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Chapitre 

VI. : Initiation au plan et à la rédaction de la lettre d’affaires

Initiation au plan et à la rédaction


de la lettre d'affaires

1. Le plan des lettres


Le plan des lettres est presque toujours le même. Il débute généralement par un rappel
des faits pour exposer ensuite la situation et ses conséquences éventuelles.

1.1. Un plan de travail méthodique


On ne se hasarde jamais à traiter un sujet donné sans toutefois prendre le soin de bien
l'analyser. Si vous lisez hâtivement votre sujet vous risquez non seulement, de ne traiter qu'un
aspect de ce qui est demandé, mais aussi, vous engagerez tout le développement dans une
fausse direction.
Par conséquent, si vous désirez réussir votre rédaction, il apparaît nécessaire de passer
successivement par quatre étapes :

1.1.1. Première étape


Bien comprendre le sujet et en dégager les questions auxquelles il faut rapporter des
réponses :
 éclairer mot à mot toute la signification du sujet ;
 bien déterminer les consignes de travail qui vous sont données ;
 aboutir à quelques questions précises.

1.1.2. Deuxième étape


Rechercher les idées qui vont nourrir votre développement :
 adopter un plan de recherche ;
 consacrer, de prime abord, un paragraphe pour chaque direction de recherche.

1.1.3. Troisième étape


Classer les idées que vous avez dégagées sous forme d'un plan net et détaillé :
 classer les idées par catégories ;
 déterminer les divisions et les subdivisions de votre plan.

1.1.4. Quatrième étape


Rédiger avec application en gardant votre plan sous les yeux.

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Chapitre VI. : Initiation au plan et à la rédaction de la lettre d’affaires

1.2. Plan le plus courant


 Rappel des faits
 Situation
 Conséquences
 Formule de conclusion (exprimant le ton général de la lettre)
 Formule de politesse
Ce plan peut varier quand on entre dans le vif du sujet ou quand la situation exposée
n'entraîne aucune conséquence.

1.3. Autres possibilités  


1 r e possibilité 2 e possibilité
 Situation  Rappel des faits
 Conséquences  Situation
 Formule de conclusion  Formule de conclusion
 Formule de politesse  Formule de politesse

1.4. Démarche à suivre

1.4.1. Rappel des faits


Il est souvent omis par les rédacteurs qui écrivent : Nous avons bien reçu votre lettre
du 12 octobre dernier et vous en remercions (phrase creuse sans intérêt).
Nous avons bien reçu votre lettre du... dernier par laquelle vous nous signalez le retard
de livraison de votre commande réf. 786 (phrase concise et complète).

1.4.2. Situation  
On l'expose le plus simplement possible, en phrases courtes :
Après vérification auprès de nos services, nous avons constaté que ces bureaux
destinés à votre stand, ont demandé un délai supplémentaire de fabrication. Il s'agissait en
effet, d'une commande hors série dont la production nécessite l'intervention d'un spécialiste.

1.4.3. Conséquences
Elles réclament également brièveté et précision :
Toutefois, votre commande a été confiée, ce jour, à notre transporteur. Vous la recevez
donc incessamment.

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1.4.4. Formule de conclusion

Elle est très souvent négligée, pourtant, elle permet de donner le ton de la lettre
(aimable, irrité...). Le texte paraît réellement achevé :
Nous souhaitons que ce retard ne nuise pas à la préparation de votre stand qui, nous
l'espérons, sera très fréquenté lors du Salon Conseil Export.

1.4.5. Formule de politesse

C'est le passage le plus stéréotypé de la lettre. Il faut apprendre et comprendre une


dizaine de formules. Vous trouverez dans le chapitre Débuts, transitions et finales de lettres,
une liste de ces formules.

2. Débuts, Transitions et finales de lettres

Introduction

La rédaction de la lettre d'affaire est loin d'être motivée par le seul plaisir d'écrire,
comme pour la lettre épistolaire, au contraire, des circonstances bien définies sont les raisons
de son existence. A cet effet, en outre du choix judicieux qu'on accorde aux termes utilisés,
l'entrée en matière, la transition et la finale font l'objet d'une attention très particulière ; on
pourrait les comparer, dans une certaine mesure, aux précautions qu'une personne prend en
rendant visite à une autre et la manière dont elle prend congé.

Il existe, à cet égard, des formules stéréotypées c'est-à-dire des formules standards qui
sont employées, une liste de ces dernières vous est donnée duquel il faudrait s'inspirer pour
améliorer vos rédactions.

2.1. Différentes manières de commencer une lettre d'affaire

Trois cas peuvent se présenter lorsqu'on doit rédiger une lettre commerciale :
1° On répond à une lettre (cas le plus fréquent)
2° On confirme une lettre restée sans réponse
3° On écrit pour la première fois

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2.1.1. Premier cas : On répond à une lettre


Conformément aux usages commerciaux, on accuse réception de la lettre à laquelle on
répond, on rappelle le numéro d'enregistrement la date1 et sommairement l'objet qui a motivé
sa rédaction. Si l'accusé de réception est nécessaire en correspondance d'affaires, il n'est pas
indispensable de le mentionner explicitement. Pourquoi est-il nécessaire ? Tout simplement
parce qu'il aide à localiser l'affaire dont il va être question, de surcroît, il établit un lien
formel.

Exemples
 Nous vous accusons (ou : nous accusons) réception de votre lettre n° 75 du 1O courant, relative au
règlement de votre facture du 15 avril dernier.
 Nous avons bien reçu (nous recevons) votre lettre n° 67 du 1O courant.....
 Nous sommes heureux d'apprendre par votre lettre n° 65 du... 2
 Nous vous remercions de l'ordre que nous apporte votre lettre du 12 courant...
 En réponse à votre lettre du 27 avril, il nous agréable de vous informer que nous vous accordons...
 Nous sommes surpris par les termes de votre lettre du 2O décembre dernier, Nous avons
effectivement expédié, le 1O décembre dernier, les colis en petite vitesse...
 Les termes de votre lettre n°... du... nous surprennent...
 Suivant votre souhait exprimé...
 Nous référant à votre lettre du...
 Nous vous remercions d'avoir bien voulu nous consulter pour la fourniture éventuelle de
 Malgré notre plus vif désir de vous être agréable, il ne nous est pas possible de vous livrer... pour
le...
 Votre lettre du... a eu toute notre attention3
 Conformément à votre demande du..., nous avons...

2.1.2. Deuxième cas : On confirme une lettre restée sans réponse


J'attire votre attention sur le terme "confirmer" qui insinue, sans aucun doute, faire un
rappel d'une lettre restée sans réponse ; c'est donc un "pléonasme" qui n'est point accepté en
langage commercial que de dire "confirmer une lettre restée sans réponse".

1
L'emploi de la feuille de papier à lettre normalisé peut dispenser de préciser, dans le texte de l'entrée en matière
la date, le numéro et l'objet de la lettre reçue du correspondant, puisque ces indications figurent dans l'en-tête, en
regard des mentions spécialement préparées à cet effet. Il suffit d'écrire, par exemple : Dès réception de votre
lettre citée en référence (ou : sus-référenciée, sus-référencée)

2
Ce type de formules mettent l'accent sur un sentiment, une attitude..., que le correspondant tient à exprimer
d'emblée, peuvent être préférées.
3
Dans presque tous les cas, il vaudrait mieux, avant de formuler le refus, exposer les raisons qui le motivent. Le
début de la lettre préparera le développement. Ce type d'attitude incite le correspondant à lire la lettre.

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Chapitre VI. : Initiation au plan et à la rédaction de la lettre d’affaires

Lorsqu'on ne reçoit pas de réponse à une lettre, il ne faut pas se hâter à endosser la
faute sur le correspondant sauf preuve formelle, et, ne pas penser d'emblée à une négligence
ou en sa mauvaise foi ; il peut être souffrant, absent de son domicile habituel...
Quand nous lui écrivons à nouveau :
ou bien nous rappelons, dans la nouvelle rédaction, les termes de la première lettre :

Exemples
 Par notre lettre du... nous vous prions de nous faire connaître si...
 Comme nous vous le demandions par notre lettre (courrier)… du...
 Nous vous confirmons notre lettre du... par laquelle nous vous...
ou bien, et le procédé est meilleur, on joint à la nouvelle lettre un duplicata de celle
que l'on confirme.

Exemples
 Nous vous confirmons notre lettre du 11 janvier dernier, dont ci-joint copie.
 Nous vous remettons, ci-inclus, copie de notre lettre du...

2.1.3. Troisième cas : On écrit pour la première fois


Du fait que la lettre écrite pour la première fois à quelqu'un n'a aucun lien avec la
correspondance échangée, elle est au contraire la première d'une série éventuelle que les deux
correspondants échangeront ultérieurement. Il est conseillé, dans ce cas, d'aborder
directement, sans détours ni introduction pompeuse le sujet de la lettre.

Exemples
 Nous vous serions obligés4 de bien vouloir nous indiquer si vous êtes en mesure de nous livrer...
 Veuillez nous indiquer...
 Nous vous prions de nous faire connaître vos prix et conditions pour la livraison (fourniture)
éventuelle de...
 Voudriez-vous avoir l'obligeance de nous adresser, le plus tôt possible, des échantillons de vos...
 Par l'entremise d'un de vos anciens clients, nous avons été informés...
 Votre dernière exposition à la Foire d'Alger eu toute notre attention et sommes désireux de
connaître...
 Votre annonce insérée dans le quotidien "El-Moudjahed" a retenu notre attention et voudrions
recevoir...
 Vos articles scolaires faisant l'objet de la publicité parue dans le journal "El-Watan"
 Comme suite à votre insertion du... Nous sommes intéressés par une éventuelle acquisition de...

4
Dans presque tous les cas, il vaudrait mieux, avant de formuler le refus, exposer les raisons qui le motivent. Le
début de la lettre préparera le développement. Ce type d'attitude incite le correspondant à lire la lettre.

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Chapitre VI. : Initiation au plan et à la rédaction de la lettre d’affaires
 Nous sommes vivement intéressés par la nouvelle gamme de produits détergents mis sur le
marché...

2.2. Transitions de lettres  

Très souvent, cette partie de la lettre commerciale est omise ; la majorité des
rédacteurs la considèrent comme étant facultative. Pourtant, prévoir sa place dans le corps de
la lettre ne peut que donner plus de subtilités au fond. Elle attire l'attention du correspondant
sur ce qu'on attend de lui, sur la décision qu'il doit prendre, le désir qu'on a d'être fixé sur ses
intentions, l'espoir d'obtenir son accord... Ou le regret de ne pouvoir satisfaire sa demande, le
plaisir qu'on éprouve de pouvoir lui rendre service..., en quelque sorte la transition met
l'accent sur le dénouement escompté de l'affaire ou au contraire le regret de ne pouvoir être en
mesure de répondre favorablement...
En outre, elle est le passage obligatoire de la rédaction proprement dite et la formule
rituelle. Parfois, la transition est confondue avec la formule de politesse et par conséquent,
elle s'y prête à quiproquo.

2.2.1. Exemples à éviter


 Nous vous remercions de l'accueil que vous réserverez à notre demande et vous prions d'accepter,
Monsieur, nos meilleures salutations.
(Ceci insinue : que si un accueil éventuel n'est pas réservé, nos salutations ne vous sont
réservées).
 Nous vous saurions gré de bien vouloir prendre toutes dispositions qui s'imposent et vous prions de
croire, Monsieur, en l'expression de nos sentiments dévoués.
(Même remarque : si les dispositions ne sont pas prises ; il ne faut pas croire en nos
sentiments...)
 Nous comptons sur une réponse rapide de votre part et croyez, Monsieur, en notre dévouement.
(Même remarque : si une réponse rapide n'est pas prise ; il ne faut pas croire en notre
dévouement).
 Convaincu (espérant) que vous reconnaîtriez le bien-fondé de notre demande, nous vous prions
d'agréer... (La formule de politesse semble dépendre de l'attitude du correspondant).
 Dans l'espoir (dans l'attente) d'une réponse favorable, nous vous prions d'agréer... (Autrement dit,
si la réponse attendue ne parvient pas, le destinataire n'a pas droit à la marque de politesse).

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Conseil  
Il faut faire une scission entre la transition et la formule de politesse. Les mettre
simultanément l'une après l'autre altère la rédaction et met en exergue une attitude
défavorable aux usages commerciaux. Car, même dans les cas litigieux, la formule de
politesse, symbole de courtoisie, reste de rigueur.

2.2.2. Exemples à utiliser


 Nous espérons être honorés de vos ordres.
 Nous comptons donc sur une livraison immédiate et vous remercions d'avance de votre efficacité.
 Nous comptons sur une livraison rapide de votre part...
 Nous espérons que vous assurerez la livraison dans les plus brefs délais...
 Nous espérons que notre offre vous sied...
 Nous espérons vivement que nos conditions vous conviennent...
 Nous vous souhaitons bonne réception et espérons un éventuel ordre de votre part
 Nous espérons que vous êtes satisfaits de nos services et comptons être honorés par vos prochains ordres.
 Nous vous remercions d'avance de l'accueil que vous réservez à notre...
 Nous comptons sur une exécution rapide de votre part...
 Une réponse rapide de votre part nous inciterait à vous passer une éventuelle commande
 Nous espérons qu'il vous sera possible de réserver un accueil favorable à notre offre et vous en
remercions par avance.
 Si, comme nous le souhaitons, notre offre a votre agrément, veuillez nous informer le plus
rapidement possible.
 Nous regrettons cet incident et nous sommes persuadés que nos bonnes relations n'en souffriront pas.
 Nous souhaitons que notre proposition reçoive votre approbation (adhésion, assentiment, accord...)
 Nous espérons que vous continuerez à nous honorer (favoriser) de vos ordres (commandes).

2.3. Finales de lettres

Dans la correspondance d'affaires, et afin de conserver cette attitude courtoise qui


caractérise la relation commerciale, la formule de politesse est de rigueur. Elle traduit les
sentiments du rédacteur vis-à-vis du destinataire. Il faut qu'elles soient appropriées ; on tient
compte du type et de la nature de la relation, du poste occupé par le destinataire... Une
formule de politesse bien choisie ajoute à la rédaction une note personnelle de civilité.
Il ne faut surtout pas traduire une attitude courtoise par des expressions obséquieuses
ou exagérées telles que : "dévoué serviteur", "profond respect",

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Chapitre VI. : Initiation au plan et à la rédaction de la lettre d’affaires

2.3.1. Formules de politesse d’usage

D'un homme à une femme


 Veuillez agréer, Madame, nos respectueuses salutations.
 Veuillez recevoir, Madame, nos sentiments respectueux.
 Nous vous prions de croire, Madame, en l'expression de nos sentiments respectueux.
 Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos respectueuses salutations.
 Nous vous prions d'agréer, Madame, l'expression de nos sentiments respectueux.

D'une femme à un homme


 Veuillez recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Veuillez agréer, Monsieur, nos meilleures salutations.
 Veuillez accepter, Monsieur, nos salutations les meilleures.

D'une femme à une femme


 Veuillez recevoir, Madame, l'expression de nos sentiments distingués.

D'égal à égal
 Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Nous vous adressons, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Veuillez recevoir, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Veuillez croire, (cher) Monsieur, à l'assurance de nos sentiments les meilleurs.
 Croyez, Monsieur, à nos sentiments les meilleurs.

D'un supérieur hiérarchique à un inférieur hiérarchique


 Veuillez agréer, Monsieur, l'assurance de nos meilleurs sentiments.
 Veuillez agréer, Monsieur, l'assurance de notre parfaite considération.

D'un inférieur hiérarchique à un supérieur hiérarchique


 Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos respectueuses salutations.
 Nous vous prions d’agréer, Monsieur, avec nos remerciements anticipés (réitérés), l’assurance de
nos sentiments distingués.
 Nous vous prions d'agréer, Monsieur, nos sentiments respectueuses salutations.
 Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'assurance de nos salutations distinguées.
 Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Directeur, l’assurance de nos sentiments distingués.
 Nous vous prions de croire, Monsieur, en l'expression de nos sentiments respectueux.
 Nous vous prions de croire, Monsieur le Directeur,
 Nous vous prions d’agréer, Monsieur, en l'expression de nos sentiments les plus dévoués.
A un fournisseur

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 Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations les meilleures.
 Agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Recevez, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Veuillez agréer, Monsieur, nos cordiales salutations.
 Agréer, (cher) Monsieur, nos salutations les plus cordiales

A un client 5
 Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments dévoués.
 Nous vous prions de croire, cher Monsieur, à nos sentiments dévoués
 Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments les meilleurs.
 Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments dévoués.
 Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments très dévoués.
 Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos sentiments amicaux.
 Veuillez croire, Monsieur, à nos sentiments distingués.
 Veuillez agréer, Monsieur, avec toutes nos excuses, nos salutations distinguées.
 Nous vous remercions d’avance et vous présentons, Monsieur, l’expression de nos sentiments
distingués.
 Nous vous présentons, Monsieur, nos salutations distinguées.
 Nous vous présentons, Monsieur, nos salutations empressées.
 Nous vous présentons, Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.

2.4. Exercice d'application n° 1

5 Pour un correspondant que l'on connaît bien, on peut utiliser une formule plus brève comme :
Votre dévoué. Cordialement à vous. Amicalement à vous.

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A B C
Recevez
acceptez Cher Monsieur, Mes salutations distinguées
Niveau 1
agréez Monsieur,
Veuillez accepter cher Monsieur, mes salutations distinguées
Veuillez agréer Monsieur, mes sentiments distingués
Niveau 2
mes sentiments les meilleurs
cher Monsieur mes salutations les plus distinguées
Je vous prie d'agréer Monsieur mes sentiments les meilleurs
Niveau 3
Je vous prie d'accepter Monsieur le directeur mes sentiments dévoués
mes sentiments respectueux
Je vous prie de bien vouloir Monsieur
accepter Monsieur le directeur
Niveau 4
Je vous prie de bien
vouloir agréer

Première question   : niveau 1


1. A quel mode sont les verbes ? Que permet d'exprimer ce mode en général ?

2. Cherchez le sens exact du verbe "agréer", dans le dictionnaire. Comparez les trois verbes :
recevoir, accepter, agréer. Ne sont-ils pas placés dans un ordre croissant de courtoisie ?
Montrez-le ?

3. Cherchez toutes les formules de politesse qu'il est possible de composer avec les éléments
A, B et C (niveau 1). Comparez ces différentes formules et dites dans quel ordre vous les
emploierez.

Deuxième question   : niveau 2


1. A quel mode est le verbe principal ? Le sens de ce verbe n'introduit-il pas, cependant, une
nuance supplémentaire de courtoisie par rapport au niveau 1 ? Pourquoi ?
2. Cherchez toutes les formules de politesse qu'il est possible de composer à ce niveau et
comparez-les. Dans quels cas les emploierez-vous ?

Troisième question   : niveau 3


1. A quel mode est le verbe principal ?
2. Montrez pourquoi il y a progression vers la déférence du niveau 2 au niveau 3, du niveau
3 au niveau 4.
3. Composez les différentes formules de politesses possibles au niveau 3 et 4 et essayez de
préciser dans quels cas vous pourriez les employer.

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2.4.1. CORRIGE -TYPE

Réponse 1

1. Les verbes sont à l'impératif, ce mode exprime, en particulier l'ordre. Il prend une autre
expression dans le langage commercial ou administratif ; il véhicule la politesse et y est usité
dans les formules de civilité. [l’impératif n’a pas de valeur temporelle ; seul le contexte
(adverbes) permet de situer le procès : pars tout de suite/demain. Il permet, à la fois,
d’exprimer l’idée d’une action et la volonté de son exécution (en phrases affirmatives) ou de
son interdiction (en phrases négatives).

2. Agréez signifie "recevez favorablement".


- Recevez marque simplement le fait de prendre ce qui est envoyé.
- Acceptez marque que l'on demande au destinataire son adhésion (il peut ne pas .accepter).
- Agréez ajoute une nuance de courtoisie supplémentaire : le destinataire est censé accorder
cette faveur en acceptant les salutations.

3. Pour composer les formules de politesses possibles, utiliser tour à tour dans la formule
chacun des verbes A. Constater que "cher Monsieur," est plus familier que "Monsieur" et
suppose que l'expéditeur et le destinataire se connaissent.

Réponse 2
1. "Veuillez" est à l'impératif, mode de l'ordre, en particulier, mais fait appel au bon vouloir du
destinataire.

2. Pour composer les formules possibles, combiner chacun des deux éléments A avec chacun
des éléments C.

Réponse 3
1. Le verbe principal est à l'indicatif.

2. Déférence croissante : en A, au niveau 2, l'impératif subsiste encore. Il disparaît au niveau 3.


Au niveau 4, s'ajoute "bien vouloir", en B s'introduit, en particulier, l'adjectif "respectueux"

3. Même système de combinaison que précédemment.

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