Maintenant que les cellules n'ont plus de secret pour vous, voyons comment
manipuler directement les lignes et les colonnes.
La plupart du temps, pour faire toute modification sur une ligne ou une colonne :
sélectionnez la ligne ou la colonne sur laquelle vous souhaitez faire la manipulation ;
faites un clic droit (ou clic central sous mac) : cela vous ouvrira le menu
contextuel dans lequel vous trouverez la majorité des actions possibles.
Voyons les manipulations les plus courantes en détail.
Sélectionnez la colonne D (puisque c'est cette colonne que vous souhaitez décaler
pour intégrer une colonne à sa gauche), en cliquant sur le nom de la colonne, soit ici
la lettre D.
Vous allez ensuite ouvrir le menu contextuel (clic droit sur pc, clic central sur mac) :
Sélectionnez la colonne D et
faites un clic droit
Dans ce menu contextuel, vous n'avez plus qu'à choisir l'action que vous souhaitez
mener, ici insertion.
Vous aurez alors une colonne vide qui sera insérée à gauche de la colonne "date de
naissance".
vous sélectionnez la ligne (ou colonne) à masquer en cliquant sur son nom (la
lettre pour la colonne, le chiffre pour la ligne) ;
vous ouvrez le menu contextuel ;
vous choisissez "masquer".
Par exemple, dans notre fichier, vous ne souhaitez peut-être pas que la colonne
"date de naissance" et "sexe" apparaissent, mais vous souhaitez conserver ces
colonnes. Vous sélectionnez alors les colonnes D et E correspondantes, puis
choisissez "masquer" dans le menu contextuel.
Par exemple, dans notre fichier, l'adresse de M. Jean Duval est un peu longue :
Pour grouper des colonnes, sélectionnez les colonnes concernées, puis dans le
menu choisissez Données > Grouper.
soit vous cliquez sur le signe - et les colonnes sont masquées (vous pourrez
ensuite afficher sur le signe + pour les faire ré-apparaître) ;
soit vous cliquez sur le "1" (vous cliquerez sur "2" pour les faire réapparaître).
Vous obtiendrez alors le résultat suivant :
Maintenant que vous savez manipuler les lignes et les colonnes, voyons ensemble
une autre caractéristique des fichiers Excel : les onglets.
Par exemple, voici un fichier Excel avec deux onglets nommés "Feuill1" et "Feuill2"
(le nom mis automatiquement par Excel). Le nom de l'onglet Feuil2 est en blanc, et
celui de Feuill1 est grisé : cela indique que je suis actuellement sur l'onglet Feuill2.
Ficher Excel contenant deux onglets
Pour comprendre ce qu'est un onglet, vous pouvez comparer le fichier Excel à
un système de classement. Le fichier Excel serait votre boîte de classement, et les
onglets (ou feuilles) les chemises que vous insérez dans la boîte.
Une petite nuance cependant par rapport au système de classement manuel : si
dans une boîte à archive vous pouvez insérer des documents sans qu'ils soient dans
une chemise, dans Excel ce n'est pas possible : tout document sera donc dans une
feuille.
Pour supprimer un onglet :
Un conseil : le nom que vous choisissez doit être parlant (on doit savoir ce que
contient l'onglet juste en lisant le nom de l'onglet), et bref (pour plus de lisibilité).
Enfin, Excel ne vous permet pas de mettre des caractères spéciaux dans les noms
d'onglet.
Pour masquer un onglet :
Pour recopier un onglet :
choisir dans quel fichier vous allez copier l'onglet. En effet, vous pouvez tout à
fait décider de copier l'onglet dans un autre fichier Excel. Pour cela, utilisez le
menu déroulant pour choisir le fichier souhaité ;
préciser à quel endroit dans le fichier vous voulez enregistrer l'onglet créé ;
cocher la case "créer une copie", sauf si vous voulez uniquement déplacer
l'onglet.
Vous savez désormais manipuler les onglets, félicitations !
Les options de mise en page sont communes à tous les logiciels de la suite Office (word,
powerpoint...). Nous allons donc voir uniquement quelques conseils propres à la lisibilité des
fichiers Excel.
Masquez le quadrillage
Le quadrillage que vous voyez à l'écran n'apparaîtra pas à l'impression. Pour plus de
lisibilité, vous pouvez choisir de le masquer également sur votre écran.
En effet, si les volets ne sont pas figés, quand vous vous placez sur les lignes les plus basses
de votre fichier, vous ne voyez plus les lignes de titre. Si vous avez beaucoup d'informations,
cela peut vous empêcher de comprendre à quoi les données font référence !
Pour éviter cela, vous pouvez "figer les volets", c'est-à-dire garder à l'écran les
premières lignes même si vous faites défiler le fichier pour voir les lignes suivantes.
placez-vous sous la ligne (ou à droite de la colonne) qui doit rester "figée".
Dans l'exemple précédent, on se placera sur la ligne 4 ;
allez dans "affichage" ;
cliquez sur "figer les volets".
Pour annuler cette action, allez dans "mise en page" et cliquez sur "libérer les
volets".
La mise en forme conditionnelle vous permet de définir la mise en forme d'une cellule que
vous souhaitez si une condition est remplie dans le contenu de cette cellule.
Par exemple, vous voulez que dans le tableau de chiffre d'affaires les valeurs
supérieures à 2 500 euros soient mises en rouge.
Bien entendu, vous pourriez isoler les cellules qui remplissent la condition
(supérieures à 2500 euros), mais dans ce cas, si le chiffre change et passe sous les
2 500 euros, la cellule conservera la mise en forme et restera en rouge.
Me
nu choisi de mise en forme
Vous choisissez :
Si le chiffre d'affaires passe sous les 2 500, la mise en forme définie n'est plus
appliquée. Faites le test !
Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour faire apparaître des
doublons ou des cellules vides, des dates dépassées, etc.
La mise en forme conditionnelle est très utile pour mettre en évidence des éléments
quand une condition est remplie. Son utilisation est vaste et de nombreuses
possibilités existent. Je vous laisse découvrir tout son potentiel et faire preuve de
créativité !
Les filtres
Un filtre est une fonctionnalité d'Excel qui vous permet de n'afficher que certaines
données de votre tableau, en fonction d'un ou plusieurs critère(s).
Le fonctionnement d'un filtre
Quand vous allez filtrer des données, vous ne verrez que les cellules correspondantes au
filtre, mais les autres données ne seront pas supprimées du tableau : elles seront
uniquement masquées.
Avant de voir comment créer un filtre, voici le résultat de cette fonctionnalité : voici
un tableau avec uniquement les clients habitant à Clermont-Ferrand.
Créer un filtre
Il apparaît un menu "Ville" (car c'est la colonne sur laquelle le filtre est activé) avec
plusieurs options :
vous pouvez "Sélectionner tout" (par défaut) : dans ce cas toutes les données
apparaissent, il n'y a pas de filtre ;
vous pouvez cocher la ou les villes que vous voulez voir apparaître ;
vous pouvez cocher "cellules vides" pour ne voir apparaître que les cellules
sans données.
Utiliser les différents critères de filtre
Vous pouvez alors choisir la couleur que vous voulez voir apparaître et masquer les
autres cellules.
Par exemple, si vous souhaitez ne retenir que les clientes habitant à Paris, vous
devez :
Pour supprimer tous les filtres, il suffit de re-cliquer sur l'icône filtre (ou menu
données > filtrer).
Menu de tri
Tableau de travail
Question 1
Effacer le contenu
Si je veux supprimer la ligne correspondant à Mme Alibert (ligne 5), que dois-je
faire ?
o
Sélectionner le ligne 5 et choisir "effacer le contenu"
Je veux, dans la colonne D que la ville soit écrite en rouge s'il s'agit de "Paris".
Quelle est la meilleure manière de procéder ?
Sélectionner les cellules D2, la mettre en rouge, puis recopier la mise en forme
sur la cellule D5
Je veux que la ligne de titre (ligne 1) apparaisse toujours dans mon tableau,
même quand je serai en ligne 106. Comment procéder ?
Si je veux recopier l'intégralité du tableau vers une autre feuille, quelle est la
meilleure façon de procéder ?
Ajouter une ligne en-dessous pour écrire la deuxième partie du titre ("réalisé")
Je souhaiterais classer mes clients selon leur chiffre d'affaires, avec les
principaux clients en premier. Comment dois-je procéder ?
Il est possible de masquer les onglets de la même manière que les lignes ou les
colonnes.
Vrai
Faux