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Octobre 2012
SOMMAIRE
INTRODUCTION------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL--------------------------------------------------------------------------------------- 10
PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL------------------------------------------------------------------------10
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL------------------------------------------------------------------------------------------ 11
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL----------------------------------------------------------------------------------------12
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL--------------------------------------------------------------------------------------14
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE CONTRÔLE INTERNE---------------------------------------------16
PRESENTATION DU CNLS-IST--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST----------------------------------------------------------------------------------------18
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION-------------------------------------------------------------18
PROCEDURES ADMINISTRATIVES--------------------------------------------------------------------------------------------------- 22
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE---------------------------------------------------------------------------------------------- 22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National------------------------------------------------------------------------------------22
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint--------------------------------------------------------------------------25
TITRE DU POSTE: Secrétaire Particulière--------------------------------------------------------------------------------------- 28
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier--------------------------------------------------------------30
TITRE DU POSTE: Agent Comptable--------------------------------------------------------------------------------------------- 35
TITRE DU POSTE: Comptable------------------------------------------------------------------------------------------------------ 38
TITRE DU POSTE: Comptable------------------------------------------------------------------------------------------------------ 39
TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes-----------------------------------------------------------------------------40
TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines-------------------------------------------------------------------------42
TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif-------------------------------------------------------------------------------------43
TITRE DU POSTE: Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel-------------------------------------------------------45
TITRE DU POSTE: Standardiste---------------------------------------------------------------------------------------------------- 46
TITRE DU POSTE: Coursier--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto------------------------------------------------------------------------------------------------- 48
TITRE DU POSTE: Chauffeurs------------------------------------------------------------------------------------------------------ 49
TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères et entreprises----------------------------------------------------50
TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des confessions religieuses--------------------------------------------52
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé-----------------------------------------------------------------------------54
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et des Relations Publiques------------------------------------56
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web---------------------------------------------------------------------58
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de Suivi-Evaluation----------------------------------------------59
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation------------------------------------------------------------------------------61
TITRE DU POSTE: Gestionnaire de la base de données----------------------------------------------------------------------63
TITRE DU POSTE: Chargé de l’Informatique-----------------------------------------------------------------------------------64
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne----------------------------------------------------------------------------------------------66
CYCLE : GESTION DU COURRIER----------------------------------------------------------------------------------------------72
PROCEDURE : COURRIER DEPART------------------------------------------------------------------------------------------------72
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE----------------------------------------------------------------------------------------------- 74
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL-------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE : PREAMBULE-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 77
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL--------------------------------------------------------------------------83
PROCEDURE : SALAIRES------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 85
PROCEDURE : CONGES------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 88
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES------------------------------------------------------------------------92
PROCEDURE : RUPTURE DE CONTRAT DE TRAVAIL--------------------------------------------------------------------------95
PROCEDURE : MISSIONS----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 97
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL--------------------------------------------------------------------------------102
CYCLE : GESTION DES ACHATS---------------------------------------------------------------------------------------------- 107
PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION----------------------------------------------------------------------------------------- 107
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE -- 109
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS-------------------------------------------112
3 / 302
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS-----------------115
PROCEDURE : SUIVI DES DELAIS DE LIVRAISON DES COMMANDES----------------------------------------------------119
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS------------------------------------------------------------------------------------------- 121
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON--------------------------------------------------------------------------------123
PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR------------------------------------------------------------125
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------------------------128
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------ 128
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES----------------------------------------------------------------------------------------- 130
PROCEDURE : GESTION DES SORTIES D’IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------133
PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE------------------------------------------------------------------------------135
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS----------------------------------------------------140
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS--------------------------------------------------------------------143
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS------------------------------------------------------------------------145
CYCLE : GESTION DES STOCKS----------------------------------------------------------------------------------------------- 149
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES------------------------------------------------------149
PROCEDURE : GESTION DU CARBURANT-------------------------------------------------------------------------------------153
PROCEDURE : GESTION DES KITS----------------------------------------------------------------------------------------------- 155
PROCEDURES FINANCIERES--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE---------------------------------------------------------------------------------------------- 159
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------ 159
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS----------------161
PROCEDURE :CALENDRIER D’ELABORATION DU PABA--------------------------------------------------------------------166
PROCEDURE :Contrôle des engagements et Suivi budgétaire/analytique sous le logiciel-------------------------167
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES--------------------------------------------------------------------------------172
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX------------------------------------------------------------------------------------------ 172
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT INITIAL-------------------------------------------------------------------------------174
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL----------------------------------------------------------177
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT----------------------------------------------------------------------------------------------- 180
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE--------------------------------------------------------------------------------------182
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS DU PARTENAIRE----------------------------------------------------182
PROCEDURE : GESTION DES COMPTES BANCAIRES------------------------------------------------------------------------185
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE----------------------------------------------------------------186
PROCEDURE : GESTION DE LA CAISSE DE MENUES DEPENSES-----------------------------------------------------------190
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES---------------------------------------------191
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE-------------------------------------------------------------------195
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER----------------------------------------------------------------------------197
PROCEDURES COMPTABLES-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES--------------------------------------------------------------------------------------- 202
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE / COMPTABILITES INTEGREES----------------------------------------205
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE------------------------------------207
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME DE CLASSEMENT DES PIECES-------------------------------209
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES-------------------------------------------------------------------------------------------- 213
PROCEDURE : Généralités-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 215
PROCEDURE : Approvisionnement du compte spécial Banque----------------------------------------------------------216
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD)----------------------------------------------------------------217
PROCEDURE : Paiement de la DPD--------------------------------------------------------------------------------------------- 218
PROCEDURE : Achat de fournitures ou services-----------------------------------------------------------------------------219
PROCEDURE : Approvisionnement de la caisse-----------------------------------------------------------------------------220
PROCEDURE : Règlement des factures---------------------------------------------------------------------------------------- 221
PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG OU association-------------------------------------------222
PROCEDURE : Justification AU partenaire en développement des fonds reçus--------------------------------------223
PROCEDURE : Immobilisation des charges de l’exercice------------------------------------------------------------------224
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF)-----------------------226
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF------------------------------229
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT (DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT-------------------230
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD----------------------------------------------------------------------------------231
PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD------------------------------------------------------------------------------------------ 233
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE---------------------------------------------------------------234
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT--------------------------------------------------------------------235
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE--------------------------------------------------------------236
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE
D’AVANCE/D’ACOMPTE---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 237
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE--------------------------------------------------------------238
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES----------------------------------------------------------------------------239
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG ET JUSTIFICATION------------------------------------------------------240
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES------------------------------------------------------------------------------------243
PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock-------------------------------------------------------------------------------------244
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock---------------------------------------------------------------------------245
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS----------------------------------------------------------------------247
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS-----------------------------------------------------------------------------253
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION---------------------------------------------------------------------------------259
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT------------259
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE-----------------------------------------------------------------------------261
PROCEDURE : Audit EXTERNE--------------------------------------------------------------------------------------------------- 270
ANNEXES-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 272
SIGLES ET ACRONYMES
AC : Agent comptable
AI : Auditeur Interne
ADM : Procédures Administratives
ASE : Assistant de Suivi-Evaluation
ARV : Anti Rétro Viraux
BAC : Baccalauréat
BC : Bon de Commande
BL : Bon de Livraison
BQ : Banque
BTS : Brevet de Technicien Supérieur
CAI : Caisse
CE : Contrepartie de l’Etat
CO : Comptable
CS : Compte Spécial
CNLS : Conseil National de Lutte contre le Sida
CN : Coordonnateur National
CNA : Coordonnateur National Adjoint
CNSS : Caisse Nationale de Sécurité Sociale
CPA : Chef Parc Auto
CHA : Chauffeur
CI : Chargé de l’Informatique
CPLS : Comité Préfectoral de Lutte contre le Sida
CPT : Procédures Comptables
CRH : Chargé des Ressources Humaines
CRLS : Comité Régional de Lutte contre le Sida
CS : Coursier
CSAF : Chef du Service Administratif et Financier
CSCME : Chef Service Chargé des Ministères et des Entreprises
CSCCR : Chargé de la Société Civile et des Confessions Religieuses
CGSM : Chargé de la Gestion des Stocks et du matériel
CSSS : Chef Service du Secteur Santé
CSCRP : Chef de Service de Communication et des Relations Publiques
CSPSE : Chef de Service de Planification et de Suivi Evaluation
CUMP : Coût Unitaire Moyen Pondéré
DECF : Diplôme d’Etudes Comptables et Financières
DESCF : Diplôme d’Etudes Supérieures Comptables et Financières
DP : Demande de Proposition
DPD : Demande de Paiement Direct
DRF : Demande de Remboursement de Fonds
FCFA : Franc de la Communauté Francophone Africaine
FNUAP : Fonds des Nations Unies pour la Population
IEC : Information, Education et Communication
MSTCF : Maîtrise en Sciences Techniques Comptables et Financières
NIP : Note d’Information des Prestataires
OCB : Organisations Communautaires de Base
OD : Opérations Diverses
OHADA : Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PABA : Plan d’Action et Budget Annuels
PASCI : Programme d’Appui à la Société Civile
PJ : Pièce (s) Justificative (s)
PNLS : Programme National de Lutte contre le Sida
PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement
PTME : Prévention de la Transmission du VIH de la Mère à l’Enfant
PR : Présentation
PV : Procès Verbal
RP : Responsable des Programmes
REDES : Rapport sur l’Estimation des Flux de Ressources et des Dépenses en matière de Sida
RCS : Reporting, Contrôle et Supervision
RIF : Rapport Intérimaire Financier
RTSW : Responsable Technique du Site Web
SA : Secrétaire Administratif
SPa : Secrétaire Particulière
SP : Secrétariat Permanent
SP/CNLS-IST : Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement
Transmissibles
STa : Standadiste
TDR : Termes de Référence
VIH/ SIDA : Virus de l’Immuno-déficience Humaine/ Syndrome d’Immuno-Déficience Acquise
0- INTRODUCTION : PRESENTATION DU MANUEL
Section 1 : Section 1 : Champ d’application du Manuel PRM
01
Section 2 :Section 2 : Objectifs du Manuel PRM
02
Section 3 : Structure du Manuel PRM
03
Section 4 : Mise à jour du PRM
Manuel 04
Section 5 : Limites du manuel en matière de Contrôle interne PRM
05
9 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 01
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre
PROCEDURE : CHAMP D’APPLICATION DU MANUEL Folio : 1/1
Ce manuel formalise :
10 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERES ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 02
Octo
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL
bre
PROCEDURE : OBJECTIFS DU MANUEL Folio : 1/1
décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un
contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure
et définir les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;
utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées,
l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que:
11 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 03
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre
PROCEDURE : STRUCTURE DU MANUEL Folio : 1/2
Le manuel est structuré de manière à en faciliter son exploitation et sa mise à jour afin de
l’adapter à l’évolution tant de l’organisation du SP/CNLS-IST que des procédures formalisées. Il se
compose de cinq (5) parties principales, chacune d’elles comportant un certain nombre de
sections spécifiques :
Cette partie aborde les procédures de gestion du courrier, de gestion du personnel, de gestion
des achats, de gestion des immobilisations et matériel roulant, de gestion des stocks, de
fournitures et des kits.
La quatrième partie du manuel a pour but de décrire l’organisation comptable à mettre en place,
de définir les procédures à appliquer et de proposer des schémas d’écritures spécifiques.
Les dimensions suivantes sont prises en compte dans la présentation de chaque procédure :
objet de la procédure
application de la procédure
règles de gestion
étapes de la procédure
intervenants
description des opérations séquentielles nécessaires.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 04
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 1/2
La tenue à jour du présent manuel est tout aussi importante que sa mise en place. En effet, s’il
n’est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à jour, il perd de
son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par le SP/CNLS-IST pour permettre
la mise à jour de tous les exemplaires chaque fois qu’une modification sera effectuée. Il est
souhaitable de revoir systématiquement tous les 2 ans si le manuel reste adapté aux besoins des
activités du SP/CNLS-IST.
des changements dans la structure ou les activités du SP/CNLS-IST suivant les décisions
des autorités du CNLS-IST ;
des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant
les lois et règles comptables en vigueur ;
des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent ;
Le Cabinet ne pourra intervenir dans le cas de modification que sur demande du Coordonnateur
National du SP/CNLS-IST dans les domaines de conseils, avis ou propositions de modifications.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 04
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre
PROCEDURE : MISE A JOUR DU MANUEL Folio : 2/2
A l’issue de cette réunion, un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
les procédures existantes devant être modifiées ;
les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées ;
les principes des modifications à apporter ;
la personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de
procédures.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, la
Coordination se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intéressés.
Le Secrétaire Administratif classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un
classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections
Périmées".
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
INTRODUCTION PRM 05
CYCLE : PRESENTATION DU MANUEL Octobre
PROCEDURE: LIMITES DU MANUEL EN MATIERE DE
Folio : 1/1
CONTRÔLE INTERNE
1.5. Limites du manuel en matière de contrôle interne
Le Secrétariat Permanent en charge de la gestion administrative, financière et comptable est une
structure du CNLS-IST constituée principalement :
du Coordonnateur National (CN) ;
du Coordonnateur National Adjoint (CNA)
du Chef de Service Administratif et Financier (CSAF)
du Responsable des programmes (RP)
de l’Agent Comptable (AC)
du Comptable (CO)
du Chargé des Ressources Humaines (CRH)
du Secrétaire Administratif (SA)
du Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel (CGSM)
de la Secrétaire particulière (SPa)
de l’Auditeur Interne (AI)
Au plan technique, le personnel est constitué de :
du Chef de service chargé des ministères et des entreprises (CSCME)
du Chef de service chargé de la société civile et des confessions religieuses (CSCSCR)
du Chef de service chargé du secteur santé (CSCSS)
du Chef de service de communication et des relations publiques (CSCRP)
du Responsable Technique du site web (RTSW)
du Chef de service de planification et suivi-évaluation (CSPSE)
des Assistants de suivi-évaluation (ASE)
du Gestionnaire de la base de données (GBD)
du Chargé de l’informatique (CI)
Il faut préciser que la séparation des tâches incompatibles telle qu’exigée dans les moyennes ou
grandes structures par le contrôle interne ne serait être strictement respectée.
Trois (3) séries de mesures ont été intégrées au manuel pour pallier cet état de fait :
d’une part, deux au moins des personnes citées en matière de gestion administrative,
financière et comptable, sont partie prenante de la quasi-totalité des opérations, c’est à
dire qu’une seule personne ne saurait toute seule conduire une opération dans toute son
entièreté (du début à la fin, de l’exécution au contrôle final),
d’autre part, des contrôles internes sont opérés par l’un ou l’autre des membres sur le
travail fait par les autres,
enfin, des contrôles inopinés seront opérés périodiquement par le CNLS-IST et les
partenaires au développement.
PARTIE 1 : PRESENTATION DU CNLS-IST
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 1/4
1.1. MISSIONS DU CNLS-IST
Le Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections Sexuellement Transmissibles (CNLS)
est créé par décret présidentiel n° 2001/073 du 13 octobre 2001. Le Conseil National a pour
missions de :
- Définir les orientations politiques en matière de lutte contre le VIH/SIDA et les infections
sexuellement transmissibles ;
- Mobiliser les ressources externes et internes pour la mise en œuvre du plan stratégique
national ;
- Evaluer l’efficacité de la lutte contre le VIH, le SIDA et les IST ;
- Approuver les budgets et programmes annuels d’action ;
1.2. COMPOSITION ET ORGANISATION DU CNLS-IST
Le CNLS-IST est composé comme suit :
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
Octob
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST
re
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 2/4
Le CNLS-IST dispose de sept (7) organes dont le Secrétariat Permanent. Il s’agit des organes ci-
après :
- l’Assemblée plénière ;
- les Groupes de travail ;
- le Secrétariat Permanent ;
- la Commission Scientifique ;
- la Commission d’Ethique ;
- les Comités Régionaux de Lutte contre le SIDA/IST ;
- les comités préfectoraux de Lutte contre le SIDA/IST.
1.3. SECRETARIAT PERMANENT : MISSIONS ET ORGANISATION
Le Secrétariat Permanent du Conseil National de Lutte contre le Sida et les Infections
Sexuellement Transmissibles (SP/CNLS-IST) a pour mission de coordonner la mise en œuvre de la
lutte contre le VIH/SIDA et d’exécuter les décisions prises par le Conseil National en la matière. Il
assure la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de lutte
contre le VIH/SIDA et les IST. A ce titre il est chargé de :
- Susciter l’implication effective des différents secteurs ;
- Mobiliser et gérer les ressources pour appuyer la réponse Nationale à l’épidémie ;
- Assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de
l’Etat affecté à la lutte contre le VIH/SIDA ;
- Promouvoir l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes vivants avec le VIH/SIDA
y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ;
- Promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH/SIDA et assurer la
diffusion de l’information ;
- Représenter le Conseil National aux assises internationales relatives au VIH/SIDA/IST ;
- Organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ;
- Soumettre tous les six (6) mois au Conseil National, avant la tenue de sa session ordinaire,
un rapport sur l’évolution de l’épidémie et la réponse multisectorielle.
Le Secrétariat Permanent est organisé autour des services ci-après :
- le Cabinet de la Coordination ;
- le Service Administratif et Financier ;
- le Service chargé de la Planification et du Suivi-évaluation ;
- le Service chargé du Secteur Santé ;
- le Service chargé des Ministères (en dehors du secteur santé), des Entreprises, de la
Société Civile et des Confessions Religieuses ;
- le Service chargé de la Communication et des Relations Publiques.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 3/4
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PRESENTATION DU CNLS-IST PR 01
CYCLE : PRESENTATION DU CNLS-IST Octobre
PROCEDURE : MISSIONS, ATTRIBUTIONS ET ORGANISATION Folio : 4/4
Ils sont nommés par décret présidentiel qui désigne en même temps le Coordonnateur National
et son Adjoint.
21 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la république
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP Folio : 1/3
et Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de
lutte contre le VIH/SIDA
I. MISSION
Assurer la gestion technique, administrative et financière du Secrétariat Permanent. Il est
l’ordonnateur des dépenses. Il est assisté d’un Coordonnateur National Adjoint.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
Politique, plaidoyer et gestion technique
- assurer la mise en œuvre des décisions du CNLS ;
- assurer la coordination, l’appui technique et le suivi de l’ensemble des interventions de
lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
- élaborer les plans stratégiques nationaux de lutte contre le SIDA et les IST ;
- coordonner la planification stratégique et opérationnelle de la riposte nationale au SIDA ;
- mobiliser les ressources nécessaires pour appuyer la réponse nationale à l'épidémie la
réponse nationale ;
- susciter l'implication effective des différents secteurs ;
- promouvoir l’accessibilité aux services de prévention, de soins et traitement aux personnes
vivant avec le VIH y compris l’accessibilité aux antirétroviraux ;
- promouvoir et coordonner la recherche dans le domaine du VIH ;
- assurer la diffusion de l'information ;
- organiser des réunions périodiques de suivi avec tous les partenaires de développement ;
- créer et entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la lutte contre le
VIH ;
- superviser et valider l’élaboration des rapports techniques des activités ;
- représenter le CNLS aux assises internationales relatives au VIH, au SIDA et aux IST.
Gestion Administrative
- assurer l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ;
- assurer le bon fonctionnement des différents départements du SP ;
- veiller à l’application de la législation du travail ;
- faire respecter les clauses des Accords de Don et Conventions de financement et des autres
documents de base et en assurer le suivi ;
- organiser des audits techniques et financiers et opérationnaliser le plan de mise en œuvre
des recommandations ;
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Présidence de la République
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du SP Folio : 2/3
et Responsables des Comités Régionaux et Préfectoraux de
lutte contre le VIH/SIDA
- fournir régulièrement des rapports d’activités (semestriel et annuel) sur la riposte nationale
au Président du CNLS-IST, aux autres membres et aux bailleurs ;
- produire les comptes administratifs.
Gestion Financière
- assurer la gestion financière du SP/CNLS-IST ;
- assurer la coordination des ressources financières multilatérales, bilatérales et celles de l'Etat
affectées à la lutte contre le VIH/SIDA ;
- préparer et présenter au CNLS-IST les projets de budgets annuels pour approbation / adoption ;
- assurer la mise en œuvre des budgets après adoption ;
- assurer l’ordonnancement des dépenses ;
- cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes projets ;
- veiller à la préparation des états financiers annuels et des rapports d’activités ;
- signer les Demandes de Remboursement de Fonds (DRF), les Demandes de Paiement Direct
(DPD).
V. LANGUES
Parfaite connaissance de la langue française
Connaissance de l’anglais nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du Folio : 1/3
SP,
Personnel des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte
I. MISSION
Gestion Technique
- participer à la préparation des plans d’actions annuels de travail ;
- contribuer à créer et à entretenir les conditions propices pour l’atteinte des objectifs de la
lutte contre le VIH ;
- contribuer à la coordination technique avec les différents acteurs de lutte contre le
VIH/SIDA ;
- assister les différents acteurs dans la préparation de leur plan de travail et de leur budget
annuel ;
- s’impliquer dans la participation effective des différents acteurs impliqués dans la lutte
contre le VIH/SIDA et les IST ;
- s’impliquer dans la promotion de l’accessibilité aux soins et traitements aux personnes
vivant avec le VIH/SIDA y compris l’accessibilité aux anti-rétroviraux ;
- participer à la préparation des rapports d’activités et autres rapports devant être présentés
aux responsables nationaux et aux bailleurs de fonds.
Gestion Administrative
- contribuer à l’organisation générale du Secrétariat Permanent (SP) ;
- veiller au bon fonctionnement des différents postes ;
- veiller à l’application de la législation du travail ;
- veiller à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein du SP et du
CNLS ;
- contribuer à la gestion quotidienne du SP
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Coordonnateur National Adjoint
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel au niveau du Folio : 2/3
SP,
Personnel des Comités Régionaux et Préfectoraux de lutte
Gestion Financière
- participer à la préparation des projets de budgets annuels à présenter Conseil National pour
approbation / adoption ;
- contribuer à l’ordonnancement des dépenses ;
- cosigner les modes de paiements tirés sur les comptes désignés sur lesquels il est signataire ;
I. MISSION
Assister la Coordination dans l’exécution des tâches de gestion administrative et financière du
Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING. Il assure la supervision de la gestion du personnel, des
achats et stocks, du secrétariat et du parc auto.
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 2/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des
- participer à l’élaboration de la programmation financière des activités du SP/CNLS-IST
- suivre les opérations financières des comptes bancaires (engagement, retrait, règlement,
état de rapprochement bancaire) des différentes subventions des partenaires ;
- assister les responsables des sous bénéficiaires secondaires dans le suivi financier et dans la
mise en œuvre effective des fonds mis à leur disposition pour la réalisation des activités pour
lesquelles ces fonds sont destinés ;
- veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des
dépenses) dans tous les programmes du Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING;
- veiller à la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le
Coordonnateur National ;
Gestion comptable
- contrôler les pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne
imputation ;
- vérifier et certifier les factures d’eau, d’électricité et de téléphone ;
- suivre les comptes gérés ou co-gérés par le SP/CNLS-IST et faire les états de
rapprochements avec la Banque ;
- contrôler les procès-verbaux de caisse ;
- préparer et assister les missions d’audits financiers et mettre en œuvre les
recommandations pour améliorer la gestion du SP/CNLS-IST ;
- superviser la tenue de la comptabilité générale ;
- établir les états financiers consolidés du SP/CNLS6IST et sortir les rapports de gestion
financière ;
- contrôler la validation des factures et des reçus ;
- veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et
tout document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis ;
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 3/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des
- les procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses) dans tous les
programmes du SP/CNLS-IST sont respectées ;
- la transparence dans l’utilisation des ressources en collaboration avec le Coordonnateur
National est garantie ;
- les modes de paiements tirés sur les comptes bancaires du SP sont cosignés avec le
Coordonnateur National.
Résultats au plan comptable
- le contrôle des pièces pour s’assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne
imputation est effectif ;
- les états de rapprochement de banque et de caisse sont contrôlés ;
- la préparation et l’assistance des missions d’audits financiers sont assurées ;
- les recommandations des missions d’audits pour améliorer la gestion sont mises en
œuvre ;
- la supervision de la tenue de la comptabilité générale est assurée ;
- les états financiers consolidés du Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING et la production des
rapports de gestion financière sont établis ;
- la bonne gestion des comptes bancaires et de la caisse de menues dépenses est assurée ;
- le classement et l’archivage des pièces justificatives des opérations du SP et tout
document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis sont effectués ;
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef du Service Administratif et Financier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National Folio : 5/5
COLLABORATEURS : Agent comptable, Chargé des
V- LANGUES
V- LANGUE
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité de l’Agent Comptable les tâches comptables et financières du
SP/CNLS-IST.
participer à l’élaboration des budgets et requêtes des activités des services techniques ;
organiser les séminaires / ateliers ;
élaborer les budgets projets / activités ;
suivre les requêtes ;
faire les rapports financiers des activités ;
établir les états de salaires ;
faire les déclarations fiscales et sociales ;
assurer le suivi financier de l’exécution des activités ;
imputer et saisir les pièces comptables
établir les états de rapprochements bancaires ;
s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le chef
de service et l’agent comptable.
les budgets et requêtes des activités des services techniques sont élaborés ;
les séminaires et ateliers sont bien organisés ;
les rapports financiers des activités sont établis ;
les déclarations fiscales et sociales sont effectuées dans les délais ;
les imputations et saisies des pièces comptables sont effectuées quotidiennement ;
les états de rapprochements bancaires sont établis.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Comptable
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Agent Folio : 2/2
comptable
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif
et financier Folio : 1/2
COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines,
le secrétaire administratif et tout le reste du
I. MISSION
Assurer sous la supervision du Chef du Service Administratif et Financier le suivi des projets
financés par les bailleurs.
suivre tous les financements des projets / programmes gérés par le Cabinet LIEPSC-CEFILD
CONSULTING ;
élaborer les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers ;
produire les rapports financiers de ces projets / programmes ;
élaborer les budgets et les rapports financiers des activités du Cabinet LIEPSC-CEFILD
CONSULTING ;
élaborer annuellement le rapport REDES ;
participer à l’élaboration les rapports annuels des activités ;
s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par le Chef
de Service ou par le Coordonnateur.
le suivi des financements des projets / programmes gérés par le Cabinet LIEPSC-CEFILD
CONSULTING est assuré ;
les budgets des projets financés par les partenaires techniques financiers sont élaborés ;
les rapports financiers de ces projets / programmes sont produits ;
le rapport annuel REDES est élaboré ;
la participation à l’élaboration des rapports annuels des activités est effective ;
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Responsable des Programmes
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service administratif
et financier Folio : 2/2
COLLABORATEURS : Chargé des ressources humaines,
le secrétaire administratif et tout le reste du
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
41 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chargé des Ressources Humaines
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Folio : 1/1
Programmes COLLABORATEURS : Tout le reste du
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chargé de programmes la gestion du personnel.
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Secrétaire Administratif
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chargé de Folio : 1/2
Programmes COLLABORATEURS : Tout le reste du
I. MISSION
Assurer la gestion du secrétariat général du SP/CNLS-IST et appuyer tous les responsables de
services.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
réceptionner et enregistrer les dossiers ou correspondances transmis aux chefs de
service ;
assurer leurs ventilation conformément aux instructions des chefs de services ;
saisir les notes d’analyses, projets de lettres et rapports établis par les chefs de service ;
tenir à jour le répertoire des partenaires et des acteurs de la lutte contre le sida ;
appuyer l’organisation des réunions intérieures et extérieures auxquelles participent les
membres dans le cadre de la mise en œuvre des activités ;
participer aux réunions et rédiger des comptes rendus et/ou des rapports ;
saisir et mettre en forme les documents de politique nationale en matière de lutte contre
le sida produits par le Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING;
assurer le suivi de la mise en forme et de la qualité de la présentation des documents
nationaux produits par le Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING jusqu'à leur tirage définitif à
l’imprimerie ;
assurer la gestion des fichiers des documents produits par le Cabinet LIEPSC-CEFILD
CONSULTING.
s’acquitter de toute mission ou tâche administrative qui peut lui être confiée par les chefs
de service.
V. LANGUE
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chargé de la gestion des stocks et du matériel la gestion
des appels.
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Coursier
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Folio : 1/1
Comptable COLLABORATEURS :
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef Parc auto
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Comptable Folio : 1/1
COLLABORATEURS : Les chauffeurs
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chauffeurs
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef parc Folio : 1/1
auto COLLABORATEURS :
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du chef parc auto le transport du personnel.
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères
et entreprises
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Folio : 1/2
Ministères, Entreprises, Société civile et confessions
religieuses COLLABORATEURS : Tout le reste du
personnel
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les
ministères et les entreprises.
les différents partenaires pour la mise en œuvre de leur plan de travail et respect des
plans d’action sont assistés ;
la liaison avec les services et les institutions des différents secteurs et correspondants du
secteur de la santé est assurée ;
50 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef service chargé des Ministères
et entreprises
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Folio : 2/2
Ministères, Entreprises, Société civile et confessions
religieuses COLLABORATEURS : Tout le reste du
personnel
les mécanismes d’implication des PME / PMI et du secteur informel dans la lutte contre le
VIH / SIDA et les IST sont développés ;
la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ;
la qualité des interventions et le respect des plans d’actions sont effectifs ;
la régularité de la rédaction des rapports émanant de chaque comité sectoriel et des
entreprises est garantie ;
la régularité des rencontres des membres de chaque comité sectoriel est assurée ;
un appui technique aux activités de micro-planification, de formation et de recherche sur
les IST / VIH / SIDA est donné ;
le rapport annuel d’activités de ces secteurs et sous-secteurs est produit ;
V. LANGUES
Bonne connaissance de la langue française
Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
51 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chargé de la société civile et des
confessions religieuses
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef service des Folio : 1/2
Ministères, Entreprises, Société civile et confessions
religieuses COLLABORATEURS : Tout le reste du
personnel
I. MISSION
Assurer sous la responsabilité du coordonnateur national la gestion des relations avec les
sociétés civiles et confessions religieuses.
V. LANGUES
Bonne connaissance de la langue française
Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef Service du Secteur Santé
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur Folio : 1/2
National COLLABORATEURS : Tout le reste du
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Communication et
des Relations Publiques
Folio : 1/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur
National COLLABORATEURS : Tout le reste du
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Responsable Technique du site web
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de
Folio : 1/1
Communication et de Relations Publiques
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Chef de Service de Planification et de
Suivi- Evaluation
Folio : 1/2
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur
National COLLABORATEURS : Tout le reste du
personnel
I. MISSION
le suivi des différents plans selon les indicateurs du PNSE est assuré ;
les plans opérationnels et les plans de travail de Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING
et du SP / CNLS-IST sont élaborés ;
un plan national de recherche et de surveillance épidémiologique est élaboré ;
coordonner les activités de surveillance épidémiologique et de recherche dans le domaine
du VIH / SIDA et des IST son coordonnées ;
le programme trimestriel d’activités du Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING est élaboré ;
la synthèse périodique des bilans des différents services est effectuée ;
les interventions du plan stratégique national et du plan opérationnel sont évaluées ;
un appui technique aux activités de formation relative à la planification, à l’évaluation et à
la recherche est donné ;
l’information stratégique sur les tendances évolutives de l’épidémie est produite
semestriellement ;
la production des rapports de projets de la riposte nationale (accès universel, UNGASS
etc.) est coordonnée ;
le rapport annuel du Cabinet LIEPSC-CEFILD CONSULTING est élaboré.
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
60 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Assistants de suivi-évaluation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et
Folio : 1/2
de Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I. MISION
Assister le Chef de Service de Planification et de Suivi-évaluation de Suivi et Evaluation dans la
mise en œuvre des activités de planification et de suivi-évaluation.
II. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
appuyer le responsable de service dans la mise en œuvre des activités de planification et
de suivi-évaluation ;
assurer la collecte, l’analyse des données à tous les niveaux ;
mesurer le niveau de prévalence de l’infection du VIH et en suivre les tendances dans le
temps et dans l’espace ;
évaluer le changement de comportements sexuels au sein de la population ;
Juger de l’impact des interventions sur l’évolution de l’épidémie du VIH ;
superviser l’exécution des activités des autres services et autres secteurs et sous-secteurs
intervenant dans la lutte contre le VIH/SIDA ;
élaborer des notes périodiques sur la situation épidémiologique et comportementale ;
donner un appui technique aux activités de recherche sur la situation épidémiologique ;
s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le chef de service juge
nécessaire de lui confier.
61 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre
TITRE DU POSTE: Assistants suivi-évaluation
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Chef Service de Planification et
Folio : 2/2
de Suivi-Evaluation
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
IV. CONNAISANCES ET APTITUDES
V. LANGUE
I. MISSION
V. LANGUES
- Bonne connaissance de la langue française
- Connaissance de l’anglais de travail nécessaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Octobre 2012
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou
Folio : 1/3
son Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
I- MISSION
Assurer les missions d’audit interne pour le SP/CNLS-IST et des structures décentralisées qu’il
appuie.
II- PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
exécuter les missions d’audit interne en conformité avec les normes internationales régissant
la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ;
s’assurer de l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de
la passation des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure
débouchant sur le financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les
IST ;
identifier les dysfonctionnements (niveau SP/CNLS-IST, structures décentralisées, ONG,
Communautés, autres partenaires) ainsi que leurs conséquences et proposer des solutions
pour y remédier ;
conduire les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures
sont respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante;
faire des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués ;
contribuer au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifiées ;
apprécier ex post les transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en s’assurant
de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et corruptions
éventuelles ;
s’assurer de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des
différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement ;
travailler en collaboration avec les auditeurs externes ;
préparer et suivre le plan de mise en œuvre des recommandations des audits ;
produire un rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du SP/CNLS-IST, des CRLS/IST et
des CPLS/IST. Le rapport est adressé au Coordonnateur National du SP/CNLS-IST qui se
charge de la diffusion.
produire au plus tard par trimestre, un rapport de synthèse des faiblesses importantes
identifiées au niveau de certaines Régions et Préfectures et du SP/CNLS-IST ;
s’acquitter de toute mission ou tâche administrative que le Chef de Service peut lui confier.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Mai 2015
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou
Folio : 2/3
son Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
- les missions d’audit interne sont exécutées en conformité avec les normes internationales
régissant la pratique professionnelle de l’Audit interne et les procédures admises ;
- l’application des procédures dans les domaines de l’administration générale, de la passation
des marchés, de la gestion financière mais surtout de toute la procédure débouchant sur le
financement des acteurs impliqués dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST est assurée ;
- les dysfonctionnements ainsi que leurs conséquences (niveau CABINET LIEPSC-CEFILD
CONSULTING, structures décentralisées, ONG, Communautés, autres partenaires) sont
identifiées et des solutions sont proposées pour y remédier ;
- les missions de contrôle opérationnel de terrain afin de s’assurer que les procédures sont
respectées et que les activités à la base se déroulent de manière satisfaisante sont
conduites ;
- des restitutions à tous les niveaux sur les constats effectués sont faites ;
- la contribution au renforcement de capacités de tous les acteurs sur la base des faiblesses
identifiées est assurée ;
- l’appréciation ex post des transactions financières liées aux activités du SP/CNLS-IST, en
s’assurant de leur opportunité, de leur régularité et, des niveaux de risques, fraudes et
corruptions éventuelles est assurée ;
- le contrôle de la mise en œuvre des recommandations des audits externe, interne et des
différentes missions de supervision y compris celles des bailleurs de fonds et du
Gouvernement est assuré ;
- la collaboration avec les auditeurs financiers et techniques est effective ;
- le rapport trimestriel de contrôle interne au niveau du CABINET LIEPSC-CEFILD
CONSULTING, des CRLS/IST et des CPLS/IST est produit.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES PR 01
CYCLE : DESCRIPTION DE POSTE Mai 205
TITRE DU POSTE: Auditeur Interne
SUPERVISEUR HIERARCHIQUE : Coordonnateur National ou
Folio : 3/3
son Adjoint
COLLABORATEURS : Tout le reste du personnel
V- LANGUE
Recrutement ADM 04
Congés ADM 07
70 / 302
Gestion des sorties d’immobilisations ADM 22
70 / 302
Section 1. Gestion du Courrier
Préparation
Enregistrement
Transmission
Classement
2.1.1.5. INTERVENANTS
La Secrétaire Particulière
Le Secrétaire Administratif
Les Chefs de Service
Le Coordonnateur National ou son Adjoint.
72 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 01
CYCLE : GESTION DU COURRIER Octobre
PROCEDURE : COURRIER DEPART Folio : 2/2
1. Préparation
La
Secrétaire Rédige ou reçoit le projet de lettre du Coordonnateur National, ou de son
Particulière Adjoint ou de ses collaborateurs ;
/ Fait la saisie, traite et le présente à l’intéressé pour d’éventuelles
Le observations. Ensuite passe à l’enregistrement du courrier.
Secrétaire
Administra 2. Enregistrement du courrier
tif
Enregistre tout courrier à transmettre dans le Registre « Courrier Départ »
avant sa transmission.
Inscrit :
La
Secrétaire
- le numéro attribué au courrier,
Particulièr
- la date de départ,
e/
- le destinataire,
Le - l’objet,
Secrétaire - les observations éventuelles.
Administra
tif 3. Transmission
4. Classement
Conserve une copie de chaque courrier et tient des chronos « Courrier Départ
Le coursier »,
« Fax Départ », « E-mail Départ » spécifique au SP/CNLS-IST.
La
Secrétaire
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 02
CYCLE: GESTION DU COURRIER Octobre
PROCEDURE : COURRIER ARRIVEE Folio : 1/2
2.1.2.1. OBJET
Tout courrier reçu par le SP doit être enregistré dans le Registre « Courrier Arrivée ».
Enregistrement
Transmission au Coordonnateur National ou son Adjoint
Distribution
Classement
2.1.2.5. INTERVENANTS
1. Enregistrement
La
Inscrit dans le Registre :
Secrétaire
- la date d’arrivée,
Particulièr
- la date et le numéro de la correspondance,
e / Le
- l’expéditeur,
Secrétaire
- l’objet,
Administra
- les observations éventuelles.
tif
Appose également le cachet « courrier Arrivé » sur la correspondance et y
porte les annotations suivantes :
- la date d’arrivée,
- le numéro interne attribué au courrier.
Préambule ADM 03
Recrutement ADM 04
Congés ADM 07
2.2.1 PREAMBULE
A l’exception des membres nommés et des fonctionnaires détachés, le reste du personnel est lié
au Secrétariat Permanent du CNLS-IST par un contrat de travail. Il doit être établi dans le respect
de la législation du travail en vigueur. Le contrat doit entre autre préciser :
a) objet du contrat,
b) durée du contrat,
c) lieu de travail,
d) rémunération,
e) obligation de l’employé,
f) obligation de l’employeur,
g) absences et maladies,
h) congés,
i) cessation du contrat,
j) règlement des conflits.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Mai 2015
PROCEDURE : RECRUTEMENT Folio : 1/5
2.2.2 RECRUTEMENT
2.2.2.1. OBJET
2.2.2.5 INTERNENANTS
80 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Mai 2015
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 4/5
7. Déci si on d ’emb au ch e
81 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 04
CYCLE: GESTION DU PERSONNEL Mai 2015
PROCEDURE: RECRUTEMENT Folio : 5/5
8. Etablissement du contrat de travail
Le Chargé
des - Etablit le projet de contrat de travail
- Le soumet au Coordonateur National
Ressources
- Intègre les observations éventuelles
Humaines - Etablit le contrat définitif
- Présente le contrat au candidat retenu qui en prend connaissance et le signe
en cas d’accord.
- Le fait signer par le Coordonateur National
- Le fait signer par le partenaire en développement le cas échéant
- Remet un exemplaire du contrat au nouvel agent
- Ouvre un dossier individuel pour le nouvel agent
- Classe un exemplaire du contrat dans le dossier individuel de l’agent
- Collecte au niveau de l’agent les autres documents devant constituer le
dossier individuel
Le Contrat de travail est à durée déterminée et doit comporter, entre autres :
- La désignation du poste de travail ;
- La durée des engagements contractuels ;
- La durée de la période d’essai ;
- La description des tâches ou la définition des fonctions ;
- Les éléments de rémunération et les modalités de paiement et;
- Les dispositions relatives aux congés annuels ;
- Les obligations du travailleur ;
- Les modalités de règlement des conflits.
L’embauche de l’Agent entraîne l’ouverture d’un dossier individuel qui reçoit les
premiers éléments suivants :
- Une demande manuscrite
- Une fiche de renseignement fournie par le SP/CNLS-IST
- Un certificat de nationalité togolaise
- Un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois mois
- Un certificat de visite médicale
- Un extrait d’acte de naissance
- Copies légalisées des actes de naissance des enfants
- Un certificat de vie et de charge
- Une copie des diplômes
- Un exemplaire du contrat de travail
- Les copies de certificats de travail antérieurs
- Deux photos d’identité
- Un curriculum vitae, éventuellement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 05
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE: TENUE DU DOSSIER DU PERSONNEL Folio : 1/2
2.2.3.1. OBJET
2.2.3.2. APPLICATION
2.2.3.5. INTERVENANTS
2. Mise à jour
Le Chargé
des Complète régulièrement le dossier individuel initial du personnel par les
Ressources différents documents de gestion concernant l’employé (copie des bulletins de
Humaines salaire, décisions de congé, certificats de reprise de service, certificat de
maladie, permissions d’absence, les notes disciplinaires, etc.)
3. Classement
Le Chargé
des Conserve les dossiers individuels dans un meuble ou tiroir à clé pour en assurer
Ressources la confidentialité.
Humaines
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 06
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : SALAIRES Folio : 1/3
2.2.4 SALAIRES
2.2.4.1. OBJET
Décrire le processus de préparation et de règlement du salaire au personnel du SP/CNLS-IST,
le paiement des charges sociales et fiscales afférentes aux salaires.
2.2.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique mensuellement pour les salaires à payer au personnel dans le cadre
de la mise en œuvre des activités du SP/CNLS-IST.
2.2.4.3. REGLES DE GESTION
ième
La procédure est mise en œuvre dès le 25 jour de chaque mois par
l’Agent Comptable.
Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un Etat de
salaires et un bulletin individuel de paie.
La rémunération est versée par virement ou chèque bancaire, et exceptionnellement
en espèce pour le personnel d’appui non cadre.
Aucune avance sur salaire ne peut être accordée.
2.2.5. CONGES
2.2.5.1 OBJET
Les congés annuels doivent être planifiés après la planification des activités pour
l’année suivante. Le planning annuel des congés doit être validé en réunion d’équipe
présidée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.
Après une durée effective de travail de onze (11) mois et pour tenir compte de la
durée des contrats de travail qui est de 12 mois, un droit aux congés est acquis selon
la réglementation en vigueur au Togo.
La durée du congé est de 30 jours.
L’employé perçoit le montant de l’allocation de congé le jour de son départ en congé.
Cette allocation correspond au salaire mensuel moyen perçu par l’agent durant les 11
mois de service.
En dehors des cas de rupture ou d’expiration de contrat, aucune indemnité
compensatrice en lieu et place du congé ne peut être octroyée à l’employé.
Exceptionnellement, le congé annuel, peut être accordé par tranches de 15 jours
lorsque les nécessités de service l’exigent. De même, le travailleur en congé peut être
rappelé pour les mêmes motifs.
L’agent en congé doit, avant son départ, procéder à une passation de service avec son
intérimaire à qui, il doit remettre une fiche d’intérim.
A la fin des congés, l’employé doit impérativement reprendre le service aux dates
indiquées sur sa décision.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : CONGES Folio : 2/4
2.2.5.5 INTERVENANTS
90 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 07
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : CONGES Folio : 4/4
3. Notification
Le Chargé
des Remet l’original de la décision de congé à l’employé pour notification
Ressources Classe une copie de la demande et de la décision
Humaines
Donne une copie à l’Agent Comptable
5. Reprise de service
Etablit un certificat (attestation) de reprise de service au nom
Le Chargé de l’employé
des Transmet le certificat au Coordonnateur National pour signature
Ressources
Humaines Signe le certificat (attestation)
Le transmet au Chargé des Ressources Humaines
Le
coordonate
ur national Remet l’original du certificat à l’employé
Classe une copie du certificat de reprise de service dans le
Le Chargé dossier individuel du personnel
des
Ressources
Classe une copie du certificat de reprise de service dans le dossier de
Humaines
91 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE: AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 1/2
2.2.6 AUTRES AUTORISAT ION S D ’ ABSENCES
2.2.6.1 OBJET
Réglementer les autres autorisations d’absences pour maladies ou pour convenances
personnelles.
2.2.6.2 APPLICATION
La procédure s’applique aux demandes du personnel devant s’absenter pour diverses causes.
2.2.6.3 REGLES DE GESTION
Les autorisations d’absences légales sont basées sur la réglementation en vigueur,
notamment en ce qui concerne les jours à accorder à l’occasion d’événements
familiaux :
Les autorisations d’absence sont accordées au travailleur sans retenue sur salaire ou
sans déduction du congé annuel dans une limite de dix (10) jours.
En dehors des cas ci-dessus énumérés, l’employé peut bénéficier d’autorisations
d’absence pour convenances personnelles dans la limite de dix (10) jours.
Toute absence doit être justifiée et autorisée par le supérieur hiérarchique.
Toute absence non autorisée entraine systématiquement des sanctions disciplinaires
selon les textes en vigueur.
2.2.6.4 ETAPES DE LA PROCEDURE
La procédure comprend les opérations suivantes :
Absences maladies
Absences légales
Absences pour convenance personnelle
Sanctions
2.2.6.5 INTERVENANTS
L’Employé
Le Chargé des Ressources Humaines
Le Coordonateur National ou son Adjoint
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2
1. Absence pour maladies
L’employé
Se fait établir un certificat médical par un médecin
Le dépose ou le fait déposer au niveau du Chargé des Ressources
Humaines ou de la Secrétaire Particulière au plus tard quarante huit
(48) heures suivant la déclaration de la maladie.
2. Absences légales
4. Sanctions
Le Chargé
Constate les absences sans autorisations préalables
des
Avise le supérieur hiérarchique qui exige de l’employé une
Ressources
demande d’explication écrite
Humaines
Initie, si nécessaire, une proposition de sanction conformément
aux textes en vigueur.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 08
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre 2012
PROCEDURE : AUTRES AUTORISATIONS D’ABSENCES Folio : 2/2
OU
Supérieur Adresse une demande d’explication au fonctionnaire
hiérarchique Envoie le dossier au Ministre chargé de la fonction publique
Sauf en cas de décès de l’Employé, la partie qui prend l’initiative de la rupture, doit
aviser le cocontractant par une lettre précisant les motifs de la rupture,
conformément aux clauses de résiliation du contrat.
Au moment de son départ, l’Employé doit remettre au SP/CNLS-IST tous les biens et
matériels mis à sa disposition.
Le contrat peut être résilié sur l’initiative de chacune des parties au contrat.
Expiration du contrat
Les droits de licenciement pour les contractuels seront calculés conformément aux
dispositions du code général du travail au Togo lorsque le licenciement est du fait
du CABINET LIEPSC-CEFILD CONSULTING.
Toute absence non justifiée d’une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.
Les perdiem
Le carburant nécessaire à l’exécution de la mission
Une avance égale à 80 % des perdiem est consentie au départ de la mission ainsi que la
totalité des frais de carburant. La quantité de carburant est fonction de la distance à
parcourir et de la consommation du véhicule.
Aucune autre avance pour une nouvelle mission ne sera accordée si l’avance
préalablement perçue n’a pas été justifiée.
Trois (3) jours au plus tard après le retour de mission, un rapport de mission doit être
déposé.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 10
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 2/5
2.2.8.5 INTERVENANTS
Le chef de mission
Le Coordonateur National
Le Comptable
L’Agent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le superviseur hiérarchique
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 10
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 3/5
- N° de l’ordre de mission
- Nom, prénoms et fonction du chef de mission
- Noms des autres participants, s’il y a lieu
- Lieux de destination
- Dates de départ et de retour
- Motif
- N° du Véhicule
- Nom du chauffeur
- Quantité de carburant prévue
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 10
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : MISSIONS Folio : 5/5
L’Agent
Comptable Fait une copie du chèque
Remplit le registre des chèques émis
Fait émarger le chef de mission sur le registre et sur la copie du chèque
Fait émarger tous les bénéficiaires, s’il y a lieu, sur l’état des perdiem
Remet le chèque au chef de mission
Joint une copie de l’ordre de mission à la copie du chèque et à l’état
des perdiems
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 11
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 1/4
2.2.9.1 OBJET
Définir le processus permettant, d’une manière générale, une évaluation objective du personnel
Tout formulaire d’évaluation rempli doit être signé par l’évaluateur et l’évalué
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 11
CYCLE : GESTION DU PERSONNEL Octobre
PROCEDURE : EVALUATION DU PERSONNEL Folio : 2/4
2.2.9.5 INTERVENANTS
Le
coordonateur Apprécie l’évaluation effectuée
national S’entretient avec le Chef de service et l’agent évalué, si nécessaire
et surtout en cas de désaccord
Porte son avis global et ordonne l’évaluation définitive
Transmet le formulaire visé au Chargé des ressources humaines
2.3.1PRINCIPES DE GESTION
Les procédures décrites dans le présent manuel ne concernent pas les éléments
d’approvisionnement pour lesquels les partenaires en développement (PNUD, FNUAP,
Fonds Mondial etc…) sont responsables.
Le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du
matériel, l’Agent Comptable ont la responsabilité des achats et de la gestion des stocks au
niveau du SP/CNLS-IST. Pour ce faire, ils doivent :
recenser les besoins des différents utilisateurs,
trouver les fournisseurs,
passer les commandes et suivre leur exécution en s’assurant les meilleures
conditions de qualité, délai de livraison, prix et paiement.
Les achats à effectuer par le SP/CNLS-IST sont limités aux dépenses relatives aux
activités prévues dans son plan d’actions. Ces achats portent principalement sur :
des prestations de services auprès de consultants, ONG, Associations,
Organisations Communautaires de Base, Districts, etc.
des achats de petits matériels, fournitures et services
Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel est saisi des demandes d’achat (DA)
émises par les différents utilisateurs.
Chaque utilisateur potentiel dispose d’une liasse de DA en triple exemplaires :
exemplaire blanc (Le responsable des achats et stocks)
exemplaire jaune (joint à la facture)
exemplaire bleu (utilisateur)
Toutes les DA sont centralisées au niveau du Chargé de la gestion des stocks et du
Matériel. Une fois le besoin exprimé et reçu, Chargé de la gestion des stocks et du
Matériel se réfèrera au fichier des fournisseurs à double entrée :
par article indiquant les fournisseurs susceptibles de répondre aux spécifications
demandées
par fournisseur, avec tenue à jour des prix pratiqués et des relations antérieures (sans
omettre le rappel d’inscription sur la liste noire des fournisseurs défaillants)
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
LIEPSC- PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 12
CEFILD CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
CONSULTIN PROCEDURE : PRINCIPES DE GESTION Folio : 2/2
G
Le choix d’un fournisseur découle de la comparaison des offres, éventuellement
débattues en comité de sélection selon la valeur des biens à acquérir.
Pour tout achat de montant inférieur à 50.000 F CFA, la décision d’attribution est
du ressort du Chargé de la gestion des stocks et du matériel. L’établissement d’un
bon de commande (BC) n’est pas requis.
Pour tout achat de montant supérieur ou égal à 50.000 F CFA mais inférieur à 100.000
F CFA, la décision d’attribution est du ressort du Coordonnateur National et du Chef
Service Administratif et Financier. L’établissement d’un bon de commande est requis.
Pour tout achat supérieur ou égal à 100.000 F CFA, la décision d’attribution est du
choix du comité de sélection présidé par le Coordonnateur National et qui comprend le
Chef du service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des stocks et du
Matériel, de l’Agent comptable. L’établissement d’un bon de commande est requis.
Afin d’obtenir des prix compétitifs, tout achat d’un montant supérieur ou égal à 100.000
F CFA doit faire l’objet d’une consultation d’au moins trois (3) fournisseurs (dans le cas
où il existe plusieurs fournisseurs).
Le bon de commande est établi par le Chef du service Administratif et Financier sur
la base d’une facture pro forma
La responsabilité du SP/CNLS-IST est engagée par la signature du bon de commande par
le Coordonnateur National
L’établissement du bon de commande doit être soigné et contrôlé car les
conséquences d’une erreur peuvent être graves. En cas de litige, ce bon est la pièce
essentielle pour appuyer une réclamation
Les bons de commande sont pré - numérotés en trois (3) exemplaires :
original + 1 exemplaire pour le fournisseur
le dernier exemplaire reste à la souche du carnet (au niveau du responsable
des achats et stocks
Chef du service Administratif et Financier suit la commande jusqu’à la livraison
Pour le suivi du délai de livraison, le Chef du service Administratif et Financier effectue
les relances écrites et signées par le Coordonnateur National. En cas de retard, il prend
avec l’utilisateur et le fournisseur les dispositions (livraisons fractionnées) propres à
amortir les inconvénients du retard.
Toute livraison / réception de la commande d’un bien ayant fait l’objet d’un achat
sera effectuée par le Chef Service Administratif et Financier, le Chargé de la gestion des
stocks et du matériel, l’Agent comptable en présence du demandeur.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
LIEPSC- CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
CEFILD
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES
CONSULTIN Folio : 1/3
DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
G
2.3.2 CON ST ITUTION D ’UN E BASE D E D ONN EES DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-
TRAITANCE
2.3.2.1 OBJET
Constituer un fichier de Prestataires (ONG, Associations, OCB, etc.) à consulter pour les
prestations de service de sous-traitance
La procédure s’applique pour la première fois dès le démarrage de la mise en œuvre des
activités du Partenaire en Développement qui finance l’activité à mener par le SP/CNLS-IST avec
des mises à jour annuelles au mois de décembre de chaque année.
CORRESPONDANTES Généralités
Les prestataires de services susceptibles d’être éligibles à la sous-traitance sont :
les structures d’encadrement publiques et privées ;
les ONG ;
les organisations à caractère communautaire et/ou associatif.
A travers un avis d’appel à manifestation d’intérêt lancé dans la presse, le SP/CNLS-
IST invite toutes les structures actives en matière de développement participatif ou
d’encadrement rural à se manifester. Cet avis comporte les informations que ces
structures doivent fournir, notamment:
le statut légal ;
les domaines de compétence ;
les références techniques (rapport annuel le plus récent, etc.) ;
le personnel de terrain ;
les moyens logistiques ;
l’aire d’intervention ;
l’existence d’un compte bancaire et d’une comptabilité transparente ;
l’adresse exacte de la structure.
Sur la base des informations fournies, le SP/CNLS-IST présélectionne des structures
éligibles et constituent le répertoire des structures potentielles de sous-traitance
dans chaque Région.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES
Folio : 2/3
DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
Les structures retenues dans le répertoire sont conviées à un atelier régional
d’orientation et de programmation au cours duquel les mécanismes de la réponse locale
et le cahier de charges de sous-traitance sont présentés.
Les séquences de ces ateliers s’articulent comme suit :
présentation de la structure organique et le fonctionnement du CNLS et du mécanisme
multisectoriel de lutte contre le VIH/SIDA et les Maladies Sexuellement Transmissibles
discussion de la méthodologie sur la participation communautaire (rurales, urbaines et
groupes spécifiques) à la réponse locale dans la lutte contre le VIH/SIDA et les IST ;
exercice sur le terrain axé sur l’utilisation des outils participatifs ;
consolidation de la méthodologie ;
présentation des aires d’intervention du Projet;
élaboration d’un plan de travail type;
présentation et discussion d’un plan d’action - convention type.
Chaque année les nouvelles structures pré - sélectionnées sont invitées à des séances de
concertation.
Procédure de mise à jour de l'agrément
L'inscription au registre ou fichier des prestataires se fait de façon continue au niveau du
SP/CNLS-IST qui procède à la présélection sur la base des critères retenus.
Une mise à jour systématique de la base de données se fait aussi par le biais du système
d'évaluation du prestataire par le SP/CNLS-IST et/ou les groupes communautaires
(bénéficiaires finaux) qui donnent leurs appréciations après chaque prestation.
Procédure de retrait de l'agrément
Les prestataires ayant eu des problèmes avec les groupes communautaires et/ou avec le
SP/CNLS-IST sont inscrits sur la liste noire et font l’objet d’une notification de retrait de
l’agrément lorsqu’ils sont tenus responsables.
Les prestataires n’ayant pas respecté leurs engagements (ex. : prestation non réalisée, non
remise de rapport de la prestation, etc.) font également l’objet d’une notification de retrait
d’agrément.
Les prestataires n'ayant pas donné satisfaction sur un domaine défini suite à une
évaluation de sa prestation ne seront plus choisis pour des interventions relatives à ce
domaine mais restent agréés pour les autres domaines mentionnés sur leurs
renseignements.
110 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 13
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : CONSTITUTION D’UNE BASE DE DONNEES
Folio : 3/3
DE PRESTATAIRES POUR LA SOUS-TRAITANCE
Mission des structures de sous - traitance
Les structures de sous-traitance retenues seront particulièrement chargées de:
assurer l’animation des approches participatives au niveau des communautés de
base (villages, associations, etc.)
fournir des biens et services dans le cadre des activités du SP/CNLS-IST
produire éventuellement, conformément aux clauses contractuelles, un rapport
mensuel sur l’utilisation des ressources et sur l’exécution des travaux prévus dans
le plan d’action – convention.
Les dispositions qui détermineront les obligations de chaque partie sont indiquées dans le
plan d’action - convention dont les clauses comporteront les points suivants :
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES
Folio : 1/3
DE CONSULTANTS
2.3.3 PASSATION DE CONTRATS DE SERVICES DE CONSULTANTS
2.3.3.1. OBJET
Passer les contrats et marchés, en vue d’obtenir des services de consultants.
2.3.3.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique pour l’acquisition des services de consultants, sur financement des
partenaires en développement.
2.3.3.3. REGLES DE GESTION
Le SP/CNLS-IST, souhaitant engager des consultants, établit une liste restreinte d'au
moins trois (3) et d'au plus six (6) intervenants possibles à partir de la base de données de
sous-traitance
Toute sélection est effectuée par un comité mis en place au niveau du SP/CNLS-IST
Toute prestation doit rester dans la limite du budget prévisionnel établi dans le plan
d’actions annuel approuvé par le CNLS.
2.3.3.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procédure de sélection comprend les opérations suivantes :
Rédaction du mandat
Etablissement de la liste restreinte de prestataires
Préparation et publication de la demande de propositions (DP)
Réception des propositions
Evaluation des propositions techniques
Evaluation des propositions financières
Evaluation finale de la qualité et du coût
Soumission de la proposition d’attribution au partenaire en développement qui finance la
consultation
Négociation et attribution du contrat au prestataire
Signature du contrat
2.3.3.5. LES INTERVENANTS DE LA PROCEDURE
Le Coordonateur National ou son Adjoint,
Le Chef du Service Administratif et Financier,
Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel,
Le comité de sélection
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
2012
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES
Folio : 2/3
DE CONSULTANTS
1. Rédaction du mandat
Le Chef du Le mandat (termes de références) de la mission faisant connaître aux
service soumissionnaires la nature des tâches à exécuter sera élaboré par le Chef du
Administratif service Administratif et Financier et examiné par le Coordonnateur National ou
et Financier son Adjoint. Ces termes de référence seront les plus détaillés possibles et feront
partie intégrante du contrat qui régit les prestations à fournir.
2. Etablissement de la liste restreinte des prestataires
La liste restreinte des prestataires sollicités est établie à partir de la base de
données du SP/CNLS-IST.
3. Préparation et publication de la demande de propositions (DP)
La DP doit inclure :
a) une lettre d'invitation,
b) une Note d'information des prestataires (NIP),
c) les TDR,
d) le contrat envisagé ;
Lettre d'invitation : Cette lettre d'invitation indique l'intention du
SP/CNLS- IST de conclure un contrat en vue d'obtenir des services de
prestataires, l'origine des fonds. Elle précise qui est le client, ainsi que
les dates, l'heure et l'adresse auxquelles sont soumises les propositions.
Contrat propos
Le Secrétaire 4. Réception des propositions
Administratif
Le temps pour l'établissement des propositions ne doit pas être inférieur à deux
semaines ou supérieur à un mois. Les propositions techniques et financières sont
soumises en même temps dans des enveloppes cachetées séparées. Les
enveloppes techniques sont ouvertes par le comité de sélection à la date et heures
indiquées. Les propositions sont déposées auprès du Coordonnateur National.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 14
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
2012
PROCEDURE : PASSATION DES CONTRATS DE SERVICES
Folio : 3/3
DE CONSULTANTS
5. Evaluation des propositions techniques : prise en compte de la qualité.
Le comité de L'évaluation des offres techniques sera faite par le comité de sélection conformément
sélection aux critères précédemment définis dans la note d’information. Elle fait l’objet d’un
Procès Verbal qui indiquera, entre autres, la note obtenue par chaque prestataire.
le prestataire retenu
le montant retenu pour la prestation
Le 8. Soumission de l a propositi on d’attribution au partenaire en dév eloppement
Coordonateur Si le montant de la prestation de services est supérieur ou égal à 10.000.000 F CFA,
National ou un exemplaire de tout le Dossier (DP, PV, etc.) est envoyé au partenaire en
son Adjoint développement qui finance l’activité. Le partenaire présente ses commentaires et
observations au comité de sélection avant que le Coordonnateur National n’invite le
prestataire retenu à négocier le contrat. Passé un délai de 10 jours date de réception du
dossier par le partenaire, l’absence de réaction de la part du partenaire vaut avis
positif : le SP /CNLS-IST peut poursuivre la procédure.
Le 9. Négociation et attribution du contrat au prestataire retenu
Coordonateur Une notification est faite au prestataire retenu l’invitant à la négociation. Les
National négociations portent sur le coût, le Mandat, la méthode d'exécution, le personnel,
les moyens mis à disposition par le SP/CNLS-IST et les conditions particulières du
contrat. En tout état de cause, le montant négocié ne sera pas supérieur au budget
prévisionnel du plan d’actions annuel approuvé par le partenaire en développement.
10. Signature du contrat
Après négociation, le contrat est visé par le Chef du Service Administratif et Financier
et signé par le Coordonnateur National et le prestataire.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 15
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES
Folio : 1/4
ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS
2.3.4.1. OBJET
La procédure s’applique à l’achat de biens et services ne faisant pas l’objet d’un appel d’offre. Il
s’agit des achats payés par la caisse dont le prix unitaire est inférieur à 50 000 FCFA et dont le
montant par facture n’atteint pas 100 000 FCFA.
L’expression des besoins est faite à travers l’établissement d’une Demande d’Achat (DA)
Un minimum de trois fournisseurs sera consulté par écrit afin de recevoir au moins trois
devis compétitifs
Pour les achats inférieurs à 50.000 F CFA, l’établissement d’un bon de commande n’est
pas requis
Un Bon de commande (BC) de montant inférieur à 100.000 F CFA est signé par le Chef du
Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National ou son Adjoint
2.3.4.5. INTERVENANTS
L’utilisateur
L’Agent Comptable
Le Chargé de la gestion des stocks et du matériel
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 15
CYCLE: GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : ACHAT DE PETITS MATERIELS FOURNITURES
Folio : 3/4
ET SERVICES DE FAIBLES VALEURS
le nom de l’utilisateur;
le numéro de la demande d’achat ;
la date ;
la désignation des articles ;
les quantités demandées ;
la signature du demandeur.
2.3.5.1. OBJET
Permettre le suivi des commandes passées aux fournisseurs, les relancer si nécessaire afin de
disposer des livraisons dans les meilleurs délais.
La procédure s’applique à tous les achats ayant fait l’objet de commandes transmises aux
fournisseurs.
2.3.5.5. INTERVENANTS
3. Annulation de la commande
Le Chef du
Service En cas de nécessité, la commande est annulée au profit d’un autre fournisseur.
Administratif La lettre d’annulation est préparée par le Responsable Administratif et
et Financier Financier et signée par le Coordonnateur National ou son Adjoint.
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 17
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 1/2
2.3.6 SUIVI DES CONTRATS
2.3.6.1. OBJET
Permettre le suivi des contrats passés par le SP/CNLS-IST avec les tiers
2.3.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique à tous les contrats du SP/CNLS-IST financés dans le cadre de la mise en
œuvre de ses activités.
2.3.6.3. REGLES DE GESTION
Le suivi des commandes relève de la responsabilité du Responsable Administratif et
Financier
Le suivi des contrats est réalisé par l’agent comptable grâce au logiciel de gestion
financière et de comptabilité approprié
121 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 17
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : SUIVI DES CONTRATS Folio : 2/2
Tout paiement effectué est fait dans la saisie spécialisée de trésorerie pour
permettre sa prise en compte automatique par le logiciel dans la fiche de suivi
du contrat.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 18
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 1/2
2.3.7.1. OBJET
La procédure s’applique à tous les biens commandés par le SP/CNLS-IST lors de leur livraison par
le fournisseur.
Toute livraison se fait sur la base d’un Bon de livraison préparé par le fournisseur
Les achats de montants inférieurs à 50.000 F CFA sont réceptionnés par le Chargé de la
Gestion des et Stocks et du Matériel
Les achats de montants supérieurs ou égaux à 50.000 F CFA mais inférieurs à 100.000 F
CFA sont réceptionnés par le Chef de Service Administratif et Financier, l’Agent comptable
et le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel
Les achats de montants supérieurs ou égaux à 100.000 F CFA sont réceptionnés par le
comité de sélection qui se transforme en comité de réception.
2.3.7.5. INTERVENANTS
Le Chef du service Administratif et Financier
Le Chargé de la Gestion des et Stocks et du Matériel
L’Agent comptable
La commission de réception
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 18
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : RECEPTION D’UNE LIVRAISON Folio : 2/2
2. Entrée en stocks
2.3.8.1. OBJET
Le Secrétaire Administratif
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonateur National
Le comptable
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 19
CYCLE : GESTION DES ACHATS Octobre
PROCEDURE : TRAITEMENT D’UNE FACTURE FOURNISSEUR Folio : 2/2
la date d’arrivée
le numéro interne
Le logiciel est également un outil précieux pour la prise d’inventaire physique avec la
possibilité d’éditer un listing de toutes les immobilisations par localité et classées par
nature et famille.
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 21
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 2/3
2. Codification et marquage
Le Chargé de
Effectue la codification et le marquage de l’immobilisation sous la
la gestion
supervision du Chef du Service Administratif et Financier
des Stocks
Ouvre un dossier individuel pour l’immobilisation (avec une copie du PV
et du
de réception ou de mise à disposition, copie des différents documents
matériel
administratifs)
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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 21
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
2012
PROCEDURE : GESTION DES ENTREES Folio : 3/3
2.4.3.1. OBJET
Cette procédure s’applique à toutes les immobilisations acquises directement par le SP/CNLS-IST
ou mises à sa disposition par un partenaire en développement.
Toutes les immobilisations hors d’usage ou dont l’utilisation n’est plus requise doivent
être retournées au partenaire en développement
Tout vol d’immobilisation doit être déclaré à la police ou à la gendarmerie et porté par
écrit à la connaissance du partenaire en développement dans les 72 heures.
2.4.3.5. INTERVENANTS
la lettre :
Examine la lettre
Envoie une lettre d’accord au SP/CNLS-IST avec indication de la date
de restitution
2.4.5.5. INTERVENANTS
L’équipe d’inventaire
L’Agent comptable
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 23
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
2012
PROCEDURE : PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE Folio : 3/5
1. Co n sti tu ti on d e l ’équi p e d ’i n ven tair e
L’Equipe Elle comprend :
d’inventaire le Chargé du Service Administratif et Financier
l’Agent comptable
le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
toute autre personne ressource requise par le SP /CNLS-
Les opérations d’inventaire font l'objet d'un procès-verbal dûment signé par
Superviseur
tous les membres de l'équipe chargée de la réalisation des inventaires.
de l’équipe
(Chef du Les procès-verbaux d'inventaire sont transmis au Coordonnateur National pour
service commentaire et envoyés aux partenaires au plus tard 15 jours après la clôture
Administratif de l’exercice.
et Financier)
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION
Folio : 1/3
DES IMMOBILISATIONS
2.4.6 ENTRETIEN ET REPARATION DES IMMOBILISATIONS
2.4.6.1. OBJET
Décrire les processus permettant d’assurer une maintenance physique régulière des
immobilisations.
2.4.6.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique à l’entretien/réparation de montant estimatif supérieur ou égal à
500.000 F CFA de toutes les immobilisations gérées par le SP/CNLS-IST.
2.4.6.3. REGLES DE GESTION
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel ’Agent comptable tient et met à jour
des fiches d’entretien et de réparation d’immobilisation qui retrace tous les événements
relatifs à la maintenance de l’immobilisation
L’entretien périodique et les réparations des immobilisations doivent faire l’objet d’un
contrat d’entretien avec un prestataire de service, autant que possible
Tout entretien et/ou réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de réparation
établi sur la base d’un devis
Dans le cas où il est nécessaire d’acheter des pièces détachées chez un fournisseur autre
que le prestataire, la procédure de bon de commande doit être utilisée.
2.4.6.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procédure comprend les opérations suivantes :
Expression du besoin
Emission du bon de réparation ou d’entretien
Etablissement du devis
Réalisation de la prestation
Contrôle de la prestation et facturation
Réception et traitement de la facture
2.4.6.5. INTERVENANTS
L’utilisateur
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
L’Agent comptable
Le prestataire
140 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION
Folio : 2/3
DES IMMOBILISATIONS
1. Expression du besoin
L’utilisateur
Signale les périodes d’entretien ou les pannes au Chargé de la Gestion
des Stocks et du Matériel
3. Etablissement du devis
A la réception de la demande,
Le Prestataire
Etablit un diagnostic et un devis
Renvoie la demande, le diagnostic et le devis à l’Agent
141 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 24
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
2012
PROCEDURE : ENTRETIEN ET REPARATION
Folio : 3/3
DES IMMOBILISATIONS
Le
établit la facture conformément au devis approuvé
Prestataire
joint le bon de livraison signé de l’utilisateur et de l’Agent Comptable
transmet la liasse à la Secrétaire du SP/CNLS-IST
2.4.7.1. OBJET
Toute immobilisation doit être assurée contre certains risques, notamment incendie des
locaux dans lesquels elle se trouve, le vol, les dégâts des eaux
Une assurance groupée est faite par le SP/CNLS-IST ou par le partenaire au développement
selon ses propres procédures
2.4.7.5. INTERVENANTS
Le partenaire au développement
Le Coordonnateur National ou son Adjoint
L’Agent Comptable
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 25
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : SECURISATION DES IMMOBILISATIONS Folio : 2/2
Le partenaire Comme précisé ci-dessus, il prend, selon ses propres procédures, les
au dispositions pour assurer convenablement les immobilisations mises à
développeme dispositions du SP/CNLS-IST contre les risques prévisibles.
nt
2. La garde, la conservation et la protection des immobilisations
S’assure que :
Le
les immobilisations sont bien gardées dans des endroits sécurisés,
Coordonnate
les clés des véhicules/motos et leur double sont conservés en des
ur National
lieux sûrs,
ou son
Adjoint/ l’utilisation des immobilisations est bien réglementée.
L’agent
comptable
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 26
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 1/3
2.4.8.1. OBJET
Contrôler et suivre l’utilisation des véhicules/motos et leur consommation de carburant ainsi que
leur entretien
Cette procédure s’applique à tous les véhicules et motos acquis par le SP/CNLS-IST ou mis à sa
disposition.
Le PV de mise à disposition doit être signé par les personnes ci-dessus indiquées.
Suivi administratif
Les véhicules doivent porter le logo du SP/CNLS-IST et le sigle du partenaire.
Le Responsable Administratif et Financier veille au respect des dates de renouvellement
des polices d’assurance et visites techniques. A cet effet, il tient un tableau de suivi de ces
dates.
Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc.) des véhicules est conservée par Le Chef
du Service Administratif et Financier dans un dossier tenu pour chaque véhicule.
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel tient aussi pour chaque véhicule un
dossier des copies des pièces de dépenses d’entretien et de réparation.
Suivi des consommations de carburant
Avant chaque déplacement, le chauffeur ou l’utilisateur inscrit sur le livret de bord du
véhicule :
La date,
L’objet du déplacement,
La quantité de carburant prise,
Le kilométrage au départ.
Au retour du déplacement, le chauffeur :
Inscrit le kilométrage à l’arrivée,
Signe le livret de bord et le remet dans le véhicule.
Tous les mois, l’Agent comptable relève pour chaque véhicule, le kilométrage ainsi que les
consommations de carburant à partir des livrets de bord des véhicules et du registre des
stocks de carburant. Il devra signaler toutes les anomalies.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 26
CYCLE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Octobre
PROCEDURE : GESTION DES VEHICULES ET MOTOS Folio : 3/3
Le Chef Parc Auto veille à l’entretien régulier et préventif des véhicules. Toute panne ou
tout dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à sa connaissance par
l’utilisateur.
Le Chef Parc Auto demande le carnet de bord du véhicule avant de préparer le paiement
de la facture du prestataire.
Section 5. Gestion des Stocks de fournitures, carburant et kits
Tous les mouvements de stock sont opérés à partir des bons d’entrée et des bons de
sortie et enregistrés dans des fiches de stock qui comportent les éléments suivants :
Un entête mentionnant :
La désignation
La référence éventuelle
L’unité de comptage
Le stock minimal
Un tableau à 7 colonnes :
Date
Libellés
Nature des pièces justificatives
Numéro
Quantité entrée
Quantité sortie
Stock disponible
149 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 2/4
2.5.1.5. INTERVENANTS
Le demandeur
L’Agent comptable
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
150 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET CONSOMMABLES Folio : 3/4
1. Les entrées en stock
Le Chargé de A l’arrivée des biens acquis par le SP/CNLS-IST :
la Gestion des rapproche le bon de commande du bordereau de livraison
Stocks et du effectue les comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de
Matériel/ la livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-
L’Agent conformité, mention en est faite sur le bordereau de livraison
comptable signe le bordereau
établit le bon d’entrée en stock
range les fournitures reçues
remplit les fiches de stock
saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks
classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison
Et en ce qui concerne les stocks acquis par un partenaire en développement et
mis ensuite à la disposition du SP/CNLS-IST
réceptionne les articles livrés, en compagnie des autres membres du
comité de réception (une copie de la facture doit être jointe au PV
ou tout au moins, le PV devra comprendre les éléments chiffrés
relatifs au coût des articles)
rapproche le PV de livraison du partenaire des articles physiquement
reçus (comptages nécessaires pour s’assurer de la conformité de la
livraison au double plan quantitatif et qualitatif; en cas de non-
conformité, mention en est faite sur le PV)
vise le PV
établit le bon d’entrée en stock
range les fournitures reçues
remplit les fiches de stock
saisit l’entrée sur le logiciel de gestion des stocks
classe la liasse bon d’entrée + bordereau de livraison
2. Les sorties de stock
151 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES ADMINISTRATIVES ADM 27
CYCLE : GESTION DES STOCKS Octobre
2012
PROCEDURE : GESTION DES FOURNITURES ET Folio : 4/4
CONSOMMABLES
examine la demande
Le Chargé remplit et signe le bon de sortie
de la sert le demandeur
Gestion des fait signer le bon de sortie
Stocks et du remet une copie du bon de sortie
Matériel met à jour les fiches de stock
saisit la sortie sur le logiciel de gestion de stock
classe la liasse fiche d’expression + bon de sortie
2.5.2.1. OBJET
Cette procédure s’applique à tous les coupons de carburant utilisés par le SP/CNLS-IST dans le
cadre de ses activités.
2.5.2.5. INTERVENANTS
3. Contrôles périodiques
2. Entrée en stocks
Le Chargé de Cf procédure de gestion des stocks de fournitures et consommables stockables
la Gestion
des Stocks et
du Matériel
3. Réception des demandes de Kits par les ONG et Communautés de base
ONG/
L’ONG ou Communauté de base préalablement inscrite sur la liste des
Communauté
partenaires du SP/CNLS-IST en matière de lutte contre le VIH/SIDA adresse une
à la base
requête de Kits pour ses activités de sensibilisation et d’IEC au SP/CNLS-IST.
- A la réception de la demande, le Secrétaire Administratif l’enregistre
comme un courrier arrivé et la transmet au Coordonnateur National ou
à son Adjoint qui l’affecte au Chef du Service concerné par l’activité
- Le Chef du Service s’assure que l’ONG/ la communauté de base figure sur
la liste des partenaires du SP/CNLS-IST et que l’activité à mener fait
partie du programme d’action du SP/CNLS-IST.
158 / 302
Elaboration et approbation des Plans d’Actions FIN 02
et Budgets Annuels du SP/CNLS-IST
159 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 01
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2
3.1.1 PRINCIPES GENERAUX
3.1.1.1. PRESENTATION DU BUDGET
Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré. C’est un instrument
d’harmonisation des stratégies et de planification. Il sert également d’outil de gestion. Ainsi, il est
élaboré non seulement dans le but de traduire le programme d’activités du SP/CNLS-IST au
niveau national. Le budget serait aussi à travers les procédures de suivi budgétaire, un
instrument pour contrôler et surveiller le degré de réalisation des objectifs assignés au SP/CNLS-
IST à divers niveaux.
L’objectif du manuel à ce niveau est de permettre :
d’identifier les informations clés à traiter dans le cadre de l’élaboration du budget ;
de compiler et présenter l’information sous un format approprié et en temps réel ;
d’utiliser l’information comme outil d’amélioration de l’efficacité de la gestion.
Dans cette optique, le système budgétaire du logiciel comptable doit être articulé à la
comptabilité générale afin de permettre en temps réel, au terme des périodes fixées par le
calendrier, les contrôles de résultats, l’analyse et l’explication des écarts identifiés entre les
prévisions et les réalisations et de proposer des actions correctives en cas de dérive ou de
procéder aux modifications indispensables en cas d’apparition de phénomènes non pris en
compte lors de la budgétisation.
Le budget devrait également servir à mesurer les performances de chaque centre de
responsabilité et aider au pilotage, à la gestion et à l’amélioration du management de l’ensemble
de l’organisation.
3.1.1.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
Le budget doit être élaboré à partir des plans d’action des différentes structures impliquées dans
la mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA et qui travaillent en étroite collaboration avec le
SP/CNLS-IST. Le Plan d’Actions Annuel valorisé est élaboré par chaque structure (Comités
régionaux et préfectoraux de lutte contre le VIH/SIDA-IST) et le SP/CNLS-IST et approuvé par le
Comité d’examen et de suivi des plans d’actions et les principaux partenaires au développement
qui accompagnent la lutte contre la pandémie (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc..). Le Plan
d’actions précise les coûts détaillés par :
axes ou domaines d’intervention
actions
catégories de dépense
Pour chaque ligne budgétaire, il est mentionné la part du financement de chaque bailleur de
fonds (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc…) et de l’Etat.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 01
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 2/2
pour la prévision, l’établissement d’un plan d’actions précis en vue d’atteindre dans
un délai donné un résultat déterminé ;
L’objectif du contrôle consiste en la recherche d’écarts éventuels entre les prévisions et les
réalisations. Les résultats du contrôle de l’exécution du budget dépendent de son efficacité, sa
fréquence et sa rapidité.
Aussi est-il nécessaire de procéder au contrôle budgétaire de manière quotidienne sur les
demandes d’engagement émises au niveau du SP/CNLS-IST.
160 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES
Folio : 1/5
PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2 ELABORAT ION ET APPROBAT ION D ES PLA N S D ’ACT ION S ET BUD GET S AN NUELS
3.1.2.1. OBJET
Décrire le cadre et les mécanismes d’élaboration des plans d’actions et budgets annuels (PABA)
du SP/CNLS-IST.
3.1.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique en cours d’année pour l’élaboration des PABA de l’année suivante
financés par l’Etat et les Partenaires (Fonds Mondial, PNUD, UNFPA etc).
3.1.2.3. REGLES DE GESTION
Le PABA est élaboré à partir des programmes d’activités et budgets des partenaires (ONG,
associations etc …) au titre de l’exercice concerné en conformité avec le plan d’actions et
et les orientations du CNLS.
La préparation du PABA commence dès le mois de septembre. Les travaux s’étalent sur
er
quatre (4) mois : du 1 septembre au 31 décembre.
161 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERE FIN 02
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : ELABORATION ET APPROBATION DES
Folio : 2/5
PLANS D’ACTIONS ET BUDGETS ANNUELS
3.1.2.5. INTERVENANTS
Des tableaux de bord sont édités par le logiciel de comptabilité approprié selon les axes
définis ci-dessus.
Chaque structure de mise en œuvre de la lutte contre le VIH/SIDA doit élaborer des
rapports mensuels, bimensuels, trimestriels et annuels (technique et financier).
Les sous - contractants avec le SP/CNLS-IST, notamment les Associations et ONG, doivent
fournir des rapports techniques et financiers de l’état d’exécution des activités qu’ils ont
en charge.
Pour un meilleur suivi budgétaire et analytique, le Chef de service de planification et suivi-
évaluation, le coordonnateur national, le Responsable des programmes, le Chef du
Service Administratif et Financier, l’Agent comptable doivent effectuer périodiquement
des visites de terrain pour mieux assurer le contrôle continu de la mise en œuvre des
activités sur le terrain.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET
Folio : 2/4
SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE
le suivi quotidien
le suivi mensuel
le suivi trimestriel
3.1.3.5. INTERVENANTS
1. Suivi quotidien
Le Chef de
Dans la phase d’exécution du budget :
service
Administratif effectue un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement
et Financier/ des dépenses :
L’Agent le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget
comptable
la ligne budgétaire est suffisante
a- Mécanisme de suivi
Le Chef de
service La comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique
Administratif et budgétaire par source de financement, par catégorie de dépenses, par axe
et Financier / d’intervention et par activité, par zone.
L’Agent
comptable Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la
présentation des rapports financiers trimestriels.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 03
CYCLE : GESTION BUDGETAIRE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET
Folio : 4/4
SUIVI BUDGETAIRE/ANALYTIQUE SOUS LE
Le Chef de
Sur la base des tableaux de bord édités, rédige un rapport financier
service
comprenant notamment :
Administratif
et Financier / une analyse globale de la situation financière et des performances par
L’Agent rapport aux objectifs de la période ;
comptable une analyse détaillée du point d’exécution des budgets par source de
financement, par catégorie de dépenses, par axe d’intervention et par
activité, par zone;
une analyse des déboursements par source de financement et par catégorie
de dépenses ;
une analyse de la situation de trésorerie ;
la situation des dépenses réglées non encore envoyées en justification ;
la situation des engagements en cours
170 / 302
Section 2. Mobilisation des Ressources
171 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 04
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX Folio : 1/2
les comptes destinés à recevoir les ressources dédiées à financer exclusivement des
activités de lutte contre le SIDA/VIH doivent être distincts du compte réservé aux
dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST ;
pour limiter le nombre des comptes spéciaux à ouvrir, il faut tenir compte :
- de la durée de l’accord de financement ;
- du montant du financement ;
- de la nature des activités à financer.
si les financements inclus à la fois des ressources destinées aux activités et aux
dépenses de fonctionnement du SP/CNLS-IST, il faut veiller à une bonne affectation
des dépenses pour faciliter la justification des dépenses et la réconciliation des
comptes.
Ces comptes doivent obligatoirement être mouvementés sous la signature conjointe de
deux personnes : le Coordonnateur National et le Chef du Service Administratif et
Financier ou le Coordonnateur National et l’Agent Comptable.
L’identité et les spécimens de signatures des personnes autorisées doivent être
communiqués préalablement aux partenaires en développement.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 04
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre
PROCEDURE : PRINCIPES GENERAUX 2012
Folio : 2/2
Les demandes d’approvisionnement des comptes spéciaux doivent être élaborées suivant
les formats utilisés par chaque partenaire.
Les requêtes sont élaborées trimestriellement sur la base du plan d’actions approuvé pour
l’année et de la situation de la trésorerie.
3.2.3.1. OBJET
3.2.3.5. INTERVENANTS
Le Chef du Service Administratif et Financier
L’Agent comptable
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 06
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre
PROCEDURE : REAPPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPECIAL 2012
Folio : 2/3
180 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 07
CYCLE : MOBILISATION DES RESSOURCES Octobre
PROCEDURE : PAIEMENT DIRECT Folio : 2/2
1. Préparation de la DPD
Le Chef du A la réception de la facture:
Service
effectue les contrôles usuels (conformité, éligibilité,
Administratif
contrôle arithmétique, liasse complète, etc.)
et
appose son visa sur les pièces
Financier/L’Age
si le montant minimum de tirage direct est dépassé, prépare un
nt comptable
projet de lettre de paiement direct. Sinon fait effectuer le
paiement sur le compte spécial
transmet la liasse au coordonnateur national.
2. Contrôle et certification de la DPD
Le Examine le dossier
Coordonnate S’assure que les dépenses à régler sont éligibles à la procédure de
ur National paiement direct et ont été visées par le Chef du Service Administratif
et Financier
Vérifie la conformité et la cohérence du dossier de DPD
Signe la DPD et la transmet au Chef du Service Administratif
et Financier pour envoi au partenaire en développement
3. Transmission de la DPD au partenaire en développement
Classe chronologiquement une copie du dossier de DPD dans un
L’Agent chrono DPD
Compta Fait enregistrer la DPD par la secrétaire administrative dans le Registre
ble « Courrier Départ »
Fait transmettre la DPD au partenaire en développement par
tout moyen approprié dans les meilleurs délais
Comptabilise l’envoi de la DPD
4. Feed back du partenaire en développement
Dès règlement du fournisseur, il envoie une copie du moyen de paiement
au SP/CNLS-IST.
Le partenaire 5. Enregistrement du paiement
en
A la réception de l’avis de paiement du fournisseur:
développeme
procède à la comptabilisation du règlement
nt
joint une copie du règlement dans le dossier de DPD idoine
181 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 08
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS
Folio : 1/2
DU PARTENAIRE
3.2.5.1. OBJET
Assurer une justification régulière et adéquate des fonds reçus par le SP/CNLS-IST
A chaque fin de mois, le Chef du Service Administratif et Financier doit effectuer à son
niveau une reconstitution des fonds reçus dans le cadre d’une dynamique d’auto –
contrôle.
3.2.4.5. INTERVENANTS
L’Agent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Responsable des programmes
Le Coordonnateur National
Le partenaire en développement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 08
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : JUSTIFICATION DES FONDS REÇUS
Folio : 2/2
DU PARTENAIRE
Le Chef du 1. El ab or ati on d u d os si er ju sti f i cati f d e l’u ti li
Service sation d es fonds reçus
Administratif établit la situation des dépenses réglées et des montants restant
et Financier/ à justifier
L’agent établit la situation des dépenses réglées et des dépenses non réglées
comptabl par activité et par catégorie conformément aux plans d’actions
e approuvés
sort des chronos banque et caisse toutes les pièces justificatives
des dépenses réglées
élabore à la signature du Coordonnateur National une lettre
de justification de l’utilisation des fonds reçus
envoie l’ensemble du dossier au Coordonnateur National.
Les comptes bancaires sont gérés par un système de double signature (les comptes
bancaires recevant les ressources de l’Etat seront gérés conformément aux dispositions
de la comptabilité publique) avec obligatoirement la signature du Coordonnateur
National et le visa obligatoire préalable du Chef du Service Administratif et Financier. La
deuxième signature, différente de celle du Chef du Service Administratif et Financier est
laissée à l’appréciation du Coordonnateur National mais sera communiquée au partenaire
en développement dans un délai d’une semaine après le choix de la personne.
L’Agent Comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques dans
un Registre des chèques émis qu’il fait émarger par les bénéficiaires et dans un brouillard
de banque
Le brouillard de banque est arrêté mensuellement par l’agent comptable et contrôlé par le
Chef du Service Administratif et Financier et le Coordonnateur National.
Il est effectué mensuellement un rapprochement bancaire à partir des relevés de banque.
L’état de rapprochement est préparé par l’Agent Comptable, contrôlé par le Chef du
Service Administratif et Financier et approuvé par le Coordonnateur National
Les chéquiers sont conservés par l’agent comptable qui établit les chèques à la demande
du Chef Service Administratif et Financier sur instruction du Coordonnateur National.
Lors de l’établissement des chèques, l’Agent Comptable remplit également la souche du
chèque et la vise afin de faciliter les contrôles et vérifications ultérieurs
Les chèques annulés sont agrafés dans les chéquiers
Les signataires des chèques visent également les souches des chèques utilisés au moment
de la signature.
Le Chef du Service Administratif et Financier prépare la situation hebdomadaire de
trésorerie à présenter au Coordonnateur National.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 1/4
3.3.2 REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE
3.3.2.1. OBJET
Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à la
demande du SP/CNLS-IST
3.3.2.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure s’applique aux règlements par chèque ou par virement
3.3.2.3. REGLES DE GESTION
Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire
Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d’une DA, d’un BC et d’un
BL et doivent porter le cachet « Bon à Payer » de Chef du Service Administratif et
Financier. Les factures relatives à des travaux spécifiques doivent être certifiées par des
personnes compétentes dans le domaine concerné.
Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats
correspondants.
Les factures de montant inférieur à 50.000 F CFA sont réglées par caisse
L’Agent Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en deux exemplaires :
Tous les exemplaires d’une facture réglée doivent porter le cachet de paiement qui
comporte les références dudit paiement : PAYE PAR CHEQUE N° …../OV
N°…/BANQUE/DATE avec visa du Chef du Service Administratif et Financier /
Coordonateur national
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 2/4
3.3.2.5. INTERVENANTS
L’Agent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 10
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR BANQUE Folio : 3/4
1. Point des factures en instance
L’Agent
Comptabl fait, à partir du dossier « factures à payer par banque », le point
e des factures en instance de règlement
3.3.3.1. OBJET
L’agent comptable tient la caisse espèces qui sert à régler les menues dépenses éligibles
au titre des activités budgétisées
Le niveau d’approvisionnement (plafond) de la caisse est fixé à Trois Cents Mille (300.000)
F CFA. Toutefois la caisse peut être exceptionnellement approvisionnée au- delà du
plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie
(exemples : paiement de salaires, paiement de frais de mission, paiement de perdiem de
formation)
La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cinquante Mille (50.000) F
CFA. Les dépenses supérieures ou égales à 50.000 F CFA sont réglées par chèque.
La caisse est ré - approvisionnée dès que son montant descend à 50.000 F CFA (seuil de ré
- approvisionnement).
L’Agent comptable enregistre tous les mouvements de caisse dans un brouillard de caisse
L’Agent comptable arrête la caisse en fin de chaque mois. L’arrêté de caisse est contrôlé et
validé par le Chef du Service Administratif et Financier.
Des contrôles inopinés mentionnés dans le brouillard de caisse et mensuels, objet de PV,
sont effectués par le Chef du Service Administratif et Financier.
190 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE
Folio : 1/4
MENUES DEPENSES
3.3.4 APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE MENUES DEPENSES
3.3.4.1. OBJET
Approvisionner la caisse de menues dépenses dans des conditions optimales
3.3.4.2. APPLICATION DE LA PROCEDURE
La procédure est applicable dès que le niveau des fonds de caisse atteint 50.000 F CFA.
3.3.4.3. REGLES DE GESTION
Un arrêté de caisse est effectué avant tout ré - approvisionnement par l’agent comptable.
Cet arrêté de caisse se fait après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et
du solde physique. Cet arrêté est validé et approuvé par le Responsable Administratif et
Financier.
La caisse est ré – approvisionné à concurrence du montant des dépenses justifiées dans la
limite du plafond autorisé (300.000 F CFA).
La procédure est déclenchée par l’agent comptable à partir de la situation du solde de
caisse.
La demande d’approvisionnement est adressée au coordonateur national.
3.3.4.5. INTERVENANTS
L’Agent Comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National
191 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE
Folio : 2/4
MENUES DEPENSES
1. Arrêté de caisse
L’Agent arrête la caisse
comptable/L inscrit dans le brouillard de caisse :
e
Comptable la date d’arrêté
le libellé « Arrêté de caisse »
le solde des espèces en caisse dans la colonne « Recettes »
date d’arrêté
solde initial de la caisse
montant de l’approvisionnement reçu
montant des autres recettes effectuées sur la caisse
total recettes
montant des dépenses justifiées
solde théorique
solde physique en caisse
La différence entre le solde théorique et le solde en caisse doit être nulle pour
que la caisse soit exacte. En cas de différence de soldes, les causes doivent être
recherchées et des mesures proposées par le Responsable Administratif et
Financier.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 12
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : APPROVISIONNEMENT DE CAISSE DE
Folio : 3/4
MENUES DEPENSES
date
nom
signature
5. Encaissement
3.3.5.1. OBJET
Seules les factures certifiées, liquidées et payables en espèces sont réglées par
cette procédure (montant inférieur à 50.000 F CFA)
3.3.5.5. INTERVENANTS
L’Agent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Coordonnateur National
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 13
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : REGLEMENT DES FACTURES PAR CAISSE Folio : 2/2
3.3.6.1. OBJET
Avancer des fonds au personnel pour des achats au comptant de biens et fournitures
La procédure s’applique pour les achats à effectuer au comptant sur la base de Demandes
d’Achat (DA)
Les fonds avancés par la caisse doivent être justifiés au plus tard 24 heures après la
remise des fonds
3.3.6.5. INTERVENANTS
L’Agent comptable
Le Chef du Service Administratif et Financier
Le Chargé de la Gestion des Stocks et du Matériel
Le Coordonnateur National
Le demandeur (DAF)
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES FINANCIERES FIN 14
CYCLE : GESTION DE LA TRESORERIE Octobre
PROCEDURE : AVANCES DE FONDS A JUSTIFIER Folio : 2/2
1. Deman d e d ’avan ce d e f ond s (DAF )
Le remplit une Demande d’Achat (DA) et une demande d’avance de
demandeur fonds (DAF)
(DAF) transmet la DA et la DAF à l’agent comptable
examine et approuve la DA
L’Agent transmet la DA et la DAF au Chef du Service Administratif et Financier
compta
ble 2. Approbation du décaissement
examine, approuve et signe la DA et la DAF
retourne la liasse à l’agent comptable
Le Chef du
Service 3. Mise à disposition des fonds
Administratif prépare un bon de caisse qu’il vise et qu’il soumet à la signature du
et Financier Chef du Service Administratif et Financier
remet sur la base du bon signé les fonds au demandeur qui acquitte
le bon de caisse
L’Agent
enregistre l’opération dans le brouillard de caisse
comptable/
classe la DA + la DAF + le bon de caisse dans le chrono des pièces
Le
de caisses
Comptable
4. Justification des fonds
Après avoir effectué les dépenses :
Justifie les fonds reçus en présentant à l’agent comptable les
pièces justificatives des dépenses effectuées
Le reverse éventuellement le reliquat des fonds contre un reçu délivré
par l’Agent comptable
demandeur
(DAF) examine et approuve les pièces justificatives
fait un reporting au Chef du Service Administratif et Financier qui vise
les pièces
appose le cachet PAYE sur les pièces justificatives
L’Agent enregistre ces pièces dans le brouillard de caisse
compta classe les pièces et le formulaire dans le chrono des pièces de caisse
PARTIE 4 : PROCEDURES COMPTABLES
Section 1 : Organisation et système comptables
Principes comptables CPT 01
DPD/Engagement CPT 19
201 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 01
Cycle : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : PRINCIPES COMPTABLES Folio : 1/3
4.1.1.1. GENERALITES
Le SP/CNLS-IST est soumis à la fois aux dispositions générales du décret N°2008-091/PR portant
règlement général sur la comptabilité publique et du système comptable OHADA et est tenu de
mettre en place une comptabilité destinée à l’information externe comme à son propre usage. Il
doit à cet effet :
Classer, saisir et enregistrer dans sa comptabilité toutes les opérations traitées avec les
tiers ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne ;
Produire les documents comptables obligatoires et les informations nécessaires aux
besoins de ses tiers.
L’organisation et les procédures comptables doivent permettre de :
s’assurer de la fiabilité des informations enregistrées ou produites par le système
comptable,
S’assurer de la tenue d’une comptabilité complète et régulière.
4.1.1.2 PRI NCI PES DE BASE DE L’O RGA NI SAT I O N CO MPT A BLE
La présentation des résultats issus de la comptabilité, technique d’information, se fonde sur des
conventions dénommées "principes comptables", dont le respect est un des éléments de l’image
fidèle fournie par les comptes. Il s’agit notamment des principes de prudence, régularité ou
transparence, sincérité, permanence des méthodes, continuité de l’exploitation, évaluation au
coût historique, indépendance des exercices, intangibilité du bilan d’ouverture, importance
significative et la prééminence de la réalité sur l’apparence.
De plus, ces transactions sont enregistrées dans les livres comptables et dans les Etats financiers
de l’exercice auquel elles se rapportent (principe de l’indépendance des exercices).
Les Etats financiers sont présentés sur une base comparative et sous forme de Tableau
Emplois/Ressources.
Les Etats financiers sont établis sur la base des coûts totaux d’acquisition et/ou de construction
des réalisations corporelles ou incorporelles.
Les dépenses sont prises en compte selon les quotes–parts de chaque partenaire en
développement dès que les factures éligibles (conformes aux accords, aux contrats spécifiques)
de travaux effectués ou services livrés par le SP/CNLS-IST sont acceptées par celui – ci. Les
factures non parvenues à la fin de l’exercice seront provisionnées.
Les dépenses relatives à la contrepartie de l’état seront engagées et liquidées selon les règles de
la comptabilité publique.
5. Amortissements et provisions
N’ayant pas une vocation commerciale, le SP/CNLS-IST ne vise pas à produire des résultats
financiers. Le SP/CNLS-IST est doté de ressources qu’il utilise soit en investissement soit en frais de
fonctionnement. Les ressources étant comptabilisées en fonds de dotation reçus, les comptes de
gestion doivent être constitués principalement par les comptes de charges.
Pour obtenir un résultat comptable nul en fin d’exercice, le montant total des charges de l’exercice
sera immobilisé en compte « 20XXXX Immobilisation des charges de l’exercice » par l’utilisation du
compte « 78XXXX Transfert de charges ».
7. Exercice comptable
er
L’exercice comptable commence le 1 janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
8. Base monétaire
4.1.2.1 Objectifs
Les procédures comptables appliquées doivent permettre de s'assurer que :
La comptabilité du SP/CNLS-IST est tenue à la fois suivant les normes et principes comptables
OHADA et de la comptabilité publique, sous réserve des adaptations nécessaires.
Le système comptable mis en place est un ensemble de comptabilités informatisées et intégrées
comprenant :
la comptabilité générale,
la comptabilité analytique et budgétaire,
la gestion des immobilisations.
La comptabilité est traitée par un logiciel approprié dont le mode d'utilisation sera décrit dans le
manuel de l’utilisateur.
Le logiciel utilisé par le SP/CNLS-IST offre la possibilité de gestion simultanée de plusieurs
dossiers comptables et leur consolidation. Il répond aux conditions suivantes :
tout enregistrement comptable comporte l’indication de l’origine du journal, du contenu
et de l’imputation de l’opération ;
l’irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute
suppression, addition ou modification ultérieures ;
la chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou
d’addition ultérieure ;
les enregistrements sont classés dans l’ordre chronologique selon la date de valeur
comptable des opérations ;
les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ;
l’organisation comptable informatisée garantit les contrôles à posteriori ;
les éditions du système sont datées et numérotées.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 02
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : COMPTABILITE INFORMATISEE /
Folio : 2/2
COMPTABILITES INTEGREES
toute information d’ordre comptable ou physique n’est saisie qu’une seule fois ;
les imputations sont faites selon un système multicritère (budgétaire, analytique,
comptes généraux et auxiliaires) ;
toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.
Lors de la réception de la liasse des courriers, les pièces justificatives de nature comptable
doivent recevoir les références de réception (date, n° d’ordre) avant d’être enregistrées dans un
registre particulier puis transmises à la comptabilité.
Les pièces internes sont transmises par le service émetteur directement à la comptabilité pour
traitement.
Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d’imputation permettant d’apposer les mentions
des codifications antérieurement préparées.
Les pièces sont traitées par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et
classées.
Chaque pièce est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires
éventuellement, les codes budgétaires, les codes analytiques.
Les imputations comptables sont approuvées par l’Agent Comptable sous la supervision du Chef
du Service Administratif et Financier.
L’approbation est matérialisée par un visa apposé au niveau de la fiche d’imputation.
Les pièces imputées sont saisies au jour le jour dans le module approprié du logiciel.
L’opération de saisie est matérialisée sur la fiche d’imputation afin d’éviter le risque de double
saisie.
Les saisies donnent lieu à l’édition de brouillards d’écriture qui sont approuvés par l’Agent
Comptable et le Chef du Service Administratif et Financier avant validation.
L’approbation de l’écriture est matérialisée sur le brouillard d’écriture par l’apposition d’un visa
ou d’un cachet de contrôle.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 03
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEMES COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU
Folio : 2/2
SYSTEME COMPTABLE
Les écritures doivent être appuyées par des pièces justificatives qui doivent être conservées.
En conséquence, il doit être possible de :
contrôler la validité d’un enregistrement porté sur un compte à l’aide de la pièce
justificative et vérifier la validité des pièces justificatives de base
s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans les journaux et les comptes
(égalité des mouvements des journaux avec ceux du Grand livre)
Les pièces justificatives doivent être classées selon les méthodes courantes de classement
utilisées : chronologiquement, par nature et doivent être conservées pendant au moins dix (10)
ans.
4.1.3.8. Traitement des écritures
Le logiciel traite instantanément les écritures saisies selon le processus propre à chaque module.
A l’issue des traitements informatiques, tous les états sont imprimables (balances, grands livres,
journaux, états financiers).
Ces éditions sont soumises au visa du Chef du Service Administratif et Financier pour certifier la
conformité aux écritures.
Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le Comptable.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME
Folio : 1/4
DE CLASSEMENT DES PIECES
Ces journaux enregistrent les mouvements sur les Comptes Spéciaux ouverts pour recevoir les
fonds alloués au SP/CNLS-IST par les partenaires en développement.
L’ouverture d’un compte dans une banque commerciale nécessite la création d’un journal qui
enregistrera uniquement les opérations entre cette banque et le SP/CNLS-IST.
Ces journaux enregistrent les opérations (entrées et sorties) par caisse. Il faut créer autant de
journal caisse pour chaque partenaire en développement.
Ce journal enregistre les opérations relatives aux Demandes de Paiements Directs (DPD).
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLE Octobre
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME
Folio : 2/4
DE CLASSEMENT DES PIECES
Un journal est ouvert pour chaque ONG. Ce journal enregistre les versements d’avance à l’ONG
et toutes les justifications effectuées par l’ONG.
Ce journal enregistre toutes les autres opérations non comprises dans les journaux précédents,
en particulier :
Il s’agit de mettre en place un système qui devra faciliter la recherche des pièces.
210 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME
Folio : 3/4
DE CLASSEMENT DES PIECES
1. Architecture du système
Le système est centré sur le référencement des pièces comptables à partir des journaux et leur
classement dans les chronos.
Les journaux comptables
NB : Ces codifications sont à titre indicatif. Elles dépendront du logiciel comptable qui sera utilisé.
- le 2
ème
élément est un chiffre compris entre 1 et 12 : il correspond au mois
concerné ;
- il y a ensuite une barre de séparation : /
- le dernier élément est le numéro ou le rang de la pièce dans le mois concerné du
chrono
Ainsi la pièce CAI 1/001 se trouve dans le chrono de Caisse de janvier à la première place
du chrono.
211 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 04
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : JOURNAUX COMPTABLES ET SYSTEME
Folio : 4/4
DE CLASSEMENT DES PIECES
Les Chronos
chaque journal est représenté par des chronos, le nombre de chronos dépend du
nombre de pièces;
au dos du chrono est porté le nom du journal, l’exercice, les mois concernés, le
numéro du chrono et le nombre total de chronos concernant ce journal dans
l’exercice ;
dans chaque chrono, les différentes pièces comptables y relatives sont classées mois
par mois ; les mois sont séparés par des intercalaires durs au nombre de 12 ; sur
chaque intercalaire est noté le mois concerné : le mois est également porté sur le
bord de l’intercalaire de manière à pouvoir lire la période même lorsque le chrono est
fermé ;
les pièces relatives à un mois tiennent toujours dans un même chrono ; il n’est donc
pas possible de trouver des pièces d’un mois réparties entre plusieurs chronos.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 05
CYCLE : ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : PLANS COMPTABLES Folio : 1/1
Il sera précisé à partir du plan comptable SYSCOHADA disponible dans le logiciel approprié. Les
éléments définitifs élaborés lors du paramétrage du logiciel seront ensuite reversés dans le
manuel.
Il en est de même du plan de cofinancement. Signalons que le logiciel à partir d’une imputation
unique mouvemente toutes les comptabilités (générale, analytique, budgétaire).
Section 2. Organisation et système comptables
Généralités CPT 06
DPD/Engagement CPT 19
4.2.1 GENERALITES
Ce guide contient essentiellement les schémas d’écritures relatifs aux opérations courantes du
SP/CNLS-IST. Il ne contient donc pas nécessairement toutes les opérations. Il est cependant
représentatif de l’essentiel des opérations réalisées.
Le guide se présente sous la forme d’une fiche par opération. Pour chaque opération, il est
décrit :
- la pièce de base,
- le journal dans lequel l’opération doit être comptabilisée,
- le schéma d’écritures comptables,
- le compte à débiter,
- le compte à créditer,
- le libellé,
- le montant à comptabiliser,
un commentaire explicatif en tant de besoin.
Les opérations traitées sont :
COMMENTAIRES
er
Le 1 virement fait par le partenaire en développement en faveur du SP/CNLS-IST sera
comptabilisé en 10210, les virements ultérieurs le seront en 10220.
L’utilisation des comptes 588 va permettre un bon suivi des montants restant à justifier aux
partenaires en développement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 08
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : Envoi Demande de Paiement Direct (DPD) Folio : 1/1
COMMENTAIRES
L’envoi de la DPD aux partenaires en développement pour paiement au fournisseur est constaté
en comptabilité.
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 09
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE :
Octobre
SCHEMA DES PRINCIPALES ECRITURES
2012
PROCEDURE : Paiement de la DPD Folio : 1/1
Montant
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
… 1028XX DPD à payer Montant
4714X Compte DPD à recevoir Montant
COMMENTAIRES
COMMENTAIRES
52110 Banque
…………………………………………………………………………………………………
COMMENTAIRES
L’écriture en gras est passée dès que les fonds sont disponibles au niveau de la caisse.
220 / 302
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 12
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE :
Octobre
SCHEMA DES PRINCIPALES ECRITURES
2012
PROCEDURE : Règlement des factures Folio : 1/1
COMMENTAIRES
221 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 13
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA Octo
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES bre
PROCEDURE : Avance des fonds à un fournisseur ou ONG
Folio :
OU association
1/1
4.2.8. AVANCE DES FONDS A UN FOURNISSEUR OU ONG OU ASSOCIATION
…………………………………………………………………………………………………
Pièce de paiement
Banque Montant
COMMENTAIRES
ère ème
La 1 écriture est passée à la réception de la demande d’avance, la 2 lors du paiement.
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 14
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : Justification AU partenaire
Folio : 1/1
en développement des fonds reçus
COMMENTAIRES
COMMENTAIRES
DPD/Engagement CPT 19
JOURNAL
Demande Remboursement de fonds
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures et autres pièces justificatives
COMMENTAIRES
Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des
comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de
la demande
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 17
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE
Folio : 1/2
DE REMBOURSEMENT DE FONDS
JOURNAL
Demande Remboursement de fonds
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures et autres pièces justificatives
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 17
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE
Folio : 2/2
DE REMBOURSEMENT DE FONDS
JOURNAL
Demande Remboursement de fonds
PIECES JUSTIFICATIVES
nt
Monta
COMMENTAIRES
Cette écriture est passée lorsque la demande est engagée nt
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 18
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : RECEPTION DE LA DEMANDE
Folio : 1/1
DE REMBOURSEMENT DE FONDS (DRF
JOURNAL
Compte spécial Banque
PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de crédit bancaire attestant la Réception des fonds
En cas de remboursement
partiel
(montant du rejet)
1417XX Montant
Organis. intern. Subventions
d’équipement
718XX Montant
Subvention d’exploitation
458XXX Montant
Organis. intern. DRF à recevoir
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 19
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : LA DEMANDE DE PAIEMENT DIRECT
Folio : 1/1
(DPD) / ACQUISITION OU ENGAGEMENT
JOURNAL
Achats
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs et autres pièces justificatives
COMMENTAIRES
Acquisition des immobilisations ou engagement des dépenses qui seront payés directement
par le bailleur, le plus souvent par virement bancaire sur la base de la demande de paiement
direct.
230 / 302
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 20
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ETABLISSEMENT DE LA DPD Folio : 1/1
ETABLISSEMENT DE LA DPD
JOURNAL
DPD
PIECES JUSTIFICATIVES
liasse facture fournisseurs
COMMENTAIRES
Il s’agit des dépenses non encore demandées en remboursement à chaque arrêté des
comptes et déjà enregistrées en charge et en immobilisation. Lorsque la demande sera
établie et engagée, on contrepassera l’écriture et on comptabilisera l’écriture de l’envoi de
la demande.
231 / 302
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 21
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DPD Folio : 2/2
JOURNAL
DPD
PIECES JUSTIFICATIVES
Copie liasse facture fournisseur
Formulaire DPD
Envoi de la DPD
COMMENTAIRES
Il s’agit de transférer les acquisitions et les dépenses en subvention d’exploitation ou
d’investissement
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 22
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : PAIEMENT DE LA DPD Folio : 1/1
PAIEMENT DE LA DPD
JOURNAL
Paiement Direct
PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de paiement de la DPD
COMMENTAIRES
Sur la base de la copie de l’avis de règlement que le partenaire en développement transmet
au SP/CNLS-IST, le compte fournisseur doit être soldé.
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 23
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ENVOI DE LA DEMANDE DE CONTREPARTIE Folio : 1/1
JOURNAL
OD
PIECES JUSTIFICATIVES
Copie Dossier de demande
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 24
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : RECEPTION DE LA CONTREPARTIE ETAT Folio : 1/1
JOURNAL
Compte Banque Etat
PIECES JUSTIFICATIVES
Avis de crédit bancaire attestant la réception des fonds
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 25
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS Folio : 1/1
AVANCE
ACHAT D’IMMOBILISATIONS SANS AVANCE
JOURNAL
Achat (à crédit)
Trésorerie (comptant)
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs
BC
BL
ant
Banque
52XXXX
ou Caisse Monta
57XXXX Montant
nt
Monta
nt
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 26
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA Octo
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES bre
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC
Folio : 1/1
AVANCE REGLEMENT DE LA FACTURE
JOURNAL
banque/caisse
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pièces de règlement
521YYX Banque ou
57YYYX Caisse
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT27
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : ACHAT D’IMMOBILISATIONS AVEC AVANCE
JOURNAL
Achats
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pièces de règlement
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 28
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : IMMOBILISATIONS FINANCIERES Folio : 1/1
IMMOBILISATIONS FINANCIERES
JOURNAL
banque/caisse
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures (BC + BL)
Pièces de règlement
COMMENTAIRES
Dépôts et cautionnements versés
Lorsque la caution et l’avance sur consommation sont remboursables à la résiliation du
contrat, la partie remboursable du décompte des frais payables à la signature de la police
d’abonnement est indiquée. Les frais d’installation et le timbre fiscal sont enregistrés dans
les comptes de charges appropriées.
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 29
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : AVANCE DE FONDS A UNE ONG
Folio : 1/1
ET JUSTIFICATION
JOURNAL
Banque/
ONG
PIECES JUSTIFICATIVES
Demande d’avance de fonds
Pièces de règlement
Pièces justificatives (PJ) de dépenses
Montant
47XXXX Partenaire
COMMENTAIRES
ère
La 1 écriture est passée lors de l’octroi de l’avance, les 2 dernières après contrôle et
acceptation des pièces justificatives envoyées par le Partenaire.
240 / 302
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 30
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : CENTRALISATION ET PAIEMENT
Folio : 1/2
DES SALAIRES
COMMENTAIRES
241 / 302
N’utiliser que les comptes de charges appropriés
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 30
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : CENTRALISATION DES SALAIRES Folio : 2/2
JOURNAL
OD
PIECE JUSTIFICATIVE
Etats de salaire
Bulletins de paie
COMMENTAIRES
Les deux dernières écritures portent sur les montants des cotisations sociales
respectivement à la charge des salariés et à la charge de l’employeur
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES CPT 31
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : REGLEMENT DES SALAIRES Folio : 1/1
JOURNAL
Banque
PIECES JUSTIFICATIVES
Etat des salaires Etat
des cotisations Pièces
de règlement
Banque Monta
nt
COMMENTAIRES
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 32
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCÉDURE : STOCKS/ Entrées en stock Folio : 1/1
JOURNAL
OD
PIECES JUSTIFICATIVES
Factures fournisseurs
BL
Bon d’entrée en stocks
COMMENTAIRES
La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES FINANCIERES ET
PROCEDURES COMPTABLES CPT 33
CYCLE : GUIDES D’IMPUTATION COMPTABLE : SCHEMA
Octobre
DES PRINCIPALES ECRITURES COMPTABLES
2012
PROCEDURE : STOCKS/Consommations de stock Folio : 1/1
STOCKS/Consommation de stock
JOURNAL
OD
PIECES JUSTIFICATIVES
Bons de sortie valorisés des stocks
Etat d’émargement pour les coupons carburant
COMMENTAIRES
La comptabilisation des entrées est faite sur la base des BL et des bons d’entrée en magasin.
Section 3. Planification des travaux comptables
1. Trésorerie : Caisse
3. Achats
4. Stocks
1. Trésorerie : Caisse
247 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 2/5
3. Achats
5. Paie
6. Immobilisations
7. Stocks
250 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 34
CYCLE : PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES Octobre
PROCEDURE : TRAVAUX PERIODIQUES ET ANNUELS Folio : 5/5
Rédiger les TDR de l’audit des comptes et lancer le processus de sélection d’un
cabinet. Les Termes de Référence (TDR) des missions d’audit externe sont
élaborés sur la base des modèles des partenaires en développement.
Après chaque audit, élaborer un plan d’actions pour le suivi des recommandations
structuré comme suit :
251 / 302
Section 4. Analyse et auto - contrôle des comptes
Principes de base
Contrôle des pièces justificatives
Travaux de justification des soldes des comptes
Quelques contrôles usuels
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 35
Cycle : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 1/3
d’outil de mesure
d’instrument de preuve probante
de sources d’informations fiables et consistantes
Les écritures doivent être justifiées par des pièces datées, conservées et classées.
L’agent comptable doit, avant toute imputation, vérifier la cohérence des factures reçues
des fournisseurs par rapport aux éléments de la commande (Bon de commande) et de la
livraison (bon de livraison et/ou réception). Il doit en particulier s’assurer :
vérification des numéros séquentiels des supports utilisés (n° de chèque, pièce de caisse
ou de banque)
vérification des visas autorisés
vérification de l’existence des pièces justifiant la dépense (contrats, factures, état de
paiement, etc.)
vérification de la concordance entre le montant à payer et le montant indiqué
sur l’instrument de paiement (chèques, bordereaux de remise chèques, pièce de caisse,
etc.)
4.4.1.5. Pièces d’enc ai ssemen t
L’agent comptable procède aux contrôles ci-après :
vérification des numéros séquentiels des supports de caisse (n° pièce de caisse)
vérification de l’existence des pièces justifiant la recette (état d’encaissement, reçu
de versement à la caisse, ou toute autre pièce justifiant la recette)
vérification de la concordance entre le montant encaissé et le montant inscrit sur la
pièce de base (état d’encaissement, reçu d’entrée de caisse, etc.)
4.4.1.6. Travaux de justification des soldes des comptes
Les travaux d’analyse et de justification des comptes sont essentiels. Ils sont
effectués mensuellement et permettent :
Les différentes étapes de la justification des soldes des comptes par l’agent comptable
peuvent être résumées comme suit :
les mouvements qui ont affecté un compte sont justifiés par des pièces
comptables fiables
le solde du compte n’est pas anormal. Exemple : règlement d’un fournisseur
dont la facture n’a pas été enregistrée auparavant, le solde débiteur qui en
résulte est anormal
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES FINANCIERES
ET COMPTABLES
PROCEDURES COMPTABLES CPT 35
CYCLE : ANALYSE ET AUTO-CONTROLE DES COMPTES Octobre
PROCEDURE : QUELQUES CONTROLES USUELS Folio : 3/3
Contrôle de concordance entre les comptes fonds de dotation et la situation des fonds
reçus
Lettrage des tiers et fournisseurs : vérifier que toutes les opérations (factures et
règlements) enregistrées sur les tiers pendant le mois ont été bien lettrées
S’assurer que toutes les factures reçues et traitées ont été bien enregistrées en
comptabilité : ce contrôle peut être effectué en rapprochant le journal des achats du
cahier ou registre des factures arrivées
Le compte « 422 Personnel, rémunérations dues » doit avoir théoriquement un solde nul :
contrôle et justification des écarts éventuels
Le solde du compte de virement interne de fonds entre la banque et la caisse doit être
nul.
Les deux comptes 585XXX Fonds à justifier doivent avoir le même solde mais de sens
contraire (opposé).
Pour les comptes de charges périodiques, vérifier que tous les mois ou périodes sont pris
en compte : salaires, eau, électricité, téléphone, frais de tenue de compte bancaire, etc.
258 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
Cycle : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE
Folio : 1/2
DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT
5.1.1.1. OBJET
La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.
5.1.1.4. INTERVENANTS
Le personnel du SP/CNLS-IST
Le coordonnateur national
L’Auditeur Interne
Le Responsable Administratif et Financier
L’agent comptable
Partenaires en développement
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 01
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : AUTO-CONTROLE SP/CNLS-IST& CONTROLE
Folio : 2/2
DU PARTENAIRE EN DEVELOPPEMENT
260 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 1/8
5.1.2.1. OBJET
la protection des ressources à tous les niveaux contre les pertes, les mauvais usages
et les dommages dus au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la
fraude et aux irrégularités ;
la mise en place d’un système efficace de détection des risques et de proposition des
mesures correctives.
La procédure s’applique de façon continue à l’ensemble des opérations exécutées dans le cadre
des ressources du SP/CNLS-IST.
261 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 2/8
Cette partie du manuel vient donc compléter le dispositif de contrôle interne existant dans les
autres parties du présent manuel. Elle n’aborde que les procédures mise en œuvre par
l’auditeur interne.
5.1.2.4. ETAPES DE LA PROCEDURE
La procédure comprend :
5.1.2.5. INTERVENANTS
L’Auditeur Interne
Le Coordonnateur National
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 3/8
Avant toute mission, l’auditeur interne doit élaborer, une lettre de mission
au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date effective de démarrage de la
mission.
L’auditeur interne ne doit accepter les modifications des termes d’une mission
en l’absence de justification valable. Son avis sur la demande de modification
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 6/8
L’Auditeur Chaque trimestre, l’auditeur interne exécutera une mission d’audit au niveau
Interne du SP/CNLS-IST, des CRLS, des CPLS et d’un échantillon représentatif et varié de
d’ONG et Associations.
Sans être limitatif, son audit trimestriel portera entre autres sur les aspects
ci- après :
2.1 L’évalu at io n d e la mise en œu vre des re co mman dat ion s
L’auditeur interne devra à ce niveau et par sondage, faire avec les audités
une revue des procédures clés appliquées dans la mise en œuvre des
activités. Une comparaison sera faite entre les procédures appliquées et les
procédures prévues dans les manuels en vue de dégager les divergences et
de faire les recommandations appropriées.
L’évaluation des risques par l’auditeur interne impliquera, sans être limitatif,
les éléments suivants :
Identification des risques :
liés aux objectifs du SP/CNLS-IST (surtout les objectifs
quantitatifs contenus dans la planification annuelle) ;
dus aux facteurs externes et internes ;
analyse des risques
par l’évaluation de l’impact possible du risque ;
par l’évaluation de la probabilité de survenance du risque ;
la mise au point des réponses à y apporter (recommandations).
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SUPERVISION RCS 02
CYCLE : PROCEDURE DE CONTROLE INTERNE Octobre
PROCEDURE : CONTROLE FINANCIER INTERNE Folio : 7/8
L’Auditeur Devra à ce niveau, sur base d’échantillon vérifier la qualité des contrôles
Interne effectués par les financiers sur les comptes bancaires dans le cadre de la mise
en œuvre des procédures d’encaissements et des procédures de décaissements.
rapports produits.
vérifier la production à bonne date des rapports ;
la fiabilité des informations contenues dans les rapports.
L’Auditeur Devra présenter à l’issu de sa mission trimestrielle et au plus tard 45 jours après la
Interne fin du trimestre son rapport définitif. Le rapport définitif sera la version prenant en
compte (si l’auditeur l’approuve) ou restituant (si l’observation de l’audité ne
permet pas de lever le constat) les commentaires des audités sur le rapport
provisoire. Le rapport provisoire est envoyé à toutes les structures auditées pour
avis. Les observations écrites accompagnées des éléments de preuves doivent être
produites par les structures auditées dans un délai maximum de cinq (5) jours
ouvrables à compter de la réception du rapport provisoire. Les observations
éventuelles seront accompagnées du projet de plan de mise en œuvre des
recommandations. Ce projet de plan doit comporter : (a) les activités pertinentes
pour la mise en œuvre des recommandations ; (b) les indicateurs d’évaluation des
activités ; (c) le chronogramme détaillé de mise en œuvre ; (d) le responsable de
l’activité. Avant la production du rapport provisoire, l’auditeur a l’obligation de
faire la restitution des résultats de l’audit au niveau de chaque structure auditée et
de recueillir les observations qu’il analysera.
5.2.1.1. OBJET
Assurer que l’atteinte des objectifs du SP/CNLS-IST est en bonne voie grâce à l’exécution
des activités conformément aux documents de financement.
5.2.1.2. APPLICATION
5.2.1.4. ETAPES
5.2.1.5. INTERVENANTS
Le Coordonnateur National
L’Auditeur Interne
Le Chef du Service Administratif et Financier
L’Agent comptable
Les partenaires en développement
270 / 302
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
FINANCIERESET COMPTABLES
PROCEDURES DE CONTROLE ET SPERVISION RCS 03
CYCLE : CONTROLE EXTERNE Octobre
PROCEDURE : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE Folio : 2/2
271 / 302
ANNEXES
Annexe 1 : Organigrammes
272 / 302
ANNEXE 1 : ORGANIGRAMMES
i
ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT PERMANENT DU CNLS-IST
CNLS-IST
COORDONNATEUR NATIONAL
COORDONNATEUR NATIONAL
ADJOINT Secrétaire
Particulière
Agent Comptable Chargé de Programme Chargé Société Civile et Chargé des Ministères
Assistant Gestionnaire Informaticie Chargé
Confessions Religieuses et des Entreprises
de Base n du
Suivi- site
de
Evaluation données Web
Comptable Chargé des Secrétaire
Ressources Administratif
Humaines
CNLS-IST
Organe Tripartite Commissions & Groupes de
travail
CCM
NIVEAU
REGIONA ST/REGIONA CRLS/IST
L L
LEGENDE :
Relations hiérarchiques
Relations fonctionnelles et de
collaboration
NIVEAU
ST/PREFECTORAL CPLS/IST
PREFECTOAL
iii
ANNEXE 2 : SUPPORTS DE GESTION
4
SUPPORTS DE GESTION
LIVRE DE CAISSE
LIVRE DE BANQUE
PIECE DE CAISSE – RECETTE
PIECE DE CAISSE – DEPENSES
ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
MODELE D’ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
ORDRE DE PAIEMENT
FICHE D’IMMOBILISATION
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
FICHE D’INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS
FICHE DE BORD DE VEHICULE
ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
FICHE DE STOCK
DEMANDE D’ACHAT
BON DE TRAVAIL
BON DE COMMANDE
BORDERAU DE RECEPTION
BON D’ENTREE EN STOCK
BON DE SORTIE DE STOCK
AUTORISATION D’APPROVISSIONNEMENT EN CARBURANT
REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT
ETAT DE SUIVI ET D’EXECUTION DU BUDGET PAR FINANCEMENT
FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE
LIVRE DE CAISSE
Solde Précédent
Totaux
des
Mouveme
Nouveau Solde
LIVRE DE BANQUE
Totaux
des
Mouveme
Nouveau Solde
vii
PIECE DE CAISSE – RECETTE N° ……………
Date : ...................................................................................................................................
Objet : ..................................................................................................................................
8
PIECE DE CAISSE – DEP ENSE S N° ………..
Date : ...................................................................................................................................
Objet : ..................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Bénéficiaire : .......................................................................................................................
9
ETAT RECAPITULATIF DES PAIEMENTS PAR BANQUE
BANQUE : .........................................................................................................................
ECRITURES NON
PASSEES PAR LE
PROJET
-
-
-
-
-
-
-
-
-
ECRITURES NON
PASSEES PAR LA
BANQUE
-
-
-
-
-
-
-
-
BANQUE :…………
DATE :
Compte du
Compte de la
SP/CNLS-
banque
IST
Libellés Débit Crédit Débit Crédit
Dat Solde au……
e
Totaux Solde au
xii
ORDRE DE PAIEMEN T N° ………….
Date : ............................................
Rubrique : ............................................
Catégorie de dépenses : .............................................
Ligne Budgétaire : ............................................
Crédit alloué : ...........................................
Imputation Comptable : ............................................
Source de financement : ……………………………………..
Pièces jointes :
13
FICHE D’IMMOBILISATION
Famille : ......................................................
Affectation : ......................................................
14
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
xvii
ETAT MENSUEL DE CONSOMMATION DES FOURNITURES
Mois : ………………..
Article
Le Coordonnateur National
18
REGISTRE DES CONSOMMATIONS DES STOCKS DE FOURNITURES
Article : ………………………….
19
FICHE DE STOCK
Article : ………………………………..
Le Coordonnateur National
20
DEMANDE D’A CHAT N ° …………………
Date : …………………………………………
Montant demande
d’Achat Allocation
Budgétaire Crédits déjà
consommés Disponible
après Demande
EMETTEUR AC CSAF CN
BON DE REPARATION/ TRAVAIL No
A JOINDRE OBLIGATOIREMENT A LA FACTURE
TOTAL
CGSTM CO AC CN
xxii
BON DE COMMANDE N° ……………………
Date :………………………
Fournisseur: ………………………
Montant du Bon
Important de
Le double de ce Bon de Commande doit
être retourné avec votre facture sous peine
de rejet.
23
BORDEREAU DE RECEPTION No
SUIVANT BON DE COMMANDE No
MAGASIN DESTINATAIRE
24
AUTORISATION D’APPROVISIONNEMENT
EN COUPON CARBURANT
Nature :
o Gasoil
o Essence
AC CSAF CN
REGISTRE DE SUIVI DES BONS DE CARBURANT
Montant du Bon
Important de
Le double de ce Bon de Commande doit
être retourné avec votre facture sous peine
de rejet.
CGSM COMPTABLE
xxvii
BON DE SORTIE (Livraison interne)
Date de remise du bon : ……………………
Nature article : ……………………………………..
Quantité : ………………………………………
Objet/motif : ……………………………………….
Prix unitaire : ……………………………………….
Coût Total : …………………………………………..
Imputation : …………………………………………
Nom bénéficiaire : …………………………………
No Véhicule : …………………………………………
Date livraison : ……………………………………….
28
FICHE D’ENGAGEMENT DES DEPENSES PAR LIGNE BUDGETAIRE
Rubrique : ......................................................
Catégorie de Dépenses : .......................................................
Ligne Budgétaire : ......................................................
Crédit alloué : .......................................................
AC CSAF CN
29
ETAT DE S UIVI ET D’EX ECUTION DU B UDGET PAR FINANCEMEN T
Financement : …………………….
2.
3.
4.
5.
TOTAL
COORDONNATEUR NATIONAL
30