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Rapport SAP

Evaluation des fournisseurs

Yves CAMARA, Benjamin LARGENTE, Djawed


SAID-MEDJAHED, Cécile TURHAN
ANALYSE PREALABLE

1) Introduction
La société DELVERT est une entreprise créée en 1934 dans le domaine de l’agro-alimentaire spécialisée
dans la fabrication et la transformation de fruits. Rachetée par le groupe les MOUSQUETAIRES en 2001, sa
clientèle est exclusivement composée de marques du groupe : Paquito, Solaya, Top budget ou encore
Netto. Cependant, le groupe pousse de plus en plus l’entreprise à travailler avec ses concurrents directs (ex :
AUCHAN, BELLE France, LEADER PRICE, FRUIT N JOY).
Ce projet se concentrera exclusivement sur le service des achats de l’entreprise. Ce service, est composé
d’un responsable et de plusieurs acheteurs spécialisés, dans la matière première (fruits, sucre…), ou dans les
emballages pour les produits finis.
Les tâches de cette entité de l’entreprise, sont d’acheter les matières nécessaires à l’outil productif, selon
divers critères (prix, qualité…).
Le travail de l’équipe projet sera d’aider les acheteurs à évaluer les fournisseurs grâce à l’outil SAP, présent
dans l’entreprise.

2) Fiche d’identité de l‘entreprise

Responsable pôle : Bruno DIAZ


Direction générale : Delphine PICARD
Actionnaires : 1 (groupe les Mousquetaires)
Forme juridique : SAS
Nom commercial SIRET Immatriculation
Etablissement DELVERT 67672014700013 31.07.1967
(Confiturerie de la Corrèze)

Activité RCS Nationalité


Transformation et Brive B676 720 147 France
conservation
de fruits
Catégorie Capital social Siège social

Agroalimentaire 195 455,00 € Malemort sur Corrèze (19)

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Organigramme de l’entreprise DELVERT :

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3) Contexte du projet
Depuis 2010 la société Delvert a gagné de nombreux marchés, qui ont eu une
répercussion sur son outil productif, sa logistique et donc sur la gestion générale de
l’entreprise.
Actuellement l’entreprise dispose d’une cinquantaine de fournisseurs, choisis à partir d’un
appel d’offre, par le service achats, et après validation de la direction.
Aujourd’hui les principaux critères de choix sur les fournisseurs se font sur les prix et/ou
la qualité.
L’évaluation des fournisseurs, pour leurs sélections à critères égaux, faite par les acheteurs
de l’entreprise, est réalisée à partir d’une méthode maison, c’est-à-dire basée sur l’historique
et les relations humaines.
Finalement à part ces méthodes basées sur l’instinct des acheteurs, rien n’est formalisé car
aucune méthode n’existe au sein de l’entreprise, pour évaluer de manière pragmatique, les
fournisseurs.
Le but est d’améliorer la fonction achat, la rendre plus performante, basée sur des
méthodes prédéfinies.

4) Positionnement du projet dans le contexte de l’entreprise


L’ERP utilisé (SAP), intègre tous les processus de l’entreprise, de la commande client
jusqu’à la distribution.
Malgré tout, la stratégie du choix des fournisseurs, n’est plus en adéquation avec la vision
du système d’information actuel, c’est-à-dire que tous les processus de l’entreprise suivent un
standard, qui apporte une rigueur et une conformité dans le travail, sauf dans le cadre de
l’évaluation des fournisseurs.
Le but donc, de SAP, est de standardiser et d’apporter de la rigueur, comme dans les
autres processus de l’entreprise, à l’évaluation des fournisseurs, en apportant une remontée
d’informations pertinentes, pour guider les acheteurs dans le choix des fournisseurs.

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5) LES BESOINS

1) Les objectifs à atteindre et problématique rencontrée


Les principaux points à apporter, par la solution :

 É valuation des fournisseurs


 Améliorer la performance du service achats
 Rationalisation des fournisseurs existants et réduction des coû ts
 Définition des critères de sélection
 Mise en place d’une pondération de ces critères.
 Aide au contrô le qualité fournisseur à l’entrée de marchandises.

Evaluation des fournisseurs


Aujourd’hui l’évaluation des fournisseurs est totalement basée sur l’instinct et le « flair »
des acheteurs. Chaque acheteur à sa méthode d’évaluation, c’est à dire que les fournisseurs ne
sont pas pondérés de la même manière.
La solution devra amener une standardisation, une méthode d’évaluation axée sur l’ERP
SAP déjà en place, c’est à dire intégrer les critères de sélection, pour ainsi choisir les
fournisseurs adaptés à la stratégie d’achat du moment (planning de production).

Améliorer la performance du service achats


Aujourd’hui le choix de travailler avec un fournisseur, est une décision longue et pas
toujours cohérente entre le service achats et la direction de l’entreprise. Les critères
d’évaluation des acheteurs sont basés sur du « flair », donc aucune stratégie d’achat n’est
définie.
La solution proposée devra apporter une méthode rigoureuse d’évaluation des fournisseurs
basée sur la pondération des critères, donnant une note à chaque fournisseur, sur les critères
validé entre les acheteurs et la direction.
La Direction souhaite pouvoir établir des tableaux de bords qui devront aider au suivi de la
performance des fournisseurs, et au pilotage de la fonction achat de la société.

Rationalisation des fournisseurs existants et réduction des coûts


L’entreprise travaille sur certains produits avec de multiples fournisseurs sans réelle
analyse de son portefeuille.
L’objectif est d’analyser les différents chiffres d’affaires que DELVERT peut représenter
auprès de ses fournisseurs, et de pouvoir établir un Pareto de ses fournisseurs.
Soit 20 % des fournisseurs représentant 80 % du chiffre d’affaires. Le but est de
commander auprès des fournisseurs par effet de volume, dans le but de réduire les coûts et
d’assurer une meilleure négociation.

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Définition des critères de sélection
Aujourd’hui, les critères de sélection se font pour les nouveaux fournisseurs, sur la base du
prix proposé par le marché et par les candidats aux appels d’offres.
L’objectif, est d’ajouter de nouveaux critères permettant d’affiner le choix lors des appels
d’offres.

Mise en place d’une pondération de ces critères.


Aujourd’hui, les rares critères utilisés par les acheteurs, n’ont pas d’importance chiffrée.
Le poids d’un critère et de ses sous critères par rapport à un autre, peut varier tout en gardant
les tendances, d’un article acheté, à un autre.
L’objectif est pour la direction de mieux contrôler la pertinence du choix des fournisseurs
par le responsable achats. Pour le responsable achats, l’objectif est d’avoir rapidement une
première évaluation des fournisseurs, pour ensuite se concentrer sur les premiers sortis et
gagner du temps sur ses décisions.
La pondération des critères de sélection des fournisseurs permet aussi de définir la
stratégie Achat de l’entreprise en fonction des produits vendus. Ex : Sur les produits haut de
gamme, pondération plus importante sur la qualité, ou sur le bas de gamme : pondération plus
forte sur le prix.

Processus de lancement des appels d’offres.


La Direction de DELVERT, souhaite que le responsable du service Achat ait visibilité sur
tous les appels d’offres de l’entreprise, cependant, ils ne veulent pas alourdir les processus liés
à l’envoi et à la gestion des appels d’offres, et ne souhaitent pas, une mise en place de
workflow, ou un système de blocage des documents d’achat après création.

Aide au contrôle qualité fournisseur.


La Direction DELVERT demande au service achat de travailler étroitement avec le service
qualité pour avoir des données sur l’évaluation des fournisseurs et notamment récupérer le
taux de rebut de ces derniers. Le service qualité doit déterminer à la livraison de la
marchandise, si elle peut être acceptée ou retournée au fournisseur.
Dans l’industrie agro-alimentaire, et pour les produits que DELVERT fabrique, la qualité
doit être à 100%, sinon, elle est retournée au fournisseur.

Attentes de la Direction de DELVERT en matière de reporting.


La Direction Achat de DELVERT souhaiterait bénéficier de SAP et des requêtes
possibles, sans outil BI.
Les requêtes permettant d’obtenir des analyses à façon, DELVERT souhaite évaluer ses
fournisseurs selon différents critères prédéfinis.
Prix : Pour commencer, comment déterminer l’article le plus stratégique pour l’entreprise.
Quel fournisseur est le plus compétitif en termes de coûts sur un article donné ? Quel est le
fournisseur qui a les conditions de paiement les plus avantageuses ?

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Qualité : Quel est le taux de rebut pour un fournisseur sélectionné ?
Livraison : Quel est l’écart entre le délai de livraison réel et le délai de livraison
prévisionnel ?
Facturation : Quel est l’écart entre les montants commandés et les montants facturés ?

2) Problèmes rencontrés par les processus métiers impactés


Responsable service achats : aucun outil n’aide le responsable du service à prendre les
meilleures décisions pour l’entreprise pour le choix des fournisseurs.

Acheteurs : choix des fournisseurs parfois très nombreux pour certains articles. Ceci à
pour conséquences, une perte de temps ou mauvais choix lors des commandes. Ils n’ont
également pas tous la même vision de la performance d’un fournisseur. L’outil SAP, devra les
aider à mettre en place une réelle stratégie.

Direction : La direction a un retour sur le choix des fournisseurs, que très longtemps après
le choix final par le responsable des achats. Si un fournisseur choisi, n’est pas compatible
avec la stratégie d’achats de l’entreprise, la direction ne peut que constater les faits. Pour cela
elle voudrait avoir des tableaux de bords, permettant une remontée rapide et sûre de
l’évaluation des fournisseurs avec l’ERP, sans acheter d’outil BI.

Service Qualité : Le service qualité souhaite simplifier l’entrée des marchandises en


stock, et avoir une meilleure visibilité sur le taux de rebut des fournisseurs. Cette démarche
sert non seulement au service qualité mais aussi au service achat pour l’évaluation des
fournisseurs.

3) La solution attendue
La solution devra :
- Permettre d’évaluer les fournisseurs pour tous les articles rapidement et simplement.
- Mettre en place des pondérations sur les critères d’évaluation.
- Réaliser des tableaux de bords sans outil BI dans l’ERP.
- Actualisation rapide des évaluations fournisseurs.
- Faire gagner du temps sur le choix des fournisseurs.
- Manager la qualité à l’entrée des marchandises : contrôle des lots.

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4) PRESENTATION DE L’EQUIPE PROJET

Objectif : Aider les acheteurs à évaluer les fournisseurs dans un but de négociation et/ou
de choix au plus juste.
Périmètre : Achats / Supply Chain / Tableaux de bords / Qualité
Module SAP : MM / QUERY / QM
Organisation du projet :
CTN - Consultante fonctionnelle Achat
YCA - Consultant fonctionnel SAP
BLE - Chef de projet MOA
DSD - PMO, Consultant fonctionnel SAP

Cécile TURHAN, grâce à ces connaissances du métier d’acheteur, a pour rôle de


déterminer les meilleurs critères (les plus productifs) d’évaluation qualitatifs et quantitatifs,
en fonction de son expérience, du contexte de l’entreprise où se déroule le projet, et aussi en
fonction des critères d’évaluation des fournisseurs présents dans SAP. Elle fournit un rapport
de synthèse détaillant les critères d’évaluation des fournisseurs, c’est à dire leurs définitions,
descriptions, périmètre d’actions. Elle apporte son analyse dans l’expression du besoin,
présent dans le cahier des charges, nécessaire à la présentation de la solution fonctionnelle,
laquelle elle participe également.
Durant la phase de mise en production (scénarii, tests) elle s’assure de la cohérence des
données dans SAP et de la plus-value obtenue de par l’évaluation des fournisseurs dans SAP.
Elle collabore étroitement avec YCN. Elle propose plusieurs scénarii et assure la validation de
ceux-ci, pour la mise en test.

Yves CAMARA, consultant SAP à dominante contrôle de gestion, a pour tâche de fournir
un topo sur l’évaluation des fournisseurs dans SAP. Il présente ces critères de par leurs
définitions, descriptions, et périmètre d’actions. Il s’assure de leurs cohérences avec les
critères métiers données par CTN. Ensemble ils fournissent un dossier qui fait se rejoindre les
critères métiers à ceux de SAP, qui donnent donc des critères technico-fonctionnels (TF),
associés respectivement aux transactions SAP, et avec les plus-values attendue. Il fournit
également une documentation technique détaillant toute les transactions SAP nécessaires au
projet. Il s’assure également de la cohérence des scénarii retenue, pour la future en test. YCN
s’occupe de nous présenter l’intégration du module FI/CO au sein du projet.

Benjamin LARGENTÉ, chef de projet MOA, contrôleur de gestion, a quant à lui pour
tâche, d’établir le workflow de l’entreprise Delvert, et de fournir l’expression du besoin et la
solution attendue grâce au cahier des charges. Le workflow présente le flux de l’entreprise de
l’achat jusqu’en fin de la Supply Chain. Il fournira également les critères d’évaluation des
fournisseurs en vigueur dans l’entreprise, et la nomenclature, qui sera bien sur complétée. Il

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assurera aussi la cohérence des critères TF, sur les critères d’évaluation présente et attendue
dans l’entreprise, en collaboration de CTN et YCA. Il sera le lien entre l’équipe projet et
l’entreprise.
Djawed SAID MEDJAHED, PMO et consultant SAP, assure le pilotage, la supervision,
l’ordonnancement du projet. Il coordonne l’équipe, met en place les procédures, méthodes,
outils, et planning et donc les bonnes pratiques nécessaire au projet. Il réalise le cahier des
charges et l’analyse BPR, en collaboration de BLE, coordonne CTA et YCA sur les critères
d’évaluation, et participe à la validation de ceux-ci, pour qu’ils répondent aux attentes du
client. Il gère les risques, remonte les anomalies et réattribue les ressources si nécessaire. Il
assure pour fonction, de la remise en question des livrables, pour s’assurer de la viabilité de
ceux-ci.
Toute l’équipe sera responsable du scénario achat nécessaire au démarrage du projet, mais
aussi de la saisie des données après mise à disposition de la nomenclature, du paramétrage,
des jeux de tests, de la phase de pré-production et de production.

SOLUTIONS PROPOSEES

BESOINS CLIENT POSSIBILITE DE SOLUTION PROPOSEE


REPONSE SUR SAP
Permettre d’é valuer les OK
fournisseurs pour tous les
articles rapidement et
simplement
Mettre en place des OK
pondé rations sur les
critè res d’é valuation
Mettre en place un OK
processus de lancement
des appels d’offres
Ré aliser des tableaux de OK Réalisation avec l’aide de
bords sans outil BI dans QUERY de tableau de bords
l’ERP prédéfinis.

Actualisation rapide des OK


é valuations fournisseurs

Faire gagner du temps OK


sur le choix des
fournisseurs

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Chiffrage solution SAP :
Chef de Consultant Nombre de jour/homme Total
projet MM-QM
Prix par jour/homme 500 € 850 €
Phase d'analyse en nombre de jours
Mise en place d'outils collaboratifs 5 5 2 500 €
Accompagnement dans l'étude du besoin 5 5 2 500 €
Analyse fonctionnelle (critères d'évaluation et
10 10 20 13 500 €
QM)
Phase de spécification
Installation et configuration module QM 10 10 8 500 €
Spécification fonctionnelle et technique 15 15 12 750 €
Paramétrage module MM QM 20 20 17 000 €
Réalisation des queries 15 15 12 750 €
Mise en place de scénarii 15 15 12 750 €
Phase de tests
Tests, recettage 15 15 12 750 €
Phase de formation
Plan de formation 5 5 4 250 €
Support utilisateurs 5 5 4 250 €
Guide de paramétrage 5 5 4 250 €
Autres
Licence per key user (6 users) 4000€/per User 24 000 €
TMA 300€ / Intervention
TOTAL 20 115 135 131 750 €

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5) PARAMETRAGE SAP

1) Les enjeux de la société DELVERT


A partir du cahier des charges, notre but est à présent de démontrer au responsable achat
de DELVERT, toutes les possibilités qu’offre SAP en termes d’évaluation des fournisseurs, et
d’analyses lui permettant de déterminer sa stratégie achat.

2) Structure organisationnelle dans la gestion comptable.

Le mandant :
Un mandant est une unité indépendante dans le système SAP, d’un point de vue
commercial, organisationnel et technique. La définition du mandant est obligatoire. Dans le
cadre du projet, nous utilisons le mandant 731.

La société :
Elle représente une entité légale distincte pour laquelle des états financiers complets
(bilans…) sont requis. Les sociétés sont indépendantes les unes des autres sur le plan
juridique mais elles peuvent être affectées à un même mandant.
Structure de l’entreprise /Définition /Comptabilité financière /Définir, copier,
supprimer, contrôler société 
Données comptables créés :
 Le plan comptable : CAFR,
 Les versions d’exercice (nombre de périodes de référence) : K1, K2, K3, K4
 Variables de Statut de zone (contrôle des données de mouvements de stocks) : 0001
 Variante périodes comptables (idem version de l’exercice) : 0001
Comptabilité financière / Option de base / Société / Saisir les paramètres globaux.

Le domaine d’activité.
Le domaine d’activité est un découpage comptable en vue d’établir un bilan et un compte
de résultat interne. Il peut concerner plusieurs sociétés.
Structure de l’entreprise/Définition/ Comptabilité financière /Définir domaine d’activité
Domaine d’activité 05 : Alimentation.

3) Structure organisationnelle dans la logistique.

La division :
C’est une entité manufacturière ou d’entreposage où se retrouvent des stocks. La
vérification de la disponibilité des stocks s’effectue généralement au niveau de la division. De
même, la valorisation des inventaires se fait souvent au niveau de la division. La division pour
DELVERT est enregistrée sous le numéro 2913.
Structure de l’entreprise/Définition/Logistique – Données générales/Définir, copier,
supprimer, contrôler division.

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Magasin :
C’est un entrepôt. Une division peut être composée de plusieurs magasins. Dans le cadre
du projet nous avons paramétré deux magasins :
- 3913 Brive Store 1 pour les Ingrédients.
- 3914 Brive Store 2 pour les emballages.
Structure de l’entreprise/Définition/Gestion des articles/Gérer magasin  

Organisation d’achat :
Une organisation d’achats est une entité organisationnelle qui subdivise une entreprise
selon les besoins des Achats. Elle approvisionne les articles et les services, négocie les
conditions d'achat avec les fournisseurs et se charge des transactions correspondantes.
4913 : BRIVE STORE
Structure de l’entreprise/Définition/Gestion des articles/Gérer organisation d’achats

Les groupes d’acheteurs :


Un groupe d’acheteurs correspond à un acheteur ou à un groupe d’acheteurs qui effectuent
les activités d’achats suivantes :
- approvisionnement de certains groupes d’articles ou de marchandises ;
- intervention en tant que contact des fournisseurs.
Les groupes d’acheteurs peuvent fonctionner au niveau stratégique, opérationnel ou les
deux.
Le groupe d’acheteurs est également responsable de la planification journalière des
besoins et des commandes de marchandises. Cela implique la création de commandes d’achat,
de tables de répartition et de promotions. Le groupe d’acheteurs peut en outre envoyer des
appels d’offres aux fournisseurs ou créer des demandes d’achat.
Dans le cadre du projet, nous avons créé deux groupes d’acheteurs :
- 491 pour la catégorie d’articles ingrédients.
- 492 pour la catégorie d’articles emballages.
SPRO/Gestion des articles/Achats/Créer un groupe d’acheteurs

Les relations entre la comptabilité et la logistique.


L’affectation d’organisation d’achat et de divisions permet de créer un lien entre les
sociétés et les organisations d’achat. Une division, bien qu’elle soit toujours liée à une société,
peut être affectée à différentes organisations d’achats.
Dans une société, plusieurs organisations d’achat peuvent être actives. Des transactions
commerciales peuvent également être exécutées entre différentes sociétés.

Affecter une division à une société :

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Structure de l’entreprise / Affectation / Logistique Données Générales / Affecter
division à société.
Affecter une division à un secteur d’activité :
Structure de l’entreprise / Affectation / Logistique – Données Générales / Affecter
division domaine valorisation Secteur.
Affectation d’une organisation d’achat à une société et à une division
Structure de l’entreprise / Affectation / Administration des Ventes / Gestion des articles /
Affecter organisation achat à société // à division

4) Les données de base du module MM (Material Management).


Le module SAP MM Achat a pour but de gérer au mieux l’approvisionnement de la
société en termes de produits ou de services. Toutes ces données de base doivent être créées,
et peuvent être utilisées par d’autres services de la société comme par exemple le service
comptabilité ou le service qualité.

Les fournisseurs.
Chaque fournisseur qui approvisionne l’entreprise doit avoir une fiche. Ces informations
sont gérées individuellement, sauf dans le cas des fournisseurs dits occasionnels.
Une fiche fournisseur est composée de trois parties distinctes :
- Les données générales, telles que le nom, l’adresse, langue de communication, etc
- Les données sociétés enregistrées au niveau de la société.
- Les données achat, enregistrées au niveau de l’organisation d’achat : telles que les
conditions de paiement, les délais de livraison, les incoterms , etc.
La fiche fournisseur contient ainsi que les données comptables, dans la mesure où elle est
gérée par le système de gestion comptable et achat en même temps.
Pour le service comptable, le fournisseur représente généralement un compte créditeur, la
fiche fournisseur contient également des informations comptables, telles que le compte
collectif approprié dans le système de compte général.
Pour permettre de passer commande et gérer la facturation d’un fournisseur, il faut
préalablement gérer les données achats ainsi que les données comptables.

Les groupes de comptes fournisseurs.


Il est nécessaire d’affecter à un groupe de comptes chaque fournisseur dont on souhaite
enregistrer les données.
Le groupe de comptes détermine :
Le type d’attribution et la tranche de numéros contenant le numéro de compte utilisé par le
système pour identifier le fournisseur.
Si un fournisseur CPD est impliqué ou non.
Les niveaux de maintien des données au-dessous de l’organisation d’achats qui sont
autorisées.
Les schémas partenaires qui sont valables.

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Customizing / Logistique – Données générales / Partenaires / Fournisseurs / Contrôle /
Déterminer les groupes de comptes et la sélection des zones (fournisseurs).
Dans le but d’économiser de la mémoire sur le disque, l’on peut enregistrer les
fournisseurs occasionnels dans un compte fournisseur appelé CPD. Dans ce cadre, l’on crée
une fiche unique où sera conservé l’ensemble des fournisseurs de ce type. Il n’y aura pas de
fiches distinctes pour ce fournisseur.
Lors de la saisie de la facture, l’on entre le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et les
données bancaires du fournisseur.
Un numéro unique est attribué à chaque fiche fournisseur. Le type d’attribution de
numéros est déterminé par le groupe de comptes que l’on saisit à la création de la fiche. Ce
numéro est utile pour appeler la fiche ou pour la saisie des commandes.

Les articles.
Les articles sont des produits ou services que l’entreprise acquiert ou produit, et qu’elle
gère en stock ou pas en fonction de la nature de l’article (produits ou services). Les fiches
infos articles comprennent toutes les informations relatives à la gestion. L’organisation de ces
données est toujours organisée selon la même hiérarchie.
Du point de vue Achats, une fiche article contient les niveaux organisationnels suivants :
mandant, organisation d'achats, division et magasin.
Un numéro unique est affecté à chaque fiche article. Ce numéro identifie un article
particulier.
La branche.
Un article est affecté à une branche industrielle : dans le cadre du projet, 05 /
Alimentation.
Le type d’article.
C’est une caractéristique du produit. Il sert notamment à gérer la sélection des vues. Par
exemple, si « l’article » est une prestation de service, le système ne fera pas apparaître les
vues MRP (Material Requirements Planning), incluant la gestion des stocks.
Le groupe de marchandises.
Code numérique permettant de regrouper des articles ou des prestations de services ayant
les mêmes caractéristiques. Le groupe de marchandises permet notamment de délimiter les
analyses de la société et de rechercher des fiches articles en utilisant des aides à la recherche.
Customizing / Logistique – Données générales / Fiche article / Option de zone
principale / Définir groupes de marchandises.
Les vues de la fiche article.
Lors de la création de l’article, différentes vues sont à sélectionner, quatre sont essentielles
pour le bon fonctionnement du flux.
Données de base 1 : Comportant les données générales (unité quantité, groupe
marchandises, etc.)

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Achats : la plus importante regroupant toutes les données relatives aux achats (unité
d’achat, groupe d’acheteurs), ainsi que les valeurs d’achats (relances fournisseurs, consignes
d’expédition).
Management de la qualité : comprenant le paramétrage de contrôle de la marchandise à
l’entrée, et les informations détaillées sur la catégorie de contrôle (exemple le taux de rebut
autorisé).
Comptabilité 1 : comportant les données comptables, notamment le code prix (standard),
et les classes de valorisation. La classe de valorisation permet d’affecter l’article à un groupe
de comptes généraux.

La fiche infos achat (FIA).


Une fiche info achat (FIA) est utilisée pour stocker les informations entre un article et un
fournisseur.
Elle sert aux acheteurs pour avoir visibilité sur les prix et les conditions d’un article et de
son fournisseur. Pour un même article, sera créé autant de FIA que de fournisseurs existants.
Elle permet aussi aux acheteurs d’estimer sous deux angles différents :
- Le nombre d’articles fourni pour un fournisseur spécifique.
- Le nombre de fournisseurs assurant l’approvisionnement d’un article spécifique.
Aussi sont gérés dans la FIA, les prix et leurs dates de validité. Les données de la FIA sont
reprises automatiquement au passage des commandes, ainsi dans le cadre d’un appel d’offres
par exemple, l’on peut déterminer la mise à jour automatique des prix, permettant par la suite
au système d’établir un historique.
Dans le contenu de la FIA, l’on retrouve :
- Les prix et les conditions.
- Le numéro de la dernière commande.
- Les marges de tolérance pour les livraisons non conformes à la commande initiale en
termes de quantité et de délais.
- Les délais prévisionnels de livraison.
La FIA comporte notamment les données concernant l’évaluation des fournisseurs et
constitue le point de départ pour les différentes analyses dont la société a besoin.

Les documents commerciaux du module MM.


Dans le cadre du projet Delvert, nous étudierons principalement les demandes d’achat, les
commandes d’achat, les appels d’offres et leur gestion.
La demande d’achat.
Ce document sert à de nombreux services de l’entreprise à déterminer le besoin en articles
ou prestations de services, et d’en assurer le suivi. Les demandes d’achat dans le cadre du
projet Delvert sont créées directement par l’acheteur.
La création indirecte de la demande d’achat peut se faire à partir de différentes
composantes de SAP dont :

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La planification des besoins : en fonction de la consommation et des stocks existants. Le
système détermine automatiquement la quantité nécessaire et la date de livraison.
Les réseaux (composante du système de gestion de projet) dans le cas où l’article n’est
pas en stock par exemple.
Des ordres de travail (module PM Gestion de la maintenance), si un article non géré en
stock a été affecté à une opération.
Des ordres de fabrication (module PP Planification et Contrôle de la Production), si une
opération sous traitée est enregistrée ou si des articles non contenus en stock sont nécessaires.
La demande d’achat est composée, comme les autres documents d’achats de trois parties :
Les données d’en tête ; possibilité au demandeur de laisser commentaire sur la demande :
texte libre.
Les données de postes : comprenant l’article nécessaire, sa désignation, la quantité
requise, l’unité de quantité, la date de livraison, le groupe de marchandises, la division et le
groupe d’acheteurs qui a géré la demande.
Le détail de postes : comprenant les données sur l’article, les quantités et les dates, la
valorisation, le statut de la demande, source d’approvisionnement, contacts, et adresse de
livraison.
La commande d’achat.
La commande d’achat est un document officiel donnant ordre à un fournisseur
d’approvisionner l’entreprise en marchandises ou en prestations de service à une date
déterminée.
Ce document comme la demande d’achat contient des données postes. Il est possible de
gérer plusieurs divisions sur une même commande. Si par exemple la société Delvert avait
une deuxième division, l’on pourrait modifier la division pour un article en particulier.
Le système permet aussi aux acheteurs de revenir sur une commande incomplète ou
incorrecte à l’instant T en les maintenant.
Les commandes d’achat mises en attente ne sont pas transmises aux fournisseurs, mais
prise en compte en interne pour la planification des besoins.
Les appels d’offres.
Un appel d’offres est une procédure qui permet à un service achat de choisir l’entreprise
qu’il souhaite choisir comme fournisseur de produits ou de services, selon des critères de
sélection que l’entreprise aura déterminé dans sa stratégie d’achat.
Le système SAP permet de créer plusieurs demandes d’offres pour un même article et d’en
assurer le suivi, la gestion, d’en extraire des analyses pour aider les acheteurs à évaluer ses
fournisseurs.
Un appel d’offres peut être crée de différentes manières :
- En référence à une demande d’achat ou à un contrat cadre
- En copie sur la base d’un appel d’offres existant.
Sa composition comme les autres documents d’achat :
Zone d’en tête : contient les informations sur le fournisseur (son code)

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En zone de gestion, le numéro de soumission. Un même numéro de soumission doit être
appliqué aux différentes demandes envoyées aux fournisseurs concernant un même article.
Il permet d’assurer le suivi de l’appel d’offres. Avant tout l’entreprise doit déterminer son
besoin en termes de délai de soumission des offres et de délai de livraison.
Zones des postes : comprenant le code article, la désignation, la quantité demandée,
l’unité d’achat et le groupe de marchandises.

Le processus de lancement des documents d’achat.


Une stratégie de lancement peut être appliquée à tous les documents d’achat. Delvert dans
son processus d’approvisionnement et compte tenu du nombre peu important de son effectif
au service achat, a décidé de paramétrer une clé de lancement pour le responsable d’achat
uniquement pour les appels d’offres, quel que soit le groupe d’acheteur.
Sans blocage, pour permettre aux acheteurs de pourvoir les modifier ou les finaliser à
souhait.
Chaque personne impliquée dans le processus d’achat a sa propre clé de lancement. Le
système propose la possibilité d’enregistrer jusqu’à huit personnes.
La composition du processus de lancement des documents d’achat se fait comme suit :
Groupe de lancement : l’on y définit le type de document que l’on souhaite paramétrer.
Clés de lancement : l’on y détermine quel responsable de service doit valider le document.
Le système offre la possibilité d’aller jusqu’à huit valideurs.
Code de lancement : l’on y paramètre le blocage éventuel du document, il peut être bloqué
après création jusqu’à validation du responsable, ou pour plus de flexibilité, laisser aux
acheteurs, la liberté de modifier ou de finaliser à leur guise l’appel d’offres.
Stratégie de lancement : l’on y paramètre un montant par exemple au-dessus duquel la
validation est nécessaire : exemple si un appel d’offres est supérieur à 50.000 €.
Workflow : L’on y paramètre l’ordre de validation des différents responsables s’il y a lieu.

18
5) DESCRIPTION DES TESTS

Paramétrage relations entre la comptabilité et la logistique


Affecter une division à une société :
SPRO :
Structure de l’entreprise / Affectation / Logistique Données Générales / Affecter
division à société.

Affecter une division à un secteur d’activité :

SPRO / Structure de l’entreprise / Affectation / Logistique – Données Générales /


Affecter division domaine valorisation Secteur

19
Affectation d’une organisation d’achat à une société
Structure de l’entreprise / Affectation / Administration des Ventes / Gestion des articles /
Affecter organisation achat à société

20
Affecter une organisation d’achat à une division :
Structure de l’entreprise / Affectation / Administration des Ventes / Gestion des articles /
Affecter organisation achat à division

Affecter une organisation d’achat à une société

21
Créér groupe de comptes fournisseurs

22
Affectation

XX = Pour pouvoir intégrer caractères alphabet.


Créer une condition de paiement
SPRO / Gestion des articles / Achats / Fiche Fournisseur / Fixer les modalités de
paiement

Modifier vue « synthèse de paiement »

23
Nouvelle entrée

SAUVEGARDER

24
Valider ordre de customizing

Paramétrage d’un moyen de transport :


Gestion des articles / Achats / Commerce extérieur Douanes / Données commerce /
Définir le mode de transport

25
Déterminer propriété
de type d’articles

SPRO / Logistique –
Données générales / Fiche
article / Option de base /
Type article / Déterminer
propriétés des types
d’articles.
Nouvelle entrée

Paramétrage en masse du contrôle qualité

26
27
Ce scénario de tests représente le flux complet lors de l’achat de nouveaux articles pour
finir avec l’évaluation des fournisseurs.
Le paramétrage nécessaire étant fait plus haut, nous pouvons lancer les tests de la
demande d’achat qui est le premier point à l’évaluation des fournisseurs après facturation des
articles commandés.
Pour ce faire, nous allons procéder à :
- Création d’un fournisseur,
- Création d’un article,
- Création d’une fiche info-achat,
- Création d’une demande d’achat,
- Création d’un appel d’offre,
- Création d’une commande d’achat,
- Contrôle qualité des marchandises,
- Evaluation des fournisseurs,

1) Création d’un fournisseur :


La transaction utilisée est la XK01. Cette transaction permet d’avoir toutes informations
du fournisseur.

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Pour créer un fournisseur, il faut mettre un nom, une organisation d’achat et un groupe de
comptes.

Les informations nécessaires dans notre cas sont ci-dessous : l’adresse, le compte
comptable, la condition de paiement et les données d’achat.

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30
31
2) Création d’un article :
La transaction pour créer un article est la MM01 : plusieurs vues vont nous concerner
comme représentées ci-dessous.

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Vues sur lesquelles on a souhaité créer des données.

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37
3) Création d’une fiche info-achat :
La transaction pour créer un article est la ME11. Il faut renseigner au préalable notre
fournisseur, l’article, la division et l’organisation d’achat.

Les jours de relances sont utilisés.

38
39
4) Création d’une demande d’achat :
La création d’une demande d’achat nécessite de taper la transaction ME51N.
Les champs obligatoires à renseigner sont :
- Le code article,
- La division,
- La quantité.
Les champs en plus que nous allons utiliser sont le prix de la valorisation, et la date de
livraison.
L’icône « enregistrer » permet de sauvegarder la demande d’achat et un numéro de
document est généré.

5) Création d’un appel d’offre :


La transaction utilisée est là ME41. L’écran ci-dessous nécessite des informations
telles que :
- Le type de demande d’offre,
- Le code langue,

40
- La date de demande d’offre qui est la date du jour par défaut,
- La date de soumission qui est la date à laquelle on doit soumettre l’offre,
- L’organisation d’achat,
- Le groupe d’acheteurs.
Vu qu’on se réfère à une DA, il faut cliquer sur le bouton « référence à DA » ; le numéro
de la dernière DA créée est par défaut, valider.

Ce premier écran reprend les informations sur la gestion de l’offre. Le N° soumission est
obligatoire net à renseigner.

41
Sur l’écran ci-dessous, les informations de la demande d’achat sont basculées
automatiquement, le magasin et un numéro de lot sont à rajouter.
Pour associer cet AO à un fournisseur, il faut faire En-tête => adresse fournisseur pour
passer à une autre fenêtre.

42
Renseigner le code fournisseur => entrer et sauvegarder.
Deux autres transactions entrent dans le scénario de l’AO : la stratégie de lancement d’AO
et la gestion des AO.

Lancement de l’Appel d’Offres


La transaction est la ME45
AO 6000000041DF-A12
AO 6000000042DF-A13
AO 6000000043DF-A14

43
Lancement de l’appel d’offres pour le groupe d’acheteur 492 :

Sélectionner le document et cliquer sur lancer :

44
Sauvegarder.

Gestion des Appels d’Offres


La transaction associée est la ME47, et nous allons rajouter le prix du fournisseur.

6) Création d’une commande d’achat


La transaction utilisée est là ME21N.
La commande d’achat est créée à partir des AO, toutes les informations telles que le
fournisseur, l’article et sa quantité, la date de livraison sont reportées automatiquement =>
sauvegarder et un numéro de document est créé.

45
7) Entrée de marchandises
La transaction est la MIGO : Une fois le numéro de document renseigné, les informations
sont reprises, le code 101 est celui de l’entrée de marchandises.
Cochez la case "ok" sur la ligne de l’article et entrez le magasin de destination.

Nous pouvons ensuite contrôler les stocks en faisant la transaction MMBE.

46
Contrôle qualité des achats
La transaction est la QA11 : elle permet de décider de l’utilisation des quantités entrées et
les répartir.

47
Ci-dessous, les différentes possibilités de répartition.

48
8) Création de facture
Transaction : MIRO

Renseigner la date de la facture

49
Le montant TTC de la facture
La devise
Sélectionner dans la liste déroulante V4 V4 si la TVA = 19,6%
Cocher : « Calculer TVA », pour le calcul automatique de la TVA

PS : Le solde doit obligatoirement être égal à 0. Si ceci n’est pas le cas, il faut réaliser la
transaction MIRA, avec un contrôle en arrière-plan.
Enregistrer la facture.
Vérifier la synthèse des factures

50
Transaction MIR6

Synthèse des factures :

51
9) SOLUTION APPORTEE :

La Direction Achat de DELVERT souhaitant évaluer ses fournisseurs sur les différents
critères vus dans le dossier, nous répondrons à cette problématique en présentant au service
"achat" différentes manières d’évaluer ses partenaires commerciaux :
- Le Système d’Information Logistique
- Les Queries

1) Analyse des données articles :

Valeur Achats :
Code transaction MC$G.

En cliquant sur la ligne pomme fraîche et sur la loupe : on obtient le détail des achats par
fournisseurs

Possibilité de création de graphiques avec les données désirées (ex : valeur commande) :

52
Cliquer sur l’icône graphique et sélectionner le ou les champs souhaités :
Analyse sauvegardée sous le code AART = Analyse article DEL-POF

Quantités achats :
Code transaction MC$I

Vue graphique des articles les plus commandés :

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Possibilité de sélectionner les ratios, en fonction des données souhaitées dans l’analyse :

2) Analyse des données fournisseurs :

Valeur Achats :
Code transaction MC$4

54
Respects délais :
Code transaction MC$6

55
Respects quantités :
Code transaction MC$8

56
3) Evaluation fournisseurs :

Evaluation des fournisseurs : ME61


Evaluation des fournisseurs en fonction des critères d’évaluation qui sont le prix, la qualité
et la livraison.

57
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Palmarès des fournisseurs : ME65

Evaluation des fournisseurs par article / par groupe d’articles :


Code transaction ME6B
Pour évaluation de l’article DEL-GLUCF

Comparaison évaluations :
Code transaction ME64.

59
En cliquant sur tous les protocoles, l’on obtient :

60
Evaluation fournisseurs sur la livraison :
Code transaction ME6H

61
Historique Prix commande : code transaction ME1P

62
En cliquant sur la loupe, on a accès à la dernière commande passée sur cet article.

63
Historique prix offre : code transaction ME1E
Historique des prix offres sur l’article DEL-GLUCF

Possibilité d’affichage de la fiche info achat de l’article, et détails des prix :

4) Evaluation par Groupe marchandises :

Valeurs d’achat :
Code transaction MC$<

64
L’on peut voir le détail de chaque groupe de marchandises, en cliquant sur la ligne et la
loupe « détails »

Changement d’éclatement avec vue fournisseurs :

65
Quantité d’achat :
Code transaction MC$>

66
Respect délais :
Code transaction MC$A

Respect quantités :
Code transaction MC$C

67
5) Evaluation par Groupe d’acheteurs :

Valeurs d’achats :
Code transaction MC$0

En cliquant sur le groupe d’acheteurs, et la loupe détails, l’on a accès à la liste de ce qui a
été commandé.

68
6) Evaluation par Commandes d’achats :

Par fournisseur :
Code transaction ME2L
Affichage des commandes d’achat passées par fournisseurs :

69
Par article :
Code transaction ME2M

70
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7) Evaluation par Demandes d’offres :

Par fournisseur :
Code transaction ME4L

72
Affichage de l’offre, en sélectionnant la ligne et en cliquant sur la loupe « détails ».

Par article :
Code transaction ME4M

73
74
Par soumission :
Code transaction ME4S

75
Par n° d’appels d’offres :
Code transaction ME4N

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8) Les queries
Le système SAP offre la possibilité de créer des requêtes en fonction de ses besoins.
L’avantage est sa création sans nécessité de connaissances poussées en langage.
Delvert a fait des demandes spécifiques d’analyse qui sont présentées ci-dessous.
Evaluation quantité : Transaction SQ01 EVALPRIXAYC

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Evaluation livraison : SQ01 EVALLIVAYC_V2

Evaluation Facture : SQ01 EVALFACYCA

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9) PLAN DE FORMATION

La formation s’adresse au service Achats.

1) Programme de formation
Présentation de la structure organisationnelle des achats.
Société juridique/ Entrepôt Division / Magasin.
Organisation d'achat / Groupe d'acheteurs / Société / Division.
Schéma du flux fonctionnel
Les données de base
Créer une fiche article.
Créer une fiche fournisseur.
Créer une fiche info achat.
Le processus de gestion des approvisionnements en articles.
Créer une demande d’achat.
Créer un appel d’offre.
Créer une commande d'achat.
Créer une entrée de marchandises avec contrôle qualité.
Consulter le stock.
Créer une facture.
Afficher la facture fournisseur.
 Outils d’évaluation des fournisseurs
La matrice SAP.
Le système d’information logistique.
Les requêtes.

2) Planning de formation
Introduction à SAP 1 jour
Flux fonctionnel Achat
- Données de bases 5 jours
- Processus achat
Outils d’évaluation des
6 jours
fournisseurs

82
PLANNING DE MISE EN ŒUVRE

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RETOUR D’EXPERIENCE ET CONCLUSION

Les difficultés rencontrées:


La première difficulté marquante rencontrée est le manque de disponibilité, car 2 membres
de l’équipe n’était pas sur place.
Notre manque d’expérience dans un sens nous n’a retardé dans l’avancement du projet,
ainsi que certains problèmes techniques (mandant) dus au fait que nous soyons plusieurs à
utiliser le même mandant.

Les enseignements positifs:


Nous avons découvert la vie d’un vrai projet, avec ses aléas, mais nous avons découvert
un outil au nom de SAP. Nous avons réalisé tant bien que mal ce projet, répondu à la
problématique posée et mis en place une solution.
Ses difficultés citées plus haut nous ont amené à la découverte, à la recherche de solutions
directes ou alternatives,

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