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CONTENIDO
1.Introducción
2.Proceso de Gestión de Proyectos
3.Planeación de un proyecto

PLANEACIÓN DE UN PROYECTO
FORMULAR Y EVALUAR EL PROYECTO

1.INTRODUCCIÓN ¿Qué es un proyecto ?

• Qué es un proyecto ?
• Cuáles son los principales roles en un proyecto y cómo se
interrelacionan ?
• Cuáles son los principales elementos de un proyecto y cómo
se interrelacionan ?
• Qué es Gerencia de Proyectos ?
• Porqué las organizaciones utilizan la Gerencia de Proyectos ?
• Qué conocimientos se dan en la Gerencia de Proyectos
Es una misión temporal asumida para crear un
producto o servicio específico.
• Puede involucrar 1 persona o miles.
• Su realización toma entre unas pocas semanas y
hasta varios años.
• Puede envolver 1 sola dependencia o toda una
organización e incluso puede cruzar las fronteras de
la empresa.

Principales roles en un proyecto PARTICIPANTES DEL PROYECTO : especialistas que

SPONSOR O PATROCINADOR: Dueño del proyecto en
la organización y de una buena parte de los recursos
necesarios para llevarlo a cabo, establece la prioridad de los
proyectos en la organización y tiene la responsabilidad por
el éxito del proyecto.
GERENTE O LÍDER DEL PROYECTO : la persona
con la autoridad y la responsabilidad para sacar adelante, a
tiempo y dentro del presupuesto, los entregables del
proyecto previamente acordados y documentados.
utilizan sus habilidades en la elaboración de los entregables
del proyecto, reportan directa o indirectamente al gerente
del proyecto.
GERENTES FUNCIONALES: gerentes responsables de
las actividades y recursos en un departamento o función
específica.
INVOLUCRADOS: las partes involucradas o afectadas por
las actividades del proyecto.
(Clientes, usuarios finales, dueños, distintas dependencias
de la empresa, miembros del equipo, gerentes funcionales,
gerente del proyecto)

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PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN PROYECTO Y

COMO SE INTERRELACIONAN
ALCANCE (SCOPE) : qué vamos a entregar.
CALIDAD (QUALITY) : con qué estándar o medida de
calidad vamos a desarrollar los entregables, qué tan buenos
deberán ser.
TIEMPO (TIME) : cómo vamos a generar los entregables,
cuánto tiempo nos tomará generarlos.
COSTO (COST) : a quiénes necesitamos para realizar el
proyecto, qué otros recursos necesitamos, cuánto de ellos
y cuánto nos costarán.
RIESGO (RISK) : qué tan seguros o confiados estamos de
las condiciones que rodean el proyecto y de que podremos
terminar el proyecto de acuerdo a un plan.
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¿Qué es la Gerencia de Proyectos ?
Es la aplicación de conocimiento, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para lograr los requerimientos del mismo.
Este trabajo normalmente involucra :
• Compromisos de alcance, tiempo, costo, riesgo
y calidad.
• Requerimientos identificados y normalmente
cambiantes.

¿Porqué las organizaciones utilizan la Gerencia de

Proyectos? REFLEXION

• Una mejor comunicación entre los participantes del proyecto.
• Un mejor entendimiento del proyecto y su propósito.
• Habilidad para definir y controlar el alcance del proyecto.
• Habilidad para definir, monitorear y hacer seguimiento de los
hitos principales del proyecto.
• Garantizar las proyecciones de los recursos requeridos.
• Una mejor comprensión y disminución de los eventos de riesgo
en el proyecto.
• Capacidad y mecanismos para medir el desempeño.
• Identificación y comunicación de áreas de problema.
• Clarificación y alineamiento con los objetivos de la
organización.
• Priorización de actividades funcionales y del proyecto.
La Gerencia de Proyectos es un factor crítico que soporta el
crecimiento de la civilización de hoy y a través de la historia. La
habilidad de organizar equipos de personas para lograr que el
trabajo se haga, es el sello de distinción de la gerencia de
proyectos como también un requerimiento de la gente civilizada
en cualquier lugar.
La vida moderna depende de la habilidad de aplicar soluciones
tecnológicas a los problemas impuestos por la forma en que
vivimos. Si bien esto ha sido cierto por miles de años, la
necesidad -como también la oportunidad- de aplicar tecnología
es mayor ahora que lo que ha sido siempre. Por esta razón la
Gerencia de Proyectos es más importante hoy que antes.

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Fases de un proyecto y procesos de gestión de proyecto

2. PROCESO DE GESTIÓN DE PROYECTOS FASE 1 FASE 2 FASE 3

• Fases de un proyecto y procesos de gestión de proyecto PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE

INICIO INICIO INICIO
• Interacción entre procesos de gestión de proyectos
PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE
• Mapa de procesos y áreas de conocimiento PLANEACIÒN PLANEACIÒN PLANEACIÒN

PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE

EJECUCIÒN EJECUCIÒN EJECUCIÒN

PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE

MONITOREO Y MONITOREO Y MONITOREO Y
CONTROL CONTROL CONTROL

PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE

CIERRE CIERRE CIERRE

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

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3. PLANEACIÓN DE UN PROYECTO (1 de 2)
Cont… PLANEACIÓN DE UN PROYECTO (2 de 2)
• Documentos principales en la formulación de un proyecto
• Planeación de la calidad
• Integración del proyecto
Elaborar mandato del proyecto. • Planeación del recurso humano
Declaración preliminar del alcance del proyecto.
Elaborar el plan director o jefe del proyecto. • Planeación de las comunicaciones

• Actividades, recursos y tiempos • Riesgos del proyecto

Definición y secuencia de actividades Planeación del riesgo
Estimación de recursos por actividades Identificación del riesgo
Estimación de duración de actividades Análisis cualitativo del riesgo
Análisis cuantitativo del riesgo
• Alcance del proyecto Planeación de respuesta al riesgo
Planeación del alcance
Definición del alcance • Planeación de las compras
Plan de compras y adquisiciones
• Costo del proyecto Plan de contrataciones
Estimación de costos
Presupuesto de costos

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Un proyecto surge de la voluntad estratégica para aprovechar o atender

oportunidades, amenazas, fortalezas o debilidades: ELABORAR MANDATO DEL PROYECTO
• Una demanda del mercado

• Una necesidad del negocio

• EL MANDATO DEL PROYECTO ES UN DOCUMENTO CON EL QUE
SE AUTORIZA FORMALMENTE UN PROYECTO.
• La necesidad de un cliente
• LE BRINDA AL GERENTE DEL PROYECTO LA AUTORIDAD PARA
• Un avance tecnológico APLICAR RECURSOS ORGANIZACIONALES CON LOS CUALES
EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO.
• Una exigencia legal
• EN PROYECTOS CON VARIAS FASES SE VA VALIDANDO EL
• Una necesidad social
MANDATO INICIAL O SE DAN LOS MANDATOS PARA LAS
SIGUIENTES FASES.

Para decidir que proyecto(s) se puede(n) autorizar se debe utilizar algún

método de selección.

Implica entonces, la evaluación de las alternativas y los criterios para

la escogencia de el(los) más conveniente.

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INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL MANDATO DEL PROYECTO

ELABORAR DECLARACIÓN PRELIMINAR
• Requerimientos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas de clientes, DE ALCANCE DEL PROYECTO
patrocinadores y otros involucrados.

• Necesidades de negocio, definición de alto nivel del proyecto o requerimientos del

producto que el proyecto pretende atender.
• LA DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ES LA
• Propósito o justificación del proyecto.
DEFINICIÓN DEL PROYECTO, QUÈ NECESIDADES SERÀN
• Gerente del proyecto y nivel de autoridad. SATISFECHAS.

• Resumen de cronograma con actividades. • SE ESTABLECEN Y DOCUMENTAN LAS CARACTERÍSTICAS Y

• Influencias de los involucrados en el proyecto. FRONTERAS DEL PROYECTO Y SUS PRODUCTOS Y SERVICIOS
ASOCIADOS, COMO TAMBIÉN LOS MÉTODOS DE ACEPTACIÓN Y
• Áreas funcionales de la organización y su participación. DE CONTROL DEL ALCANCE.
• Supuestos organizacionales, ambientales y externos.
• EN PROYECTOS DE VARIAS FASES SE VA VALIDANDO Y
• Restricciones organizacionales, ambientales y externas. REFINANDO EL ALCANCE DEL PROYECTO PARA LA FASE
SIGUIENTE.
• Presupuesto resumido.

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LA DECLARACIÓN DE ALCANCE DEL PROYECTO INCLUYE

(Incluye algunos o la totalidad de los siguientes componentes, según área de
aplicación o complejidad)
ELABORAR EL PLAN DIRECTOR DEL PROYECTO

• Objetivos de proyecto y de producto. • EL PLAN DIRECTOR DEL PROYECTO DEFINE COMO VA A SER
• Requerimientos de producto o servicio y características.
EJECUTADO, MONITOREADO, CONTROLADO Y CERRADO EL
PROYECTO.
• Criterios de aceptación de producto.
• PUEDE SER RESUMIDO O DETALLADO Y PUEDE ESTAR
• Fronteras del proyecto.
COMPUESTO POR UNO O MÁS PLANES SUBSIDIARIOS DEL
• Requerimientos del proyecto y entregables. PROYECTO Y OTROS COMPONENTES.
• Restricciones del proyecto.
• EL CONTENIDO DEL PLAN DIRECTOR DEL PROYECTO DEPENDE
• Supuestos del proyecto. DEL AREA DE APLICACIÒN Y DE LA COMPLEJIDAD DEL
PROYECTO Y ES ACTUALIZADO POR EL PROCESO DE CONTROL
• Organización inicial del proyecto. DE CAMBIOS DEL PROYECTO.
• Definición inicial de riesgos.

• Cronograma.

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EL PLAN DIRECTOR DEL PROYECTO INCLUYE

PLANEACIÓN DEL ALCANCE

• Plan de gestión del alcance del proyecto.

• El Plan de Gestión del Alcance del Proyecto es la guía
• Plan de gestión del cronograma.
de como se definirá, documentará, verificará,
• Plan de gestión de costos. gestionará y controlará el alcance del proyecto, por
parte del equipo del mismo.
• Plan de gestión de calidad.
• Plan de mejoramiento de procesos.
• Este plan está contenido en el Plan Director del
• Plan de gestión de personal. Proyecto o es subsidiario del mismo.
• Plan de gestión de comunicaciones.
• El plan puede ser informal o con una estructura muy
• Plan de gestión de riesgos. general, o por el contrario puede ser formal y muy
• Plan de gestión de adquisiciones. detallado, dependiendo de las necesidades del
proyecto.

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EL PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO INCLUYE

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

• La declaración del alcance del proyecto describe,

• Un proceso para elaborar una declaración detallada de
en detalle, los entregables del proyecto y el trabajo
alcance del proyecto, a partir de la declaración
preliminar de alcance. necesario para crearlos.

• Un proceso que permita la creación de la estructura
analítica del proyecto a partir de la declaración
detallada de alcance, y establezca cómo será
mantenida y aprobada.
• Un proceso que especifique cómo se obtendrá formal
verificación y aceptación de los entregables del
proyectos cuando se hayan terminado.
• Permite al equipo de trabajo llevar a cabo una
planeación mas detallada, guía al equipo durante
la ejecución y permite una línea base para evaluar
si un requerimiento de cambio al proyecto se
incluye dentro del proyecto o se deja por fuera del
mismo.

• Un proceso para controlar cómo se tramitarán los

requerimientos de cambio sobre la declaración
detallada de alcance del proyecto. 23 24

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SUPOSICIONES DEL PROYECTO – Se describen las suposiciones del proyecto que

LA DECLARACIÒN DETALLADA DEL ALCANCE DEL
PROYECTO INCLUYE
OBJETIVOS DEL PROYECTO – Un proyecto puede tener múltiples objetivos, de
negocio, de costos, de tiempo, técnicos, de calidad. Deben expresarse con
indicadores que permitan determinar el logro de los mismos.
DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO – Características del producto,
servicio o resultado del proyecto, deben ser suficientemente descritas para permitir una
buena planeación.
tiene que ver con su alcance, y cúal sería el efecto si no se llegan a cumplir.
ORGANIZACIÓN INICIAL DEL PROYECTO – Se identifican los miembros del equipo
de proyecto como también los involucrados interesados, se documenta la organización
con la que se gestionará el proyecto.
RIESGOS INICIALES – Se describen los riesgos conocidos.
HECHOS CON FECHAS PREDETERMINADAS EN EL CRONOGRAMA – Estas
fechas pueden considerarse como restricciones.

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO – El análisis de las necesidades, deseos y
expectativas de los actores involucrados en el proyecto, deben traducirse en
requerimientos priorizados.
FRONTERAS DEL PROYECTO – Se establece qué está excluido del proyecto para
evitar suposiciones de que algún producto, servicio o resultado debería estar incluido.
ENTREGABLES DEL PROYECTO – Productos y servicios resultantes del proyecto,
como también los resultados subordinados, tales como reportes y documentación.
CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS – Proceso y criterios para aceptar
los productos terminados.
RESTRICCIONES DEL PROYECTO – Se describen las restricciones del proyecto que
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tienen que ver con su alcance, puede ser el caso de un presupuesto o una fecha
dados.
LIMITACIONES DE FONDOS – Estas limitaciones pueden ser de suma global o en
períodos de tiempo dados.
ESTIMACIÓN DE COSTOS.
REQUERIMIENTOS DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO – Se
describe el nivel de gestión de la configuración del proyecto y el control de cambios
que se implementarán en el proyecto.
ESPECIFICACIONES DEL PROYECTO – Identifica los documentos de especificación
en los que se basa el proyecto.
REQUISITOS DE APROBACIÓN – Se identifican los requisitos de aprobación que
pueden aplicarse a elementos tales como objetivos, entregables, documentos, trabajo
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realizado.

DEFINIR LA ESTRUCTURA ANÁLITICA LOTES DE CONTROL

PROYECTO

ENTREGABLE 1 ENTREGABLE 2 ENTREGABLE n

• La estructura analítica es una descomposición
jerárquica, orientada a los entregables, del trabajo a ENTREGABLE 1.1 ENTREGABLE 1.2 LOTE TRABAJO 2.1

ser realizado en el proyecto, para cumplir con los

LOTE TRABAJO 1.1.1 LOTE TRABAJO 2.2
objetivos y producir los entregables requeridos.
LOTE TRABAJO 1.1.2 LOTE TRABAJO 2.3
• La estructura organiza y define la totalidad del alcance
del proyecto. LOTE TRABAJO 1.1.3
LOTES DE TRABAJO

• La estructura subdivide el proyecto en piezas de LOTE TRABAJO 1.1.4

trabajo más pequeñas y más manejables, siendo más
detallado el trabajo a medida que se subdivide en más
niveles.
• Los LOTES DE TRABAJO son el nivel más bajo de la estructura, para los cuales se puede
realizar una estimación más confiable de tiempos y costos del trabajo a realizar.
• La estructura es acompañada por el Diccionario, en este se describe cada lote de control y de
trabajo, identificados por sus códigos numéricos, una definición de lo que se va a hacer, el
responsable del lote, e hitos a incluir en el cronograma.
• Para los lotes de trabajo se puede agregar información sobre las actividades que se incluirán en
el cronograma, los recursos que se utilizarán en el lote y una estimación del costo.

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DEFINIR LAS ACTIVIDADES Una LISTA DE ACTIVIDADES incluye datos y atributos

de cada actividad tales como:
Los lotes de trabajo de la estructura se abren en ACTIVIDADES a •Un código de actividad.
realizar, las cuales son la base para hacer las estimaciones, para
armar un cronograma, para la ejecución, seguimiento y control del
•Una breve descripción que identifica la actividad.
trabajo con el que se lograrán los objetivos del proyecto. •El alcance del trabajo a realizar, con el detalle
suficiente para que sea entendible por quien lo vaya a
hacer, expresando algún indicador de cantidad a
realizar.
•Actividades predecesoras y sucesoras.
•Requerimientos de recursos.
•Fechas impuestas.
•Restricciones y suposiciones.
•Persona responsable del trabajo.

Se debe hacer también una lista con los hitos

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DEFINIR LAS RELACIONES ENTRE LAS ACTIVIDADES EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE PRECEDENCIAS

El principal producto de este proceso es la RED DE

ACTIVIDADES en la cual se indican las relaciones lógicas
entre las actividades (Diagrama de precedencias).

Se relacionan los tiempos de inicio anticipado que

pudieran darse para una actividad que sucede a otra,
como también los tiempos de espera para iniciar una
actividad sucesora, después de terminada la antecesora.

Los cuadrados representan las actividades y las flechas sus relaciones

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ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
• Tipos y cantidades de recursos requeridos para cada
actividad.
• La documentación de la estimación de recursos debe
incluir la base de estimación para cada recurso, las
suposiciones hechas para la utilización de cada uno de
los recursos, la disponibilidad de los recursos y las
cantidades a utilizar de cada recurso.
• La estimación de la duración de las actividades se hace
recurriendo al conocimiento de quienes han trabajado en el tipo
de actividades respectivas, se utilizan indicadores existentes tales
como índices de productividad o comparando con otros
proyectos.
• La duración de una actividad se expresa en períodos de trabajo
(días hábiles, semanas, meses) y se debe tener en cuenta la
disponibilidad efectiva del recurso en dicha actividad.
• Se estiman 3 tiempos: el deseable, el optimista y el pesimista, el
promedio de ellos puede dar el tiempo a considerar.

• Toda la información y los supuestos considerados para estimar la

duración de una actividad deben dejarse documentados.

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ELABORAR EL CRONOGRAMA
DIAGRAMA DE BARRAS

• Es muy importante contar con un cronograma de partida o

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
“línea base” contra el cual hacer seguimiento al avance
del proyecto. A (3)
B (5)
• En un cronograma se definen las fechas de inicio y
finalización de cada actividad. C (7)
D (8)
• Las restricciones de tiempo son muy comunes en los
E (1)
proyectos (No empezar antes de.., no terminar después
de…), esto impone “cajas de tiempo” que deben F (4)
cumplirse. G (6)
H (8)

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ESTIMACIÓN DE COSTOS
PRESUPUESTACIÓN
• El presupuesto se construye agregando los costos
estimados de las diferentes actividades del cronograma,
hasta obtener una línea base de costo total del proyecto,
Usar información que indica los costos para cada periodo de la duración del
de otros proyecto.
proyectos
• Con el presupuesto se puede ir midiendo el desempeño
del proyecto en términos de dinero. (flujo de caja)
• Calcular una aproximación de los costos de los recursos requeridos
en las actividades del cronograma.

• La estimación debe considerar las posibles variaciones de los costos.

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PLANEACIÓN DEL RECURSO HUMANO

PLANEACIÓN DE LA CALIDAD
• Se definen los roles, responsabilidades, las
• Qué estándares de calidad serán utilizados en el relaciones de dependencia (organigrama),
proyecto y cómo se harán cumplir. como también un plan de gestión de
personal: cómo vincular la gente al proyecto,
• Las listas de chequeo de calidad son muy útiles cuándo entran y cuándo salen del proyecto,
para verificar posteriormente el cumplimiento de necesidades de capacitación, planes de
la calidad definida. reconocimientos y recompensas.

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PLANEACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ANÁLISIS Y PLANEACIÓN DE RIESGOS EN UN PROYECTO

• Se define la información requerida por los distintos

Se define en forma preliminar el posible riesgo que
involucrados en el proyecto, en qué momento la
requieren, con qué periodicidad, en qué forma y involucra el proyecto y cómo se medirá
medio se les brindará y quién la debe dar.

• Se suelen utilizar los medios de comunicación

disponibles por la organización.

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PLAN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

• Se define cómo procurar las necesidades del proyecto

en materia de productos, materiales, servicios,
información. Si van a ser procurados por la organización
o hay que proceder a comprarlas, aprovechando
contratos existentes o emprender nuevos procesos de
contratación. Se identifican posibles proveedores.

• Las necesidades de contratación pueden condicionar

FIN
los tiempos del proyecto y pueden también introducir
algunos riesgos al proyecto.

• Se suelen realizar con los procesos de compras y

contrataciones de la organización.

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