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Université de Montréal

Direction des ressources humaines


Développement individuel et organisationnel

Microsoft Access 2000

TRI & FILTRE


(MODULE 2)

André Guindon
Technicien en formation
Téléphone : 4815
Courriel : andre.guindon@umontreal.ca

9 janvier 2002
Tri & Filtre

Trier des enregistrements


Filtrer des enregistrements
Imprimer une table
Recherche & remplacement d'enregistrements
Table des matières

Trier des enregistrements ..............................................................................................................1


Filtrer des enregistrements............................................................................................................2
Filtre par sélection ........................................................................................................................2
Filtre par formulaire .....................................................................................................................2
Filtre/tri avancé.............................................................................................................................3
Imprimer la feuille de données d'une table..................................................................................4
Pour imprimer la feuille de données en entier;.............................................................................4
Pour imprimer uniquement certains enregistrements de la feuille de données ............................4
Rechercher des enregistrements ...............................................................................................5
Remplacer le contenu d'enregistrements ..................................................................................5
Valeur de remplacements .........................................................................................................5
TRI & FILTRE

Trier des enregistrements


Le curseur détermine la colonne qui deviendra la CLÉ DE TRI. On clique sur l'icône de tri, et voilà.
Si vous devez trier avec plusieurs colonnes, celles-ci doivent être juxtaposées, alors il est fort
possible que vous deviez déplacer certaines colonnes.

Exemple :
Noms Prénoms Villes Téléphones
Meunier Carl Montréal (514) 452-9859
Simard Diane Laval (450) 689-9878
Meunier Anne Ottawa (613) 857-9857

Résultats:

Noms Prénoms Villes Téléphones


Meunier Anne Ottawa (613) 857-9857
Meunier Carl Montréal (514) 452-9859
Simard Diane Laval (450) 689-9878

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TRI & FILTRE

Filtrer des enregistrements


Quatre méthodes vous permettent de filtrer les enregistrements : Filtrer par sélection, Filtrer par
formulaire, Filtrer pour entrée et Filtre/tri avancé. On entend par filtrer l’extraction
d’enregistrements qui remplissent un ou plusieurs critères. Peu importe la méthode utilisée en
mode feuille, un filtre s’applique que sur une seule table à la fois.

Filtre par sélection Si vous pouvez facilement trouver et sélectionner dans la feuille de
données une occurrence de la valeur qui doit figurer dans les
enregistrements filtrés, le FILTRER PAR SÉLECTION est la méthode la
plus pratique et la plus rapide.

Exemple: Pour afficher la liste des étudiants de la région de Montréal seulement, on


positionne le curseur dans un champ ville qui contient le mot Montréal et on clique
sur

Résultats

Filtre par formulaire Si vous souhaitez choisir les valeurs que vous recherchez dans une
liste sans parcourir tous les enregistrements d'une feuille ou si vous
souhaitez spécifier plusieurs critères à la fois, utilisez FILTRER PAR
FORMULAIRE.

Exemple:

Pour afficher la liste des étudiants de MONTRÉAL ou de ST-BRUNO, on clique sur l'icône . La
fenêtre du formulaire s'affiche. Il suffit de remplir le champ ou d'utiliser le menu déroulant. On
remarque l'opérateur OU au bas de la fenêtre. On clique sur celui-ci si l'on doit appliquer un
autre critère de sélection et ainsi de suite. Pour appliquer le filtre on clique sur

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TRI & FILTRE

Filtre/tri avancé Pour élaborer des filtres complexes, utilisez FILTRE/TRI AVANCÉ. Sous le
menu ENREGISTREMENT, sélectionnez FILTRE puis FILTRE/TRI AVANCÉ.
Vous pouvez cliquer sur l'icône si celui-ci est affiché. Si l’icône
n’est pas affiché, sélectionner FILTRE du menu ENREGISTREMENTS pour
ensuite cliquer sur FILTRE/TRI AVANCÉ. Une grille apparaît dans
laquelle on entre les critères de sélection.

Exemple: Pour afficher la liste des étudiants de MONTRÉAL inscrits depuis 1990.

1. On clique sur l'icône ;


2. On glisse, dans la grille, le ou les
champs à utiliser pour définir le ou
les critères;
3. Dans la case Critères on entre le ou
les critères. On peu aussi définir
un tri;
4. On applique le filtre en cliquant sur
l'icône APPLIQUER LE FILTRE.

P.S. Un filtre avancé peut être sauvegardé comme une requête. En mode création (grille) on
clique sur la disquette, pour ensuite lui donner un nom. Le nom de la requête fera partie de
la liste des requêtes de la fenêtre requête.

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TRI & FILTRE

Peu importe la façon dont il a été créé, l'icône est utilisée pour ACTIVER ou DÉSACTIVER
un filtre.

Imprimer la feuille de données d'une table

Pour imprimer la feuille de données en entier;

1. Affichez la table.
2. Pour modifier les options de la boîte de dialogue imprimer avant l'impression, cliquez sur
IMPRIMER dans le menu FICHIER, puis sélectionnez les options souhaitées.

Pour imprimer immédiatement sans modifier les options de la boîte de dialogue Imprimer,
cliquez sur l'icône IMPRIMER de la barre d'outils Standard

Pour imprimer uniquement certains enregistrements de la feuille de données

1. Affichez la feuille de données de la table.


2. Sélectionnez les enregistrements que vous voulez imprimer.
3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Enregistrement(s) sélectionné(s).

Remarque: Vous pouvez obtenir un aperçu avant impression de votre feuille de données en
cliquant sur Aperçu avant impression dans la barre d'outils.

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TRI & FILTRE

Recherche et remplacement

Rechercher des enregistrements

Cette fonction permet de rechercher des


enregistrements spécifiques. La position
du curseur spécifie la colonne qui sera
utilisée pour la recherche. La fenêtre
RECHERCHER est affichée. Il suffit de
remplir le critère de recherche.

Remplacer le contenu d'enregistrements

Il est possible de remplacer le contenu


d'enregistrements avec l'aide de la commande
REMPLACER. Par défaut, cette commande est
accessible que par le menu ÉDITION seulement.
L'icône de cette commande peut être ajouté dans
la barre de menu. La position du curseur
détermine la colonne dans laquelle sera effectuée le remplacement.

Exemple: Tous les enregistrements dont le


code postal débute avec J6E
doivent être remplacés par J6F

Valeur de remplacements

Lors d'une recherche ou d'un remplacement, l'utilisation de valeurs de remplacements (*,?) peut
s'avérer très utile.

Exemple: Pour rechercher tous les enregistrements dont le nom commence par la lettre G

Ici, l'astérisque (*) est utilisé pour remplacer n'importe quelle chaîne de caractères qui
suit la lettre G.

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TRI & FILTRE

Exemple: Pour rechercher tous les enregistrements dont la ville est Montréal. Supposons que
lors de la saisie de données la ville Montréal peut avoir été tapée sans l’accent. Dans
ce cas nous avons deux possibilités. Le point d’interrogation prendra la place de ce
caractère.

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