CUESTIONARIO

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del proyecto:
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Favor de indicar la funcionalidad deseada, así como la explicación los resultados

esperados, así mismo contestar el cuestionario correspondiente.

DIGITALIZACIÓN

Generalidades

1. Liste los objetivos generales del proyecto de digitalización, mencionando las áreas
que utilizarán la información digitalizada.
R:
Poder consultar la información contenida en el expediente de forma ágil y eficiente,
sobretodo de los créditos que no hemos cobrado.

Áreas Interesadas:
Mesa de Control y Resguardos
Gestores
Sistemas
Carteo
Localización
Contabilidad para el control de Documentos valor.

2. Especifique si existen fechas o tiempos específicos que deban ser cumplidos como
parte del proyecto de digitalización.
R: no, el líder de proyecto definirá las fechas.

3. Detallar los modelos soportados de scanner, cantidad de los mismos y sus

características tecnológicas.

XEROX documate 262i

4. Detallar si se desea digitalizar información histórica o sólo del día a día.

R: De las dos y en base a los proyecto de localización y carteo

1. Especificara el volumen de expedientes a digitalizarse en total.

R: Se estima el 70% de nuestra base de datos.

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2. Por cada tipo documental indicar el tipo de documento (carta, oficio, credenciales etc)
R: de todo

1. Si se tiene identificado, especifique la calidad de imagen que se requiere En

términos de resolución
2. Color, escala de grises o bitonal.
3. En términos del formato (JPG, TIFF, PDF, otro)

3. Describa las separaciones interiores del expediente, la manera como se organiza:

4. Número de separadores.
5. ¿Son estos separadores consistentes en todos los expedientes?
R: No se puede definir…VERIFICAR EN SITIO

4. Si se tienen identificados, especifique los índices que servirán como campos de

búsqueda del expediente:
6. Tipo: Numéricos, Alfanuméricos.
7. Número de caracteres promedio por cada uno.
8. ¿Existe alguna base de datos que contenga información del expediente que
pueda ser usada para validación?
9. Tiene el documento identificación de código de barra.
10. Son los caracteres del documento impresos o escritos a mano.

11. ¿Están estos índices localizados en la primera página del expediente?.

12. ¿Están estos índices localizados en coordenadas fijas para todos los
documentos de este tipo?

R: No se tienen…

5. Especifique la forma en la que se presentan los expedientes (carpetas, broches,

grapas, ligas, cajas, bolsas individuales, sobres).
R: Hay de todo… VERIFICAR EN SITIO

6. Liste los diversos tipos de documentos o expedientes a digitalizar (ejemplo. legajos

contables, contratos, expedientes de personal, de clientes, etc.)
R: de todo… VERIFICAR EN SITIO

Para la digitalización del día a día indicar…..

Por cada uno de los tipos o expedientes listados, complete la siguiente información:

• Especifique los usuarios, grupos de usuarios o perfiles que consultarán el expediente,

y especifique si la consulta está restringida solo para ellos o si el expediente puede
consultarse por cualquier persona con acceso al sistema.
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 R: utilizar los roles de contabilidad, gestores, directivos, sistemas y resguardo

• Especifique el volumen de documentos a digitalizarse mensualmente.

R: Hay que hacer pruebas para definir el volumen. VERIFICAR EN SITIO

• Describa el tipo de hojas que se digitalizarán

13. Tamaños ; r: de todo tipo
14. Porcentaje por cada tamaño ; r: se desconoce.
15. Volumen total de hojas por expediente ; r: aleatorio, se desconoce el
promedio.
16. Grosor del papel (bond, autocopiante, etc.) ; r: aleatorio.
17. Estado general (nuevas, maltratadas, dobladas, etc.) ; r: de todo.

R: De todos. VERIFICAR EN SITIO

• Si se tienen identificados, especifique los índices que servirán como campos de

búsqueda del expediente ó documento:
18. Tipo: Numéricos, Alfanuméricos
19. Número de caracteres promedio por cada uno
20. ¿Existe alguna base de datos que contenga información del expediente que
pueda ser usada para validación? R: No tenemos.
21. Tiene el documento identificación de código de barra; R: Si.
22. Son los caracteres del documento impresos o escritos a mano; R: Hay de todo.
23. ¿Están estos índices localizados en la primera página del expediente? R: No
24. ¿Están estos índices localizados en coordenadas fijas para todos los
documentos de este tipo? R: No
R: No están definidos.

Sobre la consulta de la información digitalizada indicar.

1. Cantidad de usuarios que consultaran la documentación
R: todos los gestores, Todo Resguardo y Mesa de Control, Sistemas.

2. Indicar si los usuarios sólo consultaran la información o podrán realizar

modificaciones a los documentos digitalizados.
R: Solo consulta y nada se modificara.

a. Indicar cantidad de usuarios que sólo consultaran

b. Indicar cantidad de usuarios que modificarán los documentos

3. La información a digitalizarse pasará por algún proceso de flujo de trabajo o

solamente será consultada.
R: Solo consultada.
a. Si pasará por un flujo de trab. indicar la cantidad de flujos de trab. y
detallarlos describiendo la cantidad de actividades por las que pasará el
documento
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1) Especificara el volumen de expedientes a digitalizarse en total.

2) Describa las separaciones interiores del expediente, la manera como se organiza:

i) Número de separadores.
ii) ¿Son estos separadores consistentes en todos los expedientes?

3) Especifique la forma en la que se presentan los expedientes (carpetas, broches,

grapas, ligas, cajas, bolsas individuales, sobres).

4) Liste los diversos tipos de documentos o expedientes a digitalizar (ejemplo. legajos

contables, contratos, expedientes de personal, de clientes, etc.)

5) Especifique el volumen de documentos a digitalizarse mensualmente.

6) Describa el tipo de hojas que se digitalizarán

a) Tamaños
b) Porcentaje por cada tamaño
c) Volumen total de hojas por expediente
d) Grosor del papel (bond, autocopiante, etc.)
e) Estado general (nuevas, maltratadas, dobladas, etc.)

7) ¿Cuenta con una base de datos con información de los expedientes y su contenido?

8) ¿Cuál es la manera como se organizan los expedientes dentro de las cajas?

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