Chapitre I : Inventaire extra-comptable

Introduction

Au-delà de son obligation, l’inventaire physique (extra-comptable) a pour objectif de s’assurer

de la réalité des actifs et passifs comptabilisés par l’entreprise et aussi la mise à jour de
l’inventaire permanant, en vue de procéder aux corrections comptables qui s’imposent. Il est
donc effectué avec le plus grand sérieux et avec méthodes et rigueur ; ses résultats sont
rapprochés de la comptabilité et les écarts constatés, après analyse, sont comptabilisés. Ainsi
ce chapitre va permettre à l’étudiant de pouvoir inventorier le patrimoine d’une entité. De façon
spécifique, à la fin de ce chapitre, les étudiants/participants seront capables de :
- spécifier et expliquer les notions de bases liées à l’inventaire extra-comptable,
- décrire les différentes étapes de l’inventaire extra-comptable,
- élaborer les fiches et les rapports d’inventaire,
- comptabiliser les écarts constatés lors de l’inventaire extra-comptable.

I Définition de l’inventaire extra-comptable

L’inventaire extra-comptable consiste en la vérification physique des informations contenues

avant inventaire. C’est donc une opération spécifique réalisée en fin d’exercice portant sur
l’évaluation des stocks, des comptes d’immobilisation, des comptes de prêt, des créances, des
dettes ainsi que de la trésorerie.
La prise d’inventaire extra-comptable vise deux objectifs essentiels :
- le premier objectif est légal : en effet, selon l’article 42 de l’acte uniforme à la clôture
de chaque exercice, il est fait obligation aux entités « d’effectuer au moins une fois par
an, à la clôture de l’exercice, un inventaire complet de leur patrimoine » c’est-à-dire
que l’entité doit procéder au recensement et à l’évaluation de ses biens, créances et
dettes à leur valeur effective du moment, dite valeur actuelle. Toutefois un inventaire
tournant peut être réalisé. Il faut préciser que la tenue de l’inventaire permanent n’exclut
en aucune manière cet inventaire physique, car c’est le solde physique et non le solde
comptable qui est pris en compte dans le bilan, après avoir bien sûr expliqué les écarts
éventuels entre l’un et l’autre.

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 - le deuxième objectif, est quant à lui lié à la vérification pour lesquels il convient de
constater l’existence et la propriété, et dégager un chiffre fiable à faire figurer au bilan.

II Etapes de l’inventaire extra-comptable

L’objectif poursuivi par l’inventaire physique est la confirmation de l’existence physique d’un
élément d’actif. Ce travail doit être conduit avec ordre, méthode et précision. Toute erreur en
dénaturait les résultats. Les éléments à prendre en considération sont :
- des biens appartenant à l’entité et se trouvant en magasin y compris ceux dont on n’a
pas encore reçu les factures des fournisseurs,
- des biens confiés à des tiers à titre de dépôt ou à titre de location. Par contre, ne sont
pas à comprendre dans les stocks : les biens achetés et encours de transport même si la
facture est reçue, les biens reçus à titre de dépôt, les biens en magasins vendus et non
livrés, les biens vendus avec clause de réserves de propriété.
C’est pourquoi, il est nécessaire de procéder par étapes. Les principales phases d’une prise
d’inventaire physique sont les suivantes : préparation de l’inventaire, réalisation de l’inventaire,
valorisation des inventaires, comptabilisation des inventaires.

II 1 Préparation de l’inventaire

Un inventaire physique, quel que soit son volume peut être réalisé très rapidement si les
modalités de réalisation pratiques ont été soigneusement mises au point et préparées à l’avance.
La phase de préparation de l’inventaire est de ce fait la plus importante et tout le succès de
l’inventaire dépend d’elle. La première opération consiste à désigner, un responsable ayant une
connaissance suffisante de toutes les phases des activités de l’entreprise. Il s’agit d’une
personne en mesure d’anticiper les nombreuses éventualités et les problèmes à même de se
manifester et capable de leur apporter des solutions correctes. Ce responsable d’un rang et
d’une autorité suffisante aura pour tâches : de planifier l’opération, de préparer et d’émettre les
instructions d’inventaire, de superviser l’opération.
La phase préparation de l’inventaire, comporte les étapes suivantes : sensibilisation du
personnel chargé des inventaires (réunion d’information, rédaction de la note d’instruction),
fixation des dates de début et de fin d’inventaire, mise à jour des fiches d’inventaire,
constitution des équipes, préparation des documents.

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II 2 Réalisation de l’inventaire

En principe avant de démarrer l’opération de comptage, la commission collecte d’informations

doit préparer un planning de prise d’inventaire en fonction du nombre d’équipes désignées pour
le comptage. Elle prépare les feuilles d’inventaires par équipe et les distribuent aux équipes de
comptage. Chaque équipe procède au comptage des articles pour lesquels elle est désignée,
inscrit directement sur feuille d’inventaire le résultat du comptage. Chaque chef d’équipe
appose son visa sur la fiche en indiquant l’heure et la date de son passage. Une fois le comptage
terminé, les feuilles d’inventaire signées par les membres de l’équipe, sont remises pour
traitement.
Le principe fondamental à respecter en matière de réalisation d’inventaire est celui du double
comptage. Tous les éléments du patrimoine doivent être comptés séparément par deux équipes
qui effectueront des comptages indépendants les uns des autres.

II 3 Valorisation des inventaires

Le système comptable OHADA fonde l’évaluation sur la convention des coûts historiques. Il
s’appuie également sur la convention de prudence et l’hypothèse de continuité d’exploitation.
L’évaluation peut être envisagée à plusieurs stades.
- Evaluation à l’entrée : la valeur d’entrée des stocks est :
 le coût d’achat ou d’acquisition pour les biens achetés chez à des tiers ;
 la valeur d’apport pour les stocks apportés par les associées ou dans le cadre
d’une fusion ;
 la valeur actuelle pour ceux reçus à titre gratuit ;
 le coût de production pour ceux produits par l’entité.
- Evaluation à l’inventaire : à la clôture de l’exercice, les stocks sont évalués à leur valeur
effective du moment, dite valeur actuelle. C’est la valeur d’inventaire.

II 4 Contrôle du travail d’inventaire

Ce contrôle est effectué à plusieurs niveaux par le responsable de l’inventaire. Au niveau du

travail préparatoire, il s’assure que les précautions ont été prises. Au moment du déroulement
de l’inventaire, il vérifie la bonne exécution des opérations. A la fin des travaux de comptage,

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il procède à un troisième comptage lors que les deux premiers ne concordent pas. Le
responsable effectue un contrôle final pour s’assurer de l’exhaustivité de l’inventaire, et la
restitution de l’ensemble des documents utilisés. Il établit enfin une fiche récapitulative.

II 5 Rapport des résultats du comptage et son exploitation

A l’issu du recensement, il est établi un état récapitulatif de l’ensemble des résultats.

Auparavant, il est procédé à un contrôle sur la fiabilité. Les résultats du comptage font l’objet
d’états récapitulatifs précisant la date et la durée de l’inventaire, la ou les personnes ayant établi
le document et sa date d’établissement, le lieu de stockage, les références et la désignation des
produits, le numéro des tickets, les quantités, l’unité de mesure, le prix unitaire, le prix total et
les éventuelles observations.
Lorsque l’inventaire physique est achevé et que celui-ci est valorisé, il convient de le
rapprocher à l’inventaire permanent afin de déterminer les différences éventuelles et de
procéder aux régularisations nécessaires. Il est évident qu’avant de réajuster ces différences, il
faut tout d’abord les analyser et les expliquer. Si la comparaison inventaire comptable –
inventaire physique fait ressortir des écarts significatifs, il faut chercher les causes des écarts.
Certains écarts peuvent demeurer inexpliqués malgré toutes les vérifications et contrôles qui
auront été effectués.

III Inventaire des stocks

D’après la définition donnée par le plan comptable SYSCOHADA, les stocks sont les biens
qui constituent la propriété de l’entité et qui :
- sont destinés à être vendus dans le cadre normal des activités de l’entreprise (cas des
produits finis, marchandises, …) ;
- sont destinés à être consommés pour les besoins de la fabrication ou de l’exploitation
(matières premières, fournitures, …).
Il convient de faire la distinction entre un stock (bien entièrement consommé dès le premier
usage) et un investissement qui est un bien dont la durée d’utilisation est plus longue.
Si une attention particulière est accordée aux stocks c’est que bien souvent ces derniers
constituent le plus gros poste de l’actif circulant, surtout dans une entreprise de production. De
plus, les quantités en stocks sont difficiles à déterminer et toute erreur (comptage ou
valorisation) affecte directement le coût des marchandises vendues et, de ce fait, le résultat de
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l’entreprise. On peut enfin trouver un sous objectif à la prise d’inventaire physique des stocks
qui consiste à tester les performances et les faiblesses, du système de gestion des stocks et de
l’inventaire permanent.
L’inventaire des stocks dit extra-comptable a pour objet l’analyse et la mise à jour du stock
final par comptage physique. Une prise d’inventaire physique des stocks consiste alors à
recenser de manière exhaustive l’ensemble des marchandises, matières et fournitures, produits
semi-ouvrés, produits et travaux en cours, produits finis et stocks à l’extérieur détenus par
l’entreprise à la clôture de l’exercice. Il consiste en :
- l’établissement de la liste de stocks par catégorie de marchandises, matières 1ère,
Produits et autre approvisionnement de l’entreprise. A cet effet, les stocks sans facture
sont mis de côté
- L’évaluation des existants réels constatés lors du comptage.
A la suite de ces deux opérations, on procède à la comparaison du stock physique obtenu par
le comptage au stock théorique donné par les comptes. Les corrections relatives aux écarts
constatés doivent être comptabilisées dans les délais, après avoir été préalablement approuvées
par un responsable de l’entreprise.

III 1 Cas d’inventaire permanent

A chaque entrée et sortie de stock, on constate la variation de stock. Il consiste à enregistrer en

comptabilité tous les mouvements d’entrée et de sortie et à suivre leur valorisation, permettant
ainsi de connaître à tout moment, en cours d’exercice, les existants (soldes) théoriques en
quantité et en valeur.
L’inventaire permanent consiste donc à suivre les entrées (achats) et les sorties
(consommations) durant l’exercice, en enregistrant toutes les opérations les concernant, à partir
de la mise en place d’une comptabilité matière, permettant d’abord de constater les
mouvements sur des bons d’entrée et bons de sortie et ensuite de les passer en comptabilité
générale. L’inventaire permanent est un inventaire comptable, établi d’après les comptes ou
fichiers tenus en comptabilité. Il implique une organisation des magasins ainsi que la création
de bons d’entrée et de bons de sortie permettant d’enregistrer tous les mouvements et, par
conséquent, de connaître tout au long de l’année, de manière continue, les existants en quantité
et en valeur.

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Entrée en stock Sortie de stock
date date
3 M/ses CA 603 Var. stock de m/ses CA
603 Var. stock de m/ses CA 31 M/ses CA
Entrée en stocks Sortie de stock

En fin d’exercice, on compare le stock théorique (solde du compte 3) au stock physique obtenu
par inventaire physique. Deux situations peuvent se présenter.
- On a soit un manquant si stock physique (SP) < stock théorique (ST).
- On a soit un excédent si stock physique (SP) > stock théorique (ST).
La régularisation ici consistera à diminuer le niveau de stock théorique en cas de manquant et
à l’augmentation du niveau de stock théorique en cas d’excédent.

Excédent (SP > ST) Manquant (SP < ST)

date date
31 M/ses Mt E 6031 Var. stock de m/ses Mt M
6031 Var. stock de m/ses Mt E 31 M/ses Mt M
Augmentation en stocks Diminution du stock

Exemple : Exemple :
ST = 650 000 ST = 1200
SP = 302 000 SP = 1325
Corrigé : cas d’un excédent
Solution

Date
31 M/ses 125
6031 Var. stock de m/ses 125
Augmentation en stocks
1325 - 1200

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Cas d’un manquant

Date
6031 Var. stock de m/ses 348 000
31 M/ses 348 000
Diminution en stocks
650 000 – 302 000

III 2 Cas d’inventaire intermittent

En inventaire intermittent, la variation de stock (VS) n’est pas toujours enregistrée en cours
d’exercice. C’est seulement en fin d’année que l’on constate cette variation par l’inventaire
physique. Il consiste à connaître les stocks de fin de période en comptabilité, à partir d’un
comptage périodique des stocks (inventaire physique) permettant de connaître les existants au
moment précis du comptage et de calculer les sorties de la période entre cette date et la date du
précédent comptage. Les stocks de fin d’exercice sont alors substitués aux stocks de début
d’exercice de la manière suivante.

Entrée du stock final (SF) Sortie du stock initial (SI)

date date
31 M/ses SF 6031 Var. stock de m/ses SI
6031 Var. stock de m/ses SF 31 M/ses SI
Constatation du SF annulation du SI

Exemple
Le comptage physique réalisé lors des travaux d’inventaire dans la société Novissi &
Compagnie fait apparaître un stock de 1 210 500. Au début de l’exercice le compte « stock de
marchandise » présentait un solde de 3 455 750.
TAF : Régulariser ce stock à cette date

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Solution
Date
31 M/ses 1 210 500
6031 Var. stock de m/ses 1 210 500

Constatation du stock final

D°
6031 Var. stock de m/ses 3 455 750
31 M/ses 3 455 750
Annulation du stock initial

La comptabilité prend en charge en fin de période l’enregistrement des consommations, qui ne

seront connues qu’à cette date à partir de la formule suivante :
Stock début + Achats de la période – Stock fin = Sorties (donc consommations) de la période
On déduit alors la formule de la variation de stock
VS = SF – SI

Remarque : signification du compte variation de stock

Le solde du compte 603 « variation de stocks de biens achetés » ou 73 « variation du stock de
biens et stock produits ». Il a un sens selon qu’il est débiteur ou créditeur.
 Cas du compte 603
 Solde débiteur c'est-à-dire SF<SI signifie une diminution de stock ce qui
correspond logiquement à une augmentation des charges de l’exercice. Dans ce
cas il y a déstockage.
 Solde créditeur c'est-à-dire SF>SI signifie une augmentation de stock ce qui
correspond logiquement à une diminution des charges de l’exercice.
 Cas du compte 73
 Solde débiteur c'est-à-dire SF<SI correspond à une diminution de stock ce qui
implique une diminution des produits correspondants.
 Solde créditeur c'est-à-dire SF>SI correspond à une augmentation de stock ce
qui implique une augmentation des produits correspondants.

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