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Emploi du temps 

: La gestion du stress et des priorités

Jour 1 à ajouter les 5 réponses au stress Documents


Matin  Autodiagnostic
Tour de table + attentes : 15 min voleur de temps
Faire le diagnostic de sa gestion du temps
(Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps)
Autodiagnostic : identifier vos voleurs de temps (10min) + échanges sur les voleurs de temps de chacun (10 min) -> faire ressortir les
grandes catégories de voleur de temps (post it)
Passer en revue les principaux voleurs de temps (5min) Fable du bocal
o Exercice : Plan d’actions personnel sur ses voleurs de temps (10 min) + restitutions au groupe (10 min)
Exo cycle d
Analogie avec la fable du vase (5 min)
efficacité
Savoir anticiper, optimiser sa concentration (10 min)
+ fiche
Exercice : Identifier vos cycles d’efficacité (10 min) chronobiologie
Construire son agenda (5 min)
Les emails/ le téléphone (5 min)
Savoir se rendre indisponible/ gérer les interruptions (5 min)
Exercice : Lister les tâches réalisées ces 3 derniers jours : étaient-elles programmées, planifiées ou imprévues ? (15 min)
pause
Mettre le temps au service de ses priorités : l’urgent et l’important
o Questionnaire : urgent / important (réaliser un tour de table informel après le remplissage du questionnaire) 5 + 5 min
o Réflexion collective : Qu’est ce qui est urgent ? et ensuite qu’est ce qui est important ? 5 min Questionnaire :
o Grille pratique de gestion du temps 10 min (dessiner la grille au paper board étape par étape) suis-je accro à
o Exercice : Application de la matrice à sa liste de tâche personnelle l’urgence ?
Savoir dire non
o Echanges : « est-ce difficile de dire non à son responsable de thèse ? » (10 min) Quelles sont les croyances associées au fait
de dire non ? Exercice savoir
o Focus sur savoir dire « non » (5min) dire non
o Exercices sur : Savoir dire « non » (à faire en binôme) 30 min
Ma fiche
Maitriser l’art d’une organisation efficace (Mettre en place une organisation personnelle efficace au quotidien) (5 min) d’analyse des
Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels temps (post
+ donner comme exercice de noter son emploi du temps pendant deux semaine, identifier les voleurs de temps et comparer avec les stage)
voleurs de temps initiaux*
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Après-midi 14h Consignes


Mise en situation sur savoir dire non (2 binômes passent) (préparation : 10 min passage : 10 min, visionnage : 10 min, discussion : 5 min) = mise en
1h situation
Pause
Brainstorming sur la notion de stress ? (15min) 4 mots sur post it par personne pour évocation du stress
La définition du stress (5 min)
Comprendre les mécanismes du stress / La physiologie du stress (vidéo) 5 min
Les 3 étapes de la réaction au stress (5 min) : expérience de Selye avec les rats
Courbe stress et performance
Le cercle vicieux du stress (notions d’émotions, distorsions cognitives, pensées irrationnelles, les signes physiques du stress) Les signaux et
trouver sa zone de confort (5 min)
Atelier : quels sont vos stresseurs ? (20 min) (et en déduire les grands facteurs de stress)
Les facteurs de stress (5 min)
Introduction sur les drivers : (5 min)
Autodiagnostic (15 min) / récupérer les résultats de manière anonyme sous forme de post-it
Les drivers (15 min) Diagnostic
Exercice sur les parades : échange en binôme sur les 5 messages contraignants (10 min) + restitution au groupe des parades drivers
Echanges : Quelles sont vos stratégies anti-stress ? (5 min)
Les techniques pour réguler son stress 
Prendre soin de son corps/ les besoins / la démarche d’objectifs Fiche exo
La visualisation positive (5min) respiration
Exercice sur la visualisation positive (10 min)
min)

17h : synthèse

A rajouter :

exercice : vous avez 2 minutes


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utiliser des synonymes de stress

Exercice : Repenser à une situation de stress et faire le lien entre : Les signaux du stress, Les besoins insatisfaits, Que faites-vous et que pourriez-vous faire
pour répondre à ces besoins ?

Equilibre repose sur vie affective, travail et lieu de vie

Les changements sont sources de stress

texte sur le vase à remplir par de l’eau, du sable, etc…

Notes sur le stress :

Hans Selye (1907 – 1982) : le fondateur et le directeur de l'Institut de médecine et chirurgie expérimentale de l'Université de Montréal et un pionnier des
études sur le stress, considéré comme le père du stress
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Script :

Matin

Objectif :

 Comprendre ce qu’est le stress


 Bien vivre avec le stress

Intro :

Le stress n’est pas une marque de faiblesse

Une mauvaise gestion du temps est une des premières sources de stress

Chaque fois que nous vivons des événements où ce qui était familier et prévisible ne l’est plus, stress ou excitation apparaissent

plus vous êtes organisés mieux vous gérez votre temps, mieux vous allez gérer les agents perturbateurs, plus vous oserez vous affirmez pour
définir vos priorités

Introduire avec l’expérience sur le time pressure

Dans une expérience de psychologie, on demande à deux groupes de sujets d’effectuer certaines tâches (résoudre des problèmes
d’arithmétique par ex). La fréquence cardiaque de chaque individu est mesurée en permanence grâce à des capteurs. On distribue au premier
groupe les instructions concernant les problèmes à résoudre ; sans leur donner de limite de temps pour les terminer. Au sujet du deuxième
groupe, on donne une limite de temps en leur disant que, pour pour la validité de l’expérience, il est terminé à l’heure. Comme vous pouvez
vous y attendre, pendant qu’ils font leurs calculs, pourtant identiques, les sujets du deuxième groupe ont un cœur qui bat plus vite que ceux du
premier groupe. Ils sont plus stressés. Cette expérience montre que le simple fait de savoir que nous avons un délai pour effectuer un travail
suffit à le rendre plus stressant. Stress d’autant plus fort que le délai parait court pour l’importance du travail à effectuer.

C’est ce que les Américains appellent « time-pressure », un des stresseurs les plus répandus
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Notion de temps

Le temps n’est pas élastique. Le temps est périssable, ce qui est passé est passé, le temps d’hier ne reviendra jamais.

Les voleurs de temps : il s’agit de saisir parmi l’ensemble des sollicitations liées à son travail, quelles sont celles qui mangent du temps
inutilement

Identifier ce qui vient nous prendre du temps : pas le temps de faire tout ce que vous voudriez faire »

L’analyse de son temps : critères : importance, urgence, plaisir pour analyser l’ensemble de ses activités et trouver une autre organisation de
son temps.

L’aptitude à déléguer

Livre l’Art du temps

Notre cerveau est une machine biologique et non pas électronique (il lui faut des paliers, des temps d’adaptation entres les activités.

Nous avons tendance à nous montrer plus disponible pour les interrupteurs que pur nos propres priorités.

Nous avons tendance à traiter les problèmes dans l’ordre dans lequel ils arrivent plus que par leur ordre d’importance.

Autodiagnostic de ses voleurs de temps : prendre conscience de ses voleurs de temps

Qu’est-ce que ça vous permet de réaliser ?


(Faire relever les préjugés sur la gestion du temps ; faire parler)
Ceux qui sont très bon : pourquoi ? comment vous faites ?
Je protège la poche de temps
Le temps n’est pas extensible
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Vous vous laissez voler votre temps


Les voleurs de temps : on accuse beaucoup les autres
Si l’on est honnête vis-à-vis de si même, en relisant la liste des voleurs « externes », on se rendra compte qu’une grande partie d’entre eux ne
sont que des « internes » déguisés.
La bonne nouvelle, c’est que l’essentiel dépend de nous et que nous disposons encore d’une sérieuse marge de manœuvre.
« Maitriser son temps c’est se maitriser soi même. »
« si on peut perdre du temps on ne peut pas en gagner, on ne peut en faire qu’un meilleur usage »

« pourquoi ne pouvez-vous pas dire non »

Principales causes de perte de temps

1/ détermination imprécise d’objectif

 Demander des précisions : objectifs, attendus, points de passage

2/ pas de priorité ; j’ai trop de choses à faire

 Par quoi commencez-vous ? avez-vous priorisé les choses ?

3/Trop en faire en une seule fois : « me dire je fais au moins trois choses »

4/ mauvaise planification de la journée :

 « est-ce que votre timing n’était pas trop serré ? »

8/ Interruption téléphonique, lecture de mail :

 Se réserver des plages de lecture de mails


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9/ incapacité à dire non :

 « Pourquoi ne pouvez-vous pas dire non ? »


 Notion d’assertivité

en identifiant systématiquement les personnes auxquelles vous avez du mal à dire « non » et les situations dans lesquelles il vous est
difficile de résister, vous pourrez plus rapidement faire des liens et commencer à entrevoir où se situe précisément l’origine de votre
difficulté.

Les croyances si je dis « non »

│ « Si je dis non, je ne vais plus être aimé, apprécié »

│ « Je dois d’abord penser aux autres, c’est égoïste de penser à soi »

│ « J’imagine que si je dis non, l’autre ne va pas supporter mon refus »

│ « Si je dis non, on va penser que je suis incompétent »

│ « Je n’aime pas dire non car je n’aime pas que l’on me dise non »

Mise en situation savoir dire non

Eléments de réponse

 Expliquez pourquoi le délai est trop court pour s’occuper du dossier dans de bonnes conditions ;
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 Si votre manager n’a pas la possibilité de repousser la deadline, demandez-lui d'assigner une ressource supplémentaire à la gestion du dossier

Urgent et important

- Important = enjeux
- Urgent = délai

Travailler continuellement dans l’urgence est non seulement créateur de stress mais aussi de dysfonctionnement organisationnels

Trucs à faire :

- Faire une to do list des actions


- Prioriser les actions
- Rayer au fur et à mesure

Vers la maitrise d’une organisation efficace

*pendant deux semaines, elle recommande à ses stagiaires de noter le temps qu’ils estiment pour chaque tache qu’ils effectuent au quotidien. Une fois la
tâche accomplie, elle leur demande de noter le temps réel que cela leur a pris. « A la fin des deux semaines, on peut généralement tirer des conclusions,
explique-t-elle. Pour les tâches répétitives, on arrive à une mesure quasi exacte, tandis que pour les tâches moins courantes, on peut calculer une sorte de
coefficient, qu’on pourra appliquer lors de ses prochains calculs ». (possibilités envoi au formateur)

Degré de satisfaction vécu pour chaque tâche

Fiche d’analyse des temps

Après-midi
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Résilience (Boris Cyrulnik)

Introduction sur le stress

Plusieurs modèles scientifiques du stress professionnel ont pu être élaborés et validés quant à leur capacité à traduire l’impact sur la santé
mentale et physique des individus.

Le modèle de SELYE (la réponse d’adaptation).

C’est le modèle « historique » du stress proposé par Hans Selye dès les années 1930.

Le stress est défini comme la réponse de l’organisme à toute demande qui lui est faite, dans une finalité d’adaptation. Cette réponse de
l’organisme est multiple : biologique, physiologique, cognitive, émotionnelle. Ce n’est que lorsque ces réponses se chronicisent et que la
situation à gérer dépasse les capacités d’adaptation de l’organisme que les conséquences néfastes peuvent survenir par « épuisement ».

Quel est le contraire du stress ? L’ennui

Cercle vicieux du stress

Le stress (réaction aux changements de l’environnement) va se traduire en émotions, pensées irrationnelles, déformation de la réalité et/ou
signes physiques.

Tous ces éléments interagissent de façon systématique.

La bonne gestion du stress nous conduit à analyser et agir sur ces éléments.

Ces éléments sont en interaction simultanément.


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 6 émotions de base : joie, colère, peur, tristesse, surprise, dégoût


 Distorsions cognitives : déformation de la réalité (//à la situation)
 Pensées irrationnelles (messages négatifs) P113 manuel : en situation de stress pensées irrationnelles que l’on choisit (souvent les
mêmes par individu, développé par rapport à un modèle, notre contexte familial, culturel (liste des messages) (// à soi)

Les signaux révélateurs de stress

Nous pouvons distinguer 3 types de signaux.


Ces signaux peuvent être : une sensation physique, une gêne, une émotion
Ex : signe précoce (gêne au niveau du dos), signe avancé (douleurs au dos), maladie (dos bloqué)
En situation de stress, des premiers signes apparaissent, si la personne n’en tient pas compte des signes avances apparissent, puis des
symptômes plus lourds peuvent survenir.

Les besoins

Chaque individu a trois types de besoin

Ex de besoins physiques : besoin d’exercice, de repos, de nourriture


Ex de besoins émotionnel psychologique et intellectuels : besoin d’appartenance, d’être aimé, de soutien, de reconnaissance
Ex de besoin de sens : donner un sens à sa vie, de contribuer au monde

Les trois profils

3 profils = 3 modes de réponse au stress

Profil A (réponse agressive): prennent du recul, contrôle de soi


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Profil C (réponse réprimée) : oser s’exprimer

Objectifs : aller vers le profil C / trouver sa zone de confort (cf schéma)

Les trois phases de réactions au stress

Phase d’alarme : événement déclencheur et je mets en alarme pour répondre

Phase d’adaptation ou de résistance au stress :

Phase d’épuisement :

Les 3 besoins

Trois types de besoin à satisfaire

Plus ces besoins seront satisfaits plus je pourrai résister

 Besoins physiques
 Besoins émotionnel
 Besoins de sens (logothérapie)

Signes de reconnaissance

Signe de reconnaissance de toi à toi


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Plus tu as des personnes dans ton entourage qui te donne des signes de reconnaissance plus tu vas passer les épreuves

Les facteurs de stress

Si l’on compare la gestion de son stress à la gestion de son budget, il est évident qu’une bonne gestion n’est possible qu’en connaissant les
principaux postes de dépenses. Nous allons voir quels sont vos principaux postes de dépense en matière de stress.

Courbe Performance et stress

Des chercheurs ont montré que la courbe qui représente la relation entre stress et productivité est une courbe en cloche : la productivité est
faible si le stress est trop bas, elle s’élève et atteint un maximum pour un certain niveau de stress, puis elle s’effondre si le stress dépasse
certaines limites.

Intérêt, motivations, challenge

Nous devons donc nous efforcer de trouver notre niveau de stress optimum. Celui qui nous rend le plus efficace et le mieux adapté aux
changements incessants de notre environnement.

Les drivers

Il cherchait à répertorier et à classer les signes extérieurs émis par la personne lorsqu’elle se trouve dans une situation qui provoque chez elle
un stress.

Ces conduites résultent à l’évidence de notre programmation par nos parents mais nous n’en avons pas toujours conscience. Elles sont
devenues des instincts qui se manifestent lorsque notre réflexion et notre rationalité ne sont pas suffisamment présentes.
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La démarche d’objectifs (smart)

Qu’est ce que je veux ?

Echelle taibi

Estime de soi : par rapport à moi

Confiance en soi : agir

Savoir anticiper

Le meilleur moyen d’anticiper la somme des tâches à venir est d’en dresser une liste puis faire rentrer les taches dans le temps disponible

Emotion Indications sur la situation Actions à mener

Peur Danger - Inconnu Protection

Colère Dommage, Injustice, obstacle Changement

Tristesse Perte, Deuil Réconfort


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Joie Réussite, Accomplissement, bien-être Maintenance

Erreurs communes dans la façon de penser Solutions pour s’en sortir

Généraliser Contextualiser : où, quand, avec qui, comment ?

Penser en noir et blanc Se demander si cela est toujours le cas

Se passer d’évidence et (faire des équivalences complexes) Se demander : « comment je le sais »

Voir tout en noir Bouteille à demi pleine ou vide

Imaginer le pire Dans quel but ? Le résultat obtenu correspond-il à celui


escompté ?

Prendre les choses personnellement Revenir en éveil externe, c’est-à-dire

• Regardez autour de vous

• Buvez un verre d’eau

• Respirez
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• Écoutez ce qui vous entoure

│ Le mode de management par le stress qui s’accompagne souvent d’

 Objectifs ambitieux

 Une sécurité de l’emploi non garantie

 Une priorité accordée aux résultats

│ Le milieu de travail et l’environnement : Trajets importants, bureaux mal conçus, bruit

│ Facteurs liés à l’environnement sociaux économiques Les changements : Délocalisation, fusion, restructuration

│ L’ambiance de travail : pas de relation de confiance, équipe, management

│ Le harcèlement moral

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