RECRUTEMENT D’UN CABINET OU BUREAU D’ETUDES POUR Numéro du projet :

L’ACCOMPAGNEMENT DE DIX-NEUF (19) COMMUNES PARTENAIRES

DANS L’EXERCICE DE LA MAITRISE D’OUVRAGE COMMUNALE VOLETS 19.2050.3-001.00
PASSATION DES MARCHES PUBLICS ET EXECUTION DES COMMANDES
PUBLIQUES

0. Liste des abréviations ................................................................................................ 2

1. Contexte...................................................................................................................... 3

2. Tâches et prestations à exécuter par le contractant ............................................... 6

3. Concept......................................................................................................................10
Concept technique et méthodologique ........................................................................10
Autres exigences spécifiques ......................................................................................12

4. Qualification du personnel .......................................................................................12

Expert.e, chef de mission ............................................................................................13
Expert.e, chef d’équipe ................................................................................................14
Experts associés (02) ..................................................................................................16

5. Exigences en matière de coût ..................................................................................17

5.1. Affectation du personnel.....................................................................................17
5.2. Voyage ...............................................................................................................18
5.3. Ateliers, formations ............................................................................................18

6. Apports de la GIZ ......................................................................................................18

7. Exigences relatives au format de l'offre ..................................................................18

Form 41-14-1-en 1
0. Liste des abréviations

Champ d'Actions
CA
CDS Comité Décentralisé de Suivi

CSPEF Cellule du Suivi des Programmes Economiques et Financiers

DGB Direction Générale du Budget

DGE Direction Générale de l'Economie

FADeC Fonds d'Appui au Développement des Communes

FIC Fonds d’Investissement Communal

GIZ Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbei

LOLF Loi Organique relative aux Lois de Finances

ODD Objectifs de Développement Durable

PC2D Programme de Croissance pour le Développement Durable

PDC Plan de Développement Communal

PND Programme National de Développement

ProGRES Programme bonne Gouvernance et Réforme des Services numériques de l’Etat

Réforme des Finances publiques pour l’atteinte des ODD et le Renforcement de

ReFORME
la Mobilisation des recettes de l’Etat

SAF Service Administratif et Financier

SPAT Service de la Planification et de l'Aménagement du Territoire

SPDL Service de la Planification et du Développement Local

TDR Termes de Références

UEMOA Union Economique et Monétaire Ouest Africaine

2
1. Contexte

Le secteur de la décentralisation, et particulièrement les communes, bénéficient de

l’accompagnement des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) à travers des accords et
conventions de partenariat discutés et convenus avec le Gouvernement. C’est le cas du projet «
Réforme des Finances publiques pour l’atteinte des ODD et le Renforcement de la Mobilisation
des recettes de l'Etat » (ReFORME) qui est un module de la coopération technique allemande GIZ.
Il a démarré le 4 janvier 2021 et prendra fin en décembre 2023. Il fait partie du programme de la
Coopération Allemande dans le secteur de la gouvernance dénommé Programme bonne
Gouvernance et Réforme des Services numériques de l’Etat (ProGRES) dont l’objectif est : « la
transparence et l'efficacité de l'administration publique et en particulier du système des finances
publiques au Bénin ont augmenté et créent de meilleures conditions pour la mise en œuvre de
l'Agenda 2030 et pour les investissements ». L’objectif visé par le projet ReFORME se présente
comme suit : « les cycles budgétaires aux niveaux national et communal sont mis en œuvre selon
les principes de la bonne gouvernance financière ». Il comprend cinq outputs structurés en Champs
d’Action (CA) :
- Output 1/CA1 : Budget
- Output 2/CA2 : Fiscalité
- Output 3/CA3 : Transparence et Redevabilité
- Output 4/CA4 : Planification des Investissements
- Output 5/ CA5 : Suivi de l’Agenda 2030/Données Statistiques.
Les équipes des Champs d’Action travaillent chacun avec des partenaires du niveau national et
communal pour l’atteinte des objectifs du Projet.

Parmi les indicateurs des champs d’actions, deux se présentent comme il suit :
- dans 10 communes partenaires, la part des fonds d'investissement non affectés transférés
annuellement du Fonds d'Appui au Développement des Communes (FADeC), qui sont déjà
comptabilisés comme des dépenses "engagées", a augmenté de 10% en moyenne (indicateur
module 5) ;
- dans 10 des 19 communes partenaires, les scores de performance obtenus lors des audits du
FADeC du chapitre B (Maîtrise d’Ouvrage Communal : MOC) se sont améliorés de 10 % en
moyenne (indicateur 1.2 CA 1).
La performance en matière de MOC au niveau du chapitre B évoquée dans l’indicateur 1.2. CA
1 concerne la passation des marchés publics et l’exécution des commandes publiques telles
qu’elles sont évaluées et notées à l’occasion des audits du FADeC. Il s’agit d’un volet important
de la MOC qui a aussi un impact sur l’indicateur module 5 cité supra.

Avec les réformes structurelles du secteur de la décentralisation présentées aux acteurs (élus,
maires, députés, membres du Gouvernement) les 21 et 23 septembre 2021, il a été annoncé
entre autres : le maintien des compétences des communes, la création d’un Fonds
d’Investissement Communal (FIC) en remplacement du FADeC. Un dispositif de transferts de
ressources financières de l’Etat vers les communes aux fins de financer les investissements
communaux sera donc toujours en place. La recherche de performances des communes en MOC
sera davantage d’actualité avec ce nouveau Fonds.

L’objectif du champ d’action 1 est « La capacité de mise en œuvre juridiquement conforme des
processus budgétaires est renforcée dans l’administration financière nationale et locale. ». En ce
qui concerne les administrations locales, le projet ReFORME intervient dans dix-neuf (19)
communes que sont :
• dans la région Nord : Cobly, Matéri, Tanguiéta, Toucountouna, Boukombé, Natitigou,
Kouandé, Kérou et Péhunco (Atacora) et

3
 • dans la région sud : Avrankou, Adjarra, Aguégués, Bonou, Adjohoun, Dangbo, Akpro-
Missérété, (Ouémé), Bohicon (Zou), Lokossa (Mono) et Ouidah (Atlantique).
Le projet ReFORME accompagne le Ministère de l’Economie et des Finances dans la conduite et
la mise en œuvre des réformes des finances publiques entamée par le Gouvernement béninois et
opérationnalisé à travers le Plan Global de Gestion des Réformes des Finances Publiques. Depuis
avril 2016, le Bénin s’est engagé dans un vaste chantier de réformes de la gouvernance de l’action
publique. Celles-ci ont consisté dans un premier temps à revoir le cadre de la planification des
politiques publiques qui s’est concrétisé par l’élaboration du Programme National de
Développement (PND 2018-2025) et du Programme de Croissance pour le Développement
Durable (PC2D 2018-2021) et dans un second temps renforcer l’assainissement du cadre
macroéconomique et accroître les investissements dans les infrastructures de soutien à la
croissance pour un développement économique et social. L’une des récentes réforme a été
l’adoption en conseil des ministres, au cours de l’année 2020, du nouveau code de passation des
marchés publics (la loi n° 2020-26 du 29 septembre 2020 portant code des marchés publics en
République du Bénin) et de ses décrets d’application. Plusieurs innovations sont contenues dans
cette nouvelle loi, qui, selon le gouvernement, a pour but d’« impulser une nouvelle dynamique à
l’exécution des projets d’investissement du Programme d’Action du Gouvernement ou de ceux
portés par des partenaires privés ».
Cette nouvelle disposition légale et réglementaire s’applique également aux communes dans
l’exécution des dépenses publiques. Ces dernières doivent ainsi se conformer aux nouvelles
exigences encadrant la passation des marchés publiques en procédant à des ajustements dans la
création, la mise en place et le fonctionnement des organes de passation et de contrôle des
marchés publiques d’une part et en exécutant les dépenses en respect des dispositions d’autres
part. Avec la décentralisation qui a démarrée au Bénin en 2003 par l’installation des conseils
communaux d’une part et les compétences dévolues aux communes d’autre part, les Mairies
assurent désormais un rôle de Maitrise d’Ouvrage dans la mise en œuvre des actions et
investissements relevant de leurs compétences. Le recours et le respect de la Maitrise d’Ouvrage
Communale constitue l’un des principes clés de la décentralisation en général et du dispositif des
transferts de ressources aux communes à travers le fonds ou le mécanisme de transfert en place.
Ce fonds constitue un élément clé des relations financières entre l’Etat, les Communes et les
Partenaires Techniques et Financiers qui accompagnent la mise en œuvre de la décentralisation
au Bénin.
Les audits annuels du FADeC constituent un outil, une base d’informations et une référence qui
permet actuellement d’apprécier et d’analyser, entre autres, la qualité de la maitrise d’ouvrage
qu’exerce les communes. A l’issue de chaque audit FADeC, un rapport sur les constats
(irrégularités, dysfonctionnements), les risques et recommandations est produit. Les communes
sont évaluées et leurs performances sont notées sur plusieurs volets de la maitrise d‘ouvrage
communale dont celui relatif à la passation des marchés publics et à l’exécution des commandes
publiques.
Le projet ReFORME ayant comme défis l’amélioration de la performance de ses communes
partenaires en matière de MOC, volet passation des marchés publics et exécution des commandes
publiques, envisage d’apporter un accompagnement de proximité aux mairies (organes de
passation des marchés et services techniques clés) dans l’exercice de la maîtrise d’ouvrage, volets
indiqués supra.
 Objectif général
L’objectif principal de cette mission est d’apporter un appui-conseil de proximité aux acteurs
communaux dans le processus de passation des marchés publics et d’exécution des commandes
publiques sur les ressources transférées aux communes pour lesquelles elles assurent la Maîtrise
d’Ouvrage Communale.

4
  Objectifs spécifiques
De façon spécifique, il s’agira :
• de déployer dans les communes partenaires, une équipe mobile composée d’un spécialiste en
passation des marchés publiques et d’un spécialiste en infrastructure, génie civile ou travaux
publics ;
• d’accompagner les Autorités Contractantes, les Personnes Responsables des Marchés
Publiques (PRMP), les Secrétaires Permanent.e.s des PRMP, les Chefs des Services
Techniques et les Chefs des Services des Affaires Economiques et Financières, chacun en ce
qui le concerne au besoin, dans l’exercice de leurs missions dans la chaîne de dépenses
publique en générale, de passation des marchés publics et d’exécution des commandes
publiques communales de manière spécifique ;
• de faire une analyse diagnostique (états des lieux) sommaire des associations départementales
des communes (Atacora, Ouémé, Zou, Atlantique et Mono), portant notamment sur les
capacités techniques (moyens financiers, ressources humaines pertinentes) de celles-ci à
accompagner les communes de leur zone d’intervention ;
• de proposer de packages d’actions clés (feuille de route) à mettre en œuvre au profit des
associations départementales concernées pour qu’elles soient capables, à moyen terme, de
jouer leur rôle d’accompagnement des communes surtout en Maitrise d’ouvrage communale,
volets passation des marchés publics et exécution des commandes publiques ;
• de contribuer au renforcement des compétences d’intervention des associations
départementales en matière d’accompagnement des communes en Maitrise d’Ouvrage
communale ;
• d’accompagner les acteurs clés visés ci-dessus dans l’exercice de leur fonction/rôle en lien avec
les exigences des textes légaux et réglementaires y compris des bonnes pratiques pour
l’amélioration de leur performance ;
• de renforcer périodiquement les compétences des acteurs communaux dans le domaine au
regard des évolutions du contexte et des outils développés ;
• de faire une auto-évaluation sur les procédures de passation des marchés conclus sur les
ressources transférées au cours d’une année en lien avec les critères factuels de mesures des
performances ;
• d’élaborer mensuellement un rapport d’activité d’accompagnement des communes en MOC ;
• d’élaborer semestriellement et annuellement des rapports synthèse d’exécution ;
• d’élaboration un rapport final d’exécution de la mission mettant en exergue une évaluation des
progrès observés et des recommandations.
 Résultats attendus de l’activité (extrants/outputs)
Au terme de cette mission, les résultats suivants doivent être atteints :
• Le compte rendu de la séance de cadrage accompagné de la note méthodologique détaillée et
du chronogramme d’exécution de la mission d’accompagnement à la Maitrise d’Ouvrage
Communale (MOC), volet passation des marchés publics et exécution des commandes
publiques est disponible ;
• Le rapport de démarrage de la mission faisant ressortir l’état des lieux de la MOC sur les volets
concernés est disponible ;
• Le rapport d’état des lieux des capacités institutionnelles et techniques des associations
départementales des communes (Atacora, Zou, Mono, Ouémé, Atlantique) à conduire un

5
 processus d’accompagnement des communes en Maitrise d’Ouvrage Communale en générale,
notamment les volets passation des marchés publics et exécution des commandes publiques ;
• Les feuilles de routes pour le renforcement des capacités d’action ou d’intervention des
associations départementales concernées en matière d’accompagnement des communes en
Maitrise d’ouvrage communale, volets indiqués sont élaborées ;
• Les rapports mensuels de mission d’accompagnement à la Maitrise d’Ouvrage Communale sont
élaborés ;
• Les rapports synthèses semestriels et annuels sont élaborés ;
• Les résultats des auto-évaluations des procédures de passation des marchés et d’exécution
des commandes publiques au cours d’une année en lien avec les critères factuels de mesures
des performances tels qu’utilisés par les audits officiels sont disponibles ;
• Le rapport final d’exécution de la mission est disponible.

2. Tâches et prestations à exécuter par le contractant

Le cabinet ou bureau d’études retenu est responsable des prestations suivantes :

• Prendre part à la séance de cadrage et à toutes rencontres intermédiaires à la demande du
commanditaire ;
• Préparer et présenter la note méthodologique, le chronogramme d’exécution de la mission en
mettant un accent particulier sur la constitution des équipes mobiles à déployer dans la région
nord et dans la région sud, leur planning d’intervention dans les communes, la stratégie des
auto-évaluations et le cadre de rapportage ;
• Elaborer le rapport de démarrage de la mission. Ledit rapport mettra en exergue les états des
lieux (situation actuelle ou au démarrage) de la MOC dans les communes d’intervention, volets
indiqués ;
• Elaborer des rapports sommaires d’états des lieux des associations départementales des
communes (Atacora, Ouémé, Zou, Mono, Atlantique) sur les capacités institutionnelles et
techniques (moyens financiers, ressources humaines pertinentes) de ces dernières en
accompagnement de la MOC ;
• Elaborer les feuilles de routes pour le renforcement des capacités d’action ou d’intervention
desdites associations en matière d’accompagnement des communes en Maîtrise d’ouvrage
communale ;
• Accompagner les acteurs communaux clés de la passation des marchés publics et d’exécution
des commandes publiques intervenant sur la chaine d’exécution des dépenses sur les
ressources transférées aux communes par le mécanisme en place de manière spécifique ;
• Travailler, en concertation avec les spécialistes en MOC des associations départementales, si
disponible, au renforcement des compétences d’intervention desdites associations en matière
d’accompagnement des communes en Maitrise d’Ouvrage communale, volets indiqués ;
• Assister et conseiller les SP PRMP dans l’exécution de leurs tâches de rapportage et
d’archivage des dossiers par opérations effectuées sur les ressources transférées en
particulier ;
• Veiller à la disponibilité des rapports des différents organes tels qu’exigés par les textes et
conseiller pour l’amélioration de leur qualité ;
• Développer des actions de renforcement de compétences des acteurs au regard de l’évolution
du contexte, des outils recommandés et développés par les autorités compétentes ;

6
 • Procéder à la collecte des données sur les marchés conclus et exécutés au cours d’une année
pour procéder à une auto-évaluation du respect des procédures en lien avec les critères de
notation des performances des audits officiels ou convenus ;
• Elaborer les fiches annuelles des scores obtenues par les communes à l’issue de l’auto-
évaluation des performances ;
• Élaborer les rapports mensuels d’exécution de la mission en y faisant ressortir, entre autres des
statistiques clés tels que le nombre de marchés prévus, le nombre de marchés lancés, le
nombre de marché conclus, les difficultés, les perspectives du mois à venir, les montants de
engagements sur les transferts affectés et non affectés distinctement, etc. ;
• Élaborer des rapports synthèses semestriels et annuels sur l’exécution de la mission mettant
en exergue des statistiques, les points d’attention, les difficultés, les suggestions ou
recommandations, etc. ;
• Produire des notes d’informations périodiques à l’attention des Secrétaires Généraux et des
Maires en cas de besoin ;
• Elaborer le rapport général de la mission.
La mission est prévue pour être exécutée sur quinze (15) mois étalé ou allant, à titre indicatif, du
07 février 2022 au 30 juillet 2023, pour une durée de prestation à concurrence de six cent
soixante-dix (670) hommes/jours au maximum.

Intitulés Description Nombre d’H/J Responsabilités

Compte rendu de la Le bureau d'études clarifie
séance de cadrage et les objectifs et la méthode
note méthodologique de de conduite de la mission
d’exécution de la
mission
Rapport de démarrage Le bureau d’étude informe
présentant l’état des le commanditaire de la
lieux de la MOC, volet situation de départ des
PMP et ECM au départ communes couvertes en
dans les communes. matière de faiblesse et
performance en MOC tel
qu’évaluer par les audits
FADeC les plus récents
disponibles
Rapports sommaires Le bureau d’étude informe
des états des lieux des le commanditaire sur les
capacités capacités / compétences
institutionnelles et disponibles au sein des
techniques des associations
05 Le cabinet prépare et envoie la
note méthodologique au
(Au plus 1 semaine commanditaire. Au cours de la
après signature du séance de cadrage, il présente
contrat) la note méthodologique au
commanditaire pour validation
avant le début de la mission :
une version papier en un
exemplaire accompagné de la
version électronique
9 Le bureau d’étude procède à
un état des lieux de la situation
(A rendre d’exécution de la MOC au
disponible en mars démarrage de l’exécution de la
2022) mission. Celle situation prend
en compte, entre autres, la
situation des scores de la
MOC, chapitre B telle
qu’évaluer à l’issue des audits
FADeC 2019 et 2020. Le
rapport final est transmis mi-
mars 2022 plus tard.
12 Dans une perspective de
(A rendre durabilité des actions
disponible en avril d’accompagnement des
2022) communes en MOC, il est
important que le Cabinet

7
associations départementales en
départementales des matière d’appui à la MOC,
communes (Atacora, notamment les volets
Ouémé, Zou, Mono et concernés et propose, en
Atlantique) en lien avec ces dernières,
accompagnement à la des feuilles de routes
MOC plus les feuilles de pour le renforcement de
routes pour le leurs capacités en matière
renforcement de leurs de MOC
capacités
Travaux Le bureau d’étude déploie 570
d’accompagnement, ses équipes mobiles dans
d’appui-conseil et les communes pour
d’assistance de assister, conseiller,
proximité dans les renforcer les capacités
communes sur la des acteurs communaux
Passation des MP et clés de la chaîne de
l’exécution des passation des marchés
commandes publiques publics et d’exécution des
des communes commandes publics, y
compris de l’archivage
des dossiers par
opération auprès des SP
PRMP, durant la période
d’exécution de la mission.
Elaboration des rapports Le bureau d'études rédige 40
périodiques (mensuels, et transmet :
semestriels et annuel) - les rapports mensuels
d’activité ou
d’exécution de la
mission
- les rapports
semestriels
- un rapport annuel
d’étude fasse des états des
lieux sur les capacités
institutionnelles et techniques
des associations
départementales des
communes en MOC, volets
indiqués et propose des
feuilles de routes pour le
renforcement de leur
scapacités
Chaque expert.e.s mobilisés
par le consultant (cabinet ou
bureau d’étude) se rendent
dans les communes pour les
travaux d’appui. Ils produisent
pour les besoins du cabinet et
du commanditaire, des aides-
mémoires sur chaque mission
effectuée dans les communes
pour exploitation lors de
l’élaboration des rapports
mensuels, semestriels et
annuels.
Le bureau d’études élabore et
transmet au commanditaire :
- 15 rapports mensuels soit un
rapport par mois, ceci au
tard la date 10 du mois
suivant. Ledit rapport rend
compte des missions
menées dans chaque
commune, les autres tâches,
activités menées par les
experts dans le mois
concernés ;
- 03 rapports semestriels à
transmettre dans le moins
qui suit la fin du semestre.
Lesdits rapports ressortent
les statistiques et
informations pertinentes pour
le commanditaire ;
- 01 rapport annuel à
transmettre au plus tard mi-
février 2023. Ce rapport
ressort les statistiques et
informations pertinentes pour
le commanditaire dont celles
8

Auto-évaluation des Le bureau d'études,
performances des courant en mars 2023,
communes en MOC, effectue une évaluation
volet passation des des performances de
marchés et exécutions chaque commune sur la
des commandes base des contrats ou
publiques marchés conclus et
exécutés au cours de
chaque année. Il procède
à la notation de la
performance selon les
critères factuels de
notation des audits. Il
produit à cet effet un
rapport d’évaluation
contenant les fiches de
notations avec les détails
nécessaires. Ces
résultats avec les
observations sur chaque
dossier de marchés
seront partagés avec les
communes
Préparation et Le bureau d’étude tient
participation à des périodiquement, au moins
séances périodiques de deux fois par an, une
restitution des séance de débriefing sur
conclusions des les principales
différents rapports ou de conclusions, informations,
partage d’informations constats saillants avec le
pertinentes commanditaire d’une part
et avec les communes
regroupées en atelier. Il
prépare à cet effet une
présentation power point
récapitulatives.
Elaboration rapport final Le bureau d'études
d’exécution de mission élabore à la fin de sa
mission, courant mars
2023, un rapport de fin de
mission. Il prendre soin
d’intégrer tous les
rapports et autres
livrables produits, les
observations faites lors de
permettant de vérifier les
progrès réalisés.
12 Le bureau d’étude évalue les
performances des communes à
la fin de chaque exercice
budgétaire sur la base d’une
fiche de notation. Les critères
de notations sont ceux en
perspective d’utilisation lors
des audits officiels ou
convenus
Ces fiches de notes ou scores
de performances obtenues par
les communes et la synthèse
sont transmises au
commanditaire pour analyse et
appréciation de la situation.
Le rapport synthèse de cette
auto-évaluation sera disponible
en mars 2023.
10 Le bureau d’études prépare et
présenter à l’occasion des
séances d’échanges avec le
commanditaire et les
communes (le cas échéant),
les remarques, les conclusions
de sa mission d’appui dans les
communes, les points
d’attentions, les difficultés, les
suggestions.
Les experts du cabinet
accompagnent la préparation
et l’animation desdites
séances d’échanges et de
partages.
12 Le bureau d’étude prépare et
soumet au commanditaire, un
(Rapport à rendre rapport de fin de mission. Ce
disponible au plus dernier organise sa validation.
tard début avril Le bureau d’étude améliore le
2023). rapport et transmet la version
Des ajustements finale du rapport au
peuvent intervenir commanditaire.
dans les dates de
dépôt dudit rapport
9
 de la séance de final pour s’assurer
validation. de la clôture
effective de la
mission dans les
délais)

Les différents livrables, rapports doivent être transmis en version papier et en version électronique
(envoie par mail et sur support clés USB ou CD-Rom).

3. Concept

Dans l'offre, le soumissionnaire est astreint de montrer comment les objectifs définis au chapitre 2
seront atteints, le cas échéant en tenant compte d'autres exigences spécifiques liées à la méthode
(concept technique et méthodologique).
Concept technique et méthodologique
Stratégie (1.1) : Le soumissionnaire est tenu d'examiner les tâches à accomplir en fonction des
objectifs des prestations et indicateurs projet faisant l'objet de l'appel d'offres (voir chapitre 1).
Ensuite, le soumissionnaire présente et justifie la stratégie avec laquelle il entend fournir les
services qui lui incombent (voir chapitre 2) pour atteindre les objectifs.

Le soumissionnaire est tenu de présenter les acteurs pertinents pour les services dont il est
responsable et de décrire la coopération avec eux.

(1.2) Le soumissionnaire est tenu de présenter et d'expliquer son approche du pilotage des
activités avec les partenaires du projet et sa contribution au système de suivi basé sur les résultats.

(1.3) La démarche méthodologique proposée distingue plusieurs étapes dont les plus essentielles
se présentent ainsi qu’il suit :

➢ une séance de cadrage méthodologique : au cours de cette étape, l’équipe d’experts tiendra
avec les commanditaires une séance de travail pour un partage approfondi du champ de la
mission, du contenu des produits attendus et de l’approche méthodologique appropriée ;
➢ les travaux d’état des lieux : ces travaux concernent les communes d’une part et les
associations départementales desdites communes d’autres part. Ces travaux permettront
d’une part de disposer d’informations sur les points de faiblesses, les performances de chaque
commune en lien avec les critères de notation des audits et d’autre part, sur les capacités
institutionnelles et techniques des associations départementales en appui à la MOC ;
➢ l’élaboration des feuilles de route : ces feuilles de routes seront élaborées en tenant compte des
résultats de l’état des lieux des capacités institutionnelles et techniques des associations
départementales des communes en MOC. Elles contiendront, entre autres, des actions à
mener au profit desdites associations pour renforcer leurs capacités/ compétences en matière
de MOC et d’appui à la MOC ;
➢ les travaux d’appui et de conseils techniques dans les communes : elle consistera pour le
bureau d’étude à constituer ces équipes mobiles pour couvrir les 19 communes partenaires du
projet, déployer ses experts dans les communes pour les appuis et conseils de proximités aux
acteurs clés communaux de la chaine de passation des marchés publics et d’exécution des

10
 commandes publiques. Il s’agit, entre autres, des Maires en qualité d’Autorité Contractante,
des Secrétaires Généraux des Mairies, des Personnes Responsables des Marchés Publics
(PRMP), des Secrétaires Permanent des PRMP, des Chefs des Services Techniques (C/CST),
des Chefs des Services des Affaires Economiques et Financières (C/SAF). Des acteurs
externes tels que les Délégués du Contrôle Financier (DCF) peuvent être dans le champ
d’intervention sans que cela ne soit les premiers acteurs concernés. Cette phase concerne
l’appui et les conseils direct aux acteurs techniques durant le processus de passation des
marchés et d’exécution des commandes publiques ;
➢ L’auto-évaluation : Au-delà des travaux d’appuis et conseils techniques apportés à la
préparation des dossiers, il est nécessaire de s’assurer que les dossiers finaux qui ont servi à
lancer la procédure à conclure les contrats sont conformes aux conseils prodigués durant les
travaux d’appuis. Ainsi cette étape consiste à faire une audit évaluation (un audit) des marchés
passés et exécutées durant l’année. Cet audit se fait au fur et à mesure que le marché est
conclu et mis en exécution. Il ne s’agira pas d’attendre de cumuler tous les contrats d’une
année pour procéder à cette évaluation. A l’issu de cette étape et à la fin d’une gestion
budgétaire, une fiche des résultats d’évaluation et de notation de la performance est rendue
disponible. Les critères de notation seront aussi conformes que possible aux critères utilisés
lors des audits officiels ou convenus dans leur version factuelle ou actualisée ;
➢ L’élaboration des rapports : A partir des informations collectées et analysés, différents rapports
seront produits à savoir : un rapport mensuel par commune, un rapport de synthèse semestriel
et un rapport d’exécution annuelle. Ces rapports seront transmis au commanditaire pour
appréciation/validation ;
➢ La participation aux échanges et restitutions : pour permettre aux commanditaires de disposer
d’informations et de répondre à certaines préoccupations sur les progrès réalisés, les points
d’attention de la mission et les perspectives, la consultant prend part à des séances de
débriefing. Il prépare à cet effet, la documentation nécessaire pour une bonne tenue de séance
au regard des préoccupations et intérêts communiqués par le commanditaire et contribue à
son animation. Aussi, le consultant sera-t-il amené, au besoin, à prendre part à des ateliers
d’échanges, de restitutions et de partage des bonnes pratiques avec les acteurs
communaux qu’organisera le commanditaire ;
➢ La validation des rapports : les rapports de démarrage, de synthèses semestriels et annuels et
de fin de mission feront l’objet de validation. A ce titre, le bureau d’étude préparera des supports
PowerPoint des principales conclusions et informations pertinentes à partager. A l’issue de
chaque validation, une version améliorée ou final du rapport intégrant les commentaires,
observations du commanditaire sera transmise.

(1.4) Le soumissionnaire est tenu de décrire les processus clés pour les prestations dont il est
responsable et de créer un calendrier qui décrit comment les prestations selon le chapitre 2 doivent
être fournies. En particulier, le soumissionnaire est tenu de décrire les étapes de travail nécessaires
et, le cas échéant, de tenir compte des tâches et des contributions des autres acteurs
conformément au chapitre 2.

(1.5) Le soumissionnaire est tenu de décrire sa contribution à la gestion des connaissances pour
le partenaire et la GIZ et de promouvoir les effets d'échelle (apprentissage et innovation).

11
 (1.6) Durant la mission, le bureau d’étude à travers ses experts doit faire preuve de
professionnalisme, garder un lien de travail dans le respect des exigences de la confidentialité des
informations manipulées, exploitées. Durant l’exécution de la mission, les experts ne mènent
aucune activité de nature en entrer en conflit avec d’autres tâches ou à exploiter à leur profit ou au
profit du bureau d’étude, les informations dont elles disposent et auxquelles ils ont accès.

Autres exigences spécifiques

(1.7 – 1.8) Pour la prise en compte de la durabilité des actions, les expert.e.s du bureau d’étude
veilleront à travailler en synergie et en lien avec les associations départementales des communes
pour organiser au tant que possible, les appuis dans une perspective d’appropriation.

4. Qualification du personnel

Pour la conduite de la mission, le soumissionnaire doit justifier d’au moins une expérience de
réalisation de prestations similaires.

Pour la conduite de la mission, le soumissionnaire (bureau d’étude) devra mobiliser quatre (04)
expert.e.s à raison de deux (02) expert.e.s par équipe (équipe Nord et équipe Sud).

Chaque équipe sera composée d’un.e expert.e en passation des marchés publics et d’un.e
expert.e en infrastructures (Génie civil, option bâtiments et travaux publics).

Les expert.e.s spécialistes en passation des marchés publics sont les chefs des équipes. En plus
de son rôle de chef d’équipe, l’expert en passation des marchés publics de l’équipe du sud est le
chef de la mission.

Pour rappel, le projet ReFORME intervient dans 04 régions répartie comme suit :

- Equipe nord :
• Région Atacora 1 : Cobly, Matéri, Tanguiéta, Toucountouna et Boukombé ;
• Région Atacora 2 : Natitingou, Kouandé, Kérou et Péhunco;

- Equipe sud :
• Région Ouémé 1 : Adjarra, Avrankou, Aguégués, Ouidah et Lokossa et
• Région Ouémé 2 : Akpro-Missérété, Dangbo, Adjohoun, Bonou et Bohicon.

Le soumissionnaire est tenu de fournir du personnel apte à occuper les postes décrits, sur la base
de leur CV (voir chapitre 7), de l'éventail des tâches à accomplir et des qualifications requises.

Les interventions du cabinet dans le cadre de la prestation objet des présents TdR, se feront par
binôme d’experts composés d’un.e expert.e en passation ou contrôle des marchés publics et un.e
expert.e en génie civil, option bâtiments et travaux publics.

Les qualifications spécifiées ci-dessous représentent les exigences pour atteindre le nombre
maximum de points.

12
Equipe Sud

2.1. Expert 1 en passation des marchés publics : chef de mission

Tâches du chef de mission :

- Assurer la responsabilité globale pour l’exécution de l’ensemble des tâches et prestations du
contractant (cadrage, organisation des divers échanges, qualité et délais) et la responsabilité
spécifique au niveau de son équipe (Sud) ;
- Coordonner, centraliser et synthétiser les données et informations ;
- Veille à la tenue effective des feuilles de temps par les experts de façon mensuelle et pour
synthèse ;
- Coordonner et assurer la communication avec la GIZ, les partenaires et les autres personnes
impliquées ;
- Coordonner et gérer les experts associés, y compris le chef d’équipe du nord, ou autres
personnes ressources conviées à exécuter une ou partie des tâches spécifiques ou
ponctuelles, si nécessaire ;
- Identifier et exécuter toutes tâches répondant à de nouveaux besoins spécifiques ponctuelles
dans le cadre du budget disponible et devant contribuer l’atteinte des indicateurs ;
- Planifier, piloter et exécuter des missions et soutien aux acteurs des organes communaux
responsables du processus d’attribution des marchés et d’exécution des commandes
publiques ;
- Effectuer des déplacements auprès des associations départementales des communes et
dans les Mairies pour exécuter la mission d’appui-conseil en MOC, volets passation des
marchés publics et exécution des commandes publiques ;
- Identifier et effectuer toutes les diligences nécessaires pour le bon déroulement de la
mission, l’atteinte des objectifs, résultats et livrables attendus ;
- Assurer la cohérence et la synergie d’actions au sein des expert.e.s ;
- Préparer et participer à l’animation des séances de partages des bonnes pratiques avec les
différents réseaux ou plateformes mis en place par les communes ou associations
départementales ou l’ANCB ;
- Exécuter, en outre, les tâches incombant aux experts associés décrites ci-dessous dans son
équipe (ses régions d’interventions) ;
- Assurer la représentativité du bureau d’étude dans le cadre de l’exécution des prestations
contractuelles avec le contractant ;
- Assurer la communication, la transmission des informations au commanditaire ;
- Faire l’assurance et le contrôle de qualité des prestations fournies par les experts dans leurs
régions ou équipe et des livrables à transmettre au contractant ;
- Gérer les difficultés internes et celles externes de nature à entacher la bonne exécution de
la mission ;
- Veiller à la régularité des rapportages et de la disponibilité des livrables dans les délais.

Qualifications du chef de mission

- Éducation/formation (2.1.1) : Diplôme universitaire BAC+5 en passation des marchés
publiques, ou génie civil ou audit et contrôle ou équivalent ;
- Langue (2.1.2) : Bonne connaissance de la langue Française ;

13
 - Expérience professionnelle générale (2.1.3) : dix (10) ans dans la passation des marchés
publics ou le contrôle des marchés publiques ou l’audit des marchés publics au Bénin ;
- Expérience professionnelle spécifique (2.1.4) : cinq (05) ans dans l’appui ou
l’accompagnement aux communes du Bénin dans l’exercice de la Maitrise d’Ouvrage ;
- Expérience en matière de leadership/management (2.1.5) : cinq (05) ans d'expérience en
gestion/ management en tant que chef d’équipe ou de mission ou manager dans une
entreprise ;
- Autre (2.1.8) : Preuve de participation à une (01) mission d’appui, d’assistance et/ou de
conseil à la Maitrise d’Ouvrage Communale ou mission similaire.

2.2. Expert 2 en infrastructures : associé

Tâches des experts associés

- Participer aux séances de cadrage et de débriefing ;
- Contribuer à la préparation, à l’exécution de la mission (Cf. point 2 « tâches et prestations à
exécuter par le contractant ») dans ses régions d’intervention ou d’affectation ;
- Effectuer des déplacements dans les associations départementales des communes et surtout
dans les mairies pour les travaux d’appui et de conseil en MOC, volets relevant de sa spécialité
(au moins un déplacement par mois dans chaque commune de ses régions) ;
- Contribuer aux travaux de réalisation des rapports de démarrage et des états des lieux ;
- Planifier, piloter et exécuter des missions de soutien aux acteurs des organes communaux
responsables du processus d’attribution des marchés, et ceux des services techniques des
mairies, responsables de l’exécution des commandes publiques dans ses régions ;
- Veiller à l’ouverture et à la tenue des cahiers des chantiers ;
- Veiller à apporter un soutien aux organes de passation des marchés publiques et d’exécution
des commandes sur l’archivage des documents indispensables pour les audits ;
- Collecter des données et informations pertinentes ;
- Elaborer les rapports mensuels ;
- Contribuer à l’élaboration des rapports synthèses semestriels, annuels et de fin de mission ;
- Produire des notes d’informations portant, entre autres, sur les difficultés, les propositions de
solutions ;
- Réaliser les auto-évaluations pour mesurer les progrès et changements observés ;
- Contribuer à la préparation et à l’animation des séances, ateliers d’échanges ;
- Exécuter toutes les autres tâches confiées par le Chef d’équipe ou de mission dans l’exécution
de la mission.

Qualifications des experts associés

- Éducation/formation (2.2.1) : Diplôme universitaire BAC+3 au moins en génie civil spécialité
infrastructures, constructions ou bâtiments et travaux publics ;
- Langue (2.2.2) : Bonne connaissance de la langue Française ;
- Expérience professionnelle générale (2.2.3) : sept (07) ans d’exercice de la maîtrise
d’œuvre au Bénin ou dans les travaux de constructions d’infrastructures (bâtiments et
travaux publics) ;
- Expérience professionnelle spécifique (2.2.4) : cinq (05) ans dans l’appui ou
accompagnement aux communes du Bénin dans l’exercice de la Maitrise d’Ouvrage ou
d’exercice en qualité de maître d’œuvre dans les communes du Bénin ;

14
 - Autres (2.2.8) : Preuve de participation à une (01) mission d’appui, d’assistance et/ou de
conseil à la Maitrise d’Ouvrage Communale ou mission similaire.

Equipe Nord

2.3. Expert 3 en passation des marchés publics : chef d’équipe

Tâches du chef d’équipe :

- Assurer la responsabilité au niveau de son équipe pour l’ensemble des prestations du
contractant (cadrage, organisation des divers travaux et des échanges, transmission des
livrables, contrôle qualité, respect des délais, etc.) ;
- Coordonner, centraliser et synthétiser les données et informations pour le compte des
communes de son équipe ;
- Veille à la tenue des feuilles de temps par les experts de son équipe de façon mensuelle ;
- Coordonner et assurer la communication avec le chef de mission, les partenaires et les
autres personnes impliquées dans le projet intervenant dans ses régions ou équipe ;
- Coordonner et gérer les experts associés ou autres personnes ressources conviées à
exécuter une ou partie des tâches spécifiques ou ponctuelles dans ses régions, si
nécessaire ;
- Identifier et exécuter, après information du chef de mission, toutes tâches répondant à de
nouveaux besoins spécifiques ponctuelles dans le cadre du budget disponible,
- Planifier, piloter et exécuter des missions et soutien aux acteurs des organes communaux
responsables du processus d’attribution des marchés et d’exécution des commandes
publiques dans ses régions ;
- Effectuer des déplacements auprès des associations départementales des communes et
dans les Mairies pour exécuter la mission d’appui-conseil en MOC, volets passation des
marchés publics et exécution des commandes publiques ;
- Effectuer toutes les diligences nécessaires pour le bon déroulement de la mission, l’atteinte
des objectifs, résultats et livrables attendus au niveau de l’équipe à charge ;
- Assurer la cohérence et la synergie d’action dans son équipe et au sein des experts en lien
avec le chef de mission et les experts associés ;
- Préparer et participer à l’animation des séances de partages des bonnes pratiques avec les
différents réseaux ou plateformes mis en place par les communes ou associations
départementales ou l’ANCB si besoin ;
- Contribuer, avec le chef de mission, aux rapportages périodiques dans les délais et à la
production des informations pertinentes, utiles et nécessaires ;
- Exécuter, en outre, les tâches incombant aux experts associés décrites ci-dessous dans ses
régions d’intervention ;
- Exécuter toutes tâches confiées par le chef de mission entrant dans l’exécution de la
prestation.

Qualifications du chef d'équipe

- Éducation/formation (2.3.1) : Diplôme universitaire BAC+5 en passation des marchés
publiques, ou génie civil ou audit et contrôle ;
- Langue (2.3.2) : Bonne connaissance de la langue Française ;

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 - Expérience professionnelle générale (2.3.3) : dix (10) ans dans la passation des marchés
publics ou le contrôle des marchés publiques ou l’audit des marchés publics au Bénin ;
- Expérience professionnelle spécifique (2.3.4) : cinq (05) ans dans l’appui ou
l’accompagnement aux communes du Bénin dans l’exercice de la Maitrise d’Ouvrage ;
- Autre (2.3.8) : Preuve de participation à une (01) mission d’appui, d’assistance et/ou de conseil
à la Maitrise d’Ouvrage Communale ou mission similaire.

2.4. Expert 4 en en infrastructures : associé

Tâches des experts associés

- Participer aux séances de cadrage et de débriefing ;
- Contribuer à la préparation, à l’exécution de la mission (Cf. point 2 « tâches et prestations à
exécuter par le contractant ») dans ses régions d’intervention ou d’affectation ;
- Effectuer des déplacements dans les associations départementales des communes et surtout
dans les mairies pour les travaux d’appui et de conseil en MOC, volets relevant de sa spécialité
(au moins un déplacement par mois dans chaque commune de ses régions) ;
- Contribuer aux travaux de réalisation des rapports de démarrage et des états des lieux ;
- Planifier, piloter et exécuter des missions de soutien aux acteurs des organes communaux
responsables du processus d’attribution des marchés, et ceux des services techniques des
mairies, responsables de l’exécution des commandes publiques dans ses régions ;
- Veiller à l’ouverture et à la tenue des cahiers des chantiers ;
- Veiller à apporter un soutien aux organes de passation des marchés publiques et d’exécution
des commandes sur l’archivage des documents indispensables pour les audits ;
- Collecter des données et informations pertinentes ;
- Elaborer les rapports mensuels ;
- Contribuer à l’élaboration des rapports synthèses semestriels, annuels et de fin de mission ;
- Produire des notes d’informations portant, entre autres, sur les difficultés, les propositions de
solutions ;
- Réaliser les auto-évaluations pour mesurer les progrès et changements observés ;
- Contribuer à la préparation et à l’animation des séances, ateliers d’échanges ;
- Exécuter toutes les autres tâches confiées par le Chef d’équipe ou de mission dans l’exécution
de la mission.

Qualifications des experts associés

- Éducation/formation (2.4.1) : Diplôme universitaire BAC+3 au moins en génie civil spécialité
infrastructures, constructions ou bâtiments et travaux publics ;
- Langue (2.4.2) : Bonne connaissance de la langue Française ;
- Expérience professionnelle générale (2.4.3) : sept (07) ans d’exercice de la maîtrise
d’œuvre au Bénin ou dans les travaux de constructions d’infrastructures (bâtiments et
travaux publics) ;
- Expérience professionnelle spécifique (2.4.4) : cinq (05) ans dans l’appui ou
accompagnement aux communes du Bénin dans l’exercice de la Maitrise d’Ouvrage ou
d’exercice en qualité de maître d’œuvre dans les communes du Bénin ;
- Autres (2.4.8) : Preuve de participation à une (01) mission d’appui, d’assistance et/ou de
conseil à la Maitrise d’Ouvrage Communale ou mission similaire.

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Compétences générales/non techniques des membres de l'équipe
En plus de leurs qualifications spécialisées, les membres de l'équipe doivent posséder les
qualifications suivantes :
- Capacité à travailler en équipe ;
- Esprit d'initiative ;
- Capacité de communication ;
- Compétence socioculturelle ;
- Méthodes de travail efficaces, axées sur les partenaires et les clients
- Réflexion interdisciplinaire ;
- Respect des règles de confidentialités ;
- Pro-activité ;
- Faire preuve de flexibilité.

Le soumissionnaire doit fournir un aperçu clair de tous les experts proposés et de leurs
qualifications individuelles.

Les tâches décrites supra par expert.e ne sont pas limitatives.

Dans l’exercice de leur mission, les expert.e.s sont tenus de faire preuve de professionnalisme et
de respecter les règles de confidentialités sur toutes ou parties (extraits) des informations,
données, documents auxquels ils ont accès. Au regard de la nature de la mission, les données,
informations et documents collectés, analysés, objet de contrôle, de manipulations et autres
exploitations ne doivent pas faire l’objet de partage à tierces personnes. Les consultants ne doivent
en aucun cas tenir des attitudes de nature à créer de conflits d’intérêts ou favoriser le bureau
d’étude ou autres. Le commanditaire, ne sera tenue responsable en aucun cas des fautes et
déconvenues liées au manque de professionnalisme et de respect des règles de confidentialités
par les expert.e.s dans l’exercice des prestations.

5. Exigences en matière de coût

5.1. Affectation du personnel

De façon globale, la conduite de la mission nécessite la mobilisation de quatre (04) experts pour
un total de quinze (15) mois de prestation durant la période de février 2022 à juillet 2023 à
concurrence de six cent soixante-dix (670) hommes/jours maximum de prestation répartis à titre
indicatif comme suit :

• 182 hommes/jours pour le Chef de mission dont environ 150 H/J d’affectation sur le terrain
(dans les communes du sud) et le reste en cabinet ou tous lieux servant de siège principal
et/ou annexe au bureau d’étude ;
• 168 hommes/jours pour le chef d’équipe du Nord dont environ 135 H/J d’affectation sur le
terrain (dans les communes du nord) et le reste en cabinet ;
• 167 hommes/jours pour l’expert associé intervenant dans le sud dont environ 150 H/J
d’affectation sur le terrain (dans les communes du sud) et le reste en cabinet ;
• 153 hommes/jours pour l’expert associé intervenant dans le nord dont environ 135 H/J
d’affectation sur le terrain (dans les communes du nord) et le reste en cabinet.

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Il est à noter qu’à titre prévisionnel, les consultants feront en moyenne 10 jours de terrain par mois.

5.2. Voyage

Le soumissionnaire est tenu de calculer les frais de déplacement des experts qu'il a
proposés sur la base des lieux d'exécution stipulés au chapitre 2 et/ou 4 et d'énumérer les
dépenses séparément par indemnité journalière, frais d'hébergement et autres frais de
déplacement.

5.3. Ateliers, formations

Le contractant met en œuvre les ateliers, séances ponctuelles de renforcement des capacités sur
les lieux au profit des acteurs clés :
• Atelier de partage des objectifs de l’activité avec les acteurs impliqués au démarrage de la
mission dans les communes en lien avec les conseillers techniques/GIZ ;
• Ateliers communaux d’échanges, de renforcement des capacités des acteurs clés et élus, si
besoin ;
• Atelier de restitution des résultats avec le commanditaire.

6. Apports de la GIZ

La GIZ et les communes doivent mettre à disposition les éléments suivants :

• Liste des communes partenaires du ReFORME ;

• Les indicateurs visés objet de la présente mission d’appui à la MOC ;
• Liste des Conseillers Technique du projet ReFORME de la GIZ dans les régions sud et nord
pour les besoins de facilitations de supervision ;
• Logistique des ateliers ou rencontres périodiques de partages des expériences avec les
parties prenantes.

7. Exigences relatives au format de l'offre

La structure de l'offre doit correspondre à la structure des TdR. En particulier, la structure détaillée
du concept (chapitre 3) doit être organisée en fonction des critères à pondération positive de la
grille d'évaluation (et non avec un zéro). Elle doit être lisible (taille de police 11 ou plus) et
clairement formulée. L'offre est rédigée en français.

L'offre complète ne doit pas dépasser 10 pages (hors CV).

Les CV du personnel proposé conformément au chapitre 4 des TDR doivent être soumis en utilisant
le format spécifié dans les conditions de soumission. Les CV ne doivent pas dépasser 4 pages.
Les CV doivent clairement indiquer le poste et l'emploi que la personne proposée a occupé dans
la mission et pendant combien de temps. Les CV peuvent également être soumis en français.

Si l'une des longueurs maximales de pages est dépassée, le contenu apparaissant après le point
de non-dépassement ne sera pas inclus dans l'évaluation.

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Veuillez calculer votre offre de prix en vous basant exactement sur les exigences de calcul des
coûts susmentionnées. Dans le contrat, le contractant n'a pas la prétention d'épuiser complètement
les jours/voyages/ateliers/budgets. Le nombre de jours/voyages/ateliers et le montant du budget
sont convenus dans le contrat comme des montants "jusqu'à". Les spécifications relatives à la
tarification sont définies dans le barème de prix.

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