Conalep Juárez 1

Manual del sistema

“Juguetilandia”
Maricarmen Piñón Díaz 080260354-8

6101-I

Elaboración y Mantenimiento de sistemas de información

Manual del sistema

1. Investigación preliminar:
Problema
En la juguetería hay varios sistemas, pero el que desean implementar es en el área
de almacén puesto que hay un desorden en él, al momento de hacer el inventario no
se sabe si se necesitan los productos que se encargan a los proveedores, así que
tienen muchos de ellos en sobre existencia y otros agotados.
Cliente
Nombre: Claudia Lydia Maldonado.
Dirección: calle Rafael Pérez Cerna, en plaza San Nicolás local 3.
Empresa: juguetería Juguetilandia.
Teléfono: 6562395472.
Entrevista o encuesta al usuario y cliente
1.- ¿Qué es lo que más se le dificulta?
Saber cuántos juguetes hay en cada estante o pasillo.
2.- ¿Qué tipo de sistemas cuenta son con los que cuenta en su empresa?
Caja o ventas.
3.- ¿Qué tipo de sistema desearía?
Sistema sencillo con algo específico para identificar el producto.
4.- ¿tiene tiempo de hacer el inventario?
A veces sí, pero algunos no y por eso dejo así los juguetes.
5.- ¿Cómo se da cuenta de que es lo que le falta en el almacén?
Cuando ya no hay juguetes en el pasillo y son requeridos para las compras.
6.- ¿Con cuántos proveedores cuenta?
7 proveedores
7.- ¿Cómo le gustaría tener ordenado su sistema?
Por proveedor.
8.-cuantas personas manejan su almacén y ordenan en pasillos?
Aprox. 4 personas por día.
9.- ¿Le gustaría que imprimiera los resultados de las bases de datos como un corte o
solo para ordenar?
Solo para ordenar
10.- ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar?
$4,000.00 - $4,500.00
Síntomas del problema y causas que lo originan
 Desorden en los pasillos y estantes, sobre todo en los almacenistas nuevos.
 Perdida de ventas, no solamente por fuga de efectivo; sino que el producto
requerido no se encuentra en la tienda.

2. Determinación de requerimientos
 Elementos que involucran el sistema
 Computadora con sistema operativo XP, Vista o Windows 7
 Microsoft Access 2007
Lista de mejoras que el usuario solicito (características del sistema)
 Colores obscuros en las pantallas
 Letra grande y distintiva
 Los botones de cerrar las ventanas cada que se abra una nueva, así como el
de cerrar totalmente la base de datos

Solicitud (acuerdo o contrato) 2 de mayo

Tiempo para desarrollar el sistema (Gráfica de Gantt)

ETAP ACTIVIDAD TIEMPO

A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

1 Definición del problema

2 Recopilación de
información
3 Análisis
4 Programación
5 Diseño

3. Base de datos
Tablas
 Juguetes

 En existencia

 Administradores
 Relaciones

 Diagrama
de flujo.

Inicio

Definición del
problema

Desorden en el
almacén y faltas de
inventario

Recopilación de
información
 Nombre Juguetes,
código, pasillo,
clasificación, los que
están en existencia,
administradores,

Análisis

Programación

(En Access)

Fin

Pruebas preliminares. Describir los siguientes elementos:

 Control de calidad del software (explicar corrección, eficacia, eficiencia,
verificación y validación).

Corrección: Se tiene la opción de borrar algún dato o modificarlo directamente en la tabla

para tener el dato bien en los formularios, así como el botón de salir para cancelar todo lo
hecho antes.

Eficacia: los procesos están hechos de una manera correcta.

Eficiencia: el sistema funciona correctamente de acuerdo a lo antes pedido.

Verificación: Si se realiza algún proceso antes no establecido en la base de datos del

sistema este no lo realizara y se cerrara el sistema.

Validación: El Procedimiento esta hecho correctamente y no presenta errores.

Después de realizar a pruebas pertinentes con el sistema se corrigieron los errores más
comunes, como el que no agregara datos a las tablas de la base de datos (altas), borrar los
mismos (bajas); así la eficacia y eficiencia quedaron acorde como deberían, se verificaron
que los datos estuvieran concordaran con las relaciones hechas entre las tablas.

 Describir las fases de pruebas que se realizaron. (hablar de cómo realizamos

las pruebas a nuestro sistema)
Las pruebas las realizo alguien externo al sistema, que no supiera nada de el, ya que así
quedaría mas claro a nosotros como creadores de el si el cliente lo puede comprender
fácilmente; o si hay que cambiarle algo para su mejora.

Pruebas reales. Describe los siguientes elementos:

 Periodo de transición o ejecución en paralelo.

Se realizo una prueba gratuita de 15 días para evaluar el sistema, por la empresa cliente,
para verificar que el funcionamiento fuera el que ellos querían.

 Procedimientos y operaciones de puesta a punto(agregar la hoja que hicimos

en el laboratorio)

CONCEPTO SI NO

Contraseña 

Funcionamiento de la contraseña 

Menú principal 

Altas 

Bajas 

Consulta 

Modificación 

Funcionamiento 

Verificación 

Apariencia de los formularios 

Botón salir 

 Necesidades de recursos adicionales (equipos, consumibles o instalaciones)

Para un mejor funcionamiento se recomienda:

Computadora con sistema operativo XP, Vista o Windows 7

Microsoft Access 2007

Memoria RAM de 1 GB, Disco Duro de 50GB como mínimo.

 Realización de cargas para el funcionamiento del sistema con datos

reales(como le hicimos para que el sistema tenga los datos reales de la
empresa)

Se obtuvieron los datos de los inventarios de la juguetería así se capturaron en la base de

datos con tablas que pusieran acorde a lo que tenían en el inventario en papel.

Igualmente para los administradores se tomaron en nota las contraseñas y nombres de

usuario que la empresa quisiera tener.

 Describir las limitaciones encontradas

No era una condición establecida desde un principio que las operaciones como obtener los
existentes de los productos fueran automatizadas y no manuales, pero después de las
pruebas realizadas se requirieron de esa manera ahora lo que se pide es obtener algo mas
automático.

 Revisión de diseño: el diseño estuvo acorde a lo que el cliente pidió desde un

principio, así que no se realizaron cambios en el.

 Revisión del código: El código esta sencillo de entender, precisamente porque

muchas de las personas que revisaran el inventario no son expertas en las bases de
datos; es por eso que el sistema se quedo así en este apartado.

 Revisión de las pruebas: Después de las pruebas realizadas por el cliente no se

encontró ninguna acción errónea, las pruebas preliminares estuvieron corrigiendo
todo y esta listo para utilizarse.

 Justifica y documenta su propuesta de mejora: la propuesta que se tiene es

automatizar un poco mas el sistema, lo que se a ocurrido es agregar una macro de
agregar registro con el cual al ejecutarlo la tabla a la cual se quiere agregar un dato
se abra (de entrada aparecerá sola, no tendrá ningún dato pero ira al corriente con la
numeración de la tabla original) de ahí al guardar los datos y cerrar la macro se
actualiza la tabla original.
 Implementacion del sistema:

Se llevo el sistema a la empresa con una prueba de 15 dias, primeramente y despues de esas
pruebas se quedo establecido el mismo durante todo un año con ciertas encomiendas asi el
fabricante.
Documentacion de la implementacion del sistema

Se llevo a cabo la implementacion del sistema requerido en la empresa “juguetilandia” con

las bases ya previamente establecidas las cuales son:

 Garantia de 1 año.
 Correccion de problemas no gratuitos (en caso de tener problemas, se cobrara la
reparacion)

Tanto el comprador como el fabricante estan de acuerdo con ellas y el precio establecido.

Precio: $4,500.00

Se entrego el sistema en un CD original y una copia, sin daños algunos en el archivo de la

base de datos.

Maricarmen Piñon Diaz Claudia Lydia Maldonado

Fabricante cliente

 Evaluacion del sistema:

Despues de 1 año de intalacion del sistema y de las preevaluaciones hechas antes, se hizo
una evaluacion para corroborar que el sistema este trabajando correctamente; y en efecto
esta haciendo lo diseñado.

El amntenimiento que se le da al sistema es Mantenimiento especifico y solo se resuelve

cuando el cliente o en este cas ya sueño del sistema lo requiere.