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Projet d’organisation d'une rencontre

dans le cadre de l’association campingcar-infos

Les organisateurs

Organisateur 1

Pseudo sur le forum :


Nom :
Prénom :

adresse :

tél :
email :

Organisateur 2

Pseudo sur le forum :


Nom :
Prénom :

adresse :

tél :
email :

Le lieu de la rencontre

Pays
Région
Ville de rassemblement

lieu de la rencontre :
adresse précise :

Caractéristiques générales de cette rencontre

dates de début :

1
date de fin :

nombre de campingcars possible / envisagé

2
Description détaillée de la rencontre

Expliquer en quelques mots le stationnement , les services aux alentours

L'environnement : Ville , commerces , tourisme …..

Site internet à consulter

Activités envisagées durant le séjour

3
Recommandations quant au bon déroulement de cette rencontre

Mise en place du projet

• Mettre une limite quant au nombre de camping cars présents ( entre 30 et 50


max ) pour plus de convivialité (en fonction bien évidemment de la place
disponible.
• L’endroit de rencontre doit être discret et ne gêner en aucun cas les riverains.
• Chaque participant doit être inscrit officiellement avec nom, prénom, adresse,

numéro d’immatriculation du camping car, date d’arrivée date départ et


pseudo sur forum.

Contacts locaux

• La présence d'élus est souhaitable si c'est possible ( responsables locaux ).


• Les commerçants, artisans : les informer et / ou proposer une dégustation de
produits locaux .
• Contacter l'OT du coin / préparer des brochures pour les visites dans la
région.
• Demander une autorisation locale ( mairie / responsable du terrain privé )
pour installer en toute sécurité un barnum , ... ( par exemple : ne pas bloquer
les sorties de secours d'un camping lors de l'installation ... )

Participation de l’association

Aspect financier

Une participation de l'Association de 10 € par CC et par rencontre pour les


membres de l'Association est possible. Elle sera versée après avoir reçu la liste des
participants. Elle ne doit en aucun cas financer les dépenses d’alcool. Elle dépend bien
évidemment de l’état de la trésorerie de l’association et n’est donc pas un droit

Les organisateurs souhaitent en bénéficier . OUI | NON


Quel sera l’objet du financement ?

A partir du moment où l’association participe financièrement à une


rencontre, il sera demandé aux organisateurs de fournir l’état détaillé des comptes
prévisionnels de cette rencontre ainsi que le bilan global en fin de rencontre.

4
Assurance

L’association CCI peut assurer la rencontre dans la seule condition où elle est
exclusivement réservée à ses membres. Si vous souhaitez en bénéficier, vous recevrez un
document à nous retourner signé vous engageant sur ce point et dégageant donc CCI si tel
n’était pas le cas.

Souhaitez-vous bénéficier de cette assurance ? OUI | NON

Renseignements utiles

Pour les informations

• Prévoir un panneau pour l’affichage.


• Prévoir un badge par participant avec au dos, les coordonnées des
responsables (GSM).

Pour faciliter l’arrivée et les activités

• Prévoir une pochette avec toutes les informations utiles sur la région.
• Toutes les activités peuvent faire l’objet d’un ticket à remettre au moment de
cette dernière afin de faciliter la gestion par les organisateurs.

Mise à jour du document au 29 avril 2008

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