Systématiser son entreprise en 5 étapes

Excellent vendredi chers lecteurs...

Nous sommes à la deuxième partie de notre série d'articles consacrée à la systématisation des
entreprises.
La dernière fois, nous avons parlé de l’importance de la systématisation.
Comment emmener votre entreprise vers la croissance avec la systématisation ?
Aujourd’hui, nous allons parler des bonnes pratiques pour créer votre propre système
d’entreprise.
Avant de plonger dans la systématisation de votre entreprise, prenez du recul pour examiner
toutes les tâches quotidiennes, hebdomadaires de vos équipes. Prenez également en compte
les obligations internes et externes de votre entreprise.
Il y’ a trois questions que vous devez vous poser lorsque vous construisez des systèmes
d’entreprises :

1. Qui doit accomplir les tâches ?

2. Que doivent-ils faire ?
3. Quand doivent-ils le faire ?

Les réponses à toutes ces questions vous permettront d’avoir plus de clarté dans votre
démarche.
Comment systématiser son entreprise en cinq (5) étapes ?
Etape 1 : Lister toutes les tâches récurrentes par service 
Notez toutes les tâches récurrentes quotidiennes et hebdomadaires de vos équipes dans chaque
aspect de votre entreprise.
Vous pouvez créer un nouveau fichier, puis lister toutes les tâches avec une estimation de la
durée d’exécution et préciser l’importance stratégique de celles-ci pour l’atteinte de vos
objectifs.
Parcourez chaque point et demandez-vous à quel membre de votre équipe vous pouvez
déléguer chacune de ces tâches.

Etape 2 : Mettre à contribution vos équipes dans l’élaboration du processus

Vous pouvez réunir vos équipes pour des sessions de brainstorming pour définir la meilleure
méthode, prendre en compte les avis et les retours de chacun afin de construire le système le
plus optimal possible.
Ces sessions vous permettront de savoir qui fait quoi ? Qui sera chargé de rédiger le système ?
Qui sera chargé d’éditer les documents du système…

Etape 3 : Documenter votre système 

Avant de documenter chaque processus, vous devez d'abord hiérarchiser vos dossiers dans
Google Drive par exemple.
Cela permettra à chaque membre de vos équipes de savoir où se rendre pour consulter un
manuel de procédures en cas de besoin.
Ces dossiers doivent être partagés et consultables par toutes les équipes.
Quelques exemples de dossiers hiérarchisés avec des systèmes : 
Etape 4 : Implémenter votre système 
Une fois que votre système est rédigé, il est temps de tester son efficacité au sein de votre
organisation.
Toutes les équipes en interne doivent se servir du système au quotidien.
Vos procédures (systèmes) représentent une boussole pour chaque membre de votre équipe.
En tant que manager, cela facilitera le pilotage de votre entreprise.
Imaginons que votre responsable d’acquisition clients parte et que vous engagiez une nouvelle
personne. Cette nouvelle recrue se servira du système pour assurer la continuité du travail.

Etape 5 : Ajuster si nécessaire

Faites souvent des points avec vos équipes pour évaluer l’impact du système dans leur
productivité. 
Ceci vous permettra de recueillir de nouvelles idées sur les étapes à ajouter ou retirer de vos
systèmes.
Les systèmes d’entreprises évoluent en fonction de la dynamique de votre entreprise.
Vous devez donc faire régulièrement des ajustements afin qu’ils correspondent aux réalités
actuelles de l’entreprise.

Vous ne pouvez pas évoluer si vous ne systématisez pas. La systématisation est un élément
essentiel de toute organisation, quel que soit son âge, sa taille ou son secteur d'activité. Elle
vous permet de développer efficacement votre entreprise de manière prévisible.