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SUBSECRETARIA DE DESPACHO
GESTIÓN DOCUMENTAL
BOGOTÁ
NOVIEMBRE DE 2007
Carrera 30 No. 24 -90 Piso 3. Torre A. Costado Occidental. CAD. Teléfonos 3693777 3693750
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PRIMERA PARTE
1. SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 4
1.1 OBJETO 4
1.2 SECTOR DESARROLLO 4
1.3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 7
1.4 MISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.5 VISIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.6 VALORES ÉTICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 8
1.7 PRINCIPIOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.8 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA
DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO 8
1.9 POLITICA DE CALIDAD DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO 9
2. MARCO JURÍDICO Y NORMATIVO 10
2.1 COBERTURA DE LA NORMA 12
3. COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 15
4. OBJETIVO GENERAL 15
4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15
5. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 16
5.1 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 17
5.1.1 Investigación preliminar sobre la institución 17
5.1.2 Entrevista con los productores de los documentos de la institución 18
5.1.3 Análisis e interpretación de la información recolectada 18
5.1.4 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental 19
5.2 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) 19
6. CLASES DE DOCUMENTOS 23
6.1 DOCUMENTOS FACILITATIVOS 23
6.2 DOCUMENTOS MISIONALES 23
7. TIPOS DE ARCHIVOS 23
7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN O ADMINISTRATIVO 23
7.2 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO 23
7.3 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE 23
8. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO 24
8.1. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO 24
8.2. ORGANIZACIÓN FÍSICA 24
8.3 ORDENACIÓN DOCUMENTAL 27
8.4. SELECCIÓN Y DESCARTE DOCUMENTAL 28
8.5 IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS (DESCRICIÓN DOCUMENTAL) 29
8.6 INVENTARIO DOCUMENTAL 30
8.7 DIGITALIZACIÓN DE GRUPOS DE DOCUMENTOS 30
9. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 31
10. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 31
10.1. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS 32
10.1.1 Archivo de gestión o de oficina 32
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Pág.
10.1.2 Archivo central o intermedio 32
10.1.3 Archivo histórico 33
10.2 PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION 33
10. 2. 1 Limpieza de la documentación 33
10.2.2 Eliminación de material metálico 33
10.2.3 Identificación del material afectado por biodeterioro 34
10.2.4 Revisión y Foliación 34
10.3 TRASLADO DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL 34
10.4 CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS 35
11. CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS 36
12. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL 37
13. GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS
14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DISTRITAL
DE DESARROLLO ECONÓMICO 57
14. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 141
BIBLIOGRAFIA 146
SEGUNDA PARTE
ANEXOS CRONOGRAMAS DE ELABORACION DE TABLAS Y ENCUESTAS DOCUMENTALES 147
ANEXOS ENCUESTAS DOCUMENTALES 151
TERCERA PARTE
ANEXO CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 431
ANEXOS FORMATOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 433
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES Y DECRETOS 457
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DE GRUPOS Y
FUNCIONES RESOLUCIÓN 001 MANUAL DE FUNCIONES 541
CUARTA PARTE
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES RESOLUCIONES CREACION DE GRUPOS Y
FUNCIONES RESOLUCION 002 DISTRIBUCIÓN PLANTA DE EMPLEOS 722
ANEXOS DISPOSICIONES LEGALES NORMAS DE CREACION Y CONSERVACION
DE DOCUMENTOS EXTERNAS E INTERNAS 832
ANEXO ACTA No. 3 (18 de Diciembre de 2007) COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO APROBANDO LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE
LA SDDE 1-3
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1.1 0BJETO
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Sus ámbitos de acción son Bogotá – región y sector urbano y rural. Las alianzas entre
los sectores público y privado, se consideran estratégicas para el diseño puesta en
marcha y sostenibilidad de las políticas.
Esto implica también crear condiciones para promover la inversión, con una mirada de
largo plazo de la ciudad, lo cual pasa por consolidar el adecuado clima de negocios,
crear incentivos y ajustar la normatividad
para generar inversión y aprovechar las grandes obras de infraestructura que generan
inversión y empleo. En este eje, la Secretaría se apoya en la Corporación mixta Bogotá
Región Dinámica, entidad vinculada, promovida por la Cámara de Comercio de Bogotá,
CCB, y la Alcaldía Mayor.
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1. Equidad
2. Justicia
3. Honestidad
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• Ley 200 del 28 de Julio 1995, "Por la cual se adopta el Código Disciplinario
Único".
• Ley 594 del 14 de julio de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos". Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
Tablas de Retención Documental
• Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001) del Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación por el cual se “establecen las pautas para la
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• Ley 734 de 2002, numeral 5 por la cual se establece que “es un deber de cada
servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35
de la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o
dar lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones.
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• Acuerdo 257 del 2006, artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
RAMA EJECUTIVA
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RAMA LEGISLATIVA
Congreso de la República
Senado de la República
Cámara de Representantes
Asambleas Departamentales
Concejos Municipales
RAMA JUDICIAL
Fiscalía General de la Nación
Consejo Superior de la Judicatura
Jurisdicción Ordinaria
Corte Suprema de Justicia
Tribunales Superiores de Distrito Judicial
Juzgados
Jurisdicción Contencioso-Administrativa
Consejo de Estado
Tribunales Administrativos
Juzgados Administrativos
Jurisdicción Constitucional
Corte Constitucional
Jurisdicciones Especiales
Jurisdicción Especial para los Pueblos Indígenas
Jurisdicción de Paz
MINISTERIO PÚBLICO
Procuraduría General de la Nación
Procuradurías Regionales
Procuradurías Departamentales
Procuradurías Distritales
Defensoría del Pueblo
Personerías Municipales
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ORGANIZACION ELECTORAL
Consejo Nacional Electoral
Registraduría Nacional del Estado Civil
Delegaciones Departamentales
Registradurías Distritales y Municipales
ORGANIZACION TERRITORIAL
Departamentos
Municipios
Distritos
Territorios Indígenas
Entidades descentralizadas locales
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4. OBJETIVO GENERAL.
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Las Tablas de Retención Documental, son un "listado de series con sus correspondientes
tipos documentales a las cuales se asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos".
Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son "el conjunto de
unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas".
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• Acuerdo 257 del 2006, artículo 75, creó la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, como un organismo de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
• Decreto 091 de 2007”Por medio del cual se modifica el Decreto 552 de 2006
que determinó la estructura organizacional y las funciones de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico de Bogotá D.C."
• Decreto 92 de 2007 “"Por medio del cual se modifica el Decreto 553 de 2006
que estableció la Planta de empleos de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico de Bogotá D.C."
• Decreto 342 de 2007 “Por el cual se adoptan unas medidas en relación con la
implementación del Control Disciplinario Interno en algunas entidades del
Distrito Capital, de acuerdo con las normas que consagra la Ley 734 del 5 de
febrero del 2002, actual Código Disciplinario Único"
Resoluciones interna números 02, 03, 12, 21, 23, 24, 25, 30 ,35, 62, 67, 68, 79, 91,111, 113,
115, 116, 121, 134, 135, 141, 146, 162
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Una vez se fueron elaboraron se enviaron a las respectivas Direcciones y Oficinas para su
respectiva verificación, aprobación y firma.
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Finalmente se elaboraron las tablas de Retención por cada una de las Dependencias de la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Teniendo en cuenta las Series y Subseries que
tramita y administra cada una de las dependencias.
El documento final de las Tablas de Retención Documental de la SDDE incluye una breve
reseña histórica de la creación y funciones de la Secretaría Distrital de Desarrollo
Económico, la metodología empleada para la elaboración y adopción de las tablas de
retención, el proceso de organización de los archivos de gestión, los procesos de
eliminación, transferencia y consulta de documentos, los respectivos formatos y anexos
utilizados para su creación.
• Hoja _ /_: En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada
hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas
para la elaboración de las tablas de retención de la Secretaría. El segundo
corresponde al número total de hojas diligenciadas para la Secretaría.
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SIGLAS Y CONVENCIONES:
D: Código de la Dependencia.
S: Series
Sb: Subseries
M: Microfilmación.
D: Digitalización.
E: Eliminación
S: Selección
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6. CLASES DE DOCUMENTOS
7. TIPOS DE ARCHIVOS
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Para tal efecto se respetarán los principios de Orden Original y Procedencia de los
documentos que determinan, la producción normal de la documentación y su ordenación
en forma secuencial.
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Por ello la creación de Expedientes y/o grupos documentales deberá basarse en las
Tablas de Retención Documental. Por ningún motivo se deberán crear Grupos
Documentales o abrir carpetas en forma indiscriminada sin que estos obedezcan a los
establecidos en las Tablas de Retención Documental.
Ejemplo:
03.14 Prestación de
Servicios
03.15 Seguros
03.16 Suministros
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03.17 De Asociación
05 ACCIONES CONSTITUCIONALES
05.01 Acciones de Grupo
05.02 Acciones de Tutela
05.03 Acciones Populares
06 DERECHOS DE PETICIÓN
07 INFORMES
07.01 Actividades
07.02 Organismos de Control
07.03 Institucionales
07.04 Estadísticas
08 HISTORIAS LABORALES
09 PROCESOS JUDICIALES 09.01 Procesos ante el
Tribunal de
Arbitramento
09.02 Procesos Contencioso
Administrativo
09.03 Procesos Laborales
09.04 Procesos Penales
09.05 Procesos Policivos
09.06 Procesos Civiles
10 CONCILIACION PREJUDICIAL
10.01 Conciliación
Prejudicial
11 PROCESOS DISCIPLINARIOS
11.01 Proceso
Disciplinario
Ordinario
11.02 Proceso
Disciplinario verbal
12 NOTIFICACIONES POR ESTADO
13 COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD
13.1 Comprobantes de
diario
13.2 Comprobante de
eliminaciones
Es decir primero las Actas, después los Conceptos jurídicos, los contratos, así
sucesivamente según sea el caso de cada dependencia.
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archivos
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CODIGO
1100
DEPENDENCIA:
DEL - AL 1–7
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Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas frontales, identificando Fondo, Sección,
Subsección, Código de la Dependencia, Año y número de Caja. Del al Número de
carpetas dentro de la caja.
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9. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
- Los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención.
- Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y
este al histórico. Para todos los casos de eliminación documental se levantará un acta
con su correspondiente inventario. Formatos N.(1) Archivo Acta de eliminación y e
Inventario Documental).
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A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no
es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El
archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las dependencias de la SDDE como al
público en general de acuerdo a las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el Responsable del Archivo Central deberá
constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario
que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales
correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada
dependencia.
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Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión
que por decisión del Comité de gestión Documental y Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura.
Al transferir la documentación al archivo histórico (El Archivo histórico es el Archivo
del Distrito).se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental
correspondiente, señalándole la signatura topográfica. (ubicación e identificación).
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Las actualizaciones futuras a las tablas de retención de la SDDE serán presentadas para
su aprobación al Comité de Gestión Documental y Archivo de la Secretaría.
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Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los
archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
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Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo Total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso
integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción,
distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente
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Comunicación Interna Enviada: Agrupa los documentos emitidos por las diferentes
dependencias de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico con destino a
cualquiera de las mismas.
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43
Por su especial tratamiento las tutelas, las proposiciones del Concejo, los derechos de
petición tendrán ítems y procedimientos separados dentro de la presentación del
sistema de gestión.
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44
Derecho de Petición: Es el derecho que tienen todas las personas para formular
solicitudes respetuosas a las autoridades, ya sea de forma escrita o verbal, y a exigir una
respuesta oportuna. Su fundamento Constitucional se encuentra en el artículo 23, el cual
establece que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El derecho de petición hace parte de los derechos fundamentales y su protección judicial
inmediata se obtiene mediante la acción de tutela. Todas las personas nacionales,
extranjeras, sean mayores o menores de edad tienen derecho a presentar peticiones.
El Derecho de Petición contempla estas modalidades:
Derechos de petición en interés general: Son aquellos que además de beneficiar a quien
las formula, favorecen a toda la comunidad. En este sentido, toda persona podrá hacer
peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de
cualquier medio1.
1
Artículo 5 del Código Contencioso Administrativo.
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Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por
escrito.
Estas peticiones tienen un término para resolver de quince (15) días siguientes a la fecha
de su recibo. Si no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se
deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la
vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Si la petición fue verbal, la decisión
podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado2.
Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las
autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria.
Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda
iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos estos éstos
deberá fijarse en un lugar visible al público en las dependencias de la entidad. Los
funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o
documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguirse en los archivos de la
respectiva entidad.4
Si las informaciones o documentos son insuficientes, se le requerirá por una sola vez,
para que aporte lo que le haga falta. Estos requerimientos interrumpirán los términos
establecidos para dar respuesta. Una vez la persona aporte nuevos documentos o
informaciones, comenzarán a correr otra vez los términos y en éste deberá darse la
respuesta de forma completa6
2
Artículo 6 del Código Contencioso Administrativo
3
Artículo 9 del Código Contencioso Administrativo
4
Artículo 10 del Código Contencioso Administrativo
5
Artículo 11 del Código Contencioso Administrativo
6
Artículo 12 del Código Contencioso Administrativo
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Este tipo de derecho de petición deberá resolverse en el término máximo de diez (10)
días. Si en ese término no se da respuesta, se entenderá que la solicitud para todos los
efectos legales ha sido aceptada, razón por la cual, el documento deberá entregarse
dentro de los tres (3) días siguientes
Derechos de petición de consultas: Son aquellos en los que las personas formulan
consultas en forma verbal o escrita a las autoridades, sobre las materias a su cargo.
Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e imparcialidad y
resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.
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Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
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Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro.
La unidad producto del empaste se llama “legajo”.
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Modelo Estándar de Control Interno: El propósito del MECI es orientar a las entidades
hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales
del Estado para lo cual se estructura en tres subsistemas: Control Estratégico, Control de
gestión y Sistema de Control de Evaluación.
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de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
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Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura
de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a
cualquier administración; las específicas hacen referencia a documentos característicos
de cada organismo.
Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse
los documentos de cierta extensión.
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Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con
la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras
cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o
desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una
comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.
Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por
el derecho común.
Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
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Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.
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