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ASS PROCEDURE QUALITE Création 17/01 /2006

Elaboration et gestion des procédures ASS – PR – FR – 001 – 01

PROCEDURE GENERALE QUALITE A3P

Elaboration et gestion des procédures

Diffusion strictement réservée à A3P

Toute remarque ou demande d’information doit être adressée à la Direction de la Direction Qualité A3P

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TABLE DES MATIERES

1. OBJET ............................................................................................................................................ 3

2. DOMAINE D’APPLICATION ............................................................................................................ 3

3. DIFFUSION..................................................................................................................................... 3

4. RESPONSABILITES ....................................................................................................................... 3

5. DEFINITION.................................................................................................................................... 4

6. PROCESSUS .................................................................................................................................. 4

6.1 P ROJET ...................................................................................................................................4


6.2 A PPROBATION.........................................................................................................................4
6.3 D IFFUSION ..............................................................................................................................4
6.4 D ESTINATAIRES ......................................................................................................................5
6.5 T RADUCTION ...........................................................................................................................5
6.6 M ISE A JOUR ...........................................................................................................................6
6.7 RETRAIT ..................................................................................................................................6
7. PLAN TYPE D’UNE PROCEDURE GENERALE............................................................................... 6

8. LISTE DES PROCEDURES ............................................................................................................. 7

9. REFERENCEMENT......................................................................................................................... 7

9.1 P RINCIPE ................................................................................................................................7


9.2 C ODIFICATION .........................................................................................................................7
9.3 MODELES DE CODIFICATION ...................................................................................................7
10. HISTORIQUE............................................................................................................................... 8

11. FIN DE DOCUMENT .................................................................................................................... 8

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1. OBJET
Etablir, en continuité avec les enjeux d’A3P, des procédures écrites,
complémentaires aux réglementations et codes d’usage de chaque activité d’A3P,
et ainsi définir la position Qualité d’A3P et la manière de faire dans les domaines à
couvrir.

Ce document concerne les principes généraux d’élaboration et de gestion des


procédures Qualité émanant d’A3P.

2. DOMAINE D’APPLICATION

Les Procédures Qualité sont applicables, dès leur diffusion, par l’ensemble des
Organisations (organismes) d’A3P ; elles concernent le périmètre d’A3P, qu’il
s’agisse d’activités réalisées en interne ou sous-traitées.

L’ensemble de ces procédures et les textes réglementaires applicables constituent


le référentiel qualité d’A3P et la base de l’engagement à satisfaire aux exigences .

Les règles définies par cette procédure s’appliquent par extension à tous les textes
opposables d’A3P.

3. DIFFUSION

La diffusion de ces procédures est strictement réservée à A3P.

Ces procédures sont portées à la connaissance du CA et de ses membres par leur


mise à disposition sur le site Intranet A3P.

4. RESPONSABILITES
La création, la diffusion, la mise à jour et l’archivage des Procédures Qualité sont
sous la responsabilité d’A3P Services.

La Direction de chaque organisation doit appliquer dans son domaine de


responsabilité ces procédures et y adjoindre, si nécessaire, ses spécificités locales
et opérationnelles.

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5. DEFINITION
Procédure Qualité : instruction écrite qui précise les opérations à effectuer, les
précautions à prendre et les mesures à appliquer.

6. PROCESSUS

Les Procédures Générales Qualité sont gérées par la Direction Qualité A3P en tant
que documents contrôlés selon le processus suivant :

6.1 Projet

Elaboration d’un document à l’état de projet par un membre d’A3P assisté ou non par
un comité de rédaction.

Ce document en cours de préparation, référencé en tant que tel, est soumis pour
remarques et commentaires par la Direction Qualité, aux personnes concernées, en
version originale française.

Les remarques et explications avant finalisation sont données et reçues par A3P
Services.

6.2 Approbation

L’approbation est faite par un membre du bureau de l’association A3P avec


référencement et introduction du document dans le système de gestion documentaire
par A3P Services.

6.3 Diffusion

Réalisée par la Direction Qualité d’ A3P Services.

L’original papier revêtu des signatures est conservé à la Direction Qualité A3P
Services ainsi que toutes les versions originales ultérieures.

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6.3.1 Diffusion primaire


Après signature électronique, les procédures sont diffusées exclusivement en interne
avec mise à disposition électronique sur le site A3P pour consultation et application à
l’intérieur d’A3P. Une diffusion par courrier électronique est réalisée si nécessaire.

Les procédures portent, sous le nom du signataire, la mention « Diffusion électronique


autorisée ».

Aucune diffusion à l’extérieur d’A3P ne peut être effectuée sans l’accord du Bureau
d’A3P Association, car les informations contenues dans ces procédures font partie de
la propriété intellectuelle d’A3P et certaines informations peuvent revêtir un aspect
confidentiel.

Tout document édité à partir du courrier électronique portera la mention « Diffusion


non contrôlée ».

6.3.2 Diffusion secondaire

Le seul document en vigueur et opposable est celui consultable sur le site A3P.

6.4 Destinataires

6.4.1 Systématiques
Une information systématique de la mise à disposition électronique et papier est
effectuée auprès du Bureau de l’association A3P

6.4.2 Exceptionnels
Sur demande auprès de la Direction Qualité A3P Services ayant en charge la
retransmission applicative de ces documents.

6.5 Traduction

Les Procédures Générales Qualité A3P peuvent faire l’objet d’une traduction en
langue anglaise.

Un circuit interne de vérification de la traduction est organisé par la Direction Qualité


A3P Services.

La diffusion est identique à celle établie pour la procédure en langue française.

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6.6 Mise à jour

Elle est sous la responsabilité de la Direction Qualité A3P Services et est réalisée
périodiquement ou à la demande du Bureau.
Le circuit de modification avec approbation et diffusion est similaire à la création.
Une nouvelle version est établie et porte la mention « Modification » et la date. La
référence porte un nouveau numéro de version (deux dernières positions).

6.7 Retrait

Il est consécutif à une mise à jour ou à une annulation du document initial.


La Direction Qualité A3P Services informe les destinataires et retire la disponibilité de
consultation électronique. Il appartient à chaque destinataire ou détenteur d’une
éventuelle version papier d’en assurer le retrait et la destruction.

7. PLAN TYPE D’UNE PROCEDURE GENERALE

Il est constitué au moins des paragraphes suivants :

1. Objet
2. Domaine d’application
3. Diffusion
4. Responsabilités
5. Définitions
6. Processus
- général
- détaillé (phases – actions – responsabilités - documentation associée)

7. Compléments optionnels (si nécessaire)


- Information
- Communication
- Bilan ou Synthèse ou Revue
- Historique
- Référentiels
8. Fin de document

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8. LISTE DES PROCEDURES


La liste des procédures en vigueur est établie par la Direction Qualité A3P Services,
consultable électroniquement avec sa numérotation spécifique sur le site A3P.

9. REFERENCEMENT
9.1 Principe

- en clair : projet, création ou modification (sur le cartouche).

- en codification : système alphanumérique pour relier l’organisation émettrice, le type


de document, la langue dans laquelle il est disponible, sa référence et son numéro
de version.

9.2 Codification

XXX XX XX XXX XX

(alphabétique) (alphabétique) (alphabétique) (numérique) (numérique)


Organisation Type de Langue Numéro du Indice de
émettrice document FR : français document révision
EN : anglais

9.3 Modèles de codification

9.3.1 Organisation émettrice

A3P : A3P
SER : Services
ASS :Association
EXP : Expert
FOR : Formation
BEL : Belgique
CAN : Canada
MAR : Maroc
SUI : Suisse
TUN : Tunisie

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9.3.2 Types de documents

CH : Charte
CO : Convention
CT : Contrat
CV : Curriculum vitae
DI : Directive
FC : Formulaire de candidature
FO :Formulaire
FT : Fiche technique
GD : Guide
IN : Instruction
LM : Lettre de: Convention
PR : Procédure
RE : Règlement

Il est à noter que d’autres documents pourront être ajoutées ultérieurement.

9.3.3 Types de langue

FR : français
EN : anglais

Il est à noter que d’autres langues pourront être ajoutées ultérieurement.

9.3.4 Numéro du document

Les documents sont numérotés dans l’ordre de leur création dans le type considéré

9.3.5 Indice de révision

La première version porte le numéro 01 ; les versions suivantes sont incrémentées


de +1 à chaque nouvelle version.

10.HISTORIQUE

L’archivage est sous la responsabilité de la Direction Qualité A3P Services, avec


signatures, dates d’approbation et d’émission sur les documents d’origine papier.

L’ensemble des documents, avec historique des versions, est archivé par La Direction
Qualité A3Ppour une durée illimitée.

11.FIN DE DOCUMENT

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