Comment utiliser ce modèle de cahier des charges ? 1/ Lisez une première fois l’ensemble du document (pour vous faire une idée des questions et évaluer le temps dont vous aurez besoin).
Vous remarquerez que certaines questions se répètent : c’est pour vous aider à aborder le sujet sous un angle différent.
2/ Complétez chaque rubrique de votre mieux en vous aidant des questions en gris. Ne vous laissez pas influencer par la taille des espaces de réponse sous chaque question : indiquez tout ce qui vous semble pertinent.
3/ Une fois terminé, n’oubliez pas de mettre votre logo sur la couverture et d’effacer les éléments en gris (les questions dans chaque rubrique, sur cette page et sur la page finale).
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Un dernier conseil : prenez le temps de compléter soigneusement ce document.
Votre temps est précieux, et vous trouverez probablement que nous posons trop de questions ici, mais chaque paragraphe est important : plus vous serez précis à ce stade, plus les réponses que vous obtiendrez des prestataires que vous consulterez seront rapides et détaillées.
3. Périmètre du projet Arborescence Fonctionnalités Intégration Animation marketing et commerciale Cadre technique Hébergement Maintenance, suivi et évolutions Brief créatif Stratégie Documentation et formation
Comment présenteriez-vous votre marque, votre entreprise ou le site marchand à un interlocuteur qui n’a jamais entendu parler de vous ?
Imaginez que vous êtes dans un ascenseur, avec moins d’une ou deux minutes pour décrire votre projet à un investisseur ou un partenaire potentiel. Quelles informations allez-vous lui transmettre ?
Indiquez toutes les informations qui vous paraissent pertinentes pour qu’un partenaire travaille avec vous. Par exemple : ● Votre offre, vos produits, vos fournisseurs, le nombre de références ● Votre marché et vos clients types (existant ou potentiel) ● Vos canaux de vente (online, distributeurs, magasins, etc.) ● Vos principaux concurrents ● Votre / Vos équipe(s) ● Etc.
Objectif : Expliquer le pourquoi du projet, donner au prestataire une idée des dimensions du projet et les résultats que vous attendez du nouveau site
1/ En quelques mots, en quoi consiste le projet ?
Il s’agit d’aider le prestataire à se repérer. S’agit-il de la création d’une e-boutique d’une quinzaine de produits pour une marque en pleine expansion qui souhaite optimiser son image et commencer à travailler l’acquisition de visiteur ? Ou de la refonte d’un site marchand bien installé, de plus de 180 000 références, qui souhaite revoir son socle technique ?
2/ Pourquoi ce projet ? Pourquoi maintenant ?
Que voulez-vous changer par rapport à l’ancien site ? Quels problèmes voulez-vous corriger ? Quelle opportunité voulez-vous saisir ? Qu’est-ce qui vous manque aujourd’hui ?
Plus largement, quel est le plan de votre entreprise dans les grandes lignes et quelle est la place du site au sein de ce plan ?
3/ Quels sont les objectifs et les priorités ? Quels résultats concrets et mesurables attendez-vous ? ● Augmenter le chiffre d’affaire de X à Y d’ici Z temps ● Augmenter le taux de conversion de X à Y d’ici Z temps ● Augmenter le nombre de visiteurs uniques de X à Y d’ici Z temps ● Automatiser afin de réduire le temps de gestion des commandes de X à Y minutes par commande ● Toucher les nouveaux marchés X et Y (démographie, géographie, etc.) ● Etc.
3. Périmètre du projet Objectif : Décrire le périmètre du nouveau site et de l’intervention du ou des prestataire(s).
Arborescence (structure du site)
Il s’agit de définir la structure du site : le catalogue, mais aussi les autres pages complémentaires qui l’accompagneront (garanties, services, qui sommes-nous, etc.).
Astuce : pour mettre en forme votre arborescence, vous pouvez utiliser une simple liste à puces (ajoutez une indentation lorsque vous descendez dans une sous-catégorie) ou un service gratuit comme https://writemaps.com/.
1/ Commençons par le catalogue. Combien de références proposez-vous ? Combien de références
allez-vous proposer au lancement ? D’ici 12 mois ?
Quelles sont les catégories et sous-catégories ? Les pages catégories seront-elles toutes construites sur le même modèle ? Ou le catalogue contiendra-t-il des pages catégories au gabarit particulier ?
Attention, la structure d’un catalogue ecommerce est un sujet complexe, ne serait-ce que du point de vue de l’ergonomie, de la performance de conversion et du référencement. Si vous ne vous sentez pas en confiance sur l’un de ces points, mentionnez-le dans votre cahier des charges et recherchez un prestataire qui sera capable de vous accompagner sur le sujet.
2/ En plus du catalogue, quelles pages seront présentes sur le site ? Quelques exemples : Page d’accueil / Nos garanties / Nos services / Modes de paiement / Options de livraisons / SAV / Mentions légales / Conditions générales de vente / Conditions générales d’utilisation / Newsletter / Mon compte / Qui sommes-nous / Le club, programme fidélité, etc. / Commande cadeau / Recrutement / FAQ / Etc.
3/ Comptez-vous utiliser une stratégie de contenu de type content marketing ? Animer un blog, publier des guides ou des conseils (“Comment choisir…”, “Guide d’entretien…”, “Guide des tailles”, “Guide des matières”, etc.) ?
Soyez vigilant et prenez le temps de détailler les fonctionnements particuliers de votre site : il est fort possible que vous ayez une idée en tête et que votre prestataire s’en fasse une autre en lisant votre cahier des charges.
Quelques exemples : ● Le fonctionnement des filtres : Combien ? De quels types (catégories, prix, couleur avec nuancier, etc.) ? Fonctionnent-ils instantanément (sans que la page se recharge) ? ● Le moteur de recherche (sur quels types d’informations se déroule la recherche) ? ● Product selector (le client saisit plusieurs critères et le site lui recommande les produits qui correspondent à son choix) ● Cross-selling et Upselling (produits complémentaires et supplémentaires) ? Automatique ou manuels ? ● Modes de paiement ● Options de livraison ● Particularités de l’espace client (Suivi de livraison, factures imprimables, etc.) ● Fonctionnement du tunnel de commande ● Options de paiement en un clic ● Commande en invité (sans création de compte) ● Store locator ● Gestion des images sur la fiche produit (zoom avancé, plusieurs mini-images, vidéos de démonstration du produit, etc.) ● Avis et notes sur les produits ● Génération de codes de réduction ● Wishlists ● Click and collect (le client achète sur le site puis vient chercher son produit en magasin) ● E-reservation de produit (le client réserve, un magasin met de côté le produit pour un temps donné) ● Consultation des stocks d’un produit dans un magasin ● Mise en place d’une liste de produits favoris ● 3 ou 4 x sans frais ● Etc.
Les fonctionnalités peuvent vite faire exploser votre budget. Pour éviter cela, triez les fonctionnalités en trois catégories : ● Must have : absolument indispensables pour que le site atteigne ses objectifs, il serait impensable de mettre en ligne le nouveau site sans ● Nice to have : serait un atout, mais le site peut être lancé sans, quitte à ajouter cette fonctionnalité par la suite ● Wishlist : intéressant à priori, mais à réfléchir ou à développer uniquement si une solution à faible coût peut être identifiée
Vous aurez probablement besoin que le site soit connecté à et puisse échanger avec d’autres services ou logiciels.
Quelques exemples. ● Gestion du catalogue (les produits du catalogue sont appelés depuis une autre base de données ou depuis un flux de données gérés par vos équipes) ● Stock et inventaire (les informations concernant les stocks des produits) ● Analytics (une solution de trafic et d’analyse des visites sur le site) ● Customer Relationship Management system (base de données contenant les informations sur vos clients) ● Accounting ou Business Analytics (les transactions sur le site sont enregistrées sur un service tiers qui génèrera des rapports sur les ventes) ● Espace client (permettant de se connecter et d’avoir accès à certaines informations) ● Service de newsletter
Pensez à ajouter en annexes du cahier des charges la documentation des services concernés, particulièrement s’il s’agit de services qui ont été développés en interne. Sans cela, il sera impossible d’estimer les développements nécessaires.
Quels blocs de contenus sur quelles pages souhaitez-vous pouvoir éditer vous-même ? Quels contenus éphémères souhaitez-vous pouvoir ajouter vous-même (bandeau de promotion, etc.) ?
Comment souhaitez-vous gérer les méta-données clés des pages pour le référencement (title et meta-balises) ? Individuellement, via un flux, via des règles, etc.
Cadre technique
Avez-vous des attentes ou des besoins particuliers pour le cadre technique du futur site ? Le site doit-il être développé dans un langage ou sur un framework particulier ? Souhaitez-vous un CMS open-source ou êtes-vous ouvert aux solutions SaaS ? Le site doit-il obéir à des standards de sécurité particuliers ? À des standards d’accessibilité particuliers ?
Avez-vous des attentes spécifiques quant à l’hébergement du nouveau site ?
Exemples : Gestion de l’hébergement en direct avec le fournisseur, Garantie du temps d’intervention et du temps de rétablissement, Volume de stockage important, Gestion des pics surcharges, etc.
Maintenance, suivi et évolutions
Quelles sont vos attentes en termes de maintenance du site (garantir les mises à jour de sécurité, etc.), de suivi (réparation des bugs révélés après la mise en ligne) et d’évolutions (nouvelles fonctionnalités, ajustements, etc.) pour les mois qui suivront la mise en ligne ?
Brief créatif
Il s’agit d’aider le prestataire à comprendre votre niveau d’attente par rapport au travail du ou des designers.
Malheureusement les termes en français (Design, Ergonomie, User eXperience, etc.) sont confusants et vous n’êtes pas certain de savoir comment exprimer vos attentes. Pas de panique, il existe des moyens simples de résumer vos besoins.
1/ Votre marque dispose peut-être déja d’une identité visuelle formalisée (un logo, une palette de
couleur, des polices de caractères, etc.) ● Non : nous avons justement besoin d’une identité visuelle ● Oui, mais cette identité doit être améliorée et affinée ● Oui, et elle doit être ré utilisée telle quelle sur le nouveau site
2/ Ajoutez dans le cahier des charges (soit ici, soit en annexes) des exemples de sites dont vous aimeriez que le vôtre s’inspire. Attention, pour que la démarche fonctionne, il faut impérativement que vous cherchiez à comprendre pourquoi le design de tel site en particulier vous paraît pertinent.
Cette démarche est importante pour chiffrer votre projet : le niveau de design que vous attendez, le type de supports visuels utilisés (photos, illustrations, vidéos, etc.), le niveau d’animation et d’effets…. Tous ces éléments vont jouer sur le budget final.
Ou trouver des sites ?
● Les sites de vos concurrents ● Les sites que vous utilisez vous-mêmes à titre particulier ou professionnel ● Des collections de sites réussis rassemblés par des designers, telle que celle-ci : 20 exemples de sites réussis pour inspirer votre prochaine refonte
3/ Sur une échelle de 1 à 5 (avec 1 comme minimum et 5 comme maximum), quel investissement doit prévoir selon vous le prestataire pour la composante “Design” du projet ?
Souhaitez-vous être accompagné ou conseillé dans votre stratégie web ? Exemples :
● Plan de redirection et audit préliminaire afin de préserver le référencement de l’ancien site ● Stratégie de réseaux sociaux ● Définition de la structure de votre catalogue ● Sélection des mots-clés et expressions pertinents pour votre référencement ● Suggestion de sujets d’articles de blog pour attirer du trafic vers le site ● Définition de la communication autour du lancement du nouveau site ● Etc.
Avertissement, s’il s’agit de votre premier site
Lancer un site e-commerce n’est pas une opération aussi simple que les médias aiment à le prétendre lorsqu’ils font miroiter la dernière “success story” du moment : une ou un entrepreneur qui a lancé ses produits au débotté et rencontré un succès fou.
La vérité est que vous aurez besoin soit d’une chance extraordinaire, soit de déployer des efforts importants dans les premiers mois (et par la suite) pour faire connaître votre marque et attirer des visiteurs.
Mettre en ligne des pages produits ne suffira pas à vous faire apparaître en bonne place dans les résultats de Google par exemple, particulièrement si vous entrez dans un marché où la compétition est déjà implantée.
Vous avez besoin d’un plan, d’une stratégie, qui cadre avec le type de produits que vous vendez, les consommateurs que vous visez et leurs comportements d’achat (comment font-ils des recherches en ligne, comment et quand découvrent-ils des produits comme ceux que vous proposez, etc.)
Documentation et formation
Souhaitez-vous recevoir une formation ou une documentation (fonctionnelle ou technique) sur le
Objectif : Préciser vos attentes quant au pilotage, à la méthodologie ou à l’organisation du projet
Le projet sera-t-il mis en ligne progressivement, par lots ? Quel calendrier envisagez-vous pour chacun de ces lots ?
Souhaitez-vous adopter une méthodologie particulière pour réaliser le projet (Agile, Cascade, etc.) ou attendez-vous que le prestataire vous détaille l’approche qu’il envisage ?
Quels seront les décideurs et les interlocuteurs pendant le projet ?
Explication
Il est important que toutes les parties prenantes du projet (IT, Marketing, Logistique, Relation client, etc.) soient impliquées dans le projet en amont.
Or, cela peut être difficile, particulièrement pour les entreprises qui dépassent une certaine taille ou celles dont les différents services fonctionnent presque comme de plus petites entreprises indépendantes.
Objectif : Examiner les ressources à votre disposition et les missions qui seront réalisées en interne.
Indiquez toutes les informations qui pourraient avoir un impact sur le coût du nouveau site ou sur le calendrier. Par exemple, votre souhait de gérer en interne l’hébergement, la stratégie, la conception des maquettes, la rédaction des contenus, etc.
Quels sont vos impératifs ou vos disponibilités en termes de calendrier ? Par exemple, les décideurs clés du projet seront-ils indisponibles pendant une période donnée ?
Quelle fourchette de budget prévoyez-vous pour le nouveau site ?
Cette information est vitale. Les solutions techniques sont nombreuses : Shopify, WooCommerce, Prestashop, Magento, développement sur mesure en Ruby, etc. Chaque solution requiert un investissement différent pour être mise en place et s’accompagne généralement de limites correspondantes.
Certaines solutions s’installent avec plusieurs fonctionnalités clés pré-développées, ce qui réduit le budget et le temps nécessaires pour les déployer. En revanche, si vous souhaitez sortir du cadre prévu, le budget va augmenter ou vous aurez besoin de vous tourner vers des développements sur mesure.
Objectif : Préciser vos attentes quant à la réponse du prestataire.
Indiquez vos attentes par rapport à la réponse du prestataire :
● La date limite de réponse ● Le contexte s’il s’agit d’un appel d’offre ● Le contact auquel le prestataire peut transmettre sa réponse ● Les coordonnées de la personne à contacter pour plus de renseignements sur le projet ● Etc.
Précisez éventuellement les critères sur lesquels vous opérerez votre sélection parmi les prestataires contactés. Si vous avez des questions particulières, c’est le moment de les indiquer.
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