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1989

Stages
23

BNIVERSITE CLAUDE BERNARD LYON I

BESS d'INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE


17-21 Bld du 11 novembre 1918
6 9 6 2 3 VILLEURBANNE CEDEX

MISSION
ORGANISATION DE LA DOCUMENTATION INTERNE A L ' E N T R E P R I S E
( ODILE )

B x i a l y s e e t : r S o r g a n l s a t l o n d u s ys t : 6 m e a c t u e l en
v u e d ' un<a f u t u r e i n f o r m a t i s a t i o n .

Stage effectu6 entre l e 5 juin e t l e 30 septembre 1989 au


CREDIT COMMERCIAL DE FRANCE

p a r M. M ' h a m e d RIYOUCH

S o u s l a r e s p o n s a b i l i t e d e M. J . PALA
J e t i e n s a a d r e s s e r mes remerciements a 1 ' equipe d e
G2A q u i m' a a c c u e i l l i p e n d a n t c e s t a g e . J e r e m e r c i e
p l u s p a r t i c u l i e r e m e n t M. J . PALA, m o n r e s p o n s a b l e d e
s t a g e e t M. M. DADONE, D i r e c t e u r d u s e r v i c e G2A.

Mes r e m e r c i e m e n t s v o n t a u s s i a t o u s ceux qui ont


contribue au bon deroulement de ce stage.
UNIVERSITE CLAUDE BERNARD LYON I

DESS d'INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE


17-21 Bld du 11 novembre 1918
6 9 6 2 3 VILLEURBANNE CEDEX

MISSION
ORGANISATION DE LA DOCUMENTATION INTERNE A L ' E N T R E P R I S E
( ODILE )

iVnalyse <E= t r&«=> j r g a r v i s a t i o n s y s t S m e ea<= teue O. «3 n


vue d ' u n e fTj.-tu.irei i n f or m at:i s a t l o n .

Stage effectuS entre l e 5 juin e t l e 30 septembre 1989 au


CREDIT COMMERCIAL DE FRANCE

p a r M. M ' h a m e d RIYOUCH

S o u s l a r e s p o n s a b i l i t ^ d e M. J . PALA

3
SOMMAIRE
I OBJET DU STAGE. 1

II PRESENTATION DU LIEU ET DU CONTEXTE DU STAGE. . . . . 2

III ETAPES ET DEMARCHE SUIVIES. 4


1 MIEUX CERNER L ' OBJET DU STAGE 4
2 ETUDE DU SYSTEME EXISTANT ET PROPOSITIONS. . 5

IV LA SITUATION ACTUELLE. 6
1 RECENSEMENT DES DOCUMENTS 6
2 LES DIFFERENTS DOCUMENTS A TRAVERS LES
CHIFFRES 6
2 - 1 EMISSION 7
2 - 2 DIFFUSION 7

3 SEGMENTATION EN SOUS PROJETS ET CHOIX


RETENU 9
V U ANALYSE DU SYSTEME ACTUEL RELATIF AUX TROIS
TYPES DE DOCUMENTS RETENUS. 10
1 CIRCULATION DES DOCUMENTS 10
2 VOLUMES ET EVOLUTION 10
3 CIRCULAIRES VIVANTES 13

4 CLASSIFICATION ET CLASSEMENT 14
4 - 1 CLASSIFICATION 14
4 - 2 CLASSEMENT 16

5 RECHERCHE ET CONSULTATION DES DOCUMENTS 16


6 SERVICES ET MOYENS CONCOURANT A LA DIFFUSION
DES DOCUMENTS 17
7 EVALUATION DU COUT DU SYSTEME ACTUEL 18

VI CRITIQUE DE U EXISTANT. 19
1 SYNTHESE DES PROBLEMES DU SYSTEME ACTUEL.. . 1 9
1 - 1 COHERENCE ET F I A B I L I T E 19
1 - 2 L ' ACCES A L ' INFORMATION 20
1 - 3 LES DELAIS 20
1 - 4 PRESENTATION ET VOLUMES 21
1 - 5 AUTRES REMARQUES 21
VII PROPOSITIONS DE REAMENAGEMENT. 22
1 DETERMINATION DBS RUBRIQUES DBS PAGES DB
GARDB 22
1 - 1 CIRCULAIRES 22
1 - 2 NOTES REFERENCEES ET NOTES SAUMON 24

2 PROJET DE MAQUETTE 25
3 NECESSITE D' UN LANGAGE D' INDEXATION
CONTROLB 25
3 - 1 L ' INDEXATION 26
3 - 2 ACTUALISATION 28
3 - 3 LE CATALOGUE DES DOCUMENTS ET L ' INDEX 28
3 - 3 - 1 CATALOGUE 28
3 - 3 - 2 INDEX- 29

4 NECESSITB D' UNE GESTION DOCUMENTAIRE


HARMONIEUSE 29
CONCLUSION. 31

LISTE DES ANNEXES. 32


J OBJET DU STAGE

La mission dont j' ai ete charge a eu pour but


1' analyse de 1' organisation de l a documentati on interne a
1' entreprise. Fait partie de la documentation interne
tout document ayant comme s u p p o r t d u p a p i e r , redige et
emis par un service interne a destination des autres
services internes (mais non transmis par un moyen
telematique). le contenu du document peut etre une
information de gestion (reglementation, procedures,
recommandations) ou non.

Elle a pour objectif 1'etude du systeme


d' information actuel, e t les amenagements necessaires en
vue d' une future gestion informatisee.

Le contenu du stage peut, donc, se presenter selon


les axes suivants :

- Faire un diagnostic du systeme actuel

Apporter les modi f ic a t i ons necess aires pour


ameliorer l a gestion presente du systeme pour l e preparer
a 1 ' i n f o r m a t is a t i o n .
II PRESENTATION DU LIEU ET DU CONTEXTE DU STAGE

Dans ce chapitre seront presentes le service


promoteur de 1'etude et certains autres aspects
susceptibles d' apporter un eclairage sur le domaine
d' action de la mission.

Le stage est effectue au CREDIT COMMERCIAL DE


FRANCE aupres du service "Gestion & Animation
A d m i n i s t r a t i v e " (G. A. A ) . Ce service, promoteur de 1 ' e t u d e ,
comprend une equipe de douze collaborateurs charges de l a
gestion et de 1' animation sur l e plan administratif des
relations entre les services centraux et le reseau
national des guichets. Cette position intermediaire fait
que ce service est le plus a—meme de connaitre les
^ifficultes de la gestion de la documentation interne.
Ceci sans oublier qu' i l est un grand emetteur de
documents de gestion.

G. A. A e s t u n s e r v i c e d e l a D i r e c t i o n d e s A f f a i r e s
Bancaires en France (D. A. B. F ) . Celle-ci, etant a son
tour, une direction du departement bancaire. (i-l)*

LES SERVTCES CENTRAUX E T LE RESEAU

Les services centraux du CCF se composent, en


plus de la presidence et services rattaches situes dans
l e prestigieux immeuble du 103 Av des Champs Elysees, du
departement bancaire, du departement financier et du
secretariat general. Ces differents departements, qui
comptent chacun plusieurs directions (1-2), sont situes
s o i t dans des immeubles autour du siege central s o i t dans
les autres quartiers de 1a ville de Paris et sa banlieue.

* Le chiffre romain renvoie au numero de 1' annexe, l e


nombre en chiffres arabes renvoie au numero de l a page
d a n s l a meme a n n e x e
Certains autres services sont localises dans l a ville de
Reims.

L e r e s e a u CCF q u i c o u v r e t o u t l e p a y s c o m p t e 1 7 7
guichets dont 42 a Paris, 31 en banlieue, 104 en province
e t 12 centres de gestion du patrimoine. (1-3,4)

LES RESSOURCES HUMAINES

L e CCF c o m p t e e n v i r o n 7 9 0 0 a g e n t s a t e m p s p l e i n :
1786 cadres e t 4167 grades. Environ 50 pour cent ont une
moyenne d' age inferieure a 35 ans.

TELEMATIQUE ET INFORMATIQUE

Sur l e plan des developpement de l a telematique


et de 1'informatique le CCF tient une place importante
parmi les banques frangaises.

Afin de renforcer 1' efficacite et la qualite de


ses agents, l e CCF n e c e s s e d e d e p l o y e r d e s e f f o r t s p o u r
se doter de moyens informatiques importants. Ainsi, un
systeme d' enregistrement centralise e t en temps reel des
operations du reseau bancaire achevera l a couverture de
tous les guichets en fin d' annee. Un autre projet,
actuellement en cours de realisation, prevoit
1' implantation de micro-ordinateurs connectes au reseau
central dans tous les guichets.
4

III ETAPES ET DEMARCHE S U I V I E S ^

Pour l a realisation de cette mission j' ai adopte


une demarche selon les phases suivantes :

1 - MIEUX CERNER L ' OBJET DU STAGE

recensement des differents documents qui


peuvent interesser la mission et collecte des
informations les concernant.

parallelement des entretiens aupres des


utilisateurs ont ete effectuees.

Le but e t a i t de relever l e s differents problemes


rencontres a 1' occasion de 1' utilisation du systeme
d' information e t de recueillir les demandes des usagers.

Au t e r m e d e c e t t e p r e m i e r e p h a s e , q u i m' a p e r m i s
une premiere approche du fonctionnement du systeme
existant, j' ai estime qu'il etait essentiel de segmenter
le projet, qui m' a ete propose initialement, en
differents sous projets.

Lors de l a premiere reunion avec mon responsable


de stage et le directeur du service, j' ai propose de
limiter mon stage a un sous ensemble de documents
constitue des "circulaires", des "notes referencees" et
des "notes saumon". ( voir ci-dessous)

(*) Ce c h a p i t r e consacre a 1 ' expose de l a demarche s u i v i e


dans les differentes etapes de 1' etude peut etre lu apres
la lecture des autres chapitres car i l peut paraitre
incomprehensible etant donne qu' i l ne comporte pas
d' exemples.
2 -»ETUDE DU SYSTEME EXISTANT E T PROPOSITIONS

Dans cette deuxieme phase consacree a 1' analyse


du systeme de gestion des trois documents choisis j'ai
procede selon les etapes suivantes :

1- a n a l v s e de 1' e x i s t a n t

J' ai examine de maniere precise et approfondie


plusieurs aspects de traitement de ces documents,
fonctionnalites, circuits, procedures, couts...

L' analyse du contenu d' un echantillon des


documents, l a discussion avec differentes personnes de l a
D. A. B. F . , a eu pour interet de mettre en evidence les
fonctionnalites des documents.

La description des procedures et operations


permet de saisir globalement l e systeme en situant les
services de 1'entreprise qui y sont impliques(services
centraux emetteurs, l e service gestion administrative de
la direction de 1'Organisation et de 1'Informatique (DOI-
GA), les sections diffusion et reprographie du service
Courrier Central ( CC), . . . ) e t en permettant d' evaluer l a
quantite de travail fournie.

C e t t e a n a l y s e m' a a i d e a d e c e l e r l e s points qui


sont a 1' origine des problemes rencontres et d' entrevoir
la direction dans laquelle je devrais orienter mes
propositions.

2 - v r o p o s i t i o n s de r e f o r m e du s v s t e m e a c t u e l :

elles devaient tenir compte a la fois des


utilisateurs, des emetteurs et de la future gestion
informatisee.
IV LA SITUATION ACTUELLE

L' etude du systeme d' information existant est


essentielle parce qu' elle va permettre de mieux cerner
les insuffisances e t donne des eclaircissements sur les
besoins nouveaux qui seront pris en compte pour le
developpement du systeme futur.

1 RECENSEMENT DES DOCUMENTS

Cette etape a permis de dresser une liste


exhaustive des differents documents qui circulent dans
1' entreprise. Un certain nombre d' informations les
concernant ont ete releves : origine, fonctionnalite,
periodicite, qpiantite, destinataires. (II-1..8)

Ces documents ont e t e classes selon deux grandes


categories :

- les documents de gestion; Ils transmettent des


informations operationnelles relatives a un obj e t fini,
ont une duree de vie l i e e a 1' affaire qu' elles supportent
et sont guidees par le responsable de 1' affaire.

- l e s documents d' information; i l s vehiculent des


informations d' ordre general concernant les activites des
differents services de 1' entreprise ou des informations
sur 1' activite bancaire, financiere e t economique.

2 LES DIFFERENTS DOCUMENTS A TRAVERS L E S CHIFFRES

Ces statistiques retracent 1' emission et la


diffusion des documents depuis 1986 jusqu' au mois de mai
de 1989.
2-1 EMISSION : il s' agit de la production des
documents. Autour de 1000 documents sont emis par annee.
Une augmentation s e n s i b l e e s t e n r e g i s t r e e s u r l a periode
etudiee. (111-1,2)

2-2 DIFFUSION : concerne la diffusion des


documents emis, dans les differents services de
1'entreprise (services centraux et reseau). Calculee en
nombre de pages^1^, l a diffusion s e s i t u e au-dela de 7
millions (7250000 en 1988). Notons que sur les seuls cinq
premiers mois de 1989, la diffusion a atteint la moitie
de l a moyenne annuelle.

Sur les trois dernieres annees le nombre des


circulaires ne cesse de regresser en faveur des autres
types de documents. Ce qui traduit, a mon avis, les
difficultes qui sont liees a ce type de documents. (voir
graphique)

Nb de documents

JFMAMJJASONDJFMAMJ JASONDJFMAMJ JASONDJFMAM


1986 I 1987 I 1988 I 1989 I

L_i) clrculalre §3 note r6(6renc6e HHbulletln dlvers I

Le shema en deux axes, qui suit, recapitule les


appreciations des utilisateurs relatives au degre de

(1) I I s' a g i t du nombre de pages ecrites. Par exemple une


note saumon comptant 5 feuilles dont 3 imprimees recto
verso e t 2 recto seulement donne un nombre de pages egal
a 8.
satisfaction de la presentation et a 1' adaptabilite du
support papier des documents.

L' axe v e r t i c a l presente l e degre de s a t i s f a c t i o n


de la presentation : un document situe vers le haut
signifie qu' i l a une bonne presentation. Plus il est
situe vers le bas moins elle est satisfaisante. L' axe
horizontal presente le degre d' adaptation du support
papier : le degre d' adaptation augmente en allant de
gauche vers l a droite. Par exemple : pour les circulaires
le support papier n' est pas adapte et la presentation
n' est pas tres satisfaisante, par contre la lettre du
president a une bonne presentation e t l e support papier
est bien adapte^2^.

La taille du rectangle est proportionnelle au


volume de chaque type de document.

Presmtation satiifaisame

etudes
^oonomi^es et
tinancieref , _ , .
n . lettre du Prefident
bxilletrnsrose# manrruels et guides n
o SioavetFCPdu CCF
• bulletin def attairef iuridique$
note» • bulletm du patrrmome
referenoees notes
saumon

fnfcrmatfons
Suppcrtipapi er fmancieres • - lettred1u fecretariat general Support papier
non adapte adapte
• bulietinvert

ctroularre»

hruHetm des operaiion#


surtitref
1 1 notef * .
• im ormation» priovitsrref prnop< vprh^UX
de oomitef

Prejentationnon jati»(ai»ante

( 2 ) L e meme s c h e m a e s t d o n n e e n a n n e x e ( I I - 9 ) e n f o r m a t
A4
3 SEGMENTATION EN SOUS PROJETS ET PRIORITE
RETENUE

Les documents retenus comme internes presentent


des caracteristiques differentes, ont des fonctionnalites
di fferentes et ne posent pas les memes sortes de
problemes.

Ainsi, en raison de 1' etroitesse de l a periode du


stage, i l f a l l a i t faire un choix pour designer l e genre
de problemes a traiter en priorite. Ont 6t6 retenues les
circulaires : document transmettant les instructions et
les procedures administratives et commerciales,les notes
r e f e r e n c e e s : o n t l a meme u t i l i s a t i o n q u e l e s c i r c u l a i r e s
mais les informations sont plus breves avec en principe
une duree de vie moins longue et les notes saumon :
transmettent des informations commerciales e t financieres
destinees aux exploitants.

Ce choix a ete determine par les besoins des


utilisateurs. En effet, Les entretiens effectues ont
montre que les grands problemes sont poses par ces trois
types de documents.

En outre, ils assurent une fonctionnalite


commune, celle de gestion des activites du reseau. Et i l s
font 1' obj et, p l u s o u m o i n s d e s memes t r a i t e m e n t s .
10

V L' ANALYSE DU SYSTEME ACTUEL RELATIF AUX


TROIS TYPES DE DOCUMENTS RETENUS

Cette p a r t i e t r a i t e des modes de classement e t de


classification des differents documents, de leur
importance quantitative et leur cout, et des difficultes
qui leur sont liees.

1 CIRCULATION DES DOCUMENTS

Avant d' atteindre 1' utilisateur final, les


documents transitent par plusieurs services,. l e schema de
circulation des documents ci-dessous en donne une idee

c.c. ^Vx
*]]«•»*•»«•
% -S M* _J l

C Leirtl • MR L

Les emetteurs sont les differents services qui


ont emis ou continuent a emettre des documents.

Le service Gestion Administrative de l a DOI est


c h a r g e <4#6 du controle de forme des circulaires et des
notes referencees.
les deux sections du service Courrier central :
diffusion et reprographie; sont charges respectivement de
l a diffusion e t de l a reproducti on des documents.

Le siege, le reseau, les filiales et la


clientel^fe sont les destinataires. A noter que l e siege
comprend les memes services emetteurs mais en tant
qu' utilisateurs de documents emis par d' autres services.

De c e f a i t , i l s a c c u s e n t u n r e t a r d a l a r e c e p t i o n
dans les guichets qui atteint 7 jours. Avant d'etre
distribues aux agents, i l s sont generalement analyses par
l e responsable de la structure, ce qui entralne un retard
pouvant atteindre 15 jours. II faut noter qu'en moyenne
2,5 documents arrivent dans l e s guichets, s o i t environ 30
a 40 pages a l i r e par j our.

2 VOLUMES ET EVOLUTION

Ces trois types de documents representent une


part tres importante. En e f f e t , i l s occupent autour de l a
moitie de 1' activite totale de la section reprographie.

ANNEE
DOCUMENT 1986 1987 1988 1989
Grculaires 116 135 178 49
EMISSION Notes R6ferencees 182 244 234 96
|ee n 4e deel
b
Noles Saumon 134 132 124 47
Grculaires 2258258 1523520 1420470 1152812
DIFFUSION Noles Referenc6es 1029086 619625 1227078 221674
(•« 4« pegee) Noles Saumon 574080 707160 584000 438000
TOTAIi ®b *• 3861424 2850305 3231548 1 8 1 2 4 8 6
1 d* 1* pt(t dll ) dMIIMRtl
*epre4wetle» «t de dlCCuilon
dsne 1' »«tl»iU totil* d«
55,06 40,28 44,53 51,85
Le nombre de circulaires emises a augmente entre
1986 et 1988, mais a un rythme inferieur a celui des
notes referencees a cause des delais assez longs qu' elles
mettent pour atteindre les utilisateurs. L a meme t e n d a n c e
se manifeste pour 1989.(voir tableau precedent)

De m a n i e r e g e n e r a l e , l e n o m b r e d e p a g e s d i f f u s e e s
augmente tres sensiblement surtout depuis les derniers
m o i s d e 1 ' a n n e e 1 9 8 8 comme l e m o n t r e l e g r a p h i q u e .

Svolution de Ia diffusion

Milliers de pages
1200

1000 -

800-

600 -

400 -

200

JFMAMJ JASONDJ FMAMJ JASONDJ FMAMJ JASONDJFMAM


I 1986 I 1987 I 1988 I 1989 I

• 1 circulaire ^ note r6f6renc6e Kl bulletin

Ces deux tendances montrent bien l e s besoins pour


ce moyen de communication.
3 LES CIRCULAIRES VIVANTES

Les circulaires actuellement en cours presentent


un total en nombre de documents egal a 1473. Elles
proviennent de 36 services emetteurs differents. Le
departement bancaire a contribue pour 25, 7 pour cent du
total, en nombre de documents i l a emis 380 c i r c u l a i r e s
dont 257 en provenance de l a seule Direction des Affaires
B a n c a i r e s e n F r a n c e (DABF).

EMETTEURS KDC KTW Nk Btlwn Tranyotpt %


Prce & Dion RATTACHES
M_ le presidenl 1 1
direcfion generale 2 43
diredion du crcdil 13 174
dir bonques & insti DBI 15 3
dlr ser. ronlrSl qestion 40 42
itudes ef planif. DSCG 65 1 264 17,922
Dpt. BANCAIRE
DABF 12 257
dir affaires immob. 16 30
aqence inlemolionole DIE 20 88
dir commeree ext el sc. doc 23 5
dir implanlations 25 380 25,797
Dpt. FINANQER
dir Irisorerie el devises 14 7
changes 24
oSaires fin inlemolionales 26
deparlement finanaer 30 30
DEEF 33
bourae 35
lilres el coupons 36 13 50 3,3944
INSPECTION Gle
inspedion 5 5 5 0,3394
SECRETARIAT GENERAL
DAJ 6 106
•jr des caniires 8 11
cartes bancaires 10 10
DMP relation dien 18 1
servke itiicom 48
dir moyens de poiemenl 49 44
DOI 52 275
dir monelique 53 6
dir adm. 3. privo 55 228
dir de la fomialion 56 8
dir nelalions soaales 57 25
DRH 58 14
secretariat q6n*ral 60 8
setvice immobilier 62 6
materiel 63 2
Irailement comptable 64 1
Haisons ef approvisionnemt 66 4
service de la securile 67 22
dir scJech et immeubles 69 3 774 52,545

TOTAL | 1473 1 100


4 CLASSIFICATION ET CLASSEMENT

Seules les circulaires font reellement 1'objet


d' une gestion documentaire. Cependant plusieurs
difficultes sont rencontrees.

4 - 1 CLASSIFICATION

La c l a s s i f i c a t i o n e s t faite d' apres une l i s t e a


deux niveaux de rubriques (liste des codes objet) (voir
page suivante). Elle sert a la classification des
documents.
CODE "OBJET" OES CIRCULAIRES

HELATIONS AVEC LA CP Rejeis de chiques ei elleis sur FH Cridiu d'iquipement HC Change * lerme KE Tdle* - TdldiiJitsmissions
CLIENTELE nos caissei Fl Cr*dii-bail • Leasing HD Chdques de voyege en devisus KF I ijisuai inioinus
AA Coiuiiliooi tld Oenque ei do CR Viremenis FJ Cridits * 1'exporiaiion EUROCHEOUE KG Tidnspuiis de lomls
Compu CS Certes de peiemeni FK Accepletions HE Chdques essence KH Cuurrier • Envoi de vuleurs
AB Puliliciti • Campjynet CT Chiquei de voyefle en Iranci FL Ceutions ei Avals HF Chiques ei elleu sur Tdtranger CiicuUnon ilos plis clwgds
AC fiomoiion Uei vemei CV AccriUililS FM CMCC HG Venies ei echats de devlses KJ AuionmbHui ut luus vdhicules
Aciioni Commeicidlei Sommes * dispositlon FN Facioring Opdfaiions sur l'OR KL Mobilier • Ripaidiion
AD Dirrwche • Buieau* p*notji<|uei CX Organisaiion du Service FO Priis conliance • HH Tiansleris KM Mttctunos - Ordnwieurs
A6 Accueil Ue U cl«eni4U CZ Diveri Priis pertonnels • ANAS HJ Clds Idldgraphlques - Repdrei KN Sdcuntd incenUie
AF V I P. Iclienii 11*1 impuiunu) FP Cridilt Immoblliert HK Opdretloni documenielres KO Sdcuilld vul
AG fttcUineuoni Merchi hypoihdcaire HL Correspondanis dtrsngers KP Economut
AH Comipoftdence evec U cheniile D POSITION . COMPTABILITE FR Dossiers de cridits HM Allalrei llnendirei Ceniialiwuon des ochais
AS Seivlcei *nna*ei : Agence de DA Plen compieble • Nomencleiure Analyses des bilans Iniernetloneles KR Archivei
voyugoi • Euiop • Aiimance Lisie des enillis compieblei FS Fichier ceniral des chiques 6 HN Conirdle des chenges KS Invdiilaire Uu uttndiiel
AZ Diveri DB Cenirallseilon oompiable BDF HX Orgenlseilon du Service KX Organlsailon des Survices
Survelllence dei comptes Centrallsaiion des rlsques HY Suilsilques Conslynes Gdndrdles U'lmmeuble
FELATiONS AVEC LES BANOUES Gindreu* FT Auues diclaralioni * la BDF HZ Dlvers KY Sieiisllques
ET ETABLISSEMENTS DC Complabiliti Ginirele Dlclarailon 6 la Cenirele des KZ Divors
FlNANCIERS (Iraneelil Dinotege chiques impayis
BA FUylemenietlon lnierbanc»ire DD Compieblllii clleniile FU Achats et ventes 6 lempirement PERSONNEL•
BB ReUiloni lnie<b*ncairei Plegas dei N°* de compie FV Cridiis Finenciers OUESTION8 SOCIALES L - OUESTIONS JUHIOIQUESET
OrUinetiur d« compensailon DE Compieblllli en devlses FX Organlselion du Servlce JA Etlocills • Stailstlques FISCALES
BC Concurrence DF Ouvertures de comptes FY Siatistiques JB Recrutemenl • Alleciailon -
Flchler cenirel des chiques Mutatlon LA Ouverlurei Ue compiei
OD Banque Ue Fiance • Commimon FZ Oivers LB Coniemieux ilirei
Ue conirdle Uei Oenques Impayis JC Rdmundraiions • Cherges tocleles
JD Indemnltds et evenieges divers LC Succettloni
BE Eti du lecieuf public ei teml- DG Fermetures de compies
G • TITRESETCOUPONS-BOURSE JE Formeilon • Concours LD Oppotniont • Sdiiloi • Arrdit
public DH EIUQ1 • Codilicaiion dlenlile
COFFRES JF Avancement - Clesslllceilon LE Rdquitiiions
BF Banquei neiionetiiies DJ Compteblllti enelytlque
GA Conservailon JG Dlsclpllne-Senciloni LF Compies douieux ei
BG Benquei pflvies du secieur APB DK Prlx de revieni des opireilons
GB Tiues en compte coureni JH Ddpari • Reirelie conientieux
BH Cfidli PopuUire DL Reniabilhi
SICOVAM JJ Horalres • Heures LG Poursuiies
BJ Ciidii Agncole DR Archlves compiablei •
GC Hors conterveilon suppldmenielres LH Piescriptlon
BK Chiquei Poiteux Demandei de recherches
GD Posliion litres JK Congis • Absences LJ Assurences
BL Ceiisei d*Epergne DX Organlsaiion du Service
GE Relevi tltres • Oroiu de garde JL Steglalres • Intdrlmelres LK Accidenis du uuvuil
BM Eti Flnencieu DZ Dlvers
GF Caitse lilres •Conirdle iltres JM Ouestlons mddlceles LL Fiicullid
BN Correipondenii du CCF LM Documentaiion juridique
BO Meichi moniuwe Chambre de compensaiion JN Priis logemeni
E
PORTEFEUILLE GG Souscripilons ei aiulbutlons JO Intdfessement • Plen «fdpargne gdndfele
BZ Dlveri LZ Dweri
EA Etcompitis GH PUcemenis • Bons du Trisor JP Cenilne • Tlckeis resieurent
EO Encaittemuni GJ Opirailons de rdgularlMiion JR Conventlon oollecilve
CAISSE EC Dilliii CAE Assembldes Comlld d*diebliisemeni ei M • PROOLEMESDE OIHECTION
CA EipAcet • Sce Ue U Ceuse ED Incldenu d'escompie ei GK Servlces (Inanciers d*entreprlse
CB Tiisori de nuli tTenceissemeni MA Holillque gdndiele
GL Tiires nomineills • Transleris • JS Ddldguds du personnel
CC Chiquei ei chiqulen EE Huissier-Pioiits MB Struciure * Cideiion U'un
Converslon JT Odldguds lyndlceux •
CD Prilivemenii hebdomedaiiei EF Envols * l*accepiaiion Service
GM Getilon de porieleullles Oroll lyndicd
CE Remllei Ue cliiquei EG Avis de sori MC Ouveriure Ue yuicheli
GN Plens d'dpergne JU Femmei de mdnege
CF Compenietion EH Leitre de chenge Relevi MD Fihalot ei puil«ci|uiiont
GO Fonds de placement SICAV Vellleurs de nuh, etc...
CG Cpiei I vue de paniculieri EJ Recouvremeni ME Rdtulieit
GP Coupont-remboufsemenu JX OrgenlseilondesServlces
Cpiei de peitage EX Organiseilon du Service MF Siiuailon • Bilun
GR Bourse JY Siellstlques
CH Compiei iur livrei EZ Divers MG Budget • Conntile ile Genlon
GS Collres-fons-colls prdcleu* JZ Dkers • Suggestloni
Cl Compiei Diptiu A ichionce MH Trdtoierle • Hrdvitioni
GX Ofganisetlon des Servlces journel d'Enueprlse
CJ Compie d'Epeiflne Loflenteni F CREDITS • RISOUES MJ Oocumenieiion • Abonnemenu
GY Statlitiques
CK Compiei couranti FA Politique ginirale MK Signaiurei auiorltdos • Pouvolri
OZ Dlvers
CL Compies nruciuiellemeni FB Autorlsatlons • Codillcailon IMMEUBLES-MATERIEL. ML Erreurt (de ceitte, bourte, etc.)
cridlleun FC Dipessements • SurvelHence SECURITE • TRANSMISSIONS MM Conirtile • Sdcuiltd Interne
CM Boni de ceiise • Bons d'Epargne FD Gereniles H • OPERATIONS KA Immeubles Rdglon Perlslenne MO Probldmei gindraux
CN Compies en divises FE Renielgnements INTERNATIONALES KB Immeubles Provlnce U'oryenlsei|on
CO Oomlcilieilom FF Tenue des encours HA Encelsse devlses KC Electrldid • Cllmeilieilon MY Siailtilquet
Piilivemenii euiomeilques FG Criditi Acoun terme HB Chenge menuel KO Tdliphone MZ Diveri
Elaboree depuis plus d' une guinzaine d' annees,
elle est restee figie. Actuellement, avec 1'evolution de
1' activite bancaire et financiere, elle repond
difficilement aux besoins. Cette difficulte est d' autant
plus accentuee du fait que 1'indexation est effectuee
directement par les differents emetteurs.

Ceci se repercute sur l a recherche des documents.


Le temps depense pour trouver une c i r c u l a i r e varie entre
2 e t 30 minutes, e t avec beaucoup d' omissions ou quelque
fois une perte de temps en vain. L' anciennete et la
memoire des personnes comptent enormement -dans le
processus de recherche, et generalement les agents
constituent leurs propres collections de circulaires ou
de notes referencees. Ces collections personnelles sont
gardees jalousement e t emportees lors des mutations.

4 - 2 CLASSEMENT

Les circulaires sont conservees dans des


armoires, par certains services centraux et par tout les
guichets, rangees dans des hamacs suspendus a v i s i b i l i t e
frontale. les etiquettes contiennent un code objet e t l e
sujet qui lui correspond.

5 RECHERCHE ET CONSULTATION DES DOCUMENTS

I I y a edition d' un catalogue des circulaires mis


£ jour une fois tous les six mois. II offre une seule
entree par codes objets. Entre deux mises a jour les
circulaires nouvelles ne sont pas signalees. Ce catalogue
etant le seul et unique outil de recherche les usagers se
trouvent dans des situations genantes.

Les notes referencees et les notes s aumon ne


faisant pas l'objet de classement sont dif ficiles a
reperer. Ce qui pose un probleme d' autant plus que ce
type de document tend a se substituer, au niveau de la
nature de 1' information qu' i l s transmettent, aux
circulaires. Dans les meilleurs des cas les notes
referencees sont intercalees entre les circulaires selon
l e code obj et.

6 SERVTCES ET MOYENS CONCOURANT A LA DIFFUSON


DES DOCUMENTS

Au niveau des services emetteurs les documents


sont saisis et imprimes a 1' aide de traitements de textes
( WANG, WORD, FRAMEWORK, Q-ONE ). ( Depuis au moins deux
ans les textes des circulaires sont archives par les
secretariats sur des supports magnetiques
(disquettes) ce qui a 1' avantage de faciliter la
recuperation dans le cas de 1' utilisation future d' un
logiciel documentaire ).

On compte au courrier central les equipements


suivants : 6 copieurs (fonctions de t r i , d' agrafage, et
de reliure assurees par 3 d' entre eux), un micro
ordinateur et une imprimante a plat pour 1' edition des
etiquettes.

A l a DOI-GA d e u x f i c h i e r s i n f o r m a t i s e s s o n t t e n u s
a j our, 1'un concerne les circulaires 1'autre les notes
referencees. Le f i c h i e r des c i r c u l a i r e s s e r t a 1' edition
du catalogue des circulaires.

L' a c t i v i t e de reproduction et de diffusion


absorbe actuellement, en moyenne mensuelle (IV-7. . 9 ) :

- 189 heures de travail d' un employe

24 heures de t r a v a i l d' un agent classe 2

(3) I I s ' a g i t d' une precaution tres interessante pour l a


creation d' une base de donnee car l a recuperation des
fichiers reduira tres sensiblement les delais et les
couts de l a saisie.
- 147 heures de travail d' un agent classe 3

4 heures de travail d' un agent classe 6

I I faut rajouter a ces donnees l e t r a v a i l demande


pour l e transport des documents e t des fournitures.

7 EVALUATION DU COUT DU SYSTEME ACTUEL

Levaluation du cout a ete faite en ne prenant en


consideration que les aspects pour lesquels j'ai pu
obtenir des donnees acceptables : salaires moyens
mensuels^4) ( charges sociales incluses ), du cout moyen
d' une page photocopiee et du papier utilise. Les frais de
fonctionnement, les frais de transport e t l a contribution
du materiel informatique utilise ne sont donc pas pris en
compte a cause de la non disponibilite de donnees
precises. Les depenses relatives aux trois types de
documents atteignent le chiffre de 622.000 francs par
annee.

Le tableau suivant decompose l e s couts par type


de documents.

Nb D* DOCUMBNTS Nb DE PA0B8 Nb DB FEUHLES COUT PAR MOIS EN


TRAITE8 PAR TRAITBB8 PAR TRAITSES PAR /sn
iour moii lour mou iour mois Irovil moleriel popier
CIRCULAIRE :6 12 6936 145663 5336 112048 10925 5011
NOTE REFERENCEE .6 18 3834 80522 2950 61940 6039 2770
NOTE SAUMON .5 11 2487 52228 1913 40174 3917 2097
TOTAl 41 21087 20881 9078

(4) Les salaires e t charges sont ceux figurant dans l e '


d o c u m e n t "TEMPS DE TRAVAIL - COUT D' UN AGENT" e l a b o r e p a r
l e ContA^ole de Gestion. I l s ne sont pas a c t u a l i s e s . Le
c o u t m o y e n d ' u n e p h o t o c o p i e m' a e t e c o m m u n i q u e p a r l e
S e r v i c e d u M a t e r i e l (M. AFFCHAIN). L e c o u t d u p a p i e r e s t
l e prix d' achat paye par 1' economat a Reims.
VI CRITIQUE DE U EXISTANT

Cette critique est 1' aboutissement, a la fois,


des remarques que j' ai relevees au cours de 1' etude de
1' existant et des entretiens que j'ai effectues dans le
reseau et aupres de certains emetteurs (V-11). Ce
chapitre recapitule les principales conclusions.

1 SYNTHBSB DES PROBLBMBS DU SYSTEME ACTUEL

1 - 1 COHERENCE ET F I A B I L I T E

L' information est dispersee dans les


documents : les circulaires sont modifiees ou annules
par d' autres circulaires, notes referencees, notes
saumon/ ou encore, par d' autres notes non referencees. Ce
qui engendre une information dispersee dans des documents
d i v e r s d i f f i c i l e m e n t l o c a l i s a b l e s o u meme i n t r o u v a b l e s .

L' analyse du contenu d' un echantillon de


documents revele une certaine confusion dans les domaines
d' action de chacun des trois types de documents. Les
notes referencees tendent a transmettre des messages qui,
en principe, relevent du domaine des circulaires, les
notes saumon tendent a se substituer aux notes
referencees. Un autre type de documents "LES NOTES"
transmettent des informations > de portee differentes.
Quelques exemples sont presentes dans les annexes.

- Absence de regles etablissant une hierarchie


entre les differents documents : une circulaire peut etre
abrogee ou modifiee par une note saumon ou une note non
referencee. Ces documents ne faisant pas l'objet d'un
controle, i l s ne laissent pas de traces.
20

L' absence d' information concernant les


documents parus pendant l e temps qui s' ecoule entre deux
mises a jour du catalogue des circulaires entraine des
omissions. On peut estimer a environ 30 ou 40 l e nombre
de circulaires qui ne figurent pas dans le catalogue
pendant cette periode. Les modifications et abrogations
p e u v e n t a v o i r l e s memes c o n s e q u e n c e s .

1 - 2 L'ACCES A L ' INFORMATION

- Etant donne que seules les circulaires sont


concernees par le systeme de classement, il est
impossible d' etablir des liens entre les differents types
d e d o c u m e n t s q u i t r a i t e n t d u meme o b j e t .

Le plan de classement existant (les codes


objets) presente des lacunes : ne permet pas de suivre
les evolutions des besoins, e t manque de c l a r t e l o r s de
la recherche. En e f f e t , l e plan a e t e elabore au coup par
coup sans reelle analyse : les rubriques et les sous-
rubriques s' entremelent sans hierarchie logique. Un meme
sujet est classe dans differentes rubriques. (exemple :
DF e t LA, DF e t LS e t F S ) .

- La diffusion des documents : les difficultes


relatives a la determination des destinataires font que
des documents sont re?us par des agents qui ne sont pas
concernes par leur contenu, a 1' inverse des agents
concernes ne les regoivent pas.

1-3 LES DELAIS - Par rapport a la date de


diffusion, les documents sont, parfois, regus par
1' u t i l i s a t e u r final apres 15 jours.

- A 1' interieur d' une structure le temps de


diffusion des documents aux agents varie de 1 a 7 jours,
voire plus.
1 - 4 PRESENTATION ET VOLUMES

- Les utilisateurs se plaignent de la linearite


des textes des documents, de leur presentation sommaire
e t non attractive.

Les circulaires volumineuses souffrent de


1' absence de veritable resume et/ou de plan du contenu
qui permettent, de maniere rapide, de se faire une idee
du contenu du document.

1 - 5 AUTRES REMARQUES

II est frappant que les circulai-res


reglementant certains aspects de la gestion documentaire
soient meconnues. (exemple le Service courrier Central
ignorait 1' existence de la circulaire n' 0 9 2 9 MO 5 2 d u 2 4
mai 1983 qui reste la plus recente concernant la
diffusion et la redaction des circulaires).

- Le systeme actuel souffre de 1' absence d' une


structure qui assure une gestion controlee, coherente et
suivie. Cette absence se fait ressentir, surtout, au
niveau de 1' indexation des documents.

- Absence d' information synthetiques permettant


de suivre 1' evolution du systeme d' information et
d'estimer son efficacite. Les difficultes que j' ai
rencontrees lors de 1' analyse de 1'existant sont une
preuve criante.
VII PROPOSITIONS DE REAMENAGEMENT

Ces propositions visent deux objectifs :

- ameliorer 1'efficacite de la gestion actuelle.

- preparer l e systeme d' information a une future


informatisation.

1 DETERMINATION DES RUBRIQUES DES PAGES DE


GARDE.

Les propositions suivantes s' appuyent sur les


conclusions du groupe de travail constitue a cet effet.

1 - 1 CIRCULAIRES

La page de garde des circulaires devrait se


presenter avec les rubriques suivantes :

- DESCRIPTEURS : les descripteurs principaux et


les descripteurs secondaires choisis pour indexer le
document a partir de la liste d' autorite. (voir
explications au chapitre VII)

- TITRE : presente l ' o b j e t de l a c i r c u l a i r e

RESUME : presente de maniere synthetique le


contenu du document. L' i n t e r e t est de permettre a un
consultant de constater rapidement si le contenu du
document correspond bien a ce qu' i l cherche. Sans etre
oblige de parcourir les differentes pages du documents,
comme c ' e s t l e c a s a c t u e l l e m e n t .

MOTS-CLES : ils seraient utilises pour


1' interrogation de la base de donnees informatisee. Ils
peuvent aussi etre organises en index de descripteurs
u t i l i s e pour une recherche manuelle.
PLAN : presente de maniere detaillee les
differents chapitres et paragraphes du document. II
permet un acces rapide et precis a 1' information
recherchee.

Ce plan est tres interessant pour 1' elaboration


d' une base de donnees en texte integral, car i l facilite
1' organisation du document pour que 1' acces au chapitre
ou au paragraphe soit direct sans etre oblige de derouler
l a t o t a l i t e du texte (surtout dans le cas d' un systeme
hypertexte).

CODES DESTINATAIRES : Ces codes seraient


choisis par les emetteurs dans une liste mise a leur
disposition.

La liste devrait etre elaboree a partir d' un


inventaire de tous les destinataires possibles de fagon a
permettre l a selection precise de toutes les personnes ou
fonctions concernees par un document donne. Ainsi, elle
offrira aux utilisateurs, lors des mises a jour des
collections communes, la possibilite de constater s' i l s
sont destinataires ou non d' un document manquant
(actuellement les mises a jour se font a partir du
catalogue des circulaires).

- CODE EMETTEUR : Ce code designe le service


emetteur.

Pour le support papier ce code n' est pas d' un


grand interet puisque le service emetteur est donne en
toutes lettres. Pour une gestion informatis ee il a
1' avantage de simplifier 1' ecriture et de permettre un
gain d' espace.

- REFERENCE : La reference serait constituee du


code emetteur, du code destinataire et d' un numero
d' ordre donne de fagon sequentielle. En plus de son
interet pour reperer un document de maniere univoque,
elle sert pour le classement a 1' interieur d' une
rubrique.

- DATE D' APPLICATION : precise la date a partir


de laquelle l e document entre en application.

' - MODIFICATION : indique les circulaires a


modifier.

- ANNULE : i n d i q u e l e s r e f e r e n c e s d e s c i r c u l a i r e s
abrogees.

1 - 2 NOTES REFERENCEES E T NOTES SAUMON

On p o u r r a i t adopter l e s memes rubriques que pour


la circulaire avec quelques adaptations. Ce choix est
dicte par plusieurs raisons. D' u n e p a r t , cela permettrait
d ' e f f e c t u e r l e s memes t r a i t e m e n t s a u n i v e a u d e l a g e s t i o n
documentaire. D' a u t r e part, cela va permettre une
harmonie de presentation des differents documents de
gestion.

La difference par rapport a l a presentation des


circulaires concerne les elements suivants :

- la reference : pour dif f erencier les trois


types de documents l a reference de chacun pourrait etre
precedee par une l e t t r e indiquant son type par exemple
donner l a l e t t r e N pour signifier Note referencee, et la
lettre E (comme Exploitation) pour designer la Note
saumon, qui contient des informations e t recommandations
d' ordre commercial et financier, qui est destinee aux
exploitants.

- la date d' application : etant donne que les


informations contenues dans ces documents a une duree de
vie limitee dans le temps, une periode de validite
pourrait etre donnee a priori.
2 PROJET DE MAQUETTE

Un projet de maquette realise a partir des


elements precedents peut servir de base a 1' elaboration
des pages de garde des documents. La presentation vise a
exposer les informations les plus importantes de fagon a
capter le regard de 1' utilisateur. La taille des
caracteres et les encadres sont elabores a cet effet :
exposer clairement les rubriques date d' application,
modification et annulation. La t a i l l e des encadres vise a
delimiter l e nombre de lignes a u t i l i s e r , surtout pour l e
resume, e l l e represente une sorte de contrainte pour l e
redacteur afin que l e resume s o i t l e plus concis et le
plus precis possible. Cette concision est utile pour l e
gain de temps pendant l a recherche d' une part e t prepare
1' informatisation de la gestion, d' autre part, parce que
la plupart des logiciels documentaires ne permettent
qu' un nombre limite de caracteres par notice.

3 NECESSITE D' UN LANGAGE D'INDEXATION CONTROLE

Un des problemes majeurs du plan de


c l a s s i f i c a t i o n actuel e s t son manque de prScision : les
categories qu' i l comporte sont, parfois, trop vastes par
rapport a 1'eventail des matieres actuellement
concernees.

Etant elabore sans reelle analyse au fur et a


mesure de 1' evolution des besoins, i l ne presente pas une
reelle logique classificatoire.

La subdivision en deux degres qu' i l presente, le


rend rigide et ne lui permet pas d' etre suffisamment
ouvert pour absorber la diversite des questions traitees
et le nombre de produits qui ne cesse d' augmenter. Ces
difficultes se repercutent sur 1' indexation : des
documents classifies dans des themes qui ne correspondent
pas a leur contenu, la rubrique divers contient de plus
en plus de documents faute de rubriques exprimant leur
contenu.

La classification intervenant au niveau de la


structure du catalogue, les freins de l a classification
font du catalogue des circulaires un outil "tres flou" e t
" dif ficile d'utilisation" selon les expressions des
utilisateurs.

En prenant en compte les causes des problemes


actuels et les besoins des utilisateurs, 1' utilisation
d'un langage controle pour 1'indexation^^ est
necessaire.

Une liste dz a u t o r i t e ^ me semble assez bien


adaptee parce qu' e l l e offre une precision d' indexation
tres acceptable et 1' index qui en est tire offre une
aide a la recherche tres appreciable. Dans les
paragraphes suivant sont exposees les demarches
d' indexation et d' elaboration de 1' index e t du catalogue.

3 - 1 L'INDEXATION

Par rapport a la classification a partir de la


"liste des codes objet", la l i s t e d'autorite permet une
coherence d' indexation plus elevee; c' est-a-dire que des
documents traitant d'un meme sujet porteront un meme
descripteur.

(5) Representation analytique du contenu conceptuel d'un


document par une serie de descripteurs, recenses a priori
dans une l i s t e finie, en vue du stockage e t de l a
recherche de 1' information.
( ® _U n e ^ l i s t e d ' a u t o r i t e e s t c o n s t i t u e e d e c o n c e p t s
destines a representer de maniere univoque l e contenu des
documents au moment de 1 ' indexation e t des questions au
moment de l a recherche. Ces concepts s o n t exprimes p a r
des mots ou par des expressions extraits d'une l i s t e
finie, etablie a priori; seuls les termes figurant dans
cette l i s t e peuvent etre utilises pour indexer les
documents et les questions.
La demarche d' indexation se deroule selon les
etapes suivantes :

- La prise de connaissance du contenu du document


a travers une lecture rapide des principaux elements de
l a page de garde (titre, resume, plan) et des principales
conclusions contenues dans le texte, ainsi que des
differents elements pouvant donner une idee de ce qu' i l
traite.

Le recensement des concepts dont traite le


document : ces concepts sont releves au fur e t a mesure
de la lecture en ne gardant que les mentions pour
lesquelles une information complete est donnee.

Traduction des concepts en descripteurs


figurant dans la l i s t e d' autorite : si la liste contient
l e descripteur qui exprime l e concept, i l est pris sinon
on prend un terme equivalent, c' est a dire celui qui
exprime l e concept de fagon l a plus proche possible.

Etablissement des liens entre les differents


descripteurs : certains documents traitent de plusieurs
sujets avec suffisamment d'explications pour etre
exploites a partir du meme document. Dans ce cas,
plusieurs concepts sont releves e t i l va f a l l o i r etablir
des liens entre les differents descripteurs retenus. Ces
liens peuvent se faire de plusieurs manieres dont l a plus
courante est la juxtaposition des des cripteurs avec
1' utilisation de separateurs (signes de ponctuation, le
point virgule par exemple). En plus pour aider le
cons ultant, en lui specifiant le sujet principal du
document, on peut utiliser differentes presentations :
par exemple mettre en caracteres gras le ou les
descripteurs qui representent le plus le sujet principal
du document e t en caracteres normaux l e s des cripteurs qui
representent les sujets secondaires.
3 - 2 ACTUALISATION

L' evolution de 1 ' a c t i v i t e de 1 ' e n t r e p r i s e e t la


naissance de nouveaux produits entrainent 1 ' apparition de
nouveaux termes e t de nouveaux concepts. Aussi, pour que
l a l i s t e d'autorite continue a jouer son role de maniere
ef ficace, il faut qu' e l l e soit mise a jour
periodi quement.

Dans la phase de 1' indexation, la liste


d' autorite peut ne pas contenir les descripteurs qui
expriment des concepts nouveaux. Dans ce cas, ils seront
traduits par des descripteurs appartenant a une l i s t e de
candidats descripteurs (comme par exemple la categorie
divers dans 1'actuelle l i s t e de codes objets) en attente
d' etre integres dans l a l i s t e d' autorite. Pour eviter les
retards de mise a jour et 1'encombrement de l a l i s t e des
candidats descripteurs, leur integration apres examen
doit etre faite periodiquement (tous les mois au plus
tard).

3 - 3 LE CATALOGUE DES DOCUMENTS ET L ' INDEX

3 - 3 - 1 CATALOGUE

I I doit contenir pour chaque document :

- le descripteur principal en vedette,

- le titre,

- la reference,

le nom et le service de 1' emetteur. Cette


indication permet a 1' utilisateur, dans le cas ou le
document manque a l a collection, de contacter 1' emetteur
pour demander des informations necessaires et commander
l e document,

la date d' application ou la periode


d' application, .
29

un code de classement pour reperer


materiellement l e document.

Le resume peut e t r e donne car i l va permettre au


consultant de verifier immediatement si le
document contient ou non les informations
recherchees.

3 - 3 - 2 INDEX

II est utilise comme entree aux notices du


catalogue, il se presente sous forme d' une
l i s t e classee par ordre alphabetique avec :

- les descripteurs principaux places au debut de


la ligne et en caracteres gras, suivis des
descripteurs secondaires en caractere
normaux,

- les numeros de la page du catalogue ou se


trouve la notice qui correspond aux
descripteurs principaux.

4 NECESSITE D' UNE GESTION DOCUMENTAIRE


HARMONIEUSE

Pour etre harmonieuse l a classification doit etre


1 ' o e u v r e d ' u n e s e u l e e t meme p e r s o n n e . En e f f e t , lorsque
les documents sont indexes par des personnes differentes
- ce qui correspond a la situation actuelle - le risque
de dispersion est eleve et 1'harmonie du classement se
trouve, par consequent alteree.
La creation d' une cellule specialisee pour la
gestion documentaire permettra de mieux maitriser les
problemes poses par 1' organisation actuelle. Deux a u t r e s
grands avantages peuvent decouler d' une gestion
centralisee :

un gain de temps pour certains services


actuellement impliques dans les differentes phases de
circulation des documents ( DOI-GA p a r e x e m p l e ) .

-entreprendre et realiser les etapes prealables a


1' informatisation.
CONCLUSION

Les amenagements proposes vont contribuer a


resoudre de nombreux problemes lies a la gestion
documentaire au niveau de la signalisation et de
1' indexation notamment. Cependant, il reste d' autres
aspects, comme l a r e d u c t i o n d e s delais de transmission,
que seule une gestion informatisee peut ameliorer.

Les propositions de reamenagement sont faites de


telle sorte que le passage a une gestion informatisee
soit possible sans demander de grands changements. Les
rubriques choisies, pour les pages de garde des
differents documents, peuvent etre reprises en tant que
champs des notices de ces documents. Les mots cles
peuvent etre utilises lors de 1'interrogation pour mieux
la preciser.

L' informatisation du systeme avec consultation


decentralisee est 1' une des premieres attentes des
utilisateurs : ils esperent pouvoir visualiser le texte
integral des documents, avec l a possibilite d' avoir une
edition papier limitee a un exemplaire.
3$J

L I S T E DES ANNEXES

pagg document
ANNEXE I
1 ORGANIGRAMME DE LA D. A. B. F
2 ORGANIGRAMME DU C. C. F
3 RESEAU I L E DE FRANCE
4 GUICHETS EN PROVINCE

ANNEXE I I
1 DOCUMENTS : TOUTES CATEGORIES
2 CIRCULAIRES
3 NOTES REFERENCEES
4 BULLETINS
5 DIVERS : NOTES
6 DIVERS : RAPPORTS
7 GUIDES ET MANUELS
8 PRODUCTIONS DE LA DIRECTION DES ETUDES
ECONOMIQUES ET FINANCIERES
9 SCHEMA DE CIRCULATION DES DOCUMENTS
10 PRESENTATION SCHEMATIQUE DE L'ADEQUATION DU
SUPPORT ET DE LA PRESENTATION

ANNEXE I I I
1 EMISSION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS
2 EMISSION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS ( s u i t e )
3 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1 9 8 6
4 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1 9 8 7
5 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1 9 8 8
6 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1 9 8 9

ANNEXE I V
1..6 ANALYSE DES OPERATIONS DU SYSTEME ACTUEL
7. . 9 EVALUATION DU TRAVAIL ASSURE

ANNEXE V
LISTE DES PARTICIPANTS AUX ENTRETIENS ET AU
GROUPE DE TRAVAIL
ANNEXE I

ORGANIGRAMME DE LA 0. A. B.

ORGANIGRAMME DU C. C. F

RESEAU ILE DE FRANCE

GUICHETS EN PROVINCE
OIRECTION DES ACtlVIIES BANCAIRES EM fRAMCE

Olrecteur

Otrecteur Adjolnt Reiponieble Admlnlitr»Uf OAOF

ANIMATION ET GESTION ANIHATION ET GESTION ANIHATION ET GES1I0M


SIRATECIt COWERCIALE
COHHERCIALE OU PERSONNEL AOHIMISTRATIVE

EIUOES £1 RECIIERCIIES COtfftllCATIOH CLIEHTELE ET CORRESPONOANTS REGIOMAUX ^SlilANC^DHiyiSiBAim


HARKETIWG OPERATIQHNEL Reiponiable :

Retponteble : R#glon 1 : < R*glon 1 :

Coeimmlcetlon e t Relitloni Rtglon 2 : R6glon 2 l


Publlquei !
Rlglon Parlt : R#glon P a r l t

VIOE5BANQV6 Budget ! mmimu


Flchler et Herhetlng ANIHATION OU RESEAU Reipomable :

Olrect :
Anlmstlon Collectlvltii
Localei : Budgeti - Prograemet
Reipomable TsriobMltri :
Anlmatlon Flnancllre du
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Produlti b»nc»lrei et Appllcatlons micro-

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GESTIOM PA1RIMONIALE OES
ENIREPRISES : P a r t l c u l l e r i • OPO :
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ORGANIGRAMME DU CREDIT COMMERCIAL DE FRANCE
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ANNEXE II

1 DOCUMENTS : TOUTES CATEGORIES

2 CIRCULAIRES

3 NOTES REFERENCEES

4 BULLETINS

5 DIVERS : NOTES

6 DIVERS : RAPPORTS

7 GUIDES ET MANUELS

8 PRODUCTIONS DE LA DIRECTION DES ETUDES


ECONOMIQUES ET FINANCIERES

9 SCHEMA DE CIRCULATION DES DOCUMENTS

PRESENTATION SCHEMATIQUE DE L' ADEQUATION DU


SUPPORT ET DE LA PRESENTATION
RECENSEMENT DES DOCUMENTS
Toatts. caiefooritA
ENTREES SORTlES
Pio»4nonl dcs Scfvicet VOLUMES Dcshnecs ou« Scivlcct
dc l'enl<cpiiie dc rcnliepiitc
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RECENSEMENT DES DOCUMENTS
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RECENSEMENT DES DOCUMENTS
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ENTHEES SORTlES
Piovcnonl dei Scvicci VOLUMES Oesiinees ou< Scivicet
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OOCUMENTS
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RECENSEMENT DES DOCUMENTS

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DES

DOCUMENTS
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RECENSEMENT DES DOCUMENTS

SOHTIES
Piowcnoni des Services VOLUMES Oeshnees ou* Services
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NOM

OES

OOCUMENTS

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O/Q/Ct/S/t^/u:/c\/{J/oS/,
RECEMSEMENT DES DOCUMENTS
: tvtxpportx

SOfiTlES
Pinvcnoiil dci Sciviccs VOUUMES Deslincci nun Sciviccs
Uc rcnlicpiise / dc 1'eolicpiUe
NOM

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OOCUMENTS
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Piovcnmil ilci Scivitct VOLUMES DeHioeci oiu Scivitci


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DES

OOCUMENTS

MANUEL UTILISATEUR DU SYSTEME CREDIT (CRESUS) 182


GENERALITES SESTERCE 166
FICHES OPERATIONS SESTERCE 669
OPERATIONS INTERNATIONALES SAMOURAI 161
APPLICATIONS CENTRALES SESTERCE 823
TEXTES USUELS 420
TEXTES USUELS
TEXTES USUELS III 420
TEXTES USUELS IV 87
C.C.B.- REGLEMENTS - BANQUES
DISPOSITIONS APPLICABLES AUX BANOUES 347
GUIDE DE LA SECURITE 130

GARANTIES USUELLES EN FAVEUR DE LA BANQUE 1026


SUCCESSIONS OPPOSITIONS REQUISITIONS DIVERSES 217
OUVERTURES ET FONCTIONNEMENT DES COMPTES 221
APB RELATIONS FINANCIERES AVEC L'ETRANGER 696
MANUEL D'OPERATEUR S3610 194
SAISIES-ARRETS AVIS ATIERS DETENTEUR OPPOSITIONS 139
AFB LE CHEQUE BANCAIRE 104
MODELE DE MESSAGES ADMINISTRATIFS 120
GUIDE DES OPERATIONS CREDITS PORTEFEUILLE
GUIDE DES OPERATIONS DE CAISSE 160
GUIDE DES OPERATIONS COMPTABLES MECANISEES 400
PLAN COMPTABLE CCF 910
GUIDE PATRIMONIAL CCF
GUIDE PRATIQUE DES CREDITS IMMOBILIERS
IMPLANTATIONS A L'ETRANGER
RECENSEMENT DES DOCUMENTS
Hv 1 t.x f icti t (<?• s

ENIHEES
Piovcnonl ilcs Sciviccs VOLUMES Deslinccs oux Sciviccs
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c^noiuiauti tt Fln^rtctfeJ
Preserttatiori satisfaisamite

• . lettre du President
manuels et guides •
_ buTletinsroses a Sicav et FCP du CCF
bulletin des aftairesiuridiques
bulletm dupatrimoine

lettre du secretariat general

bulletin des cperations


surtitres

trrf ormations prioritaires

Presentationnon satisfaisante
ANNEXE III

1 EMISSION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS

2 EMISSION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS (suite)

3 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1986

4 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1987

5 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1988

6 PART DE CHAQUE TYPE DE DOCUMENT 1989


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part de chaque type de documents
1986

Clrculalres
^ 32%
Notes Ref.
15% v

bulletins
10%

divers
43%

source : servlce de la reprographle


part de chaque type de documents
1987

Notes Ref,
9%
bulletlns Clrculalres
15% > 22%

divers
55%

source : servlce de la reprographle


part de chaque type de documents
1988

Notes Ref.
17%
Circulaires
20%
bulletlns
17%

divers
47%

source : servlce de la reprographle


part de chaque type de documents
1989**

Clrculaires
Notes 33%
6%

bulletlns
14%

dlvers
47%

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ANNEXE IV

1..6 ANALYSE DES OPERATIONS DU SYSTEME ACTUEL

7.. 9 EVALUATION DU TRAVAIL ASSURE


QUI ? /ANALYSE DES OPERATIONS DU SYSTEMB ACTUELl PROPOSE SUPPORTS U T I L I S E S / SYMBOLES fto*br«
d» p«9»«
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D i r e c t i o n : T o u t e s . ie.s d / r c e J - t e ^ s fw»A«A*tlc ^-jjl ViiA- kiyalur*. 4/
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ANALYSE DES OPERATIONS DU SYSTEME A C T U E l O P R O P O S E n /SUPPORTS UTI SYMBOLES Noftri
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PROPOSE UPPORTS U T I L I S E S SYMBOLES
ANALYSE DES OPERATIONS DU SYSTEME ACTUEL

Direction : Se.fiec-/t»VLC|-v-«j ^
S e r v i c e : Ctru-nx**-**-
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Activite : yrvs^/tflJw-CT/<yiA -©-^ , /
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'
ANNEXE V

LISTE DES PARTICIPANTS AUX ENTRETIENS

ET AU GROUPE DE TRAVAIL
T.TCS PERSONNES AYANT PARTICIPE APX ENTRETIENS ET
DANS LE GROUPE BF. TRAVAIL

AGENTS AUPRES DESQUELS ONT ETE EFFECTUES LES


ENTRETIENS

•RESEAU

Mme JOLLY (RGA) SUCCURSALE DE SAINT AUGUSTIN


M. TORRES (CONTROLEUR) SUCCURSALE DE SAINT
AUGUSTIN
M. SCHNELL (DIRECTEUR) AGENCE F. FAURE
M. LEVEAU-VALLIER (ATTACHE DE DIRECTION) AGENCE
TERNES
M. DUPOIRIEUX (CONTROLEUR DE GROUPE) AGENCE
TERNES
M. MANIN (DIRECTEUR) AGENCE TOUR ROUSSEL
SEVTCES CENTRAUX

M. MARCEROU (STRATEGIE MARCHES ET SERVICES-


PARTICULIERS) DEPARTEMENT BANCAIRE
M. SHUSTER (DOI-GA)
M. PETITFILS (RESPONSABLE DU SERVICE
REPROGRAPHIE)
Mlle BEGUE (RESPONSABLE DU SERVTCE COURRIER
CENTRAL)

ONT PARTICIPE AU GROUPE DE TRAVAIL

Mme BRXSSOT AGENCE POISSONIERE


M. CONSTENS AGENCE NATION
M. FONTAINE AGENCE SAINT DENIS
M. KONIKOFF AGENCE SUFFREN
* 9 5 8 3 1 9 C *

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