AUDITORIA GERAL

PROGRAMA DE AUDITORIA
ALMOXARIFADO

OBJETIVO:

1- Conhecer o funcionamento do Almoxarifado;

2- Conferir fisicamente os itens do Almoxarifado;
3- Verificar as condições de utilização, armazenagem e segurança do Almoxarifado.

ITEM DESCRIÇÃO REF.

1º Passo ANÁLISES PRELIMINARES
Dirigir-se à Unidade a ser auditada e apresentar a Ordem de Serviço
ao dirigente da Unidade ou seu substituto.
1.1
No caso de inspeção em órgãos centrais (Secretarias), a Ordem de
Serviço deverá ser entregue no Gabinete do Secretário.
Identificar os responsáveis pela Unidade, pelo Almoxarifado, e do
1.2
superior imediato do responsável pelo Almoxarifado.
APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO (Todas as respostas devem ser
2º Passo
analisadas e testadas pela equipe de auditoria)
Solicitar cópia do Ato de designação do(s) responsável(eis) pelo
2.1 Almoxarifado, devidamente publicado no Diário Oficial do
Município.
Solicitar cópia do Termo de Transferência de Responsabilidade
2.2 sobre o Material em Almoxarifados, devidamente publicado no
Diário Oficial do Município.
Verificar se o(s) responsável(eis) pelo Almoxarifado possui (em) a
escolaridade mínima para exercer a função, conforme definido no
2.3
Manual de Rotinas e Procedimentos das Unidades Armazenadoras
de Materiais elaborado pela SMA.
Verificar se o Almoxarife realizou algum curso sobre controle e
organização de materiais para exercer esta função, conforme
2.4
previsto no Manual de Rotinas e Procedimentos das Unidades
Armazenadoras de Materiais elaborado pela SMA.
Verificar se o controle de estoque é realizado através do Sistema
2.5
de Informações Gerenciais de Materiais – SIGMA.
Verificar junto ao responsável pelo Almoxarifado se os materiais
2.6 possuem código de classificação específico, a fim de facilitar o seu
controle e localização.
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ITEM DESCRIÇÃO REF.

Solicitar ao responsável pelo almoxarifado o Inventário Físico
realizado em 31/12. O referido inventário deverá estar devidamente
assinado pelo responsável pelo almoxarifado.
2.7 Obs.: Orientar o responsável pelo Almoxarifado que no caso da não
apresentação do inventário conforme item 6.1 este deverá ser
incluído no processo de prestação de contas. (Somente no caso
da Adm. Direta).
Se a Unidade não apresentar a relação de Inventário realizado em
31/12/2005, deverá ser preenchido o Termo de Declaração -
2.8
emitido em 02 vias, sendo uma da equipe de Auditoria e outra do
responsável pelo Almoxarifado.
3º Passo CORTE DE DOCUMENTAÇÃO (CUT-OFF)
Solicitar ao responsável pelo Almoxarifado, cópia:
dos 3 últimos documentos de entrada de materiais (de consumo e
permanente) recebidos até 31/12 (inclusive);
dos 3 últimos documentos de saída de materiais (de consumo e
3.1 permanente) requisitados até 31/12 (inclusive);
dos 3 primeiros documentos de entrada de materiais (de consumo e
permanente) recebidos a partir de 01/01 (inclusive);
dos 3 primeiros documentos de saída de materiais (consumo e
permanente) requisitados a partir de 01/01 (inclusive).
Caso os documentos solicitados contenham elevado número de
3.2 itens, a equipe de auditoria poderá selecionar aqueles mais
relevantes.
Solicitar as Fichas de Estoque dos materiais relacionados no item
3.3
3.1 deste Programa;
Verificar se as entradas e saídas, solicitadas no item 3.1 deste
3.4 Programa, foram registradas corretamente nas Fichas de Estoque,
sendo observado também o período de competência.
FOLLOW-UP (Todas as respostas devem ser analisadas e testadas pela
4º Passo
equipe de auditoria)
Verificar se foram implementadas as fragilidades detectadas
durante o exercício sob análise referentes ao almoxarifado,
4.1
incluindo a Tomada/Prestação de Contas do Responsável pelo
Almoxarifado do exercício anterior.
5º Passo SELEÇÃO DA AMOSTRA E CONTAGEM FÍSICA
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5.1 Da Seleção da Amostra
Com base no inventário final do almoxarifado, item 2.7 deste
Programa, selecionar:
a) os itens mais relevantes em relação ao custo total, observando
que o total da amostra deverá considerar um percentual em
5.1.1 torno de 30 e 40 % do valor total do inventário em 31/12;
b) itens com quantidades expressivas e que não tenham sido
selecionados pelo critério descrito na letra “a” (pelo menos
cinco itens, diversificando o tipo de material);
c) materiais que tenham sido detectadas divergências na auditoria
do ano anterior e durante este exercício.
Verificar se existem materiais de propriedade de terceiros no
5.1.2 Almoxarifado, selecionando alguns itens a fim de avaliar seus
controles.
5.2 Das Fichas de Estoque
Solicitar ao responsável pelo Almoxarifado, as fichas de estoque
5.2.1
dos itens selecionados no item 5.1.
Conferir as quantidades finais, em 31/12, dos itens selecionados
5.2.2 constantes da listagem de inventário, com aquelas das fichas de
estoque.
Testes de Cálculo (caso tratar-se de controle manual ou outro sistema
5.3
que não seja o SIGMA)
Conferir os cálculos e saldos apresentados nas fichas referentes
5.3.1
aos materiais selecionados.
Testar a apuração do preço médio ponderado para alguns dos itens
5.3.2 selecionados tendo por base o definido no § 1º do art. 9º da
Resolução CGM n.º 365 de 27/12/2001.
5.4 Testes de Entradas
5.4.1 Selecionar algumas entradas durante o exercício:
a) Obter a documentação comprobatória das entradas
selecionadas (Notas Fiscais, Faturas, Documentos de
Movimentação de Material).
b) Verificar se os documentos acima mencionados estão
devidamente arquivados, observando a ordem cronológica.

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c) Verificar se a numeração, especificações, quantidades, os
valores e as datas, registrados nas fichas de estoque,
conferem com os documentos comprobatórios de entrada .
d) Verificar se nos documentos fiscais há declaração expressa,
assinada por servidores, de que foi recebido o material em
condições satisfatórias para o serviço público municipal,
conforme os Decreto 25.938 de 08 de novembro de 2005.
5.5 Testes de Saídas
Selecionar alguns documentos de saída durante o exercício:
a) Obter a documentação comprobatória das saídas selecionadas
(Requisições de Material, Documentos de Movimentação de
Material).
b) Observar se existe segregação de funções entre a atividade de
dispensação e a atividade de armazenamento de
medicamentos.
c) Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se as
requisições de materiais são numeradas seqüencialmente.
5.5.1
d) Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se as
requisições de materiais são arquivadas no almoxarifado em
ordem cronológica.
e) Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se as
requisições de materiais são preenchidas pelos órgãos
requisitantes.
f) Verificar se a numeração, especificações, quantidades, os
valores e as datas, registrados nas fichas de estoque,
conferem com os documentos comprobatórios de saída.
g) Verificar se há evidência, nas requisições, do recebimento pelo
5.5.1
requisitante.
h) Confrontar a assinatura do requisitante, com aquela constante
da listagem atualizada dos servidores autorizados a requisitar
materiais em poder do almoxarifado.
i) Identificar os setores requisitantes.
j) Solicitar a esses setores a via do documento de requisição de
material que está em seu poder, e confrontar os dados com a
via do almoxarifado.

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k) Quando for requisição emitida por requisitante fora das
dependências da Unidade, esse teste também deverá ser
realizado (Combinar com a Gerência).
l) Observar a data da última requisição efetuada para os
materiais, caso não sejam utilizados há mais de 6 meses,
solicitar ao responsável pelo Almoxarifado justificativa da real
necessidade de manutenção dos mesmos em estoque.
5.6 Da Contagem Física
Com base nas fichas de estoque do item 5.2.1, verificar a
5.6.1 movimentação do estoque entre a data da contagem e a data da
listagem do inventário (31/12).
Verificar se as quantidades finais, apuradas após a movimentação
de estoque (Inventário Ajustado) estão de acordo com as
5.6.2
quantidades finais constantes na ficha de estoque, na data da
contagem física.
5.6.3 Proceder a contagem física dos itens selecionados.
Confrontar a contagem física com o Inventário Ajustado.

5.6.4 Obs.: diferenças apuradas de valor inferior a 3% do valor total do

inventário, ou inferior ou igual a R$8.000,00 (dos dois o menor),
devem constar no relatório como Oportunidade de Melhoria.
5.7 Das Condições de Estocagem dos Itens Selecionados
Com base na amostra selecionada no item5.1, verificar se existem
5.7.1 materiais estocados com prazo de validade vencido, a fim de
avaliar seus controles.
Verificar se o Almoxarifado dispõe de condições para conferência
5.7.2 das quantidades de materiais recebidos (ex.: itens adquiridos por
quilo – se há balança compatível, etc.).
Verificar a existência de itens obsoletos, imprestáveis, fora de uso,
danificados ou extraviados. Caso afirmativo, identificar:
a) se os mesmos foram segregados dos demais materiais;
5.7.3 b) se foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos
itens obsoletos, imprestáveis, fora de uso, danificados ou
extraviados, conforme § 1º do art. 13 da Resolução CGM n.º
365/01.
Atentar se as unidades de medidas utilizadas para cada item são as
5.7.4
mais adequadas para controlar os mesmos.
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DAS CONDIÇÕES GERAIS DE INSTALAÇÕES, ESTOCAGEM E
6º Passo
SEGURANÇA
6.1 Das Condições Gerais de Instalações
Verificar se as instalações são satisfatórias, atentando para
ocorrência das seguintes precariedades: infiltração de águas
6.1.1 pluviais, afundamento do solo, furos nos telhados, vidros das VFA 4
janelas quebrados e ventilação ou iluminação inadequadas; e se há
área de circulação interna satisfatória.
6.2 Das Condições Gerais de Estocagem
Verificar se os materiais inflamáveis, perigosos, ou de uso
6.2.1
controlado, encontram-se segregados dos demais materiais.
Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se as condições
6.2.2 de armazenagem específicas de determinados materiais, tal como
refrigeração, são cumpridas.
Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se o mesmo
6.2.3 informa aos setores competentes, com antecedência, a
necessidade de compra de materiais.
Verificar se os materiais encontram-se armazenados de forma
6.2.4 apropriada(acima do solo, fora do alcance de luz solar, em ambiente
sem umidade, fora do alcance de chuva e etc.).
6.3 Das Condições Gerais de Segurança
Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se o acesso ao
6.3.1
Almoxarifado é restrito ao pessoal que trabalha no mesmo.
Verificar se existem extintores de incêndio nas modalidades
requeridas:
a) Classe A - material comum de fácil combustão (madeira, papel,
têxtil, borracha, algodão e similares);
6.3.2 b) Classe B - fogo líquido inflamável (gasolina, óleo, graxa e
similares);
c) Classe C - fogo em tudo que se relacionar com eletricidade
(motor, transformador, gerador e similares), conforme o Manual
de Rotinas e Procedimentos das Unidades Armazenadoras de
Materiais elaborado pela SMA.
Verificar se as cargas dos extintores estão no prazo de validade,
6.3.3 de acordo com o Manual de Rotinas e Procedimentos das Unidades
Armazenadoras de Materiais elaborado pela SMA.

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ITEM DESCRIÇÃO REF.
Verificar, junto ao responsável pelo almoxarifado, se o(s)
6.3.4 servidor(es) que trabalham no almoxarifado são treinados quanto
ao manuseio dos extintores.
Verificar se os extintores encontram-se em local visível e de fácil
6.3.5
acesso.
Verificar se as áreas onde se localizam os extintores estão
6.3.6
sinalizadas.

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