FICHE PRATIQUE : ma mission de Responsable d’Affaires

>> PILOTER LE PLANNING

D’UNE AFFAIRE
©EDF – Marc CARAVEO
Statut : fiche validée le 18/05/2017 (indice 0)

Disposer d’un planning opérationnel à jour est la garantie d’un pilotage efficace de l’affaire pour maîtriser les objectifs coûts
et délais engagés en Directoire. La mise à jour des données du planning est à faire au fil de l’eau par les acteurs impliqués, en
respectant la date de « cut-off » (gel des données en fin de mois). Le RA s’assure, avec l’appui du planificateur, que le planning
est représentatif de l’avancement de l’affaire et de son déroulement prévisionnel afin de ligner l’ensemble des acteurs. Il
anticipe les dérives potentielles et traite les impacts avec l’équipe Affaire. Le dispositif d’alerte (escalade) du projet est activé
par le RA en cas d’impact sur les jalons du lot ou du projet.

TENIR À JOUR LE PLANNING D’UNE AFFAIRE DANS PALADIN

Le RA est responsable du pilotage du planning de son affaire et de la qualité des données.
 Qui est responsable de la mise à jour des données dans Paladin ?
 RA : données qui relèvent de l’affaire (réunions d’enclenchement phase stratégique, analyse de risques Affaire, Revue
TCDii, DED, Fiche Navette CEIDRE…)
 AE : données relatives aux études (DOC V0, études fonctionnelles, FAMED, cahier des charges, FMQ, GEE…)
Ils s’appuient sur le Planificateur pour mettre à jour le planning N2/N3 dans Paladin. Ce dernier a un devoir d’alerte lorsqu’on
approche ou dépasse un jalon.

QUAND METTRE A JOUR LE PLANNING ? COMMENT METTRE À JOUR LE PLANNING ?

 Suite à une réunion d’avancement Affaire ou Etudes
 Suite au passage d’un jalon (conception d’un livrable ou
validation en instance décisionnelle)
 Suite à une évolution de l’affaire impactant le planning
(périmètre, date TTS, choix de la solution technique…)
• Echanger avec tous les acteurs de l’affaire afin de
récupérer les nouvelles données pouvant impacter le
planning
• Suivre l’avancement physique du planning et le modifier
en cas d’évolution, en accord avec les acteurs de l’affaire

• Tracer toutes les évolutions dimensionnantes du planning

Le RA doit se réinterroger sur le planning à minima 1 fois dans les Plans d’Actions Affaire (PAA) afin d’alimenter le
par mois, en amont du COPIL Projet/Lot. Paladin doit être reporting auprès du Projet
à jour avant la date de « cut-off » (gel des données en fin
• Demander au Planificateur de procéder à la mise à jour
de mois) afin d’alimenter le Rapport de Performance
du planning de l’affaire dans Paladin
Projet et les dispositifs de pilotage des projets DIPDE.

PILOTER LE PLANNING D’UNE AFFAIRE : LES RESPONSABILITÉS DU RA

1 PRONONCER LE PASSAGE DES JALONS « AFFAIRE »
Il s’agit des jalons N2 et N3 dont le RA a la responsabilité (NOA, CAU-
PS, fiche de synthèse TCDii, DA, contrat notifié, OE approvisionnement,
note de REX TTS…).
2 ANTICIPER LES DERIVES DU PLANNING
 Echanger régulièrement avec les parties prenantes pour suivre
l’avancement de l’affaire et valider le déroulement prévisionnel.
 En cas de dérive avérée, organiser une rencontre avec les
acteurs concernés et analyser ensemble l’impact sur le planning
et ses conséquences.
 Si l’impact est mineur : impliquer l’équipe Affaire dans la
prise de décision et le réajustement du planning
 Si l’impact est dimensionnant : le tracer, alerter le projet
et proposer un plan d’actions pour limiter les conséquences Exemple de planning type
3 GARANTIR L’AVANCEMENT PHYSIQUE DE L’AFFAIRE
Pour calculer la valeur acquise du Projet, c’est-à-dire l’avancement réel du projet valorisé en euros, il est nécessaire de
disposer du planning complet et à jour de chaque affaire ainsi que d’une programmation fiable dans la base IPE.
Pour en savoir plus, voir la fiche pratique « Etablir une Fiche Navette de Programmation (FNP) »
Document strictement interne
EDF DPNT DIPDE – 140 avenue Viton 13009 Marseille
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QUELQUES BONNES PRATIQUES À ADOPTER

ASSURER LA QUALITÉ DU PLANNING
En amont de la notification, s’assurer de la cohérence
entre les jalons contractuels et le planning de l’affaire
Dès la notification d’un contrat, s’assurer que le
planificateur met à jour Paladin en ajoutant les jalons
contractuels (enclenchement avec le Titulaire, date des
courriers d’OE, livrables fournisseurs…) et le numéro du
contrat
S’assurer de la cohérence des données entre Paladin, la
Base IPE et PGI
Piloter la consommation des marges en fonction des
aléas rencontrés afin de sécuriser le respect des
engagements
APPLIQUER LE PRINCIPE D’ESCALADE
Alerter le CdP, en COPIL notamment, d’impacts potentiels
sur les jalons lot/projet et présenter les conséquences
ainsi que les actions proposées pour les limiter
GARANTIR UN PLANNING FÉDÉRATEUR
Se réinterroger régulièrement sur les risques et
opportunités pouvant impacter le planning de l’affaire
(dimensionnement des marges) et les parades associées à
chaque risque
Sensibiliser l’équipe Affaire au pilotage par le planning et
la faire participer à chaque prise de décision
En cas de modification du planning impactant un
Titulaire, s’assurer qu’il est capable d’absorber la
nouvelle charge de travail
S’appuyer sur le planning à l’occasion des réunions de
partage avec les contributeurs de l’affaire, y compris les
fournisseurs
Le planning est un support essentiel pour faciliter le
partage de la vision d’ensemble du projet : les données à
la maille affaire sont indissociables du projet et
alimentent son planning prévisionnel

QUELS SONT LES PRINCIPAUX FACTEURS QUI PEUVENT IMPACTER UN PLANNING ?

Malgré un pilotage efficace de l’affaire et une collaboration renforcée entre les acteurs, certains facteurs peuvent venir
perturber le bon déroulement d’une affaire. Ils concernent toutes les tâches du planning et tous les contributeurs. Ces
évolutions nécessitent d’échanger avec les acteurs concernés et d’étudier leurs impacts sur le planning. En cas d’impact
dimensionnant sur un jalon dont il n’est pas responsable, le RA applique le dispositif d’escalade de la planification et alerte le
projet lors d’un COPIL.
Exemples de facteurs :
Délais évalués DATARREP, modification
Retard dans les Modification d’une de la date de passage en
insuffisants, manque de donnée d’entrée
études DIPDE Directoire, évolution de la
ressources… (hors DIPDE) réglementation…

Prescriptions tardives,
négociations compliquées, Modification du
Retard dans le Evolution périmètre de l’affaire,
signature du marché par
processus achat du TCDii évolution de la solution
EDF prend plusieurs
mois… technique…

Non respect des jalons Modification refusée,

Retard dans les contractuels, études non aléas de travaux,
CNPE
études fournisseurs conformes… échéancier de la
préparation modulaire…

Ecart de conformité,
Accord obtenu
Retard dans les retards dans la Autorité de Sûreté
tardivement, nouvelle
approvisionnements fabrication, tissus Nucléaire (ASN)
date d’engagement…
industriel complexe…

Pour en savoir plus, voir les fiches pratiques suivantes :

 « Maîtriser les délais de fabrication : l’Expediting »
 « Comprendre le processus Achat »
 « Identifier les étapes achat (phase stratégique) »
 « Identifier les étapes achat (phase réalisation) »
 « Challenger pour réussir collectivement une affaire »

POUR ALLER PLUS LOIN : LES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

« Tenir à jour le planning d’une affaire » « Gouverner la planification des projets »
Référence : SMILEP2-MMP-INS-303 Référence : SMILEP2-MMP-INS-104

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