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Université Abdelmalek Essaadi

Ecole Nationale Des Sciences Appliquées

RAPPORT DU MINI-PROJET 1
Module : Enterprise Resource Planning

Niveau : Génie Informatique 3


Option : Business Intelligence

Réalisé par : BABACHEKH MOHAMED, NAZI KHALID

Encadré par : Pr. Badi Imad


Sommaire
Table des figures ................................................................................................................. 2

Chapitre 1 : OpenErp 7.0 ................................................................................................... 3

1. Introduction :........................................................................................................... 3

2. Présentation du progiciel de gestion intégré :........................................................ 3

3. Avantages d’OpenERP 7.0 : .................................................................................... 4

4. Conclusion :.............................................................................................................. 4

Chapitre 2 : Gestion d’achats ............................................................................................. 5

1. Introduction: ............................................................................................................ 5

2. La fonction d’achat dans l’entreprise :.................................................................... 5

3. Le processus des achats : ......................................................................................... 5

4. Présentation du module de gestion des achats « Purchase Management » : ........ 6

4.1. Les fonctionnalités du module : ........................................................................ 7

4.2. Le Workflow de gestion d’achat : ...................................................................... 8

4.3. Configuration dans le module de gestion d’achats : ...................................... 17

Conclusion Générale :....................................................................................................... 20

Références ......................................................................................................................... 21
Table des figures
Figure 1 - OpenERP 7 lancé sur une machine locale........................................................ 3

Figure 2 - Schéma des processus d'achat ........................................................................... 6

Figure 3 - Impression du demande de devis. .................................................................. 10

Figure 4 - Demande de devis envoyé via Email. ............................................................. 11

Figure 5 - Commande confirmée. .................................................................................... 12

Figure 6 - Le processus d'achats. ...................................................................................... 12

Figure 7 - Le mode de facturation dans le tab des expéditions entrantes. .................... 14

Figure 8 - Partner categories configuration. ................................................................... 17

Figure 9 - Création d'une catégorie des produits............................................................ 18

Figure 10 - Menu des unités de mesures. ........................................................................ 19


Chapitre 1 : OpenErp 7.0
1. Introduction :

Dans ce chapitre, nous allons présenter le progiciel OpenERP , ainsi ses fonctionnalités,
et ses avantages pour une entreprises.

2. Présentation du progiciel de gestion intégré :

Open ERP, successeur de Tiny ERP, est le progiciel libre de gestion intégré (ERP *)
le plus utilisé au monde. Flexible et modulable, il se révèle un allié précieux des
responsables d’entreprises de tous secteurs pour l’ensemble des fonctions d’organisation
et de gestion : Gestion commerciale, CRM (Customer Relationship Management),
Gestion des stocks, Gestion des achats, Comptabilité générale et analytique, Ressources
humaines, Gestion de projets, etc.

Figure 1 - OpenERP 7 lancé sur une machine locale.

Avec la version 7.0, OpenERP combine les avantages clés des applications dédiées
(facilité d'utilisation, de déploiement, de personnalisation, etc.) avec le niveau
d'intégration et de couverture que seuls les ERP avaient coutume d'offrir à leurs clients.
Ceci permet aux entreprises de déployer rapidement un ou deux modules à très bas
prix, puis d'augmenter la couverture fonctionnelle de manière progressive

3. Avantages d’OpenERP 7.0 :

Avec OpenERP v.7, on a plus qu’un ERP en un suite complet d'applications, tout en
maintenant l’interconnexion entre tous les modules.

Les principaux avantages de la mise en œuvre de la suite d'applications intégrées


OpenERP v.7 sont les suivants :

✓ Réduire significativement les cycles de décision et les impacts budgétaires, ce


qui vous permet de commencer avec un budget réduit.
✓ Diminuer de manière significative les risques liés au projet.
✓ Mieux gérer les implémentations progressives.
✓ Considérablement raccourcir le cycle de vente de nos partenaires.

4. Conclusion :

Après cette vue générale sur le progiciel OpenERP, on peut maintenant passer à analyser
l’un de ses modules.
Chapitre 2 : Gestion d’achats
1. Introduction:

Dans ce chapitre, nous présentons le module « Gestion d’achats », en expliquant ses


processus, ses fonctionnalités, ainsi en l’implémentant dans un exemple.

2. La fonction d’achat dans l’entreprise :

La fonction achat constitue une fonction stratégique au sein de l’entreprise car elle
s’occupe de fournir les différents produits et services dont l’entreprise a besoin pour
réaliser ses différentes activités. C’est pour cela qu’elle doit anticiper les besoins et les
faire évoluer en fonction des informations disponibles. Elle a aussi l’obligation de
négocier en trouvant le prix le plus bas pour le niveau de qualité requis. La négociation
achat est cruciale car elle a un impact direct sur la rentabilité globale de l’entreprise, plus
les coûts d’achat diminuent plus la rentabilité augmente.

L'acte d'achat est le résultat de plusieurs tâches opérationnelles exécutées de façon


chronologique. Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles : la
définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres, l'analyse
des offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être abordée avec
rigueur et méthodologie. Tout au long de ce processus, l'acheteur se doit d'être à l'écoute
de ses prescripteurs internes afin de cerner leurs besoins. Il doit également suivre et
gérer de manière efficace les relations avec ses fournisseurs e anticiper les éventuels
risques.

3. Le processus des achats :

Le processus d’achat se définit comme l’ensemble des actions ordonnées qui


permettent à partir d’un besoin exprimé, de fournir un produit apte à satisfaire les
besoins de l’utilisateur. L’acheteur doit tout d’abord déterminer le ou les besoins au sein
de son entreprise. Ensuite il procède à consulter les fournisseurs disponibles afin de
choisir un cercle réduit de fournisseurs avec lesquels les négociations seront menées
pour sélectionner celui qui correspond le mieux à la demande. Le choix final dépend de
la qualité du fournisseur. L’acheteur doit donc vérifier que tous les paramètres sont
respectés pour alimenter sa base de données, affaire par affaire, et noter chaque
performance, tout en laissant une possibilité aux nouveaux entrants de pouvoir
candidater selon le cycle suivant :

Figure 2 - Schéma des processus d'achat

4. Présentation du module de gestion des achats « Purchase Management » :

La gestion des achats vous permet de suivre les offres de prix de vos fournisseurs et
de les convertir en bons de commande si nécessaire. OpenERP dispose de plusieurs
méthodes de suivi des factures et de suivi de la réception des marchandises commandées.
Vous pouvez gérer les livraisons partielles dans OpenERP, ce qui vous permet de suivre
les articles restant à livrer dans vos commandes et d'émettre des rappels
automatiquement.

Les règles de gestion du réapprovisionnement d'OpenERP permettent au système de


générer automatiquement des ébauches de bons de commande, ou vous pouvez le
configurer pour qu'il exécute un processus allégé entièrement basé sur les besoins de
production actuels.

Le tableau de bord de ce module contient les rapports suivants :

✓ Demande de devis
✓ Bons de commande en attente d'approbation
✓ Achats mensuels par catégorie
✓ Analyse des réceptions
✓ Analyse des achats

4.1. Les fonctionnalités du module :

Le module de gestion des achats permet de générer des demandes d'achat


automatiques (sur calcul d'approvisionnements) et manuelles. Il intègre un processus
de validation.

✓ Gestion des devis (Workflow : création du devis, envoi d'une demande de devis,
confirmation d’ordre).
✓ Gestion des commandes.
✓ Gestion des fournisseurs,
✓ Gestion des produits entrants aussi les expéditions entrantes,
✓ Réception totale, partielle
✓ Gestion des délais, modes de livraison, de facturation, conditions
✓ Contrôle des factures : suivi d’état des factures, factures sur les expéditions
entrantes,
✓ Listes des produits par catégorie,
✓ Gestion des produits,
✓ Configuration du carnet d’adresse par catégories de partenaires,
✓ Configuration des produits : catégories des produits, unités de mesures,

OpenERP permet de gérer l’ensemble du processus d’achat, en nous offrons des


fonctionnalités qui facilitent ce processus tel que : l’impression des documents, la vue
graphe pour avoir une idée générale sur les chiffres, aussi la possibilité d’envoi des
email auto-rédigé depuis la même application.

4.2. Le Workflow de gestion d’achat :

Le fournisseur ou la commande est le document qui vous permet de gérer les


négociations de prix, de contrôler les factures des fournisseurs, de gérer les entrées de
marchandises et de synchroniser tous ces documents.

Commençons par examiner le flux de commandes suivant :

✓ Demande de prix au fournisseur (demande de devis),


✓ Confirmation d'achat,
✓ Réception et contrôle des produits,
✓ Contrôle de la facturation.

4.2.1. Demande de devis (Request for quotation) :

Pour saisir les données d'une nouvelle demande de prix fournisseur (c-à-d une
demande de devis), on utilise le menu Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations. Lorsque vous
cliquez sur Créer, OpenERP ouvre un formulaire de devis vierge que vous utilisez pour
demander des prix à un fournisseur.
On a installé le module d'alerte, alors nous pourront définir des alertes qui
apparaissent lorsque l'acheteur saisit une demande de prix ou une commande. nous
pouvons définir des alertes sur le fournisseur.

La référence interne, la date et l'entrepôt où les produits doivent être livrés, sont
complétés automatiquement par OpenERP, mais nous pouvons modifier ces valeurs si
nécessaire. Ensuite, lorsque nous sélectionnons un fournisseur, OpenERP complète
automatiquement l'adresse de contact du fournisseur. La liste de prix est également
complétée automatiquement à partir de la liste de prix du formulaire du fournisseur.
Cela devrait permettre d'intégrer toutes les conditions que nous avons négociées avec le
fournisseur pour une période donnée.

Lorsque on sélectionne le produit, OpenERP complète automatiquement les autres


champs du formulaire :

✓ Product UoM , prise du champ Unité de mesure d'achat de la fiche produit,


✓ La description du produit dans la langue du fournisseur,
✓ Date prévue, calculée à partir de la date de la commande et du délai de
livraison du fournisseur (pour le produit donné),
✓ Prix unitaire, extrait de la liste de prix du fournisseur,
✓ Taxes, prises dans les informations de la fiche produit et de la fiche partenaire,
selon les règles vues dans l'analyse financière.

Dans l'onglet Purchase Order, sous la ligne de produit, on peut saisir une note qui
sera jointe lors de l'impression de la confirmation de la commande ou du devis. Cette
note peut être prédéfinie sur la fiche produit pour apparaître automatiquement sur
chaque commande de ce produit. Par exemple, On peut saisir "N'oubliez pas d'envoyer par
courrier express comme spécifié dans notre référence de contrat 1234".

Une fois le document complété, on peut l'imprimer en cliquant sur le bouton


Imprimer du formulaire.

Figure 3 - Impression du demande de devis.


On peut également envoyer un e-mail en cliquant sur le bouton Send by Email du
formulaire. On peut prédéfinir un modèle de cet email. Maintenant, La commande ou
bien la demande de devis sera dans l'état RFQ Sent.

Figure 4 - Demande de devis envoyé via Email.

4.2.2. Confirmation de la commande :

Lorsque on reçoit une réponse du fournisseur, Sous le menu Purchases ‣ Purchase


‣ Quotations. On sélectionne la commande et on complète ses détails.

Il est nécessaire de cocher ces deux boutons qui affirment que la demande de devis
(RQF) est approuvée et confirmée.

Lorsque vous souhaitez approuver la commande, utilisez le bouton Confirm Order.


La demande de devis passe alors à l'état de Purchase Order. Aucune autre modification
n'est possible.
Figure 5 - Commande confirmée.

Le processus d’achat :

Figure 6 - Le processus d'achats.


4.2.3. Réception des produits :

Une fois la commande est approuvée, OpenERP prépare automatiquement l'ordre


d'entrée de marchandises à l'état de brouilllon. Pour obtenir la liste des produits en
attente de vos fournisseurs, utilisez le menu Warehouse ‣ Receive/Deliver By Orders ‣
Incoming Shipments.

Note : au cas d’achat des services de votre fournisseur, OpenERP ne génère pas de bon
de réception. Il n'existe pas de bon de service équivalent à un bon de marchandises.

En sélectionnant le document qui correspond à l'article reçu. En général, le bon de


réception des marchandises est trouvé en effectuant une recherche sur la référence de
la commande ou le nom du fournisseur. On peut alors confirmer la réception des
produits.

Après avoir reçu les marchandises, OpenERP montre quelles sont les commandes
ouvertes et l'état de leur réception et de leur facturation si vous revenez à la liste des
commandes.

Figure 7 - Warehouse Incoming Shipments


4.2.4. Contrôle de facturation

Pour contrôler la facturation des fournisseurs, OpenERP fournit trois systèmes en


standard, qui peuvent différer selon les commandes :

✓ Basé sur les lignes de commande : placez les lignes individuelles dans 'Invoice
Control > Based on P.O. lines' à partir duquel vous pouvez créer une facture de
manière sélective,
✓ Basé sur un brouillon de facture généré : créez un brouillon de facture que vous
pourrez valider ultérieurement,
✓ Basé sur les expéditions entrantes : permet de créer une facture lorsque les
réceptions sont validées.

Le mode de contrôle de la facturation est défini dans le deuxième onglet Livraisons


entrantes & Factures du bon de commande dans le champ Contrôle de la facturation.

Figure 8 - Le mode de facturation dans le tab des expéditions entrantes.

Une entreprise utilise généralement une seule méthode de contrôle de facturation


pour l'ensemble de ses factures. Il est donc conseillé de définir une valeur par défaut
dans le champ "Contrôle de facturation" après l'installation.
4.2.5. Révision des prix :

OpenERP supporte plusieurs méthodes de calcul et de mise à jour automatique des


coûts des produits :

✓ Prix standard : fixé manuellement, et réévalué automatiquement et


périodiquement.
✓ Prix moyen : mis à jour à chaque réception à l'entrepôt.

Ce coût est utilisé pour valoriser votre stock et représente le coût de vos produits.
Sont inclus dans ce coût tout ce qui est directement lié au coût reçu. Vous pouvez
inclure des éléments tels que :

✓ Le prix de fournisseur,
✓ Les frais de livraison,
✓ Les coûts de fabrication,
✓ Les frais de l’entrepôt.

4.2.5.1. Prix Standard :

Le mode de gestion des prix pour le produit est indiqué dans l'onglet Procurments
de la fiche produit. Sur chaque produit individuel, vous pouvez sélectionner si vous
voulez travailler en Prix Standard ou en Prix Moyen Pondéré.

Figure 9 - Méthode de calcul des coûts : Standard.


Le paramètre « Standard Price » signifie que le coût du produit est fixé
manuellement pour chaque produit dans le champ « Price Cost ». Celui-ci est
généralement réévalué une fois par an sur la base de la moyenne des coûts d'achat ou
des coûts de fabrication.

On utilise généralement les coûts standard pour gérer les produits dont le prix ne
change pratiquement pas au cours de l'année. Par exemple, le coût standard peut être
utilisé pour gérer les livres.

La comptabilité est simplifiée car il existe une relation directe entre la valeur du stock
et le nombre d'articles reçus.

4.2.5.2. Prix Moyen

Travailler avec des prix standards ne se prête pas bien à la gestion du prix de revient
des produits lorsque les prix changent beaucoup avec l'état du marché. C'est le cas de
nombreuses matières premières et de l'énergie.

Dans ce cas, OpenERP fixe automatiquement le prix en réponse à chaque mouvement


d'entrée de marchandises dans l'entrepôt. Les livraisons (sortie de stock) n'ont aucun
impact sur le prix du produit.

Calcul du prix : A chaque entrée de marchandises, le prix du produit est recalculé en


utilisant la formule comptable suivante :

OP ∗ QS + PP ∗ QR
𝑁𝑒𝑤 𝑃𝑟𝑖𝑐𝑒 =
QS + QR

OP: Old Price,

QS: Quantity actually in Stock,

PP: Price Paid for the quantity received,

QR: Quantity Received.


4.3. Configuration dans le module de gestion d’achats :

Ce module nous offre deux tab de configuration : Carnet d'adresses et Produits.

4.3.1. Address Book :

Sous le menu Address Book ‣ Partner Categories, s’affiche ce formulaire qui sert a lié
deux catégories qui dépendent l'un de l'autre.

Figure 10 - Partner categories configuration.


4.3.2. Products :

Sous le menu Products ‣ Product Categories, où on peut créer ou importer les


catégories des produits. On spécifie les comptes de comptabilités convenables.

Figure 11 - Création d'une catégorie des produits


Le deuxième menu Products ‣ Units of Measure comprend les unités de mesure et
leurs catégories créer dans le menu Units of Measure Categories.

Figure 12 - Menu des unités de mesures.


Conclusion Générale :
OpenERP est un ecosystème qui représente une solution pour l’ensemble de
l’entreprise, couvrant des activités vitales pour mener l’entreprise, telles que les ventes,
la gestion des relations clients, la comptabilité, l'inventaire, la gestion de projet, la gestion
des achats. En analysant l’un de ces modules (Gestion d’Achat) on obtient une idée
générale sur le rôle d’un tel progiciel, et sa magnitude au sein d’une entreprise.
Références
[1] “Fit your Needs — OpenERP for Manufacturing Management,” Readthedocs.io,
2011. https://openobject-
documentation.readthedocs.io/en/latest/2/1_3_Real_Case/1_3_Real_Case_db_setup.htm
l#index-0 (accessed Nov. 24, 2021).

[2] “All the Elements of a Complete Workflow,” Odoo.com, 2021.


https://doc.odoo.com/7.0/pl/book/6/6_17_Purchases/6_17_Purchases_workflow/
(accessed Nov. 26, 2021).

[3] Asmaà Chaouti, “Gestion des achats dans le prologiciel de gestion


Odoo10,” Slideshare.net, 2017. https://www.slideshare.net/asmaachaouti/gestion-des-
achats-dans-le-prologiciel-de-gestion-odoo10?qid=607b47bb-c48b-4bc4-b96f-
bc21711730f0&v=&b=&from_search=10 (accessed Nov. 26, 2021).

[4] “What is Odoo/OpenERP?,” Cybrosys, 2018. https://www.cybrosys.com/blog/what-is-


odoo-openerp (accessed Nov. 26, 2021).

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