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MANUEL DE PROCEDURE

SAGE PAIE I7 V8

Janvier 2017
Manuel de procédure SAGE PAIE i7 V8

SOMMAIRE
I- Démarrer/Arrêter l’application ...................................................................................................... 3
II- Ouvrir une base de données .......................................................................................................... 3
III- La barre de favoris ...................................................................................................................... 4
IV- La barre d’outils .......................................................................................................................... 4
V- Créer un salarié ............................................................................................................................... 5
Etat civil ............................................................................................................................................... 6
Coordonnées ........................................................................................................................................ 6
Contrat................................................................................................................................................. 7
Poste .................................................................................................................................................... 8
Paie ...................................................................................................................................................... 9
Congés ............................................................................................................................................... 10
Administratif ...................................................................................................................................... 11
Compétences ..................................................................................................................................... 11
VI- Préparer un bulletin salarié ...................................................................................................... 12
Onglet Valeurs de base...................................................................................................................... 14
Onglet Rubriques ............................................................................................................................... 15
Modifier la valeur d’une rubrique...................................................................................................... 15
Activer / désactiver une rubrique ...................................................................................................... 16
Onglet Bulletin calculé....................................................................................................................... 17
VII- Editer un bulletin ...................................................................................................................... 17
VIII- Edition des états de paie .......................................................................................................... 18
Livre de paie....................................................................................................................................... 18
Etats CNSS/ états IPTS/ états des virements ..................................................................................... 19
IX- Clôture du mois ......................................................................................................................... 20
X- La passation comptable ................................................................................................................ 21
XI- Ouverture de mois .................................................................................................................... 21
XII- Les états GA............................................................................................................................... 22
Création ............................................................................................................................................. 22
Modification ...................................................................................................................................... 25
Les sélections ..................................................................................................................................... 26

ATS 2017
Manuel de procédure SAGE PAIE i7 V8

Ce manuel de procédure est un aide-mémoire qui vous accompagne dans


l’utilisation de votre logiciel de paye SAGE. Il a pour vocation de vous aider à
maitriser les fonctionnalités de votre logiciel de paie SAGE. Toutefois, une
formation initiale s’avère indispensable pour une bonne prise en main.

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I- Démarrer/Arrêter l’application
Pour démarrer l’application Sage Paie il suffit de faire un double clic sur le
raccourci situe sur le bureau de votre ordinateur ou de :
1- Cliquer sur le bouton « démarrer » ;
2- Cliquer sur « tous les programmes » ;
3- Cliquer sur Sage ;
4- Cliquer sur Sage Paie & RH pour lancer l’application ;
5- La fenêtre de connexion s’affiche. Saisir le nom d’utilisateur et le mot de
passe puis cliquer sur Continuer.

Pour arrêter le programme, faire Fichier /fermer puis Fichier /Quitter.

II- Ouvrir une base de données


1- Cliquer sur le bouton Ouvrir dans la barre de menue horizontale ou faire
Ficher /Ouvrir ;
2- Choisir la base de données concernée et cliquer sur Ouvrir.

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III- La barre de favoris


La barre de favoris occupe le côté gauche et toute la hauteur de la fenêtre du
programme ; elle peut être élargie mais ne peut pas être déplacée.
La barre de favoris s’active en sélectionnant la commande Fenêtre /Barre de
favoris.

IV- La barre d’outils


La barre d’outils occupe le haut et toute la hauteur de la fenêtre du programme
et comporte des raccourcis vers les menus les plus utilisés.
La barre d’outils s’active en sélectionnant la commande Fenêtre /Barre d’outils.
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V- Créer un salarié
Avant de procéder à la création d’un salarié, il faut s’assurer d’avoir les
informations nécessaires le concernant (les coordonnées personnelles et
bancaires, numéro de sécurité sociale…).
Il est possible de laisser certaines zones non renseignées et de compléter la
fiche par la suite.

Pour créer un nouveau salarié cliquer sur le bouton « créer un salarié » dans la
barre de favoris ou :
1- Afficher la liste des salariés en faisant Listes /Fiches de personnel ou en
cliquant sur « Liste des salariés » dans la barre verticale ou encore en
cliquant sur l’icône ‘Salariés’ dans la barre d’outils;
2- Cliquer sur le bouton créer .

L’écran de création des salariés présente dix (10) pages dont quelques-unes
sont ci-dessous présentées.

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Etat civil
La page Etat civil est composée de deux parties : Etat civil et Immatriculation

Renseignez chaque zone selon vos propres données salariées. Pour passer
d’une zone à l’autre, utilisez la touche TABULATION.
Saisir successivement les informations demandées puis cliquez sur la page
Coordonnées.

Coordonnées
La page Coordonnées est composée de quatre parties : Adresse principale,
Adresse secondaire, Banques et Paiement.

Renseignez les différentes zones de cet écran puis cliquez sur la page Poste.

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Contrat

La page contrat est composée de quatre parties : Contrat de travail, Entrée,


Sortie, et Ancienneté.

 L'ancienneté du salarié en nombre de mois et en nombre d'années est


déterminée automatiquement par le programme en fonction de la date
d'ancienneté du salarié.
 Si la date d’embauche n’est pas renseignée, aucune paie ne peut être
faite.
 Si la date d’embauche est postérieure au mois de paie en cours, aucune
paie ne peut être faite.

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Poste

Cette page est composée des parties Poste, Emploi et Statut.

Sélectionnez les départements, services, unités et catégories du salarié en


cliquant sur le bouton Zoom et en choisissant dans la liste qui s’affiche le
Département, le service, l’unité ou la catégorie du salarié. Si l’information
recherchée n’existe pas cliquer sur le bouton créer pour la créer.

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Paie

Elle concerne les informations de paie du salarie à savoir : le salaire, le type


d’horaire et les informations du bulletin.

Il est important de renseigner le bulletin modèle du salarie. Pour ce faire,


cliquer sur le bouton zoom puis sélectionner le bulletin modèle dans la liste
proposée.
 Au niveau du champ salaire de base, saisir SALCAT.

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Congés

Renseigner les zones avec les valeurs individuelles de congés, acquises


antérieurement à la mise en place de la Paie. Par la suite, ces zones seront
alimentées automatiquement par le programme.

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Administratif
Cette page comporte six parties dont les parties « personne à prévenir en cas
d’accident », « service de santé au travail » …

Compétences

Renseigner les compétences connues du salarié.

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VI- Préparer un bulletin salarié


Le menu Gestion regroupe les différentes commandes permettant de préparer,
calculer, éditer et enregistrer la paie des salariés.

Pour faire la paie d’un salarié :


1- faire Gestion /Bulletins salariés ; ou cliquez sur le bouton « Salariés » de
la barre d’outils.

2- double cliquer sur le salarié concerné dans la liste proposée. La fenêtre


qui s’ouvre permet de saisir les valeurs de base et les évènements
variables du salarié pour le mois en cours.

Par défaut, l’onglet conges/absences est actif.

3- Saisir les absences du salarié s’il y en a comme suit :

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- Cliquez sur le zoom de la colonne Code afin d’afficher la liste des


natures d’absence ;
- Sélectionner la nature correspondante à l’absence du salarié ;
- Saisir ensuite les dates de Début et de Fin de l’absence. La colonne
Valeur reprend la constante de calcul associée à cette nature
d’absence ;
- Le bouton Appliquer permet de valider l’absence. Le nombre de jours
calculé apparaît dans la colonne Calcul.
Le sous onglet Congés reprend l’ensemble des cumuls de conges et d’absence
du salarié.

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Onglet Valeurs de base

Cet onglet permet de saisir les variables du mois du salarié. Les variables qui y
sont inscrites dépendent de la paie de chaque entreprise.
Par exemple, pour renseigner la variable « trentième travaillé » :
1- Aller dans l’onglet valeur de base ;
2- Dans le sous onglet «variables du mois », cliquer sur « cumul libre » ;
3- Dans la colonne valeur de la ligne trentième travaillé, saisir le nombre
de jour travaillé du salarié ;
4- Valider.

Pour saisir les heures supplémentaires :

1- Aller dans l’onglet valeur de base ;


2- Dans le sous onglet «variables du mois », cliquer sur « saisie des heures
supplémentaires»
3- Dans la colonne valeur correspondante saisir le nombre d’heures
supplémentaires effectuées.

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Onglet Rubriques

Cet onglet présente les rubriques de paie du salarié.

Modifier la valeur d’une rubrique

Il est possible ici de modifier la valeur d’une rubrique.


1- Double cliquer sur la rubrique dont on veut modifier la valeur;

2- Saisir la valeur et cliquer sur OK.


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Activer / désactiver une rubrique

Pour activer une rubrique :


1- Faire un clic droit dans la liste des rubriques et choisir « activer une
rubrique ». La liste des rubriques non encore actives s’ouvre.

2- Sélectionner la rubrique à activer dans la liste proposée et cliquer sur le


bouton ou double cliquer sur la rubrique.

Clic droit sur la rubrique puis « désactiver une rubrique » pour désactiver la
rubrique.

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Onglet Bulletin calculé

Apres avoir saisir les valeurs du mois, cliquer sur l’onglet bulletin calculé pour
terminer la préparation du bulletin. Vérifier les valeurs saisies puis, cliquer sur
OK pour valider le bulletin.
Dans la liste des salariés une calculatrice apparait devant le nom du salarié
traité.
VII- Editer un bulletin
Pour éditer un ou plusieurs bulletins :
1- Cliquer sur Gestion /Edition des bulletins ;
2- Indiquer la date de paiement et vérifier la période de paie ;
3- Par défaut le système propose l’Edition de tous les bulletins. Il est
possible de limiter l’Edition à un ou plusieurs salaries.
- Vous pouvez faire une sélection sur le matricule en limitant de ‘n’ a
‘m’ pour ne éditer que les bulletins des salariés dont le matricule est
compris entre ‘n’ et ‘m’ (n et m compris)
- Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sélection manuelle pour
sélectionner les salaries de votre choix.

4- Cliquer sur OK ;

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5- Choisir le type d’édition (impression directe, édition PDF, aperçu avant


impression…) et cliquer sur OK.

VIII- Edition des états de paie

Livre de paie

1- Aller dans le menu Etat et cliquer sur livre de paie ;

2- Vérifier la période de paie ;


3- Par défaut le système propose l’Edition du livre de paie pour tous les
salariés. Il est possible de limiter l’Edition a un ou plusieurs salaries.
- Vous pouvez faire une sélection sur le matricule en limitant de ‘n’ a
‘m’ pour ne éditer que les bulletins des salariés dont le matricule est
compris entre ‘n’ et ‘m’ (n et m compris)
- Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sélection manuelle pour
sélectionner les salaries de votre choix.
4- Cliquer sur OK ;
5- Choisir le type d’édition (impression directe, édition PDF, aperçu avant
impression…) et cliquer sur OK.

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Etats CNSS/ états IPTS/ états des virements


L’édition des états CNSS, IPTSS et des états de virement se fait de la même
façon.

1- Cliquer sur GA /Edition ;

2- Choisir l’état à éditer dans la liste des GA à gauche ;


3- Choisir la sélection appropriée dans la liste des sélections à droite ;
4- Cliquer sur OK ;
5- Cocher « détails par salarié », « salarié traités dans la période » et « total
général » si nécessaire;

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6- Cliquer sur OK et choisir le type d’édition (impression directe, édition


PDF, aperçu avant impression…) ;
7- OK pour lancer l’édition.

IX- Clôture du mois


La clôture mensuelle est effectuée pour l’ensemble du personnel. Elle doit donc
être lancée lorsque toutes les paies du mois sont vérifiées et les bulletins
édités. Une fois le mois clôturé, vous ne pouvez plus modifier les bulletins de
paie.

! Veillez à bien réaliser une sauvegarde avant toute clôture.


Pour clôturer le mois :
1- Cliquer sur Gestion /Clôture /Mensuelle ;

2- Vérifier la date et cliquer sur OK pour lancer la clôture.

Si la clôture n’a pas pu être effectuée pour certains salariés, un message


apparaît vous proposant de forcer la clôture sans mettre à jour les cumuls de
ces salariés. Nous vous conseillons de répondre NON à cette question afin de
remédier aux causes de non-clôture mentionnées sur le rapport puis de relancer
la procédure de clôture.

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X- La passation comptable

! Avant de faire la passation comptable, le mois en cours doit être clôturé.


La Passation comptable consiste - après clôture mensuelle et avant ouverture
du nouveau mois de paie - à générer le journal des écritures de paie dans un
fichier ‘txt’. Ce pont comptable est destiné à être récupéré par le logiciel de
comptabilité.
Pour effectuer la passation comptable :
1- Cliquer sur Annexe /passation comptable ;

2- Cliquer sur OK ;
3- Dans la fenêtre qui s’affiche, nommer le fichier, choisir l’emplacement et
valider.
 Le programme propose de stocker le fichier dans le répertoire
Programme\SagePaie\Transfert. Le fichier est généré par défaut sous le
nom [nomdesociété]-mois.PNM. Validez ce nom ou modifiez-le si
nécessaire.

 Une fois le fichier généré, l’envoyer à la comptabilité.

XI- Ouverture de mois


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! Avant d’ouvrir un nouveau mois, s’assurer que la passation comptable a été


faite.

Pour ouvrir un nouveau mois, faire Gestion /ouverture du mois puis cliquer sur
OK pour lancer la fonction.

XII- Les états GA


Sage offre la possibilité aux utilisateurs de créer des états personnalisés (états
GA).

Création

Il existe trois (3) types de GA :


- Formulaire
- Document
- Liste
Seule la création des listes est présentée ici.

Pour créer une GA :


1- Cliquer sur GA /modèles ;

2- Cliquer sur pour ajouter un nouveau ;


3- La liste des types de GA s’affiche. Cliquer sur « liste » ;

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4- Donner un titre au GA ;
5- Cliquer sur pour ajouter les informations que l’on veut faire afficher
par l’état ;
6- La liste des renseignements disponible s’affiche (ces renseignement sont
regroupés par type) ;

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Un double clic sur un type permet d’afficher les renseignements qu’il


regroupe. Par exemple, un double clic sur immatriculation donne la liste
de renseignement suivant :

Choisir l’information souhaitée en double cliquant dessus.


7- Modifier le titre et la longueur si besoin est et cliquer sur OK ;

L’information s’ajoute
à la liste des
informations de l’état.

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8- Une fois toute les informations ajoutées, fermer la fenêtre de création.


L’assistant demande d’enregistrer l’état.

Cliquer sur OK pour enregistrer.

Modification

Pour modifier un état GA :


1- Cliquer sur GA /Modèles ;
2- Sélectionner l’état à modifier et cliquer sur (modifier) ; on obtient
l’écran suivant :

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- Sélectionner une information et cliquer sur pour la modifier.


- Sélectionner une information et cliquer sur pour la supprimer.
- Cliquer sur pour ajouter d’autres information.
3- Une fois les modifications terminées, fermer l’écran de création et
enregistrer l’état.

Les sélections

Une sélection est un ensemble de critères de choix. Elle permet d’éditer les GA
en tenant compte d’un certain nombre de critères définis.

Pour créer une sélection :


1- Cliquer sur GA /Sélections ;

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2- Cliquer sur pour ajouter une nouvelle sélection ;

3- Nommer la sélection puis cliquer pour ajouter des critères ;


4- Cliquer sur OK pour enregistrer.
Comme les Etats GA, les sélections aussi peuvent être modifiées.
CONCLUSION
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Les principales fonctionnalités de Sage Paie, celle dont vous vous servirez le
plus ont été résumées dans ce manuel. Pour tout besoin d’informations
complémentaires, vous pouvez contacter le service assistance d’ATS-Afrique.

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