Outlook 2000

Laboratorios Roe SCRL Pag.
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Departamento de Sistemas Microsoft Outlook - Guía de Usuario
N:\Documentos\Procedimientos\Usuarios\Outlook 2000.doc 04.06.2002
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Laboratorios Roe
Microsoft Outlook 2000
Contenido
1. Introducción
• Características Principales
• Iniciar Outlook 2000
2. Correo Electrónico
• Bandeja de Entrada
• Bandeja de Salida
• Elementos Enviados
• Elementos Eliminados
• Otras Funciones
3. Contactos
4. Tareas
5. Calendario
6. Acceso desde fuera del Laboratorio

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1. Introducción
Microsoft Outlook 2000 es un programa de administración de información personal que permite
organizar mensajes, citas, contactos y tareas. Con él, se puede dar seguimiento a las actividades,
abrir, ver documentos y compartir datos.
En su versión Microsoft Outlook 2000 además de enviar correo electrónico, cuenta con una serie
de características que hacen que sea una herramienta que facilite la administración del tiempo.
Entre sus herramientas se encuentra la agenda.
Características principales en Outlook 2000
Outlook 2000 es una aplicación de administración de información de escritorio que ayuda al

usuario a organizar y compartir la información de su escritorio, además de comunicarse con otros
usuarios. Es útil trabajar con el Outlook 2000 para realizar las siguientes tareas:
• Administrar información personal y profesional, como mensajes de correo electrónico, citas,

contactos, tareas y archivos, así como para realizar un seguimiento de todas estas actividades.
• Compartir información con un grupo utilizando correo electrónico, programación de grupo,
carpetas públicas, etc.
• Compartir información con otras aplicaciones de Office, así como explorar y buscar archivos de
Office desde Outlook.
• Conectarse y compartir información a través del World Wide Web.
Iniciar Outlook 2000
Para iniciar Outlook 2000 debemos iniciar el Windows 98/2000. Estando en Windows,
debemos buscar el icono de Outlook 2000 en alguna de las carpetas de programas. El icono
puede estar alojado en Programas del menú Inicio o en cualquier otra carpeta. También puede
aparecer como icono de acceso directo .
Una vez dentro de Microsoft Outlook esta es la interfase que se mostrará:

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Bandeja de entrada Al dar clic sobre este icono inmediatamente accedamos las funciones
de correo.
Contactos Muestra la agenda de contactos.
Calendario Muestra la agenda del día de hoy junto con las tareas programadas.
Notas Permite crear notas con información reelevante.
Tareas Este icono nos permite ver la lista de tareas.
Cerrar
Para cerrar el elemento actual se selecciona Cerrar del menú Archivo. También se puede usar
<Ctrl+F4>, o dar doble-clic sobre el menú de control de la ventana del documento, también
podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron

modificaciones desde la última vez que se guardó, Outlook 2000 preguntará si se quiere guardar
el archivo.
Salir de Outlook 2000
En el menú Archivo se encuentran dos opciones para salir. La primera es el comando Salir que
cierra la aplicación tras solicitar se guarden todos los archivos que no se hayan guardado, esta
opción es la que se utiliza en todas las aplicaciones de Microsoft Outlook 2000, También se
puede usar la combinación de teclas <Alt+F4>. Finalmente, podemos utilizar el mouse, dando un
doble-clic sobre el botón del menú de control de la ventana de Outlook 2000 o dar un clic sobre el
icono .
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2. Correo Electrónico
La Bandeja de entrada
En la Bandeja de entrada podremos realizar la manipulación de mensajes electrónicos. Para
iniciarla, localice el icono . Al dar doble clic sobre éste, aparece la siguiente caja de
diálogo:
Los mensajes se podrán almacenar en las carpetas. Siempre que lleguen mensajes nuevos se
alojarán en la Bandeja de Entrada (Inbox) y cuando existan mensajes pendientes de enviar se
alojarán en la Bandeja de Salida (Outbox). Además, se pueden crear carpetas para almacenar o
mover los mensajes deseados según su categoría.
Para Crear un mensaje
Para redactar un nuevo mensaje se realiza alguna de las siguientes acciones:
1. Menú
Seleccionamos del menú Acciones el comando Nuevo Mensaje.
2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+U>.
3. Damos un clic sobre este icono .
Cualquiera de estas opciones muestran la siguiente ventana:

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Se escribe el Asunto y se redacta el mensaje en la parte inferior de la ventana. Utilizando la barra

de herramientas y con el menú Formato se puede cambiar el aspecto del mensaje como se realiza
en cualquier procesador de palabra que utiliza este tipo de herramientas. Para definir a quien irá
dirigido el mensaje, utilizamos cualquiera de las siguientes op ciones:
1. Presionamos simultáneamente <Ctrl+Mayús+B>.
2. Se da un clic sobre este icono .
3. Se da un clic sobre el botón .
4. Se da un clic sobre el botón .
5. Se da un clic sobre el botón
Cualquiera de estas opciones mostrará la siguiente caja de diálogo:
Aquí se especifica Para-> quien es el

mensaje y si se está enviando copia (Cc)
para otro usuario o grupo. Pueden existir
distintas categorías de direcciones según
la forma de entrega, para seleccionar otra
categoría utilice la lista Mostrar los
nombres que figuran en.
Si se desea dar de alta un Nuevo usuario

se mostrará la siguiente caja de diálogo:
Se selecciona el tipo de entrada y

donde se va a Colocar esta entrada si
sólo es para este mensaje o para la
Libreta de direcciones.
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Existe también la opción de al momento de escribir o seleccionar los destinatarios de nuestros

mensajes, hacerlo mediante su alias (login de red) y Microsoft Outlook detectará automáticamente
a quien nos referimos.
Ej.
Si queremos dirigir nuestro mensaje a múltiples destinatarios esto lo podemos conseguir separando
los nombres mediante un punto y coma (;), es decir, si queremos enviar un mensaje a los usuarios
Gerardo Diaz, Lourdes Aguirre y Edmundo Simon bastará con escribir en el campo “Para” el
siguiente texto : GDIAZ;LAGUIRRE;ESIMON
Microsoft Outlook automáticamente convertirá cada alias en un nombre válido.
Completar automáticamente direcciones de correo

electrónico
Para introducir el correo electrónico de un contacto es posible utilizar diversos mecanismos.

Outlook 2000 cuenta con una Autocompletar para las direcciones de correo. Así cuando se
empieza a escribir una dirección en cualquiera de los cuadros de Para, CC o CCO de un mensaje,
Outlook muestra una lista con los nombres que coinciden con lo que se haya escrito hasta ese
momento.
Donde se podrá seleccionar el nombre al que se desea enviar el correo electrónico.
Archivo Adjunto
A un mensaje se le pude incluir un archivo, para esto realice alguna de las siguientes acciones:
1. Menú
Seleccionar del menú Insertar el comando Archivo.
2. Dar un clic sobre este icono .

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Aparece una caja de diálogo similar a cualquier otra para abrir o guardar un archivo. Seleccione los
archivos deseados y presione Aceptar.
Eliminar un Elemento
Un elemento de Outlook 2000 puede eliminarse desde cualquier carpeta, y al hacerlo se almacena
en la carpeta de Elementos eliminados, esperando ser recuperados o reenviados, o que la
papelera sea vaciada definitivamente.
El método común de eliminar elementos desde cualquier Carpeta es utilizando una de las tres
opciones siguientes:
1. Menú
Seleccionamos del menú Archivo el comando Eliminar.
2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+D>.

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Carpeta de Elementos Enviados
La carpeta de Elementos Enviados sirve para llevar registro de los mensajes que se han enviado
y se selecciona dando un clic sobre el icono en la banda de Elementos del Correo.
La vista de la carpeta de Elementos Enviados es muy similar a la Bandeja de Entrada por lo

que se debe tener cuidado de qué vista se ha seleccionado. Esta ventana se ilustra a continuación:
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Bandeja de Salida
La Carpeta de la Bandeja de Salida, muestra temporalmente los mensajes enviados, sólo durante
el lapso entre el momento en que se da la orden de envío y el momento en él que sale de la
máquina. Este tiempo normalmente es de unos cuántos segundos por lo que normalmente cuando
se abre esta carpeta aparece el mensaje “No hay elementos disponibles en esta vista”. Sin
embargo, cuando se da la orden de enviar los mensajes sólo por la noche o cuando haya poco
tráfico en la red, este tiempo puede ser más largo de manera que la vista de la Bandeja de Salida
es como se muestra a continuación:
En este caso se debe tener cuidado de no abrir los mensajes que están en espera, ya que los
mensajes abiertos en esta carpeta ya no son enviados por Outlook 2000.
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Carpeta de Elementos eliminados
El icono selecciona la Carpeta de Elementos eliminados de la banda de elementos

de Outlook 2000. Un ejemplo de la ventana abierta de Elementos eliminados se muestra a
continuación.
La vista de la Carpeta de Elementos eliminados es muy similar a la vista de la Bandeja de

entrada, tanto los comandos del menú como las herramientas no varían en estas vistas.
A la carpeta de Elementos eliminados se le puede activar o desactivar el vaciado automático de

elementos, utilizando la ficha Otros del comando Opciones del menú Herramientas y activando
la casilla de verificación Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir.
Para vaciar la papelera en forma manual se da un clic en el comando Vaciar carpeta de

Elementos Eliminados del menú Herramientas.
Otras funciones
Ordenar
Ordenar permite cambiar la presentación de los elementos en la pantalla de acuerdo a la

preferencia de orden del usuario. Este comando se puede aplicar en cualquiera de las carpetas de
Outlook 2000.
Para ordenar los elementos se selecciona el encabezado de los mismos.

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Para cambiar de ascendente a descendente se vuelve a dar clic sobre el encabezado.
Organizar
Los mensajes se pueden organizar en cada carpeta utilizando el botón . Al utilizar este
botón aparece la siguiente ventana:
La organización se puede hacer mediante carpetas, colores, vistas y se puede filtrar el correo
electrónico no deseado.
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3. Contactos
El icono selecciona a Carpeta de Contactos de la banda de elementos de Outlook

2000. Un ejemplo de la ventana de Contactos abierta se muestra a continuación
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Crear un contacto
Un contacto es aquella persona o compañía con la que se mantiene correspondencia. La

información que normalmente se guarda de un contacto es el puesto, teléfono, dirección, dirección
de correo electrónico, de Internet y las notas.
Cuando se crea un contacto se puede incluir información nueva o utilizar una copia de la
información a cerca de un contacto existente de la misma organización. Para crear un nuevo
contacto utilizamos cualquiera de las siguientes opciones:
Menú
1. Se selecciona del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Contacto.
3. Damos un clic sobre la flecha de este icono .
y escogemos Contacto.
Cualquiera de estas opciones muestra la siguiente ventana:
La información solicitada para el Nuevo Contacto en el separador General es: El Nombre

completo, si se desea utilizar dos nombres se utiliza la letra “y” o el símbolo “&” por ejemplo
Antonio & Juan, el Puesto, la Organización a la que pertenece y Cómo se desea Archivar. En el
segundo recuadro con el botón Dirección se abre la ventana de diálogo que se ilustra a
continuación.
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Una vez que se han escrito los datos de dirección se da un clic sobre el botón de Aceptar y de
nuevo en la ventana del contacto se selecciona si es de Trabajo, Personal, etc. Y si desea que se
envíe el correo a esta dirección se debe activar la casilla de verificación. En Teléfono se solicitan
los números del Trabajo, Particular, Fax y Móvil. Se indica la dirección del Correo electrónico
y la Página Web relacionada.
Cuando se ha terminado la captura se da clic en Guardar y cerrar o en el icono
En el segundo separador Outlook 2000 solicita se escriban los detalles de los datos del contacto
como en la siguiente figura:
Los campos para registrar datos en esta ventana son: Departamento, Oficina, Profesión,
Asistente, Administrador, Cumpleaños, Aniversario, Sobrenombre y Cónyuge.
Eliminar un contacto
Para eliminar un contacto se selecciona dando un clic a la banda de su nombre y se da un clic sobre
el icono o se presiona la tecla <Supr>.
Cuando se elimina un contacto no se eliminan las entradas del Diario que hagan referencia a él.
Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas de Outlook 2000 es sensible y varía adecuando los botones al elemento
que se tenga seleccionado, a la vista desplegada o a la ventana de diálogo correspondiente. Las
herramientas propias de la Carpeta de Contactos son:
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4. Tareas
El icono selecciona la Carpeta de Tareas de la banda de elementos de Outlook 2000.

Esta ventana también se puede iniciar con el icono Tareas de Outlook para hoy. Un ejemplo de la
ventana de Tareas abierta se muestra a continuación:
Crear una Tarea

Las Tareas son responsabilidades de las cuales se desea llevar un control de avance para dar
seguimiento a su realización. Hay tareas únicas y periódicas. Una tarea puede asignarse a una o
varias personas para su cumplimiento.
Las tareas periódicas pueden repetirse a intervalos regulares o basándose en la fecha en que se
marcan como completadas. Por ejemplo, puede enviar un informe de estado a su director el último
viernes de cada mes e ir al dentista seis meses después de la última visita. Las tareas periódicas se
agregan una a una a la lista de tareas. Cuando marca una periodicidad de la tarea como
completada, aparece la siguiente periodicidad en la lista.
Para crear una nueva tarea utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1. Menú
Se selecciona del menú Archivo el comando Nuevo y se elige Tarea.
La ventana abierta es la siguiente:

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La información solicitada para la Nueva Tarea es: Asunto: donde se indica brevemente de que
trata la tarea, el Vencimiento, si no hay fecha de vencimiento para la tarea se deja seleccionada
la opción de Ninguno, si hay una fecha de vencimiento preestablecida para la tarea, se indica en
vencimiento, así como la fecha de Inicio.
En la sección central aparece el Estado de la tarea, la Prioridad con la que será calificada y el
porcentaje de avance de la misma (% completado).
Si se desea obtener un Aviso como recordatorio se activa la casilla de verificación y se especifica la

fecha, hora y sonido para el aviso. En el recuadro Propietario se indica quién ha dado de alta esta
Tarea. Si se desea calificar esta tarea dentro de una categoría específica, se da un clic sobre el
botón de Categorías. Finalmente si la tarea es privada se activa la casilla Privado para
restringirla.
En el separador Detalles se indica la Fecha de finalización para la Tarea, el tiempo de Trabajo

total y el tiempo de Trabajo real que se estiman para esta Tarea.
También se pueden registrar datos como Kilometraje, Facturación, Contactos y

Organizaciones si se desea.
En sección inferior de pantalla, la Lista de actualización representa una lista de las personas
cuyas listas de tareas se actualizarán cuando se efectúe un cambio en la tarea.
El botón Crear una copia no asignada, sirve para mantener informadas a terceras personas que
no son los responsables de ejecutar la tarea pero que desean un reporte de la misma.
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Eliminar un Tarea
Para eliminar un Tarea se selecciona dando un clic a la banda de su nombre y se realiza una de las
opciones siguientes.
1. Menú
Seleccionamos del menú Edición el comando Eliminar.
2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+D>.

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5. Carpeta de Calendario
El icono selecciona el Calendario de la banda de elementos de Outlook 2000. También

se puede utilizar este icono desde la ventana Outlook para hoy. La ventana del Calendario
abierto se muestra a continuación:
Esta ventana muestra la agenda para el día de hoy indicando las horas a las que tenemos las
tareas o citas. Para ver otro día u otro mes, podemos seleccionarlos del área que nos muestra el
calendario mensual. En Cuadro de Tareas aparecen listadas las tareas que tenemos que realizar
el día de hoy.
Principales actividades sobre el Calendario.

Las actividades que comúnmente se marcan sobre el calendario son: eventos, citas, reuniones y
tareas.
Vistas
La presentación del calendario puede ser por día, semana y mes de acuerdo al botón seleccionado
para cambiar la vista como se especifica en la siguiente tabla.
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Día
Semana
Semana
laboral
Mes
Citas
Se pueden programar citas en horario específico, como una visita al médico, una comida o una
reunión. Si se trata de una cita periódica, basta programarla la primera vez. Las actividades pueden
verse por día, semana, mes, o en forma de lista.
Crear una cita

Para registrar una cita en el calendario, se debe verificar que se tiene desplegada la fecha y hora
deseadas. Se da doble clic en el renglón en él que va a marcarse la cita y se captura la información
en la caja de dialogo:
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La información solicitada por Outlook 2000 para marcar una cita es: Asunto donde se escribe una
breve descripción de que trata la cita y Ubicación, aquí se indica el lugar en el que se efectuará la
cita. Fecha y hora de Comienzo, fecha y hora de Finalización, y la casilla de verificación de Todo
el día indican la duración del evento. Se puede solicitar un Aviso y tiempo previo a la cita. Con el
botón se selecciona un sonido, para que se envíe un recordatorio al usuario antes de su cita.
En Mostrar la hora como: se puede seleccionar Ocupado, Provisional, Libre, o Fuera de

oficina. También se puede marcar la casilla de Privado para otros usuarios no puedan ver la cita.
En la ventana de la Cita la Barra de Herramientas se muestra el botón .
Otra forma sencilla de registrar una cita es escribirla directamente sobre el renglón deseado y dar
<Intro> para terminar. El renglón seleccionado se marca en azul mientras se escribe y después de
dar <Intro> el tiempo ocupado tendrá una marca en el margen izquierdo como se muestra a
continuación.
Durante la captura Indicador de tiempo ocupado

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6. Acceso desde fuera del Laboratorio

Una de las ventajas de este sistema de correo electrónico es que si se encuentra fuera
del Laboratorio puede inclusive seguir accediendo a su información desde cualquier
navegador de Internet en el mundo, para esto deberá ingresar a nuestro sitio web
www.labroe.com/intranet
Acceso a su correo electrónico
Presionando Clic en la sección de correo electrónico se le redireccionará a la

siguiente pantalla donde deberá escribir su login, es decir, bajo la etiqueta
“Iniciar sesión” deberá escribir su login.
Ej.
GDIAZ si su nombre es Gerardo Díaz

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Una vez digitado solo su login el sistema le solicitará sus credenciales de

seguridad (dominio\login + clave) de la siguiente forma
Es decir, le solicitará 2 datos:

1) Dominio + Login : Ejm . ROELAB\GDIAZ
2) Clave: (Deberá escribir su clave)
Finalmente tendrá acceso a una interface web que le permitirá acceder y

grabar información en contactos, correo electrónico, tareas de forma muy
similar al programa Microsoft Outlook
Cualquier duda o sugerencia es bienvenida por el departamento de sistemas,

comuníquese o envíe un correo a Sistemas@labroe.com

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6. Acceso desde fuera del Laboratorio

Características principales en Outlook 2000

Outlook 2000 es una aplicación de administración de información de escritorio que ayuda al

• Administrar información personal y profesional, como mensajes de correo electrónico, citas,

Iniciar Outlook 2000

aparecer como icono de acceso directo .

Una vez dentro de Microsoft Outlook esta es la interfase que se mostrará:

Contactos Muestra la agenda de contactos.

Notas Permite crear notas con información reelevante.

Tareas Este icono nos permite ver la lista de tareas.

podemos dar un clic sobre este icono . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron

Salir de Outlook 2000

Para Crear un mensaje

Para redactar un nuevo mensaje se realiza alguna de las siguientes acciones:

2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+U>.

3. Damos un clic sobre este icono .

Cualquiera de estas opciones muestran la siguiente ventana:

Se escribe el Asunto y se redacta el mensaje en la parte inferior de la ventana. Utilizando la barra

1. Presionamos simultáneamente <Ctrl+Mayús+B>.

2. Se da un clic sobre este icono .

3. Se da un clic sobre el botón .

4. Se da un clic sobre el botón .

5. Se da un clic sobre el botón

Cualquiera de estas opciones mostrará la siguiente caja de diálogo:

Aquí se especifica Para-> quien es el

Si se desea dar de alta un Nuevo usuario

Se selecciona el tipo de entrada y

Existe también la opción de al momento de escribir o seleccionar los destinatarios de nuestros

Microsoft Outlook automáticamente convertirá cada alias en un nombre válido.

Completar automáticamente direcciones de correo

Para introducir el correo electrónico de un contacto es posible utilizar diversos mecanismos.

Donde se podrá seleccionar el nombre al que se desea enviar el correo electrónico.

2. Dar un clic sobre este icono .

2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+D>.

3. Damos un clic sobre este icono .

Carpeta de Elementos Enviados

y se selecciona dando un clic sobre el icono en la banda de Elementos del Correo.

La vista de la carpeta de Elementos Enviados es muy similar a la Bandeja de Entrada por lo

Carpeta de Elementos eliminados

El icono selecciona la Carpeta de Elementos eliminados de la banda de elementos

La vista de la Carpeta de Elementos eliminados es muy similar a la vista de la Bandeja de

A la carpeta de Elementos eliminados se le puede activar o desactivar el vaciado automático de

Para vaciar la papelera en forma manual se da un clic en el comando Vaciar carpeta de

Ordenar permite cambiar la presentación de los elementos en la pantalla de acuerdo a la

Para ordenar los elementos se selecciona el encabezado de los mismos.

Para cambiar de ascendente a descendente se vuelve a dar clic sobre el encabezado.

El icono selecciona a Carpeta de Contactos de la banda de elementos de Outlook

Un contacto es aquella persona o compañía con la que se mantiene correspondencia. La

2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+U>.

3. Damos un clic sobre la flecha de este icono .

Cualquiera de estas opciones muestra la siguiente ventana:

La información solicitada para el Nuevo Contacto en el separador General es: El Nombre

Cuando se ha terminado la captura se da clic en Guardar y cerrar o en el icono

el icono o se presiona la tecla <Supr>.

El icono selecciona la Carpeta de Tareas de la banda de elementos de Outlook 2000.

Crear una Tarea

2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+U>.

3. Damos un clic sobre este icono .

La ventana abierta es la siguiente:

Si se desea obtener un Aviso como recordatorio se activa la casilla de verificación y se especifica la

En el separador Detalles se indica la Fecha de finalización para la Tarea, el tiempo de Trabajo

También se pueden registrar datos como Kilometraje, Facturación, Contactos y

2. Presionamos simultáneamente <Ctrl+D>.