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PLAN

1. Rôle de la fonction achats


2. Aspect comptable
3. Audit du cycle achats fournisseurs
o Contrôle interne des achats
Questionnaire type du circuit des achats
Description du circuit des achats
Contrôle des phases du cycle achats
Evaluation du système des achats
recommandations
4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches
Objectif d audit du compte
Les contrôles à effectuer sur les comptes fournisseurs
Exemple
5. Cas pratique
INTRODUCTION

« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une


parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de
la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure
des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans
lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite !

L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure
prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning
scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle
dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation
fiable et simplifiée.
I- Rôle de la fonction achats
Au cours des trois dernières décennies, on est progressivement passé d'une
économie de production à une économie de marché.
En économie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des
coûts de l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire.

En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de
revient le plus bas devient donc l'objectif à atteindre.

En économie de marché, l'offre est bien souvent supérieure à la demande et il ne


suffit plus de produire pour vendre, ni même de savoir vendre pour réussir.

Le succès de l'entreprise dépend donc de sa capacité à :

¾ Adapter son offre à la demande


¾ Maîtriser ses conditions internes d'exploitation.

ƒ Les achats ont un rôle stratégique

Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction


achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la
qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise.

L’achat, est devenu un processus complexe, à caractère collectif. Une cascade de


prescriptions et de contraintes est imposée par un ensemble de personnes aux
fonctions différentes, concernées à un moment donné par l'achat.

Dans une même entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent


d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement à l'acheteur d'en assurer la
coordination.
ƒ L'organisation des achats

L'acheteur doit être placé dans une organisation permettant :

¾ de s'intégrer dans une chaîne dont l'objectif est la satisfaction du client


final ;
¾ d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce résultat ne peut
être obtenu qu'à partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est
fréquent de constater que le frein majeur à l'évolution de la fonction en
centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements.
Ainsi, la fonction achats se décompose en trois sous fonctions majeures :
les approvisionnements, les achats et le marketing achats.

Très globalement, nous pouvons donner une première définition de ces trois sous-
fonctions :

L'approvisionnement • C’est une fonction d'exécution tournée vers


l'intérieur de l'entreprise.

• La relation fournisseur est à court terme.


L'achat • C’est une fonction d'acquisition de ressources
matérielles de l'entreprise tournée vers
l'extérieur.

• La relation fournisseur est à moyen terme.


Le marketing achats • C’est une fonction de gestion des ressources
matérielles de l'entreprise à long terme.
ƒ Missions de la fonction Approvisionnements :

™ exploitation du calcul des besoins


™ traitement des demandes d'achats
™ passation des commandes de réapprovisionnement
™ passation des commandes de dépannage
™ suivi des contrats
™ relance des livraisons
™ suivi des litiges
™ contrôle des performances des fournisseurs
™ gestion des stocks
™ gestion de la sous-traitance de charges
™ etc.

ƒ Mission de la fonction Achats :

™ élaboration d'une politique d'achats


™ élaboration du budget achats
™ détermination des objectifs
™ évaluation des fournisseurs et consultation
™ négociation des marchés
™ rédaction des accords
™ etc.
ƒ L’acheteur et son pouvoir

La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement détermine


inévitablement un rapport de forces qui pèse lourdement sur les stratégies à adopter.

Cette inégalité de pouvoir est liée à la nature même des échanges commerciaux,
de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille
identique.

En revanche, l'interdépendance du demandeur et de l'offreur n’est pas


nécessairement liée à la taille des entreprises en présence.

ƒ La relation de l’acheteur avec le marché

L'interdépendance du demandeur et de l'offreur peut être illustrée à travers


quelques exemples.

1. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur

Pour l'acheteur, sous-traiter c'est établir une relation de dépendance forte avec
un fournisseur car le produit n'existe qu'après une relation aussi bien d'ordre technique
que commercial entre les deux parties.

D'une manière générale, la décision de sous-traiter est prise :

a) pour réduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacité


(ou conjoncturelle).

L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et


machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle
fait réaliser par un sous-traitant les suractivités ponctuelles. Il est évident que, dans ce
cas, le rapport de forces est favorable à l'acheteur car dans les périodes de récession,
l'entreprise acheteuse réintégrera ses fabrications.
b) pour éviter un investissement ne correspondant pas à la compétence de
l'entreprise, c'est la sous-traitance de spécialité (ou structurelle).

Le recours à ce type de sous-traitance est impératif quand le produit à fabriquer par


l'entreprise acheteuse est un système intégrant de nombreuses pièces de technologie
différentes (mécanique, transport, électronique, informatique, etc.).

Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de « prix à payer », si l'on veut
disposer de plusieurs sous-traitants pour un même produit (mise en œuvre d'outillages,
de développements d'études, etc.), le rapport de forces peut être favorable aux sous-
traitants.

En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter


directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi
diminués. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing
achats auprès de petits sous-traitants permet d'établir une relation à long terme qui
sécurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le sous-
traitant a l'assurance d'une charge de travail de durée plus importante que celle
obtenue dans un système achat / vente ponctuel.

2. Cas de l'approvisionnement auprès d'entreprises importantes

Pour l'acheteur, « traiter » avec une entreprise de taille importante est nécessaire
chaque fois qu'il doit trouver un maître d’œuvre ou un coopérant capable de réaliser
un ensemble complexe s'intégrant et participant au fonctionnement du produit final.
C'est le cas par exemple de systèmes montés sur avions ou automobiles (équipements
de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.).

La relation de dépendance est très forte et souvent le rapport de forces est


favorable au fournisseur.

En effet, après une période de développement commun, les deux parties sont
liées à long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable
financièrement.

Cette relation de long terme peut être une lourde contrainte pour l'acheteur qui
doit acheter des composants en grande quantité et sur une longue période. La
démarche consiste alors, pour l'acheteur, à convaincre le fabricant de traiter
directement, sans passer par les intermédiaires habituels.

Il peut aussi effectuer une étude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- -
dire trouver un maître d’œuvre potentiel.

II- Aspect comptables :


61. CHARGES D’EXPLOITATION
La rubrique 61 regroupe les postes suivants :
611 : Achats revendus de marchandises
612 : Achats consommés de matières et fournitures
613 / 614 : Autres charges externes
616 : Impôts et taxes
617 : Frais de personnel
618 : Autres charges d’exploitation
619 : Dotations d’exploitation

6121. Achats de matières premières


6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables

Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit
d’un compte de tiers ou de trésorerie.
La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “Etat-
TVA récupérable”
6123. Achats d’emballages

Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par
l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du
client.

6124. Variation des stocks de matières et fournitures

Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les
sorties.
Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires
entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des
comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les
charges réelles de l’exercice.

6125. Achats non stockés de matières et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne


transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des
fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges
constatées d’avance au débit du compte 3491.

6126. Achats de travaux, études et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations sous-


traités pour le compte de l’entreprise par des tiers.
Il est subdivisé par nature de prestations.
6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs

Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux


exercices antérieurs.

6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures

Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont


comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de
tiers concerné

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES

Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens
ou de services par le débit :

Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables


pour les charges de fonctionnement ;

Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de


production des opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors
taxes récupérables ;

Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes


récupérables ;

Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments


constitutifs du coût de production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage
déléguée.

Le compte 4411. « fournisseurs »

Ce même compte est débité par le crédit :

D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ;

Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une


lettre de change ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ;

du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais, remises et ristournes


obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ;

du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes


d’exploitation » pour solde de ce compte, le cas échéant.

Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie »

Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des
retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue.
Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le
fonctionnement.
Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de
l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.
Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues »

C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur


concerné, il convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de
charges concerné par le crédit du compte 4417.

Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises,


par le débit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte
de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors
taxes de cette opération.
A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les
entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin
de chaque période comptable et non pas uniquement à la clôture de l’exercice.
Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés »
Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.
III- Le contrôle interne des achats :

A) Le questionnaire type du circuit des achats :


Le circuit achats- fournisseurs est l’un des circuits qui traite des données répétitives qui
nécessitent une bonne compréhension.
L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données répétitives est
d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure d’évaluer la probabilité
d’erreurs importantes pour l’audit dans les informations comptables issues des
traitements des données répétitives.
Cette évaluation du risque est la base de la détermination de la nature et de l’étendue
des tests de validité nécessaire sur les soldes des comptes concernés pour détecter la
présence possible de telles erreurs.
1. Objectifs du contrôle interne :
L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats- fournisseurs doit
permettre de s’assurer que :
™ Les séparations de fonctions sont suffisantes.
™ Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et
comptabilisés.
™ Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de
l’entreprise.
™ Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à
son objet.
™ Tous les achats enregistrés sont correctement évalués.
™ Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.
™ Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont
enregistrées dans la bonne période.
™ Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont
correctement suivis.
2. Séparation de fonctions :
Apprécier la séparation des fonctions en ce qui concerne :
™ Emission de demandes d’achats.
™ Etablissement des commandes.
™ Autorisation des commandes.
™ Réception des marchandises et services.
™ Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services
reçus avec les commandes.
™ Comparaison bon de réception/commande/facture.
™ Imputation comptable.
™ Vérification de l’imputation comptable.
™ Contrôle des factures.
™ Suivi des avoirs à recevoir.
™ Bon à payer.
™ Tenue du journal d’achats.
™ Tenue de l’inventaire permanent.
™ Tenue des comptes individuels fournisseurs.
™ Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes.
™ Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance
fournisseurs.
™ Centralisation du journal d’achats.
™ Signature des chèques.
™ Envoi des chèques.
™ Acceptation des traites.
™ Tenue du journal des effets à payer.
™ Tenue du journal de trésorerie.
™ Annulation des pièces justificatives.
™ Approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes
fournisseurs- créditeurs divers.
™ Accès à la comptabilité générale.

3. Commandes :

™ Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes


lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum ?
™ Si oui, les quantités minimales sont elles revues régulièrement en fonction
des besoins réels de la fabrication ?
™ Les commandes de biens et de services ne sont elles passées que sur la
base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées ?
™ Chaque service demandeur dispose-t-il d’un budget de dépenses
prévisionnelles ?
™ Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie régulièrement pour
éviter les dépassements ?
™ Ce suivi tient-il compte des commandes engagées mais non encore
facturées ?
™ Des bons de commandes sont ils établis systématiquement ?
™ Si oui, sont-ils :
9 Pré Numérotés ?
9 Etablis en quantité et en valeur ?
9 Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ?
™ Existe-il une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants ?
™ Si oui, est-elle:
9 Approuvée par un responsable ?
9 Régulièrement mise à jour ?
™ Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ?
™ Les autres achats font-ils l’objet d’appels d’offres, au moins au dessus
d’un certain montant ?
™ Existe-il une procédure permettant d’éviter les commandes excessives ?
™ Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence
numérique est-elle utilisée pour :
9 Enregistrer les engagements pris par l’entreprise ?
9 Identifier les retards d’exécution ?
™ Existe-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de
livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ?
™ Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué :
9 Au service réception
9 A la comptabilité
™ Si oui, ces services s’assurent-ils qu’ils les reçoivent tous ?
™ La société exerce-t-elle un contrôle sur les cadeaux et autres avantages
accordés aux acheteurs par les fournisseurs ?
™ Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement
par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service
achat pour s’assurer que la politique de la société est bien appliquée ?

4. Réception des marchandises et services.

™ Existe-il un service de réception ?


™ Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande
en ce qui concerne :
9 Les quantités.
9 La qualité.
™ Des bons de réception sont-ils établis systématiquement, même pour les
livraisons sur des chantiers extérieurs ou chez des clients, des
dépositaires ?
9 Si oui, sont-ils pré numérotés ?
9 Signés par le réceptionnaire ?
9 Datés ?
™ La pré numérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler :
9 L’exhaustivité des bons transmis à la comptabilité, par centre de
réception ?
9 L’enregistrement des mouvements de stocks ?
™ Existe-il un système équivalent au bon de réception en matière de
service ?
™ Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles
l’objet d’un bon de retour ?
™ Si oui, ces bons sont-ils :
9 Pré Numérotés ?
9 Transmis à une personne chargée d’obtenir les avoirs ?

5. Contrôle des factures :

™ Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier


à la comptabilité ?
™ Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux
factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées
de les vérifier ?
™ Si oui, garde t-il une trace de ces numéros pour suivre le retour des
factures et relancer le service concerné ?
™ Les doubles des factures et avoirs sont-ils annulés, par apposition d’un
tampon « duplicata » ?

B) La description du circuit des achats

Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif


des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum
d’informations pour une meilleure compréhension des circuits de traitement
d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans
le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit.
L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à :

1- Emission des demandes d’achat


„ La direction des travaux concernés
„ Le service achat
„ Le service gestion
„ Le service du projet
L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes
supérieures à 1000 dhs. Après avoir détecter les besoins des différents services.
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission :
„ La numérotation
„ Imputation
„ Délai et lieu de livraison
„ Désignation des articles
2- circuit des demandes d’achat
„ Procédure exceptionnelle
Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se
faire directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat
„ Imprimés de diffusion
C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA
Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par
le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin
pour le contrôle des livraisons.
3- Etablissement des bons de commande
„ Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande
d’achat :
Numéro de la commande
Service traiteur : achat
Référence : centre d’imputation, code analytique
Désignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
„ Circuit du bon de commande
„ Imprimé de diffusion
Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui
Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise.
4-Réception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures
„ Réception de la facture
Facture fournisseur
Facture établie sur contrat
„ Présentation type d’une facture
„ Enregistrement de la facture
1. Circuit
L’émetteur : la comptabilité
Le service de gestion:contrôle des imputations analytiques
Le service travaux:accord pour paiement
La direction du projet: accord pour paiement
2. classement
Mission des services
„ Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents
„ Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilité

6- Règlement des factures fournisseurs


„ Il existe deux moyens de règlement:
™ Le chèque
™ Effet de commerce

C) CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS

Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit :

™ déclenchement de la commande,
™ acceptation et traitement des livraisons,
™ enregistrement des dettes,
™ paiement des factures.

I- Déclenchement de la commande

1. Objectifs du contrôle interne

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit
donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont
faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des
personnes autorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont


indissociables des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière


satisfaisante aux questions suivantes :
9 qui peut déclencher la commande ?
9 quand passer la commande ?
9 quelle quantité faut-il commander ?
9 à quel fournisseur doit-on s'adresser ?

2. Organisation correspondant à ces objectifs

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation


satisfaisante :
9 une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service "Achats",
9 un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des
exemplaires standards et prénumérotés, à partir des demandes d'achat par le
service "Achats",
9 les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du règlement des factures,
9 les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini,
9 les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de
l'entreprise.

Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par


les magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à
l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de
production. La date de passation de la commande et les quantités à commander
dépendent essentiellement des quantités en stock, des consommations et des délais de
livraison.
Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des
marchandises non livrées à la date prévue.

Le non-respect de telles procédures peut conduire :


9 soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire
par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des
pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits.
La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de
commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de
vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est
recommandé qu'un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures
autorisées.

9 soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des


retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de
réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.

Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités


offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste
de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les
prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et
d'une mise à jour périodiques. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment
documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n'a pas été
retenu.

II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus)

1) Objectifs du contrôle interne

Il faut en ce domaine garantir que :


9 les délais de livraison prévus sont respectés,
9 les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils
correspondent à une demande,
9 les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
2) Organisation correspondante

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation


satisfaisante :

9 un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés.

Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de
réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison
du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.

9 un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées
que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de
l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception
possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de
marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises.

Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont


généralement faites en deux temps :
9 contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception,
9 contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une
personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière
exhaustive, soit par sondages.
Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de
réception.

III- Enregistrement des dettes


1) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir que :
9 les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des
fournitures et des services,
9 la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

2) Organisation correspondant à ces objectifs

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour


lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure
(parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les
doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette
dernière, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du
bon de réception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connaître à tous moments
l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue.

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :
9 la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par
la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents
services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour
vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les
différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la
récupération de la T.V.A. dans les délais normaux,

9 les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu
à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise,
9 les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités,
9 l'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations
A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :
¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur
identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée,
¾ les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas
enregistrer",
¾ avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de
noter que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné
avec soin en fin d'exercice, au moment de l'établissement du bilan),
¾ un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la
facture :

ƒ un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de


commande en vue de s'assurer que la facture correspond à une
réception effective, acceptée et légitime,
ƒ vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire,
calcul des taxes,
ƒ affectation comptable des montants figurant sur la facture ;
comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement
imputations analytiques,
ƒ concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des
instructions écrites précises sont données aux comptables chargés
des imputations en mentionnant les cas où la récupération est
possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de
pourcentage de récupération, etc...,
ƒ approbation de la facture, par une personne responsable,
ƒ une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier
jusqu'à ce qu'elle soit payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit
être en mesure de les suivre, par exemple :
ƒ en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné
satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut
demander au fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en
général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois
même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble
des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent
faire l'objet d'un contrôle constant et plus particulièrement à l'occasion de
l'établissement des comptes de fin d'exercice,
ƒ en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de règlement,
ƒ si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en
place pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif,
ƒ si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par
exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre.

IV- Paiement des factures


1) Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques
à la mise en paiement sont les suivants :
9 les factures sont contrôlées avant mise en paiement,
9 la mise en paiement est dûment autorisée,
9 les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au
regard du contrôle interne :
ƒ le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande,
ƒ la mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de
celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner
plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en
plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les
exemplaires autres que l'original.

Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter


les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé"
pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés

1. Objectifs

• Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles
dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.
• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan
• Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date
de clôture

2. Les principaux comptes concernés


• Dans le Bilan :
• Avances et acomptes reçus sur commandes en cours
• Fournisseurs
• Fournisseurs effets à payer
• Fournisseurs factures non parvenues

• Dans le compte de résultat :


• Achats
• Autres charges externes

3. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs


Procédures d’examen analytique :
• Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et
enquêter sur les changements inattendus
• Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents
Procédure de base
• Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai
d’encaissement et de décaissement
• Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de
réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et
suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été
comptabilisées sur le bon exercice
• Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique
ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de
réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures
• Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer
Procédures générales
• Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes
• Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et
les comptes annuels
• Ponter le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance
fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets é payer
• Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et
acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan

• S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la
différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »
• Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il
n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de
réalisation

4. Les erreurs possibles


• Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés
• Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de
produits ou de prestations
• Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement
• Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant
• Des achats effectuées après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice
• Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs

• Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice


• Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs
• Le journal des achats n’est pas correctement totalisé
• Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau
du grand livre
• Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des
achats
• Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas
comptabilisés

5. Exemple :
• Il faut d’abord déterminer un seuil de signification
• Le SS est définit comme le montant à partir duquel des omissions ou inexactitudes
isolées ou cumulées auraient pour effet de modifier ou influencer les jugements
d’une personne raisonnable se fiant aux états financiers

• Dans notre cas il est de 1800000 DH


• L’échantillon de fournisseurs à contrôler est de 14
• Le montant global de la population est de 88334 KDH
• Après avoir sélectionner les soldes des fournisseurs >=2000000 DH nous
procédons à une sélection au hasard des 14 comptes en utilisant une méthode
aléatoire.
Extrait de la balance fournisseurs au 31/12/N

Nom du fournisseur Solde au 31/12/N


A 6500000
B 2500000
C 1800000
D 4000000
E 3700000
F 2650000
G 5800000
H 3600000
I 1300000
J 3900000
K 1450000
L 2600000
M 3000000
N 2050000
O 2850000
P 2700000
Q 1000000
R 4100000
S 32834000
TOTAL 88334000
Tableau récapitulatif des réponses des Frs

Nom du Solde au Solde Soldes non


Écart
Frs. 31/12 confirmé confirmés
A 6500000 6500000
B 2500000 2500000
D 4000000 3600000 -400000
E 3700000 3700000
F 2650000 2950000 300000
G 5800000 6000000 200000
H 3600000 3600000
J 3900000 3900000
L 2600000 2600000
M 3000000 3400000 400000
N 2050000 2050000
O 2850000 2850000
P 2700000 2900000 200000
R 4100000 4100000
S 32834000
Total 82784000 44700000 700000 5950000
Conclusion sur le compte Fournisseurs

Valeur
A=total Frs et comptes rattachés 88334
B=total confirmé 49950
B/A=%de confirmations effectuées 57%
C=réponses reçues en accord 25850
C/B=% de confirmations reçues en accord 52%
C/A=% de soldes confirmés et en accord 30%
D= réponses en désaccord et montant en désaccord 18850
D/B=% de confirmations reçues en désaccord 38%
D/A=% de confirmation en désaccord sur le total Frs 21%
E= confirmation sans réponse mais vérifiées par autres 5950
procédures
E/B=% des confirmations sans réponses mais vérifiées 12%

Ce tableau nous permet de constater que :


o Le pourcentage de confirmations reçues en accord est de 52%; celui des
confirmations reçues en désaccords est de 38% tandis que celui des
confirmations sans réponse mais vérifiées par d’autres procédures n’est que de
12%.
o Cette observation nous permet de confirmer que le compte Frs contient des
erreurs. Ces erreurs ont pour origine :
o Des oublis de comptabilisation de certaines factures
o De double comptabilisation de factures
o Des règlements Frs non comptabilisées
o Des règlements Frs intervenus après la date de clôture sont comptabilisés
dans l’exercice N

6. Recommandations sur le compte Frs et compte rattachés

• Améliorer le système de comptabilisation des factures par apposition de tampon


« enregistré » pour marquer que la facture a été comptabilisée
• Respecter la séparation des exercices en matière de décaissements; seuls les
décaissements intervenus avant la clôture doivent être portés au compte Frs.
• Imputer correctement les règlements Frs
V- CAS PRATIQUE

PARTIE I :

PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA SOCIETE

I- HISTORIQUE ET FICHE TECHNIQUE

II- LA DESCRIPTION DE L’Activité

III- L’ORGANIGRAMME
PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE

I- Historique et fiche technique

Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA


NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités :
maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software,
administration, prépresse, comptabilité marketing direction commerciale et service
abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années
grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle qui
a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le
parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création,
la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux
importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif
Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important
qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se chargeant des
abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le secret de cette
réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect
de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un marché
consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports marketing et se
basant sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA
NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en
choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de format 54*75
cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm
en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès était tellement
immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de format 81*112 cm
répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service devint alors
le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase de
clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à
l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de
mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été
nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des
imprimeurs en tunisie.

II- La description de l’activité

¾ Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels


informatiques. Vue la nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation comprend
deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.

¾ L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la


marque du matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des
clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres
marques se fait selon la demande et la commande du client.

¾ La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son


service après vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre
également une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.

¾ Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés,


locaux aménagés…….

¾ Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société


prévit de contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM…….
III- L’organigramme

DIRECTEUR TECHNIQUE

Directeur technique Directeur adjoint

Service Service Service


secrétariat comptable commercial
Partie II :

La description des systèmes

I- Système achats/fournisseurs
PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES

Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un


maximum d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de
déterminer les risques généraux liés à la société.

L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations


mais, de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes.

Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes
personnes susceptibles de fournir une information appropriée.

I- Système achats/fournisseurs

Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du


groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les
différentes étapes que doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives
aux achats et aux dettes d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la
commande, la réception, la comptabilisation et le règlement.

Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel


concerné de la société, à savoir :

- responsable des achats ( Mr Faycel )

- comptables ( Brahim et Abderrahim )

- magasinier ( Saïd )

Etape n° 1 : La commande

Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation


d’achat, de recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la
commande.
Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute
particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés
annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les
stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de
certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant.

Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix,
la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose
d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat.

Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de
fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats
après avoir examiné le bien fondé des commandes.

Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de
permettre le suivi de la commande ( relance de fournisseur ).

- un destiné au magasinier

- un classé dans le dossier fournisseur

Etape n° 2 : La réception

Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison


fournisseur. Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison
correspond correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne
les biens reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement
livrés.

Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont :

- un exemplaire est conservé par le gardien

- un exemplaire est conservé par le magasinier


- un exemplaire est envoyé à la direction

- un exemplaire est adressé au service comptabilité

La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son


ouverture et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro
d’ordre interne avant qu’elles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une
perte d’informations.

Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de


fournisseur) :

- classement dans un dossier fournisseur

- classement dans un classeur fournisseur

Etape n° 3 : La comptabilisation

Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture


fournisseur en vue de son règlement.

L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de


la facture (référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les
documents qui lui ont été transmis :

- bon de commande

- bon de livraison

- bon de réception

Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans


les temps appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double
enregistrement.
Etape n° 4 : Le règlement

Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité
fournisseur et la direction.

Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer
par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de
commande, bon de réception et la facture.

Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «.
L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier
fournisseur et archivage.
Partie III :

Le contrôle des systèmes

I-Système achats/fournisseurs
Partie III : Contrôle des systèmes

Système achats/fournisseurs

L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques


inhérents à la procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe
sur le terrain.

1-1 Objectifs de la révision

L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions ci-
dessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction.

- achats de marchandises

- la réception

- la quantité achetée

- le choix des fournisseurs

- le paiement aux fournisseurs

De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs
afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables.

Moyens : test d’acheminement ( ou de conformité ) afin de s’assurer que les


descriptions du système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de
permanence qui a pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement
appliquée et conclusion.
1-2 Test de fonctionnement :

Fournisseurs : PC

LIBELLES INDEX

Bon de commande 40.1

Bon de livraison 40.2

Bon de réception 40.3

Facture 40.4

Journal des achats 40.5

Autres : résultats du test 40.6

40.5 : Journal des achats

Désignation Code produit TTC TVA 6122

HDS : 3140 70190 2163 345 1818

40.6 : Résultats du test d’acheminement

LIBELLES Résultat du test

VU BR bleu classé numériquement dans le dossier fournisseur Moyen


avec le bon de la commande (BC)

VU Classement des factures en instance de règlement Supérieur

VU Classement des talents de chèques Supérieur

VU Classement des liasses de documents par ordre numérique Supérieur


dans le dossier fournisseur

1-3 Programme de révision :

Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du


système achats/fournisseurs.

A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux
vérifications suivantes :

Vérifications effectuées Fiabilité apparente des vérification

Vérification de l’existence de la facture du fournisseur, qui do


Supérieure, force du système
être établie en due et bonne forme

Vérification du rapprochement de la facture avec le bon de


Supérieure, force du système
commande, le bon de réception et le bon de livraison.

Vérification de l’autorisation des : bons de commandes,


Supérieure, force du système
demandes d’achats

Vérifier que le bon de réception a été signé par le


Supérieure, force du système
magasinier
Vérifier la facture avec le relevé du fournisseur Faible, faiblesse du système

Vérifier que le service comptabilité a contrôlé le calcul


Faible, faiblesse du système
arithmétique des factures, des bons de livraison et d réception

Signer les dits documents pour les avoir contrôlées Supérieur, force du système

Pointer les achats aux fiches de stocks Faible, faiblesse du système

Noter s’il existe des fiches techniques permettant de


Faible, faiblesse du système
déterminer le prix de chaque bon

1-4 Test de permanence :

Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que


le point de contrôle prévu a bien été appliqué.

La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de


15 bons de réception et aux vérifications suivantes :

Vérifications effectuées Fiabilité apparente des vérification

Sélectionner 15 BR (échantillon aléatoire), vérifier que :

- les détails ont été correctement reproduits sur les facture


relatives Supérieure, force du système

- les prix sont corrects


Supérieure
- les factures ont été correctement enregistrées dans le
journal des achats Supérieure

- l’enregistrement dans le registre de service comptabilité


fournisseur est correct Supérieure

- les factures sont enregistrées séquentiellement au journal


des achats et contrôlés 2 séquences de 20 factures
Supérieure
- les additions du journal des achats (1 mois)
Supérieure

1-5 Conclusion :

A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes


phases de cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue
une force de ce système.

Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service


comptabilité :

- de s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer.

- d’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de
réception correspondants.

- de lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés.

Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes :

- les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne
des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des
produits

- l’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien.

Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de


détecter sans retard certains éléments des stocks, à savoir :
- les stocks à rotation lente ;

- les stocks périmés ;

- les stocks dont l’utilisation est aléatoire.


Conclusion

La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise


d’aujourd’hui du fat des changements économiques qu’a connu cette fin du
siècle et qu a crée une concurrence non seulement sur les produits finis mas
aussi sur l’allocation des ressources.
La nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel
peut être crée sur toute les partes de la chaîne de valeur de l’entreprise elles
ben sur la fonction achat.