HRM101 - Sage HR Management - Administration Du Personnel - Jour1

Sage HR Management
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Cycle « formation utilisateurs »
Jour 1
Administration du personnel
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1. Gestion des salariés ............................................................................................................ 3

1.1. Présentation .................................................................................................................... 3
1.2. Aide en ligne et vocabulaire........................................................................................... 3
1.3. La fiche du salarié .......................................................................................................... 3
1.3.1. Onglet « adresse » ...................................................................................................... 4
1.3.2. Onglet « Etat-civil » ................................................................................................... 5
1.3.3. Onglet « Entrées » ...................................................................................................... 5
1.3.3.1. Cas du nouveau salarié........................................................................................... 5
1.3.3.2. Cas d’un changement d’affectation........................................................................ 5
1.3.3.3. Cas d’une sortie définitive...................................................................................... 6
1.3.4. Onglet « Contrat » et « Contrat suite »....................................................................... 6
1.3.5. Onglet « Position »..................................................................................................... 9
1.3.6. Onglet « Admin »..................................................................................................... 10
1.3.7. Onglet « Compta » ................................................................................................... 11
1.3.8. Onglet « Paie » ......................................................................................................... 13
1.3.8.1. Paie à l’envers ...................................................................................................... 13
1.3.8.2. Evolution de salaire.............................................................................................. 14
1.3.8.3. Suivi des cumuls du salarié : ................................................................................ 14
1.3.8.4. Exonérations......................................................................................................... 16
1.3.9. Onglet « Participation »............................................................................................ 16
1.3.10. Bouton « Caisses » ................................................................................................... 17
2. Populations de salariés ..................................................................................................... 17
2.1. Recherche rapide d’un salarié ...................................................................................... 18
2.2. Edition de la liste des salariés ...................................................................................... 19
2.3. Les saisies personnalisées ............................................................................................ 19
3. Les entrées et sorties des salariés ..................................................................................... 20
3.1. Entrée d’un salarié........................................................................................................ 20
3.2. Départ d’un salarié ....................................................................................................... 21
3.2.1. Les documents d’entrée............................................................................................ 21
3.2.1.1. Documents............................................................................................................ 22
3.2.1.2. Contenu de la clause............................................................................................. 23
3.2.1.3. Clauses particulières............................................................................................. 23
3.2.1.4. Les conditions ...................................................................................................... 24
3.2.2. Attestation ASSEDIC............................................................................................... 24
3.2.3. Les impressions ........................................................................................................ 25
4. Gestion des droits de vote et les listes électorales............................................................ 27
4.1. Fichier global................................................................................................................ 27
4.2. Les exceptions .............................................................................................................. 27
4.3. Les impressions des listes électorales .......................................................................... 28
5. Les impressions d’états .................................................................................................... 28
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1. Gestion des salariés

1.1. Présentation
La fonction « salaries » (menu personnel) permet d’enregistrer les informations
relatives au personnel. Elles sont classées par thème, dans différents onglets (onglet
« contrat », onglet « entrées », onglet «paye»…..). L’ensemble de ces onglets
constitue la fiche salarie.
Ces fiches peuvent faire l’objet d’une mise à jour en masse dans la fonction « saisie
personnalisée, autres saisie » (menu personnel).
Dans la fonction « populations de salaries » (menu personnel), les salariés peuvent
être regroupés nominativement, pour la réalisation d’un certain nombre de traitements
(calcul par population, éditions par population…).
Les documents liés à l’entrée et au départ du salarié de l’entreprise peuvent être
élaborés (lettre d’embauche, contrat, attestation ASSEDIC…) ainsi que les attestations
maladie/maternité/paternité.
1.2. Aide en ligne et vocabulaire

Vous pouvez accéder à l’aide par les fonctions ci-dessous
- Touche F1
- Menu « ? », puis aide sur fonction
La fonction tunel : le tunel correspond à l’accès enchaîné des fonctions. Par exemple, un clic
droit permet d’accéder à la liste déroulante dans son contenu, mais également dans sa
modification par le tunel.
Les impressions : Il n’y a pas de fonction impression accessible par un raccourci dans les
pages de l’application, celle-ci est accessible par le menu « Fichier / Imprimer », puis il faut
sélectionner dans un second temps les informations concernées par l’impression.
La création des mémos : sélections de documents utilisable et réutilisable dans le contexte de

la fonction.
1.3. La fiche du salarié

L’en-tête de la fiche du salarié est composée des éléments suivants :
- un matricule identifiant de manière unique un individu au sein du dossier. Il peut
être attribué automatiquement (sa structure est alors paramétrable) ou saisi.
- un titre de civilité
- nom et prénom de la personne
- le site dans lequel le salarie a été embauché.
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La création d’une fiche pour un salarié s’effectue en cliquant sur le bouton

« nouveau ». Le passage d’un champ à un autre peut se faire par tabulation. On peut
également dupliquer une fiche salarié existante :
- Soit en remettant à blanc le champ matricule de la fiche à dupliquer (l’attribution du
nouveau matricule se fera ensuite automatiquement)
- Soit en saisissant le nouveau matricule à la place du matricule de la fiche à dupliquer.
1.3.1. Onglet « adresse »

Outre les coordonnées du salarié, il comporte le champ «gestion paie» (à ne pas cocher
pour les catégories de personnel exclues de la gestion de la paie, temporairement ou de
façon permanente).C’est le cas notamment des intérimaires. Le principe est le même
pour le champ «gestion temps».
Une photo peut être ajoutée. Il faut noter que la taille des photos ajouter peut avoir un
impact sur la base de données.
Un code d’accès peut être défini, de façon à contrôler, selon les utilisateurs,
l’accès aux informations concernant un salarié, en consultation et/ou modification.
On pourra par exemple définir un utilisateur qui accèdera aux informations des
salariés par le code spécifique en liaison avec le paramétrage.
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1.3.2. Onglet « Etat-civil »

Certaines informations liées à l’état-civil peuvent être utilisées dans les traitements, d’où
l’intérêt de les renseigner correctement. C’est le cas notamment des champs « adulte à
charge » et « enfant à charge » qui sont utilisé dans le plan de paie standard, pour le
calcul des oppositions sur salarié.
1.3.3. Onglet « Entrées »

Cet onglet détermine l’affectation d’un salarie à un site, dans le temps.
Enregistrement d’une mutation (création d’une sortie du site GAL, puis d’une entrée
dans le site PAR)
1.3.3.1. Cas du nouveau salarié

Dans le cas d’un nouveau salarié, il suffit de renseigner la date d’entrée, et son site
d’affectation.
1.3.3.2. Cas d’un changement d’affectation
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Dans le cas d’un changement d’affectation, il faut renseigner une date de sortie et le
motif de la sortie sans cocher la case de sortie définitive.
1.3.3.3. Cas d’une sortie définitive
Dans la rubrique « SORTIE », cocher la case définitive afin de

déclencher le calcul du solde des congés et l’édition des attestations.
Enregistrement d’une sortie définitive

Il convient de bien renseigner tous les champs du bloc « sortie », notamment la « date de
dernière présence », pour l’alimentation des champs de l’attestation ASSEDIC.
1.3.4. Onglet « Contrat » et « Contrat suite »

Il comporte notamment certaines mentions obligatoires sur le bulletin de salaire telles
que l’emploi et la convention collective.
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Le champ « Statut cadre » est souvent utilisé dans les rubriques du plan de paye
standard, notamment pour le calcul des cotisations de retraite, d’où l’intérêt de bien le
renseigner.
Création d’un nouvel enregistrement (ex : passage de mi-temps à temps complet)
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Il comporte les données contractuelles relatives à l’horaire de travail et au classement

conventionnel.
Le champ « planning type» n’est accessible en saisie que pour les salariés pour
lesquels on a coché « Gestion Temps » dans l’onglet « Adresse ». Lorsque ce champ
est vide, le système se base sur le planning par défaut défini dans Paramètres
généraux / valeurs paramètres / Chapitre TPS – paramètre PLANNING.
Ces éléments relatifs à la position du salarié dans la classification conventionnelle

applicable s’impriment sur le bulletin de salaire.
Documents à générer :
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Documents à générer, après avoir sélectionné le contrat, vous pouvez choisir les clauses
spécifiques à ajouter, et consulter les documents précédemment générés.
Les clauses spécifiques sont paramétrées dans la fonction Personnel/Documents

d’entrée/Clauses documents d’entrée
Les documents générés sont accessibles par la fonction Personnel/documents

d’entrée/documents d’entrée.
1.3.5. Onglet « Position »

Toute modification d’un élément de cet onglet doit se traduire par un nouvel
enregistrement (notamment pour la gestion des périodes d’activité de la DADS-U).
La modification des taux AT peut se faire directement de cet onglet, et à partir

n’importe quelle fiche salarié (en clic droit sur « Code AT ») :
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La modification du taux AT peut se faire en accédant directement à la fonction

concernée dans Paramétrage/table Paie Accident du travail
1.3.6. Onglet « Admin »

Les informations sur le « lieu de travail » ne sont à renseigner que pour les salariés
affectés dans un site différent de celui auquel ils sont liés contractuellement. C’est
une information destinée à la DADS-U.
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1.3.7. Onglet « Compta »

La modélisation comptable analytique peut se faire suivant plusieurs axes (jusqu’à 9).
La ventilation analytique peut être effectuée suivant :
• La répartition définie dans cet onglet « Compta » de la fiche salarié (exemple,

ci-dessous)
• La saisie analytique issue du module Gestion des Temps et des Activités
• La saisie analytique de chaque bulletin de paye dépend du type d'initialisation

associé à chaque axe analytique :
Conservation -> idem que la paye précédente
Standard -> section par défaut (paramétrage / interface comptabilité / section par
défaut)
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Annulation -> pas de ventilation analytique

Maj auto -> selon l'imputation analytique des temps saisis sur une période.
• Lorsque l’on initialise la répartition analytique en mode conservation, il est possible
de créer des Clés de répartition standards que l’on va pouvoir affecter à un ou
plusieurs salariés.
• Exemple de répartition à priori
• Les références bancaires du salarié sont enregistrées dans cet onglet.

Attention, le champ « Banque » correspond à la banque de l’entreprise, celle
du salarié étant précisée dans « domiciliation » :
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1.3.8. Onglet « Paie »

1.3.8.1. Paie à l’envers
Lorsque la case « paie à l’envers » est cochée, par défaut, la rubrique objectif, la
variable objectif et la variable incidente sont proposées en fonction des paramètres
saisis dans le plan de paye (paramétrage / valeurs paramètres / chapitre plan de
paie) :
C’est une variable salarié NET_PAIE (variable objectif) qu’il faudra saisir le montant
du salaire net souhaité. Ce montant s’inscrira dans la rubrique objectif (SAL_NET).
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L’élément « variable » est SALAIRE (salaire de base) : le système calcul le salaire de

base, compte tenu du salaire net souhaité.
1.3.8.2. Evolution de salaire

Le choix des variables ou des rubriques dont on souhaite suivre l’évolution est indiqué
dans les valeurs paramètres (Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs
paramètres – chapitre PAY).
La mise à jour de « l’évolution de salaire » se fait après exécution du traitement

d’extraction historique, dans la fonction « Extraction historique » (Personnel / Traitements
/ Extraction historique)
1.3.8.3. Suivi des cumuls du salarié :

Le choix des cumuls du salarié à suivre dans les fiches est précisé lors du
paramétrage des cumuls (Paramétrage / plan de paye / cumuls) ou du paramétrage des
rubriques (Paramétrage / plan de paye / rubriques).
• Exemple 1 : choix d’alimenter le cumul « Brut annuel » de la fiche du salarié par le

cumul de paie BRUT_A. Paramétrage du cumul :
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Exemple 2 : choix d’alimenter le cumul « Brut annuel » de la fiche du salarié par la

valeur de la rubrique BRUT. Paramétrage de la rubrique :
• La périodicité de remise à zéro de ces cumuls est indiquée dans les valeurs
paramètres (Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres : chapitre
plan de paye) :
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• La mise à jour des cumuls de la fiche du salarié se fait en temps réel. Toutefois, en
cas de modification de la périodicité ou du mode d’alimentation de ces cumuls par
exemple, le lancement du traitement d’extraction historique (Personnel / Traitements /
Extraction historique) permet une nouvelle mise à jour :
1.3.8.4. Exonérations
Lorsque l’employeur bénéficie, pour un salarié donné, d’une exonération de charges, il
faut préciser le code exonération correspondant, (le code exonération est paramétré
dans Paramétrage / Plan de paye / Exonérations) :
Sélectionner le type d’exonération ainsi que la période pendant laquelle elle doit
s’appliquer.
1.3.9. Onglet « Participation »
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Historisé, cet onglet permet de préciser les fonds de placement du salarié et leur
répartition. Les sections qui peuvent être alimentée sont participation et Intéressement.
1.3.10. Bouton « Caisses »

Il permet d’affecter un salarié à une caisse (un Centre de Sécurité Sociale par
exemple). On pourra ensuite, par tunnel, consulter directement les coordonnées de ce
centre, depuis la fiche salarié.
2. Populations de salariés
• La fonction « Populations de salariés » (Personnel / Populations de salariés) permet
de définir un regroupement de salariés.
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• Une population regroupe un ensemble de salariés mais elle peut également être
composée de sous-populations.
• Ce regroupement peut ensuite être utilisé dans des traitements (exemple : calcul de
paie pour une population).
La sélection des salariés peut se faire en masse grâce au bouton clic-droit «Sélection
salarié». Exemple : sélection de salariés dont la durée hebdomadaire de travail est
inférieure 35 heures :
2.1. Recherche rapide d’un salarié

L’accès à la fiche d’un salarié peut se faire notamment par la saisie du nom sur le
champ matricule. S’il existe des homonymes, une fenêtre permet de sélectionner le
salarié concerné :
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2.2. Edition de la liste des salariés

« Fichier /liste » permet d’éditer la liste de tous les salariés d’une société, d’un site
d’un profil ou d’un service. « Fichier /impression » donne le contenu de la fiche du
salarié.
2.3. Les saisies personnalisées

Des assistants à la saisies sont disponibles afin de permettre une gestion transversale des
fiches et des données.
Visites Médicales : permet de consulter et/ou de modifier les informations relatives aux
visites médicales des salariés (Date de visite médicales, heure, docteur, aptitude et
observation)
Provision CP : consultation uniquement des provisions CP en fonction du solde de jour poour
chaque collaborateurs.
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Suivi augmentations : permet de consulter et/ou de modifier, suivant plusieurs critères, des
informations relatives aux salariés, sous forme d'un tableau, dont le contenu est entièrement
paramétrable.
Les actions présentes dans ces tableaux de saisies sont l’export et le mail via le workflow
employé. L’export permet de ré-exploiter les données par un tableur ou une base de données
externe.
Les autres saisies permettent d’accéder à des informations complémentaires. L’accès

s’effectue par un clic droit dans le champ « Code écran ».
La mise en place de nouveaux écrans de saisis fait parti des actions de paramétrage.
3. Les entrées et sorties des salariés

3.1. Entrée d’un salarié
Cette fonction permet de créer une « fiche salarié entrant» pour une personne en
cours d’embauche avec un numéro d’identifiant. Les principales informations relatives
au salarié sont saisies afin de permettre l’édition des documents tels que le contrat de
travail et la lettre d’embauche. Lorsque l’embauche est effective, le bouton
« embauche » permet de transformer « la fiche salarié entrant» en « fiche salarié
réelle », avec l’attribution d’un matricule.
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3.2. Départ d’un salarié

Le bouton « Extraction » permet d’extraire des différentes tables, les données relatives
au salarié et liées à son départ de l’entreprise. Elles permettront ensuite d’éditer
l’attestation ASSEDIC, le certificat de travail et le solde de tout compte. Certains
renseignements sont à compléter après extraction (exemple : sur l’attestation
ASSEDIC, il faudra préciser, s’il y a lieu, l’existence d‘un lien de parenté avec le chef
d’entreprise). Il est important d’avoir renseigné correctement le pavé sortie de l’onglet
« Entrées » de la fiche du salarié, avec notamment la date de dernière présence.
3.2.1. Les documents d’entrée
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Les documents d’entrée font référence aux données renseignées dans le formulaire d’entrée
Le paramétrage des documents d’entrée définit les types de données récupérables. Dans votre
périmètre, vous pouvez personnaliser les clauses de ces documents.
Personnel \ Documents d'entrée > Clause document d'entrée
Une clause est constituée d’un code, ainsi que des valeurs d’appel des données présentes dans
le formulaire d’entrée du salarié. Ces valeurs sont inscrites entre crochet, par exemple :
[SOCIETE]
Vous devez vous rapprocher du paramétrage si vous souhaitez saisir d’autres informations
dans ce formulaire.
3.2.1.1. Documents
Sélectionner dans « Document » le type de document concerné par cette clause
- Contrat de travail
- Lettre d’embauche
- Avenant
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3.2.1.2. Contenu de la clause

Lors de la génération du document final, les différentes clauses sont affichées les unes à la
suite de autres dans l’ordre croissant des rangs.
Le saut de ligne avant indique si l'impression de cette clause, doit être précédée d'un saut de
ligne alors que le saut de ligne après indique si l'impression de cette clause, doit être suivie
d'un saut de ligne.
L’intitulé de la clause contient de titre de la clause à imprimer si nécessaire
La clause est constituée d’information textuelle, et d’information calculée en fonction des

conditions d’exécution du document. Celle-ci est présente entre crochet dans le champ clause.
3.2.1.3. Clauses particulières

Il est possible de créer des clauses Générales et des clauses particulières.
Les clauses générales seront générées sous conditions dans le document final.
Concernant les clauses particulières, il faut préciser le rang de la clause particulière, afin de
définir l’emplacement de celle-ci dans le document final.
Les clauses particulières sont sélectionnées lors de la définition des clauses du contrat.
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3.2.1.4. Les conditions

Il est possible de créer des clauses qui s’afficheront sous condition.
Soit la clause concernée est unique et son exécution détermine si celle-ci doit s’afficher
Le rang est unique pour cette clause qui s’exécutera sous condition.
Soit la clause est multiple, possède le même numéro de rang et l’édition du document va
permettre d’afficher la clause correspondant aux critères de sélection.
Exemple : le cas des ruptures de contrat [F:PRO]STACAT="NCA" et la rupture de contrat

cadre [F:PRO]STACAT<>"NCA"
3.2.2. Attestation ASSEDIC

Dans le cas de la sortie définitive des salariés, il est nécessaire d’éditer l’attestation
ASSEDIC. Pour cela, il faut aller dans le menu Impression / Impression , puis sélectionner
ASSEDIC
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Dans le formulaire, il faut renseigner le matricule du salarié concerné et imprimer le

document.
L’attestation reprend alors les informations présentes dans la base HR-Management pour
alimenter les différentes feuilles de l’attestation.
3.2.3. Les impressions

Quelques impressions courantes :
La déclaration préalable à l’embauche, dans la fonction Impression : DECEMB
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Le solde de tous compte dans la fonction Impression : SOLDTTCPT
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4. Gestion des droits de vote et les listes électorales
4.1. Fichier global

Définir les critères d’affichage de la liste électorale par le menu Personnel > Listes électorales
Pour être déclaré électeur le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du
premier tour :
Etre un salarié actif d'après sa fiche salarié ;
Etre affecté à un site d'après son historique des entrées/sorties de sa fiche salarié;
Avoir une ancienneté de plus de trois mois, c'est à dire une succession de
périodes d'entrées/sorties continues d'au moins trois mois à la date du premier
tour ;
Ne pas être intérimaire, c'est à dire qu'aucun de ses contrats de travail de sa fiche
salarié qui ont été en vigueur moins de trois mois avant la date du premier tour ne
doit être de type intérimaire ;
Etre âgé d'au moins 16 ans.
Pour être déclaré éligible, le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du
premier tour :
Etre déclaré électeur ;

Avoir une ancienneté d'au moins 1 an ;
Ne pas avoir été intérimaire au cours des 12 mois qui précède le premier tour ;
Etre âgé d'au moins 18 ans.
Le logiciel ne peut retrouver toutes les autres conditions requises (comme ne pas être
stagiaire, par exemple). Celles-ci doivent donc être gérées au cas par cas via les codes
d’exceptions.
4.2. Les exceptions

Les cas d’exceptions des droits de vote et des droits à l’éligibilité sont gérés dans des tables de
paramétrage.
Il faut donc pour chaque personne concerné par ces exceptions, renseigner les colonnes
correspondantes.
En se positionnant sur la colonne des exceptions, il est possible « d’appliquer au dessous » les
informations saisies.
Puis terminer par Enregistrer. Lors de la réédition de ce document, les exceptions sont
conservées.
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4.3. Les impressions des listes électorales

Dans le document d’édition des listes électorales, accéder au menu Fichier / Imprimer / Fiche
Et sélectionnez par société, les collèges électoraux, la date du premier tour, l’élection ainsi
que la type de liste (Salariés électeurs, salariés éligibles, liste d’émargement)
5. Les impressions d’états
Impressions / Impressions
Plus de 150 états sont disponibles et permettent d’afficher différents documents ainsi que
différents états
Code Nom de l’impression

ASSEDIC Attestation ASSEDIC
LISTELEC Liste électorale
BILAN Bilan social (résumé)
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De même dans Impression / Impression groupe
Les états sont stockés par catégories

- Etats légaux
- Gestion des temps
- Historique
- Charges …
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1. Gestion des salariés ............................................................................................................ 3

1. Gestion des salariés

1.2. Aide en ligne et vocabulaire

La création des mémos : sélections de documents utilisable et réutilisable dans le contexte de

1.3. La fiche du salarié

La création d’une fiche pour un salarié s’effectue en cliquant sur le bouton

1.3.1. Onglet « adresse »

1.3.2. Onglet « Etat-civil »

1.3.3. Onglet « Entrées »

1.3.3.1. Cas du nouveau salarié

1.3.3.2. Cas d’un changement d’affectation

1.3.3.3. Cas d’une sortie définitive

Dans la rubrique « SORTIE », cocher la case définitive afin de

Enregistrement d’une sortie définitive

1.3.4. Onglet « Contrat » et « Contrat suite »

Création d’un nouvel enregistrement (ex : passage de mi-temps à temps complet)

Il comporte les données contractuelles relatives à l’horaire de travail et au classement

Ces éléments relatifs à la position du salarié dans la classification conventionnelle

Les clauses spécifiques sont paramétrées dans la fonction Personnel/Documents

Les documents générés sont accessibles par la fonction Personnel/documents

1.3.5. Onglet « Position »

La modification des taux AT peut se faire directement de cet onglet, et à partir

La modification du taux AT peut se faire en accédant directement à la fonction

1.3.6. Onglet « Admin »

1.3.7. Onglet « Compta »

La ventilation analytique peut être effectuée suivant :

• La répartition définie dans cet onglet « Compta » de la fiche salarié (exemple,

• La saisie analytique de chaque bulletin de paye dépend du type d'initialisation

Annulation -> pas de ventilation analytique

• Exemple de répartition à priori

• Les références bancaires du salarié sont enregistrées dans cet onglet.

1.3.8. Onglet « Paie »

L’élément « variable » est SALAIRE (salaire de base) : le système calcul le salaire de

1.3.8.2. Evolution de salaire

La mise à jour de « l’évolution de salaire » se fait après exécution du traitement

1.3.8.3. Suivi des cumuls du salarié :

• Exemple 1 : choix d’alimenter le cumul « Brut annuel » de la fiche du salarié par le

Exemple 2 : choix d’alimenter le cumul « Brut annuel » de la fiche du salarié par la

1.3.9. Onglet « Participation »

1.3.10. Bouton « Caisses »

2.1. Recherche rapide d’un salarié

2.2. Edition de la liste des salariés

2.3. Les saisies personnalisées

Les autres saisies permettent d’accéder à des informations complémentaires. L’accès

3. Les entrées et sorties des salariés

3.2. Départ d’un salarié

3.2.1. Les documents d’entrée

Personnel \ Documents d'entrée > Clause document d'entrée

3.2.1.2. Contenu de la clause

L’intitulé de la clause contient de titre de la clause à imprimer si nécessaire

La clause est constituée d’information textuelle, et d’information calculée en fonction des

3.2.1.3. Clauses particulières

3.2.1.4. Les conditions

Exemple : le cas des ruptures de contrat [F:PRO]STACAT="NCA" et la rupture de contrat

3.2.2. Attestation ASSEDIC

Dans le formulaire, il faut renseigner le matricule du salarié concerné et imprimer le

3.2.3. Les impressions

La déclaration préalable à l’embauche, dans la fonction Impression : DECEMB

Le solde de tous compte dans la fonction Impression : SOLDTTCPT

4. Gestion des droits de vote et les listes électorales

4.1. Fichier global

Etre déclaré électeur ;