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µ REMERCIEMENTS µ

Avant de passer à l’analyse du sujet, on tient à exprimer


notre vive gratitude à l’égard de toute l’équipe des deux
structures d’accueil respectives : FIDAROC et AUDICIS. On
les remercie pour la sollicitude dont ils ont fait preuve, on les
remercie pour les leçons de professionnalisme qu’ils nous ont
inculquées et on les remercie pour leur encadrement.

On tient, toutefois, à remercier très particulièrement


M.Bentabet, professeur et chef du département financier à
l’ISCAE, pour ses conseils et son encadrement qui nous ont
guidé pour l’élaboration du présent mémoire.

Merci à nos professeurs de l’ISCAE qui nous ont donné les


outils nécessaires pour réaliser ce travail.

Merci au corps administratif de l’ISCAE pour son


professionnalisme et son soutien tout au long de ces quatre
années.

Merci à nos amis(es) et camarades pour les moments


partagés à l’ISCAE, et qui nous ont permis de passer ces quatre
années de labeur dans la joie et la bonne humeur.

Merci à nos parents et proches qui nous ont, si


délicatement, supportées tout au long des étapes de notre vie.

Merci à toutes les personnes ayant participé de près ou de


loin à la réalisation du présent travail.
µ DEDIDACES µ

Par leur manière de penser et d’entrer dans votre propre


raisonnement, des gens possèdent le pouvoir très rare de vous
rendre plus intelligent. Vous vous surprenez alors, au cours d’une
discussion avec eux, à aller plus loin dans vos idées et vous croyez
que vous avez été naturellement bon. Ce n’est qu’après que vous
prenez conscience de leurs capacités à vous révéler.
C’est une chance de les rencontrer sur notre chemin
professionnel.
Nous leur dédions ce mémoire.

Aouatif BOUDIAF Ghizlaine DEMKAL


SOMMAIRE

INTRODUCTION…………………………………………………………………. P6

Première partie : La notion du contrôle interne…………………………………… P 11

Chapitre1 : Définition et principes de base du contrôle interne………………….. P 12

1- Définition de la notion de contrôle interne………………………………….. P 12


2- Objectifs du contrôle interne ……………………………………………….. P 14
3- Principes généraux du contrôle interne……………………………………… P 17

L’organisation ;………………………………………… P 17
L’intégration ;………………………………………….. P 18
La permanence ;……………………………………….. P 18
L’universalité ;…………………………………………. P 19
L’indépendance ;………………………………………. P 19
L’information ;………………………………………… P 19
L’harmonie……………………………………………. P 19

4- Distinction de concepts : contrôle interne, audit interne et audit externe … P 19


Le contrôle interne (C.I)………………………………. P 19
L’audit interne (A.I) ………………………………….. P 20
L’audit Externe (AE)…………………………………. P 21

5- Obstacles et limites du contrôle interne…………………………………… P 22

Chapitre 2 : La démarche d’évaluation du contrôle interne……………………. P 23


1-La phase préliminaire……………………………………………………… P 24
2-La prise de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne……… P 24
2.1 La prise de connaissance de documents existants…………………… P 25
2.2- La conversation d’approche………………………………………… P 25
2.3- L’analyse des circuits par diagrammes…………………………….. P 25
2.4- Les questionnaires et guides opératoires…………………………… P 26
2.5- Les grilles d’analyse de contrôle interne…………………………… P 26
3-L’évaluation du contrôle interne………………………………………….. P 26
4-Le contrôle de l’application permanente des procédures…………………. P 26
5-La conclusion de l’évaluation du contrôle interne………………………… P 27
Chapitre 3 : La démarche du contrôle interne du circuit Achats-Fournisseurs…… P 29
Section 1 : Les étapes de l’évaluation du contrôle interne du circuit achat– P 29
fournisseur :
a-Définition des besoins ………………………………………………… P 30
b-Sélection des fournisseurs …………………………………………….. P 30
c-Commande …………………………………………………………….. P 31
d-Réception …………………………………………………………….. P 32
e. Contrôle des factures …………………………………………………. P 33
f. Comptabilisation ……………………………………………………… P 34
g. Règlement……………………………………………………………. P 34
h. Provisions pour factures à recevoir………………………………….. P 34
i. Justification des soldes……………………………………………….. P 35
j. Le suivi des litiges……………………………………………………. P 36
Section 2 : Objectifs du Contrôle Interne de la section Achats – Fournisseurs P 36

1- les objectifs du contrôle interne………………………………………….. P 36


2- La séparation des fonction au sein de la section Achats – Fournisseurs…. P 37

Section 3 : les facteurs du risque inhérent liés au circuit achat – fournisseurs.. P 38

Deuxième partie : Cas pratiques d’évaluation du contrôle interne du circuit Achats- P 40


Fournisseurs

Premier cas : L’évaluation du contrôle interne du composant Achats….. P 41


– Fournisseurs de la société « BETON »

Présentation de l’entreprise d’accueil ………………………………… P 41


La description du circuit des achats : Cas de la société « BETON »…. P 42

1- Émission des demandes d’achats (DA) ………………………….. P 42


a)- la numérotation …………………………………………….. P 42
b)- Imputations ………………………………………………… P 43
c)- Délai et lieu de livraison …………………………………… P 43
d)- Désignation des articles …………………………………… P 43

2- Circuit des demandes d’achats ………………………………….. P 43


3- Etablissement des Bons de Commande (B.C) …………………… P 45
a)- Emission des bons de commande …………………………… P 45
b)- Circuit du bon de commande ………………………………. P 46
c)- Imprimés de diffusion ………………………………………. P 46
4- Réception de la marchandise ……………………………………. P 46
5- Traitement et circuit des factures ………………………………… P 46
a)- Réception de la facture ……………………………………… P 47
b)- Présentation type d’une facture …………………………….. P 47
c)- Enregistrement de la facture …………………………………. P 48
6- Règlement des factures fournisseurs ……………………………... P 49

Évaluation du système………………………………………………… P 52

Test de permanence………………………………………………….. P 56

Recommandations……………………………………………………. P 58

Deuxième cas : L’évaluation du contrôle interne du cycle Achats –


Fournisseurs de l’hôtel « RELAX »………………………………………… P 61

Phase de prise de connaissance …………………………………….. P 61


Section 1 : Généralités sur Relax …………………………… P 61

1- Fiche technique…………………………………. P 61
2- Les produits de l’hôtel………………………….. P 62
3- Organisation de l’hôtel…………………………. P 62

Section 2 : Prise de Connaissance du circuit Achats - P 64


Fournisseurs
1- le Service des Achats…………………………... P 64
2- le magasin …………………………………….. P 65

3- Le Service Comptable ………………………… P 66


Phase d’analyse des procédures du circuit achats– fournisseurs
P 67
Section 1 : Mémorandums et diagrammes …………………
A - Description de la procédure d’achat ………………….. P 67

B - Les diagrammes de circulation ……………………….. P 68


Section 2 : Les tests de conformité…………………………
P 74
1- Service des achats…………………………………….. P 86
2- Magasin……………………………………………… P 86
3- La comptabilité……………………………………… P 86

Section 3 : La grille de séparation des tâches……………… P 86

Section 4 : Questionnaire d’évaluation des procédures….. P 87

Section 5 : Le tableau des forces et des faiblesses………… P 92

Section 6 : Les tests de fonctionnement ou de permanence … P 95

P 96
La phase de conclusion…………………………………………… P 97

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIE

ANNEXES
µ Avant – Propos µ

S’il y a bien une notion préalable à la mesure de performance de tout


système, c’est bien celle du contrôle interne. Etape fondamentale de la démarche
d’audit financier, l’évaluation du contrôle interne constitue, sans nul doute, un axe
central autour duquel gravite la performance de l’entreprise, c’est aussi un élément
déterminant pour le choix d’une stratégie d’audit appropriée.

Au cous de nos stage, nous avons pu participer à des missions de


commissariat aux comptes ayant porté sur différentes entités avec différentes
cultures et surtout dotées de différentes organisations. Ainsi, avons – nous mené
des missions d’évaluation du contrôle interne et nous avons pu, par la même
occasion, mettre en pratique l’ensemble des notions acquises lors des séminaires
animés par notre cher professeur M. El Khalifa autour de l’audit financier.

Le but du présent travail est de présenter deux cas pratiques d’évaluation du


contrôle interne du circuit Achats – Fournisseurs. Si nous avons opté précisément
pour ce circuit, c’est certainement du à son importance relative par rapport aux
deux entreprises sur lesquelles portent les cas pratiques.

Par ailleurs, on tient à préciser que l’objectif de la présentation de ces deux


cas pratiques n’est pas de nature comparative puisque les deux entreprises sont
issues de deux secteurs d’activité structurellement différents. Néanmoins, on a jugé
intéressant de présenter deux démarches d’évaluation du contrôle interne qui, bien
que similaires sur le plan méthodologique, demeurent de portées sensiblement
différentes.

Ainsi, ce mémoire ne marque pas un aboutissement, mais un moyen


d’appréhender la notion du contrôle interne d’un point de vue pratique.

Nous nous prétendons pas, dans ce travail, à la perfection mais nous


croyons dans sa portée analytique et pragmatique.
Mémoire de fin d’études

INTRODUCTION

Les informations données par l’entreprise aux tiers qui entretiennent avec elle
des relations financières ou commerciales sont elles sincères ?

Reflètent-t-elles l’image fidèle du patrimoine, du résultat et de la situation


financière de l’entreprise ?

Les indicateurs financiers servant à définir les grandes orientations de


l’entreprise sont –ils fiables ?

C’est pour répondre à cet ensemble d’interrogations que s’est développée


une pratique progressivement reconnue et même rendue dans un nombre de cas
obligatoire : l’audit comptable et financier.
L’audit, concept assez large, consiste en un examen mené par un
professionnel indépendant et aboutissant à l’expression d’une opinion motivée sur
la manière dont est exercée une activité par rapport à des normes préétablies.
L’audit financier reste la technique d’audit la plus connue car il représente
son aspect le plus ancien.
En effet, l’activité que recouvre le terme Audit et qui constitue l’objet du
présent mémoire a des origines très anciennes.
Cette fonction qui a connu un développement rapide , existait chez des civilisations
très différentes et fort éloignées géographiquement, on retrouve :

Les Sumériens avec le code d’Hammourabi qui n’a non seulement obligé les
agents commerciaux à avoir un plan comptable et un manuel de comptabilité, mais
de communiquer les informations d’une certaine valeur suivant des normes.

Les Egyptiens, les Phéniciens, les Romains et les Grecs qui avaient anticipé sur
l’attitude soupçonneuse du fisc actuel à l’égard des frais de représentation et de
restauration, au point de donner une analyse détaillée des frais de cette nature.

Les Chinois : le principe d’un audit indépendant a été reconnu tôt en Chine. Si
on avait à revoir l’histoire de la Chine, on aurait pu vite s’apercevoir de
l’introduction du système de contrôle des finances publiques sous la dynastie Tang
en 736 (de notre ère).

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Mémoire de fin d’études

S’il est vrai donc que la notion d’audit existait des années avant Jésus-Christ,
l’intérêt de l’audit ne commença à être reconnu qu’à partir du 13ème siècle.
En effet, les grandes organisations administratives mises en place par les
rois, les barons, les églises et les municipalités ont exercé une grande influence sur
le développement de l’audit et de la comptabilité.
L’épitaphe de Richard Bowle de 1629 témoigne de cette contribution :

« Il a fidèlement servi plusieurs barons en tant qu’auditeur des comptes dans le


monde, mais surtout, il s’est préparé pour rendre ses comptes à Dieu ».

On y retrouve les qualités personnelles recherchées chez un auditeur :


honnêteté, intégrité, fidélité et régularité.
On peut donc conclure que les praticiens d’aujourd’hui, qu’il s’agisse
d’auditeurs internes ou externes ne sont que les héritiers d’une longue tradition de
service :
« L’histoire de la technique des comptes remonte à la plus haute antique,
puisqu’elle se confond avec l’histoire économique ».

Histoire et Doctrine de la Comptabilité. Vlaemminck.

Si les racines du métier d’auditeur remonte à si longtemps, il n’en est pas de


même de la démarche d’audit qui, elle, découle de la pratique actuelle de l’audit qui
a été instituée plus récemment par des organismes internationaux tel l’IASC ou
encore l’IFACI.
Justement, le contrôle interne constitue une étape cruciale de la démarche
d’audit car il permet de déterminer l’étendue et le calendrier de l’audit des comptes.
En effet, l’évaluation du contrôle interne -faite par l’auditeur dans toute mission
d’audit- permet de modéliser l’entreprise en un ensemble de procédures afin de les
évaluer individuellement par la suite.
Par ailleurs, il convient de rappeler que cette analyse s’effectue dans un
cadre systémique. En effet, l’auditeur -dans sa démarche d’évaluation du contrôle
interne- considère les différentes sections analysées comme un système à part
entière dont chaque circuit constitue un sous-système. Ainsi, les inter-connexions
entre les circuits sont mises en reliefs dans le cadre d’une conception transversale
de l’entreprise plus proche des modèles d’organisation les plus récents.
Dans ce cadre, le contrôle interne apparaît comme un moyen de concilier les
divers sous systèmes de l’entreprise autour d’un objectif commun : la protection du
patrimoine et la qualité de l’information fournie.

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Mémoire de fin d’études

Dans le contexte actuel de globalisation et de mondialisation des marchés, la


maîtrise des métiers de l’entreprise devient un impératif pour assurer la survie de
cette dernière, bien entendu, cette maîtrise ne pourra être atteinte que si l’entreprise
dispose de tout un arsenal de procédures lui permettant d’abord de gérer ces métiers
dans les meilleures conditions, mais aussi et surtout de les adapter continuellement
aux évolutions de son environnement aussi bien interne qu’externe. Dès lors,
apparaît toute l’importance de l’évaluation du contrôle interne qui renseigne sur la
capacité de l’entreprise à protéger son patrimoine en maîtrisant ses différents
métiers.
Pour mieux cerner le système de gestion d’une entreprise, les auditeurs
procèdent à la décomposition du contrôle interne en plusieurs cycles à savoir : le
cycle vente-client, immobilisation, trésorerie, paie-personnel, production, stock et
achat-fournisseur, objet de présent mémoire qui s’attachera fort justement à donner
deux cas pratiques d’évaluation du contrôle interne de la section « Achats –
Fournisseurs » dans deux entités différentes. Bien entendu, le choix du circuit
Achat – Fournisseur n’est pas fortuit, en effet, et pour ne pas alourdir la portée du
mémoire, nous avons jugé judicieux de nous concentrer sur un seul circuit et ce, en
vue de maîtriser ses divers contours. En outre, ledit circuit revêt une importance
cruciale dans les deux entreprises et ce, de par la nature de leurs secteurs d’activité
respectifs, c’est ce qui a constitué notre source de motivation pour le choix de ce
circuit.
Pour traiter ce sujet, nous avons opté pour une démarche alliant à la fois
théorie et pratique, observations et constatations. Ainsi, avons-nous opté pour un
plan binaire qui s’articulera autour des points suivants :
Dans une première grande partie, nous traiterons la notion de contrôle
interne dans sa globalité. Ainsi, nous passerons en revue les diverses définitions qui
ont été donné à ce concept avant de déboucher sur les objectifs, la démarche et les
limites dudit concept. Ainsi, cette démarche déductive nous mènera ultérieurement
à présenter la spécificité de l’évaluation du contrôle interne du circuit Achats –
Fournisseurs.
Bien entendu, nous ne manquerons pas de nuancer la notion du contrôle interne de
celle relative à l’audit externe ou encore à l’audit interne.
Notre seconde partie s’articulera autour de deux cas pratiques d’évaluation
du contrôle interne. Ainsi, nous allons voir deux exemples d’application de la
démarche de contrôle interne du circuit Achats –Fournisseurs. Il convient de noter
que nous avons choisi expressément des entreprises issues de deux secteurs
d’activité différents et ce afin d’enrichir la portée du présent mémoire.

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Mémoire de fin d’études

Première partie

Concept du contrôle interne et


démarche d’évaluation

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Mémoire de fin d’études

Dans toute mission d’audit, et précisément après la phase de la prise de


connaissance, l’auditeur procède à une appréciation du contrôle interne de l’entité
auditée et ce, afin d’en apprécier les points forts et les points faibles et de
déterminer la nature, l’étendue et le calendrier de ses travaux.

Chapitre1 : Définition et principes de base du contrôle interne

1- Définition de la notion de contrôle interne

Nombreuses sont les définitions qui ont essayé d’appréhender la notion du


contrôle interne. Dans toutes ces définitions, le contrôle interne apparaît comme un
état de fait existant dans l’entreprise mais qui doit, par l’intervention humaine,
devenir délibéré, c’est à dire constituer un système.
Nous allons dans ce qui suit, dresser un portrait non exhaustif de ces
approches de définition.

L’ouvrage du congrès 1977 de l’ordre des experts comptables et comptables


agréés portant sur le contrôle interne, a donné la définition suivante :

«Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise


de l’entreprise. Il a pour but d’assurer la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l’information, d’une part et de l’autre,
l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration
des performances.
Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune
des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. »

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Mémoire de fin d’études

Les commentaires de la norme 2102 de la CNCC (française) lui ont donné la


définition suivante :

« Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de


contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et
surveille, sous sa responsabilité, afin d’assurer la protection du
patrimoine et la fiabilité des enregistrements comptables et des
comptes annuels qui en découlent. »

Le C.O.S.O ( committee of sponsoring organizations of the tread way


commission) définit le contrôle interne comme suit:

« Le contrôle interne est le processus mis en œuvre par le conseil


d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation,
destiné à fournir l’assurance raisonnable quant aux objectifs
suivants : la réalisation et l’optimisation des opérations, la fiabilité
des opérations financières, la conformité aux lois et aux
réglementations en vigueur. »

Définition de la direction de l’entrepreneurship et de la gestion d’entreprises


au Québec :

« Le système de contrôle interne est l’ensemble des lignes directrices,


mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par la
direction, en vue d’assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires
de l’entreprise. »

Définition de France Révision : ( cabinet d’audit français )

« Le contrôle interne consiste en l’organisation rationnelle de la


comptabilité et des services administratifs visant à prévenir les
erreurs, les fraudes et les détournements. »

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Mémoire de fin d’études

Définition de l’ouvrage : « le commissaire aux comptes dans les sociétés


françaises »

« Le contrôle interne comptable résulte du choix et de la mise en


œuvre de méthodes, de moyens humains et matériels adaptés à
l’entreprise et propres à prévenir, ou tout au moins à révéler, sans
retard les erreurs et les fraudes. »

Définition de l’ouvrage «le contrôle interne et vérification » :

« C’est l’ensemble des lignes directrices et mécanismes établis et


maintenus par la direction en vue de faciliter la réalisation de son
objectif et d’assurer, dans la mesure du possible, la conduite
ordonnée et efficace des affaires de l’entité. »

Après avoir approché la notion de contrôle interne, il convient de se pencher


sur les objectifs de ce dernier et ce, en vue de mieux en cerner la notion.

2- Objectifs du contrôle interne :

L’examen du contrôle interne consiste à s’assurer qu’il existe dans


l’entreprise révisée un ensemble de procédures visant à :

Maîtriser l’entreprise :

La maîtrise de l’entreprise est l’un des objectifs évidents d’un conseil


d’administration et des dirigeants opérationnels. L’acceptation du terme «maîtrise»
dépasse le simple contrôle dans la mesure où les dirigeants sont les garants de la
pérennité de l’entreprise.

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Mémoire de fin d’études

A ce titre, ils doivent définir clairement les objectifs, les budgets, les
structures et les procédures. C’est donc un ensemble de dispositifs intégrés qu’on
appelle le contrôle de gestion de l’entreprise.

Sauvegarder les actifs :

L’obligation de l’administrateur est de s’assurer que les actifs de la société


acquis grâce au capital ( et éventuellement d’autres ressources) sont protégés en
permanence, à travers les diverses transformations du cycle opérationnel.
Les fonds disponibles initialement se transforment, par exemple, en
investissements immobiliers ou en stocks d’exploitation. Leur protection exige la
mise en place d’un ensemble cohérent de moyens de contrôle.
Ceci exige non seulement que l’existant physique concorde avec
l’enregistrement comptable de l’actif, mais que toutes les entrées et les sorties
pendant un exercice soient complètes, régulières, autorisées et justifiées.

Assurer la qualité de l’information :

L’information comptable doit être objective. Il s’agit de donner une image


fidèle de l’entreprise dans son environnement. L’information doit être disponible
dans la forme et les délais prescrits par la loi pour servir d’outil aux tiers.
Il convient de signaler que la plupart des faillites, des dépôts de bilan et de
liquidations judiciaires font ressortir une faiblesse commune : le manque d’un
système d’information de qualité.
La prévention préalable des difficultés dans les entreprises nécessite un système
d’information fiable, car une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maîtrisée si
elle ne le possède pas.

Assurer l’application des instructions de la direction

Il s’agit essentiellement de :
- La conformité des décisions avec la politique de la direction ;
- Le respect des politiques, plans et procédures ;
- La conformité aux orientations de l’organe exécutif ;
Il est nécessaire d’envisager une étape de contrôle, qui consiste à faire
comparer par un tiers les instructions données et les actions exécutées, afin de
donner des garanties sur l’application effective d’instructions valables à tous les
niveaux de l’entreprise.

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Mémoire de fin d’études

Favoriser l’amélioration des performances :

Cet objectif peut être décliné sous forme des sous objectifs suivants :

utilisation économique et efficace des ressources ;


promotion de l’efficience opérationnelle ;
prévention et détection des fraudes et des erreurs.

Dans une acceptation plus évolutive du contrôle interne, on peut intégrer un


objectif plus ambitieux que les précédents. Les définitions les plus modernes du
contrôle interne lui assignent l’objectif de respect de l’efficacité et de l’efficience
de l’entreprise.
L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre le but qu’elle
s’est fixée, l’efficience est la qualité de l’organisation qui lui permet d’être efficace
au moindre coût.
L’efficacité et l’efficience de l’organisation nécessitent l’implantation d’un
processus de communication bien défini entre les divers niveaux hiérarchiques de
l’organisation. Le processus concerne les informations qualitatives et quantitatives,
et mène à la mise en place des procédures et des systèmes opérationnels et
administratifs.
Au vu des objectifs assignés au contrôle interne et des définitions sur
lesquelles convergent les professionnels, on peut affirmer que le contrôle interne est
effectivement «un ensemble de sécurités immatérielles ». Il s’agit d’un dispositif
incorporel, voire une richesse incorporelle qui devrait être évaluée.
Ainsi, pour atteindre ces divers objectifs et compte tenu des orientations
données par le plan de mission, l’auditeur effectue une étude et une évaluation des
systèmes qu’il a jugé significatifs en vue d’identifier d’une part les contrôles
internes sur lesquels il souhaite s’appuyer et d’autre part les risques d’erreurs dans
le traitement des données afin d’en déduire un programme de contrôle des comptes
adapté.
De cette norme, on peut identifier deux points importants, à savoir :

que l’étude et l’évaluation du contrôle interne ne doivent porter que sur les
systèmes jugées significatifs par l’auditeur. Il ne lui appartient donc pas d’évaluer
tous les systèmes de l’entreprise.
que cette évaluation du contrôle interne sert à établir un programme de
travail adéquat pour le contrôle des comptes.

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Mémoire de fin d’études

On peut donc qualifier de contrôle interne le fait, pour une entreprise,


d’avoir un système d’organisation et de procédures qui assure une fiabilité
satisfaisante de l’information (ainsi qu’une protection satisfaisante de son
patrimoine).
Bien entendu, le contrôle interne ne peut être mis en place sans le respects
d’un certain nombre de principes qui en constituent les véritables piliers, à savoir :
l’organisation, l’intégration, la permanence, l’universalité, l’indépendance,
l’information et l’harmonie.

3- Principes généraux du contrôle interne :

Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles de conduite ou de


préceptes dont le respect lui conférera une qualité satisfaisante.
Les principes sur lesquels s’appuie le contrôle sont :

L’organisation ;
L’intégration ;
La permanence ;
L’universalité ;
L’indépendance ;
L’information ;
L’harmonie.

Nous allons, à présent, traiter chaque principe séparément.

Le principe d’organisation

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire que


l’organisation de l’entreprise possède certaines caractéristiques. A cet effet,
l’organisation doit être :

préalable ;
adaptée et adaptable ;
vérifiable ;
formalisée ;
et doit comporter une séparation convenable des fonctions.

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Mémoire de fin d’études

La règle de séparation des fonctions a pour objectif d’éviter que, dans


l’exercice d’une activité de l’entreprise, un même agent cumule :

Les fonctions de décision,


Les fonctions de détention matérielle des valeurs et des biens,
Les fonctions d’enregistrement,
Les fonctions de contrôle.

En effet, un tel cumul favorise les erreurs, les négligences, les fraudes et leur
dissimulation.

Le principe d’intégration

Les procédures mises en place doivent permettre le fonctionnement d’un


système d’autocontrôle mis en œuvre par des recoupements, des contrôles
réciproques ou des moyens techniques appropriés.
Les recoupements permettent de s’assurer de la fiabilité de la production ou
du suivi d’une information au moyen de renseignements émanant de sources
différentes ou d’éléments identiques traités par des voies différentes (concordance
d’un compte collectif avec la somme des comptes individuels).
Les contrôles réciproques consistent dans le traitement subséquent ou
simultané d’une information selon la même procédure, mais par un agent différent,
de façon à vérifier l’identité des résultats obtenus (total des relevés de chèques
reçus et total des bordereaux de remises en banques).
Les moyens techniques recouvrent l’ensemble des procédés qui évitent,
corrigent et réduisent, autant que faire se peut, l’intervention humaine et par voie de
conséquence les erreurs, les négligences et les fraudes (traitements automatiques
informatisés, clefs de contrôle).

Le principe de permanence

La mise en place de l’organisation de l’entreprise et de son système de


régulation -le contrôle interne- suppose une certaine pérennité de ces systèmes. Il
est clair que cette pérennité repose nécessairement sur celle de l’exploitation.

Année universitaire 2003/2004 18


Mémoire de fin d’études

Le principe d’universalité

Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toute les personnes dans
l’entreprise, en tout temps et en tout lieu. C’est à dire qu’il ne doit pas y avoir de
personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaines réservés ou
établissements mis en dehors du contrôle interne.

Le principe d’indépendance

Ce principe implique que les objectifs du contrôle interne sont à atteindre


indépendamment des méthodes, des procédés et moyens de l’entreprise. En
particulier, le réviseur doit vérifier à ce que l’informatique n’élimine pas certains
contrôles intermédiaires.

Le principe d’information

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence,


l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité.

Le principe d’harmonie

On entend par principe d’harmonie, l’adéquation du contrôle interne aux


caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. C’est un simple principe
de bon sens qui exige que le contrôle interne soit bien adapté au fonctionnement de
l’entreprise.
A ce niveau, nous avons appréhendé la notion du contrôle interne à travers
trois phases : une approche de définition, un listing des objectifs et un ensemble de
principes. Afin de mieux cerner cette notion, il importe de la nuancer d’autres
notions qui, très souvent, lui sont assimilées.

4- Distinction de concepts : contrôle interne, audit interne et audit externe :

4.1- Le contrôle interne (C.I)

Le Contrôle interne comme défini précédemment est un ensemble de


dispositifs (objectifs, moyens humains et matériels, méthodes et procédures) et de
sécurités mis en place par la direction de n’importe quelle organisation en vue de
protéger ses actifs et garantir la qualité de l’information.

Année universitaire 2003/2004 19


Mémoire de fin d’études

Il convient, toutefois de préciser quelques caractères spécifiques au contrôle


interne et qui le distinguent des autres concepts, à savoir :

Le CI n’est pas conçu pour contrôler la direction elle-même d’où la


nécessité d’un audit interne ou un audit externe dont les missions sont plus
proches du contrôle pur et dur.
Le CI n’est pas une fonction au sein de l’entreprise. En fait, il est présent
partout sans qu’il soit possible de le rattacher à un département, division ou une
direction donnée. C’est un ensemble de sécurités développés par l’entreprise en
vue de protéger ses actifs et garantir une fiabilité raisonnable de l’information.
Le coût du CI ne doit pas dépasser la valeur du risque qu’il vise à éliminer.
Le Système de CI ne donne jamais une certitude totale que les objectifs sont
atteints. En effet, le rôle du contrôle interne est de donner non pas une sûreté
mais une assurance raisonnable.

4.2- L’audit interne (A.I) :

L'audit interne a été défini comme une appréciation systématique et


objective par les auditeurs internes des divers activités et contrôles d'une institution
ayant pour but de déterminer :

si les informations financières et les données d'exploitation sont exactes et


fiables,
si les risques d'exploitation de l'institution sont identifiés et réduits au
minimum,
si les réglementations externes ainsi que les politiques et procédures internes
sont respectées,
si des critères d'exploitation satisfaisants sont remplis,
si les ressources sont utilisées de manière efficace et économique,
et si les objectifs de l'institution sont effectivement atteints.

Ces contrôles ont tous pour objectif d'aider les membres de l'institution à
remplir efficacement leurs fonctions ». Les auditeurs internes font leur rapport
directement aux membres du conseil d'administration.
Donc, par rapport à la définition du CI donnée précédemment, l’A.I est un
service au sein d’une organisation/institution qui a une mission principale
d’évaluer tous les mécanismes de contrôles internes (les procédures, les moyens,

Année universitaire 2003/2004 20


Mémoire de fin d’études

les méthodes,…) afin de s’assurer de leur mise en pratique et proposer une


amélioration des performances.
Ainsi, le but de l’AI n’est pas de jouer au policier comme certains le pensent
et d’autres le disent; mais son but est de sauvegarder l’efficacité du Contrôle
Interne en général et de façon particulière veiller au respect des politiques, à la
maîtrise des risques, à l’exactitude de l’information, …etc. de ce fait, contrôle
interne et audit interne s’inscrivent plutôt dans une optique de complémentarité.

4.3- L’audit Externe (AE)

L’audit externe peut être appréhendé comme l’examen auquel se livre un


professionnel indépendant qui met en œuvre un ensemble de procédures destinées à
constituer une intime conviction sur un aspect de la gestion. Dans le cadre de
l’audit financier, l’objectif est de donner une opinion motivée sur la sincérité et la
régularité des états de synthèse.
L’audit externe se réalise dans un cadre contractuel et lie ainsi l’entreprise à
un acteur externe dont les obligations figurent sur une lettre de mission précisant
aussi le calendrier de réalisation desdites missions.

NB La nuance entre l’AI et l’Audit Externe est que l’AE est ponctuel et
court parce que ne portant pas sur le détail des opérations, quant à l’AI, il doit
être permanent et régulier et si il le faut, peut porter systématiquement sur toutes
les opérations.

Les principales différences entre auditeurs internes et auditeurs externes sont


résumées dans le tableau suivant :

Année universitaire 2003/2004 21


Mémoire de fin d’études

Auditeur interne Auditeur externe


-Est un employé de l'institution auditée -Est un contractant indépendant
-Sert les besoins de l'institution -Sert aussi les besoins de tiers en
-Concentre son action sur les informations financières fiables
événements futurs en effectuant des -Vérifie si les états financiers reflètent
contrôles garantissant la réalisation des précisément et de façon fiable les
objectifs de l'institution événements passés.
-Est directement concerné par la -N'est directement concerné par le
prévention de la fraude contrôle de la fraude que lorsque celle-
ci est susceptible d'avoir des
conséquences significatives sur les états
financiers.

Le recours aux auditeurs externes en tant que conseillers en gestion peut


soulever un problème de conflit d'intérêt, par exemple lorsque le cabinet d'audit
prend la responsabilité de mettre en place un système de comptabilité qu'il est
supposé contrôler par la suite lors de l'audit externe. Les entreprises et les auditeurs
doivent par conséquent mettre en balance le conflit d'intérêt potentiel par rapport à
l'économie de coût et de temps réalisée en faisant appel à une seule et même
entreprise pour ces différentes tâches. Les normes professionnelles en vigueur
autorisent un cabinet d'audit à effectuer pour ses clients un travail autre que l'audit,
à condition que son objectivité et son indépendance n'en soient pas affectées. Les
entreprises qui souhaitent faire appel à un auditeur externe pour assurer des services
de consultance doivent s'efforcer de maintenir une séparation entre les conseils
donnés par l'auditeur d'une part, et la responsabilité de la gestion ou l'exécution
opérationnelle d'autre part, dont l'auditeur ne doit pas se charger.
Enfin, et pour donner une description plus ou moins fidèle du concept de
contrôle interne, il est à rappeler que son implantation au sein de l’entreprise, est
soumise à un ensemble de contraintes.

5- Obstacles et limites du contrôle interne

Toutes les organisations doivent bien gérer les obstacles du contrôle interne
afin de le rendre efficace sur tous les niveaux.

Année universitaire 2003/2004 22


Mémoire de fin d’études

Le coût du contrôle

Il est souvent reproché au contrôle interne d’augmenter les charges de


l’entreprise par l’embauche de personnel nouveau et la réalisation d’investissement
supplémentaire.

Il faut cependant observer :


que le contrôle interne est un élément de sécurité dans l’entreprise, dont le
coût peut s’analyser comme celui de l’assurance ;
que le contrôle interne est avant tout une meilleure répartition des tâches
avant leur multiplication ;
que le contrôle interne doit être à la mesure du risque qu’il doit couvrir. On
doit ainsi souligner que si le risque encouru est faible, la mise en place d’une
procédure dont le coût serait supérieur au risque encouru deviendrait une
faiblesse dans l’optique du rapport coût/efficacité.

Les problèmes humains

La mise en place d’un système de contrôle interne peut être interprétée


comme une remis en cause de la direction du personnel. Cependant, il faut
observer :
que le personnel doit être clairement informé des objectifs réels du
contrôle interne ;
que les éventuels obstacles soulevés par le personnel relèvent plus de
la résistance au changement en général ;
que le contrôle interne joue en faveur du personnel, car il interdit qu’il
soit suspecté.

Bien entendu, la notion du contrôle interne n’est pas uniquement une


rhétorique puisque son application pratique se fait par le biais d’une démarche bien
précise.

Chapitre 2 : La démarche d’évaluation du contrôle interne

La démarche utilisée par l’auditeur dans son appréciation du contrôle interne


relatif aux principaux cycles d’opération et éléments d’actif ou de passif qui en
résultent, peut être schématiquement résumée dans les cinq étapes suivantes :

Année universitaire 2003/2004 23


Mémoire de fin d’études

La première étape consiste à prendre une connaissance rapide


mais suffisante des modalités de son fonctionnement interne et
des réalités de son environnement ;
Après cette phase préliminaire, l’auditeur effectuera une prise
de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne ;
La troisième étape consiste en l’évaluation du dispositif de
contrôle interne ;
Au cours de la quatrième étape, le réviseur effectuera plusieurs
tests de permanence d’application des procédures du contrôle
interne ;
Dans la dernière étape, il formulera son jugement, à partir de
son évaluation des conclusions obtenues au cours des quatre
premières étapes.

1- La phase préliminaire

Cette phase de travail est indispensable à l’auditeur pour lui permettre


d’assimiler, les principales caractéristiques de l’entreprise, son degré
d’organisation, le comportement de ses dirigeants et principaux collaborateurs, et
de définir, aussi précisément que possible, la matière et l’étendue de la mission.
L’auditeur pourra prendre une première connaissance des documents qui
peuvent exister dans l’entreprise.
Il s’attachera tout particulièrement à l’organisation générale de l’entreprise
(organigramme. Définition des fonctions, délégations de pouvoir, moyens en
matériel et en personnel…), à l’organisation comptable, à l’organisation du service
du service d’audit interne ( s’il en existe un ) et à la manière dont les actifs sont
protégés.

2- La prise de connaissance détaillée du dispositif du contrôle interne

La prise de connaissance du dispositif de contrôle peut s’effectuer selon


cinq techniques :

La prise de connaissance de documents existants ;


La conversation d’approche ;
L’analyse des circuits par diagramme ;
Les questionnaires et les guides opératoires ;
Les grilles d’analyse de contrôle interne.

Les résultats de cette évaluation doivent permettre :

Année universitaire 2003/2004 24


Mémoire de fin d’études

d’identifier les points forts ;


d’identifier les points faibles ;
et ainsi, après avoir établi un document de synthèse, de passer à la
vérification du fonctionnement du système.

2.1- La prise de connaissance de documents existants

Cette prise de connaissance consiste à recenser tout ce qui peut aider


l’auditeur à apprécier les systèmes, procédures et méthodes de l’entreprise. On peut
recenser des documents internes ( organigrammes, diagrammes, manuels de
procédures, rapports des auditeurs internes…) ainsi qu’externes ( dossier constitué
par le commissaire aux comptes, rapports rédigés par d’autres professionnels…).

2.2- La conversation d’approche

Il s’agit là de la technique la plus informelle. En effet, le professionnel va, au


cours d’un ou plusieurs entretiens, demander de décrire les systèmes en place.
Cette technique présente un certain nombre d’avantages. En particulier, sur le plan
psychologique, il est moins frustrant pour les personnes entendues de décrire
librement des systèmes dans lesquels elles évoluent que de se sentir obligées de
répondre à une foule de questions dont elles ne perçoivent pas toujours
l’articulation.

2.3- L’analyse des circuits par diagrammes

Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations


dans laquelle les différents documents, postes de travail, de décisions, de
responsabilités, d’opérations sont représentés par des symboles réunis les uns aux
autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise.
Les objectifs des diagrammes de circulation sont de :

- donner un enregistrement des procédures et systèmes de l’entreprise et de


mettre en relief les aspects importants du contrôle interne ;
- être une base pour les tests de conformité qui servent à vérifier que les
procédures sont bien appliquées.

Année universitaire 2003/2004 25


Mémoire de fin d’études

2.4- Les questionnaires et guides opératoires

Les questionnaires permettent à l’auditeur, grâce à un grand nombre


d’interrogations précises, de déceler les forces et les faiblesses du contrôle interne.
Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l’une
simplifiée qui ne motive pas d’autre réponse que le oui et le non ( questionnaires
fermés) et l’autre plus complète, qui entraîne nécessairement des observations
détaillées ( questionnaires ouverts).
Les questionnaires sont souvent précédés de guides opératoires qui
permettent de les préparer afin qu’aucune question essentielle ne soit omise. A la
limite, les guides opératoires peuvent servir de questionnaires.
Faciles d’emploi les questionnaires garantissent qu’aucun point fondamental à
examiner n’est oublié. Par contre, il y a lieu de se méfier du caractère standard des
listes types qui sont à adapter aux entreprises en cause.

2.5- Les grilles d’analyse de contrôle interne

Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse faisant ressortir


les fonctions assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entrée
effectuant l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en
particulier de repérer les cumuls de fonctions.

Après avoir passé l’étape de prise de connaissance du dispositif du contrôle


interne, l’auditeur procède à l’évaluation dudit dispositif.

3- L’évaluation du contrôle interne

Dans la démarche de l’auditeur, cette étape revient à identifier les forces et


les faiblesses du système examiné. Cette évaluation peut se faire soit dans un
rapport de synthèse, soit par un tableau d’évaluation du système précisant l’impact
des faiblesses sur les états financiers, les incidences sur l’audit ou les
recommandations à faire pour améliorer le système.

4- Le contrôle de l’application permanente des procédures

Cette étape consiste à s’assurer que :


le système décrit existe réellement ;
les points forts recensés ont bien fonctionnés.

Année universitaire 2003/2004 26


Mémoire de fin d’études

5- La conclusion de l’évaluation du contrôle interne

L’objectif que poursuit l’auditeur en appréciant le contrôle interne est de


déterminer dans quelle mesure il pourra s’appuyer sur ce contrôle interne pour
déterminer la nature, l’étendue et le calendrier de ses travaux.
Tout au long des travaux qu’il réalisera dans le cadre de l’appréciation du
contrôle interne, l’auditeur ne devra pas perdre de vue cet aspect décisionnel. Il
pourra cependant formuler des recommandations.
Le diagramme suivant illustre la démarche du réviseur.

Année universitaire 2003/2004 27


Mémoire de fin d’études

Utilisation de diagrammes de circulation, de


1 la saisie des procédures mémorandums et d’un manuel de procédures.

Suivi de quelques transactions pour s’assurer de la


2 test de conformité compréhension et de la réalité du système.

3 évaluation préliminaire Points forts du Faiblesses du


du contrôle interne système système.

Test pour s’assurer que les points


forts sont appliqués.
4 test de permanence

5 évaluation définitive Points forts du Faiblesses du


du système système. système.

Incidences sur le programme de contrôle des comptes.

L’on se demanderais, à ce niveau, de la spécificité du circuit Achats -


Fournisseurs en ce qui concerne la démarche du contrôle interne.

Année universitaire 2003/2004 28


Mémoire de fin d’études

Chapitre 3 : La démarche du contrôle interne du circuit Achats-


Fournisseurs

Chaque entreprise est organisée sous forme de circuits. Chaque circuit est
décomposé en un ensemble de procédures.
La procédure est définie comme étant la description détaillée des étapes
successives des traitements des données depuis la naissance de l’opération jusqu’à
son enregistrement comptable.
Les principaux circuits de gestion de l’entreprise sont :
Ventes–Clients.
Immobilisations.
Trésorerie.
Paie-personnel.
Production–Stocks.
Achat–fournisseur.

Nous nous attacherons à analyser plus en détail les spécificités de la section


Achats – Fournisseurs vue que c’est le sujet du présent travail. Pour étudier ce
circuit, il s’avère nécessaire de présenter ses différentes étapes ainsi que les
objectifs du contrôle interne dans l’audit dudit circuit.

Section 1 : Les étapes de l’évaluation du contrôle interne du circuit


achat-Fournisseur

De prime abord, il convient de rappeler que le circuit Achats – Fournisseur est


celui qui recouvre l’organisation de l’entreprise dans ses relations avec ses fournisseurs de
biens et services.
Par ailleurs, le circuit achats - fournisseurs est l’un des circuits qui traite des
données répétitives qui nécessitent une bonne compréhension.
L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données
répétitives est d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure d’évaluer
la probabilité d’erreurs importantes pour l’audit dans les informations comptables
issus des traitements des données répétitives. Cette évaluation du risque est la base
de la détermination de la nature et de l’étendue des tests de validité nécessaires sur

Année universitaire 2003/2004 29


Mémoire de fin d’études

les soldes des comptes concernés pour détecter la présence possibles de telles
erreurs.
Quant aux étapes d’évaluation du contrôle interne du circuit Achats –
Fournisseurs, elle s’articulent autours des axes suivants :

La définition des besoins.


La sélection des fournisseurs.
La commande.
La réception.
Le contrôle des factures.
La comptabilisation.
Le règlement
Les provision pour facture à recevoir
La justification des soldes
Le suivi des litiges

a. Définition des besoins

Elle consiste en l’étude du processus de détermination des demandes


d’achat et de leur autorisation. Il s’agit de vérifier à ce stade que :
Les demandes d’achat correspondent à un besoin réel de façon à éviter le sur
stockage qui augmente les coûts de détention du stock.
Le service des achats effectue des prévisions d’approvisionnement, afin
d’éviter toute rupture de stock.
Il y a respect de la procédure d’achat définie auprès du siège…etc.

b. Sélection des fournisseurs

L’entreprise doit sélectionner les fournisseurs offrant les meilleurs produits,


combinant à la fois qualité et prix, délais de livraison et modalités de règlement.
L’ensemble des fournisseurs sélectionnés doit figurer sur une liste tout en
distinguant les types d’achats effectués auprès de chaque fournisseur.
L’auditeur est donc amené à vérifier :
Le système de sélection des fournisseurs.
L’information sur les marchés fournisseurs, est-ce qu’elle est suffisante.
Les critères de sélection des nouveaux fournisseurs…etc.

Année universitaire 2003/2004 30


Mémoire de fin d’études

c. Commande

Il s’agit de vérifier les bons de commande : s’ils sont établis et signés par des
personnes habilitées, les quantités figurant sur les bons de commandes, les délais et
les conditions de livraisons et de transport ainsi que la procédure de relance des
livraisons en retard. Pour ce faire, l’auditeur doit se poser les questions suivantes :
existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque
les stocks arrivent à une quantité minimum ?
si oui, les quantités minima sont elles revues régulièrement en fonction des
besoins réels de la fabrication ?
les commandes de biens et de services ne sont elles passées que sur la base
de demandes d’achats établies par des personnes habilitées ?
chaque service demandeur dispose-t-il d’un budget de dépenses
prévisionnelles ?
si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie régulièrement pour
éviter les dépassements ?
ce suivi tient-il compte des commandes engagées mais non encore facturées ?
des bons de commandes sont ils établis systématiquement ?
si oui, sont - ils :
pré numérotés ?
établis en quantité et en valeur ?
signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ?
existe-t-il une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants ?
si oui, est-elle :
approuvée par un responsable ?
régulièrement mise à jour ?
les prix proposés sont ils comparés avec le marché ?
les autres achats font ils l’objet d’appel d’offres, au moins au dessus d’un
certain montant ?
existe-t-il une procédure permettant d’éviter les commandes excessives ?
si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence
numérique est-elle utilisée pour :
enregistrer les engagements pris par l’entreprise ?
identifier les retards d’exécution ?
existe-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?
ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ?
un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué :
au service de réception
à la comptabilité
si oui, ces services s’assurent-ils qu’ils les reçoivent tous ?

Année universitaire 2003/2004 31


Mémoire de fin d’études

la société exerce-t-elle un contrôle sur les cadeaux et autres avantages


accordés aux acheteurs par les fournisseurs ?
Les procédures de contrôle des achats sont elles revues périodiquement par
les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service achat
pour s’assurer que la politique de la société est bien appliquée ?

d. Réception

Cette étape vise d’étudier le processus de réception des marchandises, le


contrôle des livraisons, les retours de marchandises…etc.
En définitive, il faut qu’il y ait une procédure de contrôle des marchandises
réceptionnées en quantité et en qualité.
Dans ce cadre, l’auditeur doit vérifier l’existence des dispositions suivantes :
existe-t-il un service de réception ?
les marchandises reçues sont elles rapprochées des bons de commande en ce qui
concerne :
les quantités ?
la qualité ?

des bons de réception sont-ils établis systématiquement, même pour les


livraisons sur des chantiers extérieurs ou chez des clients, des dépositaires ?
si oui, sont-ils pré numérotés ?
signés par le réceptionnaire ?
datés ?
la pré numérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler :
l’exhaustivité des bons transmis à la comptabilité, par centre de
réception ?
l’enregistrement des mouvements de stocks ?
existe-t-il un système équivalent au bon de réception en matière de
service ?
les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font - elles l’objet
d’un bon de retour ?
si oui, ces bons sont - ils :
pré numérotés ?
transmis à une personne chargée d’obtenir les avoirs ?

Année universitaire 2003/2004 32


Mémoire de fin d’études

e. Contrôle des factures

L’auditeur doit de surcroît vérifier l’existence de procédures visant à


contrôler les factures en ce qui concerne les points suivants :

les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier à


la comptabilité ?
le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux
factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées
de les vérifier ?
si oui, garde-t-il une trace de ces numéros pour suivre le retour des
factures et relancer le service concerné ?
les doubles de factures et avoirs sont-ils annulés, par apposition d’un
tampon « duplicata » ?
les factures reçues sont elles vérifiées avec les bons de commande et de
réception en ce qui concerne :
les quantités ?
la qualité ?
les prix unitaires ?
les conditions financières ?
les anomalies constatées font-ils l’objet de bons de contestation ? si oui,
suivent-ils les mêmes règles que ceux émis à réception (pré
numérotation...).
les avoirs reçus sont-ils contrôlés avec les bons de retours et les factures
d’origine en ce qui concerne :
les quantités ?
les prix ?
les factures et avoirs reçus sont-ils contrôlés en ce qui concerne :
les multiplications ?
les additions ?
le montant de la TVA ?
la déduction des avances, acomptes, remises ?
les contrôles effectués sur les factures et avoirs sont-ils clairement
matérialisés pour permettre une vérification a posteriori qu’ils ont été
effectués ?
les imputations sont-elles :
données par des personnes compétentes disposant des documents
nécessaires ?
revues par un responsable ?

Année universitaire 2003/2004 33


Mémoire de fin d’études

l’ouverture d’un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à


autorisation ?

f. Comptabilisation

Il s’agit de vérifier le processus de comptabilisation de la facture fournisseur,


il convient également de contrôler les achats au comptant, les pièces justificatives
et les articles commandés. En somme, l’on doit se poser les questions suivantes :
la comptabilité fournisseurs reçoit-elle un exemplaire :
des bons de commandes ?
des bons de réception (marchandises et services) ?
des bons de retour ou de contestation ?
si oui, en contrôle-t-elle l’exhaustivité ?
les numéros manquants sont-ils réclamés ?
un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reçus et les bons
de réception et de retour ?
existe-t-il un contrôle permettant de s’assurer que toutes les factures et
tous les avoirs reçus sont comptabilisés :
dans le journal des achats ?
aux comptes individuels fournisseurs ?
et correctement imputés ?
les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour éviter un double
enregistrement ?
la comptabilisation de duplicata est elle interdite ou soumise à
autorisation particulière ?
les règles de récupération de TVA sont-elles respectées, en particulier si
les fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ?

g. Règlement

A ce niveau, il s’agit de lister d’abord les différents moyens de paiement qui


transitent sur ce circuit, ensuite vérifier l’existence et l’efficacité des procédures
d’autorisation et de suivi des règlements.

h. Provisions pour factures à recevoir

L’auditeur doit s’assurer que l’entreprise dispose d’une procédure de


constatation et d’estimation des factures non encore parvenues. Ainsi, il importe de
répondre aux questions suivantes :

Année universitaire 2003/2004 34


Mémoire de fin d’études

le rapprochement effectué entre les factures et avoirs reçus et les bons de


réception ou de retour est-il utilisé pour établir, en fin de période, le
montant des factures à recevoir ?
sinon, existe-t-il une procédure pour saisir les provisions à effectuer ?
les factures de transport sont-ils rapprochées avec les avis de transport
pour établir la provision ?
des comptes de frais à payer sont-ils tenus pour toutes les charges qui ne
figurent pas en compte fournisseurs et qui sont payées de façon
épisodique ?
en matière de service, le service comptable :
utilise-t-il des bons de commandes non honorés pour identifier ceux
qui auraient dû faire l’objet d’une provision (livraison prévue avant la
clôture) ? des explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ?
analyse-t-il les charges de la période, par rapport au budget ou à la
période précédente, pour identifier les anomalies de provision ?
l’évaluation de provisions pour factures et avoirs à recevoir est-elle
vérifiée par une personne indépendante de celle qui l’établit ? est-elle
rapprochée des factures et avoirs réels reçus ultérieurement ?

i. Justification des soldes

A ce niveau, l’on se soucie de vérifier l’existence d’une procédure de


validation des soldes et de traitement des écarts le cas échéant. Ainsi, l’auditeur se
pose les questions suivantes :

une balance fournisseurs est-elle établie régulièrement ?


son total est-il rapproché avec le compte collectif ?
une balance des créditeurs divers est-elle établie régulièrement ?
les écarts éventuels sont-ils :
analysés rapidement ?
corrigés après approbation ?
lorsque les fournisseurs ou créditeurs envoient des relevés de compte,
sont-ils comparés avec la comptabilité ? les écarts sont-ils analysés et
corrigés après approbation ?
les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont-ils
régulièrement analysés ? Porte-t-on une attention particulière aux soldes
débiteurs ?
les comptes de régularisation passif, sont-ils régulièrement analysés ? les
causes des montants anciens sont-elles recherchées ? les apurements sont-
ils autorisés ?

Année universitaire 2003/2004 35


Mémoire de fin d’études

j. Le suivi des litiges

L’auditeur vérifie à ce stade l’existence d’une procédure de réclamation et


de suivi des avoirs à recevoir et ce, en se posant les questions suivantes :

la personne chargée de réclamer les avoirs s’assure-t-elle qu’elle reçoit


tous les bons de retour ou de réclamation ?
une demande d’avoir est-elle établie pour chaque litige ?
existe-t-il un suivi des avoirs reçus par rapport aux demandes d’avoirs
émises ?
les avoirs non reçus sont-ils réclamés régulièrement ?
le paiement des factures est-il bloqué tant que les avoirs n’ont pas été
reçus ?
la procédure du suivi des avoirs à recevoir inclut-elle les avoirs de
remises ou ristournes contractuelles ?
Ainsi, l’auditeur vérifie le contrôle interne au niveau des différentes étapes
sus-mentionnées en vue de s’assurer qu’il permet d’atteindre un certain nombre
d’objectifs.

Section 2 : Objectifs du Contrôle Interne de la section Achats –


Fournisseurs

1- les objectifs du contrôle interne

L’analyse du système de contrôle interne de la fonction achats - fournisseurs


doit permettre de s’assurer que :

les séparations de fonctions sont suffisantes.


tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et
comptabilisés.
les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de
l’entreprise.
ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à
son objet.
tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
toutes les dettes concernant les marchandises et services reçus sont
enregistrées dans la bonne période.

Année universitaire 2003/2004 36


Mémoire de fin d’études

les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont
correctement suivis.
toutes les commandes sont dûment autorisées
les marchandises livrées en quantité et en qualité sont celles figurant sur
les bons de commande.
les marchandises sont contrôlées à leur réception

Pour ce faire, un certain nombre de principes doivent être respectés dont


notamment la séparation des fonctions.

2- La séparation des fonction au sein de la section Achats - Fournisseurs

Principe fondamental du contrôle interne, la séparation des fonctions doit


être claire et ainsi permettre le déroulement des procédures en minimisant le risque
de fraude, d’oublie et de faute. C’est la raison pour laquelle, l’auditeur doit
s’assurer du respect de ce principe en ce qui concerne :

L’émission des demandes d’achats.


L’établissement des commandes.
L’autorisation des commandes
La comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services
reçus avec les commandes.
La comparaison bon de réception/ commande/ facture.
L’imputation comptable.
La vérification de l’imputation comptable
Le contrôle des factures.
Le suivi des avoirs à recevoir.
Le bon à payer.
La tenue du journal d’achats.
La tenue de l’inventaire permanent.
La tenue des comptes individuels fournisseurs.
Le rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes.
Le rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance
fournisseurs.
La centralisation du journal d’achats.
La signature des chèques.

Année universitaire 2003/2004 37


Mémoire de fin d’études

L’envoi des chèques.


L’acceptation des traites.
La tenue du journal des effets à payer.
La tenue du journal de trésorerie.
L’annulation des pièces justificatives.
L’approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes
fournisseurs - créditeurs divers.
L’accès à la comptabilité générale

Section 3 : les facteurs du risque inhérent liés au circuit achat -


fournisseur

Principal facteur de risque, le risque inhérent représente le risque qu’une


erreur quelconque puisse se produire. On distingue généralement trois types de
risques inhérents à savoir, le risque lié à la nature de l’élément, à la nature de
l’activité et le risque lié à l’organisation de la société.

la nature de l’élément

On distingue à ce niveau :

La nature des marchandises/prestations de services achetées est telle que


les quantités de marchandises/prestations de services reçues sont
difficiles à vérifier visuellement, peser, mesurer, ou compter.
Les marchandises/prestations de services achetées sont difficilement
différentiables.
Les marchandises achetées sont précieuses et sont faciles à revendre.

la nature de l’activité /du secteur d’activité

La nature de l’activité, peut aussi constituer un facteur de risque inhérent et


ce, de diverses façons :

le volume des marchandises/prestations de services achetées est élevé.


Le transfert de propriété des marchandises achetées s’effectue avant ou
après la réception des marchandises.

Année universitaire 2003/2004 38


Mémoire de fin d’études

Les achats sont habituellement faits suivant des conditions particulières.


La quantité d’achat non standard est élevée .
Il y a une grande diversité dans la nature des marchandises/prestations de
services reçues, les fournisseurs, ou les volumes des
marchandises/prestations de service achetées.
Les règlements sont effectués avant la réception des marchandises ou des
prestations de service.
La structure de tarification des factures est complexe.
Les prix de tarification changent fréquemment.
Les achats ne sont pas faits habituellement chez des fournisseurs
importants et informatisés.
Les montants facturés sont le résultat d’estimations.

L’organisation de la société

L’organisation de l’entreprise comporte un ensemble de spécificités


susceptibles de constituer des facteurs de risque à savoir :

Les opérations/événements représentant le fait générateur des achats ne


sont pas sous le contrôle de l’entreprise.
Les achats sont décentralisés.
Les achats sont habituellement négociés par différents intéressés.
La société dépend économiquement d’un ou plusieurs fournisseurs.

Après avoir passé en revue un ensemble de notions se rapportant au concept


du contrôle interne, nous analyserons, dans notre seconde partie, ce même concept
mais cette fois, d’un point de vue purement pratique.

Année universitaire 2003/2004 39


Mémoire de fin d’études

Deuxième partie

Cas pratiques d’évaluation


du contrôle interne
du circuit Achats-Fournisseurs

Année universitaire 2003/2004 40


Mémoire de fin d’études

Dans cette partie, nous présenterons deux cas pratiques d’évaluation du


contrôle interne du circuit Achats – Fournisseurs. Il est à noter que la présentation
de deux cas n’est pas faite dans un cadre comparatif – les deux société étant issues
de deux secteurs d’activité structurellement différents -. Néanmoins, l’objectif
recherché est d’apprécier dans chaque cas la démarche adoptée pour l’analyse du
système de contrôle interne et ce, compte tenu de la singularité de chaque
entreprise, ce qui enrichira davantage la portée du présent mémoire.

Premier cas : L’évaluation du contrôle interne du composant


Achats-Fournisseurs de la société « BETON »

Avant de développer cette partie du mémoire dans laquelle sera intégré le


premier cas pratique, nous avons jugé nécessaire de faire une brève présentation de
l’entreprise d’accueil et de son secteur d’activité afin de pouvoir mesurer les
risques encourus.

Présentation de l’entreprise d’accueil

« BETON» est une société anonyme, filiale à 100% d’un groupe Français.
La société est régie par ses statuts qui ont été mis en harmonie avec la loi 17/95.
Le capital de la société est composé de 20.000 actions de 100 DH chacune
entièrement libéré.
Ses activités comprennent :

les bâtiments et travaux publiques,


l’immobilier, elle couvre tous les domaines de la promotion :
appartements, maisons groupées, bureaux, locaux commerciaux et lots
à bâtir.....
et les routes : la construction des routes par « BETON » est complétée
par la production et la distribution d’agrégats, d’enrobés et de liants.

Année universitaire 2003/2004 41


Mémoire de fin d’études

La description du circuit des Achats - Fournisseurs :


Cas de la société « BETON ».

Vu qu’il s’agit de la première année d’intervention et vu l’absence d’un


manuel de procédures, nous avons jugé important d’établir le narratif des
procédures concernant le cycle achat. Ainsi, et afin d’acquérir une meilleure
compréhension des circuits de traitement des informations, nous avons réalisé des
entretiens avec :

le Directeur Financier de l’entreprise « BETON » (afin d’obtenir une vue


d’ensemble du circuit)
l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus
détaillée du circuit.

L’ensemble des constatations et affirmations telles qu’exprimées par les


responsables nous ont permis de rédiger le narratif suivant :

1- Émission des demandes d’achats (DA)

Les demandes d’achats sont préparées par l’émetteur et doivent être


obligatoirement signées par :

la direction travaux concernée.


le service achat.
le service gestion.
la direction du projet.

L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les


commandes > 1.000 DH. Elle est unique par fournisseur et par chantier ou service.

Les informations suivantes doivent figurer sur la D.A lors de l’émission :


a)- la numérotation

L’émission des D.A se fait par ordre chronologique par le service achat.
Cependant des séries spéciales peuvent être demandées par note dactylographiée.

Année universitaire 2003/2004 42


Mémoire de fin d’études

Ex: numérotation précédée d’un C pour le chantier de la Cité.

La tenue par le service achat d’un registre par numéro de série permet le
suivi des numérotations.

b)- L’imputations

Des codes analytiques permettent d’affecter chaque dépense à un budget. Ils


sont choisis sur la base du plan analytique de la société par le responsable
d’imputation concerné.
La direction Travaux doit remplir obligatoirement la D.A de la façon
suivante :

Nom du chantier
Centre d’imputation
Codes analytiques
Zone d’activité
Visa pour accord.

c)- Le délai et lieu de livraison

La date de livraison demandée figurera sur le bon de commande. En général,


la livraison se fera sur les lieux de l’émission du bon de commande et plus
particulièrement sur la base technique où siège le magasin.
Les délais de livraison qui ne seraient pas raisonnables ne seront pas pris en
considération. La date de départ du processus est la date d’approbation de la
Direction du Projet.

d)- La désignation des articles

La désignation des articles doit être claire et précise. Pour les pièces
détachées, il est indispensable de donner la référence exacte de la pièce et le type de
l’engin ou de l’appareil ainsi que le numéro de série et l’année de mise en service.
Une documentation peut être obtenue au bureau des achats pour les références
manquantes.

2- Circuit des demandes d’achats

Pour être valable, la D A doit être admise par :

Année universitaire 2003/2004 43


Mémoire de fin d’études

L’émetteur,
La Direction Travaux,
Le service Gestion,
La Direction Projet,
Le service Achats.

Procédure exceptionnelle

Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence (arrêt de


chantier), la commande pourra se faire directement par téléphone entre la Direction
Projet et le service Achats. Cependant, une régularisation par demande d’achat sera
aussitôt mise en place afin d’en informer par écrit tous les services concernés.

Imprimés de diffusion

Les demandes d’achats sont établies sur un imprimé à 6 feuillets :

Exemplaire jaune : conservé par émetteur.


exemplaire rose : conservé par Direction Travaux.
exemplaire vert : conservé par Service Gestion.
original : conservé par ordre chronologique pour archivage par le service
Achats.
exemplaire blanc : transmis éventuellement au responsable magasin pour le
contrôle des livraisons.
exemplaire bleu : conservé par le service Achats pour acheminer le dossier
de la commande à la facturation.

Année universitaire 2003/2004 44


Mémoire de fin d’études

Résumé

- La D.A est obligatoire pour des commandes > 1.000 DH.


- La D.A doit être unique : ¬ pour un fournisseur
¬ pour un chantier
¬ pour une nature de dépenses si le fournisseur est
diversifié.

- Seule la signature de la Direction du Projet autorise une commande.


- Seul le service Achats numérote et traite une demande d’achat.
- Les procédures exceptionnelles sont autorisées sous trois conditions :
• pour éviter l’arrêt du chantier,
• avec accord de la direction du Projet,
• de régulariser la commande suivant la procédure normale.

3- Etablissement des Bons de Commande (B.C) :

La procédure d’établissement des bons de commande suit le cheminement


suivant :

a)- Emission des bons de commande

Les bons de commande sont émis par le Service Achat.


L’émission du bon de commande prend effet après signature de tous les
intervenants (sauf mesure exceptionnelle) et particulièrement après visa de la
Direction du Projet.
Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la
demande d’achat à savoir :

N° de la commande : numéro de la D.A.


Service traiteur : Achats.
Référence : centre d’imputation, code analytique.
Désignation du fournisseur.
Désignation, référence, prix unitaire, remise et TVA.
Conditions de paiement.
Dates et lieux de livraison.
Date et visa du responsable achats.

Année universitaire 2003/2004 45


Mémoire de fin d’études

b)- Circuit du bon de commande

Après visa du responsable Achats, le bon de commande sera transmis à la


Direction du Projet. Juxtaposée avec la demande d’achat, la commande sera
bouclée par cette dernière.

c)- Imprimés de diffusion

Les bons de commande sont établis sur un imprimé à 2 feuillets :

Original : envoyé au fournisseur et sera gardé par lui.


Exemplaire vert : remis aussi au fournisseur et sera impérativement
retourné à l’entreprise avec la facture correspondante.

Résumé

• Une D.A avalisée donne droit à un B.C.


• Le service Achats émet un B.C.
• Le B.C doit être visé par la Direction du Projet.
• Le B.C original est détenu par le fournisseur.
• L’exemplaire vert du B.C, également remis au fournisseur sera retourné
impérativement avec la facture de ce dernier.

4- Réception de la marchandise :

Lors de l’arrivée de la marchandise, le magasinier compare la livraison avec


l’exemplaire blanc de la demande d’achat avant de l’acheminer au service émetteur
de cette demande.

5- Traitement et circuit des factures :

Le traitement des factures s’effectue en respectant les procédures suivantes :

Année universitaire 2003/2004 46


Mémoire de fin d’études

a)- Réception de la facture

La facture doit parvenir au Service Comptabilité :

directement acheminée par le fournisseur,


par courrier centralisé par le secrétariat A.G.F,

La facture doit obligatoirement se présenter au minimum en 2 exemplaires


( 1 original + 1 copie).

Il existe deux types de factures :

la facture établie sur contrat : utilisée essentiellement pour des


contrats de sous-traitant, la facture ne sera traitée que sur présentation
d’un bon d’acompte sous traitant émis par le service Travaux.

la facture fournisseur : Le fournisseur est tenu de joindre en plus de


la facture en 2 exemplaires, le bon de livraison fournisseur et le bon de
commande (l’exemplaire vert).

b)- Présentation type d’une facture

Sur la facture figure les rubriques suivantes :

nom et adresse du fournisseur,


date et numéro de facture,
nom de l’affaire conformément au bon de commande,
numéro du bon de commande,
désignation, quantité, prix unitaire, montant des articles commandés,
base taxable, taux de TVA, montant de la TVA,
montant TTC.

Le service comptabilité vérifie l’ensemble de ces informations afin de


s’assurer de la validité de la facture.

NB : En l’absence de quelques renseignements ou documents que ce soient, le


Service Comptabilité retournera la facture.

Année universitaire 2003/2004 47


Mémoire de fin d’études

c)- Enregistrement de la facture

Toute facture conforme est saisie sur ordinateur (la société dispose d’un
logiciel interne de comptabilité ).Il en résulte l’édition d’un document comptable
interne appelé A.P (Autorisation de Paiement).

Saisie et édition de l’A.P (Autorisation de paiement)

Ce document comptable interne est édité en 2 exemplaires classés comme


suit :

Un exemplaire A.P + un double de la facture + éventuellement 1 copie


bon d’acompte sont agrafés et classés par ordre chronologique du
numéro de l’A.P.Le numéro de l’A.P rappelle : le mois de l’exercice
concerné pour les deux premiers caractères et le numéro d’ordre de
saisie des factures pour les 4 derniers.
Un exemplaire A.P (de même numéro) + original facture + bon de
commande + original bon d’acompte sont distribués dans un parapheur
aux divers responsables de l’affaire concernée, et ceci dans l’ordre des
signataires.
l’émetteur de l’A.P : la comptabilité
le service Achats : contrôle des Prix Unitaires et quantités facturées.
le service Gestion : contrôle des imputations analytiques.
le service Travaux : accord pour paiement.
la Direction du Projet : accord pour paiement.

Chacun des services a pour obligation :


de contrôler et viser dans les plus brefs délais.
de retourner A.P + facture au service Comptabilité.

Un registre notifiant les envois et retours des A.P est tenu par la comptabilité
afin de connaître à tout moment la position de la facture dans le circuit.
En plus des vérifications quantités et prix unitaires de la facture vis-à-vis de
la commande correspondante, le service Achat est tenu de joindre à l’original de la
facture et de l’A.P, l’exemplaire bleu de la demande d’achat, l’exemplaire du bon
de livraison et du bon de commande.

En cas de concordance entre la facture et le bon de commande, le dossier


sera soldé pour le service.
En cas de litige, la facture sera immédiatement retournée au service
comptabilité pour rédaction d’un courrier litige transmis au fournisseur.

Année universitaire 2003/2004 48


Mémoire de fin d’études

Résumé

• La facture est envoyée :

∗ en 2 exemplaires minimum
∗ avec le bon de livraison
∗ avec le bon de commande
∗ avec le nom de l’affaire concernée
∗ et toutes les rubriques de prix TTC et HT obligatoires.
• Un document nommé A.P à valeur de chèque interne est émis aux divers
responsables concernés pour accord de paiement.
• Une facture ne doit pas être bloquée par un service dans la mesure où ce
dernier doit la retourner au service comptabilité dans un bref délai.

6- Règlement des factures fournisseurs :

Il existe deux moyens de règlement :

le chèque
et l’effet de commerce.

L’utilisation de ces deux moyens dépend de l’échéance et des disponibilités


de l’entreprise.
Par ailleurs, les conditions de règlement varient selon la nature de
l’opération et le fournisseur.

a)- Le chèque : est utilisé pour le règlement des factures « payées au


comptant », ou dont les échéances sont échues.

b)- L’effet de commerce : est utilisée pour des paiements dont l’échéance
est différée.

c)- Procédure de règlement et documents internes : les chèques ou les


effets de commerce sont signés par :

Année universitaire 2003/2004 49


Mémoire de fin d’études

La Direction Générale Groupe,


La Direction Financière Groupe.
L’accord des Directions, se fera après constitution et présentation du
dossier complet quelque soit le mode de règlement.

Le dossier comprend :

Toutes les A.P se rapportant au règlement du fournisseur :

visées par chacun des responsables de service,


tamponnées par le service Comptabilité (indication du numéro
de chèque ou de l’effet, de la date d’échéance, et de la
domiciliation bancaire).

Une lettre d’accompagnement :

Elle comprend les informations suivantes : le lieu et date de paiement, le


nom du bénéficiaire, le numéro de chèque ou échéance, la domiciliation bancaire,
le montant total à régler, la référence fournisseur et les visas de la Direction.

La lettre d’accompagnement comprend trois feuillets :

l’original est transmis au fournisseur avec règlement


les copies bleue et rose sont classées avec la pièce de banque dans
le cas d’un règlement par chèque, avec une O.D (opérations
diverses) dans le cas d’un règlement par effet, ces deux pièces
comptables ont pour objectif de solder après règlement le compte
fournisseur.

La pièce de banque

Elle solde un règlement par chèque pour un seul fournisseur.

NB : La pièce des O.D peut solder plusieurs règlements par effets pour
plusieurs fournisseurs.

Année universitaire 2003/2004 50


Mémoire de fin d’études

d)- Classement

Le classement des factures se fait :

par ordre de numérotation des pièces,


par mois.

Ainsi, on trouve les boîtes archives suivantes :

Effets payés (regroupés par trimestre) : sont classées dans cette


boîte toutes les O.D et doubles des lettres d’accompagnement ayant
soldé par effet les fournisseurs.
Pièces de banque (regroupées par mois) : sont classés dans cette
boîte tous les règlements par chèque ou encaissements du mois :
pièce de banque + lettre d’accompagnement .
Factures fournisseurs réglées (regroupées par mois) : sont classés
dans cette boîte tous les doubles des factures avec A.P visées et
tamponnées.

e)- Ordre de paiement

Il s’agit d’un échéancier unique où sont répertoriés tous les effets classés par
échéance. Ce document est envoyé à la banque concernée, 2 à 3 jours avant
échéances des règlements par effets. Aucun règlement ne sera effectué par la
banque si le document ne se trouve pas en sa possession.

f)- Avis de débit

Lorsque le fournisseur a encaissé l’effet, la banque remet à l’entreprise un


avis de débit accompagné des effets réglés dans la même journée.

Année universitaire 2003/2004 51


Mémoire de fin d’études

Résumé

• Le fournisseur est payé par chèque pour des paiements au comptant, par billet
à ordre pour des paiements différés.
• Les Directions Générale et Financière engagent toutes les deux la société par
leurs signatures du règlement.
• Le règlement ne sera accordé que lorsque le dossier sera complet ( A.P visées,
tamponnées ; lettre d’accompagnement ; chèque ou effet ; pièce de banque ou
O.D).
• Le versement par la banque des effets déposés ne sera exécuté qu’ à vue des
Ordre de Paiement.
• La banque retourne par courrier un avis de débit pour tous les effets retirés.

A ce niveau, nous avons décrit les différentes procédures qui caractérisent le


circuits Achat – Fournisseurs, il importe de procéder à une évaluation globale du
circuit avant de vérifier l’application permanente desdites procédures.

Évaluation du système

Nous nous attacherons dans cette partie de présenter les différentes faiblesses
relevées dans le circuits Achats – Fournisseur et ce, en prenant le soin d’en indiquer
les risques potentiels.

Année universitaire 2003/2004 52


Mémoire de fin d’études

Faiblesses relevés Risques éventuels

Inexistence d’un système de ¬ Possibilité de rupture de stock.


déclenchement automatique des
commandes.

malgré l’existence d’un budget


prévisionnel, aucun suivi régulier ¬ Dépassement du budget.
n’est effectué.

les bons de commande ne sont pas


pré numérotés. ¬Risque d’oubli de commandes,
impossibilité de classement.
inexistence d’une liste des
fournisseurs autorisés pour les achats
courants . ¬ Achats non faits dans les meilleures
les prix proposés par les conditions pour l’entreprise.
fournisseurs ne sont pas comparés
avec les prix du marché.

il n’y a aucune procédure qui évite ¬ Stock important.


des commandes excessives.

inexistence de procédures ¬ Rupture de stock, arrêt de chantier.


permettant de relancer les
fournisseurs en retard de livraison.

aucun exemplaire de bon de


¬ Réception de marchandises non
commande n’est communiqué au
conformes à la commande.
service réception,

aucun exemplaire de bon de


¬ Impossibilité d’établir un état des
commande, ni de bon de réception
factures non parvenues.
n’est communiqué au service
comptabilité, les deux bons de
commande établis sont envoyés au
fournisseur.

Année universitaire 2003/2004 53


Mémoire de fin d’études

Aucune procédure ne permet de


s’assurer que le service magasin ¬ Réception de marchandises pour
reçoit tous les exemplaires de D.A lesquelles le service magasin n’a pas
sur les commandes à recevoir. la demande d’achat correspondante.

Aucun contrôle des avantages


accordés par les fournisseurs en ¬ Relations informelles entre
faveur des acheteurs n’est effectué. fournisseurs et acheteurs.

La procédure achat n’a jamais fait ¬ Procédure dépassée par rapport aux
l’objet d’une mise à jour par des conditions du marché.
responsables indépendants du service
achat.

Le rapprochement fait par le


service magasin se base sur une ¬ Dans le cas où le bon de commande
comparaison entre la marchandise est différent de la demande d’achat :
reçue et l’exemplaire de la demande réception de marchandises non
d’achat (inexistence d’une copie du conformes.
bon de commande chez le
magasinier).

La nature des marchandises


achetées nécessite un contrôle de ¬ Risque de refus de la marchandise
qualité rigoureux. Le magasinier n’a par l’architecte lors du contrôle des
pas la formation nécessaire pour travaux.
effectuer un contrôle pareil.

Inexistence d’un bon de réception


(indiquant pour la marchandise ¬ Aucune comparaison postérieure à
reçue : la quantité, la désignation....) la livraison entre la commande et la
l’arrivée de la marchandise est réception n’est possible.
indiquée sur la demande d’achat par
apposition d’un visa magasin.

Aucune procédure concernant les


¬ Acceptation de marchandises non
bons de retours pour marchandises
conformes.
non conformes n’est prévue.

Année universitaire 2003/2004 54


Mémoire de fin d’études

Aucune numérotation des factures


et avoirs reçus n’est effectuée. ¬ Difficulté d’établissement des
avoirs.
¬ Le suivi de ces derniers n’est pas
facile.

Les contrôles effectués sur les ¬Risque d’oubli ou de double


factures et avoirs ne sont pas comptabilisation
matérialisés . ¬ Difficulté de contrôle postérieur.

¬ Possibilité de changer un
L’ouverture d’un nouveau compte fournisseur important par d’autres
fournisseur ne fait l’objet d’aucune sans autorisation de la Direction.
autorisation.

Comptabilisation des factures et


avoirs :

Aucun bon de retour ou de ¬ Impossibilité d’établir des avoirs en


contestation n’est remis à la cas de marchandises non conformes.
comptabilité en cas de marchandises
non conformes.

La comptabilisation de duplicata
¬ Double comptabilisation de facture,
(en cas de perte de l’originale) n’est
double règlement et risque d’erreur.
soumise à aucune autorisation.

Provisions pour factures à recevoir :

Aucun rapprochement n’est


¬ difficulté d’estimation d’une
effectué entre les factures et avoirs
provision pour les factures à recevoir.
reçus, et les bons de livraisons ou de
retour pour estimer le montant des
factures à recevoir

Année universitaire 2003/2004 55


Mémoire de fin d’études

Justification des soldes :

les soldes fournisseurs et


créditeurs divers ne sont pas analysés ¬ Ecart entre la comptabilité
régulièrement. Il n’y a aucune fournisseurs et celle de l’entreprise et
comparaison entre les relevés difficulté de justification de cet écart.
fournisseurs et les soldes comptables
de ces derniers.

Suivi des litiges :

Inexistence d’un suivi des avoirs ¬ Avoirs non reçus, règlement de


reçus par rapport aux demandes factures en litige.
d’avoirs émises.
Aucune relance pour les avoirs
non reçus.

Après avoir porté un jugement critique sur le système de contrôle interne du


circuit Achats –Fournisseurs, il importe à présent de vérifier la permanence
d’application des procédures de contrôle interne dudit circuit.

Test de permanence

L’objectif de ce test est de confirmer que les procédures de contrôle interne


conçues par l’entreprise fonctionnent de façon durable.
Pour effectuer ce test, nous avons sélectionné le circuit d’établissement du
bon de commande à partir de la demande d’achat. Nous avons ensuite sélectionné
trois opérations d’achat, pour lesquelles nous nous sommes assurés de l’existence
de la Demande d’Achat, et du Bon de Commande.

Les résultats du test peuvent être présentés comme suit :

Année universitaire 2003/2004 56


Mémoire de fin d’études

Procédures Observations
la demande d’achat est signée par : X Vu demande d’achat
¬la direction travaux concernée
¬le service achats

¬le service gestion


¬la direction du projet.
X Vu D.A
la demande d’achat est établie pour tout
achat > 1000 DH. X Vu D.A
la demande d’achat est numérotée. X Vu budget
la dépense est affectée à un budget.

X Vu D.A
la demande d’achat comporte la désignation
des articles à acheter, leur valeur, la date de
livraison... X Consulté magasinier
un exemplaire de la D.A est transmis au
magasin pour réception.
le numéro du bon de commande est le même X Vu B.C et D.A
que celui de la D.A.
les deux bons de commande sont envoyés au X Consulté fournisseur
fournisseur.
l’exemplaire vert du bon de commande est X Vu annexes de factures
retourné avec la facture .
le bon de commande est visé par la Direction
du Projet. X Vu B.C

X : procédure conforme.

Ce test révèle que la procédure d’établissement du B.C à partir de la D.A est


conforme à la description recueillie.

Ainsi on peut conclure que la procédure d’achat telle que décrite par
l’entreprise existe réellement et elle est appliquée de façon permanente (là, on a pris
un seul exemple pour ne pas alourdir l’analyse, mais en réalité, on procède par
sondage en vérifiant un certain nombre de demandes d’achat).

Année universitaire 2003/2004 57


Mémoire de fin d’études

D.A : demande d’achat.


B.C : bon de commande.

Ainsi, on est raisonnablement sûr que les procédures décrites sont appliquées
de façon permanente.
Au bout de cette mission ayant porté sur l’évaluation du contrôle interne du
circuit Achats – Fournisseurs, l’on a formulé un ensemble de recommandations qui
constitue en fait, la conclusion des divers travaux entamés précédemment et ce, en
vue d’éviter les risques mentionnés dans la phase d’évaluation du système de
contrôle interne.

Recommandations

Après avoir réalisé l’évaluation de ce système, relevé ses faiblesses et le


risque encouru, nous proposons des corrections qui peuvent apporter une
amélioration au contrôle interne du cycle Achats - Fournisseurs de la société
«BETON».
Cet ensemble de recommandations peut être résumé comme suit :

Instauration d’une procédure d’achat qui mettra en place : un fichier


fournisseur, un système d’appel d’offre….,

La liste des fournisseurs doit être fixée par un service indépendant du service
des achats.

Mise en place d’un système qui permettra de déclencher la commande à partir


d’une fiche de stock (indication du stock minimum. Les commandes faites et non
encore livrées doivent aussi figurer sur cette fiche.

Pré numérotation des bons de commande.

Mise en place d’un service « Budget » compétent pour réaliser le suivi des
budgets et expliquer les écarts.

Définir une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison.

Année universitaire 2003/2004 58


Mémoire de fin d’études

Envoyer un exemplaire d’un bon de commande au service magasin pour lui


permettre d’effectuer une comparaison lors de la réception de la marchandise, et
d’un autre exemplaire au service comptabilité pour permettre une comparaison avec
la facture du fournisseur.

Mise en place d’une procédure de contrôle des avantages accordés par les
fournisseurs en faveur des acheteurs et ce, dans un souci de veille commerciale et
d’amélioration du pouvoir de négociation avec les fournisseurs.

Mise à jour régulière de la procédure d’achat par un service indépendant des


responsables d’achat et ce, en vue de la rendre plus adaptée aux évolutions du
marché.

Faire appel à un spécialiste pour contrôler la qualité des marchandises


reçues avant leur utilisation dans les travaux ou alors envisager une formation
en qualité pour le personnel se chargeant de la réception des marchandises.

Établissement d’un bon de réception lors de l’arrivée de la marchandise, sur


lequel le magasinier doit indiquer la désignation de la marchandise, la
quantité, la date de réception, le fournisseur….

Prévoir des bons de retour pour les marchandises non conformes.

Prévoir une numérotation interne des factures et avoirs reçus pour faciliter
leur classement.

Matérialiser les contrôles effectués sur les factures et avoirs par apposition
de « contrôlé », par exemple.

Soumettre à autorisation de la Direction Financière toute ouverture d’un


nouveau compte fournisseur.

Soumettre à autorisation la comptabilisation du duplicata en cas de perte de


la facture originale.

Prévoir une procédure de rapprochement entre les factures et avoirs reçus,


et les bons de livraison du fournisseur pour estimer la provision des factures à
recevoir.
Prévoir une analyse régulière des comptes fournisseurs et créditeurs divers.

Année universitaire 2003/2004 59


Mémoire de fin d’études

Prévoir un suivi et une relance des avoirs non reçus.

Ainsi, avons-nous traité le premier cas d’évaluation du contrôle interne du


circuit Achats – Fournisseurs et qui a porté sur la société de construction
« BETON ». Nous allons, à présent, entamer le second cas qui concerne cette fois
une entreprise opérant dans le secteur de l’hôtellerie. Le but étant d’apprécier la
singularité de chaque entreprise dans l’évaluation du contrôle interne, sachant que
les procédures régissant le circuit Achats - Fournisseurs diffèrent sensiblement
d’une entreprise à l’autre.

Année universitaire 2003/2004 60


Mémoire de fin d’études

Deuxième cas : L’évaluation du contrôle


interne du cycle Achats – Fournisseurs de
l’hôtel «RELAX »

Avant de traiter les procédures d’évaluation du contrôle interne de Relax et


en tirer les conclusions, il paraît judicieux de passer par une prise de connaissance
de l’entité contrôlée.

Phase de prise de connaissance

Pour prendre connaissance de l’hôtel et plus particulièrement des services


composant le circuit Achats-Fournisseurs, nous allons présenter des généralités sur
l’hôtel, puis présenter les services faisant partie du circuit.

SECTION 1 : GENERALITES SUR RELAX

Le produit Relax est le haut de gamme de l’hôtellerie du groupe Salvador.


Dans le cadre de son expansion géographique, Salvador a mis en place un
réseau d’hôtels allant de l’économique à l’hôtel cinq étoiles au Maroc. Ainsi,
Salvador est de plus en plus présent au Maroc, aujourd’hui 18 hôtels contenant
quelques 2700 chambres.
Nous essayerons de décrire succinctement l’hôtel en présentant les éléments
suivants :
Une fiche technique de l’hôtel.
Les services de l’hôtel.
L’organisation de l’hôtel.

1 : Fiche technique.

Forme juridique : S.A.


Capital Social : 70 000 000,00 Dhs.

Année universitaire 2003/2004 61


Mémoire de fin d’études

2 : Les produits de l’hôtel.

L’hôtel offre à ses clients :


Des chambres : l’hôtel dispose de 117 chambres spacieuses dont 8
suites.

Des restaurants :
• Un restaurant principal où l’on sert une cuisine internationale et une
cuisine «allégée».
• Un restaurant au bord de la plage avec grillades.
• Un snack bar sur la terrasse de la piscine.
• Et un club bar avec animation musicale.

La relaxothérapie : l’institut est doté d’une capacité d’accueil allons


jusqu’à 80 curistes par jour et propose des soins traditionnels à base d’eau
de mer.

Une salle de réunion entièrement équipée modulable en 3 petits salons


privés.

Une base nautique : pour la pratique de la planche à voile, le


catamaran et le surf.

3 : Organisation de l’hôtel

L’organigramme de l’hôtel schématise les différentes cellules composant


l’hôtel (voir annexe 1).
Au sommet de l’organigramme se place la direction générale avec son
assistance suivie par la direction administrative et financière, la direction de
restauration, hébergement, département technique, commercial et enfin l’institut de
la relaxothérapie.
La direction générale
Le directeur général a pour mission la coordination entre les départements de
l’hôtel et la prise des décisions nécessaires à la bonne gestion.

La direction administrative et financière


Le directeur administratif et financier joue un rôle prépondérant dans la
gestion financière de l’hôtel, la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs

Année universitaire 2003/2004 62


Mémoire de fin d’études

du personnel ainsi que la définition des besoins en personnel et des besoins en


formation.
La direction administrative et financière supervise donc un ensemble de
services qui la composent à savoir :
Le Service des Achats–Fournisseurs

Il assure l’approvisionnement de l’ensemble des services composant l’hôtel


ainsi que la gestion des stocks.

Le service du contrôle de gestion :

Le contrôle de gestion a pour fonction :


• L’élaboration des budgets.
• Le suivi budgétaire.
• La préparation des conseils administratifs.
• La préparation des comités d’investissement.

Le service Comptabilité

Il se subdivise en quatre sections :


• Comptabilité Fournisseurs
• Comptabilité Débiteurs.
• Contrôle Food & Beverage.
• Trésorier.
Le service traite les flux d’informations qui circulent dans la société.
Direction de restauration
Le directeur de restauration et le chef de cuisine assurent la mise en place de
tous les plats et veillent à leurs qualités.

L’hébergement

Dans cette direction on distingue :

• La gouvernante générale : elle assure la propreté quotidienne des chambres et


de la lingerie.

Année universitaire 2003/2004 63


Mémoire de fin d’études

• La réservation : elle a pour tâche de porter l’ensemble des réservations reçues


par fax ou téléphone sur un bulletin de réservation remis chaque matin à la
réception.
• La réception : c’est à ce niveau que se manifeste le premier contact avec le
client. La réception enregistre les besoins et les réclamations des clients et leur
fait connaître les services de l’hôtel.
• Conciergerie : les concierges assurent le suivi du client et répondent à la
demande d’information.

La Direction Technique
Elle assure la bonne marche et la maintenance du matériel technique de
l’hôtel.
Le Département Commercial
Il veille à l’établissement des plans commerciaux et au bon déroulement des
manifestations veillant au confort du client.
L’Institut Relax International
Il assure des soins divers : massage, algothérapie, douche à affusion, douche
percutant…etc.
L’hôtel Relax compte plusieurs circuits au sein de sa structure, mais c’est
justement la prise de connaissance du cycle Achats-fournisseurs qui concerne notre
étude.

SECTION 2 : PRISE DE CONNAISSANCE DU CIRCUIT ACHATS - FOURNISSEURS

Au niveau de ce circuit, on distingue 3 volets d’analyse à savoir :


Le service achat.
Le magasin.
Le service comptabilité.

1 : le Service des Achats.

☯ Objectif du service : Ce service a pour rôle de satisfaire les demandes


exprimées par les différents services composant l’hôtel à moindre coût dans le
meilleur délai et avec une meilleure qualité afin d’éviter toute rupture de stock.

Année universitaire 2003/2004 64


Mémoire de fin d’études

☯ Organisation du service : Pour atteindre ses objectifs, le service des


achats
est géré par deux économes.
☯ Les moyens du service des achats :
1. Physiques.
2. Financiers.
3. Humains.

Les moyens physiques :


Pour une bonne gestion de l’hôtel, chaque service est doté d’un logiciel
appelé « HOTIX ». Le logiciel informe l’acheteur des niveaux des différents
produits stockés et sert de base pour l’établissement des commandes.
Chaque service opère dans une interface qui lui est propre. Ainsi le service
Achat dispose d’une interface comprenant plusieurs rubriques et permettant de
saisir des commandes et livraisons.
Le logiciel comporte des fichiers contenant des listings des fournisseurs
référencés. Il permet également toute sorte de consultation et de rapport d’activité
du service achat.
Les moyens financiers :
Le service est doté d’un fonds de caisse d’une valeur de 6000 Dhs et d’un
budget d’exploitation.
Les budgets d’exploitation sont suivis par le chef de service et le contrôleur
de gestion, qui, à la fin de chaque mois, dans une réunion de gestion, essaient de
remédier aux causes des dépassements et économiser pour les mois à venir.
Les moyens humains :
Comme il a été signalé, l’effectif du service est de deux personnes, la
formation de base des acheteurs est renforcée par des programmes de formation
continue.
2 : le magasin
Le magasin assure la gestion des articles stockés ainsi que la réception des
articles livrés.

Année universitaire 2003/2004 65


Mémoire de fin d’études

☯ Objectifs :

Le magasin a pour objectif la gestion des articles stockés dans des conditions
convenables de stockage afin d’éviter les ruptures de stocks et assurer une
meilleure sécurité des articles stockés.

☯ Organisation :

Les articles livrés sont stockés selon leur nature, à cet effet on distingue
quatre aires de stockage :
• Économat boissons pour les différentes boissons : jus, eaux…etc.
• Économat nourriture : pour toute sorte de nourriture.
• Économat matériel technique : ampoules, produits de plomberie…etc.
• Économat divers : papeterie, produits blanchisserie …etc.
Les articles sont définis par leur catégorie, appartiennent à des familles et
sous familles et sont identifiés par un code donné par le système.

☯ Moyens :

Le magasin partage l’outil informatique avec l’acheteur et se sert du logiciel


HOTIX pour effectuer les réceptions et les retours ainsi que des moyens de
sécurité : extincteurs, frigos, climatiseurs et congélateurs.
Les différents services de l’hôtel n’effectuent leurs prélèvements auprès du
magasin qu’après signature du chef du service demandeur et du contrôleur de
gestion selon des horaires fixes à respecter.

3 : Le Service Comptable :

Le service comptable de l’hôtel est chargé de l’enregistrement de tous les


flux d’informations comptables et s’occupe également du paiement d’autre part. De
plus, le service comptable est composé de deux sections :
• Comptabilité matière : assurée par le contrôleur et son adjoint qui effectuent les
ajustements nécessaires et suivent le stock en valeur.
• Comptabilité fournisseurs : Elle effectue l’enregistrement comptable des
opérations d’achats.
Par ailleurs, un trésorier est rattaché au service comptable qui s’occupe des
flux monétaires. L’effectif du service comptable est de six personnes opérant à
l’aide du logiciel HOTIX et un plan comptable.

Année universitaire 2003/2004 66


Mémoire de fin d’études

En outre, l’hôtel dispose d’un manuel de procédures appelé « Focus »


encadrant l’activité de chaque service et travaillant sur des interfaces encadrant ses
différentes tâches.
A l’issue de cette phase de prise de connaissance plusieurs zones de risques
se sont révélées :

Des risques inhérents tenant à l’insuffisance des moyens mis à la disposition


du service des achats vu le niveau d’activité de l’hôtel et donc ses besoins
d’approvisionnement.
Des moyens liés au contrôle interne concernant essentiellement le magasin
en raison de l’absence d’une répartition claire des tâches.
Des risques liés au service des achats relatifs au mode de passation des
commandes de la cuisine centrale.
Ces mêmes zones de risques feront l’objet de plus d’analyse dans ce qui suit.

Phase d’analyse des procédures du circuit Achats–


Fournisseurs

A ce niveau, on procédera à l’appréciation des procédures du circuit Achats–


Fournisseurs à l’aide de quelques outils d’analyse notamment :
Les mémorandums et diagrammes de circulation constituant des outils de
description des procédures.
Les tests de conformité ou d’existence.
Le questionnaire d’évaluation des procédures du circuit et la grille de séparation
des tâches qui permettent la détection des forces et faiblesses du circuit.
Les tests de permanence.
De ces tests, on dégagera un tableau des forces et faiblesses.

SECTION 1 : MEMORANDUMS ET DIAGRAMMES

Le service des achats de Relax effectue plusieurs sortes d’achats : Achat des
produits de relaxothérapie, produits de cuisine, de restaurant, de matériel et autres.
Tous ces achats suivent la même procédure d’approvisionnement à
l’exception des achats de la cuisine centrale qui sont effectués directement par
téléphone par le chef cuisinier.

Année universitaire 2003/2004 67


Mémoire de fin d’études

A : Description de la procédure d’achat :

1. Expression du besoin :

Les bons de prélèvement matérialisent les besoins de tous les opérateurs. Ces
besoins peuvent concerner les produits divers, la nourriture et les boissons.
Le bon de prélèvement est rempli par les chefs des services demandeurs.
Concernant la cuisine, le chef cuisinier procède à la passation de sa commande par
téléphone et remet à l’acheteur un document appelé « Market List » ou « feuille de
marché ».
On distingue trois feuilles de marché :
1. Une feuille de marché regroupant les produits laitiers : fromage, lait,
beurre,…etc.
2. Une feuille de marché regroupant les viandes et volaille.
3. Une feuille de marché regroupant les légumes, fruits, herbes et salades.
Chaque jour, le chef cuisinier porte sur les feuilles de marché les besoins de
la cuisine centrale du lendemain et passe la commande directement par téléphone.
Précisons que les feuilles de marché sont établies en trois exemplaires :
☯Blanc : classé chez la Cuisine Centrale.
☯Vert : envoyé au service des achats.
☯Jaune :gardé dans la souche.

2. choix du fournisseur :

⇒ Achats conventionnés : la plupart des achats de l’hôtel sont effectués auprès de


fournisseurs référencés dont la liste est déterminée par le siège qui choisit et
conclut les contrats avec les fournisseurs.
⇒ Consultation concurrentielle : pour certains achats, l’acheteur prépare des
demandes de prix destinées à être communiquées aux différents fournisseurs qui
peuvent fournir les produits demandés, afin de recevoir les devis de chacun
d’entre eux et procéder par la suite à la comparaison.
⇒ Achats urgents : les achats urgents sont effectués au comptant, il s’agit dans la
plupart des cas soit :

Année universitaire 2003/2004 68


Mémoire de fin d’études

Des commandes urgentes de la cuisine en l’absence d’un fournisseur


référencé.
Des petites dépenses : Dans ce cas, l’acheteur passe la commande et
établit une facture et un bon de caisse, à condition que le montant de
la facture n’excède pas 500 dirhams.
Des frais de transport : taxi, courrier, charrette...etc.

3. La commande :
Le bon de commande est établi en deux exemplaires sur HOTIX :
Le premier : Destiné au fournisseur.
Le deuxième : Destiné à la comptabilité fournisseur.
Le bon de commande est ensuite signé par l’acheteur, le chef de service
demandeur, le directeur administratif et financier et le directeur général.
Après récupération du parapheur des commandes signées, l’acheteur se
charge lui-même de la ventilation des copies du bon de commande et notamment de
faxer l’original au fournisseur, enfin il classe le dossier dans la pochette « livraison
en cours ».
Ceci est permis grâce à des codes qui sont saisis par l’acheteur suivant la
liste des rubriques qui organise l’imputation des commandes selon le service
demandeur.
Dans le cas où la commande proviendrait de la cuisine directement,
l’acheteur se sert de la feuille de marché comme étant un bon de commande.

4. La réception

Une fois les articles demandés arrivent munis d’un bon de livraison, le
réceptionnaire effectue un contrôle exhaustif des livraisons :
Conformité au bon de commande (référence du produit, qualité, prix unitaire,
etc.)
Comptage (avec ouverture des cartons) ou pesage des quantités livrées.
Vérification de la qualité (date limite de consommation, etc.).
Contrôle des pièces, calibrages et conditionnement.
Les bons de commande, bons de livraison et factures sont agrafés ensemble
et sont transmis au responsable du service pour apposition de la mention « bon à
payer ».

Année universitaire 2003/2004 69


Mémoire de fin d’études

Si la marchandise est réceptionnée sans bon de livraison ni facture, le


contrôleur doit établir une note indiquant les éléments reçus et le rapprochement du
réel avec le bon de commande.
L’acheteur vérifie sur HOTIX la correspondance entre les données du bon de
livraison et bon de commande et édite un bon d’arrivage appelé « bon de
livraison » en deux exemplaires pré numérotés puis il le signe et le fait signer par le
demandeur qui en contrôle la qualité.
Lorsqu’il s’agit de la fourniture générale, c’est l’acheteur qui signe la
qualité.
Les articles sont mis en place par le magasinier qui cachette le bon de livraison,
transmet les arrivages à l’acheteur pour signature.
Le bon d’arrivage est ensuite ventilé comme suit :
Un exemplaire est classé chez l’acheteur.
Un deuxième est agrafé avec le dossier d’achat et envoyé au comptable
fournisseurs.
L’absence du bon de commande, notamment pour les achats répétitifs tels
que les produits frais, est compensée par les feuilles de marchés sur la base
desquelles l’acheteur constate la passation de la commande et édite seulement le
bon de livraison.
Les anomalies dans les conditions de livraison et de facturation font l’objet
d’une formalisation de livraison et d’une demande d’avoir signifiée au fournisseur.

5. Le règlement :

Pour le règlement des achats, on distingue 3 types de règlement :


Au comptant.
Par chèque.
Par virement.

Règlement en espèces :
Les achats au comptant sont réglés directement en espèces par l’acheteur.
Le service achats dispose d’un fond de caisse s’évaluant à 6000 dirhams.
L’acheteur effectue ses retraits sur ce fonds en établissant un bon de caisse qui sert

Année universitaire 2003/2004 70


Mémoire de fin d’études

de pièce justificative auprès du service comptabilité pour les achats au comptant


(Appelés charges directes).
Une fois l’acheteur établit un état récapitulatif de caisse, il le présente au
service comptabilité qui saisie sur système tous les achats effectués au comptant
afin d’alimenter à nouveau la caisse. Le fonds de caisse doit être maintenu à 6000
Dhs.
Règlement par chèque :
La majorité des achats sont réglés par chèque. Dans ce cas, le comptable
fournisseurs après avoir effectué tous les contrôles nécessaires du dossier d’achat,
établit un chèque sur lequel figure la somme des factures du mois du même
fournisseur.
Il établit de la même une pièce comptable en deux exemplaires :
Blanc : réuni avec le dossier d’achat.
Jaune : classé dans la souche.
Le comptable fournisseurs joint le dossier d’achat qui est remis auprès de la
direction pour signature.
Une fois validé, le comptable rédige une lettre de règlement.
Ensuite, il photocopie le chèque et la lettre accompagnatrice de règlement et
les classe pour justification.
Enfin, il met le chèque et la lettre accompagnatrice de règlement dans une
enveloppe afin de les envoyer par poste rapide au fournisseur et classe le bulletin
d’expédition avec le dossier d’achat pour justification auprès du fournisseur.

Règlement par chèque :Règlement par virement bancaire :


Dans ce cas, le comptable rédige une lettre de règlement sur laquelle il
mentionne la banque du bénéficiaire, le numéro et la date de facture objet du
règlement ainsi que le montant en chiffres et en lettres. Cette lettre est rassemblée
avec le dossier d’achat et classée dans le parapheur pour signature.
Une fois signé, le comptable fournisseurs remet l’original au caissier qui
s’occupe de le présenter à la banque. Dès que le comptable fournisseurs reçoit la
confirmation de virement sur la lettre, il fait une photocopie pour le classement.

Année universitaire 2003/2004 71


Mémoire de fin d’études

6. La comptabilisation :

A ce niveau également, on distingue entre :


La comptabilisation des achats au comptant.
La comptabilisation des achats par chèque et par virement bancaire.

La comptabilisation des achats au comptant :


Comme il a été déjà signalé, les achats au comptant sont groupés dans un
état récapitulatif de caisse que l’acheteur établit, le chef comptable procède à
l’opération de pointage pour vérifier l’existence de chaque opération, sa facture et
son bon de caisse. Une fois pointé, signé auprès de la direction, le chef comptable
saisie les achats dans les comptes :
• Caisse-dépenses.
• Charges directes.
Enfin, pour alimenter le fonds de caisse, le chef comptable effectue le
virement auprès de la BMCE qui est la banque de l’hôtel.
La comptabilisation des achats par chèque et virement bancaire :
La comptabilité fournisseur reçoit le dossier d’achat complet (comportant le
bon de commande, le bon de livraison, le bon de réception, la facture), vérifie
l’existence des signatures autorisées, vérifie également la passation de la livraison
sur système par l’acheteur, y appose un cachet de contrôle, classe le dossier
provisoirement jusqu’à arrivée de la facture.
Lorsque le comptable fournisseur reçoit les factures, il vérifie que la facture
comporte le numéro de patente, CNSS, TVA, signature et cachet du fournisseur,
il rapproche les bons de réception aux factures et aux bons de commande et établit,
en conséquence, le chèque ou le virement et remet la pièce comptable ou la lettre de
virement au trésorier qui s’occupe du règlement.
D’autre part, il faut rappeler que les articles du magasin sont valorisés par le
prix moyen pondéré.
Chaque dizaine, les services achats et comptabilité établissent une décade
qui permet de suivre la consommation de l’hôtel tout en distinguant entre les
boissons et la nourriture.

Année universitaire 2003/2004 72


Mémoire de fin d’études

A la fin du mois, des états sont édités notamment :


Un état des sorties ou transfert par article et par dépôt (cuisine centrale, les
bars, les restaurants, la relaxothérapie).
Un journal des offerts.
Un journal des cessions (de la cuisine centrale, des bars, des restaurants et de
la relaxothérapie).
Un Journal des consommations.
REMARQUES :
Lorsqu’il y a une différence entre le montant facturé et le bon de commande,
ou le bon de livraison, il s’agit de refaire le bon de commande.
Si l’erreur provient de la facture, c’est la comptabilité fournisseur qui est
responsable des demandes d’avoirs et de leur suivi.
CAS PARTICULIERS :

Réception partielle et facturation partielle :


Dans ce cas, l’acheteur édite un nouveau bon de commande sur la base des
marchandises livrées et si la facture contient des articles non livrés, elle est
retournée au fournisseur pour rectification.
Réception partielle et facturation totale :
Dans ce cas, l’acheteur ne saisit que les articles livrés et fait retourner la
facture au fournisseur.
Les documents : Bons de commande, bons de livraison, sont agrafés par
l’acheteur et sont transmis au service comptabilité fournisseur jusqu’à réception
d’une nouvelle facture contenant les articles livrés.
Les avoirs :
Pour demander un avoir au fournisseur, le comptable informe le fournisseur
par téléphone, les pièces justificatives de l’opération sont bloquées après saisie de
l’enregistrement comptable.
Les achats étrangers :
Ils suivent la même procédure d’achat, sauf pour le règlement des factures
qui reste à la responsabilité du siège.
La description des procédures, si elle est structurée et logique, est de lecture
facile pour les tiers.

Année universitaire 2003/2004 73


Mémoire de fin d’études

Par ailleurs, parmi les moyens ayant la rigueur, la logique, la technique pour
transmettre l’information, les diagrammes de circulation paraissent les plus utiles.

B : Les diagrammes de circulation :

Les diagrammes de circulation ou flow chart, permettent de représenter la


circulation des documents entre différentes fonctions et centres de responsabilité,
d’indiquer leur origine et leur destination et donc de donner une vision complète du
cheminement des informations et leurs supports. Cette méthode de schématisation
remplace une longue description.
Le diagramme de circulation présente plusieurs avantages parmi lesquels :
C’est un document de logique qui amène à se poser des questions types à
propos de chaque document.
Mise en évidence des points forts et points faibles : la schématisation va
rendre plus visibles les anomalies (document inutilisé, absence de contrôle, ou
contrôle insuffisant, traitement redondant, etc.).
Les risques d’omission sont minimisés : Un document, un exemplaire ne
peuvent être oubliés. Le diagramme permet de les suivre « à la trace ».
Le diagramme de circulation est également un outil d’autocontrôle en ce sens
qu’il permet de s’assurer que l’on a bien compris les explications fournies et de
valider les informations obtenues par d’autres sources.
Il est donc un outil d’assistance utile pour la formulation des
recommandations d’amélioration.
Dans ce qui suit, nous allons présenter le diagramme de circulation de la
procédure d’achat décomposée en sous procédures schématisées chacune à part :
Achat.
Magasin.
Caisse.
Comptabilité.
Tout en distinguant :
Les achats au comptant et les achats par virement bancaire ou par chèque.
Les achats de la cuisine centrale.
Une légende des symboles de diagrammes va être utilisée dans la
schématisation de toutes les procédures.(voir tableaux ci-dessous).
Elle est présentée comme suit :

Année universitaire 2003/2004 74


Mémoire de fin d’études

BC : Bon de Commande.
B : Couleur blanc.
BCa : Bon de caisse.
BL : Bon de Livraison.
V : Couleur verte.
C : Cachet.
Cpté : Comptabilité.
DA : Dossier d’achat.
Da : Demande d’achat.
E : Entrée de marchandises ou matériel.
F : Facture.
Feurs : Fournisseur.
M/ses : Marchandises.
Sm : Sortie de marchandises.
FM : Feuille de Marché.
S : Signature.
V : visa.
R : couleur Rose.
AR : Accusé de réception.
BP : Bon de prélèvement.
ERCa : État récapitulatif de caisse.
LR : Lettre de Règlement.
LV : Lettre de Virement

Année universitaire 2003/2004 75


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » Achats divers

Service Contrôleur Acheteur


Opérations Responsable Magasin
demandeur de Gestion

1- Établissement du Le chef du
service V
BP et signature.
demandeur R
BP
B
S

2- Approbation par le Le contrôleur


de gestion V
CG. R

3- Vérification du bon BP
B
Magasinier
de prélèvement. V

BP
R B
V

1
A

Année universitaire 2003/2004 61


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » Achats divers

Opérations Responsable Service Magasinier Acheteur DG


Demandeu + DAF
r
A
4- Consultation du magasin. Magasinier O M/se N
disponib
BP
E Sm
5- Sortie de marchandises. Magasinier
HOTIX
6- Saisie de prélèvement. Acheteur

7- Informer l’acheteur. Magasinier

8- Établissement du BC et Acheteur BC
signature.

9- Approbation du BC. DAF–DG


B
v

Année universitaire 2003/2004 62


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » Achats divers

Opérations Responsable Acheteur DG


+DAF

10- Récupération du BC. Acheteur A

11- Faxer le BC. Acheteur BC


BC
V
12- Passation de la commande Acheteur v
par téléphone.

FAX
13- Réception de l’accusé de Acheteur
réception.
Acheteur AR
14– Classement du BC avec
l’accusé de réception du fax dans A
la pochette livraison en cours.

DA

Année universitaire 2003/2004 63


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » Achats divers

Opérations Responsable Porte service Magasinier Service achats

1. Réception de la Agent de
marchandise. sécurité M/s
A
2. Contrôle des quantités et Contrôleur BC
3
qualités.
M/s E
M/se
conforme
DA
F F F
V V
3. Signature et cachet de la Contrôleur
facture.
4. Entrée des marchandises au Magasinier
magasin.
Feurs
5. Retour de la facture au Acheteur
fournisseur.
HOTIX
6. Saisie de la livraison sur Acheteur
système.
7. Édition du bon de réception. Acheteur
Feurs
8. Agrafer le BL ,BC, BR, F. Acheteur BR
S
9. Envoi du dossier d’achat au Acheteur
comptable fournisseur.

Année universitaire 2003/2004 64


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » Achat cuisine frais

Opérations Responsable Cuisine Centrale Acheteur

1- Établissement de la feuille de Chef Cuisinier FM


S
marché.
2- Signature de la FM.
FM
3- Passation de la commande par Chef Cuisinier
téléphone.

4- Classement provisoire de la feuille Chef Cuisinier


de marché.
5- Envoi de la FM au service des Chef Cuisinier
achats.

Année universitaire 2003/2004 65


Mémoire de fin d’études

Cycle : Achats-fournisseurs « Paiement par chèque »

Opérations Responsable Service comptabilité DG–DAF Trésorier

1. Réception du dossier d’achat. Comptable DA


fournisseur

2. Contrôle du dossier. Comptable F BL BC BR


fournisseur

3. Vérification sur système.


Comptable DA
fournisseur

5
HOTIX

4. Établissement du chèque et de
Comptable
la pièce comptable.
fournisseur
CH PC
5. Classement de la pièce
Trésorier
comptable.
A C

Année universitaire 2003/2004 66


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » « Paiement par chèque »

Opérations Responsable Service comptabilité DG–DAF Trésorier

A
6. Envoi du dossier d’achat à la Chef
direction pour signature. Comptable
Chq DA PC

7. Vérification du dossier et DG & DAF


approbation.

Chq PC DA
V V

8. Récupération du dossier. Comptable


fournisseur
Chq PC DA
V V

PC
V
9. Envoi de la pièce comptable au Comptable
trésorier. fournisseur A

Année universitaire 2003/2004 67


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » « Paiement par chèque »

Opérations
Responsable Service comptable

10. Établissement de la lettre de Comptable A


règlement. fournisseur

LR Chq DA
11. Photocopier le chèque et la LR. Comptable
fournisseur
LR Chq

LR Chq
12. Réunion de la LR et du chèque et Comptable
envoi au fournisseur par poste. fournisseur

Poste BE
13. Classement définitif du bulletin Comptable
d’expédition avec le dossier d’achat dans fournisseur
la pochette « Fournisseurs ».

Année universitaire 2003/2004 68


Mémoire de fin d’études

Cycle : Achats-fournisseurs « Paiement par virement »

DG - DAF
Opérations Responsable Service comptabilité

1. Réception du dossier d’achat. Comptable DA


fournisseur

2. Contrôle du dossier. Comptable F BL BC BR


fournisseur

3. Vérification sur système. DA


Comptable
fournisseur
HOTIX

4. Établissement de la lettre de
virement LV. Comptable LV
DA LV
fournisseur
5. Envoi du dossier d’achat et de
la LV à la direction pour signature. Comptable A
fournisseur

Année universitaire 2003/2004 69


Mémoire de fin d’études

Cycle « Achats-fournisseurs » « Paiement par virement »

Opérations Responsable Service comptabilité DG–DAF Trésorier


A

7. Vérification du dossier et DAF-DG 7


approbation.
LV DA
V

Comptable
8. Récupération du dossier. fournisseur

Comptable
9. Envoi de la lettre au trésorier fournisseur DA LV
pour règlement. V

Comptable LV
10. Photocopier la lettre de fournisseur
règlement et classement de la LV
copie avec le DA. LV
C
11. Remise de la lettre à la Trésorier C
banque. Banque

Le comptable fournisseur ne fait la copie de la lettre de virement qu’après avoir reçu la confirmation du virement auprès de la banque.

Année universitaire 2003/2004 70


Mémoire de fin d’études

Cycle : Achats-fournisseurs « Achat au comptant »

Opérations Responsable Service achat Service comptabilité DAF–DG

1. Réception de la Acheteur
F
facture. F
Contrôleur C
2. Contrôle de la facture F
et cachet. C
3. Établissement d’un
bon de caisse et
signature. Acheteur BCa
S BCa
4. Règlement de la Contrôleur
facture en espèces. Feurs
5. Édition de l’état Caissier ERC
récapitulatif de caisse. 7

6. Pointage des factures


avec les bons de Chef comptable ERC ERC
caisse sur l’ERCa et s s v
signature. Chef comptable

7. Approbation de l’ERCa
8. Classement définitif
des états.

Le chef comptable n’effectue le pointage des bons jusqu’à l’atteinte du seuil critique du fonds de caisse par l’acheteur.

Année universitaire 2003/2004 71


Mémoire de fin d’études

Une fois le système a été décrit, les tests de conformité ont pour objectif
de confirmer que ce système existe réellement et que c’est bien celui qui a été
décrit lors de la phase de la prise en connaissance du dispositif du contrôle
interne.
SECTION 2 : LES TESTS DE CONFORMITE

Dans notre étude, nous allons procéder à des tests de conformité dans le
service achat, magasin et au service comptabilité.
1 : Service des achats
On a assisté pendant trois jours au déroulement des achats et à la
passation des commandes et on a vérifié quatre demandes d’achat qui ont été
classées dans la pochette « Achats en cours ».
Nous avons constaté que les transactions se font selon la procédure
d’achat décrite auparavant.
On a aussi constaté l’existence de toutes les signatures sauf pour les
achats « des cuisines frais » qui ne suivent pas la même procédure et dont le BL
n’est établi qu’à la réception des marchandises.
2 : Magasin
On a visité tous les lieux de stockage :
Économat nourriture et produits divers.
Économat boissons.
Économat technique.
Économat surgelés.
On a de même assisté à plusieurs livraisons, et l’on a constaté leur
déroulement selon ce qui a été décrit avec le respect des contrôles nécessaires
(article par article, par pesage, etc.).
3 : La comptabilité
On a observé le processus de comptabilisation des factures, les
vérifications de la conformité et des montants, les contacts avec les fournisseurs
ainsi que les classements des dossiers d’achat.

Année universitaire 2003/2004 86


Mémoire de fin d’études

A ce niveau, nous nous sommes assuré de l’existence réelle du système


contrôlé, il est important à présent, de déceler les manquements à la séparation
des tâches et donc d’y porter remède et ce, à travers la grille de séparation des
tâches.

SECTION 3 : LA GRILLE DE SEPARATION DES TACHES

La grille de séparation des tâches est le premier pas dans l’analyse des
charges de travail de chacun.
Enfin, la grille de séparation des tâches est un outil utilisé par l’auditeur à
partir duquel il peut forger une opinion sur la qualité des procédures du circuit
étudié.

Année universitaire 2003/2004 87


Mémoire de fin d’études

Année universitaire 2003/2004 88


Mémoire de fin d’études

G
Grriillllee ddee ssééppaarraattiioonn ddeess ttââcchheess
Service Cpbl
Nature Magasinie Acheteu Secrétaire Contrôleu Sécurit
Tâches Deman CG DG–DAF e
r r de direction r é
deur F/rs
1/ Émission des
EX X
demandes d’achat.
2/ Approbation des
AU X
demandes d’achat.
3/ Établissement des
EX X
demandes d’achat.
4/ Approbation des
AU X X
demandes de prix.
5/ Réception des
EX X
offres de prix.
6/ Établissement des
EX X
bons de commande.
7/ Autorisation des
AU X
bons de commande.
8/ Réception des
EX X X X
marchandises.
9/ rapprochement des
bons de commandes C X
/bons de livraisons

Année universitaire 2003/2004 89


Mémoire de fin d’études

G
Grriillllee ddee ssééppaarraattiioonn ddeess ttââcchheess

Service Cpble Secrétaire sécuri


Tâches Nature Magasinier CG Acheteur DAF–DG contrôleur
demandeur F/rs de direction té
10/ Établissement des
Bons de Réception. EX X

11/Approbation des
AU X
Bons de Réception.
12/Établissement des
EX X X
bons de retour.
13/Approbation du bon
AU X X
de retour.
14/Établissement du
EN X
bon de prélèvement.
15/ Approbation du
AU X X X X
bon de Sortie.
16/ Sortie des
EX X X X
marchandises.
17/ Réception facture. EN X X
18/ Comparaison
facture / bon de C X X
commande.
19/ Comparaison
facture/ bon de C X X
livraison.

Année universitaire 2003/2004 90


Mémoire de fin d’études

20 / Vérification de la
facture. C X

21/ Comptabilisation. C X
22/ Vérification de
C X
l’imputation comptable.
23/ Bon à Payer. AU X
24/ Suivi des avoirs. C X X

A : Autorisation. EX : Exécution. EN : Enregistrement. C : Contrôle.

Année universitaire 2003/2004 91


Mémoire de fin d’études

SECTION 4 : QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DES PROCEDURES

Objectif 1 : S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées et que
leur suivi permet de connaître les engagements pris par l’entreprise.

Questions Oui Non Observations

1) Les achats de biens & services sont- X Sauf les achats de la


ils commandés seulement sur la base cuisine centrale
des demandes d’achat établies par effectués directement
des personnes habilitées (tels que par le chef cuisinier par
chefs de service) ? téléphone.
2) Existe–t-il des seuils d’alerte qui X
déclenchent des achats ?
3) Fait-on une édition des stocks X Elle se fait sur système
minimum ou vérification des états de et par sondage.
stock ?
4) Les bons de commande sont-ils X
systématiquement établis ?
5) Si oui, ces BC sont-ils ?
a- Pré-numérotés ? X
b- Établis en qualité et en valeur ? X
c- Signés par un responsable au vu X Par exemple le chef de
de la demande d’achat ? cuisine pour les achats
6) Les achats courants sont-ils effectués X de la cuisine.
auprès des fournisseurs dont la liste
est approuvée par un responsable ?
7) Cette liste est-elle régulièrement X
revue pour déterminer si les prix
payés ne sont pas au-dessus du
marché ?
8) Les commandes en cours sont-elles X
régulièrement évaluées pour
déterminer les engagements pris par
l’entreprise ?
9) L’absence de BC pour les achats X Pour ce qui concerne la
répétitifs tels que les produits frais cuisine.
est-elle compensée par une feuille
de marché ou une liste de produit?
10) Y-a-t-il une procédure de relance X La direction fixe les
de fournisseurs en retard de délais des livraisons.
livraison ?
11) Existe- t-il une liste des X
fournisseurs non référencés ?
12) Si oui est-elle tenue à jour et X
validée par le directeur ?

Année universitaire 2003/2004 92


Mémoire de fin d’études

Objectif 2 : S’assurer que toutes les marchandises et les services reçus sont
conformes aux commandes quant à la qualité et les quantités et qu’ils sont
enregistrés sans délai.

Opérations Oui Non Observations

1. Les marchandises reçues sont-elles


rapprochées des bons de commande
en ce qui concerne :
a- La quantité. X Service demandeur.
b- La qualité. X Acheteur et le contrôleur.

2. Les bons de réception sont-ils X


établis systématiquement ?
3. Si oui sont-ils ?
a- pré-numérotés ? X
b- Signés par le réceptionnaire ? X
4. Les BC sont-ils agrafés aux BL puis X
aux factures ?
5. Existe-t-il un système de contrôle X
approprié pour les services reçus ?
6. Les livraisons sont-elles contrôlées
exhaustivement c’est-à-dire :
a- Conformité du BC (référence du X
produit, quantité produit, prix
unitaire) ?
b- Comptage (avec ouverture des X
cartons) ou pesage des quantités
livrées ?
c- Vérification de la qualité (date X
limite de consommation, respect
des délais et des conditions de
livraison)
d- Contrôle des pièces, calibrages X
et conditionnement requis .
7. Les anomalies constatées font-elles X
l’objet d’une demande d’avoir ?
8. Les BC/BL et factures sont-elles X
agrafés ensemble et transmis au
service concerné pour opposition de
la mention Bon à Payer ?
9. La fonction du réceptionnaire est- X Parfois l’acheteur ou le
elle distincte de celle du magasinier, magasinier assiste à la
et de l’acheteur. réception de la
marchandise.

Année universitaire 2003/2004 93


Mémoire de fin d’études

Objectif 3 : S’assurer que toutes les marchandises ainsi que les réclamations
concernant les quantités, qualités ou délais sont suivies de façon à obtenir des
avoirs pour ces éléments.

Opérations Oui Non Observations

1. Les marchandises retournées aux X


fournisseurs font-elles l’objet d’un
bon de retour ?
2. Les autres réclamations faites aux X
fournisseurs font-elles l’objet d’un
enregistrement systématique ?
3. Les bons de retour et les X Les demandes d’avoir sont
demandes d’avoir sont-ils faites seulement par
transmis aux personnes chargées téléphone.
d’obtenir les avoirs ?

Objectif 4 : S’assurer que les paiements par caisse sont justifiés et dûment
autorisés.

Opérations Oui Non Observations

1. En dehors des opérations de X Les frais de transport (tels


petite caisse, toutes les dépenses que charrette, taxi…) et les
sont-elles faites sous forme de petits achats sont payés par
chèques ou de virement caisse à condition que le
bancaire ? montant de la facture ne
2. Les sorties d’argent sont–elles X puisse dépasser 500 dhs.
matérialisées par des bons de Le bon de caisse est établit
caisse ? par l’acheteur.
3. Si oui, ces bons de caisse sont-ils X
signés par des personnes L’acheteur ou le caissier.
autorisées ?
4. Sont–ils datés ? X
5. Font–il l’objet d’un contrôle X
auprès du chef comptable ?

Année universitaire 2003/2004 94


Mémoire de fin d’études

Le questionnaire de contrôle interne ainsi que la grille de séparation des


tâches nous ont été utiles pour déceler les forces et les faiblesses des procédures
décrites auparavant, et qui font l’objet du tableau récapitulatif ci- après.

SECTION 5 : LE TABLEAU DES FORCES ET DES FAIBLESSES

Ce tableau va récapituler l’ensemble des forces et des faiblesses que nous


avons dégagées au cours de la description des procédures du circuit Achats–
Fournisseurs.

Forces Faiblesses

Les lieux de stockage sont bien La fonction d’acheteur n’est pas


équipés. distinguée de celle de magasinier.
Bon emplacement des pièces stockées, Accumulation des tâches de l’acheteur,
et contrôle assuré grâce à l’inventaire vu la masse des commandes passées
effectué chaque décade. quotidiennement.
Système de classement efficace Omission de la saisie de certaines
permettant de distinguer les cessions ou certaines entrées, ce qui
demandes d’achat complètes et celles entraîne des différences entre le stock
qui ne le sont pas. réel et le stock théorique.
Les factures sont vérifiées dès leur Le comptable fournisseur passe la
réception par le comptable au niveau majorité de son temps à résoudre les
des mentions obligatoires. problèmes informatiques ce qui
entraîne des retards de traitement des
dossiers fournisseurs.
Système de contrôle des factures
rigoureux grâce à l’édition des
journaux de factures, permettant de
savoir celles dont les marchandises
sont livrées.
Le dispositif de supervision est bien
conçu et respecté avec des contrôles
de détection (rapprochement facture,
BC,BL) et contrôle de protection (visa,
signature, cachet) des demandes
d’achat et BC.
Le rapprochement entre la
marchandise reçue et le BC est fait
sur-le-champ.

Année universitaire 2003/2004 95


Mémoire de fin d’études

Système de contrôle efficace, effectué


par le contrôleur de gestion grâce à
des documents préétablis par le siège.

Organisation des réunions avec la


direction pour résoudre les problèmes
actuels rencontrés.
Établissement d’un rapport journalier
du téléphone permettant de suivre le
nombre et la durée des appels passés
par tous les services de l’hôtel.
La qualité des produits livrés est
vérifiée par le chef du service
demandeur.

Les tests de fonctionnement ou de permanence permettent accessoirement


de vérifier que tous les points faibles ont été bien identifiés.

SECTION 6 : LES TESTS DE FONCTIONNEMENT OU DE PERMANENCE

Ils ont pour objectif de vérifier en détail et au moyen de vérification par


échantillons que les points forts recensés, et sur lesquels on a décidé de
s’appuyer, ont bien fonctionné comme cela était prévu et sur l’échantillon de la
période étudiée.
Dans notre cas, nous avons procédé à l’examen de dix dossiers d’achat
choisis au hasard, et nous nous sommes assurés de la permanence des contrôles,
visas, et signatures et des autres forces.
Nous avons également consulté le fichier concernant les fournisseurs et
nous avons constaté la mise à jour de ce fichier par l’acheteur.
Pour le magasinier, nous avons visité tous les lieux de stockage et nous
avons même assisté à des livraisons et à des sorties de marchandises par
quelques services.
Ce-ci nous a aidé à voir clairement que l’ensemble des contrôles sont
respectés et que les articles sont bien placés.

Année universitaire 2003/2004 96


Mémoire de fin d’études

Enfin, au niveau de la comptabilité, nous avons constaté le respect des


procédures de contrôle par le comptable fournisseur.
La phase de conclusion est la dernière phase où on va présenter le rapport
d’évaluation. Ce dernier résulte de l’ensemble des tests et des analyses effectués
qui nous ont permis de dégager un certain nombre de constatations portant sur
les domaines de notre investigation.

LA PHASE DE CONCLUSION

Le rapport d’évaluation sélectionne donc les constations les plus


importantes ainsi que les recommandations, qui à notre sens, permettent de
remédier aux différents problèmes constatés.
La mission :

L’étude a porté sur les procédures du circuit achats-fournisseurs de Relax.


Les services faisant partie de ce circuit sur lesquels a porté
l’évaluation sont :

Le service des achats

Le service comptable

Le magasin

Les principaux outils de travail :

Mémorandums et diagrammes de circulations

Entretien avec les responsables

Les tests de conformité et de permanence.

Problèmes relevés et recommandations :

Au bout de cette mission d’évaluation du contrôle interne, nous avons


relevé un certain nombre de problèmes que nous présenterons ci-dessous tout en
prenant le soin d’indiquer les moyens pour y pallier et, ainsi, améliorer le
système de contrôle interne du circuit Achats – Fournisseurs de l’entité auditée.

Année universitaire 2003/2004 97


Mémoire de fin d’études

Problèmes Recommandations

Séparer les tâches de :


• L’acheteur.
• Le magasinier.
Non–séparation des tâches. Réparation et maintien de l’outil
informatique.
Traitement des dossiers fournisseurs.

Année universitaire 2003/2004 98


Mémoire de fin d’études

Non-respect de la procédure relative Édition ou vérification régulière des


aux stocks minimums. stocks minimums.

Ecart entre stock théorique et stock Veiller à la saisie de toutes les entrées
réel. et sorties de stock.

Déposer à l’acheteur tous les besoins


Non-respect de la procédure d’achat de la cuisine portés sur les feuilles de
par la cuisine centrale. marché qui s’occupera de la passation
des commandes.

Dresser une liste des articles, et opérer


Organisation défaillante de l’économat
un classement permettant de trouver
technique.
facilement les articles.

Partager les tâches entre les deux


acheteurs :
Omission de saisir quelques • Passation et saisie des commandes.
livraisons. • Saisie des livraisons.
• Contrôle de la saisie sur système.

Année universitaire 2003/2004 99


Mémoire de fin d’études

CONCLUSION

La communication, la compréhension, la comparaison et la


consolidation des chiffres constituent la base de toute activité économique.

Au niveau micro-économique, des problèmes difficiles se posent pour la


réalisation valable d’une présentation comptable, mais au niveau macro-
économique, les problèmes se font ressentir de façon encore plus aiguë.
L’amélioration se ces aspects a été depuis longtemps l’objectif de l’expert
comptable et de son organisation nationale.

En effet, l’examen par un homme indépendant et compétent de la fidélité


des représentations comptables et financières est la clé de voûte garantissant la
probité et la crédibilité des transactions économiques des entreprises et des
entrepreneurs.

L’objectif du travail de l’auditeur a pourtant évolué progressivement


d’une recherche spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à
une appréciation globale de la fidélité des rapports émis par une agence
économique et une analyse critique de la fiabilité des procédures et des
structures de celle-ci.

C’est exactement dans ce cadre que s’inscrit la notion de contrôle interne,


phase cruciale de l’audit au cours de laquelle l’auditeur procède à l’évaluation
des différentes procédures dont disposent l’entreprise pour protéger ses actifs et
pour s’assurer d’une fiabilité raisonnable de l’information financière.

Nous avons présenté dans ce mémoire deux cas pratiques d’évaluation du


contrôle interne du circuit Achats –Fournisseurs, nous avons pu constater que la
démarche adopté dans chaque cas reste la même. Est ce pour dire que la
démarche de contrôle interne est un pré-établi qu’on peut plaquer facilement sur
n’importe quelle organisation ?. Bien entendu, la réponse est négative puisque
dans la phase de prise de connaissance, l’auditeur détermine un certain nombre
de risques dont notamment le risque inhérent dont il faudrait tenir compte lors
de la phase d’évaluation du contrôle interne.

Année universitaire 2003/2004 100


Mémoire de fin d’études

Toute la question de l’efficience de l’évaluation du contrôle interne


demeure donc dans le fait de maîtriser les différents facteurs de risque afin de
procéder aux vérifications qui s’imposent.

La notion de risque se trouve ainsi indissociable de celle de la


performance - objet du contrôle interne -. Et partant du principe que «l’on ne
peut gérer ce que l’on connaît», il importe de bien déterminer les facteurs de
risque d’audit (risque inhérent, risque de détection et risque de contrôle) avant
d’entamer la phase d’évaluation du contrôle interne. Cette situation se
complique davantage lorsqu’on sait qu’il n’existe pas de méthodologie
rigoureuse de détermination du risque d’audit; l’appréciation de ce dernier est
laissée au jugement personnel de l’auditeur. Et là, on se poserait la question de
savoir dans quelles mesures cette appréciation peut être juste et quels sont les
moyens que peut utiliser l’entreprise pour en juger ?

De même, bien que la démarche de contrôle interne soit formalisée, il est


à noter que l’évaluation de ce dernier demeure du cas par cas : en effet, afin de
porter un jugement sur les procédures d’une organisation donnée, il importe de
bien connaître ladite organisation et surtout bien utiliser les outils
communicationnels qui, faut-il le rappeler, sont nécessaires au métier de
l’auditeur.

Ainsi, savoir-faire technique, qualités communicationnelles, patience et


professionnalisme demeurent les caractéristiques les plus exigées de tout
auditeur, ce qui renforce davantage les obligations de ce dernier. Les questions
qui se posent à ce niveau sont du type :

• Quelle est la limite des responsabilités civiles et pénales d’un auditeur ?


• Quel avenir pour l’audit ?
• Quel type d’audit pour quel avenir ?

Sont des questions toutes aussi importantes pour le développement de l’audit


dans un environnement où le changement est devenu une constante et où la
recherche de performance devient un impératif non point pour évoluer mais
(déjà !) pour exister !!!!

Année universitaire 2003/2004 101


Mémoire de fin d’études

Année universitaire 2003/2004 102


ORGANIGRAMME RELAX

Direction Général

Assistante Directeur

D.A.F Restauration Hébergement Technique Commercial Relaxothérapie

Comptabilité Fournisseurs

Cuisine
- Chef cuisine Réception/Réservat -Adjoint Dir. Technique
Comptabilité Débiteurs -Collaborateurs -Chef Brigade -Collaborateurs -Resp. Relax
-Collaborateurs -Collaborateurs

Restaurant
Contrôle F&B -1er Maitre d’hôtel Bagagerie
-Collaborateurs -Responsable
-collaborateur Boutique
-Responsable
Contrôle de Gestion -Collaborateurs
Bar
-Chef Barman Etages
-Collaborateurs -Gouvernante
-Collaborateurs
Administration Personnel

Room Service
-Responsable Lingerie
Achat / économat
-Collaborateurs -chef Lingerie
-collaborateurs
Liste des symboles
Début de diagramme.

Circulation d’un document.

Circulation d’information.

Sortie de circuit.

Création de document.

Document.

Photocopie de document.

Dossier ou registre.

Renvoi à une autre page portant le même symbole.

Réunion à de document.

Séparation de documents.

Classement définitif.

Classement provisoire.

a Renvoi en bas de page.

Visa ou signature du document.


v

Alternatives.

Entrée ou sortie de marchandises.

Contrôle effectué par l’entreprise.

HOTIX Ordinateur.

Téléphone.
« Histoire et doctrines de la comptabilité ». Vlaemminck,
Joseph.H. Edition de Treurenberg et Dunod, 1956.

« Evolution de l’audit », Collins.L, in Audit & Management. La


documentation française (octobre/décembre,1990).

« Mémento Comptable ». Françis Lefebvre.

« Comptabilité approfondie et révision ». Robert OBERT.


Edition : Dunod.

Cours de M.M.El KHALIFA, expert comptable et professeur à


l’ISCAE.

Le plan comptable marocain.

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