Comment créer un fichier clients ?

[Modèle
gratuit à télécharger]

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Le fichier clients est un document précieux pour votre entreprise puisqu’il

vous permet de répertorier l’ensemble de vos clients, voire même de vos
prospects.

Utile pour vos actions de communication et/ou commerciales, il est

indispensable de le tenir à jour et de fournir un maximum de renseignements.

Suivez nos conseils pour créer votre fichier clients et téléchargez

gratuitement notre modèle.

Pourquoi mettre en place un fichier clients ?

En plus de répertorier votre clientèle, le fichier clients possède de nombreux
atouts et vous sera d’une grande utilité pour :

 Gagner du temps : en regroupant au même endroit vos clients vous gagnerez

du temps lorsque vous rechercherez une information précise. Il sera également
très simple de mettre à jour les coordonnées par exemple.
 Analyser votre clientèle : en répertoriant des informations précises sur vos
clients vous pourrez analyser leurs habitudes de consommation et tirer des
conclusions quant à votre stratégie commerciale.
 Mettre en place des actions de communication : grâce à votre fichier clients
vous pourrez facilement exporter votre base et les informations souhaitées
pour des publipostages et personnaliser des emailings.
 Mettre en place des actions commerciales : en connaissant les besoins, le
budget ou encore les fréquences d’achat de vos clients, vous pourrez
développer des offres adaptées et pertinentes.

À noter que pour gérer vos clients et prospects il existe également

des logiciel CRM gratuits.

Que contient un fichier clients ?

Les données à renseigner dans votre fichier clients dépendent de votre
secteur d’activité, mais dans tous les cas vous devez être le plus précis
possible.

De manière générale, vous devrez indiquer pour chacun de vos clients (et
éventuellement prospects) les informations suivantes :
 Type (client ou prospect)
 Nom et prénom
 Sexe (homme / femme)
 Adresse
 Date de naissance
 Date de prise de contact
 Téléphone
 Email

Vous pouvez ensuite rajouter l’historique des achats, les dates des rendez-
vous commerciaux et/ou des entretiens téléphoniques, les actions prévues,
le budget, le projet souhaité, la provenance du contact etc.

Plus vous renseignez d’informations, mieux vous connaissez votre cible.

Comment récolter des informations ?

Vous pouvez saisir de nouveaux clients lorsque ceux-ci effectuent un achat.
Ils peuvent également vous fournir leurs coordonnées lors de l’élaboration
d’un devis ou d’un bon de commande, directement sur un salon, lors de
rendez-vous commerciaux ou lorsqu’ils prennent directement contact avec
vous.

Pour les prospects, vous pouvez recueillir leurs informations en mettant en

place des jeux concours, des formulaires en ligne ou encore en les invitant à
créer une carte de fidélité.

Modèle de fichier clients Excel à télécharger

Pour vous aider à mettre en place votre fichier client vous pouvez télécharger
gratuitement notre modèle Excel.
 Télécharger le modèle de fichier clients
 

Afin de vous faciliter son utilisation, de nombreux champs sont déjà

renseignés, vous n’avez plus qu’à compléter avec vos informations. Les
cellules ont également été formatées et des listes déroulantes ont été créées
pour vous permettre une saisie plus rapide.

Grâce à notre modèle de fichier clients, vous pouvez facilement l’adapter à

votre secteur d’activité en supprimant ou en rajoutant des colonnes selon les
informations supplémentaires que vous souhaitez récolter.
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Comment créer un fichier client efficace en

5 étapes ?
3 mai 2019 par Alexandre Robin

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Votre fichier client, si bien construit, regroupe toutes les données que vous avez pu collecter sur vos
prospects et clients : leurs coordonnées, leurs dernières commandes, la dernière visite ou appel d’un
commercial… certaines entreprises, grâce à certains CRM peuvent même stocker des informations
d’appétences (intérêts, les derniers messages échangés sur les réseaux sociaux, interactions avec votre
site web, paniers abandonnés…). Ce fichier valorise le fonds de commerce  de votre société. Il appartient
donc de prendre soin de cette “mine d’or” correctement sous peine de voir son chiffre d’affaires fondre
comme neige au soleil. Voici les 5 étapes principales dans la création d’un fichier client efficace à
La Réunion.
 
 
 

1. À quoi sera destiné votre fichier client ?

Bien que nous conseillons de mettre en place un fichier client pour traiter la totalité de l’expérience d’achat,
votre fichier a t-il aussi la mission d’aider vos commerciaux dans leur prospection commerciale et/ou vos
équipes marketing et service client dans la fidélisation de vos clients ?
Les deux ? Bonne réponse. De nos jours, la relation commerciale ne s’arrête pas lorsque le terminal
bancaire indique “transaction acceptée”. Vous devez vous occuper de vos clients, de l’avant-vente
jusqu’à l’après-vente car si vous ne le faites pas, une autre entreprise saura faire vivre cette “expérience
client” que les consommateurs attendent aujourd'hui. Et pour ce faire une bonne gestion de votre fichier
client est primordiale.
 

2. Quelles sont les informations à collecter ?

Les informations à collecter découlent de vos objectifs : vous n’allez pas demander à un client des
informations que vous avez déjà (à moins que vous souhaitez leur faire comprendre qu’il est un client de
plus parmi tant d’autres). 
Afin que les contacts dans votre base se sentent privilégiés, vous devez décider quelles données seront
utiles pour vous aider à segmenter votre base, contacter vos clients et personnaliser vos
communications.
 Vous n’avez pas besoin de collecter toutes les données qui peuvent l’être ! Si vous créez une usine à gaz
inexploitable, vous finirez par vous tromper sur les champs à utiliser, votre DSI sera chauve avant l’heure,
et vous serez susceptible de payer des frais de maintenance plus importants à votre prestataire data /
Cloud.

Exemples de données à collecter / conserver (conformément au RGPD) :

 Données déclaratives : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, email, date de naissance
 Données transactionnelles : dates des dernières commandes, montant des dernières commandes
 Données comportementales : derniers formulaires renseignés, pages visitées
 Données liées à votre marché : date du prochain projet, achat ou location, budget ...
 

3. Définir les emplacements de vos procédés

de collecte d’informations
Vos devis, factures sont une première source d’informations et en général (s’ils ne sont pas trop anciens),
ne devraient pas vous présenter de données obsolètes (adresse postale, nom et prénom notamment).
N'oubliez pas non plus les autres points de contacts : boutique, salons ... 
Si vous possédez un site web, e-commerce ou non, vous pouvez recueillir des données à l’aide
de formulaires que vous disposerez sur des pages de destination spécifiques : page de contact, page de
commande, demande d’informations.
Attention cependant, depuis la mise en vigueur du RGPD, collecter des données personnelles de
ressortissants de l’UE est très encadré : le consentement est obligatoire, et la méthode d’obtention est
passée au crible.
Vous pouvez également collecter des données, ou des emails via des jeux concours, des RDV clients, des
conférences, des questionnaires, des webinars, du contenu gratuit et des salons.
 
 4. Sensibiliser vos équipes commerciales et
marketing
La mise en place de ce nouveau fichier client concerne toutes les équipes qui l'utilisent et
l’entretiennent. Il s’avère donc pertinent de les mettre dans la boucle non pas le jour où vous souhaitez le
mettre en place, mais dès la définition des besoins de vos équipes :
 données à collecter
 fonctionnalités : mobilité, synchronisation, tableaux de bord …
Impliquer vos équipes marketing, commerciales, et votre service client dans la définition de votre fichier
clients vous garantira une bien meilleure adoption (étant donné que celui-ci correspond à leurs
attentes).

5. Choisir la solution la plus adéquate

Vous avez défini vos objectifs, impliqué les équipes et décidé à quelques champs près les données que
vous souhaitez collecter. Vient alors l’étape fatidique du choix de la solution, du logiciel avec lequel vous
allez exploiter votre fichier clients.
 Un tableur ? non, non et non. Ce n’est pas évolutif, vous allez multiplier les versions, ce n’est pas sécurisé
et n’importe qui peut avoir accès à votre portefeuille clients.
 Un CRM ? Bingo ! De nombreuses solutions existent et peuvent répondre à une multitude d’exigences.
Nous avons d’ailleurs réalisé pour vous une grille pour vous aider à choisir votre CRM.