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[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… Mise à jour automatique effectuée toutes les
5 minutes

Module -  Maîtriser les bases


d'organisation

Maîtriser les bases


d'organisation
Cours GDP Lien lecture Lien édition /
impression
Module Semaine 2 - L’essentiel de
l'organisation des projets
Cours Pour discuter des formations
gestiondeprojet.pm entre les sessions de
MOOC/SPOC

I. Prise de notes et
questions sur le cours

À quoi sert la prise de notes partagées ?


● Améliorer le contenu du cours : corrections,
additions, références...
● Approfondir le cours avec des ressources
complémentaires
 
Comment fonctionne la prise de notes
partagées ?
● Vous pouvez prendre des notes dans les sections
adéquates :
○ Sous forme de texte
○ Sous forme de carte conceptuelle ou carte
mentale

● Si vous voulez répondre aux questions et discuter


du cours ⇨allez sur le Fil de discussion du MOOC

● Vos contributions sur ce document sont sous


licence CC-BY 

MOOC : Le questionnaire de n de semaine est à réussir


tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC
interdit de donner aux autres les solutions !

Sommaire
I. Prise de notes et questions sur le cours
Introduction
Démarches / outils basiques
Démarches / outils avancésEn savoir plus
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Maîtriser les outils de base
Chapitre 1 :  Fixer et négocier les objectifs d’un
projet
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Tableau des acteurs d’un projet
Analyse forces-faiblesses ou matrice
FFOM/SWOT
Voici un exemple d’une analyse SWOT:
Cycle d’action ou roue de Deming (PDCA)
Triangle Qualité-Coûts-Délai
Exercices (vidéo S2v2) :
Chapitre 2 :  Organiser des réunions efficaces
Des réunions utiles
Il faut donc qu’elles soient efficaces
L’efficacité d’une réunion repose sur deux
personnes
Types de réunion
Réunion technique
2. Réunion de chantier
3. Réunion d’avancement
Exercice de mise en œuvre S2V3
Chapitre 3 : Le compte-rendu
Contenu
Contenu d’un compte-rendu de projet :
Exemple de Compte rendu:
Conseils sur les comptes-rendus (CR)
Réflexion et question
Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage
Introduction
La phase de démarrage du projet repose sur 3
outils de base qui sont :
Définir les objectifs
La fiche de définition d’un projet
la TODO LIST
Exercice de mise en œuvre S2V5
Chapitre 5 : Le cycle de projet
L’effet tunnel
Causes de l’effet tunnel
Conséquences
Comment planifier ?
Le cycle de vie d’un projet (voir formation
“planification et pilotage de projet)
Exercice de Mise en œuvre:
II. Pour approfondir : réflexion et questions
III. Les lectures que vous recommandez
IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des
forums de discussion
V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration
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[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes

Introduction 
Il s’agit dans ce chapitre de décrire les démarches/outils
basiques d’organisation i.e. ce qui est vraiment utile quelle
que soit la taille du projet => petits projets ET phases de
démarrage de projets plus avancés

1. Démarches / outils basiques 


C’est l’objet de ce cours:
● définir et négocier les objectifs avec les bonnes
personnes
● organiser rapidement une équipe
● formaliser les décisions
● vérifier que les actions sont efficaces

2. Démarches / outils avancés


Ce sera l’objet du cours de la semaine prochaine :
● Budgets
● Plannings
● Gestion des risques détaillés

3. Maîtriser les outils de base


● Établir des objectifs => méthodes et outils :  
○ mettre en oeuvre le PDCA
Planifier Développer Contrôler Ajuster
(cycle d’action, roue de DEMING), (plan, do,
check, act)
○ triangle qualité/coûts/délais (scope, time,
cost) qui permet de négocier/renégocier les
livrables en cours de projet
○ analyse force/faiblesse, opportunités
menaces (interne/externe) FFOM (SWOT
(strengths, weaknesses, opportunities,
threats en anglais)

● Organiser des réunions =>


○ travail d’équipe, ordre du jour (ODJ), compte
Publié à l'aide de Google Docs rendu (CR), rôles pour l’animation,
En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive
○ check-list pour l’évaluation de l’efficacité de
la réunion

● Démarrer Mise à jour automatique effectuée toutes les


[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel deen gérant une Tododes
l'organisation list projet…
=>
5 minutes
○ spécifier et répartir le travail
○ éviter l’effet tunnel

Chapitre 1 :  Fixer et négocier les


objectifs d’un projet

Avant de se lancer dans la gestion de projet avancée,


traiter de l'essentiel :

- définir et négocier des objectifs avec les bonnes


personnes
- organiser rapidement une équipe
- formaliser les décisions
- vérifier que les actions sont efficaces.

Seront traités:
1. le tableau des acteurs d’un projet
2. la matrice SWOT
3. le PDCA (cycle d’action)
4. le triangle Qualité/Coût/Délais

1. Tableau des acteurs d’un projet


Au démarrage d’un projet, il faut définir les différents
acteurs du projet en répondant à la question : Qui négocie
les objectifs d’un projet ?
Publié à l'aide de Google Docs [Rôles] - Ceux qui… En savoir plus- Sont Signaler un cas d'utilisation abusive
[Nom, Désignation]
les…
… demandent, payent,
utilisent/récupèrent le Mise à jour automatique effectuée toutes les
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résultat ou décident
d’arrêter le projet
… pendant le projet Client (client solvable),
valident les différentes maître d’ouvrage (MOA),
phases / jalons du commanditaire, bailleur de
projet, les livrables fonds.
intermédiaires, arbitrent
si nécessaire en cas de
non respect des
engagements
… pilotent le projet et Chef de projet, maître
assurent la coordination d’œuvre (MOE), directeur,
avec le client / MOA coordinateur de projet...
Équipe projet : acteurs projet
(qui travaillent dans
l’entreprise sur le projet),
… réalisent le projet prestataires externes,
consultants…
-> principale force de travail
du projet !
Parrains, sponsors, parties
… sont concernés, par prenantes (stakeholders) -->
exemple soutiennent ou (Ce sont ceux qui de manière
s’opposent au projet indirecte sont concernés par
sans y travailler le projet sans en être les
utilisateurs ou les
réalisateurs)

Négocier les objectifs d’un projet, c’est discuter avec tous


ces acteurs lors de la phase de démarrage.
Voir la formation “Analyse stratégique des projets”, qui
traite des dynamiques et des enjeux entre les acteurs : Elle
aborde le côté “politique” des projets et l’interaction entre
les acteurs. Cela permet de prévoir, d’anticiper et de gérer
le projet tenant compte des réactions des différents
acteurs.

2. Analyse forces-faiblesses ou
matrice FFOM/SWOT 
Aide à la définition de l’objectif et à la stratégie du projet.
Sert à analyser la pertinence et la cohérence du projet en
prenant en compte tous les facteurs.
Il s’agit de remplir les 4 cases repérées par les lettres S,W,O
et T.

Éléments Éléments
positifs négatifs
(pour (pour
atteindre le atteindre le
projet) projet)
 Forces Faiblesses
Origine Interne au projet S W
(organisationnelle) (en anglais (en anglais
Strengths) Weaknesses)
Opportunités  Menaces
Origine Externe O T
(origine=environnement) (en anglais (en anglais
Opportunities) Threats)
La matrice SWOT est un modèle élaboré vers 1960 et elle
est traitée lors de la 1ère réunion pour faire l’inventaire des
différents éléments du projet pour décider de son
démarrage ou pas. Il y a lieu de la remettre à jour
régulièrement.

D'après la définition de Wikipedia, le modèle SWOT n’est


pertinent qu’au niveau d’un Domaine d'activité Stratégique
(DAS).

Le diagnostic stratégique d’une entreprise est un nouveau


SWOT et non une synthèse des SWOT de ses Domaines
d’Activité Stratégiques. En effet chaque DAS est un
ensemble homogène de biens et services répondant à un
marché avec une stratégie concurrentielle spécifique. Un
DAS est soumis à des contraintes environnementales
Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus qui Signaler un cas d'utilisation abusive
lui sont propres et qu’on ne peut pas homogénéiser (ex:
contraintes douanières pour certains produits et pas
d’autres).  
Mise à jour automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes
Pour approfondir:
https://fr.wikipedia.org/wiki/SWOT_(m%C3%A9thode_d%27analyse)
http://www.marketing-strategie.fr/2010/05/15/10-conseils-pour-
reussir-lanalyse-s-w-o-t/ 

Voici un exemple d’une analyse SWOT:

Source: http://ticri.univ-lorraine.fr/tp-
intd.fr/index.php/Le_livre_num%C3%A9rique 

3. Cycle d’action ou roue de Deming


(PDCA)
P = Planifier                D = développer                C =
Contrôler                A = Ajuster
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Le cycle d’action PDCA est une méthode utilisée pour
situer les différentes étapes à suivre pour améliorer la
qualité dans une organisation.

Cycle d’action ou Roue de Deming (au nom de celui qui a


popularisé la méthode en 1950, son inventeur est Walter A.
Sheurart) définit que chaque projet a un cycle qui a pour
étapes :

● Planifier (en anglais Plan) :  préparer l’action, définir


ce qu’il y a à faire, établir les objectifs
● Développement  (réaliser, développer, tester) (en
anglais Do) :  réaliser, mettre en oeuvre
● Contrôler  (en anglais Check) : après la phase de
réalisation, pour voir si ce qu’on a obtenu est
conforme aux objectifs définis. Vérification et
analyse des écarts => degré d’atteinte des objectifs
définis à partir d’indicateurs  de performance  +
mesure d’impacts (voir module GDP  “évaluation de
projet et études d’impacts”)
● Ajuster  - Ancrer (en anglais Act) : tirer les leçons
avant de définir une nouvelle action. Réagir et
capitaliser si possible pour le ré-appliquer.
Reboucler sur une nouvelle planification d’action,
tirer les leçons de la non atteinte des objectifs
avant de planifier une nouvelle action.

Exemple de tableau PDCA:

Source:http://www.qualiblog.fr/ressources-
humaines/concevoir-une-fiche-de-poste-basee-sur-lapproche-
processus-et-le-pdca/ 
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Un autre exemple où le projet à traiter est
mentionné au centre du PDCA:
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4. Triangle Qualité-Coûts-Délai
Outil principal pour négocier ou renégocier un objectif en
cours de route.

Un projet (livrable) est un compromis entre les 3 éléments


(3 côtés du triangle) et peut être visualisé par un point
dans le triangle.

 
● Qualités (Étendue, Périmètre)(en anglais
Scope) : spécifications techniques, cahier
des charges, exigences : fonctions, fiabilité
du livrable, facilité d’utilisation, ergonomie.
! Attention “scope” est différent de “quality”
● Contraintes de délai (en anglais Time) :
début et fin, peuvent entraîner des pénalités
de retard si non respecté,  date de fin
imposée...
● Coûts (en anglais cost) : toutes les
ressources portées au budget (salaires,
machines, prototype, prestations externes…)

Un livrable est caractérisé par les 3 éléments:


● un degré de qualité
● un délai de finalisation
● des ressources à mobiliser
Le triangle sert à visualiser l’impact d’une modification
d’une des exigences sur les deux autres.
Publié à l'aide de Google Docs Il plus
En savoir sert donc àSignaler un cas d'utilisation abusive
renégocier les objectifs avec le commanditaire. Aller plus
vite cela coûte plus cher, ou cela oblige à renoncer à
certaines fonctions du projet (qualité).
Miseetà jour
le automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP]C’est L’essentiel
un outil de l'organisation
qualitatif, des projet…
une métaphore; le chiffrage
calcul ne sont pas possibles. C’est plutôt un 5 minutes
outil de
dialogue avec le commanditaire (client ou MOA).

Un autre exemple de Triangle QCD :

L’état du projet a été négocié avec le client au lancement


du projet. Il a un degré de qualité, de coût des
ressources et de délai de finalisation (il est représenté
par un point bleu sur le schéma). Si le client souhaite
maintenant diminuer le délai, il faut lui expliquer que le
point va se déplacer dans le triangle, et pour un coût
équivalent la qualité des livrables sera moins bonne (en
rouge sur le schéma); pour avoir une qualité équivalente,
il faudra avoir des ressources en plus et cela coûtera
plus cher  (en vert sur le schéma)

5. Exercices (vidéo S2v2) :


Exemple : la fête annuelle d’une école
● faire le tableau des acteurs
● préparer une matrice SWOT
● préparer le PDCA par rapport à un livrable défini
● puis envisager une accélération du planning. Lister
les avantages et inconvénients, avec qui décider de
ces changements
… faire varier les données et partager vos travaux

Pour trouver des exemple et partager la photo de vos


tableaux des acteurs, matrice SWOT, PDCA  => [GdP]
Partage des PDCA et SWOT..

Chapitre 2 :  Organiser des


réunions efficaces
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1. Des réunions utiles


Les réunions sont-elles utiles ? Pour prendre conscience
de l’impact des réunions on peut en calculer les coûts.

Coût d’une réunion = coût salarial horaires X nombre de


participants X durée de la réunion + coût des moyens
mobilisés (salle, matériels de présentation,
photocopies….)

Il faut donc qu’elles soient efficaces

1. Trouver le bon moment pour organiser la réunion :


fixer une date ni trop tôt ni trop tard dans la
conduite du projet
2. Inviter les bonnes personnes > erreurs possibles :
oublier des personnes (experts, décideurs) ou
convier des personnes non intéressées par le projet
= réunion ratée car sans décision
3. Préparer la réunion : une réunion est un
investissement donc il ne faut pas le faire à la
légère > en moyenne 1 heure de réunion = 4 heures
de préparation (réservation de la salle, invitation
des participants, impression des documents,
réalisation du support de présentation, …).
○ 1 ou plusieurs travail/travaux est présenté
○ présentation claire et précise
○ envoyer la présentation avant la réunion,
idéalement 24 à 48 heures avant pour que
les participants puissent en prendre
connaissance

4. Dans le déroulé de la réunion, l’animateur doit :


> avant de commencer =  balayer les objectifs 

C’est-à-dire :
● présenter un ordre du jour (liste de tous les
points à traiter, classés par ordre
d’importance) : traiter le plus important au
début pour éviter les questions éludées en
fin de réunion par manque de temps.
● faire un tour de table avec ce que chacun a
fait, pour des points complémentaires à
aborder (chacun vient pour présenter son
travail).
● rappeler les livrables attendus et des
décisions importantes prises la fois
précédente (afin d’assurer un suivi).

L’efficacité d’une réunion repose sur deux personnes

1) L’animateur = il organise, gère le temps, ordonne le


traitement des sujets. Il est responsable de
l’organisation de la réunion et gère le temps lors de la
réunion. Responsable de la productivité de la réunion.
2) Le secrétaire = il formalise, rédige ce qui a été
Publié à l'aide de Google Docs décidé et envoie le compte-rendu En auxsavoir
participants
plus de Signaler un cas d'utilisation abusive
la réunion et aux absents.

Le Compte-rendu doit déboucher sur des objectifs


d’actions précis à suivre notamment à travers l’outil Mise à jour automatique effectuée toutes les
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très efficace :la ToDo List.

Pour vérifier l’efficacité d’une réunion : voir check-list

2. Types de réunion
Il existe 4 types de réunion:
1.Réunion technique
2.Réunion de chantier
3.Réunion d’avancement
4.Stand-up meeting

1. Réunion technique
● Sujets approfondis (problème défini, cf : module
“méthodologie résolution de problème”)
● Participants : membres de l’équipe concernés par le
problème (+ experts/consultants, clients).
● But : travail sur des points précis, résoudre un
problème
● Séquences :  prévoir un ordre du jour, un traitement
point par point, objectifs pour la fois suivante.
● Durée : Seul type de réunion pouvant dépasser 1
heure, car les problèmes énoncés dans l’ODJ
doivent trouver des réponses.

2. Réunion de chantier 

C’est la réunion où on présente un rapport et on


reçoit une évaluation ;
(peut se comparer p.e. à la soutenance d’un
mémoire)
● Participants : obligatoirement le chef de projet,
parfois l’équipe, les responsables de l’équipe, les
encadrants, le client, le comité de pilotage, les
décideurs...
● But : présenter l’essentiel comme l’avancement  et
les résultats du projet (avancement, retards …)
● Séquences : prévoir l’ordre du jour, présentation de
rapports, questions, (délibérations), bilan.
● Durée : Jamais plus d’une heure. Ce type de réunion
doit être efficace (aller à l’essentiel) et bref.
Le terme de réunion de chantier peut souvent être
remplacée par “comité de pilotage".

3. Réunion d’avancement

● Participants : membres de l’équipe projet.



But : suivre l’avancement, organisation (planning),
Publié à l'aide de Google Docs traiter les problèmes, entraide  entre plus
En savoir participantsSignaler un cas d'utilisation abusive
pour motiver les équipes, détecter les blocages
● Séquences : prévoir un ordre du jour, un traitement
point par point, objectifs pour la fois suivante.
● Durée :de Mise à jour automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel l'organisation
Peut deslorsque
excéder 1 heure projet… nécessaire
5 minutes
mais non souhaitable.
On peut également parler de “Comité de Projet”.

4. Stand-up meeting (réunion éclair / informelle/en


bref) et régulière)
● Principe : rester debout donc très bref
● Participants : ceux qui sont disponibles.
● But : point rapide entre membres de l’équipe.
● Séquences : Chacun répond à trois questions :
○ Qu’ai-je fait depuis la dernière réunion ?
○ Ce que j’ai à faire maintenant ?
○ Les difficultés que j’ai rencontrées ?
● Durée : très courte car le but est justement d’aller
vite (max 20min). Créneau de réunion régulier (ex. à
la pause de 10h devant la machine à café).

Toutes les réunions sont suivies d’une trace écrite / d’un


compte-rendu dans les 48 heures. Le compte-rendu peut-
être plus ou moins détaillé.
Lorsque le compte-rendu nécessite la validation de son
contenu par les participants de la réunion, il est possible
de proposer “l’approbation par défaut”.

3. Exercice de mise en œuvre S2V3


Suite au projet “fête de l’école” du chapitre 1, Préparez la
réunion de lancement du projet :
● quel ordre du jour ?
● qui inviter ?
● quels documents préparer ?
Quelles autres réunions à organiser ?
● quel type ?
● combien ?

Chapitre 3 : Le compte-rendu

1. Contenu  
Le compte-rendu est une synthèse.
Un modèle de compte-rendu : modèle de compte-rendu 
But = résumé des discussions, des échanges,
Publié à l'aide de Google Docs En savoirdes
plus Signaler un cas d'utilisation abusive
décisions prises et des actions lancées.
Certains comptes rendus (CR) sont formalisés notamment
pour les conseils d’administration (CA), comité d'entreprise
Mise à jour automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP](CE),
L’essentiel de générale
assemblée l'organisation des projet…
(AG ordinaires, extraordinaires,
5 minutes
d’actionnaires) etc.
Un compte-rendu est une synthèse des discussions, des
informations échangées et des décisions prises. La
transcription du mot à mot n’est pas interdite mais doit
être très rare ou circonstancielle.

Cependant, il existe un type de compte-rendu où l'on note


tout ce que l'on dit. Il s’agit des “minutes” : Le secrétaire de
ce type de réunion rend les minutes  de l’assemblée, ces
minutes reprennent la transcription (verbatim) dans l’ordre
 de la réunion, on parle aussi de procès verbal.

Contenu d’un compte-rendu de projet :

1. Titre, numérotation (permet de les remettre en


ordre), date, heure, durée (très utile quand on doit
rendre compte sur le budget)
2. Motif / type de réunion
3. Liste des présents (et des excusés…) et leurs
qualités.  La mention des excusés permet d’avoir
une liste de diffusion exhaustive.
Liste de diffusion (y compris les absents)
(Toutefois cette liste peut comprendre d’autres
destinataires comme le Directeur de Projet, Chef
de Projet, Directeur …)
4. Ordre du jour (ex : suivi des actions prévues lors de
la réunion précédente, point sur …)
5. Informations échangées 
6. Remarques / Questions
7. Décisions
8. Todo list 

description responsable délai livrable validé


par

9. date de réunion suivante


10. annexes : expertise, études

Le compte rendu peut-être en format texte ou sous forme


de carte conceptuelle ou heuristique, mind mapping.

2. Exemple de Compte rendu:


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Mise à jour automatique effectuée toutes les


[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes

Source: https://goo.gl/U9JyMR 

3. Conseils sur les comptes-rendus


(CR)
Cohérence : Utiliser un modèle simple et standard pour un
même projet ou un document unique partagé avec gestion
de version (en anglais Versionning). Il s’agit de reprendre le
même type de compte-rendu pour toutes les réunions du
projet.

Objectifs  clairs et détaillés : responsables, livrables à


fournir, dates, charge de travail.

Suivi  : compte-rendu commence par le suivi du compte-


rendu précédent et les objectifs définis alors. Ajuster par
rapport au plan d’action précédent ; le PDCA est un bon
outil pour cela.

Simplicité  : enchaîner les comptes-rendus les uns à la


suite des autres, sur un même document partagé. Permet
la saisie en live + les commentaires/questions des
 participants.

Rapidité d’action : le compte-rendu doit être fait et envoyé


sous 48h. Idéalement le faire en même temps que la
réunion. S’il faut gagner du temps, on peut choisir de
demander l’approbation par défaut pour permettre la
validation du compte-rendu.

Différents modèles sont possibles. (cf fiches pratiques de


gestion de projet)
Il est possible aussi d’utiliser le mind mapping :
Publié à l'aide de Google Docs En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive

Mise à jour automatique effectuée toutes les


[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes

4. Réflexion et question
Exercice de mise en œuvre S3V4
En lien avec le projet identifié précédemment mettez au
point un modèle de CR
- quelle structure doit-il avoir ?
- faut-il ajouter un logo, une identité visuelle ?
- quel circuit de validation ?

Chapitre 4 : Gérer la phase de


démarrage

1. Introduction
Au préalable : cadrage précis QQOQCP et analyse SWOT
Publié à l'aide de Google Docs La phase de démarrage du projet En savoir
repose surplus
3 outils Signaler un cas d'utilisation abusive

de base qui sont : Mise à jour automatique effectuée toutes les


[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes
1. la méthode SMART
2. la fiche de définition de projet
3. la TODO LIST

2. Définir les objectifs

Qu’est-ce c’est
qu’un bon
objectif
(MALIN/SMART)
:

Spécifique / Mesurable / Accepté / Réaliste & Ambitieux /


Temps

S Spécifique : simple, concis, précis, clair


(ne demandez pas “d’être moins fermé”,
mais de prendre la responsabilité de tel
travail collectif ou d’animer telle réunion).
L’objectif ne doit pas être interprétable,
ambivalent, ambigu.

M Mesurable : vérifiable, quantifiable,


chiffré (ne pas dire “diminuer
l’absentéisme” mais dire plutôt “réduire
l’absentéisme de 15 %”)

A Accepté : On n’impose pas un objectif à


quelqu’un, on l’aide à le proposer
“comment d’après vous...? ”

R Réaliste et Ambitieux : Trop facile => pas


motivant / Trop dur => échec,
découragement

T Temporel : (défini dans le temps) “Pour


le…”
Date, échéance

Avant de fixer un objectif, il faut s’assurer au préalable que


son contexte est bien compris, grâce à l’analyse SWOT ou
grâce au QQOQCP. (QQOQCP, signifie Qui ? Quoi ? Où ?
Quand ? Comment ? Pourquoi ?, on ajoute souvent à cette
liste mnémotechnique un "Combien ?", qui permet également
de quantifier les problèmes.)

3. La fiche de définition d’un projet


Elle présente le projet, en 6 grandes parties:

1. Les enjeux

quel est le besoin, le client, les partenaires ?
Publié à l'aide de Google Docs et l’utilité du projet pourEnchacun d’eux
savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive
○ l’adéquation du projet avec la stratégie du
demandeur (pour éviter abandon)
2. Le contexte
○ de Mise à jour automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel l'organisation des
Historique/contexte, projet…
projets précédents,
5 minutes
concurrents
○ Analyse SWOT initiale
○ Relations et interfaces avec les autres
acteurs et parties prenantes
○ Le périmètre et les limites du projet. Les
contraintes.
3. Les résultats attendus : les livrables
○ Est-ce un produit, un service, un rapport
d’expertise ou les 3 à la fois
○ Principaux éléments du cahier des charges
?
○ Les critères et indicateurs mesurables de la
réussite ou non du projet
○ L’objectif est bien SMART ( expliquer
l’objectif par rapport à chacune des
caractéristiques S,M,A,R et T)
4. Les risques
○ Les conditions et hypothèses de démarrage
○ Approche succincte : 3 à 5 risques
immédiatement identifiables
○ ou les scénarios défavorables qui feraient
échouer le projet
5. Le budget : les moyens et ressources
○ Moyens humains, financiers, matériel,
temps nécessaire à la réalisation.
○ Besoins en expertise
6. Les acteurs
○ Equipe, chef de Projet (voir le tableau des
acteurs)
○ Client ou son représentant (pour la
validation du projet)
○ Incluant au besoin les hiérarchies (comité
de pilotage)
○ Signature / engagement - Détaillant
l’engagement des membres de
l’équipe/acteurs

Modèle de Fiche de définition de Projet :


http://goo.gl/rJm3P6K

4. la TODO LIST
❖ Mise en route : se répartir le travail
➢ Le travail à faire entre les réunions
➢ La Todo list

La Todo list  doit contenir les tâches à effectuer, le


responsable de la tâche et les dates des livrables auxquels
on peut ajouter la priorisation, les méthodes de validation
des tâches, le % d’avancement  (avec la date de mise à
jour) :

❖ Gérer la Todo list.


➢ GTD Getting Things Done  : un processus
structuré  5 étapes :
1. collecte informations,
2. clarification,
3. organisation,
4. revue et
Publié à l'aide de Google Docs 5. action. En savoir plus Signaler un cas d'utilisation abusive

Mise à jour automatique effectuée toutes les


[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes

Organigramme méthode GTD (source: Wikipedia)

➢ Outils de Todo List :

1. Pour une personne seule : Remember the milk,


google agenda, post-it, méthode Getting Things
Done  (GTD), Wunderlist, Tableau Kanban (cf.
Module MVP) 
2. Pour une équipe :
○ outil à partager = tableau doit contenir
i. les tâches à effectuer -> Action =
tâche;
ii. le responsable de la tâche -> Pilote =
responsable;
iii. les dates des livrables ->   Délai =
date.
Compléments possibles : les ressources
(hommes, matériel),   la priorisation, les
méthodes de validation des tâches, le statut
retard (Y/N), le % d’avancement (avec la
date de mise à jour).
Modèles de documents ici.

5. Exercice de mise en œuvre S2V5


En lien avec le projet identifié précédemment, rédiger :
- La fiche de projet
- La Todo list
  Chapitre
Publié à l'aide de Google Docs 5 : Le cycle de projet
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1. L’effet tunnel
Au début d’un projet, réflexion sur la fiche de
Définition du projet, établissement de la
matrice (SWOT), se fixer un objectif (SMART), des
actions à entreprendre pour atteindre l’objectif par
utilisation du cycle (PDCA)…
Puis  une longue période se déroule entre le
lancement et le moment où on attend les résultats : Il
s’agit de la période pendant laquelle on reste aveugle
sur la progression du projet avant d’arriver aux
objectifs SMART, on ne visualise pas l’avancement du
projet. C’est le tunnel.
Attendre la sortie du tunnel c’est le moyen d’avoir de
mauvaises surprises.
Pour éviter l’effet tunnel, on choisit de se fixer des
objectifs intermédiaires : le jalonnement.

Causes de l’effet tunnel

● Mauvaise préparation du projet -la conception


même du projet
● Certains auteurs expliquent que l’effet tunnel
est lié aux individus (voir un exemple)
● Données inconnues jusqu’alors (par exemple :
changement de priorité de la direction ou de
l’actionnaire majoritaire, nouvel acteur sur le
marché obligeant à revoir la typologie du projet,
perte d’un membre important de l’équipe
projet…)

Conséquences

Pas de visibilité : impossible de connaître l’état
d’avancement du projet
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● En un cas pareil quand le travail est terminé  
=> Mauvaises surprises garanties…
● Les demandeurs oublient de mettre à jour leà jour automatique effectuée toutes les
Mise
[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel
cahier de
desl'organisation des projet… 5 minutes
charges ou se désintéressent du
projet.

2. Comment planifier ?
Fixer des objectifs intermédiaires (ou jalonnement)
afin de nous faire éclaircir le tunnel, au fur et à mesure
de l’avancement du projet jusqu’à l’atteinte des
objectifs.

Faire des PDCA pour chaque sous-objectif (jalon) fixé


selon SMART.

3. Le cycle de vie d’un projet (voir


formation “planification et pilotage de projet)
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Différentes phases et documents qu’on y établit:

Définition Montage Exécution/réalisation Clôture

1- 1 - C. des  Suivi/pilotage  1-
Objectifs Charges (éviter l’effet tunnel) Livraison/transfert
gaux
2-Fiche 2-Lots de travail 2-Modifs CdC 2-Formation MOA
de Déf. (penser au triangle
qualité-coût-délai)
3-CRendu 3- 3-Gestion des 3-Post mortem
/ Todo Responsabilités risques (bilan du projet)
list
4-Planning 4-Prototypage, tests 4-
Réaffectation des
ressources sur
d’autres postes
5-budget
/ressources

On peut se passer de la phase de montage dans le cas de


petits projets vu que les documents de la phase de
DÉFINITION sont suffisants.

Finalement, les outils traités cette semaine sont relatifs à


la phase de DÉFINITION: 1/Tableau des acteurs, 2/Matrice
SWOT, 3/Méthode SMART, 4/Cycle d’action PDCA et
5/Triangle qualité-coût-délai.

4. Exercice de Mise en œuvre:


En travaillant sur le projet choisi dans la semaine 1 ,
Jalonner :        Découper un objectif final en sous-objectifs,
avec pour chacun une date.
Outre les jalons, citez au moins deux autres manières de
sortir de l’effet tunnel ?

II. Pour approfondir :


réflexion et questions 
Vous pouvez suggérer ici d’autres questions mais pour y
répondre ce n’est pas sur ce document => rendez-vous sur le fil
de discussion prévu

Votre pratique de ces mêmes outils correspond-elle
Publié à l'aide de Google Docs  à la définition proposée dans ce
En chapitre ?
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● Estimez-vous que votre formation
scolaire/universitaire vous a préparé(e) à l’usage de
ces outils professionnels ?
● ... Mise à jour automatique effectuée toutes les
[Notes de cours MOOC GdP] L’essentiel de l'organisation des projet… 5 minutes
Vous pouvez suggérer ici d’autres questions mais pour y
répondre ce n’est pas sur ce document => rendez-vous sur
le fil de discussion prévu

III. Les lectures que vous


recommandez
(merci de ne pas mettre de liens publicitaires !)

● La conduite des réunions : Les fondamentaux du


travail en groupe
● Un article intéressant sur la méthode GTD (en
anglais)
● sur la charte-projet - un équivalent de la fiche-projet
en plus développé
○ un des chapitres de la formation GdP
Perfectionnement : pour les professionnels
inscrit par leur entreprise, vous pouvez
suivre cette formation en SPOC chez Unow
○ le site du PMI : Develop a Project Charter

IV. Pour approfondir : les


synthèses extraites des
forums de discussion 

V. Pour approfondir : vos


suggestions
d’amélioration
 Page  sur 

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