Conseiller(e) Commercial(e)

ANALYSER SES PERFORMANCES COMMERCIALES

ET EN RENDRE COMPTE

Élaborer et actualiser
les tableaux de bord commerciaux

Analyse et conception des tableaux de bord

 SOMMAIRE

Présentation de la situation.............................................................................. 3

Analyse de la situation...................................................................................... 4
Analyse de la situation : éléments de réflexion....................................... 5

Construire le tableau de bord........................................................................... 6

1 - Étude des résultats pour les années N-2 et N-1................................ 6

2 - Étude des ventes sur 2 ans................................................................ 10
3 - Analyse des ventes par secteur année N-1....................................... 11

Commenter une analyse chiffrée et/ou un graphique...................................... 12

Annexe A ......................................................................................................... 15

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Présentation de la situation

La société PROFILAC vend des profilés pour menuiseries aluminium. Créée il y a

trois ans, elle a débuté avec un atelier de production (5 ouvriers et 1 chef d’équipe),
le directeur, Philippe DEROUVRES, assurant lui-même la fonction commerciale.

Avec le développement de la société, 3 ouvriers ont été embauchés pour l’atelier. Il y

a deux ans, un directeur commercial José ESTEBAN a été recruté, puis
3 commerciaux, chacun chargé d’un secteur géographique (Secteur 1 : Ile de
France, Secteur 2 : Nord et Est, Secteur 3 : Ouest et Sud).

Celui-ci ressent la nécessité d’optimiser sa gestion afin de prendre les bonnes

décisions. Il souhaite mettre en place un outil qui jusqu’alors n’existait pas dans
l’entreprise. Il a également mis en place des opérations promotionnelles, notamment
en septembre de chaque année, dont il veut suivre les effets.

José ESTEBAN voudrait analyser l’évolution de vos résultats obtenus depuis qu’il est
là, et les mettre en rapport avec les objectifs qui avaient été fixés antérieurement (il
vous remet le tableau d’objectifs (tableau 3 – Annexe A en fin de ce document).

Pour les deux dernières années : il voudrait connaître la part trimestrielle du chiffre
d’affaires par rapport au montant annuel total.

Par rapport aux décisions commerciales à prendre, il se pose aussi la question de

savoir sur quel(s) secteur(s) faire porter l’effort promotionnel afin d’améliorer les
résultats de l’entreprise. Il souhaite visualiser, sur un seul graphique, le CA réalisé
secteur par secteur pour l’année N-1

Il vous demande de lui faire des propositions.

Le problème est que vous ne savez pas du tout comment vous y prendre !

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Analyse de la situation

Avant de vous lancer, vous décidez de réfléchir.

Essayez de lister les éléments de réponse à chacune de ces questions en les

justifiant brièvement.

 Quelle est la demande de José ESTEBAN ?

 Où allez-vous vous procurer les données nécessaires ?

 Quels calculs seront pertinents ?

 Quels graphiques ferez-vous ?

 Comment allez-vous présenter le tableau de bord ?

Voir page suivante les éléments de réflexion.

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Analyse de la situation – éléments de réflexion
La demande de José ESTEBAN
Deux grandes parties :

 Pour deux années :

1. L’analyse des résultats obtenus par rapport aux prévisions, année par année
2. L’évolution des ventes sur deux ans

 Pour l’année n-1

3. L’analyse des ventes par secteur

La collecte des données

Vous avez besoin des prévisions et des réalisations, secteur par secteur.

1) Pour les prévisions, vous disposez des quotas qui avaient été fixés pour les deux années
(tableau 3)
2) Pour les réalisations, il faut retrouver les montants facturés aux clients  (nous parlons bien
entendu de montants HT). Or les factures sont éditées et enregistrées par le logiciel de
gestion commerciale ; on devrait pouvoir retrouver les montants.

Les calculs
Lorsqu'on trace un tableau il faut toujours penser à totaliser les lignes et les colonnes,
mais avec discernement : s'il s'agit de pourcentages, on ne peut les additionner (sauf s'ils
se fondent sur la même base), il faut les recalculer.
Il faut penser à représenter certaines valeurs en pourcentage pour pouvoir comparer.
Les graphiques
Le choix des graphiques est fonction de ce qu'on veut représenter :
 une évolution se produit toujours dans le temps et se représente par une ou
plusieurs courbes.
 un comparatif se représente par des colonnes ou des barres, soit en valeur soit
en pourcentage
 une répartition se représente par un graphique à secteurs s'il n'y a qu'une série et
par des colonnes ou barres empilées s'il y en a plusieurs.
La présentation

 Faut-il faire un immense tableau où il y a tout ?

 Faut-il faire un tableau par année ? Un tableau par secteur ?
Mettre tout sur un seul tableau n’est pas une bonne solution, ce serait trop
volumineux à consulter et compliqué à imprimer.

La présentation que vous choisirez pour votre tableau de bord doit permettre de répondre à la
demande de J. E., donc si on se reporte à la première question de cette page, on choisira de
préférence un tableau par année, puis un tableau comparatif des deux années et enfin le tableau des
secteurs pour l’année N-1. Un tableau de bord commercial se présente souvent en plusieurs pages
(harmonisées entre elles).

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Construire le tableau de bord
1 - Étude des résultats pour les années N-2 et N-1

Analyse objectifs/résultats

Nous allons réaliser ensemble une première ébauche du tableau sur Excel pour
l’année N-2, qu’il suffira ensuite d’adapter pour l’année N-1.

Pour construire le tableau de l’année N-2, vous disposez du tableau de résultats par
secteur et du tableau d’objectifs (1) (ces tableaux se trouvent en Annexe A en fin de
ce support).

Commencez par regrouper ces données.

Réfléchissons maintenant aux calculs nécessaires ( 2):

La demande de JE :

 appelle forcément un calcul d’écart entre les deux. L'écart, c'est la différence. Il
est toujours affecté d'un signe : + ou - . Toutefois dans un tableau Excel, seul le
signe moins est matérialisé. Les écarts sans signe sont donc positifs.

 La logique doit vous guider : si un CA est inférieur à un objectif et que vous ne

voyez pas de signe moins, c’est que vous avez fait le calcul dans le mauvais
sens.

 L'écart doit figurer en valeur mais aussi en pourcentage (exprimer des valeurs
en pourcentage facilite la comparaison).

Exemple

Un écart de - 250 euros représente - 25 % entre un quota de 1 000 euros et

un réalisé de 750 euros. Mais la même valeur de – 250 euros entre un quota
de 10 000 et un réalisé de 9 750 euros représente - 2,5 % par rapport à
l’objectif.

Ce n'est donc pas du tout la même chose malgré une valeur identique.

Maintenant mettez en place ces calculs dans le tableau N-2.

1
Chiffres communiqués hors taxes
2
Bien évidemment on commencera par faire les totaux par lignes (mensuels) et par colonnes
(secteurs). C’est une opération incontournable
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Calcul du montant trimestriel du chiffre d’affaires

Récapitulons : votre tableau affiche les mois, les objectifs, les réalisations, l’écart
entre les deux en valeur et en pourcentage.

Il était également demandé de calculer le ratio( 3) CA trimestriel/CA annuel. Toutefois

pour le moment vous n’avez que des chiffres mensuels.

Comment obtenir le chiffre trimestriel ? Avec quelle fonction ? Que faut-il ajouter pour
que cette fonction soit utilisable ? (4)

Calculez les sous-totaux trimestriels

Calcul de la part trimestrielle du chiffre d’affaires

Les montants trimestriels étant calculés, effectuez maintenant le calcul de la part de

chaque montant trimestriel tous secteurs par rapport au total annuel. Seule la part
du trimestre est à calculer ; inutile d’encombrer le tableau avec des tas de
pourcentages sur toutes les lignes, qui nuiront à la lisibilité générale.

Calculez la part trimestrielle

3
(?) Rappel : un ratio est un rapport entre deux notions ou deux valeurs. Peut s’exprimer en
pourcentage, en fraction, ou en nombre décimal.
4
(?) Il faut utiliser la fonction Données Sous-totaux, mais auparavant vous devez
obligatoirement créer une colonne dans laquelle sera indiqué le trimestre (T1, T2, etc.). Le
titre de la colonne doit être obligatoirement renseigné pour que ça marche. Supprimez la
ligne de total en bas avant de lancer le sous-total sinon elle sera comptée deux fois. Les
têtes de colonnes ne doivent pas être fusionnées.
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Représentations graphiques

Récapitulons : Vous avez maintenant une étude annuelle des ventes pour N-2,
avec les écarts et la part trimestrielle des ventes.

Pour cette première partie, pensez aux graphiques que vous pourriez élaborer afin
de rendre l’analyse plus visuelle.

Pour mettre en valeur les écarts objectifs/réalisations, quel type de graphique

mettrez-vous en œuvre ? Est-ce que vous voulez montrer une évolution ? Les
subdivisions d’un tout ? Un comparatif ? (5)

Maintenant, tracez votre graphique

(Attention pour sélectionner dans le tableau, utilisez la touche CTRL et surtout

n'incluez pas les sous-totaux dans votre sélection !!)

Voici le graphique que vous allez obtenir directement. Il faudra l’améliorer.

On visualise en effet les objectifs et les réalisations, l’écart étant représenté par la
différence entre les deux. Mais cet écart paraît tout petit compte tenu de l’échelle du
graphique ; pour le faire mieux ressortir, que pouvez-vous faire ( 6) ?

 Que peut-on améliorer dans la présentation? ( 7)

 Qu’est ce qui manque sur ce graphique à votre avis ? (8)

5
(?) Ce sera bien un comparatif, donc un histogramme soit en colonnes soit en barres
horizontales, qui représentera objectifs et réalisations ; l’écart sera visible entre les deux
grandeurs.
6
(?) Il faut changer l’échelle, dans le format de l’axe. Choisissez de commencer les valeurs
à 3 000 au lieu de 0 et regardez ce que ça fait.
7
(?) Placer la légende en-dessous pour laisser plus de place au graphique lui-même, et
afficher les mois en entier.
8
(?) Un titre !!! Ainsi que le nom de l’entreprise, la période considérée et quels secteurs
(ici, tous)
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 À vous de jouer !

Maintenant, transposez le travail que vous venez de faire pour l’année N-1

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2 - Étude des ventes sur 2 ans
Analyse comparative des ventes sur deux ans

Sachant que vous avez déjà étudié chaque année séparément pour mettre en
relation les objectifs et les réalisations, en quoi va consister l’analyse sur 2 ans ? (9)

 Que pouvez-vous réaliser d’autre ? (10)

Effectuez sur Excel le tableau comparatif des ventes sur deux ans

Représenter graphiquement une évolution/une progression

Vous voulez montrez l’évolution mensuelle du CA sur 2 ans. Ce sera bien

évidemment un système de courbes.

À vous d’améliorer la présentation de ce graphique

9
(?) Cette analyse va prendre en compte le CA des deux années sur un même tableau puis
sur un même graphique, pour étudier sa progression. En fait la progression c’est un écart
mais qui aurait lieu dans le temps. Ne pas oublier de la faire figurer en valeur et aussi en
pourcentage.
10
(?)Un graphique d’évolution des deux années
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3 - Analyse des ventes par secteur année N-1

Les données sont celles du tableau de l’année N-1.

La difficulté est de trouver un graphique représentatif ; il doit montrer les CA par

secteur, mais sans oublier que la somme des CA d’un secteur pour un mois donné
constitue le CA du mois.

Ce serait intéressant de concevoir le graphique sur cette base : des grandeurs

montrant les CA mois par mois, elles-mêmes subdivisées en 3 secteurs.

Réalisez le graphique d’analyse des ventes par secteurs

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Commenter une analyse chiffrée et/ou un graphique
Commenter c’est :

 écrire ce qu’on voit,

 mettre en valeur ce qui ressort,
 synthétiser certaines informations,

…pour expliquer et permettre d’apporter des solutions et/ou actions correctives.

Le commentaire doit apporter quelque chose à la lecture de l’élément considéré.

Il ne suffit jamais de redire ce qui est déjà évident. En revanche, on peut souligner
quelque chose d’important.

Par exemple, il est inutile d’écrire : telle valeur est plus grande que telle autre (on le
voit bien).

Pour commenter un tableau ou un graphique, il convient d’abord de l’analyser, c’est-

à-dire de le comprendre pour ensuite interpréter les résultats.

1 - Analyse

L’analyse d’un tableau ou d’un graphique se fait du général vers le particulier, c’est-
à-dire que l’on s’intéresse tout d’abord aux éléments principaux avant d’aller voir les
détails. On examine donc d’abord les totaux d’un tableau ou l’allure générale du
graphique pour voir si une tendance se dégage et si elle est régulière.

Si plusieurs tendances se succèdent, il faut repérer les périodes de hausse et de

baisse, en notant les ruptures.

Il convient également de noter les points exceptionnels, s’ils existent, c’est-à-dire

ceux non conformes à la tendance générale.

Si plusieurs variables (ou données) sont présentées, il faut examiner si elles sont en
relation les unes avec les autres et si elles suivent la même tendance.

2 - Interprétation

Il faut se demander si la tendance observée est conforme à ce que l’on attendait ou

bien si elle paraît logique ou surprenante.

Dans le commentaire, on va donc :

 dresser un bilan en dégageant la(les) tendance(s) générale(s) et les différentes

phases s’il y a lieu
 mettre l’accent sur les points importants, qu’ils soient positifs ou négatifs

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3 - Rédaction du commentaire

Il convient :

 d’être précis et d’utiliser le vocabulaire professionnel (exemple : dire « le CA est

en augmentation » et non « la courbe du CA monte »)

 de qualifier avec finesse (exemple : s’agit-il d’une augmentation lente ou rapide ?

d’une diminution sensible ou faible ?)

 de prouver ce que vous avancez en citant le document.

Voici quelques expressions que vous pouvez utiliser pour commenter des variations
de données chiffrées présentées dans un tableau ou un graphique.

Pour exprimer une hausse

 une forte augmentation

 une croissance rapide
 une progression sensible
Les chiffres montre(nt)  un net redressement
ou indique(nt)  une reprise modérée
Le graphique révèle(nt)  une faible amélioration

Pour exprimer la stabilité

 une stabilisation
On peut constater  un maintien
voir  une stagnation
remarquer  un équilibre
observer
noter Pour exprimer la diminution
relever
 un net ralentissement
 une diminution régulière
 une baisse constante
 un recul important
 une dégradation
 une chute
 un effondrement

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Reprenons le graphique Objectifs/réalisations pour l’année N-2

Que peut-on dire en observant ce graphique ? Y a-t-il des éléments qui ressortent ?
Quelles remarques s’imposent ? Notez ce qui vous vient à l’esprit, cela vous servira
pour rédiger le commentaire.

Reprenez également le tableau correspondant et étudiez les totaux. Qu’en concluez-

vous ?

Suggestions de commentaire dans cet exemple

Pour la tendance générale

Au global, en N-2, le CA prévu a été dépassé de peu (% à indiquer), mais avec de
grandes variations selon les mois.

Pour le détail
 4 mois sur 12 montrent une réalisation inférieure aux objectifs, le mois d’août
accusant la différence la plus importante (% à indiquer).
 Les mois de février et mars présentent les meilleurs écarts positifs (% à indiquer).
 Le chiffre d’affaires de décembre est de loin le plus fort de l’année. Toutefois,
l’objectif fixé pour ce dernier mois de N-2 n’a pas été atteint.

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 À vous de jouer !

Rédigez le commentaire pour la partie 2 (Analyse comparative des ventes sur 2 ans).
Pensez à relire la présentation de la situation pour avoir tous les éléments en main.

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 À retenir

 Un tableau de bord n’a pas de forme réglementaire ou officielle. Il s’agit d’un

instrument de gestion, de suivi, de contrôle que l’entreprise conçoit en fonction des
indicateurs qu’elle a retenus.

 Plusieurs pages sont souvent nécessaires et il est fondamental que leur

présentation soit homogène.

 Chaque page du tableau de bord doit comporter un titre, chaque tableau et chaque
graphique aussi. Les différents titres devront apporter quelque chose et non se
paraphraser.

 Dans un tableau, il faut penser à effectuer les totaux dans tous les sens et réfléchir
à la logique du calcul (des pourcentages ne peuvent pas s’additionner, sauf dans le
cas particulier où ils se fondent sur la même base).

 Lorsqu’on dispose de prévisions et de réalisations, il faut impérativement calculer

l’écart, et exprimer celui-ci en valeur et en pourcentage.

 Les graphiques doivent être choisis par rapport à ce que l’on veut mettre en
évidence :
o une évolution ne peut exister que dans le temps et se représente par une ou
plusieurs courbes.
o un comparatif se traduit par des colonnes ou des barres
o une répartition, une ventilation, se visualisent par un graphique à secteurs s’il y
a une seule série et par des colonnes ou barres empilées s’il y a plusieurs
séries.

 Un ratio est un rapport qui peut s’exprimer par une fraction, un nombre décimal ou
un pourcentage (ce qui est le plus fréquemment utilisé en matière commerciale).

 Le commentaire d’une analyse chiffrée ou d’un graphique doit :

o dresser un bilan en dégageant la(les) tendance(s) générale(s) et les différentes
phases s’il y a lieu
o mettre l’accent sur les points importants, qu’ils soient positifs ou négatifs.

 La rédaction du commentaire demande de choisir un vocabulaire précis et s’appuie

sur des éléments extraits de l’analyse chiffrée ou du graphique.

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Annexe A
Tableau 1 Année N-2 Tableau 2 Année N-1
Logiciel GESTION COMMERCIALE PROFILAC SARL Logiciel GESTION COMMERCIALE PROFILAC SARL
État du CA mensuel par commercial État du CA mensuel par commercial
Mois SECTEUR 1 SECTEUR 2 SECTEUR 3 Mois SECTEUR 1 SECTEUR 2 SECTEUR 3
Janvier 1 245 1 695 1 758 Janvier 1 253 1 822 2 294
Février 1 758 1 952 1 888 Février 1 963 2 015 2 280
Mars 1 974 2 214 1 853 Mars 2 147 2 196 2 355
Avril 1 892 1 953 1 939 Avril 1 978 2 058 2 292
Mai 2 230 1 775 2 452 Mai 2 136 2 259 2 815
Juin 2 105 2 343 2 403 Juin 2 469 2 382 2 909
Juillet 1 859 2 043 2 062 Juillet 2 105 2 236 2 298
Août 989 896 1 240 Août 1 022 1 196 1 303
Septembre 1 147 1 053 1 452 Septembre 1 158 1 356 1 722
Octobre 2 096 2 283 2 073 Octobre 2 108 2 287 2 592
Novembre 1 864 1 989 2 033 Novembre 2 039 2 154 2 376
Décembre 2 569 2 851 2 942 Décembre 3 021 3 162 3 386

Tableau 3 - Objectifs fixés pour les 2 dernières années

Mois Objectifs N-2 Objectifs N-1

Janvier 5 000 5 500
Février 5 000 5 500
Mars 5 500 6 000
Avril 5 500 6 000
Mai 6 000 6 500
Juin 6 500 7 000
Juillet 6 000 6 500
Août 4 000 5 000
Septembre 4 000 5 000
Octobre 6 000 6 500
Novembre 5 500 6 500
Décembre 9 000 10 000

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