PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES

Rédigé le : Code :

PHARMACIES
Mise à jour le : TRESORERIE : Caisse Folio :

OBJET DE LA PROCEDURE

La présente procédure a pour objet de:

- Décrire le traitement comptable des opérations effectuées par la caisse ;

- Décrire les règles et procédures à suivre pour la tenue des journaux extracomptables et la mise à la disposition
du cabinet des informations de synthèse dans les meilleurs délais ;
- Décrire les règles et procédures à suivre pour le traitement et la comptabilisation des journaux extracomptables
et des informations de synthèse recueillies auprès de la pharmacie.

Règles de gestion

- Tous les encaissements doivent être effectués au guichet;

- L’inventaire physique de la caisse doit être effectué à la fin de chaque journée de vente ou le lendemain, avant
l’ouverture de l’officine ;
- Au moins deux caisses doivent être crées : une petite et une grande caisse ;
- Les dépenses sont effectuées par la petite caisse ;
- La grande caisse sert exclusivement à encaisser les recettes des ventes.

DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS

- Journal de caisse (suivant un tableau conçu sous Excel) ;

- Etat de caisse (suivant un tableau conçu sous Excel) ;
- Fiche de suivi client ;
- Cahier de caisse ;
- Echéancier fournisseurs ;
- Ticket de caisse ;
- Ticket d’imputation comptable.

DESCRIPTION DES TACHES

La procédure couvre les étapes suivantes:

- Pré comptabilisation des pièces de caisse par la pharmacie ;

- Traitement et comptabilisation mensuels par le cabinet des documents recueillis auprès de la pharmacie.
-

MISSION DE TENUE COMPTABLE

Procédure de suivi comptable des Pharmacies
Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES
Code :
PHARMACIES
Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Caisse Folio : 6/12

Intervenants Opérations Supports

La Pharmacie Pré comptabilisation des factures

- A la fin de chaque journée, enregistre dans le journal de JOURNAL DE

caisse dans les colonnes appropriées en distinguant les CAISSE
ETAT DE CAISSE
chèques des espèces, les encaissements correspondant aux
ventes du jour et ceux correspondant au ventes des
périodes antérieurs ;
- Met à jour l’échéancier fournisseur et les fiches de suivi ÉCHÉANCIER
des comptes clients ; FOURNISSEUR,
FICHE DE SUIVI
- A la fin de chaque journée ou tous les matins avant CLIENT
l’ouverture de l’officine, fait un rapprochement entre le
solde de caisse issu du système d’exploitation, de la PV D’INVENTAIRE
comptabilité, du cahier de caisse et de l’inventaire DE CAISSE,
physique ; CAHIER DE CAISSE
- Le 5 du mois suivant au plus tard, veille à ce que le journal
de caisse et l’état de caisse à jour soient disponibles pour
les travaux du cabinet ;
- Agrafe une copie du journal reçu du cabinet au journal JOURNAL DE
manuel et les classe dans le classeur des pièces de caisse. CAISSE
ETAT DE CAISSE
Traitement et comptabilisation mensuels par le cabinet
Cabinet des documents recueillis

- Deux (2) fois par mois, le 20 au plus tard et le 05 du mois

suivant au plus tard, se rend à la pharmacie pour vérifier la
concordance entre les journaux et les pièces justificatives ;
- Après ses contrôles de fin de mois, collecte les journaux de
caisse ;
- Impute et saisie les différentes opérations sur la base des
journaux recueillis, tout en gardant la numérotation initiale
attribuée aux pièces par le comptable de la pharmacie ;
- Transmet une copie du journal de caisse à la pharmacie
pour archivage dans le classeur des pièces de caisse.

Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES Code :

MISSION DE TENUE COMPTABLE

Procédure de suivi comptable des Pharmacies
 PHARMACIES
Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Petite Caisse Folio : 7/12

OBJET DE LA PROCEDURE

La présente procédure a pour objet de:

- Décrire le traitement comptable des opérations effectuées par la petite caisse ;

- Décrire les règles et procédures à suivre pour la tenue des journaux extracomptables et la mise à la disposition
du cabinet des informations de synthèse dans les meilleurs délais ;
- Décrire les règles et procédures à suivre pour le traitement et la comptabilisation des journaux extracomptables
et des informations de synthèse recueillies auprès de la pharmacie.

Règles de gestion

- Les paiements en espèces doivent être appuyés obligatoirement par une facture originale ou une pièce interne
donnant les justifications de l’opération ;
- Les factures payées font l’objet d’une annulation par l’apposition de la mention payé en espèces sur la facture.

DOCUMENTS, SUPPORTS ET OUTILS

- Brouillard de caisse ;
- Echéancier fournisseur;
- Ticket d’imputation comptable.

DESCRIPTION DES TACHES

La procédure couvre les étapes suivantes:

- Pré comptabilisation des pièces par la pharmacie ;

- Traitement et comptabilisation par le cabinet des documents recueillis auprès de la pharmacie.

Rédigé le : 04.09.1998 PROCEDURE DE SUIVI COMPTABLE DES

Code :
PHARMACIES

MISSION DE TENUE COMPTABLE

Procédure de suivi comptable des Pharmacies
Mise à jour le : 09.09.2009 TRESORERIE : Petite Caisse Folio : 8/12
Intervenants Opérations Supports
Pré comptabilisation de la petite caisse
La pharmacie
- Ouvre un classeur pour la collecte des pièces justificatives ; CLASSEUR DES
- Attribue un numéro chronologique aux pièces saisies et les PIÈCES
JUSTIFICATIVES
range dans le classeur ;
- Vérifie la régularité des pièces justificatives ;
- S’assure que le règlement en espèces est accompagné des DÉCAISSEMENT
factures originales annulées (sorties de l’échéancier pour ACCOMPAGNÉ DES
les paiements à crédit). En cas d’absence de pièces JUSTIFICATIFS
externes, crée une pièce interne donnant les raisons du
décaissement ;
- S’assure que les factures payées ont été annulées par
l’apposition de la mention « payé en espèces » et de la date
de règlement ;
BROUILLARD DE
- Après tous ses contrôles, met immédiatement à jour le PETITE CAISSE,
brouillard de la petite caisse ainsi que l’état de suivi des ÉCHÉANCIER
échéances fournisseurs ; FOURNISSEURS
- Le 05 du mois au plus tard, veille à ce que le brouillard de
la petite caisse et l’état de suivi des échéances fournisseurs BROUILLARD DE
LA PETITE CAISSE
soient disponible pour les travaux du cabinet ;
- Agrafe une copie du brouillard de la petite caisse et du
tableau de suivi des échéances fournisseurs reçus du
cabinet au brouillard de la petite caisse et à l’état manuel de
suivi des échéances et les classe dans le classeur des pièces
de caisse.

Cabinet Traitement et comptabilisation par le cabinet des

documents recueillis
- Deux(2) fois par mois, le 20 au plus tard et le 05 du mois
suivant au plus tard, se rend à la pharmacie pour vérifier la
concordance entre le brouillard de la petite caisse et les
pièces justificatives ;
- Après ses contrôles de fin de mois, collecte les brouillards
de la petite caisse ;
- Impute et saisie les différentes opérations sur la base des
brouillards de la petite caisse recueillis, tout en gardant la
numérotation initiale attribuée aux pièces par le comptable
de la pharmacie ; 
- Transmet une copie du brouillard de la petite caisse et de
l’état de suivi des échéances fournisseur à la pharmacie
pour archivage dans le classeur des pièces de caisse.

MISSION DE TENUE COMPTABLE

Procédure de suivi comptable des Pharmacies