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Guide utilisateur

QUALITÉ

ENVIRONNEMENT

SANTÉ/SÉCURITÉAUT
RAVAIL

SÉCURITÉDESDENRÉESALIMENTAIRES

E-mail : info@saphirconsult.com -Web :www.saphirconsult.com


www.saphirconsult.com
TABLE DES MATIERES
RESENTATION DU GUIDE UTILISATEUR .................................................................................. 3
I. MODULE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ............................................................ 4
II. MODULE DOCUMENTATION ................................................................................................ 12
III. MODULE AUDITS ..................................................................................................................... 20
IV. MODULE ACTIONS .................................................................................................................. 22
V. MODULE EQUIPEMENTS DE MESURES .............................................................................. 28
VI. MODULE INDICATEURS ........................................................................................................ 30
VII.MODULE RISQUE……………………………………………………………………………..33
VIII. MODULE FOURNISSEURS ................................................................................................... 35
VIV. MODULE CLIENTS ................................................................................................................ 37
X. MODULE PRODUITS NON CONFORMES ............................................................................ 43
XI. MODULE REUNIONS ............................................................................................................... 47
XII. MODULE EVALUATION DE LA CONFORMITE .............................................................. 43
XIII. MODULE ENVIRONNEMENT ............................................................................................. 50
XIV. MODULE SDA ......................................................................................................................... 56
XV. MODULE SECURITE-MAITRISE DES RISQUES ................................................................ 62
XVI.COQ…………………………………………………………………………………………….68

XVII.AMDEC…..……………………………...……………………………………………………70

XVIII.GESTION DES STOCKS………………...………………………………………………….71

XIX. COURRIER ................................................................................................................................ 74


XX. GESTION DES DROITS D’ACCES ......................................................................................... 76
XXI. UTILITAIRES ............................................................................................................................ 77
Guide utilisateur
3

PRESENTATION DU GUIDE UTILISATEUR


UTILISAT
Le présent guide décrit la démarche à suivre pour l’exploitation des différents modules de Qualipro
Web.
L’authentification utilisateur permet l’accès à l’application et génère l’interface d’accueil suivante :

La présentation de chaque module repose sur deux parties


par : la partie paramétrage suivi de la partie
fonctionnement.
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4

I. MODULE GESTION DES


DE RESSOURCES HUMAINES
Le module Ressources Humaines permet de gérer les Employés ainsi que la Formation.
I.1. Paramétrage
Le paramétrage est la première étape qu’on doit réaliser avant de pouvoir exploiter le
module Ressources Humaines de Qualipro WEB.
I.1.1. Employés
Le paramétrage du sous module « Employés » se fait à partir de :
Gestion des Ressources Humaines\
Humaines Employés
I.1.1.1. Paramétrage des fonctions
onctions
Pour introduire une fonction :
• Sélectionner la rubrique « Fonction »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis inscrire la désignation de la nouvelle fonction;
Vous pouvez affecter à la fonction le code du document interne (fiche de fonction) qui lui
correspond (cette opération n’est possible qu’après la création des documents
internes - module Documentation)
Documentation ;
Appuyer sur « valider » pour enregistrer la fonction.
fonctio
I.1.1.2. Paramétrage des types
ypes de qualifications
Les qualifications sont regroupées par type, tels que : informatique, technique, …
Pour introduire les types de qualifications:
• Sélectionner la rubrique « Type Qualification »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir le nouveau type dans la case
correspondante;
• Cocher la case « Inclure dans le badge » si on souhaite que les qualifications
correspondante à ce type » s’affichent au niveau du badge.
• Enregistrer le nouveau type en appuyant sur « Valider ».
I.1.1.3. Paramétrage des qualifications
ualifications
Pour paramétrer une qualification:
• Sélectionner la rubrique « Qualification »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle
qualification;
• Il est possiblee d’affecter la qualification à un « type de qualification » qui lui
correspondant ;
• Cocher l’une des cases « sans habilitation périodique » ou « avec habilitation
périodique »
Dans le cas de qualification avec habilitation périodique, renseigner la période
périod et la méthode
d’habilitation
• Appuyer sur « Valider » pour enregistrer.
• Ajouter le/les les responsables d’évaluation des qualifications avec habilitations : Ces
responsables seront alertés lorsque la période d’habilitation arrive à terme.
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5

I.1.1.4. Paramétrage des maîtrises


Pour paramétrer une Maîtrise:
Maîtrise
• Sélectionner la rubrique « Maîtrise »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle Maîtrise;
• Appuyer sur « Valider » pour enregistrer.
I.1.1.5. Paramétrage des requis
Pour paramétrer un Requis:
• Sélectionner la rubrique « Requis »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau
nouve Requis;
• Appuyer sur « Valider » pour enregistrer.
I.1.1.6. Paramétrage des niveaux
iveaux de qualifications
Chaque qualification
alification peut avoir plusieurs niveaux (degrés de maîtrise de la qualification)
allant du plus faible au plus élevé.
Pour introduire les niveaux de qualification :
• Sélectionner la rubrique « Niveaux de Qualification »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du « Niveau de
Qualification » ainsi que son numéro ;
• Sélectionner une couleur pour le niveau ;
• Appuyer sur « valider ».
N.B. : Les numéros permettent d’afficher les niveaux de qualifications dans un ordre
croissant du plus faible au plus élevé. Ils servent également au calcul du taux d’habilitation
d’un employé par rapport à une fonction (Rapport des qualifications requises pondérées par
les niveaux acquis par rapport aux qualifications requises pondérées par les niveaux requis)
req
Exp.:
10 – Débutant
20 - Moyennement qualifié
30 - Qualifié
I.1.1.7. Paramétrage des profils
rofils types
La notion de profil type est très utile lorsqu’il existe dans l’entreprise des fonctions dont les
profils sont très semblables. La définition d’un profil
profil type permet de minimiser le temps de
saisie lors du paramétrage des profils de fonctions.
Pour paramétrer un profil type :
• Sélectionner la rubrique « Profil Type »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau profil;
• Appuyer sur « Valider » ;
Vous pouvez attribuer à chaque profil type des qualifications avec les niveaux
correspondants :
• Sélectionner le profil type que vous venez de valider en cliquant dessus ;
• Appuyer sur « Qualifications »;
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• Sélectionner la qualification, son niveau et lui attribuer son coefficient de


pondération (ce dernier traduit le poids avec lequel la qualification compte dans le
profil global);
• Appuyer sur « Valider » pour que la qualification soit attribuée au profil type.
I.1.1.8. Paramétrage des profils
rofils des fonctions
Le « Profil de la Fonction » défini les exigences de la fonction en terme de qualifications.
Pour paramétrer le profil de la fonction :
• Sélectionner la rubrique « Profil de la Fonction »;
• Sélectionner une fonction parmi la liste proposée;
propo
• Appuyer sur « Qualifications »;
• Associer à la fonction les qualifications, les niveaux minima requis ainsi que les
coefficients de pondération correspondants;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
N.B. : Il est possible de rajouter des qualifications complémentaires
complémentaires requises dans la case
« Autres » (Exp. formation initiale, nombre d’années d’expérience,…) ;
Il est aussi possible de rajouter un profil type à la fonction.
I.1.1.9. Paramétrage de la rubrique
brique personnalisable « Sites,
Sites …»
Ce paramètre peut êtree personnalisé selon le besoin du client au niveau de la rubrique
Utilitaire/Paramétrage société en renseignant le libellé qu’on veut utiliser pour le champ
« Site » (Ex : Site, processus, département, …)
Cette notion permet de sécuriser l’accès aux divers enregistrements de Qualipro Web et ce
en définissant pour chaque utilisateur la liste des « Sites » auxquels il aura accès.
Pour introduire un « Site » :
• Sélectionner la rubrique « Sites»;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau
nouveau
« Site »;
• Sélectionner la liste des personnes et /ou groupe de travail affectés à ce site
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
I.1.1.10. Paramétrage de la rubrique personnalisable « processus »
Ce paramètre (identique au paramètre « site ») peut être personnalisé selon le besoin du
client au niveau de la rubrique Utilitaire/Paramétrage société en renseignant le libellé qu’on
veut utiliser pour le champ « processus »
Pour introduire un « processus
us » :
• Sélectionner la rubrique « processus »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau
« Processus »;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
I.1.1.11. Paramétrage des groupes
roupes de travail
Il est recommandé de regrouper les employés
employés en groupe de travail (Exp. : comité de
directeur, comité commercial,…).
Ce regroupement simplifie la tâche de diffusion des documents (module Documentation)
Documentation ou
l’envoi des invitations à des réunions (module Réunions).
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Pour paramétrer les groupes de travail


trav :
• Sélectionner la rubrique « Les Groupes de travail »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau groupe ;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
I.1.1.11.. Paramétrage de la rubrique personnalisable « Direction »
Ce paramètre (identique au paramètre « site ») peut être personnalisé selon le besoin du
client au niveau de la rubrique Utilitaire/Paramétrage société en renseignant le libellé qu’on
veut utiliser pour le champ « Direction »
Pour introduire une « Direction
ion » :
• Sélectionner la rubrique « Direction »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation de
de la nouvelle
« Direction »;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
I.1.1.11. Paramétrage de la rubrique « Métier »
Pour introduire un « Métier » :
• Sélectionner la rubrique « Métier »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau
« Métier »;
• Donner une abréviation au métier
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
• Affecter les directions relatives à ce métier.
I.1.2. Formation
Le sous module Formation est en interaction avec le sous module Employés : toute
formation réalisée par un employé est mentionnée automatiquement sur sa
« Fiche employé » (rubrique formations complémentaires).
Le paramétrage du sous module formation se fait à partir de :
Gestion desRessources Humaines\
Humaines Formation.
I.1.2.1. Paramétrage des organismes
rganismes de formation
Les Organismes de formation sont les fournisseurs des entreprises en termes de formations.
Pour introduire un organisme de formation :
• Sélectionnerr le menu « Organismes »;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation du nouvel organisme;
• Appuyer sur « Valider ».
I.1.2.2. Paramétrage des types
ypes de formation
Il existe plusieurs types de formations, exemples :
les formations en inter
les formations en intra
les formations à l’étranger
Pour paramétrer un type de formation :
• Sélectionner le menu « Types de Formation »;
Guide utilisateur
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• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir le nouveau type ;


• Appuyer sur « Valider ».
I.1.2.5. Paramétrage des types
ypes de
d thèmes
Il est recommandé de classer les thèmes de formation par type (Exp. : le thème « ISO
9001 :2008 » peut être attribué au type de thème « Management de la Qualité »).
Cette notion de types de thèmes facilite par la suite l’évaluation et la comparaison
comparai des
différents organismes de formation.
Pour paramétrer les types de thèmes:
• Sélectionner le menu « Types de Thème »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir le nouveau type;
• Appuyer sur « Valider ».

I.1.2.4. Paramétrage des thèmes


hèmes de formation
Chaque formation porte sur un thème bien déterminé (Exp. : une formation sur la norme
ISO9001 : 2008).
Pour paramétrer les thèmes des formations :
• Sélectionner le menu « Thèmes »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir le nouveau Thème ;
• Appuyer sur « Valider ».
• Ajouter la liste des qualifications à évaluer par thème (lors de l’évaluation à froid
d’une formation)
• Appuyer sur « valider »
I.1.2.5. Paramétrage des responsables
esponsables de validation
Pour aboutir à une action de formation planifiée, chaque demande doit être soumise à une
ou plusieurs validations successives définies
définies au niveau du circuit de validation selon le site de
provenance de la demande.
Pour désigner les responsables de validation :
• Sélectionner le menu « Responsables de Validation » ;
• Sélectionner un site parmi la liste proposée ;
• Choisir un responsable parmi la liste des employés en double cliquant dessus et
définir son numéro d’ordre dans le circuit de validation ;
• Appuyer sur « Valider » pour enregistrer votre choix.
I.1.2.6. Paramétrage des critères
ritères d’évaluation
Chaque formation est évaluée par les participants en se basant sur plusieurs critères (Exp. :
compétence du formateur, pédagogie et animation, ambiance du stage, cas pratiques, … .).
Cette évaluation est fréquemment
uemment appelée évaluation à chaud.
Pour pouvoir paramétrer ces critères:
• Sélectionner le menu « Critères d’évaluation » ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis inscrire la désignation du critère ainsi que son
coefficient de pondération.
• Appuyer sur « Valider ».
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N.B. :
Le coefficient traduit l’importance du critère dans l’évaluation globale.
La somme des coefficients doit être égale à 100.
I.1.2.7. Paramétrage des sociétés
ociétés
La notion de société est utilisée pour les entreprises qui sont juridiquement composées
co de
plus qu’une entité (pour définir un plan de formation par société).
Pour paramétrer les sociétés :
• Sélectionner le menu « Société »;
• Appuyer « Ajouter » puis saisir la désignation ;
• Appuyer sur « Valider ».

I.2. Fonctionnement
I.2.1. Employés
mployé
I.2.1.1. Création d’une fiche employé
L’élaboration d’une fiche employé se fait à partir de :
Gestion des Ressources Humaines\
Humaines Employés\ Employés.
• Sélectionner le menu « Employé »;
• Appuyer « Ajouter » puis saisir le Nom/Prénom et le Matricule de l’employé en
question ;
• Appuyer sur « Valider » (pour obtenir une fiche vierge à remplir);
• Remplir la « Fiche Employé » ;
Remarques
Le fait de cocher la case « Superviseur » permet à l’employé en question de
superviser un type de document au niveau du module Documentation
mentation.
Le fait de cocher la case « Auditeur Interne » entraîne systématiquement le
placement de l’employé dans la liste des Auditeurs Internes au niveau du module
Audits.
Tout employé créé est configuré en diffusion électronique par défaut. Ceux qui
n’auront
auront pas de session Qualipro WEB seront configurés en diffusion papier.
I.2.1.2. Modification d’une fiche
iche employé
Pour modifier une « Fiche Employé » :
• Sélectionner le menu « Employé »;
• Sélectionner l’employé en question (un filtre de rechercher peut être appliqué :
matricule, nom/prénom, …);
• Procéder aux modifications et valider;
I.2.1.3. Suppression d’une fiche
iche employé
Pour supprimer une « Fiche Employé » :
• Sélectionner le menu « Employé » ;
• Appuyer sur « Valider filtre » pour afficher la liste des employés;
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10

• Sélectionner en cochant la case à gauche le nom de l’employé dont vous voulez


supprimer la fiche;
• Appuyer sur « Supprimer » (l’employé peut être restauré en cas de besoin).
N.B. : Il est impossible de supprimer un superviseur de documents.
I.2.1.4. Restauration d’une fiche
iche employé
Pour restaurer une « Fiche Employé » :
• Sélectionner le menu « Employé »;
• Appuyer sur « Restaurer »;
• Choisir l’employé en question.

I.2.2. Formation
I.2.2.1. Elaboration d’une demande
emande de formation
Tout employé peut effectuer une demande de formation. Cette demande doit être validée
par le ou les responsables de validation désignés sur le site d’affectation de la demande.
Pour enregistrer une nouvelle demande de formation :
• Accéder à Gestion des Ressources Humaines\
Humaines Formation\ demandes de formation;
• Appuyer sur « Ajouter » (le demandeur s’affiche automatiquement : titulaire de la
session);
• Remplir la demande et appuyer sur « Valider »;
• Appuyer sur « Participants » pour choisir les personnes qui vont participer à la
formation;
• Appuyer sur « Valider ».
I.2.2.2. Validation d’une demande de formation
Lorsqu’une demande de formation est enregistrée, une alerte « demande de formation
à valider » s’affiche aux responsables de validation au niveau de leurs agendas
(l’agendaa représente la messagerie interne de Qualipro WEB).
Lorsqu’il y a plusieurs responsables de validation, l’alerte est d’abord affichée au
premier responsable (c’est le responsable qui a le plus faible numéro d’ordre).
Si celui-ci
ci valide, l’alerte est affichée au deuxième responsable et ainsi de suite.
Lorsque tous les responsables valident, la demande de formation est intégrée dans le
« Planning de formation » et une alerte « formation planifiée » s’affiche à tous les
participants précédemment désignés.
Pour valider une demande de formation :
• Appuyer sur « formation » au niveau de l’agenda;
• Afficher la liste des demandes de formation à valider;
• Sélectionner la demande en question;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B : lorsqu’une
orsqu’une demande de formation est refusée, le demandeur reçoit une alerte au
niveau de son agenda pour l’informer.
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I.2.2.3. Planification d’une formation


Pour planifier une formation :
• Sélectionner le menu « Planning »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » ;
• Remplir la fiche formation et appuyer sur « Valider » ;
• Sélectionner les personnes prévues pour assister à la formation.
• Sélectionner les personnes responsables de l’évaluation de l’efficacité de la formation
par participant.

I.2.2.4. Réalisation
ation d’une Formation
Une fois la formation réalisée :
• Sélectionner le menu « Planning »;
• Sélectionner la formation en question;
• Accéder à la formation en question et confirmer la participation effective à la
formation de chacune des personnes désignées et ce en sélectionnant « OUI » au
niveau de la liste déroulante du statut de participation;
• Appuyer sur « Valider ».
I.2.2.5. Evaluation de la formation
Deux types d’évaluation sont prévus : l’évaluation à chaud et l’évaluation à froid

L’évaluation à chaud est effectuée par les participants eux même : pour cela le
participant, accédant depuis son agenda, doit sélectionner la formation en question
et évaluer en attribuant une note sur 5 pour chacun des critères.
L’évaluation à froid est effectuée pour chaque participant par le/les
/les responsable(s) de
suivi de l’efficacité désignés.
désigné Ce/ces dernier(s)sera (ont) alerté(s)
alerté au niveau de
l’agenda à l’arrivée
rivée du délai d’atteinte et devra (ont) enregistrer le taux d’efficacité de
la formation correspondant à chaque participant justifié par un rapport.
Les responsables d’évaluations à froid peuvent évaluer les qualifications rattachés au thème
directement à partir de la fiche formation pour ceci :
• Cliquez sur qualification
• Modifier
ier les niveaux de qualifications correspondant à chaque qualification
• Appuyer sur « valider »
L’alerte disparaitra de l’agenda du concerné qu’après avoir clôturé l’évaluation.

L’évaluation au niveau de la fiche employé sera mise à jour automatiquement


N.B : Au niveau du sous module formation, un état dédié au suivi de l’avancement des
coûts, ristournes, budget ristourne peut être édité.
Pour cela il faut paramétrer le budget ristourne annuel alloué pour les formations au niveau
de la rubrique « Utilitaire\ Paramétrage société ».
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12

II. MODULE DOCUMENTATION


DOCUMENTA
Qualipro WEB gère la documentation interne ainsi que la documentation externe.
II.1. Paramétrage
II.1.1. Paramétrage des types
ypes de documents
Il existe différents types de documents : procédures, formulaires, instructions, … Pour
paramétrer ces types :
• Sélectionner « Type Documents » du module Documentation ;
• Appuyer sur « Ajouter » ;
• Saisir la désignation du type et sélectionner le superviseur correspondant parmi la
liste (employés désignés comme étant superviseur dans la fiche employé) ;
• Appuyer sur « Valider ».
• Sélectionner la liste des rédacteurs/vérificateurs et approbateurs qui valideront les
documents du type en question
• Sélectionner la liste de personnes qui sera informé automatiquement des la mise en
vigueur des documents de ce type
N.B : on peut sélectionner une liste de personnes à informer pour chaque type de
doucement.
II.1.2. Paramétrage des origines
rigines des documents externes
Les documents externes peuvent avoir différentes origines : l’état,
at, les fournisseurs, …
Pour paramétrer les origines des documents externes :
• Accéder à Documentation\
Documentation Documents Externes\ Origine Document Externe;
• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation de l’origine du document externe,
ex : Clients, Fournisseurs,
sseurs, Cabinets de formation…;
• Appuyer sur « Valider ».
II.1.3. Paramétrage des lieux
ieux de classement
Chaque document externe est classé dans un endroit bien déterminé et identifié par un
code.
Pour paramétrer les lieux de classement des documents externes :
• Accéder à Documentation\
Documentation Documents Externes\ Lieux de classement ;
• Appuyer sur « Ajouter » puis inscrire la désignation du nouveau lieu de classement,
ex : Bureau RMQ, Bureau technique…;
• Appuyer sur « Valider ».

II.1.4. Paramétrage des types d’enregistrements


Les enregistrements
nts peuvent être de plusieurs types.
types
Pour paramétrer les différents types d’enregistrements :
• Accéder à Documentation\enregistrements\Types
Documentation d’enregistremen
enregistrements
Guide utilisateur
13

• Appuyer sur « ajouter » puis inscrire la désignation du nouveau type, son abréviation,
sa durée de classement, son lieu de classement, la méthode de classement….
• Appuyer sur « valider »
• Introduire la liste des personnes habilités à introduire des enregistrements de ce type
• Introduire la liste des personnes habilités à supprimer des enregistrements de ce type
• Introduire la liste des personnes à informer automatiquement
• Introduire la liste des personnes qui ont accès à ce type d’enregistrements

II.1.5. Paramétrage des dossiers


Pour créer un dossier :
• Accéder à documentation\enregistrements\dossiers
documentation
• Appuyer sur « Ajouter » puis inscrire la désignation du dossier et sa référence interne
• Appuyer sur « valider »
II.2. Fonctionnement
II.2.1. Documents Internes
Les documents internes suivent tous le même cycle de vie dont le superviseur est le point
de départ et d’arrivée. (Figure 1)
Guide utilisateur
14

Figure 1: Cycle de validation d’un document

II.2.1.1. Introduction d’un document sur QUALIPRO Web par le superviseur


L’introduction d’un document ne peut se faire que par le superviseur du document.
Ceci peut se faire de deux manières :
1. via la boite de dialogue : c’est une boite de dialogue dans laquelle le rédacteur peut
communiquer au superviseur son document, pareil le superviseur peut communiquer
commun des
documents à corriger pour le rédacteur.
rédacteur Pour ce faire :
En tant que rédacteur :
• Accéder à Documentation\
Documentation Boite de dialogue ;
• Appuyer sur « rédacteur au superviseur »
• Précisez le type de document, l’objet et rattacher la pièce jointe ;
• Appuyer sur « envoyer au superviseur »
En tant que superviseur :
• Accéder à la messagerie\
messagerie Documentation\ boite de dialogue ;
• Consulter le message envoyé par le rédacteur
• Pour introduire le document, appuyer sur « créer document »
• Remplir la fiche (de la même manière décrite au niveau de la partie qui va suivre)
• Appuyer sur « valider »
Guide utilisateur
15

2. Création/modification : Pour introduire un document (préalablement rédigé), le


superviseur doit :
• Accéder à Documentation\
Documentation (Création/Modification document);
• Appuyer sur « Ajouter » ;
• Introduire le code, le libellé et sélectionner le type du document ;
N.B : la codification du document peut être automatique via un paramétrage au niveau du
module « paramétrage société »
• Sélectionner le fichier lien du document ;
• Sélectionner le « Site » et « l’activité » concernés ;
• Appuyer sur valider ;
• Sélectionner le/les rédacteur(s) (facultatif) ;
• Sélectionner le/les Vérificateur(s) ainsi que le/les Approbateur(s) ;
• Sélectionner les documents de renvoi, si le document fait éventuellement référence
réf à
d’autres documents ;
• Spécifier dans la liste de diffusion les destinataires qui recevront le document une fois
mis en vigueur (possibilité d’utiliser la notion de groupe de travail)
N.B : on peut ajouter une liste de personnes externes à l’entreprise
l’entreprise en indiquant leurs
adresses mails qui recevront le document par mail.
• Appuyer sur « Rédacteur » si un Rédacteur a été désigné, sinon appuyer sur
« Vérificateur » ;

N.B. :
Il est nécessaire de créer les documents de renvoi avant les documents principaux
(Exp. : pour une procédure qui fait renvoi à des formulaires, il faut créer les
formulaires avant de créer la procédure).
Le superviseur fait automatiquement partie de la liste de diffusion du document.
II.2.1.2. Validation du contenu du document
documen par le rédacteur
Dès que le superviseur appuie sur le bouton « Rédacteur », ce dernier reçoit une alerte, lui
signalant qu’il doit valider la rédaction du document.
Le rédacteur va donner son accord sur le contenu du document qu’il a précédemment
rédigéé et communiqué au superviseur.
Pour approuver la rédaction d’un document :
• Accéder à Agenda\ Documents ;
• Appuyer sur documents à rédiger et sélectionner le document en question ;
• Visualiser le document;
Le rédacteur peut soit refuser soit donner son accord sur le document.
1° Cas : Refus du document :
Lorsque le rédacteur veut apporter des modifications sur le contenu du document, il doit :
• Saisir son commentaire dans la case « Message au Superviseur » (motifs du refus,
propositions d’améliorations, …) et rattacher des PJ;
• Appuyer sur « Correction »;
• Le document est renvoyé au superviseur pour correction.
2° Cas : Acceptation du document
Guide utilisateur
16

Lorsque le rédacteur est d’accord sur le contenu du document, il le transmet au vérificateur


en appuyant sur « Vérificateur » avec possibilité de rédaction d’un commentaire.
commentaire
II.2.1.3. Vérification d’un document
Le vérificateur reçoit une alerte lui signalant qu’il a un document à vérifier.
Pour effectuer la vérification du nouveau document :
• Accéder à Agenda\ Documents
• Appuyer sur Documents à vérifier et sélectionner le document en question;
• Visualiser le document;
1° Cas : Refus du document
En cas de refus du document le vérificateur doit :
• Saisir son commentaire dans la case « Message au Superviseur » (motifs du refus,
propositions d’améliorations, …) et rattacher des PJ;
• Appuyer sur « Correction »;
• Le document est renvoyé au superviseur pour correction.
2° Cas : Acceptation du document
Appuyer sur « Approbateur » pour transmettre le document à son approbateur avec
possibilité de rédaction d’un commentaire.
commentaire
II.2.1.4. Approbation d’un document
Dès que le vérificateur accepte le document, une alerte s’affiche pour l’approbateur lui
indiquant qu’il a un document à approuver.
Pour l’approbation
ation du document :
• Accéder à Agenda\ Documents ;
• Appuyer sur Documents à approuver et sélectionner le document en question;
• Visualiser le document ;
Comme le rédacteur et le vérificateur, l’approbateur lui aussi peut soit accepter soit refuser
le document.
1° Cas : Refus du document
Lorsque l’approbateur veut apporter des modifications
modifications sur le contenu du document,il
document, doit :
• Saisir son commentaire dans la case « Message au Superviseur » (motifs du refus,
propositions d’améliorations,
d’améliorations …) et rattacher des PJ ;
• Appuyer sur « Correction » ;
• Le document est renvoyé au superviseur pour correction et suit le même circuit de
validation.
2° Cas : Acceptation du document
Pour confirmer qu’il a accepté le document, l’approbateur doit appuyer sur le bouton
« Envoi diffusion »avec
avec possibilité de rédaction d’un commentaire (l’approbateur ne va pas
diffuser le document mais le transmettre au superviseur pour que ce dernier le diffuse).
Guide utilisateur
17

II.2.1.5.
.2.1.5. Diffusion d’un document
Dès que l’approbateur appuie sur le bouton « Envoi diffusion » le superviseur est prévenu
par une alerte lui indiquant qu’il a un ou des documents à diffuser.
Le superviseur doit donc :
• Accéder à Agenda\ Documents
• Appuyer sur Documents en cours et sélectionner le document en question;
• Associer des actions/demandes
ctions/demandes d’actions et formations/demandes de formation au
document si cela est nécessaire ;
• Appuyer sur « Mise en vigueur » pour envoyer le document aux personnes indiquées
sur la liste de diffusion.
Remarque
Il existe deux types de diffusion : une diffusion électronique et une diffusion papier à définir
pour chaque employé au moment de la création de sa fiche (module Gestion des Ressources
Humaines\ Employés).
Cette option est visible au superviseur dans la liste
liste de diffusion pour qu’il n’oublie pas de
donner le document aux employés concernés par la diffusion papier.
Le superviseur doit enregistrer sur Qualipro WEB la date à laquelle chaque employé
concerné par la diffusion papier, a reçu le document.
Pour faire l’enregistrement de la date de réception du document, le superviseur doit :
• Accéder à : Documentation\Documents
Documentation Internes\ Mes Documents Internes;
• Sélectionner le document en question;
• Sélectionner l’employé concerné par la diffusion papier au niveau de la liste de
diffusion;
• Introduire la date et appuyer sur « Valider ».

Remarque :
Suite à la réception du document, les différents réceptionnaires peuvent émettre leurs
commentaires et les envoyer au superviseur. Si certains de ces commentaires sont pris
pri en
considération une mise à jour du document peut être déclenchée.
II.2.1.6. Mise à jour d’un document
ocument
Pour mettre à jour un document, le superviseur doit :
• Accéder à Documentation \(Création /Modification document);
• Appuyer sur « Docs en cours » puis sur su « Ajouter »;
• Sélectionner le code du document interne à mettre à jour avec possibilité d’utiliser
un filtre intuitif sur le code recherché (Le système génère les informations relatives à
la version antérieure en vue de modification éventuelle) ;

N.B. : Quand on présélectionne un type de document, le système génère uniquement les


codes qui correspondent au type en question.

• Rattacher le fichier communiqué par le rédacteur (celui correspondant à la nouvelle


version);
• Indiquer le motif de la mise à jour dans
dans la case « Motif de Mise à Jour » ;
• Appuyer sur « Valider ».
Guide utilisateur
18

Le document suivra par la suite les mêmes étapes que l’introduction d’un nouveau
document sur Qualipro WEB (rédaction, vérification, approbation, et mise en
vigueur).
N.B. : Le nouveau document (après la mise à jour) remplace l’ancienne version, cette
dernière est classée au niveau d’un répertoire appelé « Documents Périmés » et reste
accessible au superviseur uniquement).
uniquement
II.2.1.7. Suppression d’un document
ocument
Pour supprimer un document :
• Accéder à Documentation\
Documentation Documents internes\ Mes documents internes;
• Sélectionner le document à supprimer en cochant la case correspondante;
• Appuyer sur « Supprimer » et rédiger vos « commentaires » (consultables à partir
des documents périmés) puis confirmer la suppression.

Qualipro WEB vous donne le choix de garder ou non le document interne que vous
venez de supprimer dans la liste des documents périmés.
II.2.2. Documents Externes
II.2.2.1. Introduction des documents
ocuments externes
Les documents externes peuvent être numériques ou en format papier.
Pour introduire un document externe :
• Accéder au menu Documentation\
Documentation Documents Externes\ Documents Externes;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis remplir la fiche du document en question;
• Si un support électronique
ronique du document est disponible, procéder au rattachement du
fichier lien sinon indiquer le lieu de classement de la version papier;
• Renseigner les champs « les exigences applicables » et « la déclinaison dans les
SMQ »
• Appuyer sur Valider;
• Sélectionner les employés qui ont reçu une copie papier du document en question;
• Sélectionner les employés (employé par employé ou par groupe de travail) qui vont
recevoir une copie électronique du document au niveau de leur agenda ;
• Appuyer sur Valider.
II.2.2.2. Modification d’un document
ocument externe
Pour modifier un document il faut :
• Accéder à Documentation\
Documentation Documents Externes\ Documents Externes;
• Sélectionner le document en question;
• procéder aux modifications;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B. : pour chaque modification du document externe les destinataires recevront une alerte
au niveau de leurs agendas afin de consulter les mises à jour.
Guide utilisateur
19

II.2.2.3. Suppression d’un document


ocument externe
Pour supprimer un document il faut :
• Accéder à documentation\
documentation Documents Externes\ Documents Externes;
• Sélectionner le document en question en cochant la case correspondante;
• Appuyer sur le bouton « Supprimer »;
• Confirmer la suppression du document.

II.2.3. Cartographie
Cette rubrique permet de dessiner ou consulter la cartographie des sites, Processus ou types
de documents.
Pour créer une cartographie
• Accéder à documentation\
documentation cartographie ;
• Sélectionner le facteur qui va composer la cartographie (Site , Processus , Type de
documents) ;
• Dessiner la cartographie en utilisant les outils qui s’affichent à gauche de la page ;
• Appuyer sur « valider »
II.2.4. Enregistrements
Au niveau de la rubrique « Enregistrements », nous allons procéder à l’introduction des
différents enregistrements.
Pour ce faire :
• Accéder à documentation\enregistrements
documentation
• Appuyer sur « ajouter »
• Renseigner la fiche en indiquant la référence, le type d’enregistrement, la date
d’enregistrement, le dossier correspondant…
• Appuyer sur « valider »
• Sélectionner la liste des fichiers
fichie
Guide utilisateur
20

III. MODULE AUDITS


III.1.Paramétrage
III.1.1. Paramétrage des champs
c d’audits
Pour paramétrer la liste des champs d’audits il faut :
• Sélectionner : Audits\ Champs d’audits;
• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation du champ de l’audit ainsi que la
criticité correspondante;
• Choisir pour chaque champ les personnes qui vont recevoir le rapport d’audit par
suite à sa validation en appuyant sur « Accès»;
• Appuyer sur « Valider ».
III.1.2. Paramétrage des types
ypes d’audits
d’
Pour paramétrer
er la liste des types d’audits il faut :
• Accéder à Audits\ Types d’audits;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir le nouveau type;
• Appuyer sur « Valider »
• Cocher l’une des cases « Action par constat » ou « plusieurs actions pas constat »
• Sélectionner la liste
te des auditeurs qualifiés pour ce type d’audit ;
• sélectionner le(s) responsable(s) de validation éventuel(s) (facultatif);
• Appuyer sur « Valider ».
III.1.3. Paramétrage des types des écarts
Pour paramétrer les types des écarts :
• Accéder à Audits\ Types d’écarts;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir le nouveau type;
• Appuyer sur « Valider ».
III.1.4. Paramétrage des niveaux de gravité des écarts
Les écarts peuvent avoir différents niveaux de gravité (Exp. : mineure, majeure, critique,…).
critiq
Ces niveaux de gravité sont paramétrables :
• Accéder à Audits\ gravité d’écarts;
• Appuyer sur « Ajouter » puis inscrire la désignation de la gravité;
• Attribuer un numéro pour chaque gravité (les numéros permettent de classer les
gravités par ordre croissant).
III.1.5. Paramétrage de la liste des auditeurs externes
Les auditeurs peuvent être internes (employés de l’entreprise) ou externes (appartenant à
un autre organisme).
Le choix des auditeurs internes se fait au niveau de la fiche employé – module
mod Gestion des
Ressources Humaines en cochant la case « auditeur » par contre les auditeurs externes sont
paramétrables.
Pour paramétrer la liste des auditeurs externes il faut :
• Accéder à Audits\ Auditeurs Externes;
Guide utilisateur
21

• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir le nom/prénom de l’auditeur externe ainsi que la
désignation de l’organisme au quel il appartient.
• Appuyer sur « Valider ».
III.2. Fonctionnement
III.2.1. Planification des audits
Pour planifier un audit :
• Accéder à Audits\ Audit;
• Appuyer sur « Ajouter »;
• Remplir la fiche de l’audit : référence de l’audit, le champ d’audit, la date de début et
la date de fin prévisionnelle,…
• Sélectionner les documents de référence associés;
• Appuyer sur « Valider »;
• Sélectionner les auditeurs (internes ou externes)
• Sélectionner
tionner le/les employés qui seront audités.
N.B. : Des alertes seront adressées de manière naturelle vers les intervenants de l’audit
(auditeurs et audités) une fois les échéanciers sont atteints et moyennant le paramétrage
défini au niveau de la rubrique Utilitaire\ paramétrage société.
III.2.2. Elaboration du plan
lan d’audit
d’
Le plan d’audit représente les différentes activités qui seront réalisées au cours de l’audit, en
précisant pour chacune d’entre elles la date, l’heure de début et de fin, …
Le plan d’audit
udit ne peut être élaboré que par un auditeur interne affecté à l’audit en
question.
Pour élaborer un plan d’audit :
• Accéder à Audits\ Audit ou à partir de l’agenda ;
• Sélectionner l’audit en question et appuyer sur « Plan d’audit »;
• Appuyer sur ajouter activité,
activité, saisir la date, l’heure de début, l’heure de la fin, le lieu,
la désignation et les commentaires éventuels;
• Préciser le lieu et les commentaires;
• Appuyer sur « Auditeurs » pour choisir le/les auditeurs concernés par chaque activité;
• Appuyer sur le bouton « A rencontrer » pour sélectionner les personnes qui vont être
rencontré par les auditeurs;
• Appuyer sur « Valider ».
III.2.3. Consultation d’un plan
p d’audit
Pour consulter un plan d’audit :
• Accéder à Audits\ Audit;
• Sélectionner la fiche audit en question;
• Appuyer sur le bouton «Plan Audit » puis éditer l’aperçu.
III.2.4. Confirmation de la réalisation d’un audit
Une fois l’audit est réalisé, ses résultats doivent être renseignés au niveau de sa fiche.
Pour inscrire les résultats d’un audit il faut
fa :
Guide utilisateur
22

• Accéder à Audits\ Audit;


• Sélectionner l’audit en question»;
• Changer l’état de l’audit de « NON ENCORE REALISE » à « REALISE »;
• Indiquer la date de début et de fin effectives;
• Au niveau de la partie concernant les écarts, l’auditeur procède à la spécification du
concerné par l’écart parmi les audités, mentionne le type, ainsi que la gravité de
l’écart et ajoute la (les) action(s)
a associée(s) en enregistrant la partie en amont des
sous actions.
• Une fois l’écart est enregistré par l’auditeur, le concerné
concerné parmi les audités est alerté
au niveau de son agenda (action à lancer suite à un audit) : il devra accéder à la fiche
action préalablement remplie par l’auditeur pour finaliser le champ causes possibles
et rajouter l’ensemble des sous actions nécessaires.
nécessa
III.2.5. Validation de l’audit
En cas d’audit par validation (Responsables de validation définies au niveau du paramétrage
du type d’audit), l’auditeur doit envoyer le rapport provisoire d’audit aux responsables de
validation en appuyant sur « Envoyer rapport ».
Le rapport contient le détail de l’audit : le nombre d’écarts détectés, les actions qui en
résultent, la date de réalisation, les auditeurs, …
Le responsable de validation examine le rapport, s’il est d’accord,
d’accord, il le valide en appuyant sur
« Valider rapport ».
Sinon,
non, il peut modifier ou même supprimer les actions et ensuite valide le rapport en
appuyant sur « Valider rapport ».
Remarque :
Une fois validé, le rapport final est diffusé aux personnes concernées qui ont étés
sélectionnés lors du paramétrage des accès par champ d’audit.
Guide utilisateur
23

IV. MODULE ACTIONS


Qualipro WEB permet de gérer différents types d’actions (Exp. : correctives, préventives,
d’amélioration,…), sachant que ces types sont paramétrables selon le besoin des utilisateurs.
Les actions peuvent provenir de différentes sources paramétrables dont on peut citer
cite : Audit
Interne, Non-Conformité Produit, Réclamation Client,… ce qui permet d’avoir un suivi des
actions par sources.
Ce module est en interaction avec d’autres modules : Audits, Indicateurs,
Indicateur Satisfaction
Clients, Produits non conformes et Réunions.
IV.1. Paramétrage
Le paramétrage se fait en accédant directement au module Actions.
IV.1.1. Paramétrage des types
ypes d’actions
d’
Le libellé de cette rubrique est modifiable (idem site) au niveau de la rubrique « paramétrage
société ».
Pour paramétrer Les différents
ents types d’actions il faut :
• Sélectionner « Types Actions »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis saisir la désignation du nouveau type
d’action;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer automatiquement dès qu’une
action du type en question sera déclenchée. Ces personnes recevront des alertes au niveau
de leurs agendas pour les informer.
IV.1.2. Paramétrage des sources
s d’actions
Pour paramétrer les différentes sources d’actions :
• Sélectionner « Sources »;
• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation de la source;
• Appuyer sur « Valider ».
IV.1.3. Paramétrage des types de causes
Pour paramétrer les différentes sources d’actions :
• Sélectionner « types de causes »;
• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation du type de cause;
cause
• Appuyer sur « Valider ».
IV.1.4. Paramétrage gravités
Pour paramétrer les différentes sources d’actions :
• Sélectionner « gravité »;
• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation de la gravité;
• Appuyer sur « Valider ».
IV.1.5. Paramétrage priorités
Pour paramétrer les différentes sources d’actions :
• Sélectionner « priorité»;
priorité
Guide utilisateur
24

• Appuyer sur « Ajouter », puis saisir la désignation de la priorité;


• Appuyer sur « Valider ».
IV.1.6. Paramétrage des responsables
esponsables de validation
alidation des demandes d’actions
Pour qu’une demande d’action se transforme en une action à réaliser, elle doit être validée
par un ou plusieurs responsables de validation ayant chacun un numéro d’ordre.
Pour paramétrer ces responsables :
• Sélectionner « Responsables de Validation »;
• Sélectionner un site;
• Sélectionner une source
• Attribuer à chaque source et par site les responsables de validation correspondants
en leur affectant le numéro d’ordre correspondant ;
• Appuyer sur « Valider ».
IV.1.7. Paramétrage des responsables
esponsables de clôture
Pour paramétrer les responsables de clôture :
• Sélectionner « Responsables de Clôture »;
• Sélectionner un site;
• Choisir pour chaque site le ou les responsables de clôture correspondants;
• Appuyer sur « Valider ».
N.B. : Pour la notion de « Responsables de clôture », on n’a pas à attribuer un numéro
d’ordre, il suffit qu’un seul responsable fasse la clôture pour que l’action soit clôturée.
IV.1.8. Paramétrage de la rubrique « Thème »
Pour introduire un « Thème» :
• Sélectionner la rubrique « Thème »;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau
« Thème »;
• Donner un N° d’ordre au thème.
• Appuyer sur le bouton « Valider ».

IV.2. Fonctionnement
Les actions peuvent être déclenchées de deux façons :
Par accès direct au menu des actions si les autorisations permettent l’ajout ;
Soit indirectement, via une demande d’action validée.
IV.2.1. Enregistrement d’une demande d’action
Pour enregistrer une demande d’action :
• Sélectionner le menu « Demandes d’Actions »;
• Appuyer sur « Ajouter »;
• Remplir la fiche : la désignation de l’action, le type, la source, …;
• Appuyer sur « Valider »;
Guide utilisateur
25

• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire la liste des sous actions à entreprendre (pour
chaque
que sous actions, choisir un responsable de réalisation et un responsables de
suivi,, la gravité et la priorité);
priorité
• Appuyer sur « Valider ».
IV.2.2. Validation / refus
efus d’une demande d’action
Lorsqu’une demande d’action est enregistrée, une alerte « Actions » est affichée au premier
responsable de validation.
Pour valider une demande d’action :

• Cliquer sur l’alerte « Actions » ;


• Sélectionner la demande d’action en question dans la liste des demandes d’actions à
valider ;
• Cliquer sur la demande sélectionnée pour
po en afficher le détail ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ou « Refuser ».
Remarques
Lorsque le premier responsable de validation a donné son accord, une alerte
« Action » est affichée au responsable de validation suivant. Pour valider la demande
d’action, ce dernier doit effectuer les mêmes opérations précédemment citées et
ainsi de suite. Lorsque tous les responsables valident, la demande d’action devient
une action à part entière.
Si le premier responsable de validation refuse la demande (en appuyant sur le bouton
« Refus »), les responsables de validation suivants ne recevront pas d’alertes et la
demande est enregistrée avec
ave le statut « demande refusée » et le demandeur sera
alerté du refus de sa demande.
En cas de refus, Le demandeur a la possibilité
possibilité de relancer la demande en appuyant
sur le bouton « Activer la demande ». Il peut faire des modifications sur la demande
en question et l’envoyer à nouveau.
IV.2.3. Enregistrement d’un modèle d’action
Pour préparer des modèles d’action :
• Sélectionner
nner la rubrique « modèle d’action »
• Cliquer sur « ajouter »
• Renseigner la fiche
• Appuyer sur « valider »
• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire une à une les sous actions types à
entreprendre (pour chaque sous action, spécifier le responsable de réalisation,
réalisati le
responsable de suivi et le délai);
• Appuyer sur « valider » pour enregistrer le modèle
IV.2.4.. Enregistrement d’une action
Pour enregistrer une action :
• Sélectionner le menu « Action »;
• Appuyer sur « Ajouter »;
Guide utilisateur
26

• Saisir les informations relatives à l’action : la désignation, le type, la source, la


description problème/objet, … ;
• Rattacher le/les type(s) de cause(s) relatif(s) à cette action ;
• Ajouter la direction pilote ;
• Ajouter le Métier ;
• Ajouter le Thème ;
• Appuyer sur « Valider »;
• Appuyer sur « Ajouter
jouter » puis introduire une à une les sous actions à entreprendre
(pour chaque sous action, spécifier le responsable de réalisation, le responsable de
suivi et le délai);
• Rattacher une/plusieurs directions concernées par la sous-action
sous
• Appuyer sur le bouton ton « Valider ».

N.B. : Si un seul responsable de suivi sera désigné pour tout le plan d’action, cocher la case
« Un seul responsables de suivi » qu’on devra désigner avec spécification éventuelle du délai
de suivi (au niveau des sous actions, seul le responsable
responsable de réalisation sera désigné).

donne la possibilité de dupliquer des sous-actions


Qualipro WEBdonne sous actions à condition de modifier un
des paramètres de la sous-action
action d’origine (exp : le responsable de réalisation…),
réalisation…) pour ce il
faut :
• Cocher la sous action à dupliquer
d ;
• Appuyer sur « dupliquer » ;
• Faire les modifications nécessaires ;
• Appuyer sur « valider »

donne la possibilité de faire appel un modèle d’action (déjà paramétré) pour


Qualipro WEBdonne
ce il faut :
• Cliquer sur le bouton « modèle d’action »
• Sélectionner le modèle voulu
• Choisir entre les deux options « Remplacer entête action et sous-action
action » ou « ajouter que
les sous action »
Le 1er cas consiste à remplacer l’entête de l’action et les sous actions pas ceux du
modèle (sauf les sous-actions dont le taux de réalisation>0).
Le 2ème cas consiste à rajouter les sous-actions
sous actions du modèle à ceux de l’action.
• Faire des modifications si nécessaires
• Appuyer sur « valider »
IV.2.5.. modification d’une action
Pour modifier une action :
• Sélectionner le menu « Action » ;
• Sélectionner l’action en question (un filtre de rechercher peut être appliqué : source
action, type action, …);
• Procéder aux modifications (suite(suite à la modification un champ « Motif de
modification » apparaît permettant la saisie des commentaires
commentaires de modification et
toutes les modifications seront tracées au niveau de la rubrique « Traçabilité » ) et
valider;
Guide utilisateur
27

IV.2.6. Réalisation d’une action


a
Dès que le responsable réalisation de la sous action en question accède à
Qualipro WEB, une alerte « Actions » apparaît au niveau de l’agenda lui signalant qu’il est
concerné par la réalisation d’une action.
Le responsable de réalisation doit :
• Sélectionner l’action en question à partir de l’alerte Actions\
Actions Actions à réaliser;
• Saisir les informations relatives à la réalisation de l’action : le taux de réalisation de
l’action, les dépenses et les commentaires éventuels ;
• Appuyer sur « Valider ».
N.B : L’action n’est considérée réalisée que si le Taux de réalisation = 100 ;
Le responsable
esponsable de réalisation peut renseigner le taux de réalisation de plusieurs actions en
même temps et ce en cliquant sur le bouton « enregistrer taux réalisation ».
Remarque : Il est possible de renseigner le taux de réalisation directement à partir de la liste
des sous-actions
actions en cliquant sur le bouton « enregistrer taux ».
IV.2.7. Suivi de l’efficacité
fficacité d’une action
Pour faire le suivi de l’efficacité des actions le responsable de suivi :
• Clique sur l’alerte « Actions »;
• Sélectionne l’action en question dans la liste des actions à suivre;
S’il n’est pas satisfait de la réalisation de l’action, il peut rectifier le taux de réalisation en
appuyant sur « Modifier T. réal ».
Remarque : le responsable de suivi peut agir sur le taux de réalisation même s’il ne dépasse
pas 0%
S’il est d’accord il :
• Saisit le taux d’efficacité de l’action ;
• Rédige son rapport d’efficacité;
• Appuie sur « Valider ».
Le responsable de suivi peut renseigner le taux de suivi de plusieurs actions en même temps
et ce en cliquant sur le bouton « enregistrer taux suivi ».
Remarque : Il est possible de renseigner le taux d’efficacité directement à partir de la liste
des sous-actions
actions en cliquant sur le bouton « enregistrer taux ».
IV.2.8. Clôture d’une action
ction
Les actions ne peuvent être clôturées
lôturées que par les Responsables de Clôture.
Pour clôturer une action le responsable doit :
• Sélectionner l’action en question à partir du sous menu Actions ;
• Cocher la case « Clôturée »;
• Appuyer sur « valider ».

Remarque : les actions peuvent être clôturées à partir de la liste et ceci en cochant la case
« clôturée » au niveau de la ligne correspondante à chaque action.
Guide utilisateur
28

V. MODULE EQUIPEMENTS
EQUIPEMENT DE MESURES
V.1. Paramétrage
V.1.1. Paramétrage des organismes
rganismes de vérification / étalonnage
onnage
Pour paramétrer les organismes de Vérification et étalonnage on doit :
• Accéder à Equipements de Mesure\
Mesure Organismes de Vérification/Étalonnage;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation du nouvel organisme;
• Appuyer sur « Valider ».
V.1.2. Paramétrage des types d’intervention
d’i
Pour paramétrer un type d’intervention on doit :
• Accéder à Equipements de Mesure\
Mesure Types d’Interventions;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau type;
• Appuyer sur « Valider ».
V.1.3. Paramétrage des machines
Pour paramétrer un type d’intervention on doit :
• Accéder à Equipements de Mesure\
Mesure machines;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle machine;
• Appuyer sur « Valider ».

V.2. Fonctionnement
V.2.1. Introduction d’un équipement
é de mesure
Pour ajouter un équipement de mesure il faut :
• Sélectionner le menu « Equipements de mesure »;
• Appuyer sur « Ajouter » puis renseigner la fiche de l’équipement en indiquant son
code, sa désignation, sa date
dat de mise en service, son état…
• Affecter l’équipement à une machine ;
• Sélectionner le responsable de l’équipement ;
• Appuyer sur « valider » ;
• Ajouter les types d’interventions que le dispositif va subir et les périodicités
correspondantes ;
• introduire l’historique des interventions qui ont étés faite sur l’équipement (cette
étape ne peut être réalisée que par le responsable de l’équipement) ;
• Appuyer sur « Valider ».

Remarque :
Possibilité d’ajouter des R&R à la fiche équipement. Pour faire ceci il faut :
• Appuyer sur « ajouter R&R R& »
• Sélectionner le type de R&R
• Renseigner le nombre d’opérateurs
• Renseigner le nombre de pièces
• Renseigner le tableau qui s’affiche
Guide utilisateur
29

• Appuyer sur « valider »


Un rapport sera généré automatiquement.

V.2.2. Suppression d’un équipement


quipement de mesure
Pour supprimer un équipement de mesure il faut :
• Accéder au menu « Equipements de Mesure »;
• Sélectionner l’équipement en question en cochant la case correspondante et appuyer
sur « Supprimer ».
V.2.3. Mise à jour de l’historique des interventions sur un équipement de
mesure
Après chaque intervention (étalonnage, vérification, …), le responsable de l’équipement
procède à la mise à jour de l’historique, il doit :
• Accéder au menu Equipements de Mesure;
• Sélectionner l’équipement de mesure en question Ajouter l’intervention effectuée
au niveau de la rubrique « Historique des Interventions »;
• Appuyer sur « Valider »
Remarque : Lorsque la date de la prochaine vérification ou étalonnage approche,
QualiproWEB avertit le responsable de l’équipement par le biais d’une alerte afin d’éviter
tout oubli.
Guide utilisateur
30

VI. MODULE INDICATEURS


INDICATEU
VI.1. Paramétrage
VI.1.1. Paramétrage des types
ypes d’indicateurs
Généralement, les types des indicateurs correspondent aux différents processus de
l’entreprise. De cette façon, en suivant les indicateurs, vous pouvez suivre le fonctionnement
de vos processus.
Pour paramétrer les types des indicateurs:
• Accéder à indicateurs\\ Types indicateurs;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau type;
• Appuyer sur « Valider ».
L’accès à chaque type d’indicateur est réservé à un certain nombre d’employés.
Pour définir les accès pour chaque type :
• Sélectionner un type d’indicateur puis appuyer sur « Accès»;
• Appuyer sur « Select. Resp » et cocher les noms des employés à qui vous voulez
accorder l’accès.
VI.1.2. Paramétrage des axes
a de la politique
Pour paramétrer les axes politiques il faut :
• Accéder à indicateurs\\ Axes Politique;
• Appuyer sur « Ajouter » puis entrer la désignation du nouvel axe;
• Attribuer un code au nouvel axe ;
• Appuyer sur « Valider ».
VI.2. Fonctionnement
VI.2.1. Création d’un indicateur
Pour ajouter un indicateur qualité :
• Accéder à indicateurs\\ indicateurs;
• Appuyer sur « Ajouter » puis remplir la fiche de l’indicateur (libellé de l’indicateur,
type de l’indicateur, type du résultat, date de début de l’indicateur, périodicité de
suivi,…);
• Sélectionner le responsable d’indicateur
• Appuyer sur « valider ».

Remarque 1
Les types de suivi sont comme suit :
Suivi manuel
Le responsable d’indicateur enregistre le suivi périodique manuellement.
manuellement
Formule de calcul
On peut calculer un indicateur à partir d’autres indicateurs déjà existants et ceci en
choisissant le type de suivi « formule de calcul ». de ce fait il faut :
Guide utilisateur
31

• Appuyer sur « éditer formule » puis saisir la formule à partir des indicateurs de la liste
à conditions qu’ils aient la même périodicité ;
• Appuyer sur « enregistrer » pour enregistrer la formule
Importation des données
Suite au paramétrage du script d’importation des données
do par l’informaticien,
nformaticien, L’indicateur
sera calculé à partir de données importées d’une autre base de données.
Il est possible de sélectionner à partir d’une liste
liste de script prédéfinie au niveau du logiciel.
Une explication des différentes formules est communiquée en fichier PDF. Pour y accéder il
suffit de cliquer sur le bouton « explication »
Remarque 2
Cinq types de résultats des indicateurs sont prédéfinis au niveau de Qualipro WEB:
WEB
La Moyenne Simple
Le résultat est une moyenne des résultats obtenus au cours des périodes précédentes.
Exemple :
Indicateur : le nombre mensuel de réclamations client < 10
Périodicité = un mois
Résultat = la moyenne des nombres de réclamations des différents mois.
Le oui / non
L’indicateur soit il est atteint soit il ne l’est pas
Exemple :
Indicateur : obtenir la certification
Périodicité = un an
Résultat : Oui = certification obtenue
Non = la certification n’est pas obtenue
La Valeur Cumulée
Le résultat final est une somme des résultats partiels.
Exemple :
Indicateur : le chiffre d’affaire annuel > 50 000 DT
Périodicité = un mois
Résultat = la somme des chiffres d’affaires mensuels
La Moyenne Pondérée
Le résultat final est effectué selon un calcul d’une moyenne pondérée de la valeur à suivre
par rapport à une quantité de pondération.
Exemple :
Indicateur : taux de déchet annuel < 5 %
Périodicité = un mois
L’indicateur de pondération n = la quantité fabriquée
Résultat : le taux de déchet annuel= la moyenne pondérée des taux de déchet mensuels par
rapport aux quantités fabriquées mensuellement.
Guide utilisateur
32

La Dernière Valeur
Le résultat final correspond à la dernière valeur enregistrée.
VI.2.2. Suivi d’un indicateur
ndicateur
Le suivi d’un indicateur est assuré
suré par le responsable indicateur.
indicateur
Lorsque la date de suivi arrive à terme, le responsable reçoit une alerte lui signalant qu’il a
un indicateur à suivre.
Pour faire le suivi il doit :
• Accéder à « Indicateurs
Indicateur » au niveau de l’agenda et sélectionner l’indicateur
l’ en
question dans la rubrique « Indicateurs à suivre » ou « Indicateurs
Indicateur non encore
suivis » (si l’indicateur va être suivi pour la première fois);
• Saisir le résultat de la période en question
question au niveau de la rubrique
« Détail du Suivi de l’Indicateur
Indicateur »;
• Appuyer sur « Ajouter » pour enregistrer le résultat;

N.B. : Il est possible d’associer des actions à la fiche indicateurss (en cas de non atteinte de la
cible par exp).
VI.2.3. Mise à jour d’un indicateur
Pour mettre à jour un indicateur :
• Accéder à Indicateurss \ Indicateurs ;
• Effectuer les modifications puis appuyer sur « Valider »;
• Si vous voulez modifier la valeur cible de l’indicateur
l’ :
Accéder à la rubrique « Historique valeurs cibles » puis appuyer sur
« Ajouter »;
Saisir la nouvelle valeur cible;
Indiquer la date de modification puis valider.
VI.2.4. Suppression d’un indicateur
Pour supprimer un indicateur :
• Accéder à Indicateurss \ Indicateurs ;
• Sélectionner l’indicateur en question en cochant la case correspondante, puis
appuyer sur le bouton « Supprimer »;
• Confirmer la suppression.
Guide utilisateur
33

VII. MODULE RISQUE


VII.1. Paramétrage
VII.1.1.
I.1.1. Paramétrage des catégories des Domaines
Pour paramétrer les domaines :
• Accéder à Risque\ Domaine;
Domaine
• Appuyer sur « Ajouter » puis entrer la désignation, le type de risque correspondant
(menace ou opportunité) ainsi que le seuil de criticité du dit domaine.
• Appuyer sur « Valider ».
VII.1.2. Paramétrage des Critères d’évaluation
Pour paramétrer les Critères d’évaluation :
• Sélectionner le menu « Critères d’évaluation» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le critère;
• Appuyer sur le bouton « Valider »;
• Sélectionner le type de risque ;
• Appuyer sur ajouter note afin de renseigner
rens les notes du critère correspondantes au
type de risque sélectionné;
sélectionné
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
N.B : Pour chaque type de risque, on doit saisir les notes correspondantes au critère

VII.1.2. Paramétrage de la méthode de calcul


Pour paramétrer la méthode de calcul :
• Sélectionner le menu « Méthode de Calcul »du module;
• Choisir la méthode de calcul de la criticité ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
N.B : il est possible de créer n’importe quelle formule souhaitée afin de faire
faire l’évaluation des
risques

VII.2. Fonctionnement
VII.1.1. Introduction d’une Fiche risque
Pour introduire une fiche risque :
• Accéder à Risque\ risque;
risque
• Appuyer sur « Ajouter »
• Définir s’il d’agit d’une menace ou d’une opportunité
• Saisir les informations relatives à la fiche (Date, participants, objectif, indicateur,
objet de l’incertitude, cause, évènement, enjeu ….)
• Appuyer sur « Valider »;
• Procéder à l’évaluation des différents critères en leur attribuant une note ;
• Le score sera calculé sur la base de la formule qui a été paramétré au préalable ;
Guide utilisateur
34

• Selon le résultat obtenu (comparaison par rapport au seuil spécifié pour le domaine),
procéder au déclenchement du plan d’action
• Refaire une évaluation suite à ce plan d’action
• Le score résiduel sera calculé automatiquement
a afin de déterminer si le risque est
significatif ou pas.
Guide utilisateur
35

VIII. MODULE FOURNISSEURS


VIII.1. Paramétrage
VIII.1.1.
II.1.1. Paramétrage des catégories des fournisseurs
Les fournisseurs peuvent avoir plusieurs catégories telles que : local, étranger,…
Pour paramétrer ces catégories :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Catégories des fournisseurs;
• Appuyer sur « Ajouter » puis entrer le code de la nouvelle catégorie ainsi que sa
désignation;
• Appuyer sur « Valider ».
VIII.1.2. Paramétrage
rage des types de produits
Pour paramétrer un type de produit :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Types de Produits;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir le nouveau type du produit ;
• Saisir la périodicité d’évaluation des fournisseurs pour ce type de produit
produi (si on
souhaite une évaluation périodique du fournisseur) ;
• Appuyer sur « Valider ».
VIII.1.3.
I.1.3. Paramétrage des critères d’évaluation des fournisseurs
ournisseurs par type de
produit
L’évaluation des fournisseurs se fait par type de produit en se référant à des critères
critè bien
déterminés qui doivent être paramétrés au préalable.
Pour paramétrer ces critères pour un type de produit donné :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Critères par Type de Produit;
• Sélectionner le type de produit en question ;
• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire les critères d’évaluation un à un en attribuant
à chacun un coefficient relatif à son importance ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• Sélectionner le responsable d’évaluation correspondant à chaque critère ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque fois.
N.B. : Le total des coefficients doit être égal à 100.
VIII.1.4.
I.1.4. Paramétrage des niveaux de gravité des réclamations fournisseurs
ournisseurs
Les « Réclamations Fournisseurs » ont plusieurs niveaux de gravité (Exp. : mineure, majeure,
critique, …).
Pour paramétrer ces niveaux :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Gravité Réclamation Fournisseur ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir les « niveaux de gravité » un à un avec
leur numéro d’ordre ;
• Appuyer sur « Valider » à chaque fois.
Guide utilisateur
36

VIII.2. Fonctionnement
VIII.2.1.
I.2.1. Introduction d’un fournisseur
Pour introduire un fournisseur il faut :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Fournisseurs;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir les informations relatives au fournisseur
(Exp. : code fournisseur, raison sociale, catégorie,…);
• Appuyer sur « Valider »;
• Sélectionner les types de produits relatifs au fournisseur en indiquant si le
fournisseur est agréé pour chacun de ces types;
• Appuyer sur « Valider ».
VIII.2.2.
I.2.2. Enregistrement d’une réclamation fournisseur
Pour introduire
uire une réclamation fournisseur :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Réclamations Fournisseurs;
• Appuyer sur « Ajouter » puis remplir la fiche réclamation fournisseur (n° de la
réclamation, date de la réclamation, gravité, nom du fournisseur, …);
• Possibilité d’associer des réclamations clients et des produits non conformes
(correspondants au fournisseur en question) à la réclamation fournisseur;
• Possibilité d’associer des actions à la réclamation fournisseur;
• Appuyer sur « Valider ».

VIII.2.3. Evaluation d’un fournisseur


ournisseur
Pour enregistrer une évaluation fournisseur :
• Accéder à Fournisseurs\
Fournisseurs Evaluation Fournisseur
• Appuyer sur « Ajouter »;
• Sélectionner le fournisseur à évaluer ;
• Choisir le type de produit concerné parmi la liste déroulante des types de produits
qui s’affichant automatiquement ;
• Accéder à partir de l’agenda des responsables d’évaluation de chaque critère
précédemment définis ;
• Appuyer sur « éditer » puis donner une note sur 5 à chaque critère;
• Valider les notes.
Remarque : Pour
our les fournisseurs dont les types de produits ont été paramétrés avec une
périodicité d’évaluation, Qualipro se charge de la génération automatique des fiches
correspondantes. Le responsable évaluation sera alertée au niveau de son agenda et il
pourra procéder
océder directement à l’évaluation à partir de son agenda.
agenda

N.B. : Pour justifier les notes attribuées, vous pouvez associer à l’évaluation, les réclamations
relatives au fournisseur et/ou les non conformités produits.
Guide utilisateur
37

IX. MODULE CLIENTS


Le module Client gère trois volets : les réclamations clients, les enquêtes de satisfaction
clients et les suggestions clients.
IX.1. Paramétrage
IX.1.1.
.1.1. Paramétrage des Clients
IX.1.1.1.
.1.1.1. Paramétrage des types de clients
Pour introduire un nouveau type :
• Accéder à Clients \Clients
Clients\ Types Clients;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation du nouveau type ;
• Appuyer sur « Valider ».
IX.1.1.2.
.1.1.2. Paramétrage des catégories de clients
Pour introduire une nouvelle catégorie :
• Accéder à Clients\ Clients\
Clients Catégories Clients;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle catégorie ;
• Appuyer sur « Valider ».
IX.1.1.3.
.1.1.3. Paramétrage des régions clients
Pour introduire une nouvelle région:
• Accéder à Clients\ Clients\
Clients Régions Clients;
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle région ;
• Appuyer sur « Valider ».
IX.1.2.
.1.2. Paramétrage des Réclamations Clients
IX.1.2.1. Paramétrage des types
ypes de réclamations
Pour paramétrer un type de réclamation :
• Accéder Clients\ Réclamations Clients\
Clie Types Réclamations;
• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire le type de réclamation;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer automatiquement dès qu’une
réclamation du type en question sera déclenchée. Ces personnes
personnes recevront des alertes au
niveau de leurs agendas pour les informer.

IX.1.2.2. Paramétrage des gravités


ravités des réclamations
Pour paramétrer les niveaux de gravité :
• Accéder à Clients\ Réclamations Clients\
Clients Gravité Réclamation;
• Appuyer sur « Ajouter » puis inscrire les « niveaux de gravité » un à un;
• Appuyer sur « Valider ».
Guide utilisateur
38

IX.1.2.3. Paramétrage des décideurs


écideurs des réclamations
L’affectation des décideurs des réclamations se fait par site.
• Accéder à Clients\ Réclamations Clients\
Clients Décideurs Réclamations Clients;
• Sélectionner un site parmi la liste proposée;
• Appuyer sur « Ajouter » et choisissez un ou plusieurs décideurs des réclamations
pour le site en question.

IX.1.2.3. Paramétrage des types


ypes de décisions
• Accéder à Clients\ Réclamations Clients\
Clients types de décision;
• Appuyer sur « Ajouter »
• Saisir le type de décision
• Appuyer sur « valider »

IX.1.3.
.1.3. Paramétrage des Questionnaires Satisfaction Clients
IX.1.3.1. Ajout d’un nouveau questionnaire :
• Accéder à Clients/Satisfaction Clients/Paramétrage/Questionnaire
• Appuyer sur Ajouter puis saisir le code du questionnaire ainsi que son titre
• Appuyer sur le bouton « Valider »

IX.1.3.1.1.
.1.3.1.1. Paramétrage de l’introduction :

• Appuyer sur Introduction


ction puis saisir le texte de l’introduction puis Valider

IX.1.3.1.2.Paramétrage
Paramétrage du texte de la fin :

• Appuyer sur Fin puis saisir le texte de la fin puis Valider

IX.1.3.1.3.Paramétrage
.Paramétrage des questions :

• Pour l’ajout d’une nouvelle section, Appuyer sur + Section, saisir le texte de la section
puis Valider

• Pour l’ajout de tout type de question, sélectionner avant la section.

-Paramétrage
Paramétrage d’une question de type choix multiple :

• Sélectionner le type Choix multiple dans le menu déroulant « Type de question » puis
remplir les champs : Libellé et Variable. Le libellé représente l’énoncé intégral de la
question et la variable représente un énoncé raccourci de la question.
Exemple :
Libellé : Veuillez attribuer une note de satisfaction de 1 à 4 aux critères suivants
sui
Variable : Satisfaction

• Pour ajouter les modalités, appuyer sur le bouton « + »


Guide utilisateur
39

• Le menu Contrôle permet de spécifier : si la question admet une réponse unique ou


multiple, si la réponse est obligatoire ou non, et un champ Autre où on pourra saisir
une réponse qui n’est pas indiquée dans les modalités.

• Après avoir rempli les champs, appuyer sur Valider

-Paramétrage
Paramétrage d’une question de type matrice simple :
• Sélectionner le type Matrice simple dans le menu déroulant « Type de question »
puis remplir les champs : Libellé et Variable
• Ajouter les modalités en ligne et en colonne
• Spécifier les options du Menu Contrôle
• Appuyer sur Valider

-Paramétrage
Paramétrage d’une question de type matrice double:

• Sélectionner le type Matrice double dans le menu déroulant « Type T de question »


puis remplir les champs : Libellé et Variable
• Ajouter les modalités en ligne et en colonne de l’importance et de la satisfaction
• Spécifier les options du Menu Contrôle
• Appuyer sur Valider

-Paramétrage
Paramétrage d’une question de type Numérique:

• Sélectionner le type Numérique dans le menu déroulant « Type de question » puis


remplir les champs : Libellé et Variable
• Spécifier les options du Menu Contrôle. Pour spécifier une limite inférieure, cocher la
case de limite inférieure et saisir la valeur dans
dans le champ. Pour spécifier une limite
supérieure, cocher la case de limite supérieure et saisir la valeur dans le champ. Pour
spécifier que nombre saisi peut être décimal, cocher nombre décimal et spécifier le
nombre de décimales (jusqu’à trois décimales)
décimales
• Appuyer sur Valider

-Paramétrage
Paramétrage d’une question de type Ouverte:

• Sélectionner le type Ouverte dans le menu déroulant « Type de question » puis


remplir les champs : Libellé et Variable
• Spécifier les options du Menu Contrôle.
• Appuyer sur Valider
IX.1.3.2. Paramétrage de la personnalisation
ersonnalisation des champs
• Accéder à Client\ Satisfaction Clients \ Paramétrage\ Personnalisation des champs;
• Saisir les intitulés des champs n°1, champ n°2 et champ n°3;
• Appuyer sur « Valider ».
Guide utilisateur
40

IX.1.4.
.1.4. Paramétrage des Suggestions
Suggestion clients
IX.1.3.1.
.1.3.1. Paramétrage des types de suggestions clients
Pour paramétrer les types de suggestions :

Accéder à Client\ Suggestions Clients\


Clients Types Suggestions;
Appuyer sur « ajouter » puis saisir la désignation du nouveau type;
Appuyer sur « valider ».
IX.2. Fonctionnement
IX.2.1. Clients
IX.2.1.1.
.2.1.1. Introduction d’un client
Pour introduire un client il faut :
• Accéder à Clients\ Clients;
Clients
• Appuyer sur « Ajouter » puis saisir les informations relatives au client
(Exp. : code client, raison sociale,
ale, activité, catégorie, types, région, …);
• Appuyer sur « Valider »;
VIV.2.2.
.2.2. Réclamations Clients
IX.2.2.1.
.2.2.1. Enregistrement d’une réclamation client
Pour enregistrer une réclamation client :
• Accéder à Clients\ Réclamation Clients;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Remplir la fiche Réclamation (date ( de réclamation, nom du client, type de
réclamation, date de livraison,
livraison …);
• Sélectionner le site en question;
Si la réclamation est accompagnée avec retour cocher la case « Avec retour client ».
Lorsque cette case est cochée, un message « en attente de déclenchement d’un PNC »
s’affiche (ce message disparait après déclenchement de PNC).
• Possibilité de sélectionner le/les type(s) de cause(s) relatif(s) à cette réclamation;
réclamation
• Possibilité de sélectionner plusieurs
plusieurs produits sujets de la réclamation;
• Possibilité d’associer des « non conformités », « des produits » ainsi que des
« actions » à la réclamation client;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».

N.B : Possibilité d’associer des « réclamations fournisseurs » à la réclamation client

XI.2.2.2. Décision de traitement


raitement d’une réclamation client
Une fois la réclamation est enregistrée, le décideur de la réclamation (paramétré au
préalable) reçoit une alerte lui indiquant qu’il a une décision de traitement d’une
réclamation à faire.
Pour enregistrer sa décision, il doit:
• Accéder à Agenda\ Réclamations\
Réclamations Décision de traitement;
Guide utilisateur
41

• Sélectionner la réclamation en question ;


• Sélectionner le type de décision ;
• Introduire la date de traitement;
• Désigner les responsables de traitement et de suivi de la réclamation;
• Appuyer sur valider.
IX.2.2.3.Traitement d’une réclamation
éclamation client
Dès que le responsable de traitement de la réclamation (désigné par le décideur) accède à
Qualipro WEB, une alerte « Réclamation à traiter » apparaît au niveau de son agenda.
Pour faire le traitement, le responsable doit :
• Accéder à l’alerte Réclamations\
Réclamations Réclamation à traiter;
• Sélectionner la réclamation en question et appuyer sur « Traiter » ;
• Cocher la case « Réclamation non encore traitée » (qui se transforme en réclamation
traitée);
• Saisir la date de traitement ainsi que
q le coût de pénalité et autres frais;
frais
• Saisir son rapport de traitement ;
• Cocher la case « avec feedback » (optionnel)
• Renseigner le rapport du feedback
• Appuyer sur valider.
IX.2.2.4. Suivi d’une réclamation
éclamation client
Le responsable de suivi de la réclamation reçoit une alerte « Réclamation à suivre » dés que
le décideur du traitement de la réclamation valide sa décision.
Le responsable de suivi doit suivre constamment la réclamation pour s’assurer de la
réalisation du traitement.
Une fois que la réclamation est traitée, le responsable de suivi doit :
• Accéder à l’alerte Réclamations\
Réclamations Réclamation à suivre ;
• Sélectionner la réclamation en question et appuyer sur « Suivre »;
• Cocher la case « Réclamation clôturée »;
• Appuyer sur « Valider ».

Remarque :les les différents intervenants au niveau d’une fiche réclamation client c.à.d le
déclencheur, le décideur, le responsable de traitement et le responsable de suivi ont la main
d’associer des demandes d’actions à la fiche.
Remarque : toutes les réclamations enregistrées
enregistrées au non d’un client X seront affichées
automatiquement au niveau de la fiche client.
Remarque : Il est possible d’enregistrer une réclamation client directement à partir d’une
fiche client.

IX.2.3.Mesure
.2.3.Mesure Satisfaction Clients
IX.2.3.1. Création d’une enquête
nquête
Pour créer une enquête client il faut :

• Accéder à Clients\ Satisfaction Clients\


Clients Création enquête;
Guide utilisateur
42

• Appuyer sur « Ajouter »;


• Saisir la référence de l’enquête, les dates de début et de fin ainsi que le type du
questionnaire.
• Spécifier si l’enquête sera en mode client ou mode anonyme puis valider
Pour l’enquête en mode client :

• Sélectionner les clients qui vont répondre à l’enquête;


• Sélectionner les clients auxquels l’enquête sera envoyée par Mail ;
• S’il y a engagement d’une action, il y a lieu de l’indiquer en sélectionnant l’action si
elle est déjà enregistrée ou de la créer en appuyant sur le bouton « Ajouter une
Action » (l’action peut être créé au fur et à mesure);

• Appuyer sur le bouton « Valider ».


N.B. : Le mail du client étant paramétré
paramétré au niveau de la fiche Client (Module Clients).

Pour l’enquête en mode anonyme :


• S’il y a engagement d’une action, il y a lieu de l’indiquer en sélectionnant l’action si
elle est déjà enregistrée ou de la créer en appuyant sur le bouton « Ajouter une
Action » (l’action peut être créé au fur et à mesure);
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
IX.2.3.2. Enregistrement enquête
nquête
Pour enregistrer la réponse d’un client à une enquête de satisfaction il faut :
• Accéder à Clients\ Mesure de Satisfaction\
Satisfaction Enquête;
• Sélectionner une enquête;

Si l’enquête est en mode client :

• Sélectionner le client dont vous voulez enregistrer les réponses;


• Appuyer sur « Valider ».
• Enregistrer les réponses du client pour chaque question;
• Il est possible d’associer une ou plusieurs actions à l’enquête en les sélectionnant si
elles sont déjà enregistrées ou en les créant en appuyant sur le bouton « Ajouter une
Action »;
Si l’enquête est en mode anonyme, enregistrer directement les réponses sans spécifier de
client.

IX.2.4. Les Suggestions


tions Clients
IX.2.4.1. Enregistrement des suggestions
s clients
Pour enregistrer une suggestion client il faut :
Accéder à Clients\ Suggestions Clients;
Appuyer sur « Ajouter » puis remplirremplir la fiche de la suggestion (la date, le type, le client
qui a fait la suggestion et le réceptionnaire);
Appuyer sur « Valider ».
N.B. : Il est possible d’associer à la suggestion une ou plusieurs actions.
Guide utilisateur
43

X. MODULE PRODUITS NON CONFORMES


CONFORM
Ce module permet de :
Gérer les produits non conformes par type de non-conformité;
non
Gérer les traitements des produits non-conformes.
non
X.1. Paramétrage
X.1.1. Paramétrage de la liste des produits
Pour paramétrer les produits :
• Accéder à Produits Non Conformes\
Conformes Produits;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis inscrire le code, la désignation et le prix du
produit;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer automatiquement dès


qu’unenon-conformité qui concerne le produit en question sera déclenchée. Ces personnes
recevront des alertes au niveau de leurs agendas pour les informer.

X.1.2.Paramétrage des types


ypes de non-conformité
Pour paramétrer les types de non-conformité :
• Accéder à Produits ts Non Conformes\
Conformes Type Non-Conformité;
• Appuyer « Ajouter » puis saisir le nouveau type;
• Appuyer sur « Valider ».

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer automatiquement dès qu’une
non-conformité du type en question sera déclenchée. Ces personnes recevront des alertes
au niveau de leurs agendas pour les informer.
X.1.3. Paramétrage des sources
ources de non-conformité
Pour paramétrer les sources de non-conformité :
• Accéder à Produits Non Conformes\
Conformes Sources Non-Conformité;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis saisir la désignation de la nouvelle source;
• Appuyer sur « Valider ».
X.1.4. Paramétrage des niveaux
iveaux de gravité des non conformités
Pour paramétrer les niveauxx de gravité :
• Accéder à : Produits Non Conformes\
Conformes Gravité;
• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire un à un les niveaux de Gravité avec leurs
numéros;
• Appuyer sur « Valider » à chaque introduction d’un niveau de gravité.
X.1.5. Paramétrage des types de traitement
tra
Pour paramétrer les types de traitement :
Guide utilisateur
44

• Accéder à : Produits Non Conformes\


Conformes Types de Traitement;
• Appuyer sur « Ajouter » puis inscrire la désignation du nouveau type;
Dans le cas où un type de traitement fait l’objet d’une validation, les responsables chargés
de la validation doivent être paramétrés au préalable, pour cela :
• Sélectionner le type de traitement en question, appuyer sur le bouton «
Validation » et désigner les différents responsables selon le site sélectionné en
affectant le numéro d’ordre correspondant (validation successive idem demande de
formation);
• Appuyer sur « Valider ».
X.1.6. Paramétrage des décideurs de non conformités
Less décideurs des non conformités sont affectés par site. Pour un site donné on peut trouver
un ou plusieurs décideurs.
Le rôle du décideur consiste à fixer les responsables de traitement et de suivi de la non-
non
conformité.
Pour affecter ces décideurs à un site,
sit il faut :
• Accéder à Produits Non Conformes\
Conformes Décideurs Non-Conformité;
• Sélectionner un Site parmi la liste proposée;
• Pour le site sélectionné, appuyer sur le bouton « Ajouter» pour lui affecter un ou
plusieurs décideurs non-conformité;
non
• Appuyer sur « Quitter ».
X.1.7.Paramétrage des ateliers
teliers
Pour paramétrer un atelier :

• Accéder à : Produits Non Conformes\


Conformes Ateliers;
• Appuyer sur « Ajouter » puis introduire la désignation de l’atelier;
• Appuyer sur « Valider ».
X.2.Fonctionnement
X.2.1. Enregistrement
ement d’une non-conformité
Pour enregistrer une non-conformité
conformité :
• Accéder à Produits Non Conformes\
Conformes Non-Conformité Produits;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Saisir les informations relatives à l’enregistrement de la non-conformité
non conformité (Exp. : date
de détection de la non-conformité,
non date de livraison, Atelier, , …);
• Associer à chaque produit, le type de NC, le N° OF, N° lot, la Qté détectée, la Qté
produite (Possibilité
ilité d’associer plusieurs produits à une même fiche)
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
• Cocher l’une des cases « PNC détectée en interne » ou « PNC détectée chez le client »
• Possibilité de sélectionner le/les type(s) de cause(s) relatif(s) à ce PNC.
• Possibilité
bilité d’associer des « réclamations fournisseurs »
Guide utilisateur
45

X.2.2. Décision de traitement d’une non-conformité


Une fois la non-conformité
conformité est enregistrée, le décideur de la non-conformité
non conformité pour le site
d’affectation reçoit une alerte lui rappelant qu’il a une décision
décision de traitement à faire.
Pour introduire sa décision, il doit :
• Accéder à l’alerte « Non Conformités\ Décision de traitement » au niveau de
l’agenda;
• Sélectionner la non-conformité
conformité en question;
• Indiquer le type de traitement à effectuer et le délai correspondant;
correspondant;
• Fixer les responsables de traitement et de suivi;

N.B. : Il est possible d’associer à la non-conformité


non conformité une ou plusieurs actions (Exp : action
corrective pour éviter le renouvellement de l’anomalie)

X.2.3. Validation de la décision de traitement d’une non-conformité


onformité
Dans le cas où le type de traitement désigné par le décideur est soumis à une validation, le
premier responsable de validation (N° d’ordre plus faible) est alerté au niveau de son
agenda via un message « Décision de traitement à valider ».
Le responsable de validation du type de traitement doit :
• Accéder à l’alerte et sélectionner la non-conformité
non en question;
• Prendre la décision concernant le type de traitement par produit : soit par une
validation, soit par un refus qu’il pourra justifier par un commentaire
com qui sera
transmis au décideur;
Si la décision est positive, l’alerte est transmise vers l’intervenant de validation suivant, qui
devra faire le même traitement ;
Une fois toutes les étapes de validation sont effectuées avec succès, la non-conformité
non est
transmise aux responsables de traitement et de suivi désignés.
X.2.4. Traitement d’une non-conformité
n
Dès que la décision est validée, le responsable traitement est alerté via un message « Non-
conformité à traiter ».
Ce dernier devra :
• Accéder à l’alerte qu’il a reçue au niveau de son agenda et sélectionner la non- non
conformité en question;
• Sélectionner l’option « Non-Conformité Traitée »
• Indiquer les informations relatives au traitement par produit : date de traitement (la
date jour est renseignée par défaut), coût, la quantité rejetée et sa valeur,
valeur quantité
déclassée et sa valeur, quantité acceptée et le rapport de traitement éventuel ;
• Appuyer sur « Valider ».
Guide utilisateur
46

X.2.5. Suivi d’une non-conformité


onformité
Dès que la décision est validée, le responsable de suivi est alerté via un message « Non-
conformité à suivre ».
Ce dernier devra :
• Accéder à Agenda\ Non Conformités\
Conformités Non-conformité à suivre;
• Sélectionner la non-conformité
conformité en question;
• Sélectionner l’option « Traitement PNC clôturé » et indiquer la date de clôture (la
date jour est renseignée par défaut) et le rapport de clôture éventuel ;
• Appuyer sur « valider ».
les différents intervenants au niveau d’une fiche produit non conforme c.à.d le
Remarque :les
déclencheur,
cheur, le décideur, le responsable de validation, le responsable de traitement et le
responsable de suivi ont la main d’associer des demandes d’actions à la fiche.
Guide utilisateur
47

XI.. MODULE REUNIONS


Ce module permet de planifier les réunions et de suivre en temps réel l’état
l’ de réalisation
des actions associées aux décisions prises.
XI.1. Paramétrage
XI.1.1. Paramétrage des types
ypes de réunions
Pour paramétrer les types de réunions :
• Accéder à Réunions\ Types Réunions;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis entrer la désignation du type;
• Attribuer à chaque type de réunion, les responsables de planification des réunions
par type et ce en appuyant sur « accès PV de la réunion »
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer automatiquement dès qu’une
réunion du type en question sera déclenchée. Ces personnes recevront des alertes au niveau
de leurs agendas pour les informer.
XI.2. Fonctionnement
XI.2.1.
.2.1. Planification d’une réunion
Pour planifier une réunion il faut :
• Accéder à Réunions\ Réunions;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis remplir la fiche réunion (Date prévisionnelle,
type de réunion, date, lieu, ordre du jour,…);
• Appuyer sur le bouton « Valider »;
• Introduire la liste des invités à la réunion;
• Appuyer sur le bouton on « Valider ».

N.B : Par suite à cette planification, des alertes sont adressées aux invités via leur agenda
respectif. Ceux derniers pourront consulter via cette alerte les diverses informations
relatives à la réunion et confirmer ou décliner leur participation.
parti
XI.2.2.
.2.2. Enregistrement de la réalisation d’une Réunion
Une fois la réunion réalisée, le responsable réunion doit :
• Accéder à Réunions\ Réunions;
• Sélection la réunion en question;
• Changer l’état de la formation de « non encore réalisée » à « réaliséeisée »;
• Introduire la date de réalisation et la durée effective de la réunion;
• Introduire les décisions prises;
• Pour chaque décision, créer une Action en appuyant sur le bouton « Ajouter » ou
sélectionner l’action si elle est déjà enregistrée en appuyant sur
sur le bouton « Sélec »;
• Possibilité d’ajouter/rattacher des demandes d’actions qui après validation seront
transformées en décisions.
• Enregistrer les commentaires éventuels dans la case « Commentaires »;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
N.B. : Le P.V. de la réunion est généré systématiquement en appuyant sur le bouton « Aperçu ».
Guide utilisateur
48

XII. MODULE EVALUATION


ALUATION DE LA CONFORMITE
CONFO
XII.1. Paramétrage
Ce module permet d’assurer l’évaluation de la conformité aux différents exigences
applicables (réglementaires, légales, normatives, autres applicables).

XII.1.1. Paramétrage
age des types
t d’exigences
Pour paramétrer les Types :
• Sélectionner le menu « Type exigence » du module Evaluation de la conformité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types d’exigences
gences un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XII.1.2.Paramétragedes
es sources d’exigences
Pour paramétrer les Sources :
• Sélectionner le menu « Source exigence » du module Evaluation de la conformité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les sources des exigences un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XII.1.3.
I.1.3. Paramétrage des catégories
Pour paramétrer les catégories :
• Sélectionner le menu « catégorie » du module Evaluation de laa conformité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les catégories une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XII.1.4.
I.1.4. Paramétrage des responsables d’évaluation
Les responsables d’évaluation sont affectés par site. Pour un site donné on peut trouver un
ou plusieurs décideurs.
Le rôle du responsable d’évaluation est d’enregistrer le résultat de l’évaluation d’une loi
donnée.
Pour affecter ces responsables à un site, il faut :
• Accéder à Conformité réglementaire\
réglementaire Responsables d’évaluation;
• Sélectionner un Site parmi la liste proposée;
• Pour le site sélectionné, appuyer sur le bouton « Ajouter» pour lui affecter un ou
plusieurs responsables d’évaluations;

XII.2. Fonctionnement
Le module Evaluation de la conformité permet l’édition des fiches de conformité
afin d’assurer la veille
lle aux exigences applicables.
Guide utilisateur
49

XII.2.1. Enregistrement d’une fiche conformité réglementaire :


Le module Evaluation de la conformité permet l’édition des fiches de conformité
afin d’assurer la veillee aux exigences applicables.
Pour élaborer une Fiche évaluation de la conformité:
• Sélectionner le menu «Fiche évaluation de la conformité» du module Evaluation de la
conformité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question (Référence, type, source, doc externe et exigences) ;
• Ajouter la liste des exigences ;
• Sélectionner la liste des sites ou la loi en question est applicable
appl

XII.2.2.
I.2.2. Evaluation de la conformité réglementaire :
Une fois la fiche est enregistrée, le/les responsable d’évaluation pour les sites ou la loi est
applicable reçoit une alerte lui rappelant qu’il a une évaluation à faire.
Pour introduire son évaluation, il doit :
• Accéder à l’alerte « Conformité réglementaire » au niveau de l’agenda;
• Sélectionner la fiche en question;
• Accéder au site en question;
• Enregistrer l’évaluation de la conformité pour chaque exigence. Celle aboutissant
aboutis à
un résultat non conforme est sujette d’un plan d’action via le rattachement/ajout
d’actions
• Appuyer sur « valider »
La conformité globale résultera des différentes évaluations par exigence.

Il y’aura affichage du taux de conformité et du taux d’évaluation


d’éval par site .
N.B : il est possible de dupliquer une évaluation
Guide utilisateur
50

XIII.. MODULE ENVIRONNEMENT


ENVIRONNEME
XIII.1. Paramétrage
Ce module permet la gestion environnementale conformément à la norme ISO 14001
version 2004 de l’analyse environnementale jusqu’à l’émission du PME.

Un paramétrage préalable est indispensable au fonctionnement de ce module.

XIII.1.1. Paramétrage
age des aspects
a
Pour paramétrer les aspects :
• Sélectionner le menu « Aspects » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les aspects un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.2. Paramétrage
age de la méthode
m de calcul
Pour paramétrer la méthode de calcul :
• Sélectionner le menu « Méthode de Calcul » du module Environnement ;
• Choisir la méthode de calcul de la criticité ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
N.B : il est possible de créer n’importe quelle formule souhaitée afin de faire l’évaluation
des aspects
XIII.1.3. Paramétrage
age des facteurs
f
Pour paramétrer les facteurs :
• Sélectionner le menu « Facteurs » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les facteurs un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.4. Paramétrage des impacts
i
Pour paramétrer les impacts :
• Sélectionner le menu « Impacts » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les impacts un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.5. Paramétrage des
es lieux
Pour paramétrer les lieux :
• Sélectionner le menu « Lieux » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les lieux un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.6. Paramétrage des
es critères
Pour paramétrer les critères :
• Sélectionner le menu « Critères de sélection» du module Environnement ;
• Appuyer sur le boutonton « Ajouter », puis inscrire les critères un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
Guide utilisateur
51

• Sélectionner un critère quelconque et appuyer sur le bouton « Noter » ;


• Ajouter pour chaque critère, des notes ;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
XIII.1.7. Paramétrage dess conditions
Pour paramétrer les conditions
onditions :
• Sélectionner le menu « Conditions » du module Environnement ;
• Sélection une condition parmi la liste proposée (Condition normal, anormal ou
Situation d’urgence) ;
• Appuyer sur le bouton « Affecter des notes » ;
• Sélectionner un facteur parmi la liste proposée ;
• Ajouter les critères relatifs à chaque facteur ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.8. Paramétrage des
es types d’incidents
Pour paramétrer les types incidents
ncidents :
• Sélectionner le menu « Types Incidents » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types incidents un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer


rmer automatiquement dès qu’un
incident du type en question sera déclenché.. Ces personnes recevront des alertes au niveau
de leurs agendas pour les informer.

XIII.1.9. Paramétrage des


es sources d’incidents
Pour paramétrer les sources des incidents :
• Sélectionner le menu « Sources Incidents » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les sources incidents une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.10. Paramétrage des
es gravités
Pour paramétrer les gravités
ravités :
• Sélectionner le menu « Gravité » du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les niveaux de gravité un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIII.1.11. Paramétrage dess décideurs de traitement
Pour affecter les décideurs il faut :
• Sélectionner le menu « Décideurs Non-Conformité » du module Environnement ;
• Sélectionner un Site parmi la liste proposée ;
• Appuyer sur le bouton « Liste employés » et ajouter les décideurs un à un.
XIII.2. Fonctionnement
Le module Environnement permet de gérer :
Guide utilisateur
52

• Les aspects et les impacts environnementaux


• Les programmes de management environnementaux
• Les demandes des parties intéressées
• Les situations d’urgence
• Les incidents environnementaux

XIII.2.1.
I.2.1. Fiche Evaluation aspect
Pour élaborer une fiche évaluation aspect :
• Sélectionner le menu «Fiche Evaluation aspect» du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Définir l’aspect, le facteur associé, le lieu/direction (indexation automatique du
site), les conditions (indexation automatique du seuil), la chronologie de l’aspect
(passé/présent/futur), la nature de l’aspect (direct/indirect), la l catégorie de
l’aspect (aspect à retenir [pour amélioration ou pour maîtrise]/aspect significatif
(génération automatique en fonction de la criticité calculée)
- Définir le/les impact(s) associé(s) à l’aspect et noter chaque impact selon les
critères d’évaluation
uation paramétrée
- Rattacher
cher une photo associée au dit aspect
- Renseigner la case « moyens de maitrise » mis en place
- Préciser l’adéquation avec la réglementation et rattacher, si besoin est, les
documents internes ou les documents externes
- Définir, si besoin est, les demandes de formation/formations
formation/formations escomptées par
simple rattachement ou ajout
- Associer, si besoin est, un ou plusieurs demandes d’actions/plans
d’actions/ d’action par
simple rattachement ou ajout ;
XIII.2.2. Fiche Programme
rogramme de Management Environnemental
Environne
Pour élaborer une fiche PME :
• Sélectionner le menu «Fiche Programme de Management Environnemental» du
module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Renseigner la désignation
d du PME
- Rattacher les aspects significatifs avec possibilité d’adéquation avec les
indicateurs. Chaque aspect intégré peut être joint, si besoin est, à un
indicateur. L’aspect en question associe ses actions (celles sélectionnées) au
PME de façon à ce que le budget et les dépenses du PME sont
automatiquement générés via ceux des actions
Guide utilisateur
53

- Rattacher les conformités. Celle-ci


Celle ci associe ses actions (celles sélectionnées) au
PME de façon à ce que le budget et les dépenses du PME sont
automatiquement générés
géné via ceux des actions
- Rattacher/ajouter d’autres actions.
De ce fait, les dépenses relatives au PME sont systématiquement générées via celles des
actions associées aux aspects et aux conformités.
XIII.2.3.
I.2.3. Fiche Demande de partie intéressée
Pour élaborerr une fiche Demande des parties intéressées :
• Sélectionner le menu «Fiche Demande des parties intéressées» du module
Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Définir l’objet de la demande, le demandeur et la date de la demande
- Rattacher, si besoin est, les preuves de la correspondance sur les volets « Courrier
des demandes »
- Sélectionner un responsable de traitement, ce dernier sera alerté au niveau de
son agenda afin de rattacher le« Courrier des réponses des demandes », associer,
si besoin est, des plans d’action par simple rattachement ou ajout et mentionner
le statut de la demande.
- Associer un incident; une fiche aspect,, une réglementation à une fiche demande
des parties intéressées
XIII.2.4.
I.2.4. Fiche Situation d’urgence
Pour élaborer une fiche Situation d’urgence :
• Sélectionner le menu «Fiche Situation d’urgence» du module Environnement ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir
emplir la fiche en question :
- Renseigner la situation d’urgence, les dispositions de prévention et les
réponses à la situation d’urgence
- Associer l’aspect lié à la situation en question
- Rattacher, si besoin est, des documents internes ou les documents externes
ext
- Ajouter des exercices à blanc en renseignant :
Au niveau de la partie planification, la date prévue et alimenter la liste
de personnes à informer (c’est la liste qui sera informée par la
planification de l’exercice à blanc)
Au niveau de la partie réalisation,
réalisation, renseigner le chronométrage, le
rapport, le plan d’action rattaché/ajouté et la liste des participants
XIII.2.5.
.2.5. Fiche Incident Environnemental
Environnement
XIII.2.5.1.
II.2.5.1. Enregistrement d’un incident environnemental
Guide utilisateur
54

Pour enregistrer un incident environnemental :


• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Saisir les informations relatives à l’enregistrement de l’incident (exp. : désignation de
l’incident, date de détection, type, source, lieu, direction, gravité, rapport, etc.) ;
• Associer la situation d’urgence par simple rattachement ou ajout ;
• Rattacher les aspects et les évaluations des conformités réglementaires en rapport
avec cet incident.
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
XIII.2.5.2.
I.2.5.2. Décision de traitement d’un incident environnemental
Une fois l’incident enregistré, le décideur de l’incident pour la direction affectée est avisé via une
alerte.

Pour introduire sa décision, il doit :

• Accéder à l’alerte « Environnement/Décision(s) de traitement » au niveau de


l’agenda et sélectionner l’incident en question ;
• Définir les causes, le traitement, le délai de traitement, les responsabilités pour le
traitement et les responsabilités pour le suivi ;
• Associer un ou plusieurs plans d’action par simple rattachement ou ajout ;

XIII.2.5.3. Traitement d’un incident environnemental


envi
Dés validation de la décision, le responsable traitement est alerté via un message « Incident à
traiter ».

Ce dernier devra :

• Accéder à l’alerte « Environnement/Incident(s) à traiter » au niveau de l’agenda et


sélectionner l’incident en question
questio ;
• Sélectionner l’option « Incident traitée » et indiquer la date de traitement (la date
jour est renseignée par défaut), coût et le rapport de traitement ;
• Appuyer sur « Valider ».
XIII.2.5.4. Suivi d’un incident environnemental
Dés formalisation du traitement,
tement, le responsable de suivi est alerté via un message « Incident à
suivre ».

Ce dernier devra :

• Accéder à l’alerte « Environnement/Incident(s) à suivre » au niveau de l’agenda et


sélectionner l’incident en question ;
• Sélectionner l’option « Incident clôturé » et indiquer la date de clôture (la date jour
est renseignée par défaut) et le rapport de clôture ;
• Appuyer sur « valider ».
Guide utilisateur
55

XIV. MODULE SDA


XIV. 1. Paramétrage
Ce module permet de centraliser les informations relatives aux activités qui concernent la
SDA, il permet entre autre de gérer les dangers et les incidents SDA, conformément à la
norme ISO 22000

XIV. 1.1. Paramétrage de l’équipe HACCP


Pour paramétrer l’équipe HACCP, on peut soit ajouter par employé soit par groupe de
travail :

• Sélectionner
ectionner le menu « Equipe HACCP »
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour ajouter un employé
• Sélectionner l’employé en question
• Cocher les cases « chef d’équipe » et/ou « alerte validation MM »
• Appuyer sur « valider » à chaque introduction
N.B : un seul chef
ef d’équipe peut être sélectionné.
XIV. 1.2. Paramétrage des types de dangers
Pour paramétrer les types de danger :

• Sélectionner le menu « types de danger» du module SDA ;


• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis introduire les types de danger un à un ;
• Appuyer
puyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.3. Paramétrage des dangers
d
Pour paramétrer les dangers :

• Sélectionner le menu « danger» du module SDA ;


• Appuyer sur le bouton « Ajouter » ;
• Introduire la désignation du danger en question ;
• Sélectionner le type de danger ;
• Définir l’origine, les causes ainsi que les effets néfastes pour ce danger ;
• Appuyer sur « valider »
• Appuyer sur ur ajouter afin d’Introduire le niveau acceptable pour chaque famille de
produit;
• Rattacher les documents de références
réf interne et externe ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.4.
4. Paramétrage des Modes d’apparitions
Pour paramétrer les modes d’apparition :

• Sélectionner le menu « Mode d’apparition » du module SDA;


Guide utilisateur
56

• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le mode d’apparition du danger ;


• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.5. Paramétrage des
es lieux
Pour paramétrer les lieux :
• Sélectionner le menu « Lieu » module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le lieu en question ;
• Affecter un site pour chaque lieu saisi ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.6. Paramétrage des
es étapes
Pour paramétrer les étapes :
• Sélectionner le menu « étape » module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire l’étape en question ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.

XIV. 1.7. Paramétrage des


es diagrammes
Pour paramétrer les diagrammes :
• Sélectionner le menu « diagramme » du module SDA;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le diagramme en question ;
• Sélectionner le code de document pour chaque diagramme introduit ;
• Appuyer sur le bouton « Valider »;
• Rattacher la liste des dangers concernant le diagramme en question ;
• Pour rattacher les étapes
tapes composant le diagramme, appuyer sur ajouter puis Saisir le
code et l’étape en question
• Appuyer sur le bouton « valider » à chaque introduction.
XIV. 1.8. Paramétrage des critères
c d’évaluation
Pour paramétrer les Critères d’évaluation :
• Sélectionner le menu « Critères d’évaluation» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le critère;
• Appuyer sur le bouton « Valider »;
• Appuyer sur ajouter note afin de renseigner les notes du critère;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
XIV. 1.9. Paramétrage de la méthode de calcul
Pour paramétrer la méthode de calcul :
• Sélectionner le menu « Méthode de Calcul » du module SDA ;
• Choisir la méthode de calcul de la criticité ;
• Choisir le seuil de criticité (soit un seuil unique, soit un seuil par diagramme)
dia
N.B : il est possible de créer n’importe quelle formule souhaitée ou de paramétrer une
matrice afin de faire l’évaluation des dangers
Guide utilisateur
57

XIV. 1.10. Paramétrage de l’arbre de décision


Pour paramétrer l’arbre de décision :
• Sélectionner le menu « arbre de décision » du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis introduire la question
• Sélectionner l’enchainement que doit prendre le diagramme en cas de réponse
« oui » et en cas de réponse « non » ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.11. Paramétrage des méthodes de validation des mesures de maîtrise
Pour paramétrer les méthodes de validation des mesures
mesure de maîtrise:
• Sélectionner le menu « Méthode de validation des MM » du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis introduire les Méthodes de validation des
MM une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.12. Paramétrage des Fiches Mesures de maitrise
Pour paramétrer les mesures de maitrise
• Sélectionner le menu « mesures de maitrise » ;
• Appuyer sur « ajouter » ;
• Saisir la mesure de maitrise ;
• Sélectionner le site pour la mesure en question ;
• Appuyer sur « Valider » ;
• Rattacher les documents externes
• Rattacher les documents internes
• Rattacher la liste de méthode de validation de la
la mesure de maitrise en question ;
• Appuyer sur « valider » pour chaque introduction
XIV. 1.13. Paramétrage de la méthode dévaluation
Pour paramétrer la méthode d’évaluation
• Sélectionner le menu « méthode d’évaluation » ;
• Choisir évaluation par danger ou évaluation par étape
• Appuyer Sur « valider »
XIV. 1.14. Paramétrage des gravités
g des incidents
Pour paramétrer les Gravités :
• Sélectionner le menu « Gravité » du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les niveaux un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIV. 1.15. Paramétrage des
es décideurs de traitement des incidents
Pour paramétrer les décideurs il faut :
• Sélectionner le menu « Décideurs incident » du module SDA ;
• Sélectionner un Site parmi la liste proposée
propo ;
• Appuyer sur le bouton «ajouter » et sélectionner les décideurs un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque sélection.
Guide utilisateur
58

XIV. 2. Fonctionnement
Le module SDA permet de gérer :
• Les dangers
• Les bilans des PRP, PRPO, Mesures de Maîtrise
• Le Plan HACCP
• Les situations d’urgence
• Les incidents
XIV.2.1.
.2.1. Création d’une fiche PRP
Pour élaborer une fiche PRP:
• Sélectionner le menu «Fiche PRP» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question ;
XIV.2.2.
.2.2. Création d’une fiche évaluation de danger
Pour élaborer une fiche évaluation de danger :
• Sélectionner le menu «HACCP/Fiche Evaluation de danger» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvellevelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question ;
• Associer une photo à la fiche danger.
• Procéder à l’évaluation du danger
• Procéder à l’évaluation du danger par l’équipe HACCP
• Si le danger est significatif, procéder à la réponse des questions de l’arbre
l’arb de décision
Selon le résultat obtenu, Ajouter les fiches PRPO ou CCP relatives au danger
N.B : pour la méthode « évaluation par danger » possibilité d’ajouter directement toutes les
combinaisons possible afin de les évaluer une par une et ceci via le bouton « Ajouter toutes
les combinaisons »
XIV.2.3.
.2.3. Création d’une fiche PRPO
Pour élaborer une fiche PRPO:
• Sélectionner le menu «HACCP/Fiche PRPO» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche
he en question ;
XIV.2.4.
.2.4. Création d’une fiche CCP
Pour élaborer une fiche CCP:
• Sélectionner le menu «HACCP/Fiche CCP» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question ;
XIV.2.4. Création d’une fiche paramètre à surveiller
Pour élaborer une fiche paramètre à surveiller:
• Sélectionner le menu «HACCP/Fiche paramètre à surveiller» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
Guide utilisateur
59

• Remplir la fiche en question ;


XIV.2.5.Vérification
Vérification (check-list)
(check
Pour élaborer une check-list :
• Sélectionner le menu «Vérification» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question ;
• Ajouter la liste des critères à vérifier (avec possibilité de faire appel à des critères
existant au niveau d’un CCP, PRP, PRPO)
• Appuyer sur « valider »

XIV. 2. 6. Fiche situation


ituation d’urgence
XIV.2.6.1.
.1. Création d’une fiche situation d’urgence
Pour élaborer une fiche Situation d’urgence :
• Sélectionner le menu «Fiche Situation d’urgence» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question ;
XIV. 2.7. Fiche incident SDA
XIV.2.7.1.
.1. Création d’une fiche incident SDA
Pour élaborer une fiche Incident SDA:
• Sélectionner le menu «Fiche Incident» du module SDA ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question.
Guide utilisateur
60

XV. MODULE SECURITE


ITE-MAITRISE DES RISQUES
XV.1. Paramétrage
Ce module permet la gestion de la santé/sécurité au travail et la maîtrise des risques
conformément
formément à la norme OHSAS version 2007 de l’analyse des risques jusqu’à l’émission du
PMS. Un paramétrage préalable est indispensable au fonctionnement de ce module.

XV.1.1. Paramétrage
age des situations
situation dangereuses
Pour paramétrer des situations dangereuses :
• Sélectionner le menu « Situations dangereuses » du module Sécurité-Maîtrise
Sécurité des
risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les situations dangereuses une à
une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.2. Paramétrage
age des événements déclencheurs
Pour paramétrer les événements déclencheurs :
• Sélectionner le menu « Evénements déclencheurs» du module Sécurité-Maîtrise
Sécurité des
risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les événements déclencheurs un à
un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.3. Paramétrage des conséquences
conséquence
Pour paramétrer les conséquences :
• Sélectionner le menu « Conséquences » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les conséquences un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.4. Paramétrage
age des types
typ de danger
Pour paramétrer les types de danger :
• Sélectionner le menu « Types de danger» du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.5. Paramétrage des secteurs
Pour paramétrer les secteurs :
• Sélectionner le menu « Secteurs » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les secteurs un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.5. Paramétrage des postes de travail
Pour paramétrer les postes de travail:
• Sélectionner le menu « Postes de travail » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
Guide utilisateur
61

• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les postes de travail un à un en


indexant chacun à un secteur;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
N.B : un poste de travail peut être affecté à zéro ou plusieurs Secteurs.
XV.1.6. Paramétrage des phases d’activité
Pour paramétrer les phases d’activité:
• Sélectionner le menu « Phases d’activité » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les phases d’activité un à un en
indexant chacune à poste de travail ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
N.B : une phase d’activité peut être affectée à zéro ou plusieurs postes de travail.
XV.1.7. Paramétrage
age de la méthode
m de calcul
Pour paramétrer la méthode de calcul :
• Sélectionner le menu « Méthode de Calcul » du module Sécurité-Maîtrise
Sécurité des
risques ;
• Choisir la méthode de calcul de la criticité
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
• Mentionner le seuil de criticité au-dessus duquel le risque sera jugé significatif
N.B : il est possible de créer n’importe quelle formule souhaitée afin de faire le calcul de
la criticité du risque.
XV.1.8. Paramétrage des critères
c
Pour paramétrer les Critères :
• Sélectionner le menu « Critères de sélection» du module Sécurité-Maîtrise
Sécurité des
risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les critères un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
• Sélectionner un critère quelconque et appuyer sur le bouton « Noter » ;
• Ajouter pour chaque critère, des notes ;
• Appuyer sur le bouton « Valider ».
XV.1.9. Paramétrage des types d’incidents
Pour paramétrer les types incidents :
• Sélectionner le menu « Types Incidents » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types d’incidents un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.

N.B : on peut paramétrer une liste de personnes à informer


informer automatiquement dès qu’un
incident du type en question sera déclenché.
déclenché. Ces personnes recevront des alertes au niveau
de leurs agendas pour les informer.
Guide utilisateur
62

XV.1.10. Paramétrage des


es types de causes
Pour paramétrer les types de causes des incidents
i :
• Sélectionner le menu « Types de causes » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types de causes un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.11. Paramétrage des
es types de conséquences
Pour paramétrer les types de conséquences des incidents :
• Sélectionner le menu « Types de conséquences » du module Sécurité-Maîtrise
Sécurité des
risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types de conséquences un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.12. Paramétrage des
es gravités des incidents
Pour paramétrer les gravités :
• Sélectionner le menu « Gravité » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les niveaux de gravité une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.13. Paramétrage des
es catégories des incidents
Pour paramétrer les catégories :
• Sélectionner le menu « Catégorie » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les catégories une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.

XV.1.14. Paramétrage des


es zones de la visite sécurité
Pour paramétrer les catégories :
• Sélectionner le menu « zone » du module visite sécurité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les zones une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XV.1.15. Paramétrage des
es unités de la visite sécurité
Pour paramétrer les catégories :
• Sélectionner le menu « unité » du module visite sécurité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire la désignation de l’unité ;
• Appuyer sur le bouton « Valider »
• Rattacher les zones relatives à cette unité
XV.1.16.
6. Paramétrage des critères de la checklist :
Pour paramétrer les checklists :
• Sélectionner le menu « critères » du module visite sécurité;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les critères un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
Guide utilisateur
63

XV.1.17.
7. Paramétrage des checklists :
Pour paramétrer les checklists :
• Sélectionner le menu « checklist » du module visite sécurité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire la désignation de la checklist ;
• Appuyer sur « valider » ;
• Sélectionner les critères correspondants à cette checklist à partir de la liste des
critères préalablement paramétrés.
paramétrés

XV.2. Fonctionnement
Le module Sécurité-Maîtrises
Maîtrises des risques permet de gérer :
• Les dangers et les risques santé/sécurité au travail
• Les programmes de management sécurité
• Les situations d’urgence
• Les incidents santé/sécurité au travail
XV.2.1. Fiche Evaluation risque
Pour élaborer une fiche évaluation risque :
• Sélectionner le menu «Risques » du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Définir la situation dangereuse, le type de danger, l’événement déclencheur, la
conséquence ;
- Définir la phase d’activité
ctivité et le poste de travail, 3 cas se présentent:

1. Si la phase d’activité sélectionnée n’a été assimilée à aucun poste de travail, la liste
affichée sera exhaustive (tous les postes de travail existants seront listés). L’utilisateur aura
donc le choixx de sélectionner n’importe quel poste depuis cette liste.

2.. Si la phase d’activité sélectionnée s’est vue attribuée un seul poste de travail, celui-ci
celui sera
intégré automatiquement.

3.. la phase d’activité sélectionnée a été sujette d’affectation de plusieurs


plusieurs postes de travail, la
liste n’affiche que ces postes en question. L’utilisateur aura donc le choix de sélectionner
n’importe quel poste depuis cette short-liste.
short

- Définir le secteur, 3 cas se présentent :

1. Si le poste de travail sélectionné n’a été assimilé à aucun secteur, la liste affichée sera
exhaustive (tous les secteurs existants seront listés). L’utilisateur aura donc le choix de
sélectionner n’importe quel secteur depuis cette liste.

2. Si le poste de travail sélectionné s’est vu attribué un seul secteur, celui-ci


celui sera intégré
automatiquement.
Guide utilisateur
64

3. Si le poste de travail sélectionné a été sujet d’affectation de plusieurs secteurs, la liste


n’affiche que ces secteurs en question. L’utilisateur aura donc le choix de sélectionner
n’importe quel secteur
teur depuis cette short-liste.
short

- Définir si le risque est relatif à un accident (oui ou non)


- Définir le mode de fonctionnement (Normal, Maintenance, SUH)
- Définir la nature du personnel exposé
- Noter la situation dangereuse selon les critères d’évaluation paramétrée
par ;
- Mentionner la nature et le statut de la situation en question (respectivement
Doit être éliminé/Risque acceptable et Danger non éliminé/Danger éliminé)
- Associer une photo à la fiche risque
- Renseigner la case « moyens de maitrise » mis en place
- Préciser l’adéquation avec la réglementation et rattacher, si besoin est, les
documents internes ou les documents externes
- Définir, si besoin est, les demandes de formation/formations
formation/formations escomptées par
simple rattachement ou ajout
- Associer, si besoin est, un ou plusieurs demandes d’actions/plans
d’actions/ d’action par
simple rattachement ou ajout ;
-
XV.2.2. Fiche Programme
rogramme de Management Santé/Sécurité au Travail
Pour élaborer une fiche PMS :
• Sélectionner le menu «Fiche Programme de Management Santé/Sécurité au Travail»
du module Sécurité-Maîtrise
Maîtrise des risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Renseigner la désignation du PMS
- Rattacher les risques avec possibilité d’adéquation avec les indicateurs.
Chaque aspect intégré peut être joint, si besoin est, à un indicateur. Le risque
en question associe ses actions (celles sélectionnées) au PMS de façon à ce
que le budget et les dépenses du PMS sont automatiquement générés via
ceux des actions
- Rattacher les conformités. Celle-ci
Celle ci associe ses actions (celles sélectionnées) au
PMS de façon à ce que le budget et les dépenses du PMS sont
automatiquement générés via ceux des actions
- Rattacher/ajouter d’autres actions.
De ce fait, les dépenses relatives au PMS sont systématiquement
systématiquement générées via celles des
actions associées aux aspects et aux conformités.
XV.2.3. Fiche Situation d’urgence
Guide utilisateur
65

Pour élaborer une fiche Situation d’urgence :


• Sélectionner le menu «Fiche Situation d’urgence» du module Sécurité-Maîtrise
Sécu des
risques ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Renseigner la situation d’urgence, les dispositions de prévention et les
réponses à la situation d’urgence
- Associer le risque lié à la situation en question
- Rattacher, si besoin est, des documents internes ou les documents externes
- Ajouter des exercices à blanc en renseignant :
Au niveau de la partie planification, la date prévue et alimenter la liste de
personnes à informer
informer (c’est la liste qui sera informée par la planification de
l’exercice à blanc)
Au niveau de la partie réalisation, renseigner le chronométrage, le rapport, le
plan d’action rattaché/ajouté et la liste des participants
XV.2.4. Fiche Incident sécurité
Pour enregistrer un incident santé/sécurité au travail :
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Saisir les informations relatives à l’enregistrement de l’incident (exp. type d’incident,
type de cause, type de conséquence, gravité, secteur, catégorie, description
descripti de
l’incident, description de la cause, description de la conséquence, date heure, actions
immédiates, nombre de jours d’arrêts, etc.) ;
• Associer la situation d’urgence par simple rattachement ou ajout ;
• Ajouter les personnes victimes et les personnes témoins de l’incident
• Associer le(s) plan(s) d’actions par simple rattachement ou ajout.
• Rattacher les risques et les évaluations des conformités réglementaires en rapport
avec cet incident.

XV.2.5.. Fiche Demande de partie intéressée


Pour élaborer une fiche
che Demande des parties intéressées :
• Sélectionner le menu «Fiche Demande des parties intéressées» du module Sécurité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Définir l’objet de la demande,
demande, le demandeur et la date de la demande
- Rattacher, si besoin est, les preuves de la correspondance sur les volets
« Courrier des demandes »
- Sélectionner un responsable de traitement, ce dernier sera alerté au niveau
de son agenda afin de rattacher le« le Courrier
ourrier des réponses des demandes »,
associer,
ssocier, si besoin est, des plans d’action par simple rattachement ou ajout et
mentionner
entionner le statut de la demande.
demande
Guide utilisateur
66

- Associer un incident; une fiche risque, une réglementation à une fiche


demande des parties intéressées
XV.2.5. Fiche visite sécurité
Pour élaborer une fiche visite sécurité :
• Sélectionner le menu «visite sécurité» du module Sécurité ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter » pour obtenir une nouvelle fiche à saisir ;
• Remplir la fiche en question :
- Définir le processus
- La date de visite
- Le secteur d’activité, le poste de travail et la phase d’activité
- Affecter l’équipe chargée de la visite
- Décrire les comportements observés
- Décrire les comportements à risques observés
- Les actions immédiates
• Saisir le résultat de la vérification en renseignant la check-list
check
• Associer les actions nécessaires suite à cette visite
Guide utilisateur
67

XVI. COQ
XVI.1. Paramétrage
Ce module permet de calculer et maitriser l’ensemble des coûts engagés par l’entreprise
pour atteindre et assurer les niveaux
niveaux de qualité requis. Un paramétrage préalable est
indispensable au fonctionnement de ce module.
XVI.1.1.
.1.1. Paramétrage centres des couts
Pour paramétrer des centres des couts:
• Sélectionner le menu «centre cout»;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les centres et leurs références ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVI.1.1.
.1.1. Paramétrage types des couts
Pour paramétrer des types des couts:
• Sélectionner le menu «type cout»;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les types, leurs références et les
centres correspondants;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVI.2. Fonctionnement
XVI.2.1.
.2.1. Introduction d’un élément de cout
Pour ajouter un élément de cout il faut :
• Sélectionner le menu « élément cout »;
• Appuyer sur « Ajouter » puis renseigner la fiche de l’élément en indiquant sa
référence, sa désignation, sa périodicité de suivi, le type de cout correspondant,…
• Sélectionner le responsable de suivi l’élément de cout ;
• Appuyer sur « Valider » puiss introduire l’historique des budgets correspondants à
l’élément de cout en question
• Appuyer sur « Valider ».
XVI.2.2.
.2.2. Suivi d’un élément de cout
Le suivi d’un élément de cout est assuré par le responsable de l’élément.
Lorsque la date de suivi arrive à terme,
terme, le responsable reçoit une alerte lui signalant qu’il a
un élément de cout à suivre.
Pour faire le suivi il doit :
• Accéder à « COQ » au niveau de l’agenda et sélectionner l’élément de cout en
question dans la rubrique « éléments de cout à suivre »;
• Saisir le résultat de la période en question au niveau de la rubrique
• « Suivi des couts »;
• Appuyer sur « valider » pour enregistrer le résultat;
Guide utilisateur
68

XVI.2.3.
.2.3. Mise à jour d’un élément de cout
Pour mettre à jour élément de cout :
• Accéder à COQ\ élément cout ;
• Sélectionner l’élément de cout en question;
• Effectuer les modifications puis appuyer sur « Valider »;
• Si vouss voulez modifier le budget de l’élément de cout:
Accéder à la rubrique « Historique de budget» puis appuyer sur« Ajouter »;
Saisir la nouvelle valeur cible;
Indiquer période et l’année de modification puis valider.
XVI.2.4.
.2.4. Suppression d’un élément de cout
cou
Pour supprimer un élément :
• Accéder à COQ \ élément cout ;
• Sélectionner l’élément en question (en cochant sur la case à gauche), puis appuyer
sur le bouton « Supprimer »;
• Confirmer la suppression.
Guide utilisateur
69

XVII.AMDEC
XVII.1. Paramétrage
Ce module permet d’analyser les modes de défaillance et de ressortir les causes et effets.
Pour chaque mode de défaillance une évaluation de la criticité est calculée suite à
l’estimation de la gravité, la détection et la probabilité de l’apparition de la
défaillance. Chaque fois que la criticité est élevée une action peut être déclenchée et une
nouvelle criticité est calculée.

XVII.1.1.Paramétrage Type AMDEC


Pour paramétrer les types d’AMDEC il faut :

• Sélectionner le menu « Type AMDEC » du module AMDEC ;


• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire la désignation du type d’AMDEC ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
XVII.1.2.Paramétrage Critères d’évaluation :
Pour paramétrer les critères d’évaluation il faut :

• Sélectionner le menu « Critères d’évaluation » du module AMDEC ;


• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire la désignation du « critère
d’évaluation et son abréviation ;
• Inscrire le seuil correspondant à ce critère (lorsque le critère en question atteint ce
seuil le résultat de l’analyse devient automatiquement critique)
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• Ajouter les notes et les descriptions correspondantes
• Appuyez sur « valider »
XVII.1.3.Types
Types de caractéristiques spéciales :
Pour paramétrer les types de caractéristiques spéciales il faut
fa :

• Sélectionner le menu « types caractéristiques spéciales » du module AMDEC.


• Appuyer sur le bouton « ajouter » ;
• Inscrire le type de caractéristique spéciale ;
• Appuyer sur « valider »
XVII.1.4.Classes :
Pour paramétrer les classes il faut

• Sélectionner le menu « classes » du module AMDEC


• Appuyer sur le bouton « ajouter »,, puis inscrire la classe (si c’est une lettre) ou
rattacher le sigle (si c’est une image)
• Appuyer sur « valider »
N.B : le paramétrage du type de classe : Lettre ou sigle se fait à partir du paramétrage
société.
Guide utilisateur
70

XVII.2. Fonctionnement
XVII.2.1.Introduction
I.2.1.Introduction d’une fiche AMDEC
Pour introduire une AMDEC il faut :

• Sélectionner la menu « Création, modification » du module AMDEC ;


• Appuyer sur le bouton « Ajouter » puis cocher l’une des cases « AMDEC Process » ou
« AMDEC Produit » ;
• Appuyer sur « valider » pour avoir une fiche vierge ;
• Remplir la fiche AMDEC en introduisant : le Type, Le client, N° dossier produit, la
famille de produit …
• Appuyer sur « valider ;
• Ajouter les caractéristiques
caractéristiques spéciales en leur associant les classes correspondantes,
• Appuyer sur « valider » ;
• Ajouter les références concernées en associant à chaque produit le document
correspondant ;
• Appuyer sur « valider »
• Facultatif : Introduire le Modèle, la date de création,
création, la date de Révision ;
• Appuyer sur « Valider »
• Compléter la fiche en insérant l’Équipe de base ;
• Alimenter le circuit de validation en désignant une liste d’élaborateurs, de
vérificateurs et d’approbateurs.
• Appuyer sur « valider »
XVII.2.1.Evaluation des modes de défaillances par étape
• Appuyer sur ajouter, puis inscrire les champs « Opération / Fonction », N° Etape et la
désignation de l’étape ;
• Appuyer sur « valider »
• Pour ajouter une évaluation par mode de défaillance il faut :
Appuyer sur « ajouter » ;
Inscrire le mode de défaillance, l’effet, noter la sévérité S et sélectionner la
classe
Appuyer sur « valider »
Pour ajouter une évaluation par cause
Appuyer sur « ajouter »
Inscrire la cause
Rattacher les actions existantes pour l’occurrence et la Détectabilité
Détect
Noter la Détectabilité et l’occurrence
Appuyer sur « valider »
Rattacher/ajouter les actions recommandées pour la Détectabilité
Rattacher/ajouter les actions recommandées pour l’occurrence
Guide utilisateur
71

Noter les nouvelles Détectabilité et occurrence


Appuyer sur « valider »
XVII.2.2. Validation
n du contenu du document par l’élaborateur
Dès qu’on appuie sur le bouton « Envoyer pour validation », ce dernier reçoit une alerte, lui
signalant qu’il doit valider l’Elaboration de la fiche.
fiche
L’élaborateur va donner son accord
a sur le contenu du de la fiche.
Pour approuver l’Elaboration d’une fiche AMDEC :
• Accéder à Agenda /AMDEC/Elaboration AMDEC ;
• Sélectionner la fiche en question ;
• Visualiser la fiche;
L’élaborateur peut soit refuser er soit donner son accord sur la fiche AMDEC..
1° Cas : Refus:
Lorsque l’élaborateur veut apporter des modifications sur le contenu du document, il doit :
• Appuyer sur « Correction »;
• Le document est renvoyé pour correction à la personne qui a créée la fiche.
fiche
2° Cas : Acceptation
Lorsque l’élaborateur est d’accord sur le contenu du document, il le transmet au vérificateur
en appuyant sur « valider ».
XVII.2.3.
.3. Vérification d’une
d’un AMDEC
Pour vérifier l’Elaboration d’une fiche AMDEC :
• Accéder à Agenda / AMDEC/vérification AMDEC ;
• Sélectionner
ectionner la fiche en question ;
• Visualiser la fiche;
Le vérificateur peut soit refuser soit donner son accord sur la fiche AMDEC.
1° Cas : Refus:
Lorsque l’élaborateur veut apporter des modifications sur le contenu du document, il doit :
• Appuyer sur « Correction »;
• Le document est renvoyé pour correction à la personne qui a créée la fiche.
2° Cas : Acceptation
Lorsque l’élaborateur est d’accord sur le contenu du document, il le transmet au vérificateur
en appuyant sur « valider».
XVII.2.4. Approbation d’une AMDEC
Pour approuver l’Elaboration d’une fiche AMDEC :
• Accéder à Agenda / AMDEC/vérification AMDEC ;
• Sélectionner la fiche en question ;
• Visualiser la fiche;
L’approbateur peut soit refuser soit donner son accord sur la fiche AMDEC.
Guide utilisateur
72

1° Cas : Refus:
Lorsque l’approbateur veut apporter des modifications
modifications sur le contenu de la fiche,
fiche il doit :
• Appuyer sur « Correction »;
• La fiche est renvoyée pour correction à la personne qui a créée la fiche.
2° Cas : Acceptation
Lorsque l’approbateur est d’accord
d’a sur le contenu de la fiche en appuyant sur « valider», la
fiche sera déplacée vers la rubrique AMDEC/AMDEC.
AMDEC/
XVII.2.5.
I.2.5. Modification d’une AMDEC
• -Accéder à AMDEC/création, Modification
• -Pour
Pour modifier une fiche AMDEC, cliquer sur « ajouter »,
• -Sélectionner
électionner la fiche AMDEC à réviser,
réviser
• -Faire
aire les modifications nécessaires,
nécessaires
• -Appuyer
Appuyer sur le bouton « valider »,
• -Renseigner
Renseigner le motif de modification
• -Cliquer sur « envoyer pour validation »
Le document sera automatiquement lancé dans le circuit de validation
validation pour approbation.
Guide utilisateur
73

XVIII.
I. GESTION DES STOCKS
STOCK
XVIII.1. Paramétrage
Ce module permet de gérer les commandes des produits ainsi que les stocks d’articles
disponibles.
Plusieurs paramètres ajustables par l’utilisateur sont indispensables au fonctionnement
de ce module.
XVIII.1.1.
II.1.1. Paramétrage produit
Pour paramétrer Produit
• Sélectionner le menu « produit » du module outils/stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les produits un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.1.2.
II.1.2. Paramétrage famille de produit
Pour paramétrer les familles de produit :
• Sélectionner le menu « famille de produit» du module outils /stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les familles de produit une à une ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.1.3.
II.1.3. Paramétrage des magasins
Pour paramétrer les magasins :
• Sélectionner le menu « magasin » du module outils - stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les magasins un à un ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.2. Fonctionnement
XVIII.2.1.
II.2.1. Fiche commande
Pour élaborer une fiche commande :
• Sélectionner le menu « commande » du module outils - stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire les commandes une à une ;
• Associer la liste des produits en saisissant la quantité commandée pour chacun ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.2.2.
I.2.2. Fiche entrée stock
Pour introduire une fiche entrée stock :
• Sélectionner le menu « entrée stock » du module outils /stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Remplir la fiche « entrée stock » en introduisant: référence entrée en stock, bon de
livraison, fournisseur et date d’entrée en stock ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• Rattachercher la liste des commandes associées à chaque entrée en stock ;
• Pour chaque commande associer la liste des produits ;
• Appuyer sur « ajouter » afin de saisir la quantité reçue des lots du produit ;
Guide utilisateur
74

• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.


XVIII.2.3.
II.2.3. Fiche sortie stock
Pour introduire une fiche sortie stock :
• Sélectionner le menu « sortie stock » du module outils /stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Remplir la fiche « entrée stock » en introduisant: référence sortie de stock, bon de
livraison, magasin, destination, fournisseur et date de sortie du stock ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• ajouter la liste des produits associés à chaque sortie de stock ;
• Appuyer sur « ajouter » afin de saisir la quantité reçue des lots du produit ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.2.4.
II.2.4. Fiche retour au stock
Pour introduire une fiche retour au stock :
• Sélectionner le menu « retour au stock » du module outils /stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Remplir la fiche « retour au stock » en introduisant: référence retour, magasin, date
et commentaires ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• ajouter la liste des produits associés à retour au stock ;
• Appuyer sur « ajouter » afin de saisir les quantités des lots retournées au
a stock ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XVIII.2.5.
I.2.5. Fiche transfert inter – magasins
Pour introduire une fiche transfert inter-magasin:
inter
• Sélectionner le menu « inter magasin » du module outils /stock ;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter »;
• Remplir la fiche « transfert inter-magasin
inter » en introduisant: référence livraison,
magasin origine, magasin destination et date sortie du stock ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » ;
• ajouter la liste des produits associés au transfert inter-magasin;
inter
• Appuyer sur « ajouter » afin de saisir les quantités des lots transférés ;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
Guide utilisateur
75

XIX. COURRIER
XIX.1. Paramétrage
Ce module permet de gérer les entrées-sorties
entrées sorties du courrier au niveau du bureau d’ordre.
XIX.1.1. Type courrier
Pour paramétrer des types de courrier:
• Sélectionner le menu «Type courrier»;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire le type;
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIX.1.1. Paramétrage Liste des expéditeurs
expéditeurs / destinataires divers
Pour paramétrer des expéditeurs/destinataires divers:
divers
• Sélectionner le menu «expéditeurs/destinataires
« divers»;
• Appuyer sur le bouton « Ajouter », puis inscrire l’organisme, le nom, la fonction,
l’adresse mail, fax, adresse et le téléphone.
• Appuyer sur le bouton « Valider » à chaque introduction.
XIX.2. Fonctionnement
XIX.2.1. Création d’un dossier
Pour créer un dossier :

• Sélectionner le menu «Dossier»;


• Appuyer sur « ajouter », puis inscrire l’objet et la date du dossier
Le dossier sera automatiquement alimenté par les courriers
courrier départs et arrivés qui lui
seront affectés
Le dossier peut être clôturé.
XIX.2.2.Courrier Départ
Pour créer une fiche « courrier départ »
• Sélectionner le menu « Courrier départ »
• Appuyer sur le bouton
bouto « ajouter », puis remplir la fiche (Date,
(Date Heure, Objet,
expéditeur, type…)
• Associer un dossier au courrier
• Rattacher le fichier lien
• Appuyer sur le bouton « valider »
• Sélectionner la liste des destinataires externes
• Sélectionner la liste des destinataires internes
XIX.2.3.Courrier arrivée :
Pour créer une fiche « courrier arrivée »
• Sélectionner le menu « Courrier départ »
• Appuyer sur le bouton « ajouter », puis remplir la fiche (Date,, Heure, Objet, type…)
• Associer un dossier au courrier
Guide utilisateur
76

• Rattacher
her le fichier lien
• Appuyer sur le bouton « valider »
• Sélectionner la liste des expéditeurs
• Sélectionner la Liste des destinataires pour info
• Sélectionner Liste des destinataires pour traitement
• Ajouter/rattacher une liste des actions suite à ce courrier.
XIX.2.3.1.
.2.3.1. Traitement d’un courrier :
Pour traiter un courrier
• Accéder aux messages / courrier / courrier à traiter
• Sélectionner le courrier à traiter
• Cocher les cases «Vu»» et « traité » et rédiger le rapport de traitement
XIX.2.3.2. Classement d’un courrier :
Pour classer un courrier
• Accéder aux messages / courrier / courrier à classer
• Sélectionner le courrier à traiter
• Cocher les cases «Vu» et « classé » et rédiger le rapport de classement
Guide utilisateur
77

XX.. GESTION DES DROITS D’ACCES


Cette rubrique permet de définir les droits d’accès des différents utilisateurs. Ce qui est du
ressort de l’administrateur de l’application.
Pour cela il faut accéder à la rubrique Gestion des droits d’accès du menu administration
(Accès directement depuis l’écran
l’écr principal)
• Sélectionner l’employé dont on veut définir les droits d’accès dans la
partie « employé » (Un filtre par nom prénom ou matricule peut être appliqué).
• Définir les paramètres d’accès de l’utilisateur dans la partie « Login et mot de passe »
(Ce dernier pourra les personnaliser par la suite à partir de sa propre session)
• Dans la partie « Gestion des droits d’accès », définir les droits d’accès de l’utilisateur
aux différentes fonctionnalités de chaque module. Il est possible d’appliquer un type
d’accès
’accès qu’on aura prédéfinit. Ceci est intéressant quand un groupe d’utilisateurs a
des autorisations presque similaires (rectifications possible)
Remarque : Les champs auxquels l’utilisateur n’a pas accès ne seront pas visibles au niveau
de l’application.
Guide utilisateur
78

XXI. UTILITAIRES
XXI.1.Paramétrage société
XXI.1.1.Informations
Informations concernant la société :
Ce menu permet la personnalisation des états de sorties générés par Qualipro WEB (Exp. : la
première ligne de l’entête de l’état, le numéro de téléphone de l’entreprise,…).
l’entreprise,…
A partir de ce menu on peut également paramétrer l’adresse mail via laquelle les enquêtes
de satisfaction seront envoyées aux clients.
XXI.1.2.Paramétrage
.1.2.Paramétrage des champs obligatoires :
Ce menu permet de rendre certains champs
c obligatoires au niveau de certaines fiches
XXI.1.3.Paramétrage des sites obligatoires :
Ce menu permet de rendre le champ « site » obligatoires au niveau de certaines fiches du
logiciel
XXI.1.4.Paramétrage
.1.4.Paramétrage des champs visibles :
Ce menu permet de rendre certains champs obligatoires
obligatoires au niveau de certaines fiches.
XXI.1.5.Paramétrage
.1.5.Paramétrage code/réf
code/ré :
Ce menu permet de sélectionner une codification automatique ou manuelle pour certaines
fiches.
XXI.1.6.Paramétrage
.Paramétrage de la période de prévention de l’alerte :
Ce menu permet aussi de paramétrer les délais à partir desquels seront déclenchées les
alertes pour les formations, les audits, la vérification/ étalonnage des équipements de
mesure et pour les réunions et de fixer la périodicité éventuelle de revue des documents.
XXI.1.7.Budget annuel pour les formations :
Il a lieu de paramétrer dans ce menu le budget annuel des formations.
XXI.1.8.Paramétrage
8.Paramétrage réclamation client :
Ce menu permet d’affiche ou pas le message « 'En attente de déclenchement d'une fiche
PNC » lorsque la réclamation client
c est avec retour
XXI.1.9.Paramétrage
9.Paramétrage réclamation client :
Ce menu permet d’affiche ou pas le message « 'En attente de déclenchement d'une fiche
PNC » lorsque la réclamation client est avec retour.
retour
Ce menu permet de paramétrer une relance des alertes mails pour le traitement des
réclamations.
XXI.1.10.Paramétrage
.Paramétrage PNC :
Ce menu permet de choisir le type de fiche PNC (1seul produit et un seul type de NC ou
plusieurs produits et plusieurs types de NC
Guide utilisateur
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Ce menu permet de paramétrer une relance des alertes mails pour le traitement des
PNC
XXI.1.11.Paramétrage
.Paramétrage Actions :
Ce menu permet de paramétrer l’envoie de mail pour les personnes paramétrées dans la
rubrique « Pour info » à chaque modification du taux d’avancement de l’action (Modification
du taux de réalisation,
sation, commentaire de réalisation, taux d’efficacité ou encore rapport
d’efficacité).
XXI.1.12.Paramétrage Ajout
jout champ :
Ce menu permet d’ajouter des champs au niveau des différentes fiches de QUALIPRO
XXI.1.13.Site par module :
Ce menu permet d’affecter les sites qu’on souhaite afficher au niveau de chaque module.
XXI.1.14.. Message du jour
A partir de ce menu vous pouvez communiquer un message personnalisable à tous les
utilisateurs de l’application (Exp : date de l’audit de certification).
XXI.1.15. Exportation de données
A partir de ce menu, vous pouvez exporter les données de Qualipro WEB (Exp. : liste des
employés, liste des documents internes ou externes,…) vers des fichiers Excel.
XXI.1.16.. Archivage/Désarchivage
Afin d’alléger la base, on peut procéder à l’archivage des données qui peuvent être
désarchivées en cas de besoin.
XXI.1.17.. Paramètres personnalisés
A partir de ce menu vous pouvez fixer :
le nombre d’enregistrements à afficher au niveau des listes.
Le nombre de sous actions à afficher par page au niveau de la fiche action.
action
XXI.1.18. Champs à masquer
Ce menu permet de masquer certaines fiches au niveau des différents modules.

XXI.2.Personnalisation
Ce menu permet de modifier le libellé de tous les champs existants au niveau du logiciel

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