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TRUCS ET ASTUCES EXCEL 2003

9 façons de triompher d'Excel 4


Insérer une formule de base sous Excel 4
La question des références absolues et relatives 5
Les formules les plus utilisées sous Excel 5
Corriger les erreurs des formules Excel 7
Formater le contenu d'une cellule 9
Mettre en forme un tableau 9
Afficher les nombres négatifs en rouge automatiquement 11
Lexique d'Excel 12
Les raccourcis d'Excel 13
Activer la saisie semi-automatique 14
Afficher le quadrillage 15
Afficher les paramètres d'une fonction 16
Agrandir ou réduire la sélection 17
Aller à la ligne dans une cellule 18
Arrondir à 5 centimes 18
Astuce pour recopie incrémentée 19
Cacher une feuille de calculs 24
Calculer la différence entre deux heures 27
Calculer le nombre de jours restant 28
1 Changer l'orientation du texte 30
Changer la couleur de fond d'une cellule 31
Colorier une cellule suivant son contenu 34
Changer la couleur de fond d'une cellule 35
Changer la couleur du quadrillage des cellules 37
Comment rendre inchangeable son document Excel ? 39
Comprendre le vocabulaire d'Excel 39
créer des listes automatiques 41
créer ses propres formules 42
le B.A. BA sur les formules 42
Repérer une formule 43
Réutiliser le contenu d'une cellule 43
Utiliser la cellule d'une autre feuille 43
Nommer une plage de cellules (et l'utiliser dans une fonction) 43
Référence absolue versus référence relative 43
modifier l'organisation du classeur 45
Bouger des feuilles, des colonnes et des lignes 45
Nommer une sélection 45
Sélectionner une zone à partir de son nom 45
optimiser l'affichage 46
Séparer l'écran en deux 46
Eviter les '####' dans une cellule 46
Adapter la largeur au contenu 46
Créer des groupes de colonnes 46
Pour afficher ou masquer un groupe 46
Renommer un bouton du menu 46
protéger son document 47
Verrouiller l'accès à certaines cellules 48
Verrouiller des feuilles 48
Masquer une colonne confidentielle 48
Protéger l'accès au document 48
saisir des données rapidement 49
L'ajout cellule par cellule 50
Saisie semi-automatique 50
Remplir en utilisant la souris 50
Poignée de recopie 50
soigner la présentation 51
Formater le contenu d'une cellule 51
Mettre en forme un tableau 51
Afficher automatiquement en rouge un nombre négatif 51
trier et filtrer ses données 51
Trier des lignes en fonction d'un critère 52
Trier des lignes en fonction de plusieurs critères 52
Trier des colonnes plutôt que des lignes 52
Filtrer l'affichage de ses données 52
vérifier automatiquement les données 54
corriger les erreurs 55
Erreur ##### 55
Erreur #DIV/0! 55
Erreur #N/A 55
Erreur #NOM? 55
Erreur #NUL! 55
Erreur #NOMBRE! 55
Erreur #REF! 55
Erreur #VALEUR! 56
utiliser les fonctions de base 57
Somme 57
Somme sous conditions 57
Moyenne 57
Max. et Min. 57
Comment copier coller un tableau venant d'Internet ? 57
Comparer deux classeurs 58
Compter le nombre d'occurrence d'un élément 59
Concaténer plusieurs cellules 60
Connaître le rang d'un élément 62
Créer un graphique transparent 64
Définir une zone d'impression 70
Délimiter la zone à Imprimer 71
Détecter les doublons 72
Du texte et des valeurs dans une cellule 75
Figer les volets 76
Forcer le renvoi à la ligne 77
Imprimer les formules d'un tableau 78
Insérer une date fixe 79
Masquer des données avant l'impression 79
Masquer les entêtes de ligne et de colonne 81
Masquer les zéros 83
Masquer une feuille de calcul 84
Mettre en page la feuille de calculs 85
Mieux mettre en avant les erreurs 85
Modifier l'échelle d'un graphique 87
Ouvrir un document au démarrage 88
Recopie incrémentée d’une liste déroulante 90
Rendre plus lisible son tableau 94
Sélectionner la totalité d'un tableau 97
Sélectionner les cellules qui contiennent du texte 98
Sélectionner toutes les cellules d'un certain type 99
Suivre ses comptes 99
9 façons de triompher d'Excel
Le logiciel tableur peut rendre bien des services à condition de s'y repérer rapidement et facilement.
Formules, combinaisons, trucs et astuces... Ce qu'il faut savoir pour triompher d'Excel.

Insérer une formule de base sous Excel


Repérer une formule
Pour indiquer à la cellule que son contenu est une formule mathématique et non un contenu
texte ou numérique classique, il suffit de la faire débuter du signe '='. Par exemple : =2+2
affichera le résultat '4' dans la cellule.

Réutiliser le contenu d'une cellule


Bien sûr, l'intérêt des formules n'est pas d'utiliser Excel comme une simple calculatrice mais
comme un tableau intelligent qui utilise et exploite les données précédemment saisies. Ainsi,
il faut être en mesure de faire appel au contenu d'une cellule. Pour cela, il suffit lors de
l'écriture d'une formule (c'est-à-dire après avoir appuyé sur '=') de cliquer sur la cellule
intéressée du tableau.Pour se repérer plus facilement, Excel entoure alors chaque case utilisée
dans la formule d'une couleur propre. Vous pouvez modifier la référence d'une cellule en
déplaçant simplement ce cadre coloré grâce à la flèche de déplacement. Par exemple, en
tapant '=C1+C2-C3' et en validant par Entrée, vous obtiendrez le résultat de cette addition et
soustraction.

Insérer une formule © Microsoft

Utiliser la cellule d'une autre feuille


Vous pouvez non seulement utiliser le contenu d'une cellule comme référence dans une
formule, mais également le résultat d'une autre formule, ainsi que le résultat d'une autre
feuille. Pour cela, lorsque vous tapez votre formule, tapez simplement dans la barre de
formule l'indication : "Feuil2!B3" pour faire référence à la case B3 de la feuille 2 par
exemple.

Utiliser la cellule d'une autre feuille © Microsoft


La question des références absolues et
relatives
La référence d'une cellule dans la formule s'inscrit sous la forme B1, avec B la lettre de la
colonne et 1 le numéro de la ligne en question. Copier une formule dans une ligne inférieure
va décaler chaque référence d'une ligne vers le bas.

Les résultats qui défilent © Microsoft

Copier une formule deux colonnes plus loin va décaler chaque référence de deux colonnes.
Dans notre exemple, cela s'avère très pratique pour que le résultat de chacune des cellules de
la colonne C corresponde bien à ce qui est présent sur la ligne concernée.

Pour indiquer à Excel que la référence à une cellule doit être absolue, il faut ajouter le signe
'$' devant la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne. Par exemple, pour convertir chacun
des résultats en dollars, utilisez de manière absolue la case B8.

Une floppée de dollars © Microsoft

Ainsi, quand le taux changera, il suffira de le modifier dans une seule cellule et le résultat sera
recalculé et mis à jour automatiquement dans chacune des cases utilisant cette référence.
Excel offre également la possibilité de rendre absolue la référence à la ligne uniquement (B$8
par exemple) ou à la colonne uniquement ($B8 par exemple).
Les formules les plus utilisées sous Excel
Les formules les plus utilisées sont regroupées dans le bouton formules de la barre d'outils
dont voici les principales :

Somme
Pour réaliser une somme, il existe un moyen plus simple que d'additionner des nombres avec
le signe '+'. Il suffit de taper "=SOMME()" et d'indiquer entre les parenthèses une suite de
valeurs, séparées par un point virgule. Ces valeurs peuvent être une cellule seule, un intitulé
de champ ou un ensemble de cellules.

Une belle petite somme © Microsoft

Moyenne
Placez vous sur la cellule destinée à recevoir le résultat de l'opération et allez chercher la
fonction Moyenne dans la barre d'outils. Excel repère votre liste de nombres et vous propose
automatiquement une plage à sélectionner sur laquelle effectuer la moyenne.

Max. et Min.
Comme leurs noms peuvent le laisser entendre, ces deux fonctions ont en charge de
déterminer dans une liste de nombres (dans une plage sélectionnée) la valeur maximale ou
minimale.
Corriger les erreurs des formules Excel 1/2
Pour vous aider à repérer les problèmes qui peuvent se poser quand on utilise les formules,
voici les différents types d'erreurs susceptibles de se présenter.

Erreur #####
Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargissez la colonne contenant la cellule à
problème ou ajustez le contenu à la case : Format > Cellule > Alignement > Ajuster.

Erreur #DIV/0!
Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifiez chacune des références de votre
formule pour repérer quelle case contient un résultat nul. Vous pouvez également empêcher le
calcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case à
tester=0;"",Formule).
Remplacez Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par votre formule
d'origine.

Erreur #N/A
Excel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnement
d'une formule ou d'une fonction. Vérifiez votre formule et tapez tous les paramètres
nécessaires aux fonctions utilisées. Vérifiez également que chaque cellule utilisée comme
référence dans votre fonction affiche bien un résultat.

Erreur #NOM?
Cette erreur apparaît lorsqu'Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule. Vérifiez
l'existence du nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ou
une valeur constante) ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n'avez pas omis
les deux points (:) nécessaires par la référence d'une plage.

Erreur #NUL!
Cette erreur survient lorsque vous spécifiez une intersection de plages qui en réalité ne sont
pas adjacentes.
Vérifiez que vous avez bien placé les deux points (:) pour séparer la première cellule de la
dernière cellule de la plage référencée. Par exemple, A1:A20 fait référence à la plage qui
s'étend de la cellule A1 à A20 incluse.
Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas, utilisez l'opérateur d'union point-
virgule (;). Si votre formule additionne deux plages, veillez à les séparer par un point-virgule :
SOMME(A1:A10;C1:C10).

Erreur #NOMBRE!
Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veillez à
bien fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elle
attend un nombre).
Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10
puissance 307.

Erreur #REF!
Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille1!A3 est référence de
cellule) n'est pas valide.
Vérifiez que toutes les références demandées par les formules sont disponibles (existence de
la cellule ou de la plage, accès à un fichier ou un programme).

Erreur #VALEUR!
Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaque
côté d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié.
Les arguments et opérandes peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, des
références de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sont
spécifiques à chaque fonction, veillez à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frappe
d'une fonction.
Formater le contenu d'une cellule
Vous souhaitez que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ?
Par exemple, vous voulez que "23/11/2008" se transforme en "Jeudi 23 novembre 2008".
Sélectionnez la cellule à formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format puis
Cellule. Dans la fenêtre Format de cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez sur
Date. Choisissez alors le type "*mercredi 26 avril 2007". Le contenu se modifie en
conséquence automatiquement.

Une date en bon et dû forme © Microsoft

Vous remarquerez que vous pouvez également formater les nombres de diverses manières :
ajouter un sigle €, formater le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.
Mettre en forme un tableau
Excel propose d'appliquer automatiquement un style à un tableau : sélectionnez les cellules à
mettre en forme, allez dans Format, Mise en forme automatique. Choisissez la présentation
qui vous intéresse et validez par OK.

Choix de mise en forme © Microsoft

Pour information, vous pouvez mettre en forme manuellement en sélectionnant vos cellules,
puis clic droit puis Format. Les onglets Alignement, Police, Bordure et Motifs vous
permettent de sélectionner vos préférences de présentation.

Attention, n'oubliez pas de présélectionner la partie du tableau qui vous intéresse.


Afficher les nombres négatifs en rouge
automatiquement
Si vous souhaitez que la mise en forme change en fonction de certaines conditions (liées à un
résultat d'un calcul, à une comparaison de cellules, à une valeur spécifique).

Sélectionnez la cellule, allez dans Format, Mise en forme conditionnelle.

Où aller ? © Microsoft

Pour notre exemple, choisissez La valeur de la cellule est, puis inférieure à, et entrez 0 dans
le champ de droite. En cliquant sur Ajouter, vous pouvez préciser jusqu'à 3 conditions de
mise en forme. Cliquez ensuite sur Format pour définir les options de mise en forme (par
exemple texte en rouge et gras). Validez par OK.
Lexique d'Excel
Un petit pont technique pour les retardataires afin de comprendre toute la dénomination des
termes d'Excel.

Le classeur est le fichier présentant l'extension "xls". C'est lui qui contient toutes les
informations que vous allez saisir. Il est composé de feuilles accessibles par les onglets situés
au bas du tableau

Chaque feuille est organisée en colonnes repérées par des lettres (A, B, C) et en lignes
numérotées (1, 2, 3...).

La cellule est l'intersection entre une lettre de colonne et un numéro de ligne (par exemple
B3). Ce numéro apparaît au dessus de la première colonne. C'est l'élément de base d'une
feuille.

Le champ est repéré par ses extrémités haut-gauche et bas-droite, séparées par " : " (par
exemple B2:D4). Ces repères seront utilisés dans les formules et les sélections de cellules.

La barre de formule affiche le contenu d'une cellule. Elle peut contenir des valeurs (lettres,
chiffres) ou des formules (fonctions ou opérations mathématiques, calculs divers).
Les raccourcis d'Excel
Pour gagner un peu de temps sur le tableur de Microsoft, le mieux est de s'imprégner des
raccourcis les plus usités.

Les raccourcis d'Excel


Les raccourcis Combinaisons
Copier CTRL+C
Coller CTRL+V
Annuler CTRL+Z
Ouvrir CTRL+O
Sélectionner la colonne active CTRL+ESPACE
Sélectionner la ligne active MAJ+ESPACE
Calculer la feuille active MAJ+F9
Calculer toutes les feuilles de tous les classeurs ouverts F9
Créer un graphique qui utilise la plage actuelle ALT+F1
Coller une fonction dans une formule MAJ+F3
Entrer l'heure CTRL+ :
Entrer la date CTRL+ ;
Afficher la palette de formules après avoir tapé un nom de fonction CTRL+A
Activer la saisie semi-automatique - Excel
Si vous devez ajouter plusieurs fois les mêmes valeurs dans un tableau, vous pouvez gagner
du temps en laissant Excel compléter automatiquement votre saisie. Pour cela, vous devez
activer la saisie semi-automatique.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

2. Ouvrez l'onglet Modification.

3. Cochez alors la case Saisie semi-automatique des valeurs de cellule.

4. Cliquez ensuite sur Ok.

Désormais, lorsque vous commencerez à saisir un mot que vous avez déjà saisi auparavant
dans la colonne, Excel vous proposera automatiquement de le terminer. Tapez Entrée pour
accepter ou Echap pour saisir un autre nom.

Notez que si plusieurs cellules contiennent des contenus similaires, la saisie semi-automatique
ne peut s'activer qu'après la frappe de plusieurs caractères, afin de départager les différentes
solutions possibles.
Afficher le quadrillage - Excel
Lorsque vous imprimez une feuille de calculs dans Excel, le quadrillage qui apparaît à l'écran
n'est pas reporté sur la page imprimée. Vous pouvez choisir de l'imprimer.

1. Dans Excel, « cliquez » sur le menu « Fichier » puis sur « Mise en page ».

2. Ouvrez l'onglet « Feuille. »

3. Dans la zone Impression, « cochez » la case « Quadrillage ».

4. « Cliquez » sur le bouton Ok. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le
menu « Fichier », « Imprimer » puis en cliquant sur le bouton Ok.
Afficher les paramètres d'une fonction -
Excel
Lorsque vous utilisez une fonction dans Excel, vous ne savez plus forcément quels
paramètres lui sont associés. Pour vous aider rapidement, vous pouvez afficher les paramètres
des fonctions.

1. Dans une cellule, tapez « = » puis le nom de votre fonction, “somme » par exemple.

2. Pressez alors simultanément les touches Ctrl, Maj et A. Les paramètres de la fonction
sont alors affichés.

3. Remplacez alors les paramètres par vos valeurs ou les noms des cellules qui les
contiennent, puis pressez la touche Entrée.
Agrandir ou réduire la sélection - Excel
Vous travaillez sur un tableau dans Excel et souhaitez zoomer dessus ou au contraire, s'il est
trop grand, l'afficher en totalité de l'écran. Pour cela, vous pouvez utiliser le zoom classique
qui se commande avec la molette de la souris tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Il
existe un autre moyen plus précis de procéder.

1. Dans Excel, sélectionnez votre tableau.

2. Déroulez la liste « Zoom » puis choisissez l'option Sélection.

3. Excel ajuste alors l'affichage à l'écran à la taille de votre tableau.

4. Pour revenir à un affichage normal,


déroulez de nouveau la liste
« Zoom » et choisissez l'option
100 %
Aller à la ligne dans une cellule

Pour aller à la ligne dans une cellule, il faut maintenir la touche « Alt » et
appuyer sur « Enter ».

ALT + ENTER
Arrondir à 5 centimes

Pour arrondir un résultat à 5 centimes, voici la formule à utiliser :

=ARRONDI((Votre calcul ici)/0.05;0)*0.05

Exemple :

=ARRONDI((E5*F5-G5)/0.05;0)*0.05

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Astuce pour recopie incrémentée

Cette astuce vous permettra de conserver une cellule de référence lors


d’une « recopie incrémentée ».

Voici un exemple :

Nous désirons calculer le montant de la taxe en fonction du chiffre d’affaire


et du pourcentage de taxe.

Nous utilisons alors la formule suivante : =B2*B8

Le résultat est correct.

Nous passons maintenant à la « recopie incrémentée » :


Nous constatons un problème (voir image ci-dessous).

Prenons C6 pour l’explication.

Lors de la « recopie incrémentée » B2 est devenu B6 et B8 est devenu B12 ce


qui est tout à fait normal.

Pour conserver la cellule B8 lors de la recopie, il existe plusieurs possibilités.

1e possibilité :

Il s’agit d’ajouter des $ à la référence de la cellule, la formule devient :


=B2*$B$8

B8 sera ainsi conservée lors de la recopie.


Cette fois C6 ne vaudra plus B6*B12 mais B6*B8 !

Les résultats sont donc corrects.


2e possibilité :

Il s’agit de renommer la cellule que nous voulons conserver lors de la


recopie.

Pour ce faire, il faut cliquer sur la cellule à renommer puis, en haut à gauche,
effacer B8, y inscrire « taxe » et appuyer sur « Enter ».

La nouvelle formule est maintenant =B2*taxe

Les résultats sont également corrects après recopie.


Cacher une feuille de calculs
Excel 2000/XP/2003
Dans Excel, vous utilisez une feuille de calculs distincte pour saisir toutes vos
données, qui seront par la suite synthétisées par des graphiques ou des calculs
sur une autre page. Si vous souhaitez que les informations de cette feuille
restent confidentielles, vous pouvez la cacher des yeux de vos lecteurs.

1. Dans Excel, sélectionnez la feuille que vous souhaitez cacher en cliquant


sur son onglet en bas de la page.

2. Déroulez le menu Format, Feuille puis cliquez sur Masquer.


3. Cliquez ensuite sur le menu Outils, sur Protection puis sur Protéger le
classeur.

4. Saisissez un mot de passe puis cliquez sur Ok. Confirmez votre mot de
passe et cliquez une nouvelle fois sur le bouton Ok.

Votre feuille est cachée et ne peut pas être réaffichée sans votre mot
de passe.

5. Pour l'afficher de nouveau, ôtez la protection du classeur en


déroulant le menu Outils, Protection et en cliquant sur Oter la
protection du classeur. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le
bouton Ok.
6. Déroulez ensuite le menu Format, Feuille et cliquez sur Afficher.

7. Sélectionnez dans la liste Afficher la feuille, la feuille que vous avez


cachée et cliquez sur le bouton Ok. La feuille est de nouveau accessible
par les onglets en bas de la page.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Calculer la différence entre deux heures
Excel 2000/XP/2003
Vous utilisez Excel pour gérer le temps de travail de vos employés. Pour
chacun d'entre eux, vous conservez l'heure de début de travail et celle de fin.
Grâce à une simple formule, vous pouvez calculer la différence entre ces deux
heures, et avoir ainsi le temps de travail quotidien de vos employés, même si
ceux-ci travaillent la nuit.

Une simple soustraction entre l'heure de fin et celle de début suffit pour calculer
la différence entre deux horaires.
Cependant, si l'heure de début est supérieure à celle de fin, ce qui est le cas
pour quelqu'un qui travaille la nuit (entre 20h00 et 4h00 par exemple), la
formule retourne une erreur. Il est donc nécessaire de traiter ce cas dans la
formule.

Veillez tout d'abord à ce que les cellules contenant les horaires de début et
de fin soient bien au format Heure.

Pour cela, sélectionnez-les, ainsi que les cellules qui contiendront la durée totale
du travail puis cliquez sur le menu Format, sur Cellule, cliquez sur Heure, puis
choisissez le type d'horaire à utiliser, 13:30 par exemple. Validez par Ok.
Saisissez alors les différents horaires de travail. Dans la cellule de durée de
travail du premier employé, saisissez alors la formule suivante :

=D2-C2+SI(C2>D2;1)

Pressez alors la touche Entrée pour appliquer la formule. Copiez alors la


cellule contenant la formule dans les cellules contenant la durée de travail des
autres employés.

Michel GESBERT LE dimanche 15 mars 2009


Calculer le nombre de jours restant
Voici comment calculer le nombre de jours restant avant une date :

Entrez « =votredate-AUJOURDHUI() » :

Vous obtiendrez probablement ceci :


Modifiez le format de la cellule pour obtenir un nombre plutôt qu’une date …

Vous obtiendrez alors le nombre de jours restants. Celui-ci sera actualisé


chaque jour.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


1

Changer l'orientation du texte - Excel


Dans vos feuilles de calcul Excel, vous souhaitez changer l'orientation d'une
cellule contenant du texte. Vous pouvez l'orienter par exemple verticalement
afin de compléter un titre sur le côté d'un tableau.

1. Dans Excel, ouvrez votre classeur.

2. Pour changer l'orientation du texte contenu dans une cellule, cliquez


dessus avec le « bouton droit de la souris ». Choisissez la commande
« Format de cellule ».

3. Ouvrez l'onglet « Alignement ».

4. Dans la zone « Orientation », choisissez l'orientation de votre texte.

5. validez par Ok.


2

Changer la couleur de fond d'une cellule -


Excel
Pour mettre en avant un résultat ou bien différentes informations, vous pouvez
colorer le fond des cellules. Attention toutefois à ne pas en abuser afin de veiller
à la lisibilité de votre document.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir une


couleur de fond.

2. Cliquez sur le menu « Format » puis sur « Cellule. »

3. Ouvrez l'onglet « Motifs ».

4. Sélectionnez alors la couleur à appliquer au fond de la cellule.


3

5. Si la couleur est trop foncée, le texte de la cellule, qui est affiché par
défaut en noir ne ressortira pas assez. Vous devez alors modifier sa
couleur. Ouvrez pour cela l'onglet « Police. »

6. Déroulez la liste « Couleur » et choisissez la couleur du texte, de


préférence une teinte claire.

7. Cliquez enfin sur Ok.


4

Colorier une cellule suivant son contenu -


Avec Excel, vous souhaitez mettre en avant toutes les cellules dont le
contenu est par exemple supérieur, à un certain nombre. Pour cela, vous
pouvez attribuer une couleur à ces cellules à l'aide de la fonction « Mise en
forme conditionnelle ».

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme en fonction de leur
contenu puis cliquez sur le menu « Format » puis sur « Mise en forme
conditionnelle ».

Définissez alors la condition à respecter pour la mise en forme. Par exemple :


La valeur de la cellule est, supérieure ou égale à, 10.

Cliquez ensuite sur le bouton « Format », déroulez la liste « Couleur » et


sélectionnez la couleur à appliquer au texte des cellules respectant votre
condition.

Validez enfin deux fois sur Ok.


Changer la couleur de fond d'une cellule
Excel
Pour mettre en avant un résultat ou bien différentes informations, vous pouvez
colorer le fond des cellules. Attention toutefois à ne pas en abuser afin de veiller
à la lisibilité de votre document.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir une


couleur de fond.

2. Cliquez sur le menu « Format » puis sur « Cellule. »

3. Ouvrez l'onglet « Motifs ».

4. Sélectionnez alors la couleur à appliquer au fond de la cellule.


5. Si la couleur est trop foncée, le texte de la cellule, qui est affiché par
défaut en noir ne ressortira pas assez. Vous devez alors modifier sa
couleur. Ouvrez pour cela l'onglet « Police. »

6. Déroulez la liste « Couleur » et choisissez la couleur du texte, de


préférence une teinte claire.

7. Cliquez enfin sur Ok.


Changer la couleur du quadrillage des
cellules - Excel
Dans Excel, le quadrillage des cellules est de couleur grise. Vous pouvez la personnaliser
et utiliser la couleur de votre choix : une couleur plus foncée par exemple afin de mieux
délimiter l'espace des cellules.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».

2. Ouvrez l'onglet « Affichage ».

3. Dans la zone Fenêtre, « déroulez » la liste « Couleur du quadrillage » et choisissez


une nouvelle couleur dans la palette qui apparaît.

4. Cliquez enfin sur Ok. La modification est immédiatement effectuée.


Colorier une cellule suivant son contenu -
Avec Excel, vous souhaitez mettre en avant toutes les cellules dont le contenu est par
exemple supérieur, à un certain nombre. Pour cela, vous pouvez attribuer une couleur à ces
cellules à l'aide de la fonction « Mise en forme conditionnelle ».

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en forme en fonction de leur contenu puis
cliquez sur le menu « Format » puis sur « Mise en forme conditionnelle ».

Définissez alors la condition à respecter pour la mise en forme. Par exemple : La valeur de la
cellule est, supérieure ou égale à, 10.

Cliquez ensuite sur le bouton « Format », déroulez la liste « Couleur » et sélectionnez la


couleur à appliquer au texte des cellules respectant votre condition.

Validez enfin deux fois sur Ok.


Comment rendre inchangeable son document Excel ?

Lorsque vous souhaitez que vos amis ou collègues puissent lire un de vos documents sans
pouvoir changer le contenu, une manipulation simple est à faire.

Dans "Format", choisissez "Cellule"

Puis décochez la case "Verrouillée" seulement pour les cellules de saisie.

Ensuite dans "Outils", allez sur "Protection" puis "Protéger la feuille". Votre fichier ne peut
plus être modifié que par vous en faisant la même manipulation à l'envers.
Comprendre le vocabulaire d'Excel

Avant de devenir accro d'Excel, il faut tout d'abord élucider la signification de certains termes
employés. Dernière mise à jour : mars 2007
- Le classeur est le fichier présentant l'extension "xls". C'est lui qui contient toutes les
informations que vous allez saisir.

- Ce classeur est composé de feuilles. Ce sont les onglets situés au bas du tableau (par défaut
Feuil1, Feuil2…) auxquels vous accédez par un clic. Vous pouvez les renommer en double
cliquant sur leur intitulé et en ajouter par le menu Insertion > Feuille, en supprimer par un
clic droit > supprimer.

- Chaque feuille est organisée en colonnes repérées par des lettres (A, B, C…) et en lignes
numérotées (1, 2, 3...).

- La cellule est l'intersection entre une lettre de colonne et un numéro de ligne (par exemple
B3). Ce numéro apparaît au dessus de la première colonne. C'est l'élément de base d'une
feuille.
Un ensemble de cellules sélectionnées constitue un champ ou une plage de données. Ceci est
pratique pour effectuer un traitement identique pour toutes les cellules du champ.
On peut sélectionner un champ de différentes manières :
- Cliquer sur une cellule et la déplacer en cliquant sur son bord noir.
- Cliquer sur une cellule, enfoncer la touche Shift, puis cliquer sur une autre cellule.
- Réaliser une sélection multiple en maintenant la touche CTRL enfoncée puis en cliquant sur
chacune des cellules ou groupe de cellules intéressées.

Le champ est repéré par ses extrémités haut-gauche et bas-droite, séparées par " : " (par
exemple B2:D4). Ces repères seront utilisés dans les formules et les sélections de cellules.

- La barre de formule affiche le contenu d'une cellule. Elle peut contenir des valeurs (lettres,
chiffres…) ou des formules (fonctions ou opérations mathématiques, calculs divers…).

- Lorsque vous maîtriserez bien le logiciel, vous pourrez vous lancer dans les macros, sortes
de mini-programmes intégrés à une feuille de calcul permettant de réaliser automatiquement
des opérations répétitives ou capables d'effectuer de nombreuses opérations de traitement de
données.
Excel : créer des listes automatiques

Si vous savez que vous aurez toujours besoin d'une liste de valeurs (nom d'élèves, liste de
produits, etc.), vous pouvez les mémoriser dans une liste automatique pour ne pas avoir à les
retaper à chaque fois. Dernière mise à jour : mars 2007
Pour cela, allez dans Outils > Options et sélectionnez l'onglet Listes Pers. Cliquez sur
Nouvelle liste puis entrez les différentes valeurs dans la zone de texte Entrées de la liste. Les
valeurs doivent être séparées par un appui sur Entrée. Cliquez sur Ajouter pour valider la
nouvelle liste.

Vous pouvez également créer une liste de valeurs à partir de ce qui existe dans vos colonnes.
Pour cela, cliquez sur la petite flèche rouge à gauche d'Importer. Puis sélectionnez les
cellules contenant les références pour la création d'une liste. Validez en cliquant sur
Importer.

Retour au tableau. Vous n'aurez plus qu'à taper la première référence et utiliser la poignée de
recopie pour voir toute la liste s'afficher.

A noter : pour utiliser la poignée de recopie, il faut positionner le curseur dans le coin
inférieur droit de la cellule sélectionnée.
Excel : créer ses propres formules

Selon la complexité des calculs à faire, vous avez la possibilité de créer vos propres formules.
Petite explication. Dernière mise à jour : février 2009
Vous pouvez réaliser les opérations de base : addition (+), soustraction (-), division et
multiplication (*) et combiner comme bon vous semble chacune de ses fonctions dans une
seule formule.

Vous souhaitez réaliser une opération mais ne savez pas quelle fonction utiliser ?
Alors utilisez sans crainte l'assistant. Il vous permet à la fois de trouver la fonction adéquate et
vous donne les explications sur son utilisation.Cliquez sur la flèche à droite du bouton
Somme dans la barre d’outils, puis sur Autres Fonctions, ou bien faites Insertion >
Fonction.

La fenêtre Insérer une fonction s'ouvre et vous donne accès à toutes les fonctions disponibles
sous Excel. Elles sont classées par type de fonction (mathématique, date et heure, texte, etc.).
Vous pouvez également réaliser trouver la fonction désirée à partir d'une recherche de mots
clés.

Par exemple, en tapant " Racine ", Excel vous indique toutes les fonctions en rapport avec ce
mot, et vous pouvez sélectionner la fonction RACINE() permettant de trouver la racine carrée
d'un nombre
Excel : le B.A. BA sur les formules

Les tableaux d'Excel permettent d'entrer et de classer des données, certes. Mais ils ne
s'arrêtent pas là. Vous pouvez faire interagir entre eux les différents éléments et réaliser des
calculs complexes en quelques clics. C'est le but d'une formule. Une fois entrée, plus besoin
d'y toucher, elle change automatiquement et dynamiquement le contenu de la cellule dès que
les données dépendantes sont modifiées. Dernière mise à jour : mars 2007
Repérer une formule
Pour indiquer à la cellule que son contenu est une formule mathématique et non un contenu
texte ou numérique classique, il suffit de la faire débuter du signe '='. Par exemple : =2+2
affichera le résultat '4' dans la cellule.

Réutiliser le contenu d'une cellule


Bien sûr, l'intérêt des formules n'est pas d'utiliser Excel comme une simple calculatrice mais
comme un tableau intelligent qui utilise et exploite les données précédemment saisies. Ainsi,
il faut être en mesure de faire appel au contenu d'une cellule. Pour cela, il suffit lors de
l'écriture d'une formule (c'est-à-dire après avoir appuyé sur '=') de cliquer sur la cellule
intéressée du tableau.Pour se repérer plus facilement, Excel entoure alors chaque case utilisée
dans la formule d'une couleur propre. Vous pouvez modifier la référence d'une cellule en
déplaçant simplement ce cadre coloré grâce à la flèche de déplacement. Par exemple, en
tapant '=C1+C2-C3' et en validant par Entrée, vous obtiendrez le résultat de cette addition et
soustraction.

Utiliser la cellule d'une autre feuille


Vous pouvez non seulement utiliser le contenu d'une cellule comme référence dans une
formule, mais également le résultat d'une autre formule, ainsi que le résultat d'une autre
feuille. Pour cela, lorsque vous tapez votre formule, utilisez votre souris pour accéder à la
cellule intéressée dans autre feuille du classeur, ou tapez simplement dans la barre de formule
l'indication : "Feuil2!B3" pour faire référence à la case B3 de la feuille 2 par exemple.

Nommer une plage de cellules (et l'utiliser dans une fonction)


Vous pouvez faire référence à une simple cellule, mais vous verrez au fur et à mesure de
l'exploration des différentes fonctions possibles que certaines peuvent recevoir comme
paramètre un champ de valeurs ou une plage de données (comme la fonction SOMME par
exemple). Vous pouvez les taper à la main (sur le format A1:C6) mais le plus pratique est de
réutiliser les intitulés que vous avez attribués à une sélection, "champ_dollar" dans notre
exemple.

Référence absolue versus référence relative


La référence d'une cellule dans la formule s'inscrit sous la forme C5, avec C la lettre de la
colonne et 5 le numéro de la ligne en question. Vous pouvez, comme n'importe quel contenu
de cellule, utiliser la poignée de recopie pour remplir d'autre cellule avec une formule. Mais
attention, la référence au contenu d'une cellule spécifique est relative à la position de la cellule
contenant la formule.Ainsi, copier une formule dans une ligne inférieure va décaler chaque
référence d'une ligne vers le bas. Copier une formule deux colonnes plus loin va décaler
chaque référence de deux colonnes.Dans notre exemple, cela s'avère très pratique pour que le
résultat de chacune des cellules de la colonne E corresponde bien à ce qui est présent sur la
ligne concernée.Mais vous pouvez avoir besoin de fixer une référence pour utiliser toujours la
même valeur dans une formule. Pour indiquer à Excel que la référence à une cellule doit être
absolue, il faut ajouter le signe '$' devant la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne.Par
exemple, pour convertir chacun des résultats en dollars, utilisez de manière absolue la case
H1. Ainsi, quand le taux changera, il suffira de le modifier dans une seule cellule et le résultat
sera recalculé et mis à jour automatiquement dans chacune des cases utilisant cette référence.
Excel offre également la possibilité de rendre absolue la référence à la ligne uniquement (H$1
par exemple) ou à la colonne uniquement ($H1 par exemple).
Excel : modifier l'organisation du classeur

Un fichier Excel peut contenir un nombre d’informations conséquent et il est essentiel de


pouvoir les organiser et les réorganiser facilement. Dernière mise à jour : mars 2007
Bouger des feuilles, des colonnes et des lignes
Vous pouvez réorganiser l'ordre de vos feuilles en effectuant simplement un glissé-déposé sur
l'onglet correspondant.

Pour les colonnes et les lignes, la procédure est un peu plus compliquée. Cliquez tout d'abord
sur le numéro de la (ou les) ligne (ou la lettre de la colonne). Cette action met en surbrillance
toute la ligne (colonne) bordée d'un trait noir épais.

Positionnez le curseur sur ce trait pour voir apparaître la flèche de déplacement. Vous pouvez
ainsi faire glisser la ligne (colonne) et la relâcher à un nouvel endroit.

Cette opération de déplacement fonctionne de la même manière pour une cellule seule et pour
un champ :
- En appuyant en même temps sur Shift, vous pourrez l'insérer ailleurs dans la feuille.
- En appuyant sur Ctrl, vous pourrez la recopier dans une autre colonne.
- Enfin, en associant Alt, vous pourrez la déplacer dans une autre feuille du classeur.

Nommer une sélection


Une cellule ou un champ est repéré dans la grille d'une feuille grâce à ses coordonnées : une
lettre pour la colonne, un chiffre pour la ligne. Ce n'est pas très intuitif.
Heureusement, il est possible d'attribuer un intitulé à une cellule ou à un champ. Il suffit
d'effectuer une sélection et d'inscrire le nom dans le champ situé au dessus de la première
colonne. Attention, Excel n'accepte que des intitulés sans espace (exemple : les_mois).

Sélectionner une zone à partir de son nom


L'intitulé pourra servir à re-sélectionner la zone liée : Edition > Atteindre > Sélectionner
l'intitulé > OK.

Il sera également très utile dans les formules pour les simplifier au maximum.
Egalement très pratique, vous pouvez afficher une représentation graphique de ces noms et
de leur position dans la feuille de calcul en attribuant un zoom de 39% maximum.
Excel : optimiser l'affichage

Pour une présentation plus agréable et une meilleure lecture, Excel propose des outils
pratiques et rapides d’optimisation de l’affichage. Dernière mise à jour : mars 2007
Séparer l'écran en deux
Parfois, il est nécessaire de travailler sur plusieurs cellules en parallèle. Lorsque celles-ci se
trouvent aux extrémités supérieures et inférieures du tableau, ce n'est pas une mince affaire.

Excel offre la possibilité de diviser l'écran en deux parties verticalement et horizontalement. Il


suffit de tirer sur les repères situés en haut et en bas de l'ascenseur vertical. La feuille se divise
alors en deux parties dont la taille est réglable à volonté.

On peut par ailleurs utiliser cette fonction pour ne pas perdre de vue l'intitulé des colonnes ou
le contenu d'une première colonne en bloquant le défilement, très utile si un tableau s'étale sur
de nombreuses lignes. Pour cela, déplacez les repères de fenêtre jusqu'à l'endroit voulu. Puis
allez dans Fenêtre > Figer les volets. Cela a pour conséquence de bloquer le défilement dans
les fenêtres de gauche et du haut.

Une autre manière d'y arriver est de placer votre curseur sur une cellule, disons B4 par
exemple. Allez dans Fenêtre > Figer les volets. Des lignes noires apparaissent pour délimiter
la zone figée. Cliquez sur les flèches de défilement de la fenêtre : tout ce qui se trouve au
dessus (lignes 1 à 3) et à la gauche (colonne A) de la cellule sélectionnée reste à sa place.

Eviter les '####' dans une cellule


Lorsqu'une colonne est trop étroite pour afficher une valeur à l'écran, Excel y affiche une suite
de '####'. Pour éviter cela, ajustez simplement la largeur de la colonne en tirant le bord droit
de la colonne.

Adapter la largeur au contenu


Sélectionnez une colonne ou un groupe de colonnes, puis double cliquez sur l'extrémité de
l'une d'entre elles. La largeur s'adapte automatiquement. Vous pouvez de la même manière
égaliser la largeur des colonnes sélectionnées en étirant ou réduisant l'une d'entre elles.

Créer des groupes de colonnes


Si votre feuille de calcul est très large et utilise de nombreuses colonnes, vous aurez
certainement beaucoup de mal à retrouver celles qui vous intéressent. Excel propose de
simplifier l'organisation de ses tableaux en regroupant des colonnes voisines. Vous pouvez
ainsi afficher ou masquer des colonnes ayant des attributs communs pour faciliter la lecture
du tableau. Pour cela, sélectionner un ensemble de colonnes contiguës (cliquez et glissez sur
les lettres des colonnes concernées). Allez ensuite dans Données > Grouper et créer un plan
> Grouper.
Cette commande fonctionne aussi sur les lignes. Vous avez également la possibilité de créer
des sous-groupes.

Pour afficher ou masquer un groupe


Il suffit de cliquer le + ou - situé à l'extrémité du trait noir symbolisant l'association de
colonnes. Les numéros situés dans le coin supérieur gauche de la feuille permettent de
masquer ou d'afficher en un clic tous les éléments de même niveau hiérarchique. Le '1'
masque tous les groupes créés, le plus grand numéro (4 dans notre exemple) affiche tous les
sous-groupes.

Renommer un bouton du menu


Vous trouvez que les intitulés des commandes dans les menus d'Excel ne sont pas clairs ?
Vous pouvez en changer le nom à votre guise grâce à la commande Outils > Personnaliser.
Lorsque la fenêtre Personnalisation est ouverte, cliquez sur le menu de votre choix (Fichier,
Edition, Affichage…) pour le dérouler.

Vous avez alors accès à tous les items du menu et pouvez en changer l'ordre en effectuant un
glisser/déposer. Vous pouvez également grâce à un clic droit en changer le nom, en modifier
l'image ou encore rétablir l'image par défaut (vous verrez d'ailleurs que de nombreux items
possèdent une image non affichée…).
Excel : protéger son document

Protéger les données confidentielles de votre document Excel ou simplement éviter


d’éventuelles fautes de frappes, vous avez la possibilité de protéger efficacement un document
Excel des regards indiscrets et des éventuelles modifications maladroites. Dernière mise à
jour : mars 2007
Verrouiller l'accès à certaines cellules
Pour éviter de perdre le contenu d'une cellule ou de modifier par inadvertance une valeur,
vous pouvez verrouiller l'accès au contenu d'une cellule.Pour cela, sélectionnez la cellule en
question, allez dans Format > Cellule, cliquez sur l'onglet Protection et cochez la case
Verrouillée (normalement elle est cochée par défaut).

Attention : il faut verrouiller la feuille pour que cette restriction fonctionne (cf. ci-
dessous).

Pour information, la case intitulée Masquée permet de dissimuler le contenu d'une cellule à
l'utilisateur (valeur ou formule).

A l'inverse, pour permettre l'accès à certaines cellules d'une feuille protégée, il suffit de
désélectionner la case Verrouillée.

Verrouiller des feuilles


Pour qu'un document puisse être tenu à l'écart de toute modification du contenu des cellules
ou de la mise en forme, il faut activer la protection de la feuille. Allez dans Outils >
Protection > Protéger la feuille.
Entrez un mot de passe pour activer la protection.
Vous pouvez tout de même autoriser certaines actions sur le classeur en les sélectionnant dans
la liste.
Cliquez sur Valider. Toutes les cellules notées comme Verrouillées seront lisibles mais non
modifiables.

Masquer une colonne confidentielle


Sélectionnez la colonne à dissimuler aux utilisateurs du classeur. Faites un clic droit, puis
choisissez Masquer. Pour empêcher l'opération inverse (sélection des colonnes voisines, puis
clic droit et Afficher), verrouillez la feuille comme indiqué ci-dessus. La colonne ne sera
plus accessible.

Protéger l'accès au document


Nous venons de voir comment protéger la modification de cellules ou de colonnes. Mais
l'ouverture du fichier et la lecture du contenu sont toujours possibles. Pour protéger
l'intégralité du classeur, vous devez indiquer un mot de passe pour l'accès au document.

Sélectionnez Enregistrer sous dans le menu Fichier. Puis cliquez sur Options et choisissez
Options Générales. Vous pouvez maintenant indiquer un mot de passe pour protéger l'accès
au classeur (Mot de passe pour la lecture), ainsi qu'un mot de passe pour permettre
l'enregistrement (Mot de passe pour la modification).
Pour optimiser la protection, allez dans Options avancées et choisissez le type de cryptage
nommé "RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0".

Vous n'avez plus qu'à valider et à enregistrer votre travail.


Excel : saisir des données rapidement

Si vous devez entrer un nombre important d’informations dans un tableau Excel, sachez que
ce logiciel propose des fonctions très simples pour saisir rapidement des données et vous faire
gagner un temps précieux. Dernière mise à jour : mars 2007
L'ajout cellule par cellule
Taper simplement un mot ou un nombre dans une cellule, puis appuyer sur Entrée pour passer
à la cellule suivante, ou sur Shift+Entrée pour passer à la cellule supérieure. Vous pouvez
vous déplacer dans les cellules de la feuille grâce aux touches fléchées du clavier.

Saisie semi-automatique
Lorsque vous tapez une entrée qui existe déjà dans une cellule de la même colonne, Excel
vous propose de la compléter avec le même texte. Il ne vous reste alors plus qu'à appuyer sur
Entrée pour valider.

Ceci vous permet de gagner du temps, à condition qu'il n'y ait pas de cellules vierges entre la
cellule active et celles déjà renseignées.

Vérifiez également que la case Saisie semi-automatique est cochée dans Outils > Options >
Modification.

Remplir en utilisant la souris


Vous souhaitez saisir une valeur que vous avez déjà entrée en amont ? Il suffit pour cela de
faire un clic droit dans une nouvelle cellule de la colonne concernée, de choisir Liste
déroulante de choix, puis de cliquer sur la bonne valeur.

Attention : ceci fonctionne lorsqu'il n'y a pas de cellule vierge entre la cellule à
compléter et le reste de la liste.

Poignée de recopie
Si vous avez à entrer une suite logique de nombres, la poignée de recopie s'avèrera
particulièrement pratique. Sélectionnez pour cela les premières valeurs de la suite (par
exemple les deux premières : 0 et 10), puis placez le curseur à l'extrémité inférieure droite de
ce champ. Une petite croix noire apparaît. Il suffit alors de l'étirer vers le bas et la suite se
complète automatiquement (0, 10, 20, 30, 40, 50…).

La poignée fonctionne également avec les jours de la semaine et les mois de l'année.

La poignée de recopie peut également servir à reproduire une même valeur ou une même suite
de valeurs, sur toute une zone de la feuille. Pour cela, sélectionnez de la même manière les
valeurs à recopier, puis positionnez le curseur pour afficher la petite croix noire. Maintenez
ensuite la touche Ctrl enfoncée, puis glissez le curseur vers la zone à atteindre
(horizontalement ou verticalement). Relâchez, les données sont recopiées.
Excel : soigner la présentation

Il est essentiel de soigner la présentation de votre document pour en assurer la bonne lisibilité.
Excel vous propose quelques trucs pratiques et rapides pour rendre la lecture facile et
agréable. Dernière mise à jour : mars 2007
Formater le contenu d'une cellule
Vous souhaitez que les données saisies s'affichent directement selon un format spécifique ?
Par exemple, vous voulez que "23/06/2005" se transforme en "Jeudi 23 juin 2005".
Sélectionnez la cellule à formater. Faites un clic droit ou allez dans le menu Format >
Cellule. Dans la fenêtre Format de cellule, sélectionnez l'onglet Nombre, puis cliquez sur
Date. Choisissez alors le type "*mercredi 14 mars 2001". Le contenu se modifie en
conséquence automatiquement.

Vous remarquerez que vous pouvez également formater les nombres de diverses manières :
ajouter un sigle €, formater le contenu sur un numéro de téléphone, un code postal, etc.

Mettre en forme un tableau


Excel propose d'appliquer automatiquement un style à un tableau : sélectionnez les cellules à
mettre en forme, allez dans Format > Mise en forme automatique. Choisissez la
présentation qui vous intéresse et validez par OK.

Pour information, vous pouvez mettre en forme manuellement en sélectionnant vos cellules,
puis clic droit puis Format. Les onglets Alignement, Police, Bordure et Motifs vous
permettent de sélectionner vos préférences de présentation.

Afficher automatiquement en rouge un nombre négatif


Vous souhaitez que la mise en forme change en fonction de certaines conditions (liées à un
résultat d'un calcul, à une comparaison de cellules, à une valeur spécifique…).

Sélectionnez la cellule, allez dans Format > Mise en forme conditionnelle. Pour notre
exemple, choisissez La valeur de la cellule est, puis inférieure à, et entrez 0 dans le champ
de droite. En cliquant sur Ajouter, vous pouvez préciser jusqu'à 3 conditions de mise en
forme. Cliquez ensuite sur Format pour définir les options de mise en forme (par exemple
texte en rouge et gras). Validez par OK.

Testez en entrant un nombre négatif dans la cellule : le texte s'affiche automatiquement en


rouge.
Excel : trier et filtrer ses données

Votre tableau Excel se remplit : contacts, notes, chiffres, dates... Vous aimeriez y faire un tri.
Excel permet d'effectuer des tris automatiques sur un ou plusieurs critères, de filtrer
l'affichage... bref, de vous économiser des dizaines de minutes de recherche d'une information
égarée. Dernière mise à jour : mars 2007
Trier des lignes en fonction d'un critère
Imaginons que vous souhaitez tenir une liste des personnes à qui vous prêtez régulièrement
vos DVD.
Le tableau se présente ainsi : une colonne Prénom ; une colonne Nom ; une colonne DVD
prêté ; une colonne Date d’emprunt et une colonne Date de retour.

Pour classer ces lignes par ordre alphabétique du prénom, placez simplement votre curseur
dans la colonne Prénom puis allez dans le menu Données > Trier.

A noter : vous pouvez de cette manière trier les lignes selon le contenu de n'importe quelle
colonne. Si le format des cellules est du texte, alors le tri sera alphabétique. Si les cellules
contiennent des nombres, les lignes seront triées dans l'ordre numérique.

Trier des lignes en fonction de plusieurs critères


Il peut être parfois utile de classer selon plusieurs critères : d'abord par date d'emprunt, puis
par ordre alphabétique du nom de famille et enfin par prénom.

Dans ce cas, allez dans le menu Données > Trier.


- Sélectionnez le premier critère de choix : 'Date d'emprunt' (par défaut Excel reprend les
intitulés des colonnes). Vous pouvez choisir de présenter les plus récents en tête de liste. Pour
cela, choisissez 'Décroissant'.
- Sélectionnez ensuite le nom de famille (ordre croissant), puis le prénom (idem).

A noter : par défaut, Excel considère la première ligne comme intitulé de colonne. Si tel
n'était pas le cas, vous pouvez sélectionner Non pour l'option Ma plage de données a une
ligne de titre. La première ligne sera alors triée comme les autres.

Cliquez sur OK, les lignes sont organisées automatiquement avec les dates les plus récentes
en tête de liste.

Trier des colonnes plutôt que des lignes


Excel vous donne également la possibilité de trier vos colonnes selon un certain ordre plutôt
que vos lignes.

Pour cela, allez dans le menu Données > Trier.


Cliquez sur le bouton Options.
Sous orientation, choisissez De la gauche vers la droite.
Sélectionnez ensuite votre critère de tri, par exemple la ligne n°2 dans notre cas pour trier les
colonnes par ordre alphabétique.
Cliquez sur OK.
Les colonnes ont été déplacées pour être rangées par ordre alphabétique.
Filtrer l'affichage de ses données
Une option très pratique d'Excel permet d'appliquer des filtres sur ses données pour n'afficher
que celles qui vous intéressent.

Imaginons par exemple que vous souhaitez afficher uniquement les personnes n'ayant pas
rendu le film emprunté.

- Sélectionnez la ligne de titre.


- Allez dans Données > Filtrer > Filtre automatique.
Des flèches ont été ajoutées à chaque champ de titre.
En cliquant sur ces flèches, vous accédez aux options de tri. Ainsi, vous pouvez classer par
ordre (dé)croissant, sélectionner un intitulé particulier, tout afficher (cette action efface vos
précédents tris), sélectionner les champs vides/non vides ou personnaliser votre recherche.
Par exemple, en sélectionnant l'option Vide dans la colonne Date de retour, vous affichez
toutes les lignes correspondant à un DVD prêté mais non rendu. Il est bien sûr possible de
combiner les différents critères de filtre.
Excel : vérifier automatiquement les données

Pour limiter les risques d'erreur lors de l'ajout de données dans une feuille, Excel propose
d'appliquer au contenu d'une cellule des critères de validation. Par exemple, il est possible
d'autoriser uniquement des nombres entiers compris entre deux valeurs, ou encore uniquement
une date valide… Dernière mise à jour : mars 2007
C'est très simple. Vous sélectionnez une cellule ou un champ, puis vous vous dirigez vers le
menu : Données > Validation. L'onglet Option permet de définir les critères de restriction.
On peut même y indiquer une formule mathématique personnalisée !

Imaginons que nous voulions restreindre le contenu à une date comprise entre le 1er janvier
1900 et le 31 décembre 2005. Il suffit de sélectionner Date dans la liste déroulante, puis
d'entrer les dates de début et de fin. Validez en cliquant sur OK.

Les onglets Message de saisie et Alerte d'erreur proposent également l'affichage d'un
message à l'instant où la cellule est cliquée (pour indiquer à l'utilisateur quel type
d'informations inscrire) et quand les données tapées ne sont pas valides (pour lui signifier
l'erreur de saisie).

Cette fonctionnalité permet également de transformer une cellule en une liste déroulante à
choix prédéfinis (repérée par une petite flèche noire orientée vers le bas). De cette manière,
vous pouvez limiter le choix à certaines valeurs précises et vous ne risquez pas de faire des
erreurs si vous souhaitez entrer toujours les mêmes données dans des cellules.

Il vous suffit de taper toutes ces valeurs de base dans une colonne quelconque du tableau. Puis
vous sélectionnez la cellule à transformer en liste déroulante et lui attribuez le critère de
validation Liste. Vous sélectionnez ensuite la liste source grâce à la petite flèche rouge.
Formules Excel : corriger les erreurs

Tout comme le vérificateur orthographique ou de grammaire, il existe un vérificateur de


formule qui teste la cohérence de ce qui est écrit. Dernière mise à jour : mars 2007
Une cellule présentant une formule erronée affiche un petit triangle vert dans le coin supérieur
gauche.
Excel peut vous proposer, le cas échéant, de repérer l'erreur en cliquant sur le point
d'exclamation jaune qui apparaît en passant la souris sur ce triangle vert.

Pour vous aider à repérer les problèmes qui peuvent se poser, voici les différents types
d'erreur susceptibles de se présenter.

Erreur #####
Il s'agit simplement d'un problème d'affichage, élargissez la colonne contenant la cellule à
problème ou ajustez le contenu à la case : Format > Cellule > Alignement > Ajuster.

Erreur #DIV/0!
Cette erreur est produite lors d'une division par 0. Vérifiez chacune des références de votre
formule pour repérer quelle case contient un résultat nul.Vous pouvez également empêcher le
calcul si le dénominateur est égal à 0 en posant cette condition : =SI(Case à
tester=0;"",Formule).
Remplacez Case à tester par la case devant être non nulle et Formule par votre formule
d'origine.

Erreur #N/A
Excel affiche cette erreur lorsqu'il ne trouve pas de valeur nécessaire au bon fonctionnement
d'une formule ou d'une fonction.Vérifiez votre formule et tapez tous les paramètres
nécessaires aux fonctions utilisées. Vérifiez également que chaque cellule utilisée comme
référence dans votre fonction affiche bien un résultat.

Erreur #NOM?
Cette erreur apparaît lorsqu’Excel ne reconnaît pas le texte dans une formule.Vérifiez
l'existence du nom utilisé (pour référencer une cellule, une plage de cellules, une formule ou
une valeur constante) ainsi que son orthographe. Vérifiez également que vous n'avez pas omis
les deux points (:) nécessaires par la référence d'une plage.

Erreur #NUL!
Cette erreur survient lorsque vous spécifiez une intersection de plages qui en réalité ne sont
pas adjacentes.
Vérifiez que vous avez bien placé les deux points (:) pour séparer la première cellule de la
dernière cellule de la plage référencée. Par exemple, A1:A20 fait référence à la plage qui
s'étend de la cellule A1 à A20 incluse.
Pour faire référence à deux zones qui ne se coupent pas, utilisez l'opérateur d'union point-
virgule (;). Par exemple, si votre formule additionne deux plages, veillez à les séparer par un
point-virgule : SOMME(A1:A10;C1:C10).
Erreur #NOMBRE!
Cette erreur est produite lorsque la donnée numérique attendue n'est pas correcte. Veillez à
bien fournir aux fonctions utilisées les paramètres demandés (en particulier un nombre si elle
attend un nombre…).
Par ailleurs, les nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10 puissance 307 et 1*10
puissance 307.

Erreur #REF!
Cette erreur survient lorsqu'une référence de cellule (exemple : Feuille1!A3 est référence de
cellule) n'est pas valide.
Vérifiez que toutes les références demandées par les formules sont disponibles (existence de
la cellule ou de la plage, accès à un fichier ou un programme…).

Erreur #VALEUR!
Excel affiche cette erreur lorsque le type d'argument ou d'opérande (éléments situés de chaque
côté d'un opérateur) utilisé dans une formule est inapproprié.
Les arguments et opérande peuvent être des valeurs numériques, des valeurs texte, des
références de cellule, des noms ou étiquettes, des fonctions. Les types d'arguments sont
spécifiques à chaque fonction, veillez à suivre l'indication fournie par Excel lors de la frappe
d'une fonction.
Formules Excel : utiliser les fonctions de base

Une fonction est opération mathématique que réalise Excel à notre place. Pour que le résultat
soit correct, il faut entrer des paramètres spécifiques comme des nombres, des valeurs vrai ou
faux, des textes… Dernière mise à jour : mars 2007
Les types de paramètres s'affichent automatiquement lorsque vous tapez la fonction désirée.
Généralement, les paramètres doivent être écrits entre les parenthèses de la fonction, si besoin
est, séparés par des points virgules. Les formules les plus utilisées sont regroupées dans le
bouton formules de la barre d'outils.

Somme
Pour réaliser une somme, il existe un moyen plus simple que d'additionner des nombres avec
le signe '+'. Il suffit de taper "=SOMME()" et d'indiquer entre les parenthèses une suite de
valeurs, séparées par un point virgule. Ces valeurs peuvent être une cellule seule, un intitulé
de champ ou un ensemble de cellules.

Somme sous conditions


Vous pouvez utiliser des critères de condition pour additionner des nombres en fonction d'un
critère. Par exemple, pour additionner tout ce qui a attrait à Sylvie, tapez
"=SOMME.SI(plage à évaluer ; critère ; plage à additionner)". La case affichera alors
149, soit la somme des valeurs situées à droite de chaque cellule ou "Sylvie" apparaît.

Moyenne
Placez vous sur la cellule destinée à recevoir le résultat de l'opération et allez chercher la
fonction Moyenne dans la barre d'outils. Excel repère votre liste de nombres et vous propose
automatiquement une plage à sélectionner sur laquelle effectuer la moyenne.

Max. et Min.
Comme leurs noms peuvent le laisser entendre, ces deux fonctions ont en charge de
déterminer dans une liste de nombres (dans une plage sélectionnée) la valeur maximale ou
minimale.
Comment copier coller un tableau venant d'Internet ?

De temps à autre, il est possible de rencontrer des données sur Internet que l'on souhaite
conserver. Alors, un simple copier coller détruit l'harmonie du tableau via Excel. Voici la
manipulation à effectuer : Dernière mise à jour : février 2009
Tout d'abord, repérez le tableau à copier. Faites un clic droit et sélectionnez Copier".

Ouvrez ensuite une feuille Excel et faites Collage spécial.

Une fenêtre s'ouvre; il s'agit de sélectionner Texte.

Votre tableau sera alors mis en bonne et due forme dans votre fichier Excel.
Comparer deux classeurs - Excel 2003
Pour comparer les valeurs de deux classeurs, il peut être pratique de
les afficher l'un à côté de l'autre et de faire défiler simultanément les
contenus des deux fenêtres. Une nouvelle possibilité offerte avec la
version 2003 d'Excel.

Ouvrez les deux classeurs à comparer dans Excel 2003 puis


déroulez le menu Fenêtre, Comparer en côte à côte avec...

Lorsque vous faites défiler la première fenêtre, horizontalement ou


verticalement, la seconde se déplace de la même façon.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer le côte à


côte de la barre d'outils Comparer en côte à côte.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Compter le nombre d'occurrence d'un
élément - Excel
Dans une feuille de calcul, vous souhaitez compter le nombre d'occurrence d'un certain
élément. Par exemple le nombre de matinées travaillées par vos salariés, qui est représenté
par la valeur Matin.

1. Ouvrez votre feuille de calcul puis placez-vous dans la cellule où vous souhaitez
afficher le nombre total d'élément à compter.

2. Saisissez alors la commande =NB.SI(C5:C16;"Matin") en remplaçant C6:C16 par


l'intervalle de cellules à prendre en compte et Matin par l'élément que vous cherchez.

3. Appuyez alors sur la touche Entrée pour afficher le résultat.


Concaténer plusieurs cellules - Excel
Dans Excel, vous souhaitez fusionner entres elles des chaînes de caractères qui se trouvent
dans des cellules distinctes pour n'en former qu'une seule. C'est ce qu'on appelle la
concaténation. Avec Excel, vous pouvez concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce à
l'opérateur &.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le résultat de la
concaténation de vos cellules.

2. Tapez le signe = puis cliquez sur la première cellule de la chaîne que vous souhaitez
afficher.

3. Saisissez ensuite l'opérateur &


4. Si vous souhaitez insérer un espace avant la prochaine chaîne que vous allez insérer,
rajoutez à la commande " " &

5. Cliquez ensuite sur la seconde cellule. Son nom est ajouté à la suite.

6. Pressez enfin la touche Entrée. Les deux chaînes sont affichées à la suite.

7. Recommencez alors l'opération pour si vous souhaitez concaténer d'autres chaînes.


Connaître le rang d'un élément - Excel
Avec Excel, vous tenez par exemple la liste des notes de vos élèves. Vous
souhaitez connaître le classement de chacun d'eux suivant leurs notes. Vous
pouvez facilement le faire grâce à la fonction RANG.

1. Ouvrez dans Excel votre liste d'éléments dont vous souhaitez afficher les
rangs.

2. Ajoutez une colonne intitulée Rang.

3. Placez vous dans la première cellule de cette colonne qui correspond au


premier élément à classer puis saisissez la fonction suivante :

=RANG(B2;$B$2:$B$9)

où B2 correspond aux coordonnées du premier élément à prendre en


compte pour le classement, ici la note, et B9 les coordonnées du dernier
élément.

4. Appuyez alors sur la touche Entrée.


5. Copiez alors la cellule C2 dans les cellules suivantes de la colonne. Vous
pouvez aussi simplement étirer la cellule C2 jusqu'à la cellule C9 pour
copier la formule.

6. Le classement de chaque élève en fonction de leur note est alors affiché.

7. Si vous souhaitez un ordre inverse pour le classement, utilisez la fonction


: =RANG(B2;$B$2:$B$10;1)

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Créer un graphique transparent - Excel
Lorsque vous créez un graphique dans Excel, l'option vous
permettant de définir la transparence des séries est désactivée,
vous obligeant à choisir une couleur pleine. Il est toutefois possible de
rendre les barres et colonnes de vos graphiques transparentes en
copiant une image transparente.

1. Créez normalement votre graphique. Celui-ci doit être de type


histogramme ou barres.
2. Affichez la barre d'outils Dessin en cliquant sur le menu
Affichage, sur Barres d'outils puis sur Dessin.

3. Dessinez un rectangle sur votre feuille de calculs à l'aide de la


forme automatique Rectangle de la barre d'outils Dessin.

4. Doublez cliquez ensuite dans ce rectangle. Une fenêtre Format


de la forme automatique apparaît.
5. Ouvrez l'onglet Couleurs et traits.
6. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et
choisissez la couleur de votre graphique.
7. Utilisez la barre de défilement Transparence afin de régler la
transparence.

8. Dans la zone Bordure, déroulez la liste Couleur et choisissez


l'option Aucun trait.
9. Cliquez enfin sur le bouton Ok.
10. Cliquez sur le rectangle que vous venez de créer puis
déroulez le menu Edition et cliquez sur la commande Copier.
11. Activez votre graphique en cliquant dessus puis cliquez
sur la série en histogrammes ou en colonnes pour la
sélectionner.
12. Déroulez le menu Edition et cliquez sur la commande
Coller. Votre graphique devient transparent.

13. Si vous préférez ajouter une bordure à votre série, double


cliquez dessus puis, dans l'onglet Motifs, définissez une
bordure. Cliquez enfin sur Ok.
Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009
Définir une zone d'impression - Excel
Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité d'une feuille
de calcul. Vous pouvez en effet définir une zone d'impression
contenant un unique tableau par exemple pour l'imprimer.

1. Dans Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitez


imprimer puis déroulez le menu « Fichier ». Cliquez sur
« Zone d'impression » puis sur « Définir ». La zone
imprimable est alors représentée par des pointillés.

2. Cliquez sur le menu « Fichier puis sur « Imprimer ».


3. Choisissez votre imprimante, définissez ses paramètres qui
« cliquez » sur le bouton Ok pour démarrer l'impression.

Seul le contenu de la zone d'impression sera imprimé.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Délimiter la zone à Imprimer - Excel
Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité de votre feuille de calculs. Vous
pouvez en effet limiter la zone d'impression à une partie d'un tableau par exemple.

1. Dans votre feuille de calculs Excel, sélectionnez la plage de cellules à imprimer avec
votre souris.

2. Déroulez le menu « Fichier », « Zone d'impression » et cliquez sur « Définir ».

3. Des traits pointillés entourent alors la zone qui sera imprimée.

4. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu « Fichier »,


« Imprimer » puis en cliquant sur le bouton Ok.
Détecter les doublons - Excel
Si votre feuille de calcul comporte de nombreuses lignes, il peut être
fastidieux de trouver les éléments identiques présents plusieurs fois. Pour
détecter facilement les doubles, une simple formule suffit.

1. Dans la première ligne, placez-vous dans la cellule qui se trouve


à droite de vos informations.
2. Saisissez alors la formule suivante : =A1 & B1 afin de créer une
chaîne résumant le contenu de la ligne. Cette chaîne nous servira
à trouver les doublons. Si votre tableau contient plus de 2
colonnes, il vous suffit simplement de les rajouter à la formule.
Validez par Entrée.
3. Copiez ensuite cette cellule dans les autres cellules de cette
colonne à droite de vos informations. Toutes vos entrées
disposent donc d'une chaîne les résumant.

4. Placez-vous ensuite dans la première cellule à droite de celle où


vous avez précédemment entrée la formule, D1 dans notre
exemple.
5. Saisissez alors la formule suivante :

=SI(NB.SI($C$1:C1;C1)>1;"Doublon";"")
6. Validez par Entrée puis copiez cette cellule dans les autres
cellules de la colonne. L'information Doublon apparaît alors
pour les informations présentes plusieurs fois. Il ne vous reste
alors plus à supprimer ces lignes redondantes.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Du texte et des valeurs dans une cellule

Pour intégrer du texte et des valeurs dans une seule cellule, procédez
comme suit :

Commencez par un = puis ajoutez un & entre texte et valeur (le texte doit être
mis entre deux " ").

Exemple :

Cela donne (après recopie) :


Figer les volets

A quoi ça sert ? : Les titres de vos colonnes ne bougent pas quand vous
déroulez votre feuille vers le bas.

Pour « figer les volets », sélectionnez la première cellule en haut à gauche


qui ne doit pas être figée (en sélectionnant B2 vous figez la colonne A et la ligne
1). Puis faites « Fenêtre » => « Figer les volets » :

Le résultat :

Pour annuler ceci, faites simplement « Fenêtre » => « Libérer les volets ».
Forcer le renvoi à la ligne – Excel
Pour améliorer la lisibilité de vos cellules, vous pouvez couper
manuellement une phrase cellule sur plusieurs lignes en forçant le
renvoi à la ligne.
1. Cliquez sur la cellule contenant le texte que vous souhaitez
couper.
2. Appuyez sur la touche F2 pour l'éditer.

3. Placez le « curseur » à l'endroit où vous souhaitez effectuer le


renvoi à la ligne puis utilisez le « raccourci clavier » Alt +
Entrée.
4. Appuyez enfin sur Entrée pour valider.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Imprimer les formules d'un tableau - Excel
Lorsque vous imprimez une feuille de calculs avec Excel, seuls les résultats des formules
que vous avez utilisées sont affichés. Pour comprendre comment les calculs ont été
élaborés, vous pouvez imprimer les formules.

1. Ouvrez votre feuille de calculs avec Excel.

2. Cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».

3. Ouvrez l'onglet « Affichage » puis cochez la case « Formules » dans la rubrique


Fenêtres. « Cliquez » sur Ok.

4. Les formules sont désormais visibles dans les cellules. Imprimez alors votre
document.

5. Pour retrouver les résultats dans les cellules, recommencez l'opération en


« décochant » cette fois la case « Formules ».

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Insérer une date fixe - Excel
Les fonctions maintenant() et aujourdhui() vous permettent
d'insérer la date et l'heure courantes dans une cellule. Or à
chaque fois que vous ouvrez votre feuille de calculs, ces
informations sont mises à jour. Si vous souhaitez insérer la date et
l'heure actuelles, mais qu'elles ne bougent plus, pour signaler la date
de dernière mise à jour par exemple, vous n'êtes pas obligé de saisir
manuellement ces informations.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez


insérer la date ou l'heure courante.
2. Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « ; » pour
insérer la date du jour.

3. Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « : » pour


insérer l'heure courante. Ces informations sont fixes et ne
bougeront pas.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Masquer des données avant l'impression
Excel
Lorsque vous imprimez un document dans Excel, vous ne souhaitez pas forcément faire
apparaître toutes les données. Vous pouvez facilement « masquer » des lignes, des
colonnes ainsi que des cellules pour ne pas qu'elles soient imprimées.

1. Pour « masquer » une colonne, « cliquez » dessus avec « le bouton droit de la


souris » et choisissez la commande « Masquer ». Vous pouvez également
sélectionner la colonne et utiliser le « raccourci clavier » Ctrl + 0.

2. Pour « masquer » une ligne, « cliquez » dessus avec « le bouton droit de la souris »
et choisissez la commande « Masquer ». Vous pouvez également sélectionner la
ligne et utiliser le « raccourci clavier » Ctrl + 9.

3. Enfin, pour « masquer » une cellule, il vous suffit simplement de la sélectionner et


de changer la couleur du texte pour du blanc.

4. Pour afficher de nouveaux vos données,


sélectionnez les colonnes ou lignes entourant
celles que vous avez masquées et choisissez la
commande « Afficher ». Pour les cellules où
vous avez passé le texte en blanc, repassez-le en
noir.
Masquer les entêtes de ligne et de colonne
Voici un exemple d’une application dont les entêtes sont masqués :

Pour les masquer, c’est très simple …

Cliquez sur « Outils » => « Options » puis décochez « En-têtes de ligne et de


colonne » :
Les entêtes sont « masqués » :

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Masquer les zéros - Excel
Par défaut, Excel affiche toutes les informations que vous
saisissez, même les zéros. Dans une feuille de calculs qui en contient
beaucoup, il peut être difficile de voir les informations importantes.
Vous pouvez choisir de masquer tous les zéros de la page, même s'il
s'agit de résultats de fonctions.

1. Cliquez sur le menu « Outils » puis sur « Options ».


2. Ouvrez l'onglet « Affichage ».
3. Dans la zone « Fenêtre », décochez la case « Valeurs zéro. »

4. Cliquez sur Ok.


5. Les zéros ne sont désormais plus affichés à l'écran, mais
également à l'impression. Cochez de nouveau la case pour les
faire réapparaître.

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Masquer une feuille de calcul – Excel
Si votre classeur comporte de nombreuses feuilles, il peut être difficile de s'y retrouver dans
leurs onglets en bas de page. Si certaines feuilles vous servent rarement car elles contiennent
uniquement des calculs, mieux vaut alors les masquer.

1. Ouvrez votre classeur dans Excel.

2. « Cliquez » en bas de l'écran sur l'onglet de la feuille que vous souhaitez


masquer.

3. Cliquez ensuite sur le menu « Format », sur « Feuille » puis sur « Masquer ».
L'onglet portant le nom de la feuille disparaît alors.

4. Rassurez-vous, la feuille n'a pas été supprimée. Pour l'afficher de nouveau,


cliquez sur le menu « Format », sur « Feuille » puis sur « Afficher ».

5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la feuille que vous souhaitez afficher parmi
toutes celles qui sont masquées. Cliquez enfin sur Ok.
Mettre en page la feuille de calculs - Excel
Si la zone d'impression de votre feuille de calculs ne tient pas sur une seule page, Excel la
découpe automatiquement pour la répartir sur plusieurs pages. Vous pouvez personnaliser
l'emplacement des sauts de page.

1. Commencez par afficher la répartition des différentes pages en déroulant le menu


« Affichage » puis en cliquant sur la commande « Aperçu des sauts de page. »

2. Vous pouvez alors agencer selon vos besoins la pagination en faisant glisser les
lignes bleues à l'aide de la souris.

3. Pour revenir à l'affichage standard, cliquez sur le menu « Affichage » puis sur
« Normal ».
Mieux mettre en avant les erreurs Excel
Dans Excel, lorsqu'une cellule contient une erreur de formule, une division par 0 par exemple
ou bien une référence incorrecte à une cellule, un message d'alerte vert est affiché dans celle-
ci. Pour rendre ces erreurs plus visibles, vous pouvez demander à Excel de les signaler par un
petit triangle rouge.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

2. Ouvrez l'onglet Vérification des erreurs.

3. Déroulez la liste Couleur de l'indicateur d'erreur et choisissez une couleur plus


visible que le vert, le rouge par exemple.

4. Validez enfin par Ok. Le triangle en haut à gauche des cellules contenant des erreurs
sera alors rouge.
Modifier l'échelle d'un graphique - Excel
Avec Excel, vous avez tracé un graphique avec différentes valeurs issues de votre classeur. Or
le graphique créé ne commence pas à zéro et n'est centré que sur vos valeurs. Pour corriger
cela, vous pouvez prendre en compte une plage plus large de valeur pour vos axes.

1. Dans Excel, créez un graphique.

2. Double cliquez sur l'axe dont vous souhaitez modifier l'échelle, l'axe des ordonnées
par exemple.
3. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Echelle.

4. Saisissez alors dans les champs Minimum et Maximum l'intervalle de valeurs


affichées, entre 0 et 140 par exemple.

5. Cliquez enfin sur le bouton Ok


Ouvrir un document au démarrage - Excel
Lorsque vous exécutez Excel un classeur vierge est ouvert. Vous pouvez
choisir d'afficher automatiquement le document de votre choix au
démarrage d'Excel, sans avoir à passer par un raccourci spécifique.

1. Dans Excel, ouvrez le document que vous souhaitez afficher


automatiquement au démarrage d'Excel.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » puis sur « Enregistrer sous ».

3. Enregistrez alors votre document dans le dossier « xlstart » qui se trouve


dans le dossier d'installation d'Office, C:\Program Files\Microsoft
Office\OFFICE11\XLSTART par exemple.

4. Validez par Ok. Désormais, ce document sera ouvert au démarrage


d'Excel
Recopie incrémentée d’une liste déroulante

Dans la plupart des cas les listes déroulantes multiples sont une meilleure
alternative à cette astuce.

Sinon, voici une petite astuce qui permet d’effectuer une recopie
incrémentée de listes déroulantes classiques.

Sélectionnez les lignes contenant votre/vos liste(s) déroulante(s).

Copiez-les sur une autre feuille.


Revenez sur votre feuille initiale puis insérez de nouvelles lignes tout en conservant
la même sélection.

Retournez sur votre seconde feuille, coupez la sélection …


… et collez-la sur les lignes que vous venez d’insérer.

La copie est faite :


Les listes fonctionnent correctement :

Il suffit ensuite de recommencer la démarche avec 8 listes, 16 listes, …


jusqu’à ce que vous obteniez le nombre de listes souhaitées. Le processus
est moins long qu’il n’y paraît, pour obtenir quelques milliers de listes
déroulantes, quelques minutes suffisent …
Rendre plus lisible son tableau - Excel
Pour rendre plus attrayant un tableau sous Excel, vous pouvez changer le
style d'une ligne sur deux. Ainsi les tableaux qui comportent de nombreuses
données seront plus lisibles.

Tout d'abord, vérifiez dans Excel que la barre Mise en forme est affichée. Pour
cela, déroulez le menu Affichage, puis Barre d'outils, et vérifiez que l'option
Mise en forme est cochée.
Sélectionnez ensuite une ligne sur deux de votre tableau. Pour cela, tout en
maintenant la touche Ctrl de votre clavier enfoncée, sélectionnez avec le
bouton gauche de la souris les cellules sur la seconde ligne du tableau, puis sur
la quatrième ligne, puis sur la sixième ligne etc.

Cliquez sur la flèche orientée vers le bas de l'icône Couleur de remplissage


dans la barre d'outils Mise en forme. Sélectionnez alors une couleur, par
exemple le gris clair.
Les données contenues dans votre tableau sont alors plus lisibles.
Sélectionner la totalité d'un tableau
Microsoft Excel
Pour sélectionner un tableau dans Excel, vous utilisez la souris. Or si votre tableau comporte
de nombreuses lignes et colonnes, cela peut s'avérer ardu. Heureusement qu'un raccourci
clavier est là vous vous faciliter grandement la tâche.

1. Cliquez sur une cellule quelconque du tableau que vous souhaitez sélectionner.

2. Appuyez alors sur la touche « Ctrl » puis, tout en la laissant enfoncée, cliquez sur le
bouton « * »du pavé numérique. Votre tableau est alors automatiquement
sélectionné.

Rapide n'est-ce pas ? Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009


Sélectionner les cellules qui contiennent du
texte Excel
Pour différentier les textes des nombres dans vos feuilles de calcul, vous pouvez
leur appliquer un formatage particulier. Or pour cela, vous devez auparavant,
sélectionner toutes les cellules qui contiennent du texte, ce qui est rapide grâce à
cette astuce.

1. Dans Excel, appuyez sur la touche F5 pour ouvrir la fenêtre Atteindre.

2. Cliquez sur le bouton Cellules.

3. Sélectionnez l'option Constantes puis laissez seulement la case Texte


cochée. Cliquez sur Ok.

4. Toutes les cellules contenant du texte sont alors sélectionnées.


Sélectionner toutes les cellules d'un certain
type Excel
Dans Excel, vous souhaitez sélectionner toutes les cellules de votre document qui contiennent
du texte, pour changer leur taille par exemple. Cela est possible rapidement grâce à la
commande « Atteindre ».

1. Dans votre feuille de calculs, cliquez sur le menu « Edition » puis sur « Atteindre. »

2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton « Cellules ».

3. Choisissez le type de cellules à sélectionner, les cellules contenant du texte


constant par exemple puis cliquez
sur le bouton Ok.

4. Toutes les cellules correspondant à


votre requête sont alors sélectionnées.
Suivre ses comptes sur Excel
Suivre les mouvements de ses comptes est une tâche très importante dans la vie
de tous les jours. Certains logiciels spécifiques existent, à l'instar de Microsoft
Money, mais celui-ci est payant et n'est pas toujours évident à prendre en
main.

Vous pouvez aussi suivre l'évolution de votre compte sur Internet, sur le site
Web de votre banque, mais avoir un complément indépendant est intéressant,
afin de faire des prévisions, ou encore s'apercevoir de dérives possibles (piratage
de carte bleue par exemple).

Utiliser un tableur est un bon moyen pour créer ce complément. Nous allons
utiliser le tableur le plus connu, Excel, pour vous fournir un exemple de suivi de
compte, assez intuitif pour que vos comptes soient clairs.

Pour commencer, créez un nouveau fichier Excel. Renommez la première


feuille Crédits (double-cliquez sur l'onglet pour la renommer). Remplissez
les premières cellules de la même façon que l'exemple ci-dessous, en n'oubliant
pas de transformer la colonne Montant en Euro. Pour cela, sélectionnez les
cellules de la colonne Montant puis cliquez sur la colonne avec le bouton droit
de la souris, et sélectionnez dans le « menu contextuel » la commande Format
de cellule. Dans l'onglet Nombre, sélectionnez Monétaire dans la « liste
déroulante » puis le symbole Euro.
Vous pouvez déjà saisir les différents mouvements de votre compte. Mais nous
allons optimiser cette saisie en créant par exemple « des listes de choix » pour
le type.
Renommez par Type l'une des deux feuilles restantes de votre classeur Excel.
Dans la colonne A, mettez à la suite les types de vos transactions :
alimentation, loisirs, vêtements … Sélectionnez l'ensemble des cellules dans
lesquelles vous avez saisi des données, et cliquez sur le menu « Insertion »,
puis « Nom », et « Définir… » Vous obtiendrez ce formulaire :

Dans l'exemple, nous avons appelé cette liste « Liste », pour être original. Vous
pourrez la sélectionner en cliquant dans la liste de choix aux dessus du tableau
des cellules. Ensuite, retournez sur la page Crédits. Sélectionnez la première
cellule vide dans la colonne « Type. » Allez dans le menu « Données » puis
« Validation… »

Dans la liste « Autoriser », choisissez le paramètre Liste, et dans Source,


saisissez la formule suivante =DECALER(Liste ;0 ;0 ;NBVAL(Liste))
Cette fonction renvoie une référence à une plage de donnée (ici la plage Liste).
Les deux arguments suivants permettent de décaler la plage si celle-ci
correspond à un tableau à plusieurs dimensions. Nous ne la décalons pas car la
liste est composée d'une seule colonne (donc 0 en ligne de décalage, et 0 en
colonne). Enfin, NBVAL(Liste) permet de fixer le nombre d'éléments de la liste
au nombre d'éléments présents dans la plage.
Sélectionnez ensuite cette cellule : un petit carré est disponible dans le coin
en bas à droite. Cliquez dessus, maintenez et faîtes glisser tout le long de
votre colonne : cela permet d'appliquer la fonction définie précédemment à
toutes les cellules. Pour vérifier si cette action a bien fonctionné, cliquez dans
n'importe quelle cellule de la colonne : une flèche doit apparaître à sa droite pour
avoir accès à la liste.

Maintenant, il faut créer la page des débits. La solution la plus simple et la plus
rapide est de copier la page existante.

Faîtes un clic droit sur l'onglet de la page Crédits, et « cliquez » sur la


commande « Déplacer ou copier… » Cochez la case « Créer une copie » et
choisissez un emplacement. Renommez la page en Débits…

Faîtes quelques saisies afin d'avoir des données utilisables pour la suite.

Sélectionnez la dernière feuille disponible. Renommez-la Récapitulatif par


exemple.
Vous pouvez faire une mise en forme de cette façon :
Voici les formules à saisir dans les cellules :

 Date du jour =AUJOURD'HUI() ou passez par le menu Insertion, puis


Fonction. Dans la liste déroulante, sélectionnez Date & Heure puis
double-cliquez sur AUJOURD'HUI.
 Total Crédits =SOMME(Crédits!C:C)
 Total Débits =SOMME(Débits!C:C)
 Etat =B4-C4

Astuce : Le fait de ne pas sélectionner de cellules précises mais une colonne


entière dans la somme permet d'effectuer le calcul au fil des saisies, tout du long
de la feuille. Crédits!C:C représente la colonne des montants de la feuille
Crédits.

Remarques :
- Les trois cellules du Récapitulatif doivent être de « type » Monétaire. - Pour
l'état, vous pouvez améliorer l'affichage de la somme, par exemple l'afficher en
rouge si celle-ci est négative. Pour cela, sélectionnez votre cellule, et allez dans
le menu « Format » puis « Mise en forme conditionnelle » et remplissez les
informations comme ceci :

Vous pouvez ensuite modifier ces tableaux comme bon vous semble, en ajoutant
des dates, d'autres indicateurs… dans le but de gérer votre compte de manière
efficace !

Michel GESBERT le dimanche 15 mars 2009

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