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OFFICE

MANAGER
SUPERSTAR
Le rapport 2018 sur l'Office Management
www.magicoffice.io
OFFICE MANAGER SUPERSTAR,
LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

Office manager, quel que soit le secteur d’activité : vous


êtes partout ! On vous en demande souvent beaucoup :
vous devez être capable de gérer la relation avec les
fournisseurs, d’intégrer les nouveaux collaborateurs, de
gérer l’achat de produits et services, et même de
prendre en main les ressources humaines. Et encore,
c’est sans parler de la gestion des factures, de la
formalisation des processus, ou encore de la gestion
des événements. Bref, on pourrait continuer encore
longtemps comme cela. Pas toujours évident. 

Depuis plus d'un an, Magic Office est devenu le média


des Office Manager. A force de vous rencontrer et
d'échanger avec vous sur ce métier, nous avons décidé
de mener une enquête. Nous nous somme dit que les
mieux placés, pour mieux définir ce métier, c'était vous.
Pour cela, on vous a sollicités (sans trop vous harceler
on l’espère), et vous avez joué le jeu, vous avez été plus
de 300 participants !  Merci à tous ceux qui ont pris le
temps de répondre à notre enquête, ça nous fait chaud
au cœur, vraiment ! Vous pouvez être fier(e)s d’avoir
participé à la mise en avant du métier d’Office
Manager.

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

1. LE PROFIL TYPE DES OFFICE MANAGER

Êtes-vous Une écrasante majorité


un homme de femme !
ou une
femme ? 
  première chose que nous
La

  avons pu remarquer est


qu'une écrasante majorité
des Office Manager sont des
femmes, 93% ! Alors

6% messieurs, où êtes-vous ? Est-


ce l'aspect multitâche du
 
métier d'Office Manager qui

93%
vous empêche de l'exercer ?
 

Travaillez-vous pour une ou


plusieurs entreprises ?
 
 
Une seule entreprise Plusieurs entreprises

14%

  86%  

Les Office Manager, fidèles à une entreprise


 
La plupart des Office Manager travaillent pour une
seule et même entreprise. Les 14% qui travaillent dans

 
plusieurs entreprises ont souvent un statut 
d'indépendant. Par ailleurs, dans toutes les professions,
ce mode de travail fait de plus en plus d'adeptes.

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

Les entreprises, qui se rendent compte qu'elles ont des


besoins évolutifs, sont séduites par les avantages du
recours à l'externalisation. Cette tendance explique le
développement des cabinets d'outsourcing qui placent
les Office Manager en entreprise. 

Quel est le secteur d'activité de votre entreprise ?


 40%

30%

20%

10%

0%
es

ce

it

tre
en

en
ilie
ro
io

nt

tio

io
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m
&

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ic

ou
om
ch

éd
rv

G
Te

Se

Les entreprises "Technologies et services",


terrain de jeu favori des Office Manager
Il est vrai que la communication autour de notre
questionnaire a été réalisée principalement de façon
digitale, les résultats sont donc peut-être quelque peu
faussés. Les entreprises de Technologies et Services
avaient en effet une probabilité plus importante de
répondre à notre questionnaire.

Cependant, la chose paraît finalement assez logique :


les Office Manager sont présents dans les secteurs où
un des principaux enjeux est de fidéliser ses
collaborateurs. Or le secteur "Technologies et Services"
fait partie de ces secteurs où la concurrence est rude.
L'Office Manager représente indéniablement une plus-
value pour l'entreprise, et un moyen de conserver ses
collaborateurs.

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

Les TPE/PME, premières recruteuses d'Office


Manager
Combien de personnes travaillent dans votre entreprise ?
 
plus de 500 de 0 à 10
60% des participants
14% 16% travaillent dans une
entreprise de moins de
50 salariés. Ce constat
reste en phase avec le
de 50 à 500
26% secteur le plus
représenté, celui des
de 10 à 50
Technologies & Services,
43%
notamment les startups. 

Quand les entreprises grossissent et atteignent une


certaine taille, il est fréquent qu'elles mettent en place
des services généraux, des RH ou encore des
Responsable Administratif & Financier.  

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

On n'a pas le même maillot, mais on a la même


passion
Quel est le titre de votre poste ? 
60%

45%

30%

15%

0%
er

tre
As
io

io

ge
ag

Au
ct

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p

R
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As
s

R
O

As

O
ffi
O

Le métier d'Office Manager n'est pas toujours exercé


sous ce titre, c'est ce que nous avons pu constater. Ainsi,
19% des participants sont Assistant(e)s de Direction et
6% sont Executive Assistant. Ce métier est à géométrie
variable et recoupe différentes thématiques (RH, ventes,
clients...). Le titre du poste s'adapte aussi et varie selon
ces thématiques. Dans les TPE, ces responsabilités sont
souvent directement exercées par la direction.

2. L'EXPERIENCE DES OFFICE MANAGER

  Oui
35%
 

Non Avez-vous toujours


65% été Office Manager ?

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Combien d'années d'expérience en tant qu'Office Manager


avez-vous ?
30%

20%

10%

0%
- de 2 ans 2 à 5 ans 5 à 10 ans 10 à 20 ans + de 20 ans

Office Manager, un métier de reconversion ?

2/3 des Office Manager ne l'ont pas toujours été. De


plus, l'expérience moyenne qu'ils possèdent est
relativement courte : entre 2 et 5 ans pour la
plupart. Cela montre plusieurs choses. Tout d'abord, ce
métier demandant des compétences communes avec
bien d'autres métiers, il offre une réelle possibilité de
reconversion. C'est aussi un métier "nouveau" et très
attractif. 

Cependant, c'est également un métier stressant,


compliqué, et où les salaires ont du mal à évoluer. Les
Office Manager finissent donc souvent par s'orienter
vers d'autres fonctions (RH, DAF...).

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

3. LE (TRÈS LARGE) PÉRIMÈTRE D'ACTION DES OFFICE


MANAGER
Quel est votre périmètre d'action dans l'entreprise ?

Gestion Traitement Achat de


des fournisseurs du courrier produits et services
78% 77% 76%

Intégration des Gestion Accueil


 collaborateurs financière des visiteurs
74% 69% 68%

Gestion Ressources Décoration


des factures humaines des bureaux
68% 62% 58%

La capacité d'adaptation et de résolution des problèmes 


des Office Manager amène naturellement la hiérarchie à
leur confier toujours plus de tâches. Le métier est
versatile et très transverse, lors d'une précédente étude,
nous avions identifié 117 tâches en moyenne.
Du fait de ce périmètre d'action très large, le métier
d'Office Manager capitalise énormément d'informations,

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

à tel point que cela peut devenir un risque : si l'Office


Manager quitte l'entreprise, le danger de perte
d'informations est réel. Ce sujet doit être pris en
compte dans l'organisation de l'entreprise mais aussi
sur la rémunération. Cette polyvalence peut par
ailleurs poser problème quand il s'agit de montrer à la
hiérarchie ce qui est fait. Enfin ajoutons aussi le fait
que, même s'ils n'en sont pas toujours conscients, la
plupart des Office Manager jouent également un autre
rôle en entreprise : celui d'Happiness Manager. 

4. LE SALAIRE DES OFFICE MANAGER

Etes-vous satisfait(e) En majorité, les Office


de votre salaire ? Manager (58%) ne sont pas
 
satisfaits de leurs salaires.
Le métier d'Office Manager
 
est un métier où il peut être
difficile de demander une
Oui Non
augmentation. 
42% 58%
En effet, il s'agit d'une fonction support, et encore une
fois, il peut être complexe de montrer le retour sur
investissement des actions menées. De plus, nous
avons vu précédemment que les Office Manager ont
généralement peu d'ancienneté, ce qui ne facilite pas
la négociation d'une augmentation. (Avant ce guide)

Enfin, ce sont souvent les petites structures qui


embauchent des office manager, ce qui peut avoir un
impact sur les grilles de salaire.

Notre étude nous amène donc à conclure que les


salaires pratiqués ne sont pas toujours cohérents avec
l'importante de la fonction d'Office Manager et aux
risques de perte ou de démotivation.

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5. LE BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL 

Sur une échelle de 1 à 10, comment jugez-vous la relation


avec votre boss ?
 
25

 20
15

10

0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

très mauvaise... très bonne !

Combien de fois par an recevez-vous un feedback global sur


votre travail ?

50%

40%

30%

20%

10%

0%
Un quoi ? 1 fois/an 2 fois/an 3 fois/an 4 fois/an + de 4 fois/an

Les Office Manager ont plutôt une bonne relation avec


leur boss :  44% donnent une note de 7 ou moins à
cette relation tandis que 57% donnent une note de 8
plus.

Quant aux feedbacks, 42% des Office Manager en


reçoivent une fois par an uniquement, le plus souvent à
l'occasion d'entretiens annuels. Dès lors, la question du
management des Office Manager se pose : sont-ils
assez accompagnés ?

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Des Office Manager heureux, mais sans plus 

Sur une échelle de 1 à 10, quel est votre niveau de bien-être


au travail ?

25%

20%

15%

10%

5%

0%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

très mauvais... très bon !

La courbe de bien-être des Office Manager est très


similaire à celle de la relation avec leur boss. Pour les
moins "heureux" au travail, les causes cités sont le
manque de reconnaissance du travail accompli, les
problématiques liées au salaire, le manque de
perspective d'évolution, et enfin la quantité de travail.

En parallèle, près de 40% des Office Manager donnent


une note de 8 ou plus à leur niveau de bien-être au
travail ! Les Office Manager occupent une position
centrale dans l'entreprise, ils ont beaucoup de relations
humaines, ils sont les moteurs de l'entreprise, et ils ne
connaissent pas la routine : que d'ingrédients pour être
heureux !

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RETROUVEZ PLEIN DE CONSEILS
SUR LE MAGAZINE MAGIC OFFICE 

Les wikis vont vous 7 objets  Bienvenue à bord de


sauver la vie pour roupiller au la meilleure
bureau entreprise du monde

Le télétravail est-il Automatiser les Ne faites plus jamais


réservé aux achats, encore mieux ce qui vous emmerde
feignasses ? que la méditation grâce aux process

Vous perdez Le régime miracle Comment empêcher


beaucoup trop de pour éviter la nourriture gratuite
temps au travail l'infobésité de vous tuer

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Un équilibre vie pro/vie perso correct, mais pas parfait

Votre boss attend-il/elle que vous soyez disponible en dehors


des heures de travail ?

Oui
Non 45%
55%

Sur une échelle de 1 à 10, comment jugez-vous votre


équilibre vie pro/vie perso ?

25%

20%

15%

10%

5%

0%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

très mauvais... très bon !

Les Office Manager ne comptent pas leurs heures, qu'ils


soient dans les bureaux ou non ! Pour 45% des interrogés,
leur boss attend d'eux d'être disponibles en dehors des
heures de travail. Cela n'est pas sans conséquences sur 

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l'équilibre vie pro/vie perso : 60% des Office Manager


donnent une note de 7 ou moins à cet équilibre ! Les
Office Manager ayant une position centrale dans
l'entreprise, si d'autres collaborateurs travaillent en
dehors des heures de travail, les Office Manager doivent
bien souvent s'adapter. Leur position de "problem solver"
les met au coeur des échanges. 

A noter que le manque de process en entreprise est cité


comme une cause de sursollicitation des Office Manager
en dehors des heures de travail.

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6. LES CHALLENGES DES OFFICE MANAGER

Quels sont vos principaux challenges en tant


qu'Office Manager ?

Négocier une Changer Apprendre une


augmentation  de job nouvelle langue

44% 34% 21%

Organiser des Mieux intégrer les Apprendre à gérer


évènements collaborateurs les conflits

16% 16% 9%

Le principal challenge des Office Manager en 2018 ?


Négocier une augmentation ! Comme quoi la question
du salaire est encore une fois une priorité...
Changer de job arrive en deuxième position,
conséquence notamment d'un équilibre vie pro/vie
perso imparfait, et d'une relation parfois mitigée avec
la/le boss.
Notons également la volonté d'apprendre une nouvelle
langue, compétence fortement appréciée lors du
recrutement d'un Office Manager !

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7. LES RÊVES DES OFFICE MANAGER

Pour terminer notre enquête, nous avons posé la


 
question "Que rêvez-vous de mettre en place pour vos
collaborateurs ?". Voici quelques une des réponses que
 
nous avons obtenues !

"Un patron plus cool"


"Des massages"
"Un CRM"
"Une newsletter sur les
événements et les employés" "Un food truck !"

"Le sourire" "Des procédures...actuellement


inexistantes ou archaïques"
"Du temps sans limite !!"
"La clim"
"Home office et congés illimités"

"Des cours de Qi Jong" "Un onboarding du tonnerre"

"Une salle d'arcade" "Je les gâte déjà


"Une cantine" pas mal"
"Un séminaire aux Etats-Unis"
"Une plateforme d'onboarding" "Un toboggan et
une salle de sport"
 "Un espace de
convivialité convivial ! "
"Une meilleure
communication
 avec le management"

"Des procédures
enfin respectées...lol"

"Accès à son chien


+ un aquarium"

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8. L'AVIS DES COLLABORATEURS


 
On ne s'est pas contenté d'interroger les Office
Manager,
  on a aussi interrogé leurs collègues ! Notre
but ? Connaître leur niveau de satisfaction quant à leur
Office Manager adoré(e) et leurs éventuels axes
d'amélioration.

Sur une échelle de 1 à 10, à quel point êtes-vous satisfaits


de votre Office Manager ?

30%

20%

10%

0%
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Quel(s) pourraient être les axes d'amélioration de


votre Office Manager ?

Organiser plus Donner accès Insuffler davantage la


d'évènements à des avantages culture d'entreprise

70% 50% 20%

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Donner accès Donner accès Être


à des formations à plus d'outils plus disponible
20% 10% 10%
Pensez-vous que l'importance de la fonction
d'Office Manager est sous-estimée ?

Non
13%

Oui
88%

Globalement, les Office Manager sont très appréciés :


80% des personnes interrogées leur attribuent une note
de 8 ou plus ! Une chose est sûre : leurs collaborateurs
sont d'accord pour dire que l'importance de la fonction
d'Office Manager est sous-estimée.

Si toutefois ils devaient donner des axes d'amélioration,


ce serait l'organisation de plus d'évènements, l'accès à
plus d'avantages (services de conciergerie, sessions de
yoga...) ou encore l'accès à plus de formations.

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

9. CONCLUSION

Le métier d’Office Manager est en plein essor et il est


essentiel au bon fonctionnement de nombreuses
entreprises, tout particulièrement dans le secteur des
Technologies et Services, où la présence d’un Office
Manager est un moyen de fidéliser ses salariés.

Leur périmètre d’action est très large, et demande une


grande polyvalence ainsi que la capacité de travailler
de façon multitâche. Les Office Manager occupent une
position centrale au sein de l’entreprise, ils sont en
contact avec tout le monde, et ne connaissent pas la
routine, quelle chance ! Cependant, cet aspect
généraliste du métier engendre une très grande
capitalisation de l’information : dirigeants, faites
attention à bien garder vos Office Manager, ils
pourraient en savoir plus que vous sur votre propre
entreprise !
 
Même si leur niveau de bien-être au travail est
relativement bon, de nombreux points restent à
améliorer. Les Office Manager souffrent d’un manque
de reconnaissance. Le ROI de leurs actions peut être
difficile à calculer tant ils travaillent sur de nombreux
sujets à la fois. Couplé à un manque d'ancienneté, dû
certes à la relative nouveauté de ce métier, mais aussi à
l’évolution rapide vers d’autres postes, les salaires qu’ils
perçoivent restent inadaptés, au risque de les perdre. 
De plus, l’équilibre vie pro/vie perso, ô combien
primordial, de ces superstars n’est pas parfait, on
attend de la majorité d'entre d’eux qu’ils soient
toujours disponibles.

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LE RAPPORT 2018 SUR L'OFFICE MANAGEMENT

Il est indispensable que les entreprises mettent en


place, et surtout respectent des process, afin
d'améliorer et maintenir cet équilibre.

Enfin, nous l’avons vu, les Office Manager sont pleins de


bonnes idées, et surtout de motivation ! Toujours prêts
à aider les autres, le bien-être de leurs collaborateurs
leur est essentiel, il faut donc capitaliser sur cet
engagement et leur donner les moyens de réaliser leurs
idées. 

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LE RAPPORT SUR L'OFFICE MANAGEMENT EN 2018

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