Online,
fiduswriter, penflip….

https://outilstice.com/2015/02/4-outils-en-ligne-pour-ecrire-ou-editer-un-texte-plusieurs/

Le lien suivant présente un tutoriel sur googledoc :

https://www.youtube.com/watch?v=OBITNezSmLY

Des outils de brainstorming et de carte mentale sont aussi disponibles en ligne et qui peuvent
être utilisées en groupe : canva, lucidchart, coggle, texttomindmap….

Activité intégrée : Réaliser une carte mentale en équipe qui présente une synthèse des différents
outils de travail collaboratif qu’on peut utiliser.

d. Les outils de planification et d’organisation :

Pour la planification et l’organisation du travail au sein d’un groupe ou une équipe, des outils
tel que le sondage et l’agenda partagé peuvent être utilisés.

Un outil de sondage permet d'interroger ses collaborateurs sur leurs disponibilités ou leurs
préférences. Il peut être intégré dans une plateforme de travail collaboratif, sinon des outils de
sondage sont disponibles sur le net telque : doodle, getresponse, surveymonkey, checkbox…

Figure 4: Exemple d’outil de sondage intégré à la plateforme Moodle

Le lien suivant présente un tutoriel d’utilisation de Doodle :

https://www.youtube.com/watch?v=YDH18tNPs8A

La plupart des plateformes de travail collaboratif contiennent un agenda partagé.

5
 Figure 5: Exemple d’agenda partagé dans une plateforme collaborative

e. Les outils de communication :

• Les listes de diffusion (mailinglist) est une liste d'adresses électroniques dont la gestion
est automatisée. Elle permet de diffuser des informations, des documents… par courriel
à une liste de personnes sans avoir à saisir chaque fois leurs adresses électroniques.
• Les forums permet de centraliser des échanges écrits autour d'un thème, en les
structurant par fil de discussion ou sujet de discussion. Les messages échanges sont
déposés ou consultés dans le forum, une notification par mail est envoyée dans le cas de
plateforme de travail collaboratif. La communication est asynchrone.
• Les réunions synchrones : peuvent être en mode scripto (tchat) ou audiovisuel (
webconférence) : c’est un mode de communication en temps réel très utilise dans le
cadre de travail à distance ( voir partie C2.1 du cours)

f. La gestion de versions
On parle de production collaborative lorsque plusieurs auteurs apportent des modifications
et des commentaires à un document. Dans ce contexte, il est utile de suivre les modifications
au sein du document, gérer les versions successives du document, gérer les conflits d'accès…

On distingue deux cas d'édition collaborative : l'édition en ligne et l'édition hors ligne.

Pour l'édition en ligne, le document est intégré à une application en ligne (googledoc,
framapad…) permettant de le modifier directement. Plusieurs outils sont utilisés : le traitement
de texte ou tableur en ligne, le wiki, le bloc-note collaboratif, le tableau blanc. Les contributeurs
peuvent modifier le document en même temps, comme ils peuvent le faire en temps différé.
Généralement l’outil tchat est intégré à ces application d’édition en ligne.

Avec l'édition hors ligne, le document est souvent sur un espace de stockage partagé, ou partagé
par mail. Lorsqu'un auteur veut l'éditer, il le télécharge pour le modifier puis il le rediffuse de
nouveau.

La gestion manuelle des versions consiste à conserver systématiquement les fichiers

correspondant aux versions précédentes en les nommant de façon permettant leur repérage.

La gestion automatisée des versions consiste à :

• associer automatiquement au document la date de dépôt et le nom de celui qui le dépose,

• permettre de consulter les versions précédentes du document ;
• permettre de rétablir une version plus ancienne en cas d'erreur.

3. La gestion de projet
Pour réussir un projet, il est très important de le préparer, le planifier, le suivre et
l’évaluer. En général, un projet est mené en groupe et en équipe, donc une bonne collaboration,
une coordination efficace constituent l’un des clés de réussite d’un projet.

6
Un projet est un ensemble d’actions menées par une équipe projet, dans un but unique
répondant à un besoin. Il débouche sur la production de livrables et vise à atteindre
un objectif précis, défini en amont.

La gestion de projet consiste à organiser et à suivre l’avancement de ces actions, tout en

assurant la gestion raisonnée des ressources et en garantissant un niveau d’information toujours
optimal pour l’ensemble des parties prenantes du projet.

La méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) permet

de dessiner les contours de votre projet[2].

Un projet repose sur trois composantes principales, qu’il fallait bien en prendre en compte :
les ressources ( humaines, financières, matérielles ou logicielles), les coûts et les délais.

Pour plus de détails veuillez consulter la vodéo :

https://www.youtube.com/watch?v=96J3eNnr42M

a. Les différentes phases de management de projet

Etape 0 : Définir les besoins, composer une équipe du projet (team work), fixer les objectifs
du projet. Il est essentiel de clarifier les objectifs du projet et ce que l’on attend (le produit final).
Egalement, il est important d’identifier la gouvernance du projet (modalité de collaboration, les
rôles et les responsabilités…)
Etape 1 : Découper le projet en tâches

Etape 2 : Définir l’enchainement logique des tâches

- Prédécesseurs et successeurs

-Types de liaisons

- Délais

Etape 3 : Ajouter les durées et les contraintes sur certaines tâches et intégrer des tâches externes

- Durées ou charge de travail

- Contraintes

- Tâches externes

Etape 4 : Définir et attribuer les ressources

- Dresser la liste des ressources

- Définir les contraintes pour les ressources

- Affecter les ressources

7
Etape 5 : Planifier et assurer le suivi du projet

- Planifier

- Assurer le suivi

- Clôturer le projet

Etape 6 : Faire un retour d’expérience post projet [3]

b. Outils de planification et de gestion de projet

Plusieurs logiciels de gestion de projets sont disponibles et utilisés par les professionnels, les
débutants, les étudiants… toute personne désirant entamer un projet.

- MS Project: le plus complet, mais aussi le plus complexe… à réserver aux gros projets
très structurés avec gestion du temps passé, du coût…

- Redmine : c’est un logiciel de gestion de Projets Open Source.

- Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées
aux projets, avec la gestion des images, vidéos…

- Gantt : Le diagramme de Gantt est un outil de planification et d’organisation des tâches.

Il facilite la visualisation des tâches dans le temps ainsi que l’attribution des tâches à
des responsables de tâches en fonction des ressources disponibles.

Ses avantages :

• la dépendance entre les tâches pour en maîtriser l’enchaînement,

• l’établissement de jalons aux moments clés du projet,
• la validation de certaines tâches nécessaires avant de passer aux suivantes,
• le pilotage du le projet d’un point de vue global,
• la construction d’un réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic)
pour mieux maîtriser les délais de réalisation [2].

Ce lien présente une liste non exhaustive de plateforme collaborative de gestion de projet :

https://ledigitalizeur.fr/outils/plateforme-collaborative/

Quelques conseils pour garantir la réussite d’un projet

• Maintenir une bonne communication au sein du groupe : la circulation de l’information

est la clé pour mener à bien un projet dans de bonnes conditions ;
• Avoir une vision globale et en amont : essayer de tout prévoir en amont, avant le
lancement du projet, pour éviter l’improvisation par la suite.

8
Références :
[1] K. Silini, « Travailler en réseau, communiquer et collaborer », p. 46, 2013.
[2] M. D. Santis, « Seulement 10 étapes pour une gestion de projet réussie », appvizer
Magazine, 01-févr-2019. [En ligne]. Disponible sur:
https://www.appvizer.fr/magazine/operations/gestion-de-projet/etapes-gestion-projet.
[Consulté le: 15-mai-2019].
[3] collaborateur, « Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! »,
ConseilsMarketing.com, 09-déc-2017.