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Disciplina Organização de eventos.

Conceitos e importância dos eventos.


Evento é um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual
há uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do
público-alvo, e que ocorre em um espaço de tempo único.

Conceitos e importância dos eventos

Conceitos

São vários os conceitos de Eventos e, antes de apresentá-los, caro aluno, dou uma breve
explicação sobre a denominação “Evento”. A origem da palavra vem do termo
“eventual”, o mesmo que casual, um acontecimento que foge à rotina e é planejado para
reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE e ARAÚJO, 2000).

Alguns autores chamam simplesmente de “Evento”, outros acrescentam o adjetivo,


chamando-o de “Evento Especial”, mas, na verdade, ambos significam a mesma coisa.
O adjetivo funciona apenas como diferencial, ou seja, para destacar que é uma
celebração, uma cerimônia. Isso porque a palavra “evento” é utilizada em diversos
outros campos de estudo, além da comunicação, marketing e turismo. O vocábulo é
usado, por exemplo, para descrever reações químicas, como: “a energia migra a um
centro de reação e promove o evento de transferência de um elétron”, ou “esse evento
ocorre num tempo muito curto, quando a luz é absorvida por um átomo no estado
fundamental”.

Calma! Não vamos estudar Química, ou pior, Física! No nosso caso, a palavra evento
realmente significa uma cerimônia, um encontro de pessoas, e seu conceito é discutido
por alguns autores:

Soma de esforços e ações planejadas com o objetivo de alcançar resultados definidos


junto ao público-alvo. (BRITTO e FONTES, 2002, p. 14)

Acontecimento excepcional previamente planejado, que ocorre em determinado tempo e


local e gera grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade, buscando
a integração, difusão e sensibilização entre os participantes para os objetivos
pretendidos. (HAMAM, R., 1997, p. 107)

Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação


dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações,
produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente
planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os
participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia.
(MEIRELES, 1999, p. 21)

Evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a histórica da


relação organização-público, em face das necessidades observadas. Caso esse
acontecimento não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente,
problemático. (SIMÕES, 1995, apud MATIAS, 2004, p. 75)

São muitos os conceitos, não é mesmo? Mas o importante é lembrar que o Evento é um
acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há uma
mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do público-
alvo, e que ocorre em um espaço de tempo único. O local não é, necessariamente, um
espaço físico, pois hoje podemos ter, com o auxílio da tecnologia, até mesmo eventos
virtuais, como fóruns de discussões e seminários, nos quais as pessoas são convidadas a
participar e discutir virtualmente os assuntos relacionados ao tema central do evento.

Ah, já ia me esquecendo! Por comunicação dirigida entende-se aquela comunicação que


é totalmente adequada ao receptor da mensagem, na linguagem, imagens, tempo,
formato e canal apropriados à emissão e ao feedback (retorno) da comunicação
(FORTES, 2002).

Importância dos eventos

Para estudar a importância dos eventos tanto para as organizações quanto para o
Turismo, vamos nos basear em algumas premissas, discutidas no livro Estratégias para
Eventos, de Janaína Britto e Nena Fontes, que está em nossas referências:

a) Os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das
empresas. Ano após ano eles crescem em número, proporções e sofisticação. Sua
organização constitui tarefa especializada e de grande responsabilidade.

A primeira premissa demonstra como a indústria dos eventos vem crescendo nos
últimos anos. De acordo com Gonçalves (2003), nos últimos 10 anos, o setor cresceu
cerca de 300% no Brasil. Essa posição de destaque é reforçada por Oliveira (2000), que
afirma que o turismo de eventos é o segmento mais pleiteado pelos países. Essa questão
é facilmente confirmada pelo fato de que, nesses momentos de eventos, principalmente
internacionais, a atração de público é forte, e os produtos turísticos são vendidos por
atacado, pelo volume de pessoas e pelo longo tempo de permanência na localidade do
evento, o que favorece a arrecadação local com visita a shoppings, programas culturais
como cinemas e teatros, ou sociais como restaurantes, bares, boates, dentre outros.
Independentemente das condições climáticas ou de hospedagem e atendimento, o fluxo
de público é garantido e, por sua vez, os ganhos são gerados quase automaticamente.

Mais que uma simples festa ou comemoração, o evento precisa ser estudado como uma
atividade que proporciona benefícios econômicos, políticos e culturais para a cidade
acolhedora, o sistema econômico local e a comunidade (BRITTO e FONTES, 2002).

Eventos também são responsáveis por boa parte do fluxo turístico no Brasil. São de
vários tipos: eventos culturais, como o Carnaval no Rio de Janeiro, a Festa do Boi
Bumbá, em Parintins/ Amazonas, o Comida di Buteco em Belo Horizonte/Minas
Gerais; eventos esportivos como a Fórmula 1, em Interlagos/ São Paulo; eventos
religiosos como o Círio de Nazaré, em Belém, ou a Paixão de Cristo, em Nova
Jerusalém; eventos agropecuários, como a Festa do Vinho, em Caxias/ Rio Grande do
Sul, ou a Festa do Peão Boiadeiro, em Barretos/ São Paulo; eventos comerciais como o
Salão do Automóvel ou a Feira de Utilidades Domésticas, em São Paulo, ou feiras de
informática. Além desses, há uma série de eventos técnicos e científicos, em todos os
meses do calendário, em todo o Brasil. Os eventos representam uma alavanca geradora
de negócios, de inovação em tecnologia e um espaço importante de socialização e troca
de informações de mercado (SEBRAE, 2001).

Essa indústria ainda tem uma relevante participação no setor tributário, gerando cerca
de R$4,2 bilhões em arrecadação de impostos, representando uma atividade que rende
frutos também para o governo e para a sociedade, especialmente em sua impressionante
capacidade de geração de empregos, tanto diretos quanto indiretos (SEBRAE, 2001).

Veja a matéria abaixo, da Revista dos Eventos, que mostra os impressionantes números
da indústria de eventos, captados no I Dimensionamento Econômico da Indústria de
Eventos no Brasil.

O Brasil descobriu a indústria de eventos

Da Redação

A pesquisa I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no


Brasil alcançou grande repercussão no trade e entre os governantes e a
imprensa, passando a nortear as ações futuras do segmento, que já é
responsável por 3,1% do PIB nacional.

O estudo inédito foi um dos grandes destaques entre as mais importantes


realizações no ano de 2002. A pesquisa, realizada pela CTI – Consultoria
Turística Integrada e promovida pelo Fórum Brasileiro dos Convention &
Visitors Bureaux, em parceria com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e
Pequenas Empresas (Sebrae), com apoio da Embratur, teve lançamento em
julho, em Brasília, e foi prestigiada por autoridades e entidades da indústria
de eventos. Publicado com exclusividade pela Revista dos Eventos, o I
Dimensionamento revelou dados impressionantes sobre a indústria de
eventos: R$ 58 bilhões de renda anual, o que representa 3,1% do PIB
brasileiro; 330 mil eventos por ano, com a participação de 79,9 milhões de
pessoas; e geração de 3 milhões de empregos diretos, terceirizados e
indiretos. Os números ganharam grande repercussão tanto na indústria e
entre investidores, quanto nas esferas de governo e na imprensa brasileira
que divulgou, com grande destaque, os resultados da pesquisa.
Nas capitais e algumas das principais cidades brasileiras, o trabalho foi
apresentado e discutido em seminários promovidos pelos Convention &
Visitors Bureaux e pelo Sebrae. O trade de cidades como Brasília, Belo
Horizonte, São Paulo, Rio de Janeiro, Campo Grande, Porto Alegre,
Fortaleza, Vitória, Campinas, Blumenau, Florianópolis, Joinville, entre
tantas outras (veja fotos), esteve inteiramente mobilizado para discutir a
pesquisa e enfrentar os positivos desafios representados pela indústria de
eventos, para o permanente desenvolvimento econômico e social do país.

FONTE: REVISTA DOS EVENTOS. O Brasil descobriu a indústria de


eventos. 2004. Disponível em: http://www.vtower.org/cgi-
bin/index.cgi?action=viewnews&id=899. Acesso em: 23 dez. 2009.
Passemos à segunda premissa.

a) No sistema de comunicação da empresa, as inter-relações estratégicas possibilitam


diferentes canais de comunicação, entre os quais o evento se destaca como uma ação
concreta e de resultados positivos constantes.

Já vimos que o evento é uma importante ferramenta de comunicação dirigida. De


maneira geral, só participa de um evento quem efetivamente tem interesse por ele. Veja
só: imagine você, que é estudante de Turismo. Dificilmente você iria a uma palestra
sobre “As novas técnicas de soldagem do tanque de combustível de carros flex”. Você
teria interesse?

Por esse motivo o evento é dirigido, isto é, você consegue falar com seu público-alvo
em um só lugar e ao mesmo tempo. É claro que estou deixando de lado os eventos
abertos, ou seja, aqueles em praça pública ou convite aberto, em que há presença de
vários tipos de públicos. Na maior parte dos casos, os eventos são dirigidos e por isso
conseguem atingir resultados fantásticos. O evento é um canal de comunicação direto
entre a empresa e seu cliente, e também o contrário, do cliente com a empresa. Ou
ainda, da prefeitura com o cidadão e vice versa. De uma nação anfitriã com outra
visitante. O evento permite um contato direto que facilita e proporciona a troca de
informações, expectativas e demandas.

Vejamos mais uma premissa.

b) Como ferramenta de comunicação e marketing, o evento se constitui numa eficaz


forma de comunicação e promove a renovação ambiental e humana.

O evento é um instrumento de comunicação que proporciona a criação e a manutenção


da boa imagem de uma organização. Como toda e qualquer organização deseja ter bom
relacionamento com seus públicos, para garantir sua perpetuidade, o evento torna-se
fundamental para conquistar tanto clientes quanto empregados a fim de atingir a
excelência nos negócios. Sim, eventos podem gerar engajamento dos empregados e uma
maior simpatia dos clientes, parceiros e fornecedores, mas desde que seja bem
organizado, claro, e que atenda às expectativas do público-alvo. O evento promove a
renovação, um novo ar, um novo “gás” para a empresa. Realizar uma comemoração
com os funcionários por terem atingido uma meta de vendas, revigora e anima essas
pessoas para os novos desafios.

Resumo

Nesta aula estudamos a origem da palavra ‘Evento’, que vem do termo ‘eventual’, um
acontecimento que foge à rotina e é planejado para reunir um grupo de pessoas. É,
portanto, um acontecimento especial, com planejamento específico e prévio, no qual há
uma mobilização de pessoas para sua organização e consequente participação do
público-alvo e que ocorre em um espaço de tempo único.
Também vimos que os eventos estão se tornando cada vez mais essenciais à vida
econômica das empresas. Ano após ano, eles crescem em número, proporções e
sofisticação. Sua organização constitui tarefa especializada e de grande
responsabilidade, pois se constitui numa eficaz forma de comunicação e promove a
renovação ambiental e humana.
Atividade

Qual a importância do evento para as organizações? Cite um caso que você vivenciou,
ou de que tomou conhecimento, de um evento ter sido importante para atingir os
objetivos da organização.

Introdução (02)

Agora que o conceito, as definições e a importância dos eventos já são conhecidos, vamos
estudar a sua evolução histórica, entendendo o evento como uma atividade econômica
expressiva para as empresas e nações. Esta aula foi baseada no livro Organização de eventos:
procedimentos e técnicas, da autora Marlene Matias.

É importante destacar que o Turismo tem suas bases nos deslocamentos de pessoas entre
localidades para discutir assuntos de interesse comum e para participar de eventos como os
Jogos Olímpicos (MATIAS, 2004). Vamos aprender com essa viagem histórica?

Histórico dos eventos

Os eventos no mundo

Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e,


especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olímpicos da
Era Antiga. Era considerado um evento religioso, que acontecia de quatro em quatro
anos, tão representativo que tinha força de suspender os ataques armados da época. Esse
evento esportivo foi responsável pela formação do espírito de hospitalidade e gerou o
interesse de outras cidades gregas, além de Olímpia, de realizarem seus próprios jogos e
atrações (MATIAS, 2004).

As Festas Saturnálias, das quais nasceram os carnavais, instituídas em 500 a.C., foram
outra categoria de evento datada na Antiguidade. Durante esses festejos, era subvertida
a ordem social: os escravos podiam considerar-se temporariamente homens livres. Essa
festa acolhia além do lazer, os anseios, as esperanças e o folclore das regiões.

O primeiro evento com características técnicas e informativas foi registrado em 377 a.C.
e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grécia, e reuniu todos os
delegados das cidades gregas. Mais semelhante a uma Assembléia que a um Congresso,
o evento elegeu Felipe como o generalíssimo da Grécia nas lutas contra a Pérsia
(MATIAS, 2004).

O último evento da Idade Antiga, a Conferência de Luca, foi datado em 56 a.C. O


objetivo de César ao realizar esse evento era atrair para Luca, norte da Itália, os rivais
Pompeu e Crasso, para reconciliá-los. Com esse feito, César fortaleceu o poder do
Triunvirato e derrubou o Senado.

Com o declínio da Era Antiga, surge o Cristianismo, combatido firmemente pelos


romanos. Estes, sem forças para acabar com a doutrina, tentaram buscar o apoio do
crescente número de cristãos que, por sua vez, não viam com bons olhos o aumento da
riqueza e do poder da Igreja. A civilização antiga deixa como legado o desenvolvimento
da hospitalidade, o início da infraestrutura de acesso nas estradas e locais de eventos.

Longe de comparar com os problemas das nossas estradas atuais, naquela época, a
dificuldade de deslocamento e a falta de segurança realmente impossibilitavam o acesso
das pessoas a outros lugares, o que fez estagnar o que poderia se chamar “o início do
mercado de eventos”.

Por outro lado, apesar das dificuldades, essa trajetória foi adquirindo características
econômicas, sociais e políticas que conduziram à criação de instrumentos que ajudavam
imensamente nas viagens, como o Guia de Estradas, de Charles Estiene (1552), com
informações sobre roteiros de diversas viagens, e a publicação Of Travel, de Francis
Bacon (1612), com variadas orientações para viajantes (MATIAS, 2004).

Segundo Matias (2004), os principais tipos de eventos que marcaram esse período
foram os religiosos – concílios e representações teatrais – e os comerciais – feiras de
caráter comercial e mercadológico. Como os membros do clero eram autoridade
máxima à época, a segurança desses eventos de caráter religioso não era uma
preocupação. Já os participantes da feira, os mercadores, tinham que pagar tributos ao
senhor ou ao clero para garantir sua segurança.

As representações teatrais tinham certo caráter religioso, visto que foram introduzidas
na missa para quebrar a monotonia do ritual. A encenação facilitava o entendimento da
passagem bíblica em questão. Posteriormente, as representações passaram a compor
outras cerimônias, atraindo um grande público. Assim, as Igrejas não conseguiam
suportar tamanho número de espectadores, e o teatro ganhou as ruas, praças públicas e,
finalmente, anfiteatros.

As feiras foram os eventos mais representativos da Idade Média e tinham o conceito


bem próximo do atual: exposição de produtos e demonstração de serviços com o
objetivo de gerar vendas.

Outras viagens que aconteciam nessa época eram os Grand Tours, realizados por jovens
da nobreza para aprimorar seus conhecimentos e adquirir experiência profissional. O
surgimento das hospedagens como albergues e estalagens, bem como a melhoria das
condições de viagem, com as carruagens, beneficiaram o turismo de eventos (MATIAS,
2004).

A partir da Revolução Industrial, com a transformação do trabalho, da economia manual


para a mecanizada e com a introdução da energia a vapor ou combustão, novas formas
de transporte e comunicação apareceram, refletindo também nos tipos de eventos
realizados, que passaram a ser mais científicos e técnicos.

De acordo com Matias (2004), o Turismo de Eventos como segmento de atuação e


atividade econômica surgiu no século XIX, quando o inglês Thomas Cook coordenou a
ida de um grupo de pessoas a um congresso. Também se baseou em outros tipos de
eventos, como os esportivos, feiras de amostras e exposições, para se consolidar como
atividade organizada.
No século XX, o surgimento do automóvel deu impulso à indústria de eventos. Mais
tarde, as viagens aéreas se expandiram, garantindo mais rapidez e conforto aos viajantes
e encurtando as distâncias dos eventos.

Mesmo com a estagnação advinda da Primeira Guerra Mundial, o setor de eventos


continuou se organizando e, em 1914, foi criada a International Association of
Convention and Visitors Bureau. Em 1961 foi fundada a International Congress and
Convention Association (ICAA), cuja sede é em Amsterdã/ Holanda, com o objetivo de
contribuir em âmbito mundial com o desenvolvimento da indústria de eventos, pesquisa
e organização de informações (MATIAS, 2004).

Os eventos no Brasil

E no Brasil? Como você acha que os eventos surgiram?

Se no mundo há registros da ocorrência deles antes de Cristo, no Brasil, os eventos


somente tomaram propulsão após a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente na
década de 1950. Vamos conhecer essa história?

De acordo com os registros do Ministério da Indústria e Comércio, antes da chegada da


Família Real ao Brasil, aconteciam algumas feiras em locais abertos, com comerciantes
vendendo produtos em barracas, em uma circunstância parecida com as feiras da Idade
Média (MATIAS, 2004).
Normalmente as feiras ocorriam nos domingos ou dias santos, junto com as celebrações
religiosas.

Eram permeadas por personagens como o cego cantador, o poeta popular e os


contadores de histórias. Essas feiras foram se aperfeiçoando até se tornarem atualmente
megaestruturas nos grandes pavilhões e locais de exposições.

O primeiro espaço para eventos de que se tem registro foi o Salão do Hotel Itália, onde
se realizou um Baile de Carnaval, em 1840. Nesse mesmo ano, o Café Neville
anunciava seus bailes carnavalescos.

Em 1861, no Rio de Janeiro, o Brasil realizou a primeira Exposição Nacional, uma


prévia da exposição Internacional de 1862, em Londres. O “teste” era para escolher os
produtos nacionais que iriam figurar na feira internacional. Em 1881 aconteceu no Rio
de Janeiro a mostra preparatória da Exposição Continental de Buenos Aires, que
ocorreria no ano seguinte. Até então, o Brasil não tinha experiência em organizar
eventos técnico-científicos, mas a pouca vivência nos preparativos para os eventos
internacionais garantiu um mínimo de aparato para organização do evento de âmbito
local (MATIAS, 2004).

Já em 1908, aconteceu a Exposição Nacional, no Pavilhão de Feiras da Praia Vermelha,


um marco para a atividade de eventos brasileira. O Brasil passa a se destacar e se firmar
como organizador de feiras e exposições a partir de 1922, ao realizar, no Palácio das
Festas, Rio de Janeiro, a Exposição Internacional do Centenário, com o objetivo de
celebrar o Centenário da Independência do país.
O Hotel Copacabana Palace, no Rio de Janeiro, foi inaugurado em 1923 e passou a
abrigar variados tipos de eventos, sendo destaque no cenário nacional até hoje. Em 1928
é realizado o primeiro evento de turismo, chamado Convenção Interestadual de
Turismo, organizado pela Sociedade Brasileira de Turismo, atualmente chamada de
Touring Club do Brasil (MATIAS, 2004).

Em virtude da Segunda Guerra Mundial, o final da década de 1930 e início dos anos de
1940 não foram frutíferos para o setor de eventos. O setor hoteleiro, porém, conseguiu
ter mais sucesso na década de 1940, quando foram inaugurados os hotéis-cassinos, com
jogos, espetáculos nacionais e internacionais, reuniões e celebrações. (MATIAS, 2004).

Na década de 1950, foi inaugurado o Estádio Mário Filho, o Maracanã, no Rio de


Janeiro, que recebeu um dos maiores eventos mundiais: a Copa do Mundo. O Maracanã,
inicialmente preparado para atender eventos esportivos, atualmente também tem
estrutura para outras categorias de eventos, como shows e apresentações.

A partir desse acontecimento, que mobilizou um grande número de profissionais e


atraiu um amplo volume de público, o Turismo se transformou em uma atividade cada
vez mais organizada.

A primeira Associação Brasileira de Agências de Viagens (ABAV) foi criada em 1953,


no Rio de Janeiro, para cuidar da prestação de serviço das agências de viagens. Outras
ABAVs foram se desenvolvendo depois da iniciativa pioneira.

Os Congressos da ABAV impulsionaram o crescimento do Turismo e fizeram


disseminar a profissionalização do setor, já que diferentes localidades disputavam para
sediar o evento. A partir desse movimento, os agentes de viagem começaram a buscar
mais informações técnicas e oportunidades de acordos empresariais para prestar um
melhor atendimento.

As comemorações do IV Centenário da Fundação de São Paulo, em 1954, culminaram


na inauguração do Parque Ibirapuera, que abriga feiras, museus, áreas para esporte etc.

Como o setor de eventos ainda era incipiente, foi realizado, em 1967, o Encontro
Nacional de Turismo, no Rio de Janeiro, um ano depois da criação da Empresa
Brasileira de Turismo (Embratur). Em 1970, é inaugurado o Pavilhão de Exposições do
Palácio das Convenções do Anhembi, em São Paulo, um dos mais conhecidos até hoje.

Com a evolução do setor, em 1967 foi criada a Alcântara Machado Feiras e Promoções,
em São Paulo, a primeira empresa nacional especializada em organização de congressos
e convenções.

Já em 1977, foi fundada a Associação Brasileira de Eventos e Empresas Operadoras em


Congressos e Convenções (ABEOC), que depois passou a ser chamada de Associação
Brasileira das Empresas de Eventos, criada com o objetivo de captar e gerar eventos,
visando o desenvolvimento da atividade econômica.

Outro fato de destaque foi a criação da Associação Brasileira de Centros de


Convenções, Exposições e Feiras (ABRACEF), com a vocação de:
Promover o desenvolvimento institucional de seus associados, preservando sua
integridade e individualidade; e promover também a integração e troca de informações
relativas aos sistemas de tecnologia, marketing, planejamento, comunicação social,
gerenciamento de eventos nacionais e internacionais. (MATIAS, 2004, p. 36)

Nessa sequência histórica, prezado aluno, pode-se perceber o quanto a indústria de


eventos evoluiu. Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no
planejamento, organização e condução de eventos empresariais, públicos, acadêmicos,
esportivos e de uma infinidade de outras categorias. Tem evento pra todo o tipo de
gente, para atingir vários objetivos! Esse será o assunto da nossa próxima aula: Os
vários objetivos dos eventos.

Resumo

Os primeiros registros dos deslocamentos humanos, que deram origem ao Turismo e,


especialmente, ao Turismo de Eventos, datam de 776 a.C., com os Jogos Olímpicos da
Era Antiga. O primeiro evento com características técnicas e informativas foi registrado
em 377 a.C. e foi denominado Congresso. Aconteceu em Corinto, Grécia, e reuniu
todos os delegados das cidades gregas.

No Brasil, os eventos somente tomaram propulsão após a Segunda Guerra Mundial.


Atualmente no Brasil existem centenas de empresas especializadas no planejamento,
organização e condução de eventos empresariais, públicos, acadêmicos, esportivos e
uma infinidade de categorias.

Atividades

1) Comente as origens dos eventos, buscando identificar as três principais contribuições


que essa trajetória dos eventos ofereceu para a evolução dos eventos atuais.

2) No caso brasileiro, quais fatores contribuíram para que o país pudesse se tornar um
organizador de eventos?

Introdução (03)

Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas econômicas
para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir as soluções para
um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade, dentre outros
objetivos.

Você já participou de algum evento que não fosse somente uma celebração, uma festa? No
campo organizacional isso é muito comum.

Pense agora em um objetivo que uma empresa precisa atingir. Ela poderia organizar um
evento para alcançá-lo, não é? Então vamos lá!

Os vários objetivos dos eventos


Pensou no objetivo para um evento que comentamos na Introdução? Veremos agora
alguns objetivos que um evento pode alcançar. Vamos nos deter em cada um e comentá-
lo, para que você possa entender tudo muito bem. Vamos a eles.

Atingir resultados qualificados e quantificados junto ao público-alvo

Um evento pode ajudar a atingir resultados junto ao público-alvo, aumentando o


número de clientes, por exemplo. A empresa turística pode organizar um evento para
captar passageiros para um cruzeiro ou um destino turístico. Ao mesmo tempo, ela pode
fazer um evento para gerar mailing list, ou seja, um cadastro de pessoas que podem ter
interesse pelo produto ou serviço, mas que não necessariamente irão comprar ou
negociar com a empresa naquele exato momento do evento.

Esse tipo de estratégia é muito utilizado, pois o evento atrai o público-alvo, aquele
diretamente relacionado com a empresa. Como vimos na primeira aula, participa de um
evento quem tem interesse no assunto que está sendo tratado nele. Então, é muito mais
fácil captar contatos organizando um evento do que realizar outro tipo de captação. Essa
mailing list (cadastro) pode servir para uma infinidade de projetos e objetivos da
empresa. Desta maneira, o resultado do evento se propaga e vai além das fronteiras de
tempo e espaço em que é organizado. O evento gera frutos para outras ações e projetos
corporativos.

Além disso, essa mailing gerada pode servir de base de público para os próximos
eventos da empresa, que poderá convidar os mesmos participantes para as outras
edições desse evento ou então para eventos relacionados.

A organização também poderá atingir objetivo junto ao público-alvo por meio do


estreitamento de relações, facilitando as vendas. A aproximação empresa-cliente pode
ser proporcionada por um evento, já que sua característica primordial é a interação
social. Se uma empresa tem aproximação com seus clientes, as vendas são favorecidas,
e o evento proporciona essa sinergia.

Alcançar o público-alvo por meio do lançamento de produtos, serviços, apresentação de


pessoas ou empresas

O evento é uma atividade interessante porque amplia o leque de exposição da empresa e


de seus produtos e serviços. A empresa pode organizar o evento para lançar um produto
no mercado e chamar a atenção para ele. Esse tipo de estratégia favorece a divulgação
nos meios de comunicação, porque um evento é pauta para jornais. E, mais uma vez,
por ser dirigido, o evento consegue atingir, de uma só vez, boa parte do público-alvo da
empresa.

Muitas vezes, a empresa espera o período da feira do seu setor de atuação para fazer o
lançamento do produto, sabendo que seu público estará presente nela. Exemplos: uma
empresa automobilística pode lançar uma inovação no veículo na feira de automóveis;
uma empresa de cosméticos pode lançar um novo creme hidratante revolucionário em
uma feira da indústria da beleza. Todas as pessoas interessadas estarão na feira e
poderão conhecer o produto, tirar suas dúvidas e até mesmo experimentá-lo. Com uma
propaganda ou uma campanha publicitária, ou mesmo com divulgação na mídia não
seria fácil conseguir essa proeza. O evento abre muitas possibilidades de aproximação
com o produto ou o serviço, especialmente no momento do lançamento dele no
mercado.

Além disso, o evento também pode ser realizado para apresentar uma pessoa ao
mercado ou aos empregados de uma empresa: um novo diretor de vendas, ou um
coordenador de logística, ou mesmo o presidente da empresa podem ser apresentados ao
seu grupo de trabalho por meio de um evento, já que é mais fácil e, muitas vezes mais
viável, apresentar esse novo profissional a todos de uma só vez.

Pense em uma situação de um Diretor Comercial: para ele ser apresentado para todo o
mercado brasileiro, em todas as regionais, ele teria que viajar para essas localidades e se
apresentar. Em um evento de âmbito nacional, esse profissional consegue conhecer toda
a equipe de uma só vez. É claro que depois ele terá a oportunidade de apreciar todas as
praças e atuar junto aos vendedores locais, mas essa apresentação geral favorece o
contato, além de não privilegiar uma ou outra regional que ele escolhesse para visitar
primeiro.

Estabelecer conceito, recuperar ou alavancar a imagem da organização

Um evento pode ter o objetivo de alavancar a imagem de uma companhia ou


empreendimento.

Imagine uma empresa que está entrando no mercado brasileiro. Um evento pode ajudá-
la a mostrar seus produtos e serviços, sua forma de trabalhar, sua missão e valores,
demonstrando para a sociedade seus princípios. Nesse caso, ela precisa se firmar no
mercado, e o evento é uma mola impulsora para atingir essa meta. Com o evento, a
empresa pode estabelecer seu conceito no mercado. Exemplos: promover um conceito
de uma empresa “hi-tech”, realizando um evento com as últimas inovações da
tecnologia. Ou se mostrar uma empresa parceira e próxima dos clientes, realizando um
evento intimista, com uma decoração e uma estrutura parecida com a sala da sua casa ou
com um ambiente de barzinho, que proporciona a conversa, o bate-papo, a interação, a
proximidade.

Da mesma forma, quando uma empresa está com sua imagem “manchada”, um evento
pode ser realizado para tentar minimizar o impacto negativo e efetivamente mudar a
conjuntura. Mas muita calma nessa hora, caro aluno! Uma situação de crise não
combina com festança! Se a empresa está passando por um momento difícil, não é hora
de comemorar. Pode parecer falsidade ou falta de consideração da diretoria da empresa
com os empregados ou com os clientes e fornecedores.

Explico melhor: imagine que uma empresa provocou um acidente ambiental, que
contaminou o rio local e afetou o fornecimento de água da região. Essa empresa precisa,
primeiramente, corrigir as terríveis falhas que causaram o problema, para depois tentar
alavancar a sua imagem. Uma das estratégias para reconquistar a aceitação pública pode
ser um evento. A empresa pode, por exemplo, depois de ajustados os problemas
ambientais do caso em estudo, promover um Programa de Visitas, para mostrar como
ela cuidou daquele problema e as ações que estão sendo desenvolvidas para aquela
comunidade. Entenda, pois, que não é o momento de fazer uma celebração, mas de
provar, por meio de um evento no qual a empresa abre suas portas para visitação, que
ela realmente consertou os estragos, sanou os problemas, criou novas ações e está
tomando todos os cuidados para que nada de ruim aconteça.

Outra forma de alavancar a imagem é por meio de patrocínio de eventos culturais ou


esportivos. A empresa associa sua imagem ao evento, gerando simpatia e proximidade
com o público-alvo.

Realizar ato comemorativo, com ou sem fim mercadológico

Por outro lado, é possível, e muito comum, realizar um evento com o objetivo de
FESTEJAR! Um evento comemorativo é importante para melhorar a motivação dos
empregados, celebrar a conquista de um prêmio, encerrar as atividade anuais,
comemorar resultados atingidos, reconhecer uma equipe de profissionais, celebrar o
fechamento de um contrato, abrir os trabalhos de um congresso ou seminário, dar o
pontapé inicial de um projeto empresarial ou acadêmico e mais uma infinidade de
motivos!

O evento comemorativo pode ou não ter fins mercadológicos, isto é, pode unicamente
celebrar o ano com os clientes, ou pode também servir para fazer contatos comerciais e
parcerias, criando oportunidades de mercado.

Um bom exemplo pode ser a comemoração do aniversário da empresa, que é um


momento de celebração e de integração com os públicos de interesse da organização.

Envolver pesquisa, planejamento, coordenação, controle, organização e implantação de


um projeto

O evento ajuda a estudar um determinado tema, porque reúne as pessoas interessadas


para discutir sobre aquele assunto; pode servir para planejar, coordenar e implantar um
projeto empresarial, visando alcançar o público com medidas concretas e viáveis e
resultados projetados.

Também é possível, por meio de um evento, promover um treinamento técnico,


aprimorando a capacitação profissional. Nesse caso, o evento é completamente
planejado para gerar conhecimento coletivo, permitindo que os participantes aproveitem
um conteúdo e uma prática totalmente preparados para este fim.

Promover um roteiro turístico ou uma cidade com atração turística

Chamar a atenção de pessoas para uma localidade não é tarefa fácil. Muitas vezes, uma
cidade tem grande potencial turístico, mas que não é conhecido ou reconhecido pela
sociedade. Um circuito de eventos locais pode beneficiar a promoção dessa localidade,
gerando a atração do público. A cidade passa a receber a atenção dos turistas, o que
favorece:

• o desenvolvimento econômico: o evento faz girar a economia local, impulsiona o


comércio e o desenvolvimento da infraestrutura, com construção de hotéis, restaurantes
e serviços para a população. Os resultados, muitas vezes, podem ser sentidos até mesmo
nas localidades circunvizinhas.

• o equilíbrio da demanda: algumas regiões têm grande potencial turístico, mas que
normalmente é aproveitado somente na alta estação, causando um desequilíbrio entre
oferta e demanda. A realização de eventos fora da alta temporada garante a estabilização
econômica nessas localidades, diminuindo os efeitos da sazonalidade e proporcionando
movimento durante o ano todo.

• a geração de empregos: esse movimento da economia proporciona também o


surgimento de trabalho e renda, conduzindo ao desenvolvimento local. O setor turístico
pode ser responsável por um significativo número de empregos.

Viu como um evento pode ajudar uma organização a aprimorar o relacionamento com
seu público de interesse? Um evento é capaz de atingir vários objetivos e metas. Para
aprimorar seu conhecimento, fixe bem esses objetivos dos eventos, pois, na próxima
aula, estudaremos a classificação dos eventos. Para classificar um evento é preciso ter
sempre em mente seu objetivo primordial, o motivo pelo qual ele foi desenvolvido. Até
a próxima!

Resumo

Muito mais que uma simples festa, os eventos servem para discutir alternativas
econômicas para uma cidade, para reunir as partes interessadas em um projeto e discutir
as soluções para um determinado problema, para motivar e mobilizar uma comunidade,
dentre outros objetivos.

Alguns objetivos que um evento pode alcançar: atingir resultados qualificados e


quantificados junto ao público-alvo; alcançar o público-alvo por meio do lançamento de
produtos, serviços, apresentação de pessoas ou empresas; estabelecer conceito,
recuperar ou alavancar a imagem da organização; realizar ato comemorativo, com ou
sem fim mercadológico; envolver pesquisa, planejamento, coordenação, controle,
organização e implantação de um projeto; promover um roteiro turístico ou uma cidade
com atração turística, dentre outros.

Atividade

Vimos nesta aula que os eventos são criados para atingir alguns objetivos. Crie um
evento para atingir cada um dos objetivos abaixo. Use a criatividade!

a. Alcançar o público-alvo por meio do lança-mento de produtos, serviços, apresentação


de pessoas ou empresas.

b. Promover um roteiro turístico ou uma cidade com atração turística.

BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e
do turismo. São Paulo: Aleph, 2002.

CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e


execução. São Paulo: Summus Editorial, 1997.

MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Ed.


Manole, 2004.
Introdução (04)

Vimos que os eventos têm vários objetivos e atendem a diversos propósitos. Na aula
anterior, estudamos os principais motivos pelos quais organizações e pessoas promovem
eventos.

Vamos conhecer agora as suas classificações? De acordo com o porte, abrangência,


perfil dos participantes ou período de realização, dentre outras categorias de análise, o
evento pode ser classificado como grande, médio ou pequeno, ou mesmo local,
regional, nacional ou internacional.

Você sabe classificá-los? O que seria um evento cívico nacional? Ou um evento


desportivo internacional? Uma cerimônia de grande porte?

Vamos aprender um pouco mais?

Classificações dos eventos

Existem diferenciadas formas de classificação de eventos. Cada autor adota uma


categorização.
Para Britto e Fontes (2002), os eventos são classificados por: categoria, área de
interesse, localização/abrangência, características estruturais e tipologia. Vejamos
detalhadamente essa classificação dos eventos feita pelas duas autoras.

• Categoria: institucional; promocional ou mercadológico.

A categoria Institucional se refere a eventos que visam criar ou fixar conceito, imagem
e identidade de uma organização ou de uma pessoa.

Já um evento Promocional ou Mercadológico objetiva promover um produto ou


serviço, reforçando as ações de marketing e divulgação, tendo como finalidade,
portanto, vender ou realizar processo comercial, negociação.

Essa classificação por “categoria” fornece ao organizador de eventos subsídios para


definir corretamente seu público-alvo participante do evento. Por exemplo: se a empresa
realiza um evento institucional, não necessariamente ela precisa convidar os clientes.
Ela pode convidar parceiros, empregados, fornecedores, por exemplo. Mas se realiza
um evento mercadológico, é de bom tom que ela convide seus clientes, mas tendo
sempre em mente os objetivos desse evento, como estudamos na aula anterior. Para um
evento mercadológico, a empresa pode avaliar a necessidade de convidar os
empregados, priorizando a participação de outros públicos externos mais alinhados aos
objetivos mercadológicos.

• Área de Interesse: artística, científica, cultural, educativa, cívica, política,


governamental, empresarial, de lazer, social, desportiva, religiosa, beneficente, turística.

Algumas modalidades de eventos podem se enquadrar em mais de uma área de


interesse, simultaneamente. Vamos descrevê-las:
a) Artística: eventos que tratam de arte, como literatura, teatro, dança, música, dentre
outros.

b) Científica: relacionada a assuntos científicos em qualquer campo de conhecimento


ligado à pesquisa.

c) Cultural: eventos relacionados aos aspectos culturais para sua divulgação e


reconhecimento, ou mesmo com objetivo promocional. Incluem-se nesta classificação
os eventos folclóricos e ligados a outras manifestações e hábitos regionais.

d) Educativa: aborda questões da área educa-cional, novas práticas pedagógicas, cursos


e novidades da educação.

e) Cívica: classificação dada para eventos relacionados à Pátria e/ou à sua história.

f) Política: trata de assuntos políticos, como eventos ligados a partidos políticos,


associações de classe etc.

g) Governamental: em todas as esferas, níveis e instâncias, são eventos que mostram


ações e prestam contas sobre as realizações do governo.

h) Empresarial: envolve atividades organizacionais como pesquisa e ações de empresas


e seus parceiros.

i) Lazer: eventos que visam gerar entretenimento e bem-estar aos seus participantes.

j) Social: eventos de interesse comum, que visam à confraternização, quer sejam


familiares, quer sejam de grupos com interesses afins, amigos ou outros grupos sociais.

k) Desportiva: eventos ligados ao universo esportivo, de qualquer modalidade ou


espécie.

l) Religiosa: enfoca interesses, assuntos ou confraternizações religiosas, de qualquer


crença.

m) Beneficente: eventos realizados em prol de uma causa, refletem programas e projetos


sociais divulgados em cerimônias públicas, normalmente para angariar fundos ou apoio
institucional.

n) Turística: visa divulgar e promover produtos e serviços turísticos tentando


incrementar o turismo local ou nacional. Como vimos na aula anterior, este tipo de
evento é muito utilizado para garantir a manutenção da oferta turística integral e
constante. Nesse caso, geralmente, compõe o calendário oficial de eventos daquela
localidade.

• Localização/ Abrangência

Esse tipo de classificação distingue os eventos por sua abrangência e local em que
ocorrem:
a) Locais: de bairro ou grupo de bairros.

b) Distritais: relativos ao distrito.

c) Municipais: de alguma cidade.

d) Regionais: que abrange uma determinada região.

e) Estaduais: relativos a um estado.

f) Nacionais: representam uma nação.

g) Internacionais: abrangem os interesses de vários países.

De qualquer forma, o evento, mesmo acontecendo em uma localidade ou em uma


pequena cidade, pode ter caráter internacional, desde que inclua as características
necessárias para ser considerado como tal, como ter público de vários países,
representantes e/ou autoridades internacionais, ser bilingue ou trilingue, ter um assunto
de abrangência e interesse internacional, etc.

• Características estruturais

Considerando as características estruturais, um evento pode ser classificado quanto a:

• Porte: pequeno; médio; grande.

Um evento de pequeno porte abrange um número de até 200 pessoas. Um evento de


médio porte tem o número estimado de 200 a 500 participantes. Um evento de grande
porte tem mais de 500 participantes. (BRITTO e FONTES, 2002).

• Periodicidade: fixo; móvel; esporádico.

Um evento fixo não varia a data de realização, ou seja, sempre ocorre na


mesma data. Você consegue pensar agora em um evento que tenha essa
característica? Lembrou de algum? Ok, vamos à resposta: solenidades de
Sete de Setembro e festas de santos padroeiros (realizam-se, anualmente,
no mesmo dia).

Um evento móvel sempre se realiza, mas não em data fixa. Ele pode variar
de acordo com o calendário ou interesse dos organizadores. Ou seja, a
periodicidade é fixa, mas a data é móvel. Incluem-se aqui eventos tais
como os Jogos Olímpicos e a Copa do Mundo, que ocorrem de quatro em
quatro anos. O carnaval também é um evento móvel.

Um evento esporádico é de realização temporária e só acontece por


demanda, em função de fatos extraordinários. Mas é claro que também tem
planejamento e programação para se realizar. São exemplos deste tipo os
eventos empresariais diversos ou cerimônias do Vaticano quando ocorre
morte, escolha ou sagração do Papa.

• Público: geral; dirigido; específico.

A classificação por perfil de participantes pode ser:

a) Geral: evento aberto, com todo tipo de público, com participação limitada apenas ao
tamanho do espaço no qual o evento está sendo realizado. Há alguns eventos que,
mesmo abertos, têm restrição de idade ou censura para participação. São exemplos de
eventos com público geral: desfile de escolas de samba na rua, show em praça pública,
encenação da Paixão de Cristo em Pernambuco, festa do Senhor do Bonfim em
Salvador etc.

b) Dirigido: como o próprio nome diz, é restrito ao público que tem afinidade com o
assunto do evento ou interesse por ele. Alguns exemplos são: exposições agropecuárias,
feiras de calçado ou de couros, salão do automóvel etc.

c) Específico: o público é claramente definido pela afinidade direta com o assunto.


Incluem-se nessa categoria os congressos da área de saúde, seminários de educação,
workshops de medicina alternativa, entre outros.

• Por tipologia

Os eventos também podem ser classificados por tipologia e na próxima aula vamos
analisar detalhadamente os principais tipos de eventos. Já vamos ver agora a
classificação:

TABELA 1
Classificação por tipologia

Programa de Famtour1
Visitas Openday2

Feiras
Exposições
Road-shows3
Exposições Show case4
Mostras
Salões
Vernissages5

Congressos
Conferências
Encontros Videoconferências6
Técnicos e Ciclos de palestras
Científicos Simpósios
Mesas-redondas
Painéis
Fóruns
Convenções
Seminários
Debates
Conclaves
Brainstormings7
Semanas
Jornadas
Concentrações
Entrevistas coletivas
Workshops8
Oficinas
Assembleias
Estudos de caso
Comícios
Passeatas
Carreatas

Saraus
Coquetéis
Happy-hours9
Chás da tarde
Chás de cozinha
Chás beneficentes
Chás-bar
Almoços
Encontros de
Jantares
Convivência
Banquetes
Cafés da manhã
Brunchs10
Coffee-breaks11
Guest Coffees12
Encontros culturais
Shows
Festivais

De cunho religioso
Fúnebres
Casamentos
Cerimônias Bodas
De Posse
Acadêmicas (formatura, outorga de
títulos, aula magna)

Concursos
Gincanas
Eventos
Torneios
competitivos
Campeonatos
Olimpíadas
Espaços físicos
Inaugurações
Monumentos

Pedra fundamental
Livros
Empreendimentos imobiliários
Lançamentos
Maquetes
Produtos
Serviços

Técnicas
Excursões De incentivo
Educacionais

Cívicos
Desfiles
De moda

Leilões Variados

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002, p. 61

Outra classificação dos eventos é dada por Matias (2004). Para a autora, os eventos
podem ser classificados:

• Em relação ao público

a) Evento fechado: acontece dentro de situações específicas e com público definido, que
é convidado a participar.

b) Evento aberto: divide-se em duas categorias: evento aberto em geral, que alcança
todas as classes de público e evento aberto por adesão, que é direcionado a um
determinado público que faz inscrição gratuita ou paga taxa de participação.

• Em relação à área de interesse

Bem parecida com a classificação anterior, de Britto e Fontes (2002), a


classificação por área de interesse de Matias (2004) se divide em evento:
artístico, científico, cultural, cívico, desportivo, folclórico (manifestações
culturais regionais sobre lendas, tradições, costumes), de lazer,
promocional (com objetivo de promover produtos e serviços), religioso e
turístico.

Diferentes classificações, não é mesmo? O importante é entender que os


eventos são distintos em seus objetivos e classificações, para atender a uma
ou mais demanda(s) específica(s) da organização. Não podemos nos
esquecer de que o evento é um investimento significativo, de verba, tempo
e esforço de uma determinada equipe para realizá-lo. Portanto, tendo seu
objetivo sempre em mente e sabendo classificá-lo, você começará muito
bem seu próximo evento!

1 - Abreviatura de familiarization tour ou tour de familiarização e


reconhecimento; é organizado para operadores e empresas turísticas para se
familiarizarem com novos destinos turísticos

2 - Programa de visitas interno às empresas.

3 -Exposição montada sobre rodas – ônibus ou carretas – constituindo-se


em um evento itinerante.

4 - Parecido com uma feira comercial, porém mais econômico, é um evento


em que os produtos e serviços são expostos em vitrines fechadas e os
visitantes entram em contato com o expositor por meio de cabines
telefônicas anexas ao estande, comunicando-se diretamente com a central
de informações do expositor.

5 - Evento característico de exposição artística, apresenta o trabalho de um


ou mais artistas.

6 - Conferência feita por vídeo, que depende da Internet e/ou satélite.

7 - Encontro que exercita o raciocínio livre, no qual um grupo de pessoas se


reúne para emitir ideias livremente sobre um determinado assunto, como
uma “chuva de ideias”.

8 - A tradução mais próxima seria ‘oficina’ e se caracteriza por um evento


que tem uma parte prática, ou seja, um grupo de pessoas de um segmento
de mercado que discute, estuda e faz as aplicações de uma determinada
tecnologia, produto ou serviço.

9 - Evento informal que se inicia mais cedo, normalmente logo após o


expediente, em que as pessoas saem diretamente do trabalho e se dirigem
ao evento. Tomam-se drinks e degustam-se aperitivos, com conversas
descontraídas. Também termina mais cedo, por volta de 22h.

10 - Inspirado nos costumes americanos, une o breakfast (café da manhã)


com o lunch (almoço), daí a palavra brunch, e mistura os dois cardápios,
ocorrendo por volta de 11h da manhã.
11 - Café servido no intervalo de duas atividades. Como o nome diz, ele
“quebra” o evento, para que os participantes possam ter um intervalo.

12 - é servido antes do início efetivo do evento, para os palestrantes ou


convidados especiais, em uma sala reservada. Após o início da palestra, o
guest coffee é reposto, para que os palestrantes possam se servir novamente
após sua apresentação, quando não estiverem previstos coquetéis ou outros
eventos sociais.

Resumo

Existem diferenciadas formas de classificações de eventos. Cada autor


adota uma categorização. São categorias de classificação: em relação ao
seu tipo, porte, público, abrangência, características estruturais ou área de
interesse.

O importante é entender que os eventos são distintos em seus objetivos e


classificações, para atender a uma ou mais demanda(s) específica(s) da
organização.

Atividades

A empresa WxWx, agência de turismo, está entrando no mercado brasileiro e quer


desenvolver um programa de relacionamento com seus públicos. A empresa decidiu
fazer um evento para um desses públicos prioritários: seus 300 revendedores em todo o
Brasil, das agências em vários estados. A WxWx precisa apresentar e explicar seus
produtos e serviços, as formas de comercialização e a estratégia de atuação no mercado.

a) Indique qual evento seria adequado para a situação e descreva-o.

b) Defina a área de interesse, a categoria e a abrangência desse evento.

Introdução (05)

Festa do interior

Fagulhas, pontas de agulhas

Brilham estrelas de São João

Babados, xotes e xaxados

Segura as pontas meu coração

Bombas na guerra-magia

Ninguém matava, ninguém morria


Nas trincheiras da alegria

O que explodia era o amor

Nas trincheiras da alegria

O que explodia era o amor

E ardia aquela fogueira

Que me esquenta a vida inteira

Eterna noite sempre a primeira

Festa do Interior

(Música de Morais Moreira


Intérprete: Gal Costa)

Como canta Gal Costa, existem eventos para todos os tipos de pessoas, horários, locais
e finalidades. Vimos como os eventos são classificados, agora vamos estudar seus tipos.

Na tabela que encerra a última aula, os eventos estão divididos e classificados de acordo
com seus tipos. Vamos agora ver detalhadamente os tipos mais utilizados de eventos
organizacionais.

Tipos de eventos

Programa de Visitas

Descrição: um Programa de Visitas se constitui na recepção a grupos de pessoas


seguindo uma programação preparada. A visitação normalmente tem uma finalidade
técnico-científica.

Objetivo: esse tipo de evento tem o objetivo de divulgar a empresa ou instituição a seu
público-avo e propiciar aproximação entre eles.

Dicas e observações:

• É necessário divulgar a visita internamente e apresentar as informações do grupo


visitante para toda a empresa, para não gerar estranhamento dos empregados ou
atrapalhar sua rotina.

• Nas atividades preparativas, é preciso elaborar o roteiro de visita, contendo o percurso


dos visitantes e os nomes dos empregados que serão envolvidos no evento, bem como a
preparação de material que será utilizado na visita (apresentações, apostilas) ou entregue
aos visitantes (cartilhas, brindes etc.).

• Também é preciso avaliar a necessidade de guias para percorrer o trajeto dentro da


empresa. Os guias podem ser tanto empregados quanto guias contratados especialmente
para o evento.

• Quando forem visitantes estrangeiros, levar em conta sua tradição e seus costumes,
para que o programa de visitas não vire um pesadelo, isto é, que a cultura do visitante
não seja ferida, mesmo sem intenção.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• agendamento da visita em uma data propícia para a empresa e para o visitante;

• monitoramento e recepção dos visitantes;

• organização do receptivo, contratando serviços como transporte, hospedagem,


alimentação, recepção e cadastro dos convidados, quando necessário;

• elaboração ou renovação do material de divulgação da empresa;

• preparação de local para recepção e explicações iniciais sobre a empresa e a visita;

• realização de registro da visita, com cobertura de foto e vídeo e entrega de foto oficial
aos participantes, junto com um brinde da empresa.

Feira

Descrição: em um estande, a organização apresenta seus produtos e serviços, com


finalidade comercial.

Objetivo: promover a exposição da empresa, produtos e serviços e a aproximação com


clientes e com o mercado.

Dicas e observações:

• É importante investir na participação em feiras, pois são compostas por um público


segmentado, com consumidores potenciais.

• A feira propicia a aproximação com os clientes e prospects (clientes potenciais) e


serve como oportunidade de coleta de informações da concorrência e mercado.

• Devido a sua importância para o mercado, abrangência e participação do público, é


uma excelente forma de realizar o lançamento de novos produtos e serviços.

• A empresa deve avaliar se participará de todas as feiras de seu setor de atuação, já que
o investimento para participar de uma feira é significativo. De acordo com o objetivo e
o tipo de público visitante, a empresa deverá definir-se quanto à sua participação ou
não.

São etapas da organização deste tipo de evento:


• escolha da área de exposição;

• definição do projeto do estande;

• contratação de serviços para o estande: buffet, recepcionista, segurança, limpeza etc.

A participação em feiras é tão importante e composta por tantos detalhes, normas e


procedimentos que sua organização será tratada em uma aula à parte. Aguarde os
próximos capítulos!

Congresso

Descrição: evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por exemplo,
debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um só local. São
eventos promovidos por entidades participativas para debater temas que interessam a
um segmento profissional.

Objetivo: estudar temas cujas conclusões, depois de aprovadas pelas autoridades, serão
adotadas (no todo ou em parte).

Dicas e observações:

• Pode ser uma forma interessante também para a empresa, além de participar do
Congresso como palestrante ou como expositor na feira anexa ao evento, patrocinar o
Congresso. Para isso, é necessário ter antecedência na compra de cotas de patrocínio, já
que normalmente a organização do congresso do ano seguinte começa quando da
finalização do Congresso anterior. Patrocinando um Congresso, a empresa terá grande
visibilidade frente ao seu público-alvo, já que estará exposta para todo o público
participante e em toda a programação visual do evento: banners, pastas, canetas,
uniformes dos organizadores, blocos, faixas, painéis, releases de divulgação para a
imprensa etc.

• O Congresso também é uma oportunidade para a antecipação de tecnologias e


serviços, para apresentá-los em primeira mão ao público-alvo.

• Dentre os públicos participantes de um Congresso estão:

• palestrante (conferencista),

• congressista (quem participa das atividades do Congresso e paga pela inscrição),

• expositor (que expõe os produtos na feira que eventualmente compõe o Congresso),

• estudante (também participa das atividades do Congresso e normalmente tem o valor


de inscrição reduzido),

• visitante (não tem acesso às atividades principais, somente participa da progra-mação


aberta ao público).
São etapas da organização deste tipo de evento:

• definição do tipo de participação da empresa: como palestrante, como expositor etc;

• preparação do material de divulgação da empresa.

Seminário

Descrição: em um seminário, a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a


presença de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição,
discussão e conclusão.

Objetivo: transmissão, atualização e debate de conhecimentos e técnicas centrado num


tema básico, que pode ser desdobrado em subtemas.

Dicas e observações:

• Normalmente os custos são cobertos por cobrança de inscrições, patrocínios e trocas


de serviços, como a cessão de passagens aéreas por uma companhia aérea.

• Entrega-se material (pasta, crachá, bloco, caneta ou lápis etc.) e/ou certificado aos
participantes.

• Podem ocorrer exposições paralelas ao seminário.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Definição do tema central.

• Definição e convite aos palestrantes.

• Preparação do material a ser entregue aos participantes (apostila, bloco, caneta, pasta
etc.)

• Organização de estrutura adequada para os participantes fazerem anotações e


participarem do seminário (montagem com cadeira e mesa ou com cadeiras escolares).

Simpósio

Descrição: muito parecido com a estrutura de um seminário, é um evento destinado à


divulgação de experiências, pesquisas ou inovações tecnológicas em determinada área
profissional. É um evento prático e simples, de pequeno porte e curta duração, com
público especializado.

Objetivo: discussão e debate sobre as possibilidades de aplicação prática das ideias


apresentadas.

Dicas e observações:
• Favorece contato entre expositores e público: permite apresentação de pesquisas e
demonstração de tecnologias e processos.

• É um evento que permite discussão de temas de interesse geral: medicina alternativa,


jardinagem etc.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Bem parecido com o seminário, o simpósio deve proporcionar estrutura para os


participantes fazerem anotações e assistirem à exposição.

Workshop

Descrição: encontro em que há uma parte expositiva seguida de desenvolvimento de


atividades práticas. É voltado para a aprendizagem e é composto, necessariamente, por
uma parte prática, ou seja, parte do evento em que os participantes efetivamente se
envolvem com o que está sendo apresentado. Por exemplo, a apresentação de um novo
produto: em um workshop, os participantes assistem à explicação sobre o produto, suas
funcionalidades, características e informações técnicas e também testam, tocam, sentem
o produto, mexem e interagem com ele.

Objetivo: familiarizar os participantes com um assunto ou técnica, aliando teoria à


prática.

Dicas e observações:

• Por sua característica prática, recomenda-se, no máximo, 30 ou 40 participantes por


evento. Se você precisar fazer um workshop e a turma for muito grande, a solução será
dividir o grupo maior em vários grupos menores, para que o evento seja mais produtivo.

• Um workshop pode ser útil para:

• solucionar problemas operacionais, já que os participantes entrarão em contato com o


produto ou serviço e poderão testar e opinar sobre ele;

• desenvolver ou aprimorar produtos, com a inclusão de pessoas externas à empresa no


evento, desde que isso seja viável.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Preparação de um espaço adequado para comportar as características do evento, tanto


em sua parte de exposição teórica quanto em sua parte prática e interativa.

• Organização dos materiais necessários para a parte prática do evento, que muitas vezes
envolve artigos inusitados, já que eles podem gerar inovações para os produtos. Como
exemplo, um workshop para guias turísticos, para que eles desenvolvam novidades na
venda de pacotes de viagem: eles podem desenvolver alguma estratégia inovadora que,
para ser apresentada e explicada ao público participante, pode envolver materiais como
papéis diferenciados, canetas especiais, computador com internet e caixas de som etc.
Por ora é isso! Espero você na próxima aula, com mais tipos de eventos!

Resumo

Nesta aula, estudamos alguns tipos de eventos organizacionais:

a) Programa de Visitas, que se constitui como a recepção a grupos de pessoas


seguindo uma programação preparada.

b) Feira, evento em que a organização apresenta seus produtos e serviços, com


finalidade comercial, em um estande.

c) Congresso, evento de grande porte cujas sessões de trabalho englobam, por


exemplo, debates, cursos, workshops, atividades sociais para participantes, em um
só local.

d) Seminário, em que a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença
de um coordenador. Normalmente divide-se em três fases: exposição, discussão e
conclusão.

e) Simpósio, evento destinado à divulgação de experiências, pesquisas ou inovações


tecnológicas em determinada área profissional. É um evento prático e simples, de
pequeno porte e curta duração, com público especializado.

f) Workshop, que é um encontro em que há uma parte expositiva seguida de


desenvolvimento de atividades práticas.

Atividades

1 Pesquise algum Congresso de área de seu interesse (Turismo, Hotelaria etc.) e


verifique os itens estudados na aula:

a. sessões de trabalho englobam debates, cursos, workshops, atividades sociais para


participantes;

b. públicos envolvidos;

c. existência ou não de feira ou outra atividade paralela.

2 Imagine que você foi contratado para organizar um Workshop de Guias Turísticos,
para prepará-los para as Olimpíadas no Brasil. Indique quais as características
necessárias para preparar este evento e sugira um tema de trabalho dos guias turísticos
neste evento.

Introdução (06)

Na aula anterior, estudamos eventos como Programa de Visitas, Feira, Congresso, Seminário,
Simpósio e Workshop. Cada um com seu propósito e aplicação, atendendo a um tipo de
público. Você conhecia todos esses tipos de eventos? Vamos continuar a estudar mais alguns
tipos.
Nesta aula, aprofundaremos o estudo de mais alguns tipos de eventos: Convenção de Vendas,
Roadshow, Concurso, Mesa-redonda, Coletiva de Imprensa e Lançamento.

Já participou de algum deles? Melhor ainda: teve a oportunidade de ajudar na organização


deles? E se, amanhã, você tiver que produzir um Roadshow? Por onde você vai começar?
Vamos descobrir!

Tipos de eventos

Convenção de Vendas

Descrição: evento fechado, destinado às equipes de vendas interna, externa e aos canais
de distribuição da empresa. Sua periodicidade é definida pela empresa, podendo ocorrer
com intervalos de 12, 18 ou 24 meses de uma edição para outra. Ocorre, na maioria das
vezes, em um local fora da empresa, podendo ser um hotel, uma pousada ou um hotel
fazenda. Essa estratégia é adotada para que os participantes fiquem “em imersão” e
possam efetivamente se envolver no evento, sem dispersarem a atenção com outros
afazeres. Este evento pode durar de dois a cinco dias, repletos de atividades, dentro de
uma programação especialmente preparada para atingir os objetivos da empresa.

Normalmente é um evento temático. Um determinado assunto permeia toda a


convenção, dando ânimo e conduzindo as atividades em torno desse tema. Exemplo de
temas: futebol, Fórmula 1, Jornada nas Estrelas etc.. Pegando como exemplo o tema
futebol, a convenção pode desenvolver toda a programação visual lembrando um campo
gramado, com os vendedores como jogadores oficiais. Como brinde, pode ser entregue
uma bola de futebol ou a camisa da seleção brasileira e desenvolvidas atividades de
treinamento baseadas nas estratégicas futebolísticas.

Objetivo: discussão de aspectos comerciais da empresa; treinamento; motivação da


equipe de vendas, para que tenha força, preparo e demonstre engajamento nos projetos
da empresa e na atuação no mercado. A equipe de vendas é aquela que está na linha de
frente da empresa e precisa dessa renovação de tempos em tempos para que se sinta
mobilizada e possa alcançar resultados cada vez melhores para a organização e para sua
motivação pessoal.

Dicas e observações:

• Estabelecimento de estratégias e ações que a força de vendas deverá trabalhar no


mercado.

• É uma oportunidade para antecipação de novidades e lançamentos da empresa.


Apresentando o lançamento primeiramente para a equipe de vendas, a empresa prioriza
esse público e favorece a divulgação posterior no mercado.

• É um importante evento para motivação e capacitação da equipe de vendas. Além


disso, promove a integração dos profissionais de vendas, que normalmente estão
espalhados em várias regiões e só se comunicam remotamente. A convenção é um
momento de interação, descontração e troca de experiências.
São etapas da organização deste tipo de evento:

• Definição do tema central.

• Escolha dos palestrantes e atividades alinhados ao tema e aos objetivos da convenção


de vendas.

• Definição das atividades paralelas: além das atividades principais, como palestras e
workshops, podem acontecer desde reuniões de negócios até ginástica com preparador
físico contratado especialmente para o evento.

• Alinhamento da programação, coordenando e alternando os horários de atividades


teóricas e práticas, para não cansar os participantes.

• Definição do tipo de alimentação mais adequado para cada dia e horário do evento,
para que os participantes possam participar ativamente de toda a programação.

• Seleção dos brindes que irão compor o evento e reforçar a ideia central: motivação,
integração, aprendizado etc..

• Organização de sistema de traslado e transporte: desde a parte aérea até o


deslocamento local.

• Para finalizar o evento, é comum organizar uma festa de comemoração e despedida.


Nesse caso, deve-se pensar no tema do evento e no tipo de público, para se escolher a
melhor proposta de festa.

Roadshow

Descrição: os roadshows são eventos que “viajam” por diversos lugares, levando o
mesmo conteúdo de apresentações, e que precisam atingir um público abrangente, de
todas as regiões de atuação da empresa. Montado sobre rodas (ônibus ou carreta),
constitui um evento itinerante. É utilizado principalmente quando há dificuldade em
reunir todo o público em um local apenas. Então, em vez de o público ir ao evento, é o
evento que vai até o público.

Objetivos: divulgar e promover novas tecnologias e políticas de atuação, demonstrar


produtos e serviços e obter a adesão dos públicos.

Dicas e observações:

• É preciso calcular muito bem o calendário da equipe organizadora, já que ela terá que
percorrer várias localidades e muitas vezes pode passar semanas viajando.

• Para promover o relacionamento com clientes, parceiros e funcionários, o roadshow é


um excelente instrumento de aproximação para coleta de opiniões, sugestões e troca de
experiências.

• É preciso também adequar o evento às peculiaridades da região. O evento é o mesmo,


com as mesmas características, formato, participantes e atividades, mas itens como
datas e horários podem ser alterados, respeitando-se a cultura local. Em uma
determinada cidade, por exemplo, o dia planejado para o evento pode ser um dia de
festa religiosa, em que a cidade inteira estará envolvida. Portanto, nesse caso, o seu
evento deverá esperar.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Planejamento do trajeto a ser percorrido.

• Definição das datas e horários das atividades.

• Estudo do público-alvo, para adaptar alguma característica do evento, se necessário.

• Verificação do que será transportado e o que será, eventualmente, contratado no local


de realização do evento.

Concurso

Descrição: competição que estimula o interesse do público e o familiariza com a


organização e suas políticas. Um concurso pode ser realizado para que os empregados
ou para que os clientes aprendam sobre um determinado projeto da empresa ou sobre a
história e os produtos da organização como um todo. Veja, caro aluno, como
desenvolver esta estratégia: a empresa divulga uma cartilha ou realiza um treinamento
sobre um determinado assunto; depois lança um concurso para verificar se o público
apreendeu aquele conteúdo. Além de divertido e criativo, um concurso pode gerar ideias
interessantes para a empresa aplicar no seu dia a dia.

Objetivos: promover a integração entre o público e a empresa, desenvolver a


aproximação entre eles, aprimorar o conhecimento do público sobre a empresa.

Dicas e observações:

• Um regulamento deve ser preparado e deve conter todas as diretrizes para participação
no concurso e premiação do(s) vencedor(es).

• A fase em que o concurso está em vigor é o momento em que os participantes mais se


envolvem, mas a empresa não pode se esquecer de divulgar claramente os resultados,
logo após o término do concurso. Essa ampla divulgação demonstra a transparência com
que a empresa realiza o concurso e não gera dúvidas nos participantes, principalmente
nas próximas edições do evento.

• A empresa deve pensar se fará a divulgação prévia da premiação ou não. Ao definir


previamente a premiação, ela pode gerar maior envolvimento dos participantes. Do
contrário, se a premiação for surpresa, pode gerar frustração na hora de receber um
prêmio. Um exemplo: se todos se envolvem ativamente no concurso, participam,
dedicam seu tempo e suas mais brilhantes ideias, depois recebem como prêmio uma
caixa de bombom, possivelmente, na próxima edição do concurso, não haverá
participantes suficientes. A surpresa é interessante, mas, se não for condizente com o
esforço dos participantes, pode gerar frustração.
São etapas da organização deste tipo de evento:

• Elaboração do regulamento do concurso.

• Divulgação do regulamento e dos prazos de participação.

• Definição do prêmio.

• Definição da cerimônia de entrega da premiação.

• Divulgação ampla do resultado e do vencedor.

Mesa-Redonda

Descrição: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam seus pontos


de vista sob a coordenação de um moderador. Cada um faz uma breve exposição, e
depois abre-se o tema para o debate. O nome mesa-redonda é inspirado no tipo de
disposição da sala porque, normalmente, os expositores estão posicionados em uma
mesa na frente do auditório ou no palco. Exemplos de formato de mesa:

Mesa retangular

(Plateia)

Mesa em semicírculo

(Plateia)

ou

(Plateia)

Moderador

Expositor 1
Expositor 2

O moderador geralmente posiciona-se no centro da mesa, para facilitar seu contato com
todos os expositores.

Objetivo: debater e discutir determinado tema de interesse público.

Dicas e observações:

• Pode-se ter, em média, de dois a quatro palestrantes na mesa-redonda.

• Após a exposição de todos os palestrantes, ocorrem os debates. O tempo de exposição


pode variar de acordo com o conteúdo, objetivos e tempo total do evento. Geralmente
planeja-se de 20 a 30 minutos de exposição para cada palestrante.

• A mesa-redonda pode ser de duas modalidades: aberta ou fechada. A mesa-redonda


aberta permite a participação da plateia, com perguntas aos expositores (as perguntas
podem ser feitas ao vivo, com um microfone que percorre a plateia, ou com a entrega de
perguntas escritas para a mesa, que seleciona as que serão feitas, de acordo com o
tempo disponível para o evento). A mesa-redonda fechada não permite a participação da
plateia, e somente os expositores falam.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Definição do tema central.

• Escolha dos palestrantes.

• Divulgação da mesa-redonda para o público.

• Preparação do local, de modo a atender às características do evento.

Coletiva de Imprensa

Descrição: a assessoria de imprensa convida jornalistas para transmitir informações a


eles, abrindo espaço para perguntas sobre o assunto.

Objetivo: divulgar uma informação importante, de interesse público.

Dicas e observações:

• É necessário fazer o convite aos jornalistas e editores.

• Preparar material para entregar aos jornalistas (release com as informações, bloco,
caneta etc.).

• A equipe da empresa deve estar preparada para atender às solicitações dos jornalistas,
inclusive com informações complementares e materiais como fotos e gráficos que
ilustrem o tema que está sendo discutido.
São etapas da organização deste tipo de evento:

• Convite aos jornalistas.

• Preparação da sala da coletiva.

• Preparação de press kit: pasta, release com as informações do fato em questão,


caneta, bloco de anotações e outros materiais necessários para os jornalistas.

• Contratação de café para servir aos jornalistas.

• Preparação de estrutura com computador e internet para deixar à disposição dos


jornalistas.

Lançamento

Descrição: apresentação de novos produtos, serviços, tecnologias ou novidades que


possam trazer contribuições significativas à sociedade. Existem lançamentos de: livros,
empreendimentos imobiliários, produtos turísticos, pedra fundamental (solenidade que
marca o início da construção de um grande empreendimento), discos, etc.

Objetivo: divulgar o lançamento de um produto; chamar a atenção para ele.

Dicas e observações:

• Lançamentos devem estar respaldados por testes de validação e estudo prévio de


mercado.

• Deve-se preparar um material informativo que favoreça a divulgação e, se for o caso,


ter um kit de demonstração do novo produto.

• O responsável pela criação ou desenvolvimento do produto deve estar presente no


lançamento para poder prestar as informações técnicas que forem solicitadas.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Preparação do local, com a infraestrutura que atenda os objetivos do lançamento.

• Reunir as informações sobre o lançamento.

• Reservar um local de destaque para apresentar o lançamento: um palco ou uma


estrutura especial.

Prezado aluno, aqui terminamos nossa aula. Na próxima, veremos mais tipos de
eventos. Sim! Existem vários tipos e vamos aprender mais sobre eles no próximo
encontro. Você tem fôlego? Pra organizar um evento é preciso ter força e coragem!
Respire fundo e vamos lá!

Resumo
Os eventos estudados nesta aula foram:

a) Convenção de Vendas: evento fechado, destinado à equipe de vendas interna,


externa e aos canais de distribuição da empresa.

b) Roadshows: eventos que “viajam” por diversos lugares, levando o mesmo


conteúdo de apresentações e que precisam atingir um público abrangente, de
várias regiões. Montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constitui um evento
itinerante.

c) Concurso: competição que estimula o interesse do público e o familiariza com a


organização e suas políticas.

d) Mesa-redonda: os expositores, geralmente especialistas, debatem e apresentam


seus pontos de vista, sob a coordenação de um moderador.

e) Coletiva de Imprensa: a assessoria de imprensa convida jornalistas para


transmitir informações, abrindo espaço para perguntas sobre o assunto.

f) Lançamento: apresentação de novos produtos, serviços, tecnologias ou novidades


que possam trazer contribuições significativas à sociedade.

Atividades

Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Descreva o evento que você
sugeriu e explique por que você escolheu este tipo de evento, tentando dar o maior
detalhamento que você puder.

Situação 1

A equipe de vendas da empresa está desmotivada: a diretoria considera que os salários e


benefícios estão de acordo com o mercado, mas a equipe de vendas não está
correspondendo às expectativas. Os vendedores estão desmotivados, além de não terem
domínio sobre os novos produtos e serviços. Estão atuando com estratégias de vendas
díspares em cada região.

Situação 2

A empresa já é conhecida e quer mostrar sua nova logomarca ao mercado de indústria


automotiva, com novo e mais arrojado design, ou seja, uma imagem que mostra a
evolução por que a empresa vem passando nos últimos anos.

Introdução (07)

Chegamos à terceira parte da aula Tipos de eventos. Como existem eventos diferentes, não é?
Vimos na última aula a Convenção de Vendas, o Roadshow, o Concurso, a Mesa-redonda, a
Coletiva de Imprensa e o Lançamento.

De qual deles você gostou mais? Todos são importantes, têm uma função e atendem a uma ou
mais demandas.
Vamos continuar a analisar os tipos de eventos e, nesta última parte sobre esse tema,
estudaremos: a Inauguração, o Painel, o Fórum, a Assembleia, o Colóquio e os Eventos Sociais.

No total, estudaremos detalhadamente 18 tipos de eventos.

Lembro que é praticamente impossível falar de todos os tipos de eventos, sabe por quê? A
cada dia, a cada momento, um novo evento surge para atender a uma demanda diferente
neste mundo cada vez mais veloz e com expectativas crescentes.

E sempre queremos participar de um evento melhor que o outro, não é mesmo? Se for a um
evento neste ano, no próximo eu vou esperar que seja melhor. Então é preciso renovar,
investir em novas ideias e garantir continuamente um bom evento, que satisfaça ao público e
ao promotor do evento.

Tipos de eventos

Inauguração

Descrição: apresentação ao público de um espaço físico, instalações ou monumento. No


caso de salões, auditórios ou bibliotecas, costuma-se homenagear alguma pessoa ilustre,
dando o nome dessa pessoa ao espaço físico.

Objetivo: divulgar o espaço ou novas instalações.

Dicas e observações:

• Divulgação expressiva nos meios de comunicação. A inauguração é uma pauta que


costuma chamar a atenção dos jornais.

• Costuma-se ter uma placa (e seu descerramento) com informações sobre a obra e
autoridades, beneméritos ou empresas responsáveis pela construção.

• O uso de fita na inauguração é opcional. Nesse caso, os convidados entram após o


rompimento da fita (desamarrada ou cortada com uma bela tesoura).

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Preparação do espaço físico que será inaugurado, verificando-se inclusive o estado dos
toilets.

• Atenção à infraestrutura existente, pois a inauguração costuma ser o primeiro evento


realizado naquele espaço e, portanto, pode não haver algum material necessário para o
evento acontecer.

Painel

Descrição: caracteriza-se pela apresentação de um assunto pelo painelista, por isso tem
a participação limitada a um grupo de especialistas. Além do presidente, o painel deverá
ter um coordenador que organizará suas três etapas: a exposição, o debate e a arguição
da plateia.
Objetivo: estudar o tema em questão, por meio da discussão entre os painelistas e os
participantes.

Dicas e observações:

• É um evento que permite escutar, pensar e questionar os pontos de interesse comum


dos participantes.

• O orador principal tem mais tempo para sua exposição.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Definição do tema central.

• Definição do tempo de exposição dos painelistas e do orador principal do painel.

• Preparação da sala com estrutura para ouvir, mas também para participar, intervindo
na discussão.

Fórum

Descrição: é um evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um
lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes.

Objetivo: conquistar a participação de um grande número de pessoas, motivados para


discutir um determinado tema.

Dicas e observações:

• O coordenador expõe um tema-problema, de interesse geral, para buscar a participação


da coletividade.

• Depois de discutidas as alternativas de solução, o coordenador apresenta a proposta de


conclusão que, depois de aprovada pelo grupo, transforma-se em objetivo a ser atingido.
Pelo seu alcance social, é um evento muito utilizado para discutir questões como meio
ambiente, combate à miséria, AIDS etc.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Divulgação ampla do fórum.

• Preparação de sala com estrutura adequada para receber um maior número de público.

• Divulgação dos resultados coletados nas discussões do fórum.

Assembleia

Descrição: evento em que participam delegações que representam grupos, estados,


países etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos. As delegações têm
lugar preestabelecido. As conclusões da assembleia são colocadas para votação e
transformadas em recomendações.

Objetivo: colocar em debate assuntos de grande interesse de grupos, classes ou


determinadas regiões e realizar votação. Um exemplo é a Assembleia Geral da ONU
(Organização das Nações Unidas), evento deliberativo composto por todos os países
membros, tendo cada um direito a um voto.

Dicas e observações:

• Apenas as delegações oficiais podem votar, mas o evento pode abarcar demais
interessados na pauta.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Recepção aos participantes.

• Definição de infraestrutura para votação.

• Registro dos participantes: livro de assinatura etc.

Colóquio

Descrição: este evento é uma reunião fechada com um tema central, e o plenário –
pessoas participantes – é dividido em subtemas. As discussões são regidas por um
moderador, que apresenta as conclusões e as submete à aprovação do público
participante.

Objetivo: geralmente é realizado com a finalidade de clarificar um tema ou tomar


decisão.

Dicas e observações:

• O colóquio é um tipo de evento muito utilizado por diversos segmentos profissionais,


como professores e especialistas. Exemplos: Colóquio Internacional sobre Poder Local
e Colóquio Nacional de Direitos Humanos.

São etapas da organização deste tipo de evento:

• Os preparativos são bem parecidos com os demais eventos com as mesmas


características, como seminário, simpósio, mesa-redonda, assembleias e painéis.

• É necessário contratar o espaço de evento que atenda às suas características (exposição


e plenário).

Eventos Sociais

Descrição: são aqueles eventos destinados à confraternização e integração. Podem


acontecer em horários variados, dividindo-se principalmente em:
• welcome coffee

• café da manhã

• brunch

• almoço

• coffee-break

• happy hour

• jantar

• coquetel

Só para você ter uma noção, caro aluno, os eventos acima estão organizados em uma
sequência aproximada de horários em que acontecem.

Objetivos: promover integração, descontração, aproximação com diversos públicos,


premiação, lançamento de produtos/serviços.

Dicas e observações:

• A escolha do buffet é o ponto-chave deste tipo de evento. Se não forem um buffet e


um cardápio adequados para a situação, o evento pode se tornar um fracasso.

• O local de um evento deve ser sempre agradável, mas para isso é necessário pensar
nos prós e contras para garantir o conforto de todos participantes. Há duas modalidades
deste tipo de evento: sentado ou em pé. Se o evento for em pé, como um coquetel, é
mais provável que os participantes o deixem mais cedo. Se o evento for com cadeiras ou
sofás, é mais provável que as pessoas fiquem no evento por mais tempo. Neste último
caso, é necessário preparar o buffet para servir mais tempo, ou seja, preparar mais
quantidade de alimentos e de bebidas.

• Um evento com características sociais prima pela criatividade, desde sua decoração,
formato e serviços até seus brindes.

São características da organização deste tipo de evento:

• Welcome coffee: servido na entrada do evento, só para os participantes se


prepararem para acompanhar a cerimônia. Um cafezinho, água, suco e uns petit fours
(tradução mais próxima do francês: “biscoitinhos”) bastam.

• Café da manhã: café mais completo que o anterior, podendo conter bolos, broas,
biscoitos, pães de queijo, croissants e outros quitutes. Quanto às bebidas: café, leite,
chá, suco (de um ou mais sabores), água e outros que combinem com o horário.

• Brunch: como comentamos anteriormente, o brunch combina o cardápio do café da


manhã e do almoço. Portanto, ele pode conter pães, salgados, torradas, patês, até uma
salada, uma carne leve ou um prato quente adequado ao tema do evento.

• Almoço: o cardápio é bastante variado e vai depender do gosto do organizador,


combinado com as características e demandas do público participante. É importante
respeitar o hábito alimentar, principalmente quando não se conhece muito bem o
público do evento. Neste caso, é recomendado elaborar um cardápio variado, contendo
carnes vermelhas, brancas e opções para vegetarianos.

• Coffee-break: ele divide duas atividades e tem uma duração muito curta, de
aproximadamente 20 minutos. O cardápio é bem parecido com o café da manhã.
Normalmente ocorre, na parte da manhã, por volta de 10h 30min e, na parte da tarde,
em torno de 16h. À tarde é mais comum servir refrigerante, somado ao suco e café que
também são servidos no cardápio matutino.

• Happy hour: evento descontraído e leve, tem o cardápio também com as mesmas
características. Inicia-se com petiscos suaves, como canapés, castanhas e torradas, para
depois servirem-se os petiscos quentes como pastéis, espetinhos de frango etc. Neste
horário já é permitido servir bebida alcoólica, como cerveja e coquetéis de frutas.

• Jantar: é um evento mais formal e demanda um bom espaço para sua organização, já
que os convidados precisam estar sentados, portanto, deve haver mesas e cadeiras para
todos. Assim como o almoço, seu cardápio tem que atender a todos os convidados,
balanceando pratos com e sem carne. É mais sofisticado que o almoço e pode conter
vários pratos divididos em antepasto (também conhecido como aperitivo), entrada, prato
principal, segundo prato, sobremesa, frutas e café.

• Coquetel: é um evento que, por ter circulação ativa do público, favorece a


integração, já que normalmente é realizado na modalidade em pé, ou seja, o espaço é
composto apenas por poucas cadeiras ou sofás, que servem ao público mais idoso ou
com necessidades especiais. Os demais participantes ficam em pé durante todo o evento,
circulando pelo local e conversando com os outros convidados. O serviço de buffet
pode ser volante (servido por garçons em bandejas) ou misto (com garçons e também
aparadores montados com uma parte do serviço de petiscos ou de bebidas).

Parabéns! Você venceu! Depois dessa maratona de 18 tipos de eventos, você está
preparado até para a corrida de São Silvestre que, por sinal, é um grande evento de
destaque internacional. Mas acalme-se, respire, concentre-se, pois na próxima aula
vamos aprender a PLANEJAR um evento!

Resumo

Estudamos, nesta aula, os tipos de eventos:

a) Inauguração: apresentação ao público de um espaço físico, instalações ou


monumentos.

b) Painel: apresentação de um assunto pelo painelista. Além do presidente, o painel


deverá ter um coordenador que organizará suas três etapas: a exposição, o debate
e a arguição da plateia.

c) Fórum: evento mais aplicativo e menos técnico, que deve ser realizado em um
lugar espaçoso, para garantir o conforto de todos os participantes.

d) Assembleia: evento em que participam delegações que representam grupos,


estados, países etc. para debater um assunto de interesse dos envolvidos.

e) Colóquio: reunião fechada com um tema central, e o plenário – pessoas


participantes – é dividido em subtemas. As discussões são regidas por um
moderador, que apresenta as conclusões e as submete à aprovação do público
participante.

f) Eventos sociais: são aqueles eventos destinados à confraternização e integração.


Podem acontecer em horários variados, dividindo-se principalmente em: welcome
coffee, café da manhã, brunch, almoço, coffee-break, happy hour, jantar e coquetel.

Atividades

Qual evento você sugeriria para as situações abaixo? Explique por que você escolheu
este tipo de evento e descreva-o, tentando dar o maior detalhamento que você puder.

Situação 1

A empresa instalou um novo sistema de tingimento de tecido que, ao final do processo,


despeja água no rio principal da cidade. Na estação de tratamento da empresa, toda a
água que sai é purificada e tratada, sendo devolvida para o rio sem poluentes. Porém os
moradores do entorno da empresa não sabem disso...

Situação 2

A empresa lançou um novo produto da área de informática: trata-se de um novo


programa que facilita o controle de estoque das empresas. O próximo passo é divulgá-lo
ao mercado.

Situação 3

A instituição quer divulgar o novo campus da universidade para a imprensa, para torná-
lo conhecido e facilitar a posterior divulgação de matérias sobre os novos cursos.

Importância do planejamento

Aula nº 08

Planejar é preciso! Um evento sem planejamento corre um sério risco de não dar certo.

O planejamento é a primeira etapa na organização de um evento e, se bem realizado, o


evento tem mais chances de ser bem sucedido. Digo isso porque tudo é possível
acontecer em um evento. Acredite: qualquer probleminha pode se tornar um grande
transtorno.
Imagine que o local escolhido para o evento seja descoberto, isto é, que não tenha teto,
uma cobertura para todos os convidados. A previsão do tempo é de sol, calor e, dentro
dos planos, tudo vai dar certo! Mas, de repente, uma chuva brusca aparece e o evento,
que tinha tudo para ser um sucesso, precisa ser completamente readaptado.

Com um bom planejamento, essa situação poderia ser evitada ou minimizada. Se, por
exemplo, o local do evento fosse mais bem escolhido, ou se tivesse sido alugada uma
grande tenda para cobrir o local do evento, provavelmente esse problema teria sido
resolvido. É claro que o tipo e o porte do evento têm que ser considerados: é
praticamente impossível cobrir uma praça inteira, não é? E quantos eventos abertos são
realizados em praças, ruas e parques! Cada evento com suas características, mas todos
exigem um excelente planejamento!

Importância do planejamento

Coerência

Para elaborar o planejamento do evento, em primeiro lugar, é preciso ter coerência,


principalmente:

• com as estratégias da empresa: o evento é uma ação que contribui muito para a
divulgação e a exposição da organização. Por isso, é necessário conhecer as estratégias
de mercado da empresa para determinar o tipo, o porte e as características do evento que
será organizado.

Por exemplo: imagine que uma organização queira aumentar o número de clientes e
avaliou que um evento pode contribuir para atingir este objetivo. Se ela realizar um
evento para sua diretoria, esse objetivo provavelmente não será atingido; por outro lado,
se realizar um evento com fornecedores, ex-clientes e até mesmo empregados, ela
poderá captar mais clientes, por meio da indicação de fornecedores, recuperação dos ex-
clientes ou mesmo gerando motivação dos empregados que, por sua vez, contribuirão
futuramente para o aumento da base de clientes.

Outro exemplo: suponhamos que a empresa deseje entrar em um novo mercado, um


segmento de atuação em que ela ainda não atua. Ela pode patrocinar algum evento nesse
setor para expor seu nome para esse mercado. Dessa forma, ela será coerente com sua
estratégia de mercado.

• com o contexto social, econômico e político: uma organização deve pensar


primeiramente em que contexto está vivendo para realizar seu planejamento de evento.

Por exemplo: a empresa teve resultado negativo no ano e está precisando organizar um
evento com a diretoria para demonstrar a situação. Mesmo que a tradição para esse
público seja fazer eventos grandiosos, nesse momento a empresa tem que ser coerente e
fazer um evento mais comedido, respeitando o nível de exigência desse público, mas
sem esbanjar. Por outro lado, quando estiver em uma boa situação, ela poderá fazer um
evento mais pomposo.
Outro exemplo: imagine que a organização esteja com um grave problema político,
gerando notícias na imprensa sobre sua situação – está sendo acusada de repasse ilegal
de verba a uma instituição pública, por exemplo. Nesse caso, se ela fizer um evento
comemorativo, com esse pano de fundo acontecendo, o que irá demonstrar para a
sociedade é hipocrisia e descaso. Um evento festivo não deve ser organizado nesse
contexto. Um evento coerente com essa situação seria uma entrevista coletiva para a
imprensa, expondo o lado da empresa nessa história.

Foco do evento

No planejamento, também é preciso ter muita atenção com o foco do evento. Parece
bobagem falar isso, não é? Mas tem muito evento por aí que esquece seu foco inicial e
acaba não atingindo seu objetivo.

Do início ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco. Um
exemplo: se o foco é fazer um evento mais sofisticado, o convite deve ser de primeira
linha, com papel e envelope diferenciados, possivelmente entregue em mãos. O local do
evento deve ser sofisticado e o buffet de um bom nível, com um cardápio especial. Ao
contrário, se o foco do evento for o esporte, o organizador de evento deve escolher um
local mais esportivo como uma quadra para realizar a celebração; o cardápio deve ser
saudável, bem parecido com a alimentação de atletas, e o brinde, caso tenha, deve ser
alusivo ao esporte. Veja um caso bem simples, mas que exemplifica a questão: pense
que o evento é de gala e, no final, todos saem de lá com um guarda-sol de brinde...

O evento saiu do foco.

O evento é “ao vivo”

Sabe qual é o grande problema do evento? Ele é AO VIVO! No momento em que


acontece, tem que dar tudo certo, porque não tem como corrigir! Seria ótimo poder
gravá-lo e transmitir editado, sem os errinhos de gravação. Brincadeira à parte, o evento
realmente necessita de planejamento porque qualquer problema é visível, já que,
enquanto ele acontece, todos estão vendo, ouvindo e participando da mesma situação.

O que são 30 segundos no nosso dia a dia? Quase nada, mas, em um evento, isso é
bastante tempo. Pense agora em uma plateia, todos sentados esperando o palestrante
falar e, de repente, o microfone não funciona. Os 30 segundos estão passando, estão
passando e todo mundo olhando aquilo acontecer.

Em um evento de moda, um desfile, 30 segundos de intervalo entre a passagem de uma


modelo e outra é praticamente uma eternidade na passarela.

Planejar é fundamental para que esses minutos e segundos não interfiram no resultado
do evento.

Imprevisto X Falhas

Em um evento, o que seria um imprevisto e o que seria uma falha? Imagine que o
fornecedor de sonorização do evento tenha se esquecido de trazer os dois microfones
contratados, e o evento começou com apenas um deles. À primeira vista, um microfone
pode atender a todo o evento. Mas, por outro lado, com um microfone apenas o evento
se torna mais complicado, já que se tem que passá-lo de mão em mão durante toda a
cerimônia.

Isso seria um imprevisto ou uma falha? É uma falha, tanto do fornecedor quanto do
organizador do evento. O organizador deveria ter feito um melhor planejamento e ter
conferido com o fornecedor, um ou dois dias antes do evento, todo o material
contratado. Esse pequeno detalhe, uma ligação telefônica apenas, poderia ter evitado o
transtorno. Além disso, o organizador do evento deveria ter conferido toda a lista
contratada novamente, logo que o fornecedor chegasse ao local. Se essa conferência
tivesse acontecido, provavelmente daria tempo de o fornecedor providenciar outra
unidade do microfone. Portanto foi falha.

Vamos usar o mesmo exemplo do fornecedor de sonorização para exemplificar um caso


de imprevisto: imagine que o fornecedor seja de uma cidade vizinha ao evento, fato
muito comum, já que em determinadas localidades não há a mínima infraestrutura
necessária para a organização de eventos, por mais simples que sejam. Pois bem, o
evento é à noite e, de manhã, o fornecedor viaja para chegar a tempo da montagem do
evento e à noite estar tudo pronto para a celebração. Em determinada altura da estrada,
ele se depara com um acidente: com as chuvas, a encosta desabou, impedindo a
passagem dos carros. Ele não conseguirá chegar ao evento, portanto, é um imprevisto.
Por mais que o organizador de evento pense nos detalhes, nos pormenores, ele não tem
bola de cristal! Não é possível prever uma catástrofe ambiental. Infelizmente...

Voltando ao exemplo do fornecedor de sonorização: tudo foi testado na montagem;


mais tarde, no ensaio geral do evento, o microfone funcionou e o evento transcorria
muito bem. De repente, o microfone não funciona. É um imprevisto ou uma falha?
Novamente um imprevisto. Pode ter acontecido alguma descarga elétrica, algum
problema momentâneo que fez o microfone não funcionar. Dessa forma, ao planejar o
evento, é preciso contratar sempre um microfone reserva, para substituir o original em
caso de eventuais problemas. Se esse microfone reserva não foi contratado para este
evento, aí sim, foi uma falha.

Vamos fazer um teste? Vou colocar duas situações para você identificar se o que
ocorreu foi um imprevisto ou uma falha:

Situação 1

Determinada empresa irá realizar uma palestra para o mercado financeiro em seu
auditório, que tem a capacidade para 100 pessoas sentadas, com a possibilidade de
colocação de mais dez cadeiras avulsas. Para calcular o número de presenças, bem
como medir mais precisamente o buffet para o café de boas vindas, foi pedida a
confirmação de presenças no convite do evento. As confirmações chegaram ao longo da
semana e, no dia do evento, o número de confirmados era de 110 pessoas. A empresa
decidiu realizar o evento no auditório mesmo, já que ele comportava o número
necessário. Na hora do evento, todos se surpreenderam com a presença de 130 pessoas.
Rapidamente a empresa apertou as cadeiras avulsas e essas 20 pessoas extras assistiram
à palestra em pé.
E então? Essa falta de acomodação apropriada para os participantes é um imprevisto ou
uma falha? Raciocine...

Situação 2

Está acontecendo um evento de apresentação de um novo destino turístico para um


grupo de guias de viagens e, de repente, no início do coquetel, acaba a luz do bairro
inteiro onde o evento está ocorrendo. A organização rapidamente tenta descobrir o que
causou o problema, mas é algo muito maior, é um defeito em toda a região, com
previsão de restabelecimento da energia somente no dia seguinte. A solução foi comprar
velas e decorar o local com a iluminação improvisada. Mas não havia mais música, a
comida do buffet estava se perdendo sem refrigeração, a bebida estava sendo servida
quente, dentre outros problemas. Isso é uma falha ou um imprevisto? O que você acha?

Pense bem...

Respostas:

Situação 1

É uma falha. Sabemos que um dos fatores mais complicados na hora de se organizar um
evento é determinar, com certeza, quantas pessoas estarão presentes. É um cálculo de
mestre! Quando se conhece o público e se tem a experiência de realizar outros eventos
com as mesmas características, é mais fácil precisar a quantidade, mas mesmo assim é
um risco. Neste caso da palestra no auditório da empresa, reconhecendo-se que o local
era limitado, a organização do evento tinha que ter elaborado um plano B, ou seja, ela
tinha que pensar e executar outra estratégia caso o evento ultrapassasse o número de
participantes previstos. Uma solução para esse caso é instalar, do lado de fora do
auditório (na entrada, no foyer ou em uma sala anexa) uma TV de plasma grande ou um
telão, com transmissão simultânea da palestra para esse local anexo. Isso é possível por
meio de contratação de equipe de filmagem com estrutura para transmissão simultânea,
isto é, a equipe instala uma câmera dentro do auditório e filma toda a palestra, que é
instantaneamente repassada na sala anexa. Dessa maneira, mesmo se todos não
couberem no espaço, poderão assistir à palestra tranquilamente, sentados e com o
conforto necessário.

Se você, por acaso, pensou em mudar o evento de local, imagine o transtorno que isso
poderia gerar. Depois de divulgado, alterar o local do evento é muito complicado. Veja
só: demanda entrar em contato com todos os participantes confirmados, informar sobre
a mudança e garantir que eles continuarão interessados. Também é necessário divulgar
em todas as mídias possíveis e pertinentes (e-mail, site da empresa, anúncio em jornal,
telefone etc.) a mudança do local do evento. Além disso, no dia do evento, no local
anteriormente programado, uma equipe deve ficar a postos para informar aqueles que,
porventura, não foram avisados de que o evento está acontecendo em outro local, pedir
desculpas pelo transtorno e, se possível, providenciar transporte para os que foram ao
local antigo, para que possam participar do evento no novo local. Viu como um bom
planejamento faz falta?

Situação 2
É um imprevisto. Acabar a luz em toda uma região não é uma causa que depende do
organizador de eventos. Mas, por outro lado, um gerador de energia poderia ter sido
alugado. Existem alguns locais de eventos em que o gerador já fica disponível e, na hora
de fazer o contrato, é possível reservá-lo. No caso do nosso evento turístico, a
organização errou em não contratar um gerador, portanto, isso também pode ser
considerado uma falha. Lembro, porém, que a contratação de gerador de energia pode
ser inviável para o evento (a locação de um gerador não é dos itens mais baratos nos
custos de um evento), ou seja, o custo aumenta tanto que não compensa, em alguns
momentos, contratá-lo. Nesse caso, a organização do evento assume o risco.

Querido aluno, sinto avisar-lhe que, querendo ou não, imprevistos e falhas acontecem.
Por isso, um bom organizador de eventos, além de primar por um eficaz planejamento e
uma eficiente condução do evento, também deve ser capaz de corrigir os problemas que
teimam em acontecer. Esse profissional deve ter sempre na manga mais que um Plano
B. Ele deve ter um Plano Mestre, como eu costumo dizer, porque ele tem que ser muito
melhor que o Plano B. Ele tem que superar os contratempos, ser criativo e ter jogo de
cintura para fazer com que aquele problema seja o mais rapidamente possível
contornado e, de preferência, sem ninguém notar. Ou, pelo menos, sem causar muito
alarde. Vamos estudar, ao longo das aulas, as características de um profissional de
eventos, e você vai ver que uma das principais habilidades é a discrição!

Com um planejamento adequado, tanto os imprevistos quanto as falhas são


minimizados.

Antecedência para elaboração do planejamento

Nada melhor do que poder planejar um evento com antecedência! Mas é claro que, em
alguns momentos, na correria do mercado de trabalho e com o volume das demandas e
necessidades, infelizmente temos que organizar um evento “da noite para o dia”, ou
melhor, com poucos dias de prazo antes da sua realização.

A antecipação é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e sua eficácia no
cumprimento dos objetivos, pois:

• Garante uma boa divulgação para o público de interesse, o que favorece a


participação.

• Permite o cumprimento dos prazos de produção: o convite, para chegar às mãos do


convidado, precisa ser pensado, criado, diagramado, impresso, conferido, etiquetado,
despachado, para então chegar no endereço da pessoa. Qualquer problema em uma
dessas fases pode gerar até mesmo a inviabilidade do evento. Com antecedência no
planejamento, é muito mais fácil cumprir todos os prazos de produção necessários, tais
como: produção de programação visual do evento, brindes, decoração, materiais
gráficos que serão distribuídos, discursos etc.

• Garante tempo para rever os detalhes: será que a maquete chegou inteira no local do
evento? E a temperatura do ambiente está adequada para os convidados? O acesso ao
local do evento foi modificado? E uma infinidade de outros detalhes que um evento
possui.
• Possibilita melhores condições de negociação. A urgência demanda esforço maior de
mobilização de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. Já ouviu falar do
“preço da pressa”? Tem hora em que você tem que pagar pela urgência. Um exemplo:
você está produzindo banners para o evento, e surge a necessidade, um dia antes do
evento, de produzir mais um banner para colocar na recepção do hotel. O fornecedor até
consegue produzir a tempo, mas ele vai cobrar mais caro por causa da urgência. Mesmo
porque ele também terá custos adicionais para atendê-lo, por exemplo, com a hora-extra
do profissional de produção do banner.

Quanta responsabilidade, hein? Organizar um evento é assumir riscos, mas, com um


planejamento eficaz, o evento dá o primeiro passo para ser um sucesso. E como é bom,
depois de um evento, ver que o público ficou satisfeito e que os objetivos foram
atingidos! É um reconhecimento pelo trabalho do organizador de eventos. E assim vem
um novo desafio: um evento ainda melhor! Na próxima aula, vamos estudar o Plano de
Evento passo a passo, ok?

Resumo

O planejamento é a primeira etapa na organização de um evento. Para elaborá-lo é


preciso ter coerência com as estratégias da empresa e com o contexto social,
econômico e político da organização.

No planejamento, também é preciso ter muita atenção com o foco do evento. Do


início ao fim, do convite ao brinde final, o evento deve perseguir seu foco.

Atenção durante todo o planejamento é fundamental, pois o evento é AO VIVO!


No momento em que acontece, tem que dar tudo certo. Por isso, um bom
organizador de eventos, além de primar por um eficaz planejamento e uma
eficiente condução do evento, também deve ser capaz de corrigir os problemas.
Esse profissional deve ter sempre um Plano Mestre, porque ele tem que superar os
contratempos, ser criativo e ter jogo de cintura para fazer com que aquele problema seja
o mais rapidamente possível resolvido, de preferência, sem ninguém notar.

A antecedência é uma grande aliada para a qualidade dos eventos e para a eficácia
no cumprimento dos objetivos, pois garante uma boa divulgação para o público de
interesse, permite o cumprimento dos prazos de produção, garante tempo para
rever os detalhes e propicia melhores condições de negociação.

Atividades

1. Explique, com suas palavras, a importância do planejamento de eventos.

2. Exemplifique, a partir do que foi estudado, três situações de falha e três situações de
imprevisto em um evento.

Introdução (09)

Tenho certeza de que você agora reconhece a importância de um eficaz planejamento de um


evento. Também acredito que você entendeu a relevância de se ter um bom profissional
organizando um evento. Planejar um evento significa otimizar tempo, verba e esforço da
equipe.
Agora vamos analisar o Plano de Evento, suas etapas, formato e estrutura, e também veremos
um exemplo de Plano de Evento, inspirado no livro Organização de eventos – manual para
planejamento e execução, de Cleusa G. Gimenez Cesca (1997).

Plano do evento

Concepção do evento

Pois bem! Entendidos os princípios para se preparar um bom planejamento, agora


vamos aprender os passos para elaborar um plano de evento.

Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de
construção do evento, é necessário pensar na Concepção do Evento, ou seja, suas
principais características, para então elaborar o planejamento. Ao conceber um evento,
você deverá definir:

• Tipo do evento: escolher qual tipo é mais adequado para cada situação ou
demanda, sempre observando os objetivos que ele pretende atingir junto ao público-
alvo.

• Nome do evento: é importante, desde o início, definir o nome do evento, para que
todos os envolvidos tenham, claramente, a noção do que está sendo realizado. Um
exemplo: a agência de turismo resolveu fazer um seminário para seu público interno, ou
seja, os empregados de todas as suas unidades na cidade de Belo Horizonte. Três
pessoas da equipe estão na organização do evento e cada uma delas chama o evento por
um nome diferente:

• a primeira, que ficou responsável pelo buffet, chama o evento de seminário interno;

• a segunda, responsável pela contratação do espaço, denomina o evento de palestra


comercial;

• a terceira, que cuidará do convite, chama o evento de reunião técnica.

Os fornecedores poderão pensar que são vários eventos e não um evento apenas. Isso
acontece muito quando o local do evento tem o buffet próprio e, a essa altura, com cada
um chamando o evento por um nome diferente, o buffet pode fazer dois orçamentos
distintos: um para o seminário e outro para a palestra, sendo que ambos são, na
realidade, o mesmo evento. Sem falar na confusão interna que as várias designações
podem gerar. Pense nos demais empregados, achando que irão participar de três
eventos... Batizar o evento desde o início do planejamento é muito importante para
alinhar as informações e as expectativas.

• Data: definir a data logo no início, na concepção do evento, permite uma melhor
organização do evento, melhor escolha dos fornecedores, verificação do calendário de
eventos para checar se a data é a mais apropriada e diversas outras vantagens de
planejamento e produção das atividades.

• Local e horário: da mesma forma que a definição da data, a escolha do local e do


horário favorecem a produção de todos os itens necessários para a realização do evento.
Imagine que o evento está todo concebido, esperando apenas a definição do horário. Vai
ser às 19h ou às 20h? Essa definição trava toda a produção dos convites, por exemplo, o
que, por sua vez, atrasa o envio e a chegada deles em tempo hábil para os participantes.

• Público: definir o tipo e a quantidade prévia de público é importante para calcular o


porte e o tipo de evento. Se a organização tem a intenção de fazer um evento para os
empregados, poderá pensar em um jantar bem elaborado. Se decidir incluir nesse evento
os fornecedores e parceiros, terá que mudar para um coquetel mais simplificado, para
manter o mesmo local contratado e infraestrutura planejada.

• Fornecedores: na concepção do evento, também é importante definir se haverá


contratação ou não de fornecedores externos. Vamos fazer o evento com nossos
recursos internos (pessoas, espaço e materiais) ou vamos contratar fornecedores para as
atividades? Tomemos como exemplo uma palestra: o superintendente de Recursos
Humanos fará a palestra principal do evento ou vamos contratar um palestrante externo,
especialista no tema? Essa decisão é importante, pois impacta custos, qualidade e
organização geral do evento, dividindo ou concentrando as tarefas.

Plano do evento

Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma
proposta diferente. Apresento, a seguir, um roteiro bem completo de plano de evento
elaborado pela autora Cesca (1997), em seu livro Organização de eventos – manual
para planejamento e execução, que está nas referências desta aula.

Roteiro

• Apresentação: faz a introdução e contextualização do tema, explicando quem


desenvolveu aquele plano, o contexto em que o evento foi pensado e em que será
realizado.

• Objetivos: estabelece o que será atingido com o evento em curto, médio e longo
prazos.

• Estratégia: mostra que, se o objetivo é o que atingir, as estratégias são como atingir,
ou seja, como os objetivos serão cumpridos.

• Públicos: especifica a quem se destina o evento (quanto mais detalhado, melhor para o
organizador planejar as atividades do evento).

• Recursos: indica os recursos necessários ao desenvolvimento do evento. Podem ser


recursos humanos, materiais e físicos.

• Implantação/Desenvolvimento: descreve as etapas de realização do evento.

• Planilha: Atividades X Responsabilidades X Cronograma: faz um check-list das


atividades (conforme modelo abaixo).

• Fatores condicionantes: descreve os acontecimentos, decisões e fatos que afetam sua


realização.

• Acompanhamento e controle: especifica por quem e como será feita a coordenação


do processo de organização.

• Orçamento: relaciona os recursos previstos para a realização do evento, em todas as


etapas. É importante nesse item deixar uma verba final na planilha chamada “verba
extra” ou “despesa não programada”, para cobrir determinados gastos que não foram
previstos.

• Mensuração dos resultados: traz formas de medição do resultado do evento, em


todas as suas fases.

Esse roteiro é uma base, uma estrutura, que será preenchida ou adaptada, se for o caso,
para atender às características do evento. Além de estruturar todo o evento e organizar
as ideias e propostas, o roteiro serve como fundamento para um próximo evento
semelhante.

Exemplo de Plano de Evento

Vamos ver como é, de fato, um Plano de Evento? Abaixo está um exemplo de plano de
evento, adaptado de Cesca (1997), do Lançamento de Pedra Fundamental que, como
estudamos, é o evento que marca o início da construção de uma grande obra ou
empreendimento.

Nesse tipo de evento é construído um marco, que pode ser a primeira pedra da
construção, um tijolo, uma grande pedra decorativa, a planta da obra ou sua maquete –
nesses dois últimos casos, protegidas por uma estrutura de acrílico ou vidro. Esse marco
é acompanhado por uma placa que informa a data do início da construção (a data do
evento), as autoridades presentes e alguma frase alusiva à ocasião.

Também podem acompanhar o lançamento da pedra: a) uma cerimônia religiosa,


abençoando o início das construções e o empreendimento; b) um evento social, como
um café da manhã, um almoço ou um brunch.

Lançamento de Pedra Fundamental

1 Apresentação

A WxWx Construtora [empresa fictícia] é uma empresa reconhecida pela qualidade dos
serviços prestados aos seus clientes e pela competência de seus profissionais, o que
garante à empresa uma sólida atuação no concorrido mercado de construção.

Frente ao crescimento da empresa e na intenção de atender cada vez melhor seus


clientes e futuros clientes, a WxWx Construtora apresenta ao mercado a sua nova sede,
através do lançamento da pedra fundamental de construção.

2 Objetivos

2.1 Geral:
Divulgar a empresa por meio do marco inicial da construção de sua sede própria.

2.2 Específicos:

• Apresentar a maquete e a planta do prédio a ser construído.

• Divulgar a área de atuação da empresa na região.

3 Estratégias:

• Oferecimento de informações detalhadas sobre a obra.

• Divulgação da maquete e planta do prédio.

• Integração com os participantes através de um evento social.

4 Públicos:

Autoridades, imprensa, distribuidores e representantes, diretores e gerentes das filiais e


matriz.

5 Recursos

5.1 Humanos:

• 1 mestre de cerimônias

• 1 pedreiro

• 6 garçons

• 2 recepcionistas

• 1 engenheiro

• 1 profissional de som e vídeo

• 1 fotógrafo

• 3 seguranças

• 6 manobristas

5.2 Materiais:

• Construção da pedra

• Ata de presença

• Decoração do ambiente
• 1 caixa para documentos

• documentos e objetos para colocação na caixa

• 200 convites

• Press-releases

• 200 brindes

• 1 placa

• 1 toldo

• cópias dos discursos

• 200 folders

• 1 maquete

• 1 planta da construção

• câmeras (foto e vídeo)

• 400 copos de água

5.3 Físicos:

• Estacionamento

• Hotel

• Restaurante

• Espaço reservado para o evento

6 Implantação/ Desenvolvimento

Após a aprovação do projeto, serão feitas as ações a seguir:

• Divulgação interna (na empresa)

• Divulgação por meio da mídia local: editoria de economia e colunistas

• Envio de convite ao público de interesse

• Providências quanto a recursos humanos e materiais

Elaboração de programação do evento:


• 10h – chegada dos convidados

• 10h 30min – mestre de cerimônias apresenta as autoridades

• 10h 35min – sequência de discursos

• 11h – colocação dos documentos e objetos na urna que será introduzida na pedra
(ação feita pela autoridade designada)

• 11h 20min – encerramento da pedra por autoridade designada e leitura da placa

• 11h 40min – encerramento da solenidade pelo anfitrião

• 12h – o mestre-de-cerimônias convida para o almoço em local previamente reservado

• 12h 10min – o pedreiro termina o fechamento da pedra enquanto os convidados se


dirigem ao local da recepção

• 12h 30min – chegada à recepção, encaminhamento dos convidados pelas


recepcionistas, apresentação da maquete, plantas, distribuição de convites e folders.

6.1 Planilha: Atividades X Responsável

Atividade Responsável Data


Equipe de
Impressão dos 45 dias antes do
comunicação e
convites evento
gráfica
(e assim por
diante...)

7 Fatores condicionantes:

• Aprovação do projeto

• Interesse público

• Condições climáticas

8 Acompanhamento e controle:

Serão feitos pela equipe organizadora, com condução minuciosa do cronograma de


trabalho.

9 Orçamento previsto:

Elaborar um quadro com todos os recursos envolvidos. Exemplo:

9.1 Recursos Humanos


Quantidade Discriminação
....... ........
Valor hora/unitário Total
....... ........
(e assim por diante...)

10 Avaliação

Será feita pela equipe organizadora, com base na observação do andamento do evento
e nos dados do acompanhamento – controle e repercussão na mídia –, com elaboração
de relatório para a diretoria.

Fonte: adaptado de CESCA, 1997, p. 40.

Com esse exemplo, fica muito mais prático elaborar o plano de seu próximo evento,
concorda? Espero que ele seja feito com muito primor e que seja um sucesso.

No exercício desta aula você terá a oportunidade de elaborar um Plano de Evento para
uma cerimônia a sua escolha. Tenha criatividade, mas mantenha os pés no chão, ok?

Resumo

Antes de escrever o plano em si, que é um documento formal, com todas as etapas de
construção do evento, é necessário pensar na concepção do evento: definir o tipo do
evento; o nome do evento; a data; local e horário; público; fornecedores.

Vários tipos de Plano de Eventos podem ser elaborados, e cada autor oferece uma
proposta diferente. Nesta aula, foi apresentado o roteiro elaborado pela autora Cesca
(1997), composto pelas etapas: Apresentação, Objetivos, Estratégia, Públicos, Recursos,
Implantação/ Desenvolvimento, Planilha: Atividades X Responsabilidades X
Cronograma, Fatores condicionantes, Acompanhamento e controle, Orçamento,
Mensuração dos resultados.

Atividades

1) Lembre-se de um evento de que você participou ou algum outro evento de que você
gostaria de participar. Elabore o Plano deste evento, pensando em todos os seus
detalhes. Siga as etapas que estudamos nessa aula.

2) Escolha um tema para uma festa corporativa. Agora relacione todos os elementos da
montagem ao tema definido. Defina como esse evento será, de acordo com o tema
escolhido.

Introdução (10)

O Planejamento está feito, agora vamos começar outra etapa importante na hora de elaborar
um evento: o check-list. Essa ferramenta é tudo para um profissional de eventos!

Você sabe o que é o check-list? Na aula anterior tivemos uma pista, mas agora vamos nos
aprofundar no conhecimento dele, já que ele é fundamental na organização de um evento.
É uma etapa importante do planejamento, que vai sendo adaptada também ao longo da
produção do evento. Quanto mais completo, mais eficaz! Está curioso(a)? Então estude
comigo!

Elaboração do check-list

Até agora você viu quantas atividades passam pelas mãos (e cabeça) de um organizador
de eventos. Para ajudá-lo, o check-list é a solução! Traduzindo, seria uma lista de
checagem, isto é, o check-list é uma lista de tarefas e atividades, com seu respectivo
prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada uma dessas tarefas.

Para Matias (2004, p. 133), o check-list “é uma lista de providências, tarefas ou


necessidades do evento”. Para a autora, é possível organizar essa lista de várias formas:

• por ordem alfabética

• por grupos de atividades afins

• por setores de organização

• por circunstância específica (tais como check-list da recepção, da programação social,


do buffet etc)

Na verdade, o check-list deve atender às necessidades da equipe organizadora do evento


e, por isso, deve ser formatado da maneira que for mais eficaz.

Veja um exemplo bem simples:

Tarefa Responsável Data


Contratar serviço
Joaquim 15/03
de floricultura
Imprimir a lista de
Beatriz 17/03
passageiros
Verificar entrega
Beatriz 18/03
dos convites

Esse é um exemplo bem reduzido e fácil, mas você pode criar suas colunas com itens de
controle conforme a necessidade do evento e da equipe organizadora.

Outro exemplo:

Tarefa Descrição Responsável Data Status


Contratar serviço de 2 arranjos de mesa e 1
Joaquim 15/03 OK
floricultura arranjo de palco
Imprimir a lista de Imprimir por ordem
Beatriz 17/03 Pendente
passageiros alfabética
Checar convites que
Verificar entrega dos
retornaram por erro de Beatriz 18/03 Pendente
convites
endereço

O segredo é: quanto mais detalhado, mais chances de dar tudo certo, ou seja, menor a
probabilidade de se esquecer de algum detalhe.

Quer ver? No planejamento do evento foi definido que os participantes usarão uma
camiseta personalizada. Ao colocar no check-list somente a tarefa ‘camiseta’, sabe-se
que é preciso cumprir alguma atividade relativa à sua produção. Mas há todo um
processo que envolve a fabricação de uma camiseta, certo? Se o check-list contemplar
todas as etapas de produção da camiseta, é mais fácil controlar os fornecedores e
organizar as atividades ao longo do planejamento e produção do evento. Veja o
detalhamento:

Tarefa Responsável Data

Criar a arte da camiseta Agência de publicidade 15/03

Joaquim e a diretoria da
Aprovar a arte com a diretoria 17/03
empresa
Definir o número de camisetas a serem produzidas
(inserir mais algumas unidades extras, como Joaquim 17/03
margem de segurança)
Fazer o orçamento com três fornecedores de
Beatriz 18/03
confecção das camisetas

Elaborar a grade dos tamanhos (P, M, G, GG) Beatriz 18/03

Definir a empresa que confeccionará as camisetas Joaquim e Beatriz 20/03

Enviar a arte para a empresa de confecção Joaquim 20/03

Verificar o andamento da produção Beatriz 24/03

Separar e embalar as camisetas Joaquim e Beatriz 27/03

Contratar transporte para entregar as camisetas


Beatriz 29/03
embaladas no evento
Distribuir as camisetas no evento, de acordo com o
Equipe de recepcionistas 30/03
tamanho, no momento do credenciamento

Com esse detalhamento, você não deixaria, por exemplo, de aprovar a arte com a
diretoria, ou de separar e embalar as camisetas. Fica muito mais fácil, organizado e
eficaz!

Nessa aula, você terá um exemplo de check-list para poder fazer o seu. Utilize-o como
base para seu próximo evento.

Este modelo é do livro Organização de eventos – procedimentos e técnicas, de Marlene


Matias (2004) e se refere à organização e condução do evento ‘Semana de Turismo’.

TABELA 1
Modelo de Check-list

MODELO DE CHECK-LIST
Evento: Semana de Turismo
Local: Auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/09 a 27/09 de 2000 Horário: das 19h 30min às 22h 30min
Responsável: João Carlos Azevedo

DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO

Coordenação de Em
1 – Fazer reserva do local Carla Matos
curso andamento
2 – Fazer reunião para montagem
Coordenação de
da comissão organizadora da Carla Matos Ok
curso
semana
3 – Distribuir atividades para as Coordenação geral
Sandra Regina Ok
diversas comissões de trabalho do evento
4 – Definir tema e programa do Comissão
evento organizadora
Comissão
5 – Contratar pessoas e/ou
financeira, de
profissional autônomo para
divulgação e
criação de material de divulgação
marketing
Comissão
6 – Buscar patrocínio e apoio financeira, de
cultural divulgação e
marketing
7 – Definir o material de Comissão
divulgação organizadora
8 – Contratar gráfica para
Comissão
impressão do material de
organizadora
divulgação e administrativo
9 – Fazer listagem de convidados
Secretaria do evento
e palestrantes
10 – Enviar carta convite para
autoridades, palestrantes,diretoria
Secretaria do evento
da instituição e demais
funcionários
11 – Fazer reserva de
equipamentos de audiovisual no Secretaria do evento
departamento responsável
12 – Fazer solicitação de serviço
Secretaria do evento
de copa (café, água, chá)
14 – Fazer folow up1 dos
Secretaria do evento
convidados, autoridades e outros
Comissão
financeira,de
15 – Fazer a divulgação na mídia
divulgação e
marketing
Comissão
16 – Fazer a divulgação do financeira,
evento na instituição divulgação e
marketing
17 – Montar as pastas dos Comissão de
participantes e convidados recepção
18 – Definir recepcionistas e Comissão de
escala de trabalho recepção
19 – Verificar e liberar
Secretaria do evento
estacionamento
20 – Elaborar carta de
agradecimento para os Secretaria do evento
palestrantes
21 – Providenciar os certificados
Secretaria do evento
dos participantes
Comissão
22- Definir mestre de cerimônia
organizadora
Coordenação geral
23 – Treinar as recepcionistas
do evento
25 – Convocar reunião de Coordenação geral
avaliação do evento do evento
26 – Elaborar relatório de
Coordenação geral
avaliação

Fonte: MATIAS, 2004, p. 133 (adaptado).

Fácil? Difícil? Qual a sua avaliação sobre elaboração de um check-list de eventos


organizacionais?
Treine bastante, pois isso garantirá boa parte do sucesso de seu evento.

Ah, e não pense que elaborar um check-list é “perda de tempo”. Pelo contrário, você
ganhará muito no decorrer da organização e terá mais chances de alcançar um bom
resultado no evento.

Boa sorte!
Na próxima aula vamos continuar a estudar check-list para eventos organizacionais,
analisando outro tipo de modelo de check-list. Espero você!
1 - Conferência, checagem

Resumo

Ao elaborar o Plano do Evento, o organizador de eventos prepara o check-list que,


traduzindo, seria uma lista de checagem, isto é, uma lista de tarefas e atividades,
com seu respectivo prazo de cumprimento e pessoa ou setor responsáveis por cada
uma dessas tarefas. Para Matias (2004, p. 133), o check-list “é uma lista de
providências, tarefas ou necessidades do evento”.

O segredo de um eficiente check-list é: quanto mais detalhado e completo, mais


chances de dar tudo certo, ou seja, menor a probabilidade de se esquecer de algum
detalhe do evento.

Atividade

Elabore um check-list para um evento turístico de sua escolha. Pense minuciosamente


em cada atividade e detalhe ao máximo cada tarefa.

Introdução (11)
Vamos continuar a analisar o check-list para eventos organizacionais? Agora
estudaremos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a qualquer tipo de
evento.

Como comentamos na última aula, este também é um modelo básico, que poderá sofrer
adaptações conforme a necessidade do organizador de eventos e as características do
evento.
Leia com atenção e repare em todos os detalhes.

Elaboração do check-list

• Modelo do Livro Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo, de


Janaina Britto e Nena Fontes (2002):

TABELA 1

Check-list

TITULO OU NOME DO PROMOTOR/EMPREENDEDOR


Nome do Evento: Data: / /
Local de Realização:
Auditório Quantidade Nº dias Valor unit. Valor total
De ( ) lugares
( ) lugares
( ) lugares
( ) lugares
Nível de Abrangência
( ) Local ( ) Municipal ( ) Estadual ( ) Nacional ( ) Internacional
Nome do Coordenador: Deptº
Fone: Celular: Fax:
E-mail: Contato:
Empresa Organizadora do Evento
Nome:
Razão Social:
CNPJ: Inscrição:
Endereço:
Fone: Fax:
Pessoa Responsável:
Fone: Celular: E-mail:
Recursos Físicos
Tipo Necessidades e Características
Metragem Localização/Quantid. Custo
Sala Vip
Sala de imprensa
Cabine de som
Secretaria
Sala de comissões
Ambulatório
Sala de estocagem
Sala de videoconferência.
Stand (feira)
Sala de Segurança
Custo Total R$
Recursos Materiais
Criação/Arte/Material Gráfico
Valor
Criação e Arte Quantidade Valor Total
Unitário
Criação do folder/arte final
Fotolito do cartaz
Fotolito do folder
Valor total R$
Material Gráfico/Participantes Quantidade Valor Valor Total
Unitário
Folder c/ficha inscrição
Folder s/ficha inscrição
Cartazes
Pastas
Crachás
Blocos
Certificados de participação
Impressão dos Anais
Recibo das inscrições
Ficha de avaliação do evento
Mapa de localização
Papel timbrado
Envelope timbrado
Ficha de perguntas
Brindes
Valor total R$
Valor
Programação Visual Quantidade Valor Total
Unitário
Banner
Placas de sinalização
Faixas
Placas de orientação
Placas de segurança
Valor total R$
Valor Valor
Material p/divulgação (Imprensa) Quantidade Destino
Unitário Total
Release do evento jornal
Release do evento revista
periódico
Release do evento
esp.
Home page (Internet)
Outros
Valor total R$
Materiais e Equipamentos Diversos
Valor
Material de expediente Quantidade Valor Total
Unitário
Papel comum
Papel para impressora
Calculadora
Fita adesiva
Fita crepe
Caixa de grampos
Caixa de clips
Quadro branco
Grampeador
Perfurador
Régua
Lápis
Borracha
Caneta
Caneta hidrocor
Pincel atômico
Papel carbono
Papel ofício
Envelope pardo
Envelope branco
Envelope malote
Folha cartolina
Blocos
Cartucho p/ impressora cor
Cartucho p/impressora PB
Alfinetes/tachinhas
Rolo de barbante
Tesoura
Frasco de cola
Cola em bastão
Transparência
Disquetes
Fitas cassete
Fitas de vídeo
CDs
Filme fotográfico
Álbum de fotografias
Outros
Valor total R$
Valor
Equipamentos (locação) Quant. Nº dias Total
Unit.
Computador R$ R$
Impressora
Scanner
Retroprojetor
Data show
Projetor de slides
Telão
Vídeo cassete
TV
Computador
Impressora
Máquina xerox
Aparelho de fax
Telefone
Sonorização
Caneta óptica
Microfone
Amplificadores
Painéis
Displays
Lona
Tablado
Mesa grande
Mesa pequena
Cadeiras
Filmadora
Máquina fotográfica
Equip. iluminação
Valor total R$
Recursos Humanos
Secretaria do Evento
Valor
Secretaria Quantidade Valor Total
Unitário
Palestrante (pró-labore)
Secretaria
Digitador
Grupo musical
Grupo de atrações
Mensageiro
Valor total R$
Valor
Recepção Quantidade Valor Total
Unitário
Guias
Secretaria
Recepcionista
Tradutor/intérprete
Segurança
Manobrista/motorista
Mensageiro
Valor total R$
Valor
Manutenção e Apoio Quantidade Valor Total
Unitário
Operador som
Operador luz
Operador multimeios
Eletricista
Encanador
Segurança
Mensageiro
Médico
Garçom/garçonete
Enfermeiro
Valor total R$
Valor
Receptivo Quantidade Valor Total
Unitário
Guia
Tradutor
Motorista
Recepcionista
Segurança
Valor total R$
Valor
Cerimonial Quantidade Valor Total
Unitário
Mestre de cerimônias
Guia
Intérprete
Tradutor simultâneo
Motorista
Recepcionista
Garçom
Mensageiro
Segurança
Valor total R$
Serviços Externos
Cerimonial
Valor
Locação Quantidade Valor Total
Unitário
Porcelanas
Copos
Taças
Talheres
Travessas
Bandejas
Toalhas
Arranjos de flores
Arranjos de mesa
Microfones
Mastros
Bandeiras
Prismas de mesa
Tribuna/púlpito
Valor total R$
Cerimonial
Valor
Aquisição Quantidade Valor Total
Unitário
Café
Leite
Suco
Chocolate
Copos de água
Pães
Petit-fours
Valor total R$
Receptivo
Valor
Locação Quantidade Valor Total
Unitário
Ônibus
Microônibus
Van
Carro de passeio
Escuna
Valor total R$
Receptivo
Valor
Aquisição/Reservas Quantidade Valor Total
Unitário
Pacotes de turismo
Tours
Passagens aéreas
Passagens rodoviárias
Serviços de traslado
Apto. hotel
Refeição
Coquetel
Valor total R$
Encerramento do Evento
Coordenação/Secretaria do Evento
Valor
Descrição Quantidade Valor Total
Unitário
Prestação de contas
Relatório final
Ofícios de agradecimento
Álbum de fotografia
Edição de vídeo
Pagamento RH
Pagamento locação Espaço
Pagamento locação Equipamento
Pagamento locação Serviço
Valor total R$
TOTAL FINAL R$

Fonte: BRITTO e FONTES, 2002

Esse modelo apresentado é genérico, base para qualquer tipo de evento. Na próxima
aula, veremos outros modelos de check-lists adaptados a eventos específicos como
eventos de moda, congressos, feiras etc.

Resumo

Nesta aula estudamos um novo modelo para check-list que poderá ser aplicado a
qualquer tipo de evento. É um modelo básico, elaborado por Janaina Britto e Nena
Fontes, que poderá sofrer adaptações conforme a necessidade do organizador de
eventos e as características do evento.

Atividade

Com base no modelo apresentado nesta aula, elabore um check-list para um


Congresso Nacional da área do Turismo.

Introdução (12)

Na aula passada, vimos a importância de um check-list para o organizador de eventos e


estudamos um modelo geral de check-list.

Agora, vamos analisar alguns outros modelos, adaptados a situações específicas, como
feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção.

Lembro que cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades.
Esses modelos apresentados nas aulas servem apenas como referência para você adaptar
o seu padrão, da maneira que lhe convier.

Check-lists adaptados

A EVENTOS ESPECÍFICOS

Check-lists elaborados pela Associação Brasileira de Anunciantes (ABA)

CHECK-LIST PARA UMA FEIRA

I) Informações Gerais

• Requerer informações para participação

• Determinar tamanho e posição do stand

• Contrato do espaço

• Contrato da montadora

• Informações gerais dos setores envolvidos internamente

• Determinar pontos de destaque

• Definir que produtos serão expostos

• Verificar produtos existentes na empresa

• Verificar Produtos que deverão ser adquiridos/importados

II) Projeto
• Solicitar projeto

• Solicitar desenho do stand

• Aprovação do stand

III) Desenho do Stand

• Definição de áreas para divisões de produtos

• Projeto de displays

• Área disponível para circulação

• Quantidade de displays disponíveis

• Produtos por painel

• Texto de produtos

• Destaques

• Fotos, slides, gráficos

• Chamadas promocionais

• Definir mobília/decoração

• Definir posicionamento de plantas/flores

• Atividades promocionais

IV) Necessidades do Stand

• Instalação elétrica

• Telefone/Internet

• Catálogos/folhetos

• Crachás/convites

• Vale estacionamento

• Vigilância do stand

• Limpeza do stand

• Contratação do buffet
• Definir coquetéis ou eventos especiais

• Brindes

• Recepcionistas

• Vestuário

• Fotógrafo

V) Imprensa

• Folheto institucional

• Press-release

• Entrevistas com imprensa

• Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposição

VI) Atendimento

• Pagamento das taxas legais: energia, hidráulica, ICMS, ECAD, etc.

• Determinar pessoal que trabalhará no stand

• Regulamento disciplinar do stand

• Relação de telefones

• Plano de visita de personalidades ao stand

• Em caso de coquetel, elaborar plano específico

• Notas de venda para mercadoria a ser comercializada

• Reservas de hotel

• Traslados

• Treinamento da equipe

VII) Montagem

• Emissão de notas fiscais de transporte

• Seguro

• Remessa de produtos para feira


• Montagem

• Limpeza

VIII) Desmontagem

• Checagem das notas fiscais de transporte

• Retirada e embalagem de produtos

• Transporte

• Recepção de produtos na fábrica

IX) Relatório

• Avaliação dos resultados da exposição

• Distribuição dos contatos realizados

CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FÓRUM

I) Parte Técnica/Científica

• Definir Comissão organizadora

• Fixar data e local

• Realizar as chamadas para trabalhos

• Confecção e Expedição dos Cartazes

• Inscrição de trabalhos

• Aprovação de trabalhos

• Comunicação para os autores

• Recebimento de originais

• Convites oficiais

• Confirmação de convites

• Programa definitivo (confecção e expedição)

• Formação de mesa

• Palestra de abertura
• Sessões técnicas

• Visitas técnicas

II) Secretaria

• Lista de pré-inscritos

• Crachás

• Montagem de pastas

• Material de escritório

• Carimbos

• Fichas para inscrição no local

• Programa

• Envio do material

• Montagem da secretaria

III) Serviços de Terceiros

• Vender os patrocínios

• Verificação do local

• Contrato

• Audiovisual

• Projetor

• Vídeo

• Gravação

• Fotógrafo

• Computadores, impressoras

• Telefones, fax

• Recepcionistas

• Segurança
• Café, água etc.

• Refeições

• Coquetel

• Jantar

• Hospedagem

• Traslados

• Passeio turístico

• Decoração

• Faixas/Painéis

• Pastas/blocos

• Crachás

• Certificados

IV) Pós Evento

• Despachar a sobra do material

• Pagamento de serviços

• Relação final de inscrições

• Faturamento

• Cartas de agradecimento

CHECK-LIST PARA UMA CONVENÇÃO

I) Providências Prévias

• Informar oficialmente a realização

• Solicitar aos responsáveis o número de participantes

• Determinar período

• Preparar lista de participantes

• Elaborar programa
• Redigir convite/programa/orientação

• Enviar aos gerentes programa detalhado

• Solicitar adiantamento de despesas

• Dividir os participantes por grupos

• Enviar aos participantes pasta com material (opcional)

• Contratar hotel

• Enviar ao final carta de agradecimento

II) Preparação do Material para Convenção

• Encomendar pastas

• Montar pastas

• Arranjar e preparar filmes

• Preparar crachás

• Preparar bandeiras do Brasil e do Estado da Convenção

• Definir e arranjar equipamentos audiovisuais

• Contratar alimentação

• Arranjar quadro branco e pincel, flip-chart etc.

• Preparar material para decoração

III) Preparação de Assuntos a Serem Tratados

• Determinar os assuntos

• Determinar os fins a serem atingidos

• Determinar tônica principal da convenção

• Criar slogan para convenção

• Preparar tema do discurso de apresentação

• Preparar discurso de despedida

IV) Providências de Administração a Serem Tomadas no Local


• Pedir orçamentos do hotel

• Reserva dos apartamentos

• Informar ao hotel a data e horário de chegada dos convencionais

• Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel

• Acertar jantar de encerramento

• Escolher e preparar sala de demonstração

• Determinar sequência de lugares dos participantes na mesa

• Contratar fotógrafo

• Decorar salas de trabalho da convenção

• Informar e convidar imprensa (se for o caso)

• Determinar os horários das refeições

• Levantar preferências alimentares dos convencionais

• Preparar lista de distribuição dos apartamentos

• Informar lista de participantes ao hotel

• Distribuir as pastas nas salas de trabalho

• Entregar crachás

• Realizar atividades de integração, lazer e convivência social conforme programa

• Escolher quem fará a recepção no local de chegada

• Providenciar a foto do grupo de convencionais

• Emitir relatório ao final

• Realizar debates internos sobre a convenção

CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL

I) Local e data para o evento

• Confirmação por escrito

• Contratação de serviços de buffet


• Contratação de músicos

• Contratação da decoração

• Contratação de manobristas

• Contratação de porteiros

• Contratação de recepcionistas

• Convites

• Programa oficial

• Presentes para homenageados

II) Decoração

• Do salão

1. Setas indicativas

2. Som

3. Iluminação

4. Arranjos florais

5. Cestos de lixo

6. Cinzeiros

7. Mesas de apoio

8. Livro de ouro/ registro

• Do palco

1. Painéis ou faixas

2. Iluminação

3. Púlpito para oradores

4. Som do microfone

5. Água para orador

6. Arranjos florais
7. Espaço para músico

III) Estacionamento

• Contratação de empresa especializada

• Policiamento nas redondezas

• Segurança dos automóveis

IV) Recepção

• Recepcionistas

• Uniformes/trajes

• Mesas de apoio

• Controle

• Crachás

V) Imprensa

• Jornalistas convidados

• Kit de imprensa

• Press-releases

• Fotos

VI) Registro do evento

• Equipe de fotografia

• Equipe de filmagem

VII) Primeiros socorros

• Caixa de pronto-socorro

• Nome de hospitais de emergência

VIII) Pessoal de serviço

• Chefia

• Recepcionistas
• Segurança interna/externa

• Manobristas

• Porteiros

• Eletricista

• Encarregado do som

• Encarregado da iluminação

• Plantonista dos sanitários

• Encarregada de chapelaria

IX) Diversos

• Checar sanitários – papel toalha/sabonete/etc.

• Checar chapelaria – tickets

• Telefone e fichas

• Balcão de informações

• Guarda-chaves

• Crachás

Fonte: Adaptado de Associação Brasileira de Anunciantes (2009)

Caro aluno, gostou de conhecer os detalhes de organização desses tipos de eventos? Na


próxima aula tem mais: veremos os check-lists para novos eventos. Aguarde!

Resumo

Nesta aula analisamos alguns modelos de check-lists adaptados a situações


específicas, como feira, congresso/fórum, jantar/coquetel e convenção.

Cada evento tem seu próprio check-list, adequado às suas necessidades. Esses
modelos apresentados nas aulas servem como referência para o organizador de
eventos elaborar o seu, adaptado ao seu padrão, da maneira que lhe convier.

Atividade

1) Compare os modelos de check-lists apresentados nesta aula. Quais as principais


diferenças e semelhanças entre eles?
2) Por meio da análise dos check-lists apresentados, identifique o nível de complexidade
de cada evento apresentado (baixo, médio ou alto). Justifique sua resposta.

Introdução (13)

Na última aula vimos os check-lists específicos para feira, congresso/fórum,


jantar/coquetel e convenção.

Agora analisaremos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de moda,
cursos e seminários.

Finalizaremos com um outro check-list geral, para relembrar os conceitos-base para


elaboração de qualquer check-list de eventos organizacionais, ok?

Check-lists adaptados a eventos específicos

Check-list para festival cultural

1. Definição da ideia

2. Pesquisa de viabilidade da ideia (originalidade, levantamento do público e de


possíveis empresas patrocinadoras, etc.)

3. Definição da área de abrangência: artes cênicas (dança e teatro), plásticas,


audiovisuais (cinema e vídeo), música e patrimônio histórico e cultural, etc.

4. Escolha de data e local

5. Definição do orçamento

6. Criação da logomarca e da identidade visual

7. Confecção do projeto de captação de recursos financeiros com patrocinadores para


realização do evento.

8. Fechamento de parcerias

• Prefeituras

• Órgãos governamentais

• Espaços para oficinas e apresentações culturais

• Parcerias com companhia aéreas

9.
10. Montagem da curadoria1

11. Divulgação da curadoria no site da empresa


12. Confecção de editais ou definição de participantes convidados

• Oficinas

• Apresentações artísticas

• Mostras

13. Divulgação dos editais para os itens abaixo discriminados (ou envio de carta convite
para os participantes).

• Participantes anteriores

• Mailing2 da empresa

• Mailing de interessados na área cultural

• Instituições vinculadas à área cultural

• Imprensa

• Site

14. Catalogação dos projetos inscritos

15. Confirmação das inscrições dos projetos ou confirmação da presença.

16. Seleção das apresentações

17. Confirmação de data, horário e local das apresentações e oficinas

18. Elaboração da planilha financeira

19. Contratos com artistas, professores, parceiros e patrocinadores

20. Oficinas

• Regulamento

• Inscrições (definição dos valores das inscrições, locais e meios de efetivação)

• Parceria com o banco

• Fichas

• Confirmação da inscrição

• Lista de espera
21. Programação visual

• Programação cultural

• Catálogo de oficinas

• Cartazes

• Banners

• Site

• Convites para a cerimônia de abertura

• Cartão de boas-vindas

• Cartão de agradecimento

• Crachás

• Certificados para alunos, professores e participantes de mostras

• Tickets de alimentação

• Convites para as apresentações

22. Planilha de transporte

• Caminhão baú

• Ônibus

• Carro – interno e externo

• Aéreo

• crachá de identificação

• placa de identificação (nome do evento ou do visitante)

• listagem das pessoas a serem recepcionadas

• planilha com vôos aguardados

• telefone celular ou cartão telefônico

• relação dos hotéis que hospedarão os participantes, com nomes, endereços, telefones e
contatos no atendimento e reserva
23. Planilha de hospedagem (parceria com hotéis)

24. Planilha de camarins

• Local

• Data

• Horário de montagem

• Itens (água, refrigerante diet, espelho, etc.)

25. Rider técnico (documento que deve conter toda a necessidade estrutural de som e
palco de uma banda ou festival)

26. Locação de equipamentos:

• Orçamento de sonorização, iluminação e demais recursos

• Planilha de equipamentos de informática

• Material de secretaria

27. Cobertura da imprensa

28. Lançamento da programação

29. Montagem da secretaria do evento

30. Sinalização do(s) espaço(s)

31. Seguro

32. Ambulância/serviço médico

33. Contratação dos recursos humanos necessários

34. Entrega de certificados

35. Agradecimentos (artistas, autoridades, parceiros, funcionários)

Check-list - evento de moda

• Definição do local:

• verificar se o ambiente comporta o número de pessoas esperado, o desfile em um


tablado mais elevado ou passarela.

• telão para transmissão simultânea das imagens do desfile


• estacionamento

• espaço anexo ao local do desfile para servir de camarim para os modelos

• Distribuição dos convites

• Aluguel de equipamento de som e vídeo:

• sonorização ambiente

• microfone para o mestre de cerimônias e palestrante

• 2 telões

• Data show

• computador (ver se os programas são compatíveis com a versão do arquivo da


apresentação)

• Contratação do buffet

• Contratação do mestre de cerimônias (preparar pauta para ele).

• Contratação de recepcionistas: verificar uniformes e sapato.

• Decoração do ambiente

• Contratação de fotógrafo

• Contratação de filmagem – transmissão simultânea para os telões para mostrar os


detalhes das roupas.

• Araras com roupas expostas

• Cabides

• Banners

Providências para o desfile:

• Tablado

• Iluminação

• Trilha sonora do desfile

• Cabeleireiro e maquiador

• Camareira
• Passadeira

• Cadeiras para o público (e forro, se necessário)

• Acompanhar a prova de roupa dos modelos

1 - Curadoria é a designação genérica do processo de concepção, organização e


montagem da exposição pública. Inclui todos os passos necessários à exposição de um
acervo, quais sejam: conceituação, documentação e seleção do acervo, produção de
textos, publicações e planejamento da disposição física dos objetos. Refere-se também
ao cargo ou função exercida por aquele que é responsável por zelar pelo acervo de um
museu. Fonte: Disponível em:
http://www.cultura.mg.gov.br/?task=interna&sec=3&con=368. Acesso em 01 jul 2010.

2 - Mailing é um cadastro de nomes – contendo contatos como endereço, telefone, e-


mail – que se prepara de acordo com um tema ou área de interesse. Esse cadastro
organiza as informações para o organizador de eventos realizar tarefas como envio de
convites ou mesmo o controle da entrada dos convidados no evento. É possível elaborar
mailing de imprensa (com os nomes, cargos e contatos dos jornalistas convidados para o
evento), mailing de empresários, mailing de artistas, dentre outros.

Check-list para cursos e seminários

Audiovisuais e outros acessórios

• Data-show

• Pointer

• Tela para projeção

• Cavalete para flip-chart

• Papel para flip-chart

• Quadro branco

• Pincéis para quadro magnético

• Apagador para quadro magnético

• Benjamim (ou “T”)

• Adaptador pino chato para redondo

• Adaptador pino redondo para chato

• Fio de extensão (10 metros)


• Equipamento de vídeo

• Operador para equipamento de vídeo

• Fitas extras para videotape

• Gravador

• Fitas para gravador

Material para participantes

• Lápis

• Borrachas

• Pastas

• Etiquetas com título do curso (para as pastas)

• Blocos de papel pautado

• Folhas de avaliação (por assunto, global)

• Prismas com nome dos participantes

• Apostilas

• Programação do curso

• Relação de participantes

• Brindes

• Resumo biográfico dos apresentadores/participantes

• Crachás

Papelaria e Escritório

• Apontador

• Elásticos

• Clips

• Grampeador

• Grampos para grampeador


• Furador de dois furos

• Etiquetas autoadesivas

• Fita adesiva dupla face

• Durex

• Tesoura

• Espátula

• Régua

• Percevejos

• Envelopes comuns de correspondência (10)

• Envelopes pessoais de correspondência (10)

• Papel pardo de embrulho

• Tinta branca corretiva

• Lápis-borracha

• Papel (sem pauta, timbrado, etc.)

• Protetores de plástico transparente

• Cola

• Caixas de papelão

• Copiadora Xerox

• Papel para copiadora Xerox

• Linha telefônica

• Álcool

• Algodão

Logística

• Programa detalhado do curso (dia do mês, da semana, hora, assunto, apresentador)

• Relação de endereço/telefones dos apresentadores para contatos urgentes


• Relação de participantes (nome completo, nome mais conhecido, cargo, local, gerente)

• Leituras prévias pelos participantes (definição, preparo e envio do material)

• Fotógrafo

• Reservas de hotel

• Reservas de passagens

• Reservas de salas/local do evento

• Reservas de salas para reuniões de grupo

• Almoço/jantar de abertura e/ou encerramento

• Responsabilidade financeira e normas para contabilização das despesas

• Coordenador

• Suporte administrativo

• Carta de boas vindas aos participantes

• Cardápio

• Conhecimento do horário de coffee-breaks, almoço, jantar

• Carta-convite/confirmação aos participantes (data, local completo, programa, horário


das refeições
e tempo livre, condução, facilidades esportivas, normas especiais de segurança, outros
cuidados e precauções especiais, mapa, vestuário, despesas, etc.)

• Café e biscoitos para intervalos

• Reserva e/ou arranjos de táxi, ônibus ou outras conduções (participantes e instrutores)

• Emissão de nota fiscal para remessa do material

• Providências para pagamentos de instrutores externos, hotel, táxi (adiantamentos, etc.)

• Médico de emergência no local do curso (nome, endereço, telefone)

Check-list para eventos

CHECK-LIST da Associação Brasileira de Empresas Organizadoras de Eventos


(ABEOC)
PLANEJAMENTO
• Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em
projetos inéditos)

• Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes


importantes, formas de remuneração claras)

• Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil


dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas)

• Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares,


capacidade hoteleira)

• Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado)

• Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais)

• Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome)

• Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e


cursos)

• Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)

• Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos)

• Relacionamento “cliente e organizador” - Comis-sões de Suporte (organizadora,


executiva, técnica e outras)

• Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico,


órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias)

• Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral)

• Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área,


publicações especializadas, órgãos públicos)

ORGANIZAÇÃO

• Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas,


critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e
horários e formatação final)

• Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação,


internet, telemarketing, planos de mídia - convencionais e alternativos)

• Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração,


credenciamento e outros)

• Cadastros Afins (estruturação e atualização)


• Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos)

• Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais)

• Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos,


contratos em geral, previsão orçamentária)

• Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos


para respostas)

• Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas,


reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas)

• Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística)

• Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre


de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas,
contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas)

• Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e


formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais,
certificado, atestado para carga horária, manual de orientação)

• Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-


estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística)

• Material de Secretaria (consumo, permanente, máquinas e equipamentos -


microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação)

• Conferencistas (manual de orientação, formulários padronizados para currículo,


resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia)

• Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais


noturnos - agência de turismo oficial)

• Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial)

• Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia,


filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra)

• Exposição Paralela

• planta-baixa do local;

• montadora oficial dos estandes;

• registro no Ministério da Indústria e Comércio;

• folheto promocional específico;


• regulamento geral e manual do expositor;

• coquetel de lançamento;

• comercialização de estandes;

• equipe de vendas;

• projetos de energia elétrica;

• taxas da Prefeitura Municipal;

• avaliação do Corpo de Bombeiros;

• seguro de responsabilidade civil dos visitantes;

• oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária


de equipamentos e produtos;

• cronograma de montagem, realização e desmontagem;

• esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);

• serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento,


alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de
negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);

• atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo


oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);

• aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de


inspeção de fiscais);

• supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO

• Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de


orientação, apostilas ou anais)

• Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de


Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes,
autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios)

• Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos


inscritos, certificados, formulários de avaliação)

PÓS-EVENTO
• Elaboração de Relatórios

• Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos


financiadores)

• Cartas de Agradecimento

Fonte: COGO, 2009.

Quantos itens, não é mesmo? Você imaginava que um check-list fosse tão detalhado?
Esse é o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma adequada condução
de eventos.
Na próxima aula, vamos partir para a prática, ou seja, colocar o evento em produção!
Prepare-se!

Resumo

Nesta aula analisamos, passo a passo, os check-lists para festival cultural, evento de
moda, cursos e seminários e finalizamos com outro check-list geral, para
relembrar os conceitos-base para elaboração de qualquer check-list de eventos
organizacionais.

O check-list é o ponto-chave para se realizar um bom planejamento e uma


adequada condução de eventos.

Atividade

A cidade de Campinas sediará um Seminário Nacional de Operadores Turísticos, em um


período de dois dias, com a presença de 500 participantes, em um dos hotéis da cidade.
Elabore o check-list para esse evento, planejando as atividades técnicas e
culturais/sociais para os participantes.

Introdução (14)

Vamos praticar? Até agora estudamos a parte que podemos chamar de mais “teórica” do
evento, que são o conceito, a história, a importância, os tipos, as classificações e o
planejamento.

A partir desta aula, teremos uma outra parte mais “prática”, aplicando os conceitos que
estudamos até aqui. Veremos como se produz um evento, quais são os passos
necessários para um evento acontecer na realidade.

Você está preparado? Se for necessário, faça uma breve revisão das aulas anteriores
para recapitular os principais tópicos. Se está tudo “fresquinho” na cabeça, vamos em
frente!

Pré-evento
Agora que já vimos como se organiza um check-list, vamos estudá-lo detalhadamente,
observando as exigências e cuidados que o organizador de evento precisa ter em cada
item.

Após a aprovação do Plano do Evento com a Diretoria da Empresa, passa-se para a


operacionalização.

Cada evento demanda uma infraestrutura, mas aqui estudaremos alguns pontos que
permeiam a preparação, ou seja, antes de acontecer: o pré-evento.

Definição da data e horário

• Analisar a melhor época para a empresa: o organizador precisa observar qual época
é mais adequada para realizar aquele evento: início de mês ou final de mês? Perto de
feriado ou longe de feriado? Época de férias escolares ou não? O período de realização
deve casar com a oportunidade e com os objetivos que a empresa precisa atingir.

• Verificar calendários regional, nacional e internacional: o organizador de eventos


precisa ficar muito atento ao calendário. Veja, confira, analise e, se for o caso, peça
opinião sobre a data selecionada, pois essa escolha pode afetar todo o sucesso do
evento. Imagine que você está organizando um Seminário de Fisioterapia e, na data
escolhida para seu evento, está acontecendo o Congresso Nacional de Fisioterapia. Por
mais que seu evento seja bem organizado, um evento maior e mais representativo está
concorrendo com você e, nesse caso, o seu evento tem chances de não ser bem
sucedido. Analise os feriados locais (na cidade onde será realizado o evento) e o
calendário de eventos do setor em que a organização atua.

• Evento para público-alvo da área de vendas: nesse caso, evitar primeiros e últimos
dias do mês. Explico: os primeiros dias do mês servem para fazer balanço do mês
anterior, checar os gráficos de vendas e realizar o planejamento do mês. Já os últimos
dias são complicados porque é fechamento das vendas, todo mundo precisando bater
meta, sem cabeça para participar de eventos. Realizar um evento nessas épocas para
esse público é praticamente inviável.

• Eventos corporativos: é prudente evitar segundas e sextas-feiras. Na segunda-feira, a


semana começa, todos ainda estão se planejando para cumprir suas atividades. Além
disso, se um evento empresarial for ocorrer na segunda-feira, é preciso divulgá-lo na
sexta-fera; o intervalo do final de semana faz com que as pessoas se esqueçam dele.
Fica muito mais complicado divulgá-lo e realizar os últimos preparativos para ele.
Sexta-feira também não é um bom dia para evento empresarial. É um dia de
relaxamento, as pessoas já estão em clima de final de semana. Ainda mais se o evento
não for festivo, puramente. Então prefira outro dia para realizar o evento corporativo,
ok? Algumas exceções são as Convenções de Vendas e eventos correlatos, que duram 3
ou 4 dias. Uma Convenção pode, perfeitamente, ocorrer de quinta a domingo.

• Horário de início do evento: o horário divulgado no convite deve prever atrasos.


Infelizmente, é prática do povo brasileiro chegar com atraso aos eventos. Portanto é
preciso planejar discursos e palestras para cerca de 30 minutos mais tarde do que o
horário oficial do convite. Quanto menor o atraso, melhor. Existem formaturas escolares
que não atrasam nem um minuto. Peças de teatro e outras atividades culturais também
começam no horário marcado. É o certo, mas às vezes é preciso esperar um pouco, para
que o público consiga chegar a tempo de assistir ao evento. É claro que não é adequado
atrasar um evento por mais de 30 minutos. Existem convidados que chegaram no
horário correto e atrasar além disso é um desrespeito com seu público. Em casamentos,
o mais comum é colocar 15 minutos de antecedência no convite: o casamento, na
realidade, ocorrerá às 20h 30min e, no convite, é divulgado 20h 15min. Essa prática é
utilizada para que todos os convidados cheguem, acomodem-se e possam ver a comitiva
nupcial, especialmente a noiva, entrar.

• O horário do evento deve respeitar o público-alvo: existem públicos que estão


habituados com certos horários, e o evento deve acompanhar a necessidade e o costume
deles. Um exemplo: se for planejar o horário de um almoço:

• executivos almoçam às 13h e não às 12h;

• crianças costumam almoçar às 11h ou 11h 30min.

Definição do local

• Combinar o local ao tema do evento: a não ser que o objetivo seja, realmente,
quebrar paradigmas, não dá pra realizar um evento com executivos engravatados em um
circo, concorda? É calor e todos estarão de terno e gravata. Se o evento for mais formal,
para executivos, e você quiser inovar, pode fazê-lo em um local diferente, tudo bem,
existem alternativas além de um circo, como realizar o evento em um museu ou uma
galeria de arte. O mais importante é adequar o local escolhido ao tipo de evento. Em
condições normais, um evento rústico, por exemplo, não “cabe” em um hotel
ultrassofisticado. Pode ser objetivo da empresa, portanto, inovar e criar um evento
diferente, especialmente para atingir um objetivo específico. Por exemplo: suponhamos
que uma determinada empresa tenha fechado um contrato com um grupo chinês e ela
quer celebrar e demonstrar para seu público-alvo que o contrato foi firmado e que isso
trará muitos benefícios aos seus clientes e parceiros. A empresa, portanto, pode realizar
um estande com decoração chinesa. Será um tipo de evento completamente inovador e
diferente do que ela já tinha feito, mas atingirá o objetivo proposto e estará dentro do
contexto. Além de chamar bastante atenção para o fato que está sendo celebrado.

• Combinar tamanho do local ao porte do evento: difícil tarefa! Calcular o número


certo de participantes é uma das mais complicadas tarefas de um organizador de
eventos. Quando já se conhece o público, ou quando o evento é realizado
periodicamente, o cálculo é mais fácil. Do contrário, a maneira mais interessante é
enviar convite e pedir confirmação de presença. Dessa forma, consegue-se pelo menos
aproximar o número de pessoas e determinar a organização do local do evento. Se for
realizar pela primeira vez, por exemplo, um evento com clientes, não é indicado que se
escolha um local com cadeiras fixas ou número limitado de assentos. Se o local permitir
mobilidade, até algumas horas antes do evento você poderá retirar ou inserir cadeiras
em um salão, por exemplo.

Em geral, há uma quebra de 20% do público, ou seja, mesmo em eventos com


confirmação de presença, cerca de 20% do público não comparecerá, em casos normais.
Ou seja, se você teve 100 confirmações, é mais provável que 80 pessoas estejam no
evento. Alguns desistiram de ir, outros tiveram algum problema ou surgiram outros
compromissos. Mas atenção: somente se for um evento comum. Um evento com um
show de Roberto Carlos ou com a presença de Madonna, ou de outra celebridade
incontestável, tem apelo e certamente atrairá a participação de 100% dos convidados.
Um seminário, uma feira, até mesmo um coquetel empresarial costumam ter a quebra de
20%. Também é necessário frisar que, em determinados momentos, quando o evento é
muito importante ou quando vai ser anunciada uma decisão importante na cerimônia,
enfim, um evento de destaque para a organização, essa quebra pode diminuir.
Determinar o espaço adequado é tarefa de mestre e, mesmo um pouco antes de o evento
acontecer, o organizador de eventos tem que ficar atento para fazer alguma adaptação
no local, aumentando o número de cadeiras, ou, se o evento não foi tão atrativo,
diminuir o número de cadeiras e modificar a decoração, para não dar impressão aos
participantes de estarem “perdidos” no meio do salão.

• Verificar se o local tem a infraestrutura necessária: o local contratado deve atender


à infraestrutura necessária e facilitar a vida do organizador de eventos, que não é nada
fácil, não é? Se o local já fornece equipamento de sonorização e data show, por
exemplo, fica mais fácil para o organizador de eventos e, muitas vezes, mais barato, já
que não será preciso contratar esses equipamentos de fornecedores externos.

• Observar se o local está adequado à expectativa de investimentos: não adianta


nada ser um local maravilhoso, mas inviável. Organizar evento é a arte de fazer mais
com menos!!! Muitas vezes, é melhor escolher um local mais simples e poder aprimorar
o material que será entregue aos participantes, como apostila, pasta, caneta e brindes.
Em outros momentos, o local pode dar status ao evento, favorecendo a atração dos
convidados. Quem não gostaria de ir a um evento no Kodak Theatre (Teatro Kodak), no
Hollywood Boulevard, em Los Angeles, Estados Unidos, local onde é realizada a
cerimônia do Oscar?

• Considerar se o local possui facilidade de:

• localização: o local deve ser de fácil acesso, tanto por transporte privado quanto
público (no caso de não possuir transporte público, precisa ser avaliada a necessidade de
o evento proporcionar transporte próprio, tanto na ida quanto no retorno dos
participantes);

• estacionamento: existem localidades em que, se não houver estacionamento no local,


há um sério risco de os participantes deixarem de ir ao evento. Portanto proporcionar
estacionamento é mais uma garantia de que seu público estará mais apto a participar do
evento;

• atendimento de recepção: alguns eventos exigem estrutura de credenciamento e é


interessante observar se o local do evento possui espaço para essa função, ou até mesmo
se já existe um grande balcão para recepção dos convidados;

• clima (ar condicionado): em certas localidades, fazer um evento em um auditório sem


ar condicionado é inviável. O calor faz com que as pessoas não prestem atenção no que
está sendo tratado, e o evento acaba dando errado por causa do fator clima. Por outro
lado, existem auditórios em que o ar condicionado é tão forte que as pessoas começam a
ter reações alérgicas ou respiratórias. Controlar a temperatura no local é fundamental
para um bom evento.
• existência de equipamentos próprios: alguns locais de eventos favorecem bastante a
organização geral, já que possuem equipamentos como telão, cadeiras e mesas. São
itens básicos que ajudam o organizador de eventos na preparação do local. É importante
observar se o espaço contratado já possui esses itens, pois eles irão facilitar muito o
trabalho. Outros itens importantes são:

• púlpito (ou parlatório): de onde se fala um orador; tribuna; espécie de balcão onde as
autoridades se apresentam para discursar e local de onde o mestre de cerimônias conduz
o evento;

• serviço de buffet: alguns locais de evento possuem um buffet próprio, o que facilita
muito o acesso e o serviço deste fornecedor, desde que seja um buffet de qualidade e
que atenda às exigências do evento;

• segurança: se o local do evento já possui o serviço de segurança, diminui o custo e


facilita os trâmites do evento.

• saída de emergência: não só porque é lei, mas porque todo evento deve priorizar a
segurança. Ter saída de emergência larga e visível é fator importantíssimo para se
escolher o local do evento;

• Reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao local antes da realização
do evento. Essa ação é de fundamental importância. Se eu pudesse eleger uma das
principais dicas de realização de evento, com certeza, essa seria uma delas:

Fazer a visita de reconhecimento do local, antes de o evento acontecer,


na época do planejamento.

Essa visita ajuda a verificar como se dará a entrada das pessoas, a circulação, a
articulação de móveis e a programação visual, o posicionamento de telão, cadeiras,
mesas de buffet e toda a infinidade de itens que compõem o evento. É essencial ir ao
local do evento, mesmo que já o conheça, pois algum detalhe pode ter mudado na
estrutura, e sua visita poderá detectar alguma dificuldade que você poderá resolver, bem
antes do evento. Além disso, favorecerá o direcionamento de seu investimento, evitando
que gaste com itens desnecessários ou correções que poderiam ter sido evitadas se
tivesse ido até o local com antecedência.

Vou lhe contar um caso pessoal: quando fui fazer um coquetel em um espaço de eventos
no Rio de Janeiro, percebi que precisava contratar mais uma recepcionista para ficar
posicionada sabe onde? Na garagem do prédio! Isso mesmo. Eu havia contratado duas
recepcionistas para a entrada do prédio, que encaminhavam os participantes para o
segundo andar, local do evento. Mas, quando visitei o local para o reconhecimento
prévio, notei que alguns participantes poderiam estacionar no próprio prédio e não
saberiam encontrar facilmente o local do evento, pois não passariam pela recepção.
Portanto essa terceira recepcionista, posicionada na garagem, facilitou extremamente a
chegada dos participantes. Ouvi de alguns deles, e da própria recepcionista: “Se essa
menina não estivesse aqui, acho que não conseguiria encontrar o local do evento, já que
era preciso pegar um elevador que fica muito escondido”. A visita de reconhecimento
prévio auxiliou no sucesso do evento!

Agora, repare bem essas duas imagens abaixo. Elas são bem conhecidas para várias
pessoas. O que você consegue perceber nelas? Prepare-se, pois existem, pelo menos,
duas figuras em cada uma delas. Concentre-se.

Figura 1

Figura 2
Fonte: www.google.com.br. Acesso em: 20 dez. 2009.

Conseguiu ver? Observou todos os detalhes?

Veja as respostas:

• Na FIG. 1, há as imagens de duas mulheres: uma moça e uma velha. Se você não
conseguiu ver, vou dar uma dica: a boca da mulher velha é a gargantilha no pescoço da
moça. Ou ainda: o nariz da mulher velha é o queixo da moça, que está de perfil.

• Na FIG. 2, são várias imagens. As principais são: um cálice dourado no centro da


figura, que divide o perfil de dois rostos: dois idosos (uma mulher à esquerda e um
homem à direita); ou, em outra perspectiva, dois jovens de chapéu sentados, o da direita
com um violão e o da esquerda com uma garrafa ao lado.

Agora ficou mais fácil? Essas são figuras bem singelas, mas servem para demonstrar e
reforçar um ponto básico na organização de eventos: os detalhes fazem a diferença. Não
ignore um simples feeling, ou seja, um sentimento que bate lá no fundo, do tipo: “esse
tapete não está legal, alguém pode tropeçar... mas deixa pra lá, ele está bem ali”. E, de
repente, alguém escorrega. Se você seguisse seu feeling, o acidente não teria acontecido.
Mesmo ao mais simples sinal, siga seus instintos de organizador de evento!

Observe todos os detalhes e, a partir de agora, treine seu olhar e percepção para
enxergar todos os pormenores ao organizar um evento, ok? Na próxima aula vamos
continuar a estudar os preparativos para o evento.

Aos poucos e na prática, você vai aprendendo, adquirindo experiência, e irá se tornar
fera na organização de eventos!

Resumo

Cada evento demanda uma infraestrutura. Na produção de eventos, estudamos


alguns pontos que permeiam o pré-evento:
I - Definição da data e horário: analisar a melhor época para a empresa, verificar
calendários regional, nacional e internacional, observar horário de início do
evento.

II - Definição do local: este deve combinar com o tema do evento, combinar em


tamanho ao porte do evento, ter a infraestrutura necessária, estar adequado à
expectativa de investimentos.

É fundamental fazer o reconhecimento do local: realizar pelo menos uma visita ao


local antes da realização do evento.

Atividades

1. Relacione, em sua cidade, os principais locais de eventos e classifique-os como locais


sofisticados, intermediários ou simples. Justifique a sua classificação.

2. Pense quais são os hábitos de horários de refeições na sua cidade e elabore uma
programação de uma palestra, seguida de almoço, para executivos do segmento
turístico. Considerando este mesmo evento, defina a melhor data para sua realização,
verificando o calendário de eventos do setor turístico e o calendário de feriados e
acontecimentos de sua cidade.

Introdução

Na última aula, começamos a estudar a Produção de Eventos em sua primeira etapa: o


pré-evento. Vimos a importância de se observarem os detalhes e de o organizador de
evento seguir o seu sentimento, o seu feeling, que vai se aprimorando ao longo do
tempo, com a realização dos eventos.

Estudamos os fatores a observar na definição da data e horário de um evento e também


na escolha do local.

Nesta aula, vamos analisar:

• escolha da disposição da sala ou ambiente;


• contratação de palestrantes;
• preparação de mailing de convidados;
• contratação de serviços gráficos.

Vamos juntos, com muita atenção, às particularidades dos eventos. A partir de hoje
você vai saber montar uma sala em Espinha de Peixe ou em “T”. E que tal participar de
um Workshop em montagem em “U”? Entendeu alguma coisa? Respostas no decorrer
desta aula!

Pré-evento

Escolha da disposição da sala ou ambiente

Um ambiente como um auditório ou um salão pode ser organizado de diversas formas,


de acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento. Se vou fazer uma
palestra, posso colocar os participantes no formato de uma sala de aula, ou em círculo,
se o número for menor. Se for uma reunião, posso organizar os participantes em função
de uma mesa. Um workshop permite uma montagem da sala em “U”, como veremos
abaixo.

O organizador de eventos deve fazer uma análise minuciosa antes de determinar a


montagem e a organização do espaço do evento e fazer um mapeamento de todo o local,
observando:

• por onde os convidados irão entrar e sair (na entrada posso ter uma recepção e, na
saída, entrega de brindes) para planejar a circulação e as atividades do evento;

• otimização do espaço, verificando qual montagem de cadeiras e mesas garantirá uma


melhor circulação e melhor visualização de todos os convidados, inclusive aqueles que
se sentarem lá na última cadeira

• acesso ao buffet, considerando que tem que estar livre, sem móveis ou adornos na
passagem;

• necessidade de se montar um palco ou não, levando em conta se o palestrante pode ser


visto por todos;

• necessidade de se montar uma sala anexa ao local do evento para camarim ou sala de
apoio para os equipamentos de som e vídeo.

Veja os principais formatos de organização e disposição de ambientes em eventos


organizacionais. Para facilitar a sua identificação, as bolinhas representam os
participantes e os retângulos são mesas:

Em Auditório

A montagem em auditório é a mais eficaz quando se precisa colocar o maior número de


participantes dentro de uma sala, pois é o formato que melhor aproveita o espaço. Se
você tiver um grande número de participantes e um espaço na medida, esse é o formato
mais indicado. É possível também fazer esta montagem só com cadeiras (sem as mesas).
FIGURA 1 – Montagem em auditório
Fonte: CESCA, 1997, p. 84.

Em Espinha de Peixe

Também permite um grande número de partici-pantes alocados em um espaço, mas uma


quantidade um pouco menor que no auditório. É uma montagem que deixa a sala mais
bonita, com mais movimento, e tem uma grande vantagem: os participantes ficam
intercalados, ou seja, todos conseguem enxergar um palestrante lá na frente, pois o
participante sentado à frente não está exatamente na mesma linha de visão, o que
permite melhor visualização.
FIGURA 2 – Montagem em espinha de peixe
Fonte: CESCA, 1997, p. 84.

Em “U”

A montagem em “U” é adequada para pequenos grupos. Imagine uma mesa em “U”
para 300 pessoas! Fica inviável, concorda? Esta montagem permite que o palestrante ou
condutor do evento consiga se aproximar de todos os participantes, pois ele pode
circular dentro do espaço do “U”.
FIGURA 3 – Montagem em “U”
Fonte: CESCA, 1997, p. 77.

Em “T”

Este formato é apropriado para reuniões em que haja um número pequeno de


participantes e, especialmente, um grupo de expositores, que se sentam na cabeceira do
“T”, para serem vistos por todos os demais participantes.

FIGURA 4 – Montagem em “T”


Fonte: CESCA, 1997, p. 80.

Mesa em “I”

Comum em reuniões ou em almoços e jantares. Os dois coordenadores estão


posicionados no centro da mesa. Esse formato é o chamado à francesa. No formato de
mesa em “I” à inglesa, os coordenadores posicionam-se nas cabeceiras da mesa, um de
cada lado.
FIGURA 5 – Montagem em “I”
Fonte: CESCA, 1997, p. 76.

Em grupos

Montagem muito comum em shows, jantares e também em eventos cujo objetivo é


realizar trabalhos e discussões em grupos.

FIGURA 6 – Montagem em grupos


Fonte: CESCA, 1997, p. 79.

Em função de um palco

Esse formato é comum em algumas apresentações culturais e artísticas.

FIGURA 7 – Montagem em auditório


Fonte: CESCA, 1997, p. 85.

Contratação de palestrantes

O palestrante ou outro profissional que irá participar do evento com condição de


destaque é um tipo de público que deve ter tratamento especial no evento. Imagine que
tenha dado tudo errado para o palestrante: o carro programado não foi buscá-lo no
aeroporto, o hotel não tinha as condições necessárias, a alimentação solicitada não foi
servida... Enfim, será que esse palestrante irá conseguir fazer uma boa palestra no
evento? Portanto é necessário observar algumas questões na contratação de palestrantes:
• antecedência na convocação: um palestrante reconhecido costuma ter sua agenda
fechada com seis meses de antecedência. Quando for organizar um evento que tenha
palestra, um dos primeiros itens no planejamento é verificar a disponibilidade do
palestrante. Em muitos casos, o dia do evento tem que mudar em função da agenda do
palestrante.

• orientação ao palestrante: quando você contratar o palestrante, é preciso realizar uma


reunião, ou pelo menos conversar bastante por telefone ou por e-mail, passando as
orientações e as demandas que a empresa espera que ele atenda. Que tipo de foco a
palestra deve ter? Qual é o objetivo principal ao contratá-lo? No dia do evento também
é importante reforçar esses pontos principais com o palestrante, logo antes de sua
exposição, para ficar tudo bem claro.

• atenção à negociação: normalmente o valor do cachê de um palestrante não inclui


hospedagem, transporte e alimentação. Portanto fique atento na hora de negociar,
sabendo o que o palestrante irá proporcionar e o que você, organizador de evento,
deverá contratar.

• checagem de equipamento a ser utilizado: na contratação do palestrante, também é


necessário checar qual tipo de equipamento ele demandará – data-show, música etc. Em
caso de apresentação eletrônica, solicitar o material com antecedência para a realização
de testes.

• no dia do evento, atenção especial ao palestrante: transportar para o local do evento,


reservar uma pessoa da equipe para fazer o “receptivo”, contratar lanche antes e depois
da palestra, entregar presente/ brinde especial, programar o transporte de retorno até o
hotel ou aeroporto.

• proporcionar jantar ou viagem curta de turismo: se for o caso, o organizador pode


oferecer ao palestrante a alternativa de participar de um jantar ou realizar uma viagem
turística na cidade onde está sendo realizado um evento ou nas proximidades. Por
exemplo: um palestrante internacional vai à Belo Horizonte fazer uma palestra e se
interessa muito pelo Barroco. A organização do evento pode proporcionar a ele uma
viagem a Ouro Preto, por exemplo, acompanhando o palestrante em todo o trajeto.

Preparação de mailing de convidados

Lembra que conversamos sobre mailing list, aquele cadastro de pessoas, no nosso caso,
mailing de convidados? Alguns detalhes devem ser observados na hora de preparar essa
mailing.

• Definição da mailing de acordo com os objetivos do evento. Ex: a concorrência da


empresa pode ir a um evento comemorativo, mas não a um evento de lançamento de
produto.

• Checagem de nomes e endereço para entrega de convites: informações corretas. Não


tem nada mais desagradável que receber uma correspondência com seu nome errado,
não é?

• Lembrar da “quebra” de cerca de 20% do público, ou seja, se for o caso, é preciso


convidar um número maior de pessoas, para conseguir o número mínimo de
participantes.

Contratação de serviços gráficos

Todo evento demanda algum tipo de serviço gráfico ou de criação, até mesmo os
eventos virtuais, nos quais os convites, banners e divulgações são todos eletrônicos.

Nos eventos presenciais, há uma demanda enorme de impressão de materiais como


convite, cartazes, folhetos explicativos, blocos, cadernos, programação do evento, listas
de presença, roteiro do mestre de cerimônias, discursos etc., além de criação e produção
de pastas, envelopes, canetas, banners, placa de mesa, placa de homenagem etc. É um
volume muito grande que demanda muito cuidado para produção. E se o convite sair
com o endereço errado? Apenas um número trocado causa um transtorno enorme.

Para não ter esse tipo de problema, é preciso:

• agir com antecedência, para a agência de criação e a gráfica entregarem tudo a tempo,
além de se ter um tempo hábil de revisão do material e até mesmo correção ou
substituição de algum material;

• observar o formato, a qualidade do material e a quantidade: todos esses itens devem se


adequar ao evento. Se a cerimônia é de caráter oficial, cívico, o material deve
acompanhar a sobriedade necessária a esse tipo de evento. Se o evento for da área
ambiental, todas as peças devem ter papel reciclado, aproveitamento de recursos,
redução de desperdício e eliminação da produção de itens desnecessários. Na verdade,
além dos eventos ambientais, todo tipo de evento deve se preocupar com essas questões
ambientais, independentemente do seu conteúdo. Vamos estudar a sustentabilidade em
evento nas próximas aulas.

Há muitos formatos de montagem, muitas exigências de palestrantes e alguns detalhes


na hora de fazer uma maling list e de contratar serviços gráficos para um evento
organizacional. Nada disso é fácil e demanda uma atenção enorme do organizador de
eventos que, por mais que delegue atividades, tem que controlar e conduzir tudo em
suas mãos, para garantir a qualidade e o sucesso do evento. Na próxima aula, vamos
estudar mais sobre o pré-evento.

Resumo

Nesta aula estudamos que um ambiente pode ser organizado de diversas formas,
de acordo com o objetivo e o número de participantes de um evento.

No pré-evento, vimos as etapas de produção para:

• escolha da disposição da sala ou ambiente;

• contratação de palestrantes;

• preparação de mailing de convidados;


• contratação de serviços gráficos.

Atividades

1) Escolha um tipo de montagem de sala para os seguintes eventos:

a) Reunião com a presença de 9 participantes

b) Palestra com a presença de 150 participantes

c) Show com a presença de 800 participantes

d) Workshop com a presença de 20 participantes

e) Simpósio com a presença de 90 participantes

2) Faça uma pesquisa e descubra três palestrantes para um evento de uma empresa do
ramo de telefonia móvel, que tem interesse em fazer uma Convenção de Vendas com
seus representantes. O tema da palestra é motivação. Faça uma planilha comparando o
conteúdo oferecido por cada palestrante e as exigências feitas/infraestrutura requerida
por eles. Essas informações podem ser obtidas no website do palestrante, caso ele
possua, ou enviadas por e-mail a você, mediante contato prévio.

Introdução (16)
Agora você já sabe montar um auditório em Espinha de Peixe, não é? E uma reunião em
sala em “T”? Muito bem. Na última aula, vimos a produção de eventos no que se refere
à montagem do local, à contratação de palestrantes, elaboração de mailing e contratação
de serviços gráficos.

Vamos agora aprender um pouco mais quanto a contratação de fornecedores,


distribuição de convites, divulgação do evento, assessoria de imprensa e outros tópicos
importantes na produção de um evento organizacional.

O pré-evento, para o organizador de eventos, é uma das etapas mais pesadas e


tormentosas, que demanda atenção redobrada em todas as ações, contratações, ligações
telefônicas, despachos, deliberações, assinaturas de contratos, verificações de espaços,
aluguéis etc., etc., etc.... Ufa!

Pré-evento

Contratação de fornecedores

Um bom evento depende de bons fornecedores. O custo nem sempre é o principal


quesito na determinação de uma empresa fornecedora. É preciso avaliar a qualidade,
aliada ao seu custo-benefício. A cotação de três fornecedores é uma prática que, além de
obrigatória em muitas empresas, também pode ser proveitosa para se avaliar o nível de
serviço que cada fornecedor oferece e poder exigir dos demais o mesmo nível de
trabalho. São exemplos de fornecedores para um evento: buffet, foto/filmagem,
sonorização, música, execução de hino nacional, equipamentos de audiovisual,
decoração, mestre de cerimônia, recepcionista, segurança, manobrista, montagem de
palco etc.

Distribuição de convites

Para o participante, o evento começa no convite. É ali que ele inicia seu contato com a
cerimônia. Um convite chique traduz para o participante que o evento será sofisticado.
Um convite colorido e festivo mostra que o evento será alegre e descontraído. Por isso,
é preciso ter criatividade e eficiência na sua elaboração, sempre observando os objetivos
e o tipo de evento em questão.

Os prazos para envio de convite variam e podem ser, aproximadamente, de:

• uma semana a dez dias de antecedência, para eventos empresariais;

• um mês de antecedência para casamentos e formaturas.

Lembro que esses prazos são de recebimento, nas mãos do convidado, e não de envio do
convite.

Em caso de o convite conter pedido de confirmação de presenças, prepare-se para


receber as ligações e e-mails, respondendo educadamente a todos eles. Treine a equipe
responsável pelas confirmações e prepare uma lista para controlar o número de pessoas
confirmadas.

Como não é hábito de muitas pessoas confirmarem a presença e, se for estritamente


necessário definir o número de participantes, pode-se, três dias antes do evento, fazer
telemarketing ativo para confirmação das presenças de convidados que ainda não
confirmaram: perguntar se recebeu o convite, se há dúvida e se poderá contar com a
especial presença dele(a) no evento.

Divulgação do evento

Não é fácil garantir 100% de presença do público em determinados eventos, como


palestras, cursos, lançamentos, inaugurações e até mesmo coquetéis. Em algumas
situações, são necessários 1000 convites para garantir a presença de 200 pessoas. Como
já comentamos em outra aula, são muitos os motivos que levam os convidados a
deixarem de ir a um evento. A falta de público faz com que o evento perca seu objetivo.

Caso haja a possibilidade de uma maior abrangência do evento, como celebrações em


parques, ruas, praças ou casas de espetáculo com grande capacidade, a divulgação deve
contar com outros instrumentos além de convites: mídia impressa e televisiva, rádio,
outdoors, internet, dentro de instituições (associações, ong´s, sindicatos etc.).

A maioria das empresas utiliza divulgação aberta quando a participação é cobrada:


shows, cursos ou palestras.
Quando ocorre divulgação aberta, porém, deve-se redobrar o cuidado com a
confirmação de presenças e adequação do local do evento, bem como com a
infraestrutura necessária para atender a todos os participantes (sonorização com
potência, serviço de água, toilets etc.).

Divulgação para a imprensa

Quando um evento tem o potencial para repercussão local, regional ou internacional, ele
pode ser também divulgado para a imprensa, desde que seja de interesse público, isto é,
que impacte, de alguma forma, a sociedade.

Se o evento tiver essas características, deve-se divulgar, via e-mail ou por meio de
entrega nas redações dos jornais, revistas, rádios e televisões, um press-release, que é
um texto jornalístico contendo todas as informações sobre o evento e os contatos do
responsável para esclarecimento de informações sobre o acontecimento. Em uma de
nossas próximas aulas, aprenderemos a redigir este e outros tipos de textos usados em
eventos, certo?

É um grande esforço levar a imprensa ao evento e tentar abrir espaço nos meios de
comunicação para sua divulgação. Alguns pontos devem ser considerados:

• quando o evento ocorre fora do local onde reside o jornalista, deve-se avaliar o
fornecimento de todas as condições para a sua locomoção até o evento. Cada redação de
canal ou veículo de comunicação tem suas normas e restrições quanto ao oferecimento
de condições para o jornalista cobrir o evento.

• kit imprensa ou press-kit: preparar todo o material necessário para os jornalistas


desenvolverem as matérias: press-release, bloco, caneta e materiais informativos e
ilustrativos como folder da empresa, fotos dos executivos e da própria empresa, e
fornecer, mesmo que seja após o evento, todas as informações requisitadas pelo
jornalista e liberadas para divulgação pela empresa, em tempo hábil para publicação da
matéria.

• brinde ou promoção especial para o jornalista: devem ser considerados com cautela.
Algumas redações de veículos de comunicação proíbem essa prática de recebimento de
brindes aos seus jornalistas, ou pelo menos a restringem a um objeto bem simples, como
caneta, bloco, caderno ou caneca. Nunca deve ser objetivo da organização de um evento
entregar brindes ou favorecer um jornalista ou um determinado veículo para que ele
escreva bem de seu evento ou de sua empresa. O jornalista tem compromisso com a
verdade e com o fato, da maneira como ele ocorrer.

• dependendo do tipo do evento, não é interessante ter a presença de jornalistas. Ex:


eventos que tenham discussão de problemas operacionais e de produtos, objetivando o
seu aprimoramento, ou eventos de definição de estratégias empresariais. Esses eventos
não devem ter a presença de jornalistas, pois neles circulam informações de interesse
exclusivo da organização. Somente depois de liberadas as notícias a respeito desses
eventos serão divulgadas, se forem de interesse da sociedade ou se nela forem provocar
impacto.

Preparação do livro de presença


O Livro de Presença é um livro normalmente pautado e pode também ser personalizado
para o evento. Nesse livro os participantes registram sua presença no evento por meio
de assinatura.

Nem todo evento tem necessidade de ter um Livro de Presença. Eventos sociais,
normalmente, não possuem esse livro.

Seu uso é mais comum em eventos como inauguração ou lançamento de pedra


fundamental, em que é interessante registrar o nome das pessoas que participaram
daquele evento. É decisão do organizador de eventos, em consonância com a empresa,
adotar ou não o Livro de Presença no evento.

Contatos com órgãos controladores de trânsito

Dependendo do impacto do evento, é necessário entrar em contato com o órgão


controlador do trânsito naquela localidade, para ajudar na organização do tráfego e do
estacionamento dos participantes. Estamos, neste caso, falando de grandes eventos, caro
aluno, como festivais, shows, vestibulares, dentre outros.

Seleção do vídeo institucional/ apresentação eletrônica

No pré-evento também é muito importante lembrar-se de atualizar ou até mesmo


produzir o vídeo institucional da empresa ou a apresentação eletrônica que será
utilizada. Essas tarefas normalmente não são rápidas e, por demandarem esforço de
mais pessoas da equipe ou de outras áreas da organização, é bom que tenham
antecedência em sua preparação.

No dia do evento, não se esqueça de testar previamente esse material no equipamento e


levar mais de uma cópia de cada apresentação ou vídeo, como exemplar de segurança.

Elaboração dos textos para o evento

É hora, também, no pré-evento, de elaborar os discursos das autoridades que estarão no


evento (presidente, diretor ou outra autoridade). Existem algumas autoridades que
preparam seus próprios discursos, mas a maioria deixa essa atividade a cargo da
organização do evento ou da assessoria de comunicação social.

Outros textos são necessários, como a pauta do mestre de cerimônias, que é o roteiro-
base do evento, com todas as falas do mestre de cerimônias (ou orador) conduzindo as
atividades do evento.

Ainda é preciso elaborar o questionário de avaliação, em eventos que permitem essa


atividade e se for de interesse do organizador de eventos ou da própria empresa avaliar
o evento. Assim como o Livro de Presenças, o questionário de avaliação não é indicado
para aplicação em eventos sociais, pois não “cabe”, nesse momento, pedir para os
convidados avaliarem o resultado do evento.

Se, para todo mundo, “o melhor da festa é esperar por ela”, para o organizador de
evento essa é a parte mais trabalhosa, a etapa em que ele tem que deixar tudo pronto
para o grande dia. Na hora do evento, contudo, é que ele vai ser colocado à prova!
Terminamos o Pré-evento e, na próxima aula, estudaremos o Evento. Vamos ver?

Resumo

Nesta aula aprendemos um pouco mais sobre contratação de fornecedores, distribuição


de convites, divulgação do evento, assessoria de imprensa, preparação do livro de
presença, contatos com órgãos controladores de trânsito, seleção do vídeo
institucional/apresentação eletrônica e elaboração dos textos para o evento, tópicos
importantes na produção de um evento organizacional.

O pré-evento, para o organizador de eventos, é uma das etapas mais pesadas e


tormentosas, que demanda atenção redobrada em todas as ações.

Atividades

1. Você foi contratado pela EMBRAER para organizar a palestra “O Evento


Empresarial e o Turismo”, que acontecerá em dezembro deste ano, em São Paulo.
Defina o que deve ser observado e os cuidados necessários com relação à:

• escolha do local da palestra


• data
• distribuição dos convites
• divulgação do evento

Referências : BRITTO, Janaina; FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma ótica
do marketing e do turismo. São Paulo: Aleph, 2002.
CESCA, Cleusa G. Gimenes. Organização de eventos: manual para planejamento e
execução. São Paulo: Summus Editorial, 1997.