CONDUITE D’UNE REUNION

Intérêt d’une réunion Les causes de dysfonctionnement d’une réunion :

- Contacts directs.
- Réflexion collective. - Réunion mal préparée.
- Information et décision. - Ordre du jour trop chargé.
- Dynamique de groupe et cohésion d’équipe. - Ordre du jour soudainement bouleversé sans motif apparent.
- Projet et suivi. - Réunion se déroulant sans plan.
- Organisation. - Débuter en retard et dépasser l’heure prévue.
- Elaboration des objectifs globaux du groupe concerné. - Trop de participants, des sous-groupes se forment et s’opposent.
- Brainstorming. - Mal dirigé.
- Briefing. - Convoqué trop tard, les participants.
- Débriefing. - L’animateur laisse se jouer des rôles négatifs.
- Résolution de problèmes. - L’animateur dresse le groupe contre lui par son autoritarisme, son
- Laboratoire d’idées. paternalisme, son manque d’organisation ou de méthode.
- Tableau de bord collectif. - L’animateur confond ironie et humour.
- groupe de projet. - Local mal aéré, inconfortable, trop petit.
- Cercle de qualité. - Dérangements extérieurs.
- PV, compte rendu, rapport.
Préparation de la réunion Animer une réunion
- Définir le contenu, objectif, titre, participants, - Adapter son style d’animation en privilégiant les démarches participatives.
date/ heure/durée, plan de déroulement et - Un savoir- être (ouverture, disponibilité, dynamisme).
planning. - Repérer les différents rôles joués par les participants et s’adapter en fonction
- Convoquer les participants. de chacun d’eux.
- Assurer l’organisation matérielle (lieu, Les 3 fonctions de l’animation
aménagement de la salle, matériel, document, Production : apporter des informations, chercher des idées nouvelles ou des
pause). solutions.
- N/B : Souvent le succès d’une réunion dépend Facilitation : organisation des échanges, Timing, modalités de participation.
de la qualité de sa préparation. Régulation : veiller à créer une ambiance positive, réguler les tensions,
communiquer sur les malentendus
Typologie et méthodologie des réunions
Les réunions d’informations descendantes ou briefing. Les réunions d’informations ascendantes ou débriefing
L’animateur expose de façon méthodique un projet ou - Pour connaitre l’état d’avancement d’un travail, les bilans.
un bilan, des idées ou propositions nouvelles, un plan - Est un outil très efficace dans le management des organisations.
de travail, puis vérifier s’il y a besoin d’éclaircissement - Le rôle de l’animateur consiste à organiser la participation du groupe
de la part des participants. en posant les questions utiles et en écoutant.
Les réunions de créativité =brainstorming Les réunions de résolutions de problème
- Tempête des cerveaux. 1ère étape : descendante.
- Ce sont des réunions orientées vers la recherche de 2ème étape : ascendante : expression des opinions des participants.
propositions ou de nouvelles idées. 3ème étape : analyse-débats.
- L’animateur assure le respect des 4 règles qui 4ème étape : créativité
conditionnent la réussite du processus de la créativité 5ème étape : choix des solutions et conclusion.
du groupe.
La méthode SPRI
Les 4 règles Situation-Problème-Résolution-information (Action).
C : Censure interdite : pas de commentaire sur les
LA méthode SOSRA
propositions.
Situation-Observation-Sentiment-Réflexion-Action-Solution
Q : Quantité avant qualité : rechercher le maximum
La méthode QQOQCPC
d’idées
QUI =le public---Quoi =qu’est-ce qu’on attend de l’exposé.
F : Farfelu bienvenu : la convivialité et l’humour facilite
Ou =connaitre le lieu, l’espace de la communication.
la créativité collective.
Quand =connaitre la durée adéquate ou prévue.
D : Démultiplication : encourager les idées voisines ou
Comment =quelle démarche, quelle logique d’approche,
analogiques.
l’organisation des idées.-----Pourquoi = quel intérêt.
NB/une fois la phase de production des idées est
Combien = quantité d’information à produire.
terminée, on procède alors à l’analyse des propositions
La méthode T.O.P
pour sélectionner le plus intéressantes (phase de
Temps prévu pour l’exposé. ---Objectif---Plan de l’exposé
décision).
Organisation matérielle des réunions
L’espace A : ne peut convenir qu’aux réunions types briefing. C’est un espace formellement hiérarchisé. Il ne se prête pas aux
échanges pour décider. Il peut être un espace d’information (grand groupe) à propos de décisions déjà prises.
L’espace B : est intermédiaire et moins formellement hiérarchisé que le précèdent. Il se prête aux différentes réunions. Dans ce
type d’espace, on constate souvent que les participants collatéraux ont des difficultés à communiquer entre eux, apartés mis à
part.
L’espace C : est très convivial et peut convenir aux différentes réunions. Il est très conseillé pour les réunions de résolution de
problèmes et de Brainstorming.