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Question 1 → (cf brouillon)

Question 2 →

FORCES = Nous pouvons souligner que les principes fondamentaux à respecter pour que le
contrôle interne soit efficace sont tous considérer au sein du processus de traitement des
factures fournisseurs de cette entreprise.

En effet, le principe de séparation des fonctions est bien opéré au sein du process, permettant
ainsi de disposer de contrôles réciproques entre les différents acteurs qui interviennent. La
secrétaire transmet la facture fournisseur à un collaborateur du service achat, ce dernier la
ventile auprès de l’acheteur concerné. Ensuite, ce dernier rapproche les BC/BL avec la facture
en question, suite à un premier contrôle effectué par le réceptionniste magasinier. La facture
est alors transmise à la comptabilité, qui opérera également un contrôle arithmétique des
Quantité*PU. Avant son paiement au fournisseur, la facture sera passée entre plusieurs mains
afin d’être soumise à plusieurs contrôles réciproques. Tous ces contrôles sont effectués par des
acteurs différents, permettant également un recoupement de l’information et de certifier cette
dernière par le biais de plusieurs sources différentes.

On peut également imaginer que le ce process répond avec brio au principe d’organisation
puisque ce dernier est découpé en fonction de la structure de l’entreprise et des fonctions
supports de cette dernière, respectant ainsi son organigramme et les responsabilités inhérentes
à chacune des fonctions, ainsi que l’ordre logique des tâches.

Enfin, le contrôle interne opéré au sein de ce processus est relativement bien équilibré
puisqu’aucune fonction ou acteur n’est avantagé ou délaissé par les contrôles inhérents à ce
dernier. Le principe d’universalité est donc respecté convenablement.

Lorsque que l’on traite un processus de traitement des factures fournisseurs, les objectifs
majeurs de ce dernier ne sont pas spécialement pécuniers. On relèvera plutôt ici la volonté de
contribuer à la sauvegarde des actifs de l’entité, ainsi que d’assurer la fourniture d’une
information comptable et financière fiable et en mesure d’assurer l’image fidèle des comptes
de l’entreprise. Bien évidemment, le bon recouvrement des factures, en fonction de mode de
paiement souhaité par les fournisseurs et à la bonne échéance, va permettre de pérenniser les
relations de l’entreprise avec ces derniers.

FAIBLESSES → Nous pouvons toutefois relever quelques problèmes et limites au sein de ce


process de traitement des factures fournisseurs.

Le premier concerne les factures qui sont amenées à subir un litige lorsqu’il y a un écart constaté
entre le BL/BC et la facture finale. En effet, dans ce cas précis, il se passe en moyenne 21 jours
pour que ce même litige soit réglé. Ainsi, on comprend qu’une facture peut rester au sein du
service achat pendant ce même laps de temps, ceci pouvant engendrer une perte de cette
dernière. Il serait peut-être nécessaire d’instaurer un contrôle à ce niveau-là, afin de classer en
sécurité les factures en attente suite à un litige ouvert avec le fournisseur. Certaines factures
sont donc susceptibles d’être enregistrées en comptabilité près d’un mois après leur réception,
délai pouvant-être rallongé en cas de perte de certaines factures sous litige qui se seraient
retrouvées égarées, décalant par la même occasion le paiement de cette dernière et son
exigibilité à la TVA.
La seconde limite observée au sein du process est celle relative à l’absence de numérotation
interne des factures, pouvant générer une perte de pièces comptables et/ou un défaut
d’enregistrement de ces dernières. Ce constat saute d’autant plus aux yeux car ce contrôle ne
prend que très peu de temps, qui plus est quand on sait que le comptable se charge déjà de
mentionner à la main les imputations comptables sur les factures.

Le troisième constat soulevé est la faible implication du directeur financier dans le cadre des
règlements des factures. En effet, ce dernier est amené à signer/valider une grosse quantité de
règlements, pouvant expliquer que ce dernier ne prête que très peu attention au fait que le
montant et/ou soient les bons. Ceci est compréhensible. Toutefois, il pourrait-être intéressant
d’instaurer un contrôle systématique du directeur financier pour les factures dépassant un
certain montant et donc susceptibles d’engendrer des conflits s’il y a erreur sur le montant versé
ou le destinataire du règlement.

Enfin le dernier problème est celui lié à l’absence de fichier de suivi des règlements permettant
de suivre les échéances/délai de paiement des factures, leurs modes de règlement et enfin tout
simplement si le règlement à déjà eu lieu, ou non. Ce type n’est pas très onéreux puisqu’il peut
prendre la forme d’un fichier Excel, ou dans le meilleur des cas faire partie intégrante de l’ERP
de l’entité lorsque ce dernier le permet.

Suite au constat des FORCES et FAIBLESSES de ce processus, nous pourrions éventuellement


entrevoir les pistes d’amélioration suivantes :

Les factures fournisseurs arriveraient directement au service comptabilité afin d’être


numérotées en interne et enregistrées par la suite. Le contrôle des Quantités*PU demeurerait
inchangé. Toutefois, il sera à la charge du service comptabilité d’indiqué l’imputation analytique
des factures, laissant la possibilité aux acheteurs de la modifier si nécessaire à postériori.

Une fois cela effectué, les factures seraient communiquées aux acheteurs afin que ces derniers
opèrent leur contrôle habituel de rapprochement BL/BC et facture.

La facture sera ainsi de nouveau communiquée au service comptabilité afin de la considérer


comme traitée « à 100% », cette dernière pouvant désormais être transmise à la trésorerie pour
règlement. Ce nouveau système permettra d’éviter de perdre des factures ou d’en oublier leur
comptabilisation au fur et à mesure.

Enfin, créer un fichier de suivi des règlements, avec l’échéance de la facture, son mode de
règlement et son statut « réglée ou non-réglée ».

Question 3 →

Dans notre cas précis, les deux modes de règlements (chèque ou virement bancaire) sont soumis
à la même procédure et aux mêmes contrôles inhérents, c’est-à-dire le choix de la banque par
le service trésorerie et l’intervention du directeur financier qui signera le chèque ou certifiera le
virement bancaire. Ensuite, quelque que soit le règlement, il sera enregistré et communiqué au
fournisseur concerné.

Ainsi, aucun de ces deux modes de règlement ne nécessite un procédure propre, leur suivi peut
donc être assuré conjointement. Toutefois, comme nous avons pu le suggérer dans la question
précédente, instaurer un fichier capable de suivre si le paiement a été effectué, ou non, ainsi
que les échéances et modalités de règlement des factures fournisseurs, constituerait un vrai plus
dans ce processus. En effet, cela permettrait notamment d’éviter les oublis de paiement mais
aussi les doublons de paiement : une fois la facture réglée, l’information est reportée dans le
fichier de suivi, la facture est lettrée avec un mode de règlement et il n’y a plus de risque que
cette dernière soit payée deux fois : une fois par chèque et une fois par virement. De plus, un
contrôle de la part du directeur financier pour les factures aux gros montants permettrait
d’assurer un niveau supplémentaire de contrôle.

Toutefois, si l’entreprise souhaite instaurer de nouvelles modalités de paiement auprès de ses


fournisseurs, comme l’espèce ou de la rétrocession de marge entre fournisseur/client sur les
factures futures, alors le suivi des règlements pourrait se compliquer. Cela admettrait
potentiellement des process de contrôles différents de ceux existant pour les chèques et les
virements bancaires et constituerait par la même occasion une cause de défaillance si le contrôle
interne n’est pas à la hauteur d’un tel suivi. Il ne s’agit ici que d’hypothèses formulées..

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