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MANUEL DES LES UTILISATEURS

Gestion du stock

ANDEMA CONSULTING
49, Rue Saad Bnou Abi wakkas, étage
n° :5, bureau n°:9.
Tel: +212 5 22 47 41 54
Email: info@andemaconsulting.com
www.andemaconsulting.com
Table des matières
I. Gestion de base de données : ......................................................................................................... 2
1. Gestion des Produits ................................................................................................................... 2
2. Gestion des catégories (famille) : ................................................................................................ 9
3. Gestion des entrepôts : ............................................................................................................. 10
4. Gestion des types d’opération : ................................................................................................ 13
5. Gestion des emplacements : ..................................................................................................... 14
6. Les règles de réapprovisionnement .......................................................................................... 16
II. Gestion des Transferts Internes .................................................................................................... 19
III. Gestion des livraisons/préparation ........................................................................................... 21
IV. Gestion des réceptions .............................................................................................................. 33
V. Ajustement de stock ...................................................................................................................... 46
VI. Traçabilité par Lot et n de série : ............................................................................................... 50

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I. Gestion de base de données :
1. Gestion des Produits

Toute opération de stock est basée sur un ou plusieurs articles, du coup le


système vous propose un outil de gestion des articles qui permet de centraliser la
sauvegarde de vos produits avec toutes les informations liées à chacun de ces
derniers comme les prix d’achat et de vente, la référence, l’unité de mesure, la
catégorie, les fournisseurs….
Cette gestion se fait sous le menu suivant: Inventaire → Données de base→
Articles.

Cette fenêtre vous permet de voir l’ensemble des articles enregistrés dans le
système. Vous pouvez choisir entre deux type d’affichage : une vue kanban ou une
vue liste :

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La barre de recherche en haut à droite de la page, permet d’effectuer des
recherches sur les articles enregistrés selon différents critères, permet également
de les grouper par catégorie, par unité de mesure ou par type et ça vous permet
même de sauvegarder vos filtres/Groupement et les mettre dans des favoris.
N.B : La barre de recherche, les filtres personnalisés et l’outil de groupement sont
disponible sur tous les menus
Pour ajouter un article, cliquer sur créer.

Il faut ensuite remplir les informations suivantes:


- Nom de l’article : C'est le nom du produit
- Peut être vendu ? : Cette case doit être cochée si l’article subit un circuit de
vente
- Peut être acheté ? Cette case doit être cochée si l’article subit un circuit
d’achat
- Frais dossier import : pour limiter la liste des articles durant le traitement
des frais d’import
- Type de produit : Consommable, Produit stockable ou service.
• Produit stockable : Vous devez maintenir le stock de ce produit. Au cas
où le stock serait insuffisant, vous serez limité dans les opérations en
découlant ou serez soumis à des messages d'avertissement par rapport au
stock négatif.

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• Consommable : Quand vous configurez ce type de produit, vous n'avez
pas à vous occuper de maintenir le stock pour ce produit.

• Service : Le stock n'est pas géré.


Détaillant un peu le concept du type d’article sur Odoo, en fonction du type choisi,
vous aurez accès à certaines informations supplémentaires sous formes de
boutons intelligents (bouton à accès rapide)
Cas du consommable :

Cas du produit stockable :


On aura un accès direct et rapide aux informations relatives aux stocks, aux
prévisions, aux différentes règles de gestion de stock attribuées…

Cas du service :

- Catégorie d’article. (Voir chapitre suivant)


- Référence interne: C’est la référence du produit.
- Marque : Il s’agit de la marque de l’article à choisir parmi une liste des
marques existantes.
- Ancien code : C’est l’ancienne référence du produit.
- Référence fournisseur : C’est la référence du produit chez le fournisseur.
- Prix de vente.
- Prix AO.
- Prix groupe.
- Prix spécial 1.
- Prix spécial 2.
- Taxe à la vente : Définir le taux de TVA appliqué à cet article dans le cas d’une
vente

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- Suivre ces ventes : Cocher cette case si vous souhaitiez mettre des alertes
spécifiques concernant les ventes de cet article
- Unité de mesure par défaut : L’UDM du produit.
Arrêtons-nous un peu sur la gestion des unités de mesure sur Odoo, il faut savoir
que l’UDM choisie pour un article lui sera affecté définitivement, et elle devient
inchangeable si l’article subit un mouvement.
Attention : l’unité de mesure et l’unité de mesure achat doivent appartenir à
la même catégorie.
Odoo propose déjà certaines UDM pré paramétrées, et pour y accéder veuillez
suivre le chemin suivant : Inventaire → Configuration → Unités de mesure →
UdM

Pour ajouter une nouvelle unité de mesure veuillez :


• Cliquer sur créer

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• Remplir le nom de l’unité
• Définir la catégorie de l’unité (unité, poids, Longueur…)
• Définir le type de l’unité
• Unité de mesure de référence pour cette catégorie : sur Odoo chaque
catégorie doit impérativement avoir une et unique unité de mesure
de référence, cela permet au système d’avoir un élément de base pour
effectuer les calculs entre les différentes unités de la même catégorie.

• Plus grand que l’unité de mesure de référence (Définir le Ratio)

• Plus petit que l’unité de mesure de référence (Définir le Ratio)

Exemple pour comprendre le traitement


- On prend l’unité de mesure mètre linéaire (m), elle appartient à la catégorie distance
- On va déclarer le m comme l’unité de mesure de référence de la catégorie distance
- On prend l’unité de mesure Kilomètre (Km), elle appartient aussi á la catégorie distance et
on va indiquer le type du Km comme étant « plus grand que l’unité de mesure de
référence » avec un ratio de 1000 (1 km = 1000 m)
- On prend l’unité de mesure millimètre (mm), elle appartient aussi á la catégorie distance
et on va indiquer le type du mm comme étant « plus petit que l’unité de mesure de
référence » avec un ratio de 0,001 (1 mm = 0,001 m)

• Cliquer sur Sauvegarder

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Sur l’onglet Vente vous pouvez définir la politique de facturation et de
refacturation

Sur l’onglet Achat vous pouvez définir


• Un ou plusieurs fournisseurs de cet article (qui seront utilisés
ultérieurement pour les règles de stock minimum)
• Définir la politique de réapprovisionnement (Passer par le bon de
commande ou par un appel d’offre)
• Définir le taux et la rubrique de TVA utilisés par défaut pour cet article
• Définir la nomenclature douanière de l’article (Voir chapitre « Gestion des
nomenclatures douanières »)
• Si l’article exige un engagement, cochez la case « Engagement requis »
• Si l’article exige une autorisation, cochez la case « Autorisation requise »

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Sur l’onglet inventaire vous pouvez définir le mode de suivi de traçabilité de cet
article pour les réceptions, préparations, livraisons, retours… (Voir chapitre
« Gestion des livraisons/Préparation et Gestion des réception) ainsi que ses routes :
• Approvisionner à la commande : Le système vous permet de générer une
demande de prix automatiquement une fois on a une commande vente
(Moins utilisée)
• Acheter : L’article suit le circuit d’achat normal (Activée par défaut)
• Produire : L’article suit un circuit de fabrication.

Sur l’onglet comptabilité vous allez trouver le taux de douane appliqué sur cet
article ainsi que les informations relatives aux comptes comptables utilisés pour
comptabiliser toutes les opérations de l’article, (compte de dépenses, compte de
revenues, compte d’écart de prix, (si ces champs sont vides, le système prend le
compte choisi dans la catégorie de l’article (Voir Chapitre « Gestion des catégories
(famille) »

Sur l’onglet équivalence, vous pouvez paramétrés les produits équivalents à cet
article qui seront proposés en cas de rupture de stock

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2. Gestion des catégories (famille) :
La catégorie d’article permet de grouper les articles par famille et sous famille, le
chemin d’accès à la liste des catégories est le suivant : Inventaire → Configuration
→ Articles → Catégorie d’articles.

Pour créer une catégorie veuillez :


• Cliquer sur créer

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• Définir le nom de la catégorie
• Définir sa catégorie mère (Si existante)
• Indiquer la méthode de calcul des coûts (Prix standard, FIFO ou coût moyen)
• Indiquer la valorisation de l’inventaire (Manuel ou automatisé) pour les
écritures comptables d’entrées et sorties de stocks
• Indiquer les comptes comptables de dépense, revenus, entrée et sortie en
stock… (ces comptes seront pris par défaut pour la comptabilisation des
mouvements des articles de cette catégorie, si les articles ont des comptes
définis, le système les prend par défaut)
Indiquer le journal de stock

3. Gestion des entrepôts :

Les entrepôts sont la plus grande entité de stock sous ODOO. Chaque entrepôt peut
contenir plusieurs emplacements de stock.

Pour accéder aux entrepôts appartenant à la société veuillez aller sur le lien
suivant : Inventaire → Configuration→ Entrepôt

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Pour créer un nouvel entrepôt veuillez cliquer sur « Créer » puis :

• Renseigner le nom d l’entrepôt


• Spécifier un nom court (Code d’entrepôt)
• Saisir l’adresse professionnel de l’entrepôt
• Déterminer la politique de réception ou ce qu’on appelle les routes

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• Recevoir les marchandises directement (1 étape) :

Cela consiste sur le fait que les articles (Entrée en stock) entrent en stock
final directement.

• Décharger dans l'emplacement d'entrée puis aller en stock (2


étapes) :

Cela signifie que les articles passent, dans un premier lieu, par un
emplacement de préparation avant d’entrer en stock final

• Décharger dans l'emplacement d'entrée, passer par un contrôle


qualité avant d'être admis en stock (3 étapes) :

Cela signifie que les articles reçus passent par une étape de préparation
(Emplacement d’entrée), puis ils sont transmis vers un deuxième
emplacement dédié au contrôle de la qualité avant d’entrer en stock final

• Déterminer la politique de livraison sortante


• Livrer les biens directement (1 étape) :

Cela consiste sur le fait que les articles (Sortis du stock) sortent vers
l’emplacement client directement (Livraison finale).

• Apporter les marchandises à l'emplacement de sortie avant


l'expédition (2 étapes) :

Cela signifie que les articles passent d’abord par un emplacement de


préparation avant de sortir vers l’emplacement client

• Emballer les biens, les envoyer dans une zone de sortie et ensuite
livrer (3 étapes) :

Cela signifie que les articles livrés passent par une étape de préparation
(Emplacement de préparation), puis ils sont transmis vers un deuxième
emplacement dédié au contrôle de la qualité avant de sortir vers
l’emplacement client

• Cliquez sur « Sauvegarder »

Une fois vous sauvegarder le nouvel enregistrement, le système génère des types
d’opération standard (Voir chapitre « Gestion des types d’opération ») et crée
automatiquement des emplacements liés à cet entrepôt en fonction de ces types
(Voir chapitre « Gestion des emplacements »)

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4. Gestion des types d’opération :
Les types d’opération sont des éléments essentiels sur Odoo qui permet de
distinguer les différentes opérations de stock possibles.

Pour accéder aux différents types d’opérations veuillez aller sur le lien suivant :
Inventaire → Configuration→ types d’opération

Pour créer un nouveau type d’opération veuillez :

• Cliquer sur créer

• Déterminer le nom du type d’opération


• Déterminer la séquence : une séquence automatique des documents générés
de chaque type d’opérations
• Déterminer l’entrepôt qui suivra ce type
• Spécifier le type d’opération : une fois vous choisissez un type, des champs
relatifs à d’autres informations s’affichent (Les emplacements à mettre par
défaut)

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• Fournisseur : ce type concerne les emplacements virtuels crées par le
système considéré comme étant l’emplacement du stock fournisseur
• Client : ce type concerne les emplacements virtuels crées par le
système considéré comme étant l’emplacement du stock client
• Interne : ce type concerne les emplacements internes (Réels) crées
par le système qui matérialisent les entrées et sorties en stock.
• Fabrication : ce type concerne les emplacements internes (Réels)
crées par le système qui matérialisent les entrées et sorties pour la
production
 N’oubliez pas de définir pour chaque type l’emplacement source et
l’emplacement destination à mettre par défaut.
• Cocher/Décocher la case « Créer de nouveaux numéro de lots/série », si
vous voulez autoriser/empêcher la création des numéros de lots/série
durant une opération de stock ayant ce type. (Voir chapitre « Traçabilité par
Lot et numéro de série »)
• Cocher/Décocher la case « Utiliser de nouveaux numéro de lots/série », si
vous voulez autoriser/empêcher l’utilisation des numéros de lots/série déjà
existant durant une opération de stock ayant ce type.
• Cliquer sur enregistrer

Remarque : Normalement ces types d’opérations sont créés par le système une fois
vous créez un entrepôt, rarement vous auriez l’occasion de créer un nouveau type
manuellement, merci de noter que pour modifier une option dans les opérations
préconfigurées, il suffit d’entrer sur le type concerné, cliquer sur modifier puis
effectuer vos modifications et n’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder »

5. Gestion des emplacements :


Chaque opération de stock dans Odoo déplace les produits d'un emplacement à un
autre, les emplacements, comme on a vu précédemment, sont créés
automatiquement durant la création de l’entrepôt. Pour accéder aux différents
emplacement veuillez aller sur : Inventaire → Configuration→ Emplacements

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Un Emplacement est un espace spécifique dans votre entrepôt. Il peut être
considéré comme une sous-localisation de votre entrepôt, ça peut être une étagère,
un plancher, une allée, etc... Par conséquent, un emplacement fait partie d'un seul
entrepôt et il est impossible de relier un emplacement à plusieurs entrepôts. Vous
pouvez configurer autant d'emplacements que vous voulez dans un entrepôt.
Il existe 3 types d'emplacements :
• Les Emplacements Physiques sont des emplacements internes qui font
partie des entrepôts que vous possédez. Ça peut être les zones de
chargement et de déchargement de votre entrepôt, une étagère, un service,
etc... (Interne)
• Les Emplacements des Partenaires sont des espaces dans l'entrepôt d'un
client et/ou d'un fournisseur. Ils fonctionnent de la même manière que les
Emplacements Physiques, la seule différence étant que vous n'êtes pas
propriétaire de l'entrepôt. (Adresse du vendeur, emplacement client)
• Les Emplacements Virtuels sont des lieux qui n'existent pas, mais dans
lesquels les produits peuvent être placés quand ils ne sont pas encore (ou
plus) physiquement dans un stock. Ils sont utilisés lorsque vous voulez
placer des articles perdus hors de votre stock (dans la Perte de stock), ou
lorsque vous voulez prendre en compte des articles qui sont sur le chemin
de votre entrepôt (Approvisionnement).
Dans Odoo, les emplacements sont organisés hiérarchiquement. Vous pouvez
organiser vos emplacements comme un arbre, avec des relations parent-enfant.
Cela vous donne des niveaux plus détaillés de l'analyse de vos opérations de stock
et de l'organisation de vos entrepôts

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Vous pouvez indiquer pour chaque emplacement si cet emplacement est dédit aux
retours ou aux rebuts en cochant/décochant les cases appropriées
Vous pouvez consulter l’état de stock de cet emplacement en cliquant sur le bouton
« Stock actuel »
Vous pouvez consulter les articles figurant sur cet emplacement en cliquant sur le
bouton « Articles »
Si vous n’utilisiez plus cet emplacement, vous pouvez le mettre dans l’archive en
cliquant sur « Actif/Archiver »
6. Les règles de réapprovisionnement
Pour permettre au système de proposer automatiquement des ordres
d’achat pour les produits à base de la situation du stock, il faut crée pour chaque
produit une règle de stock minimum. Pour ce faire il faut aller au menu : Inventaire
→ Données de base → Règle de réapprovisionnement.

Puis cliquer sur le bouton 'Créer':


Il faut ensuite remplir les champs suivants:
• Article: le nom du produit.
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• Quantité minimum: c'est la quantité minimale à garder en stock.
• Quantité maximum: c'est la quantité maximale à garder en stock.
• Quantité multiple de

Finalement, il faut cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour finir la création.

Vous pouvez à tout moment lancer les approvisionnements en cliquant sur


le lien Inventaire → Opérations → Lancer le planificateur.

Le système propose automatiquement des demandes de prix selon les règles de


stock minimum. Si, pour un produit, nous avons défini la quantité 120 unités
comme stock minimale et 500 unités comme stock maximale, et quand le stock de
ce produit atteint un niveau inférieur à 120 unités, alors le système propose
automatiquement un ordre d'achat vers le fournisseur défini dans la fiche de
l’article en question pour ramener le stock à un niveau de 500 unités.
Pour voir les demandes de prix proposées par le système, il faut aller au menu
suivant:
Achats → Achats → Demande de prix

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Pour envoyer une commande d'achat à un fournisseur, il faut accéder à la
commande, on peut ensuite imprimer la commande en cliquant sur le bouton
imprimer → « Demande de prix » (le système n'affiche pas les prix) ou bien sur le
bouton « Bon de commande » (le système affiche les prix):

Après la réception de la confirmation du fournisseur, il faut cliquer sur le


bouton « Confirmer la commande », le système génère ensuite un bon de réception
qui sera exécuté par les magasiner quand la marchandise arrive sur site.

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II. Gestion des Transferts Internes
Le transfert Interne sur Odoo est un processus qui vous permet de d’envoyer
systématiquement de la marchandise d’un dépôt vers un autre. Ce processus peut
être automatisé sur votre application suivant un ensemble de configuration bien
précis.

Pour accéder aux menus des transferts interne veuillez aller sur le lien suivant :
Inventaire → Vue d’ensemble→ Transfert Interne

Pour effectuer un transfert interne veuillez :

- Cliquer sur « Créer »

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- Indiquer le partenaire (Optionnel, si le transfert concerne un partenaire)
- Indiquer le type d’opération (Voir chapitre « Gestion des types d’opération »)
- Indiquer l’emplacement source (Faut choisir entre les emplacement Interne ➔
Voir chapitre « Gestion des emplacements »)
- Indiquer l’emplacement de destination
- Sélectionner les articles à transférer puis cliquer sur « Sauvegarder »
- Cliquer sur « Marque à faire »

Pour vérifier la disponibilité des articles sélectionné, veuillez cliquer sur « Vérifier
la disponibilité »

• Si votre emplacement source dispose de la quantité demandée, le


système va réserver cette quantité pour ce transfert.

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• Si votre emplacement source ne dispose pas de la quantité demandée, le
système bloquera le transfert en attendant la disponibilité de cette quantité.

- Cliquer sur « Valider »

III. Gestion des livraisons/préparation


Après la confirmation du devis, le système le transforme en bon de commande et
génère un bon de préparation et un bon de livraison brouillons. Le bon de
préparation permettra de transférer les articles disponibles à l’emplacement de
préparation. Le bon de livraison pourrait être traité partiellement à partir de
l’emplacement de préparation. C’est-à-dire que les articles transférés vers
l’emplacement de préparation pourront être transmis au client en effectuant une
livraison partielle du bon de livraison. Les articles non disponibles pourront être
transmis au service achat afin de procéder à leurs achats.

Les livraisons et préparation sont gérées de la même façon avec l’unique différence
au niveau des emplacements de source et d’origine.

Pour accéder aux livraisons/Préparations d’une commande vous avez deux


méthodes :

• Via le menu Inventaire → Vue d’ensemble→ Livraisons

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Pour accéder aux bons de livraison/Préparation générés après la validation du bon
de commande veuillez cliquer sur Livraisons, puis vous chercher les bons
concernés en utilisant les différents critères disponibles : la date de
livraison/préparation, le numéro de bon de commande (Document d’origine), le
partenaire (Client) …

p. 22
Le système a généré deux opérations liées au bon de commande initial :

• La première étant en état prêt : ça concerne le bon de préparation


• La deuxième étant en attente d’une autre opération : ça concerne le bon de
livraison.

Pour accéder au bon de préparation veuillez cliquer sur l’opération en état « prêt »

Pour remplir le formulaire du bon de préparation veuillez :

Cliquer sur

p. 23
On constate que l’opération a comme emplacement source le stock et emplacement
de préparation comme un emplacement de destination.

Premier cas : l’article n’a pas de suivi de traçabilité

- Cliquer sur la ligne de l’article


- Renseigner la quantité réelle préparée dans la colonne « fait »

Deuxième cas : l’article suit une politique de suivi par Numéro de lot/série

Si on a un article qui doit être traité par son numéro de lot/série, vous devez
renseigner ce numéro obligatoirement sur la fiche de validation de sortie, ce
numéro doit être sélectionné depuis une liste de numéros de l’article déjà existants.

- Cliquer sur confirmer

p. 24
N.B : il ne faut jamais créer des numéros de série sur la fiche de préparation, les
numéros de série d’un article sont créés au moment de sa réception ou sous le
menu Inventaire → données de base → Numéros de lots/séries

• Cliquer sur valider

Une fois le bon de préparation est validé, le bon de livraison change de statut
automatiquement et devient ainsi « prêt »

Pour accéder au bon de préparation veuillez cliquer sur l’opération en état « prêt »

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Pour remplir le formulaire du bon de livraison veuillez cliquer sur ensuite
vous renseignez la quantité à livrer au client sur la colonne « Fait » puis cliquer sur
« confirmer »

Pour valider le bon de livraison veuillez cliquer sur « valider »

• Via le bon de commande :

Cela vous donne un accès rapide aux livraisons concernée, vous devez chercher et
rentrer sur le bon de commande concerné, cliquer sur « Livraisons » puis continuer
le même traitement.

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Cas d’une réception partielle

Il arrive parfois que vous ne pourriez pas livrer votre client sur la totalité de sa
commande, ou peut-être la livraison se fera sur plusieurs fois, Odoo vous permet
de gérer ces exceptions de façon très alaise.

Supposons que votre client a commandé une quantité de 300 et que vous n’allez lui
livrer que 250 avec l’impossibilité de livrer la différence, une fois vous entrez sur
le bon de préparation concerné, vous saisissez la valeur à préparer.

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Vous cliquez sur confirmer puis valider

Vous allez remarquer que le système vous fait afficher un message d’avertissement
indiquant que la quantité livrée ne correspond pas à la quantité commandée, et
vous donne la main vers deux possibilités :

Premier cas : Vous ne pouvez pas livrer la totalité de la commande (Pas de reliquat)

Si vous ne pouvez, sous n’importe quelle condition, livrer la différence restante,


vous cliquez sur « Pas de reliquat », à ce moment, le système va valider les
quantités réellement préparées et il va créer une autre préparation contenant les
quantités non préparées mais avec un statut « Annulé ».

Pour accéder à ces opérations de stock veuillez aller sur le bon de commande
initial :

Puis cliquer sur « Livraisons »

p. 28
On remarque que le bon de commande est lié à 3 Livraison, une quantité préparée,
validée (Fait) et prête à donner la main pour valider le bon de livraison final (Prêt)
et une autre, qui comporte le reliquat non préparé, avec un statut « annulé »

Deuxième cas : Vous allez livrer la totalité de la commande mais séparément (Créer
un reliquat)

Si vous allez livrer une partie de la commande et l’autre va rester en attente, vous
cliquez sur « Créer un reliquat », à ce moment, le système va valider les quantités
réellement préparées, et il va créer une autre préparation contenant les quantités
non encore préparées avec un statut « Prêt ».

Pour accéder à cette livraison veuillez aller sur le bon de commande initial :

p. 29
p. 30
On remarque que le bon de commande est lié à 3 Livraison, une quantité préparée,
validée (Fait) et prête à donner la main pour valider le bon de livraison final (Prêt)
et une autre, qui comporte le reliquat non préparé, avec un statut « Prêt ou en
attente de disponibilité »

p. 31
Cas des retours

Pour gérer les retours client, le système met à votre disposition un circuit tout
simple pour que vous puissiez respecter les étapes et maintenir votre stock en
bonne état. Pour effectuer une opération de retour, vous devez revenir vers le bon
de livraison contenant les articles retournés, puis cliquez sur le bouton
« Retourner »

Une fenêtre est affichée vous demandant d’indiquer la quantité retournée, le motif
du retour et l’emplacement dont on va mettre ces articles.

Une validation du commerciale est requise pour les retours client avant leur
validation finale.

Remarque : Il existe une option au niveau de la fiche emplacement qui vous


demande d’indiquer si c’est un emplacement de retour, vous pouvez créer un
emplacement dédié à ce genre d’opération pour mieux organiser votre stock. (Voir
chapitre « Gestion des emplacements »)

p. 32
Vous pouvez cocher/décocher la case A rembourser pour mettre à jour le bon de
commande (Quantité livrée sur le bon de commande), cela impactera la facture qui
sera générée.

IV. Gestion des réceptions


Le processus de la réception se déclenche automatiquement une fois le bon de
commande est validé, cependant, le système propose une variété de méthodes
pour matérialiser l’entrée en stock.

La première méthode (Depuis le menu Inventaire)

Cette méthode est plus ou moins classique, vous permet de lister l’ensemble des
réceptions qui ont eu lieu pour chaque dépôt.

Chemin d’accès : Inventaire → Vue d’ensemble → Réceptions.

Pour accéder à la liste des réceptions veuillez cliquer sur « Réceptions »

p. 33
Vous pouvez effectuer la recherche via plusieurs critères (N de bon de commande,
fournisseur, date de livraison, réception en retard…),

Quand le fournisseur vous livre la marchandise, et après validation de la quantité,


le responsable des réceptions doit matérialiser la quantité réceptionnée. Pour
réussir cette tâche veuillez Cliquer sur modifier puis cliquer sur les trois petits
traits à droite

Vous serez redirigé vers une nouvelle fenêtre qui s’affiche contenant le détail de la
réception

Pour renseigner la quantité reçue veuillez cliquer sur la ligne concernée et remplir
le la valeur de la quantité dans la colonne « Fait »

p. 34
Premier cas : l’article n’a pas de suivi de traçabilité

- Cliquer sur la ligne de l’article


- Renseigner la quantité réelle reçue dans la colonne « fait »

Deuxième cas : l’article suit une politique de suivi par Numéro de lot/série

Si on a un article qui doit être traité par son numéro de lot/série, vous devez
renseigner ce numéro obligatoirement sur la fiche de validation d’entrée, ce
numéro doit être crée en se référant soit aux numéros de série fournis par le
fournisseur soit à des nouveaux numéros. (Voir chapitre « Traçabilité par Lot et n
de série »)

N.B : si vous avez une quantité supérieure à 1, et que l’article suit une politique de
traçabilité par numéro de série unique, le système sépare les quantités sur ligne pour
pouvoir affecter un numéro par article

p. 35
• Cliquer sur confirmer

• Cliquer sur confirmer puis valider

p. 36
A ce moment, le stock du produit a été augmenté de la quantité réceptionnée (Voir
extrait de la fiche article ci-dessous)

La deuxième méthode (Depuis le bon de commande)

Une méthode plus ou moins simple, un circuit complétant le circuit du bon de


commande, qui donne accès à l’éventuel bon de réception qui peut être traité via :

• Le bouton intelligent « Reçu »


• Le bouton « Réception par article »

Une fois vous tombez sur le bon de commande concerné, vous accédez aux
réceptions via le bouton « Reçu »et vous faites entrer la valeur réceptionnée
comme on a vu dans le chapitre précédent.

p. 37
Cas d’une réception partielle

Il arrive parfois que votre fournisseur ne pourrait pas vous livrer sur la totalité de
votre commande, ou peut-être la livraison se fera sur plusieurs fois, Odoo vous
permet de gérer ces exceptions de façon très alaise.

Supposons que vous avez commandé une quantité de 300 et votre fournisseur ne
vous a livré que 250 avec l’impossibilité de livrer la différence, une fois vous entrez
sur le bon de réception concerné, vous saisissez la valeur réceptionnée

Vous cliquez sur confirmer puis valider

p. 38
Vous allez remarquer que le système vous fait afficher un message d’avertissement
indiquant que la quantité livrée ne correspond pas à la quantité commandée, et
vous donne la main vers deux possibilités :

Premier cas : Le fournisseur ne pourra pas vous livrer sur la totalité de la commande
(Pas de reliquat)

Si votre fournisseur, ne pourra sous n’importe quelle condition, vous livrer sur la
différence restante, vous cliquez sur « Pas de reliquat », à ce moment, le système
va valider les quantités réellement reçues, et il va créer une autre réception
contenant les quantités non livrées mais avec un statut « Annulé ».

Pour accéder à cette livraison veuillez aller sur le bon de commande initial :

p. 39
On remarque que le bon de commande est lié à 2 réceptions, une réception validée
et entrée en stock (Fait) et une autre, qui comporte le reliquat, annulée

Deuxième cas : Le fournisseur vous fera plusieurs livraisons (Créer un reliquat)

Si votre fournisseur, vous a livré une partie et l’autre va rester en attente, vous
cliquez sur « Créer un reliquat », à ce moment, le système va valider les quantités
réellement reçues, et il va créer une autre réception contenant les quantités non
livrées avec un statut « Prêt ».

Pour accéder à cette livraison veuillez aller sur le bon de commande initial :

p. 40
p. 41
p. 42
On remarque que le bon de commande est lié à 2 réceptions, une réception validée
et entrée en stock (Fait) et une autre, qui comporte le reliquat, en attente de
livraison (Prêt)

p. 43
Petit Astuce

Pour valider rapidement une livraison d’une commande qui correspond parfaitement
à ce qui a été commandé, vous pouvez cliquer directement sur valider sans saisir la
quantité livrée, le système vous affichera un message d’avertissement et mettra la
valeur de la quantité commandée dans la quantité livrée Puis vous cliquez sur
« Appliquer »

p. 44
Cas des retours

Pour gérer les retours fournisseurs, le système met à votre disposition un circuit
tout simple pour que vous puissiez respecter les étapes et maintenir votre stock en
bonne état. Pour effectuer une opération de retour, vous devez revenir vers le bon
de livraison contenant les articles en retour, puis cliquez sur « Retourner »

Une fenêtre est affichée vous demandant d’indiquer la quantité à retourner, le


motif du retour l’emplacement de retour sera donc l’emplacement

Vous pouvez cocher/décocher la case A rembourser pour mettre à jour le bon de


commande (Quantité reçue) cela impactera la facture qui sera générée en fonction
de la politique de facturation.

p. 45
V. Ajustement de stock

Une des plus importantes caractéristiques d'un logiciel de gestion d'entrepôt est
de garder l'inventaire à jour.

Une fois que vos articles ont été définis, il est temps de faire l'inventaire initial.
Vous refléterez la réalité en inventoriant les bonnes quantités aux bons endroits.
Remarque important : Seulement les articles identifiés comme des produits stockables
sur leurs fiches seront concernés de l’ajustement de stock, si vous n’arriverez pas à
trouver un article vérifier cette information sur le lien suivant : Inventaire → Données
de base→ Articles.

Démarrer l'inventaire initial

Mettre à jour la quantité de produit pour un produit

Le système met à votre disposition un outil pour ajuster la quantité en stock d’un
seul produit, cela existe sur la fiche de chaque article et exécuter via le bouton
« Mettre à jour le stock disponible ».

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Une nouvelle fenêtre apparaît vous devez indiquer l’emplacement inventorié
(Emplacement interne) puis cliquer sur « Démarrer l’inventaire ».

Pour renseigner la valeur de la quantité réelle, cliquez sur la ligne puis saisissez la
valeur dans la colonne « Quantité réelle »

Si vous avez un numéro de lot/série pour cette article, merci de l’indiquer sur la
colonne correspondante

Puis cliquer sur « Valider l’inventaire »

Vous pouvez maintenant voir dans le bouton En stock que la quantité a été mise à
jour.

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Maintenant, si vous vérifiez les Ajustements de stock dans le menu Gestion des
stocks, vous verrez qu'une nouvelle ligne a été automatiquement créée et validée
par le système.

Pour accéder à cette ligne veuillez aller sur le lien suivant : Inventaire →
Opérations→ Ajustements de stock

Plusieurs produits à la fois

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Une fois que les articles sont définis comme étant des produits stockables, utilisez
une opération d'inventaire initial pour définir les quantités actuelles par
emplacement dans le système. Pour commencer votre inventaire initial. Veuillez
aller sur le lien suivant : Inventaire → Opérations→ Ajustements de stock

Cliquer sur créer puis :

• Donnez-lui un nom (par exemple Inventaire initial)


• Sélectionnez l'emplacement du stock de votre inventaire. Notez que lorsque
vous sélectionnez un emplacement parent (comme Stock, qui peut être
divisé en sous-emplacements), vous pouvez également sélectionner les
sous-emplacements (ou enfants).

Vous pouvez choisir de faire un inventaire de tous les produits, de quelques-uns ou


d'un seul. Dans cet exemple, nous choisissons l'option Tous les produits.

• Si vous avez besoin de faire votre valorisation de stock pour une période
différente de celle correspondant à la date de fin d'inventaire, saisissez la
période comptable correspondante dans le champ Forcer la date comptable.
Le module de comptabilité doit être installé.
• Cliquez sur le « Démarrer l’inventaire ». Selon le type d'inventaire que vous
avez choisi (tous les produits ou une sélection), vous pourriez avoir à ajouter
des articles manuellement en cliquant sur Ajouter un élément.

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• Saisissez la Quantité réelle de chaque article en stock dans la colonne
« Quantité réelle ».
• Indiquez les numéros de lot/série (Si les articles en cours de traitements
nécessitent des numéros de série)
• Cliquez sur le bouton Valider l'inventaire pour confirmer l'inventaire et le
publier.

Pour vérifier le stock actuel, allez à Gestion des stocks ‣ Articles, et cliquez sur
le bouton de vue en liste :

VI. Traçabilité par Lot et n de série :


Traçabilité par numéro de série :
Le système permettra de configurer la traçabilité par n° de série de chaque article à
partir de sa fiche :

Les choix proposés sont le suivi par numéro de série unique, par lots ou pas de suivi.

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Au moment de validation d’un transfert de stock (réception, livraison ou transfert
interne), le système vous oblige de saisir le lot/N° de série à transférer. Pour saisir ce
numéro il faut cliquer sur le bouton suivant :

Puis remplir le champ suivant de la vue qui s’affiche :

Inventaire :
L’inventaire d’un article suivi par N° de série peut être fait de deux façon :

- Inventaire classique par article.


- Inventaire du numéro de série :

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Il est également possible d’effectuer l’inventaire d’un seul numéro de série :

Traçabilité par lot :

Et de même que pour les n° de série, à chaque fois que vous souhaitez effectuer un
mouvement de stock avec cet article, le système vous obligera à saisir le n° de lot en
question. Les inventaires également suivi la même logique que pour les n° de série.

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Apres configuration des articles souhaité, en choisissant le suivi par lot, il faut configurer
les types d’opération :

L’ensemble des numéros de lot/série sont enregistrés sur le système sur le lien
suivant : Inventaire → Données de base→ Numéro de lots/séries.

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En fait la création des numéros de série faite au moment de la réception des articles
est une création rapide servant à valider rapidement l’opération d’entrée en stock,
toutefois, la fiche numéro de série contient d’autre informations qui sont utiles
pour la bonne gestion de traçabilité. Vous pouvez aussi créer les numéros de série
à partir de ce menu.

Pour modifier ou rajouter ces informations, vous n’avez qu’à chercher le numéro
de série, cliquer sur modifier et n’oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

Pour créer un nouveau numéro de série veuillez :

- Cliquer sur créer

- Le système propose une série incrémentée des numéros, vous pouvez


mettre votre propre combinaison ou la saisir manuellement sur le champ
« Lot/numéro de série »
- Sélectionner l’article concerné
- Définir une référence interne de ce numéro
- Indiquer la date limite d’utilisation
- Indiquer la date de retrait
- Indiquer la date limite de consommation
- Indiquer la date limite d’alerte

Toutes ces dates sont faites pour vous avertir via le système de notification Odoo,
sur les échéances de ce numéro de série

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