Bienvenue dans ce cours qui vous permettra d'utiliser les fonctionnalités d'Excel ! :D
Commençons par le début : Excel est un tableur, autrement dit un logiciel qui contient des cellules.
Qu’est-ce qu’une cellule ?
Un fichier Excel est donc un tableau, qui comme tout tableau contient des colonnes et des lignes. Une cellule est donc l'intersection entre une colonne et une ligne.
Traditionnellement, dans Excel :
les colonnes sont nommées par des lettres. Vous avez donc la colonne A, la colonne
B... ; les lignes sont nommées par des chiffres. Vous avez donc les lignes 1, 2... Une cellule étant l'intersection d'une colonne et d'une ligne, son nom sera donc composé de la lettre correspondant à sa colonne et du chiffre correspondant à sa ligne.
Voici par exemple la cellule C3 :
La cellule C3, au croisement de la colonne C et de la ligne 3
Remplir une cellule
Vous pouvez écrire dans une cellule le contenu que vous souhaitez : un chiffre, un texte, une date, une formule - que nous verrons par la suite, et que vous pouvez reconnaître par le signe = qui la commence. Pour remplir une cellule, il suffit de double-cliquer sur elle et de taper le contenu voulu. Vous pouvez également directement remplir le champ situé juste au-dessus des cellules, à droite de fx . On l'appelle la barre de formule. Elle est entouré sur la capture d'écran suivante : Remplissage d'une cellule avec du texte
Renommer les cellules
Le nom de la cellule sur laquelle vous êtes situé apparaît en haut à gauche de votre fichier Excel. Vous avez la possibilité de le changer, si cela vous semble plus simple !
Par exemple, si vous voulez écrire dans une cellule le mois en cours, vous pouvez renommer la cellule "Mois" plutôt que "C1". Pour cela, utilisez le champ en haut à gauche qui indique par défaut "C1", et notez directement Mois .
Cellule C1 renommée en "Mois"
Dans ce champ, vous ne pouvez pas utiliser de caractère spécial, d'espace ou d'accent. Quand vous ferez des formules Excel, comme je vous l'apprendrai plus loin dans ce cours, vous pourrez utiliser le nom que vous avez choisi - "Mois" dans notre cas - plutôt que C1. Cela permettra à vos formules d'être plus lisibles et d'éviter les erreurs !
À vous de jouer ! ;)
1. Créez un document Excel. Enregistrez-le sur votre ordinateur, il sera votre support de travail pour l'ensemble de ce cours. 2. Identifiez la cellule D4. 3. Renommez cette cellule D4 "mois". Vous avez fait connaissance avec l'unité de base du fichier Excel : la cellule. Voyons maintenant comme remplir ces cellules de manière rapide.
Recopiez des cellules
Une fois que vous avez mis une information dans une cellule, vous allez sans doute vouloir recopier le contenu de cette cellule dans d'autres cellules.
Vous pouvez le faire de manière classique en faisant un "copier-coller". Mais Excel vous propose également une "poignée de recopie". Cette solution marche seulement pour recopier sur une cellule adjacente, juste à côté ou juste au-dessous.
Utilisation de la poignée de recopie
Si vous souhaitez recopier exactement le contenu de la cellule, il suffit ainsi de placer votre curseur en bas à droite de cette cellule. Une croix noire apparaît alors. Cliquez et faites glisser cette croix sur les cellules sur lesquelles vous voulez recopier l'élément. Toutes les cellules contiennent désormais cet élément recopié !
La poignée de recopie est située en bas à droite de la cellule
La première utilisation de la poignée de recopie est toujours un peu délicate donc pas de stress si vous n'avez pas réussi. Faites un nouvel essai ! Vous allez vous familiariser très vite avec cette fonctionnalité dont bientôt vous ne pourrez plus vous passer. Si vous utilisez la poignée de recopie sur une seule cellule de référence, Excel copiera le contenu de cette cellule sur les autres. Par exemple, si vous notez 1 sur une cellule et que vous utilisez la poignée de recopie, celle-ci notera 1 sur toutes les cellules sélectionnées. Maintenant notez 1 sur la première cellule et 2 sur la deuxième, puis sélectionnez les deux avant d'utiliser la poignée de recopie. Que se passe-t-il ? Excel continue cette suite logique dans le cas d'une série de cellules ! Il pourra faire de même en notant les nombres impairs, ou de 10 en 10, etc.
La notion de référence absolue ou relative
Copiez des cellules vous semble maintenant simple... Mais attention ! Il faudra être vigilant quand les cellules que vous allez recopier contiendront des formules. Prenons un exemple : imaginons que vous ayez un tableau avec les mois de l'année, et pour chaque mois le nombre d'article vendus.
Votre tableau pour calculer votre chiffre d'affaires
Vous avez saisi dans une cellule (ici en jaune) le prix de vente de l'article. Vous souhaitez donc qu'Excel calcule le chiffre d'affaires de chaque mois, celui-ci étant égal à : nombre d'article x prix de vente de l'article.
Vous notez donc dans la cellule D4 =C4*C1 - ici ne prêtez pas attention au contenu de la formule, nous verrons par la suite comment les rédiger. Comprenez simplement qu'il s'agit de multiplier la cellule C4 par la cellule C1. Vous avez complété le mois de janvier et souhaitez (à juste titre) automatiser la saisie pour ne pas refaire la formule : vous souhaitez donc recopier dans les cellules en rouge la formule mise dans la cellule en bleu.
Si vous utilisez la poignée de recopie vers les cellules D5 à D10, voyons ce que vous obtenez : Utilisation de la poignée de recopie pour une formule
Vous voyez que nous n'obtenons pas les chiffres voulus.
Il apparaît notamment en D6 #VALEUR! , qui signifie qu'une des cellules concernées contient du texte et non des chiffres. Excel ne peut donc pas effectuer de calcul. Comprenons ensemble pourquoi cela n'a pas fonctionné.
Si vous cliquez sur la cellule D5, vous voyez que la formule utilisée est =C5*C2 . Excel raisonne en effet en "valeur relative". Il a appliqué la logique suivante : la cellule D4 est égale à C4 fois C1, donc pour la cellule D5, il faut tout décaler d'une ligne en-dessous : D5 est égale à C5 fois C2. Or, vous voudriez utiliser toujours C1. Pour qu'Excel le comprenne, il faut transformer dans la formule l'adresse de la cellule en adresse absolue, pour montrer qu'il faut garder cette cellule dans le calcul. Cela va passer par le signe $ (dollar). Ainsi, pour transformer une adresse relative en adresse absolue, il faut que l'adresse de la cellule passe de C1 à $C$1 . Il faut donc insérer le signe $ avant la colonne et avant la ligne. Ainsi, en cellule D4, vous allez écrire =C4*$C$1 . En utilisant la poignée de recopie, Excel va garder C1, mais pas C4 qui est sans signe dollar. Vous aurez ainsi en D5 =C5*$C$1 . Vous obtiendrez alors : U tilisation de la poignée de recopie pour une formule avec $
Si cette notion ne vous paraît pas encore très claire, pas de panique ! Le principe est de comprendre que souvent, si la recopie que vous avez faite ne fonctionne pas, c'est en raison d'un problème d'adresse de cellules qui aurait due être en absolue. Ayez donc le réflexe de vous demander si vous ne devriez pas modifier les adresses pour les mettre en absolue, et souvenez que pour transformer une adresse (par exemple A2) en adresse absolue il suffit d'insérer des dollars (par exemple $A$2).
Vous savez désormais comment recopier des cellules ! Excel propose une autre manière d'écrire rapidement les cellules : la saisie automatique.
Utilisez la saisie automatique
Vous avez déjà découvert les prémices de la saisie automatique grâce à la poignée de recopie.
Mais Excel est un logiciel "intelligent" et il vous permettra des gains de temps très importants grâce aux suites logiques.
Si par exemple vous devez compléter un tableur avec les 12 mois de l'année, vous pouvez utiliser la saisie automatique avec la poignée de recopie.
Vous écrivez alors janvier puis vous utilisez la poignée de recopie, que l'on obtient en plaçant sa souris en bas à droite de la cellule à recopier. Excel comprend alors que vous voulez écrire les 12 mois de l'année et votre liste devient : Saisie automatique des mois
Rappelez-vous que la poignée de recopie marche de haut en bas mais aussi de gauche à
droite : vous pourrez donc écrire le premier élément de votre série sur une cellule et avoir les autres éléments qui suivent sur la même ligne mais à droite. La saisie automatique marche pour beaucoup de suites logiques comme les jours de la semaine, les nombres, les dates... À vous de jouer pour découvrir toutes ces possibilités !
Nous avons terminé la première partie de ce cours ! Vous êtes maintenant capable de renommer et recopier des cellules, et d'utiliser la saisie automatique.
À tout de suite dans la deuxième partie de cours, après ce petit quiz !
