GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE

IMMOBILISATIONS

Fait par Index

1. Cycle immobilisations

1.1. Appréciation des données significatives du cycle

SOCIÉTÉ..........................................................................................................................................................................

EXERCICE CLOS LE.................................................................................................................................................

- Valeur brute du poste..................................................................................................................

- Amortissements et dépréciation..........................................................................................
ù dont incorporelles...................................................................................................................
ù corporelles........................................................................................................................

- Immobilisations hors immobilisations financières...............................................

ù dont incorporelles...................................................................................................................
ù corporelles........................................................................................................................

- Investissements corporels annuels moyens................................................................

- Année du dernier inventaire physique des immobilisations

corporelles...........................................................................................................................................

- Nombre de sites...............................................................................................................................

- Risques particuliers.......................................................................................................................
......................................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................

-1-
 GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
IMMOBILISATIONS

Fait par Index

1.2. Appréciation des données significatives du cycle

Pour ce cycle les objectifs de contrôle interne généraux, dont le

respect doit être examiné, sont les suivants :

 toutes les immobilisations ainsi que les charges et produits

annexes sont enregistrés (exhaustivité).
 toutes les immobilisations ainsi que les charges et produits
correspondants sont réels, appartiennent à l'entreprise et
 sont correctement protégés.
 toutes les immobilisations, ainsi que les charges et produits
correspondants sont correctement évalués.

1.3. Principales caractéristiques du cycle immobilisations

La procédure et les objectifs de contrôle décrits concernent les

immobilisations incorporelles et corporelles à l'exclusion des
immobilisations de nature financière.

Le processus type d'une opération d'investissement peut se

décomposer comme suit :

 étude et décision d'investissement,

 procédure d'acquisition et de mise en place,
 utilisation, entretien et protection,
 décision de remplacement, de cession ou de mise au rebut.

1.3.1. Principales caractéristiques du contrôle interne

1.3.1.1. Acquisition ou amélioration des immobilisations

Le montant des dépenses d'investissement envisagées ou

envisageables est le plus souvent bien supérieur aux fonds
disponibles dans l'entreprise ou susceptibles d'être mis à sa
disposition.

Dès lors, il est nécessaire que l'ensemble des dépenses projetées

fasse l'objet d'un examen général permettant une sélection
raisonnable des dépenses à consentir.

Cet examen comprend :

 l'établissement d'une liste des investissements possibles,

 la détermination d'une enveloppe destinée à l'investissement,

-2-
 GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
IMMOBILISATIONS

Fait par Index

 l'analyse de la rentabilité ou de l'utilité des investissements

prévus : ainsi un projet apparemment moins rentable qu'un
autre peut toutefois être retenu au vu de considérations à
long terme,
 la sélection des projets dans le cadre d'un budget
d'investissement,
 l'autorisation de la dépense en fonction du budget
préalablement défini ; cette autorisation peut être déléguée à
des niveaux de responsabilités différentes,
 l'autorisation de mise en chantier lorsqu'il s'agit d'une
livraison à soi-même.

1.3.1.2. Maintenance et protection des immobilisations

Les immobilisations constituent généralement une grande partie

du patrimoine de l'entreprise. Il est donc important que
l'entreprise se prémunisse contre les risques qui peuvent
menacer leur existence physique. Le plus souvent, les mesures
qui devraient être prises dans ce domaine sont :

 la mise en oeuvre d'inventaires physiques périodiques, qui

permettent d'identifier les pertes ou vols, les destructions, etc,
et de prendre éventuellement les mesures de protection
nécessaires. Des inventaires physiques périodiques
constituent l'un des éléments les plus importants du contrôle
interne,
 l'existence d'un service chargé de la "maintenance" des
immobilisations. Cette mesure concerne particulièrement les
entreprises de production qui utilisent tout un parc de
machines dont le fonctionnement et l'entretien doivent être
assurés. A cet égard, un système d'ordre de travaux de
production ou d'entretien peut être mis en place,
 une assurance suffisante des immobilisations contre les
principaux sinistres
(vol, incendie, etc) qui peuvent frapper les immobilisations.

1.3.1.3. Opérations de désinvestissement et de mise au rebut

Au même titre que l'acquisition ou l'amélioration d'une

immobilisation, les opérations de cession, de mise au rebut et de
destruction doivent faire l'objet d'un processus de décision qui se
fonde sur des considérations à caractère opérationnel. D'une part,
il convient que toute sortie d'actif soit contrôlée, afin d'éviter soit
des cessions dans de mauvaises conditions, soit la destruction ou
la mise au rebut de matériel pouvant encore service.

-3-
 GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
IMMOBILISATIONS
Fait par Index

En pratique, toutes les sorties d'actif devront être autorisées par

une personne non responsable de l'immobilisation concernée.
D'autre part, une bonne gestion suppose que l'entreprise se
sépare des immobilisations dont la possession ne présente pas ou
ne présente plus d'intérêt pour l'entreprise. L'ensemble des
immobilisations doit donc faire régulièrement l'objet d'un
examen en ce sens par un responsable.

1.3.1.4. Suivi des immobilisations

Étant donné l'importance des valeurs concernées, il s'agira

normalement d'un suivi individuel, seul capable de fournir les
éléments nécessaires à une comptabilisation correcte des
opérations et à une gestion efficace.

Le suivi comptable des immobilisations peut être effectué par un

système (manuel ou informatique) de fiches donnant notamment
pour chaque bien :

 la description (nature, numéro de série),

 la date d'installation,
 la date de mise en service (point de départ de l'investissement
linéaire),
 le lieu,
 le compte concerné,
 les renseignements comptables (factures, valeurs hors taxes,
TVA récupérée, taux d'amortissement, etc),
 les valeurs d'expertise,
 le montant des amortissements pratiqués chaque année,
 les conditions de cession en cas de sortie du patrimoine,
 éventuellement, les dépenses de réparation et d'entretien
engagées.

Il ne suffit pas que des fiches individuelles existent. Il faut que les
informations qu'elles recueillent parviennent au service
comptable chargé du suivi des immobilisations ; ce service
n'ayant pas a priori de compétences techniques, aura besoin
d'informations détaillées.

Ainsi, à l'occasion de toute acquisition, il importe que, dès

l'approbation de la facture d'achat, parviennent à la comptabilité
des renseignements sur :
 la nature du bien,
 sa durée de vie probable (nécessaire pour déterminer la durée
d'amortissement).

-4-
 GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
IMMOBILISATIONS
Fait par Index

Dans certains cas, des travaux successifs peuvent se rattacher à

une même immobilisation. Il est alors utile d'avoir prévu dans le
cadre du budget d'investissement un numéro spécifique par
projet, chaque facture reçue concernant ce projet faisant l'objet
d'une référence précise à ce numéro.

De la même manière, il convient que la comptabilité soit

systématiquement informée lorsqu'une machine est démontée,
déplacée ou détruite.

Rappelons enfin que l'entreprise met normalement en oeuvre des

inventaires physiques périodiques. Ceux-ci peuvent être
utilement complétés par des expertises destinées à apprécier soit
des valeurs d'assurance, soit des valeurs d'utilisation.

-5-

1.4 Guide standard d'évaluation cycle immobilisations
OBJECTIFS D'AUDIT
1&2. Réalité : Toutes les
immobilisations sont
réelles, appartiennent à
l’entreprise et sont
correctement protégées
3. Toutes les
immobilisées sont
enregistrées
5. Les mouvements
d’immobilisations sont
correctement imputés,
totalisés, centralisés
6. Toutes les immobilisations
ainsi que les charges et
produits annexes sont
correctement évaluées
GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE
IMMOBILISATIONS
RISQUE POTENTIEL
ù Actif fictif
ù Risque de perte
ù Surévaluation de la taxe
professionnelle
ù Appréciation non
exhaustive des
mouvements
Mauvaise identification des
charges et produits
ù Mauvaise distinction des
charges et des immobili-
sations :
à risque fiscal
à irrégularité comptable
Irrégularité comptable et risque
fiscal
Mauvais recensement des
engagements
-6-
PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR CONTRE
CES RISQUES
ù Existence de procès-verbaux de réception.
ù Suivi régulier du budget d'investissements.
ù Rapprochement régulier du fichier des immobilisations avec les existants
physiques.
ù Contrôle régulier et confirmation des immobilisations détenues par des tiers.
ù Couverture d'assurance.
ù Analyse régulière des biens totalement amortis pour décider ou non de leur
mise au rebut.
ù Mise en place d'une procédure de suivi comptable à l'aide de documents
prénumérotés :
- des cessions d'immobilisations,
- des productions d'immobilisations réalisées par l'entreprise pour elle-
même,
- des acquisitions d'immobilisations et de leur mise en service.
ù Suivi de la séquence, par le service comptable, des documents prénumérotés
en liaison avec l'historique des mouvements du fichier des immobilisations.
ù Rapprochement du fichier des immobilisations avec la comptabilité
générale.
ù Identification et suivi individualisé des charges et produits annexes
(locations, redevances...).
ù Existence de règles écrites précises en matière d'imputation des dépenses en
charges et en immobilisations.
ù Revue périodique des comptes de charges "sensibles" (risque de confusion
entre immobilisations et charges d'exploitation)
ù Contrôle indépendant des imputations :
- en comptabilité générale,
- en comptabilité analytique,
- en budget d'investissement.
ù Contrôle des imputations aux postes d'immobilisations par nature.
ù Existence de règles précises en matière d'éléments constitutifs de coût
d'acquisition :
- immobilisations acquises,
- immobilisations produites.
ù Justification de la politique d'amortissement retenue.
ù Suivi spécifique des immobilisations acquises par voie de crédit-bail.
ù Procédure de suivi des nantissements, hypothèques.