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KAIROS-2020.

01-11

PRESIDENCE
DE LA
RÉPUBLIQUE
Mise en place d’une solution d’archivage électronique

PROPOSITION
TECHNIQUE

RCCM  : RC/YAO/2017/A/2911
Siège social: Yaoundé (Cameroun)
Contacts : 00 (237) 243 55 09 73 / 677
02 05 60
Courriel :contact@kairos-univers.com
Web  :www.kairos-univers.com
Proposition technique Date : 11/01/2020
Mise en place d’une solution d’archivage électronique./- Version : 1.0

TRACABILITE

Version Action Date Auteur Fonction


Espérance FOPA
0.1 Création 08/01/2020 Directeur Qualité [OK]
esperance.fopa@kairos-univers.com

Versio Action Date Acteur Fonction


n
1.1 MAJ 11/11/2019 Fabrice EYANGO Responsable Marketing [OK]

11/01/202 Julie NGUEMKAM


1.0 Validation Directeur Général[OK]
0 julie.nguemkam@kairos-univers.com
.-

Document Contexte
Offre technico-commerciale Ce document est une offre de service faite par Kairós à l’adresse de PR

.-

Liste de diffusion

PR

© Kairós 2020
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Sauf Liste de diffusion, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée
sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la
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Proposition technique Date : 11/01/2020
Mise en place d’une solution d’archivage électronique./- Version : 1.0

SOMMAIRE

1 COMPRÉHENSION DE LA MISSION..................................................................................5

1.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION.................................................................................................................................5


1.2 PÉRIMÈTRE D’UN PROJET DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS.......................................................................5
1.3 BUTS VISÉS.............................................................................................................................................................6

2 MÉTHODOLOGIE DE RÉALISATION................................................................................6

2.1 DÉMARCHE.............................................................................................................................................................6
2.2 MÉTHODOLOGIE ET RÉSULTATS.............................................................................................................................7
2.3 FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS....................................................................................................................................7

3 LA SOLUTION PROPOSÉE....................................................................................................8

3.1 MODÈLE FONCTIONNEL DE BASE............................................................................................................................8


3.2 PÉRIMÈTRE DOCUMENTAIRE...................................................................................................................................8
3.2.1 Choix du logiciel..............................................................................................................................9
3.2.2 Identification....................................................................................................................................9
3.2.3 Fonctionnalités................................................................................................................................9
3.2.4 Exigences non-fonctionnelles........................................................................................................10
3.3 CONFORMITÉ........................................................................................................................................................11
3.4 DISPOSITIONS JURIDIQUES....................................................................................................................................11
3.4.1 Fiabilité du système.......................................................................................................................11
3.4.2 Etendue des licences......................................................................................................................11

4 ORGANISATION DU PROJET.............................................................................................11

4.1 MODULATION D’UN PROJET DE GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS.................................................................11


4.2 PARTIES PRENANTES AU PROJET...........................................................................................................................12
4.3 DURÉE DE L’INTERVENTION ET PLANIFICATION DES TÂCHES..............................................................................12

5 OFFRE FINANCIÈRE............................................................................................................13

5.1 DÉTAILS DES COÛTS.............................................................................................................................................13


5.2 COMPARATIF DES LICENCES DU LOGICIEL KAIROS-ARCHIVES 2.2......................................................................13
5.3 COMMENTAIRES SUR L’OFFRE FINANCIÈRE..........................................................................................................14

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Proposition technique Date : 11/01/2020
Mise en place d’une solution d’archivage électronique./- Version : 1.0

ILLUSTRATIONS

Liste des figures


Figure 1 : Objectifs de la mission.................................................................................................................................................5
Figure 2 : Buts de la mission.........................................................................................................................................................6
Figure 3 : Indicateurs de qualité de la démarche.........................................................................................................................6
Figure 4 : Méthodologie de mise en œuvre du système retenu.....................................................................................................7
Figure 5 : Les facteurs clés de succès...........................................................................................................................................7
Figure 6 : Modèle fonctionnel de base du logiciel........................................................................................................................8
Figure 7 : Typologie des documents pris en charge dans KAIROS-ARCHIVES 2.2....................................................................8
Figure 8 : Normes de référence...................................................................................................................................................11

Liste des tableaux


Tableau 1 : Fonctionnalités de l’outil de numérisation..............................................................................................................10
Tableau 2 : Modulation du projet...............................................................................................................................................12
Tableau 3 : Offre financière........................................................................................................................................................13
Tableau 4 : Tableau comparatif des licences..............................................................................................................................14

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Proposition technique Date : 11/01/2020
Mise en place d’une solution d’archivage électronique./- Version : 1.0

1 Compréhension de la mission
1.1 Contexte et justification

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises tiennent à la maîtrise de leurs documents d’activités qui
sont devenus une ressource essentielle à leur survie. Grâce à la gouvernance documentaire, elles
parviennent à :

1) Limiter les risques de pertes de documents,


2) Réduire le temps d’accès aux informations,
3) Faciliter la prise de décision,
4) Accroître leur performance, et
5) Améliorer la qualité du service offert.

Or, il importe pour un organisme comme le vôtre de disposer d’un mécanisme interne durable et
performant de conservation, de classement et de gestion de ses documents. C’est le service que
notre logiciel se propose de vous rendre dans un projet global de mise en place d’un système
d’archivage électronique moderne.

1.2 Périmètre d’un projet de mise en œuvre d’un logiciel d’archivage électronique

Figure 1 : Objectifs de la mission

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1.3 Buts visés

Figure 2 : Buts de la mission

2 Méthodologie de réalisation
2.1 Démarche

Au cours de la réalisation du projet, KAIROS s’engage à adopter la démarche qualité s’appuyant


sur un certain nombre d’indicateurs et d’exigences reconnues afin d’assurer la qualité des résultats
qui seront atteints. Lesdits indicateurs sont portés dans la figure ci-après.

Figure 3 : Indicateurs de qualité de la démarche

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2.2 Méthodologie et résultats

Nous présentons de la manière suivante notre méthodologie d’exécution


d’accompagnement de l’organisme à la mise en place et la maîtrise d’un système moderne de
gouvernance documentaire. Elle est fondée sur la méthodologie DIRKS, « Designing and
Date : 11/01/2020
Version : 1.0

Implementing Record keeping Systems », mise au point par les Archives nationales d’Australie en
Février 2000.

2.3 Facteurs clés de succès


Figure 4 : Méthodologie de mise en œuvre du système retenu

Les facteurs clés de succès sont ainsi identifiés :

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Figure 5 : Les facteurs clés de succès
du projet

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3 La solution proposée
3.1 Modèle fonctionnel de base

3.2 Périmètre documentaire


Figure 6 : Modèle fonctionnel de base du logiciel

La solution prend en charge toutes les typologies documentaires existantes.


Date : 11/01/2020
Version : 1.0

Figure 7 : Typologie des documents pris en charge dans KAIROS-ARCHIVES 2.2

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Mise en place d’une solution d’archivage électronique./- Version : 1.0

3.2.1 Choix du logiciel

KAIROS-ARCHIVES est un SAE (Système d’Archivage Electronique), à valeur probante, très


simple à utiliser, qui gère et archive l’ensemble de l’information documentaire de l’entreprise :
fichiers et papiers tous formats, emails, plans, photos, films, dessins, spools, archives microfilms
numérisées…, les documents papiers étant numérisés depuis des scanners de production ou
imprimantes multifonctions directement dans KAIROS-ARCHIVES.

Le concept de classement reproduit de façon virtuelle le classement classique du document papier :


armoire / dossier / sous-dossier /document ou même bannettes, tout en offrant une recherche
multicritère sur la totalité des bases documentaires permettant de retrouver facilement l’information
où qu’elle soit classée.

S’appuyant sur la plupart des normes documentaires, la solution KAIROS-ARCHIVES est


développée dans un souci de conformité et de mise à disposition d’un outil permettant de satisfaire
aux exigences d’intégrité, de fidélité, de traçabilitépour tous vos documents.

3.2.2 Identification

Nom : Kairos-Archives

Editeur : Kairos

Version : 2.2

Langage de programmation : PHP et C#

Système d’exploitation compatible : Windows

3.2.3 Fonctionnalités
Fonctionnalités Caractéristiques
Numérisation et Numérisation des documents
ouverture de Sélection des paramètres du scanner
documents Numérisation de lots de documents
Ouverture de fichiers image
Options d'ouverture
Méthode alternative pour ouvrir des fichiers image
Traitement de lots de fichiers image
Ajustement de la qualité de l'image
Modification des documents reconnus
Modification des options de page
Modification des zones de reconnaissance
Enregistrement des Formats de sortie disponibles
images Ajout de propriétés aux documents
Enregistrement des documents numérisés en tant que fichiers image
Sélection des options de formatage

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Fonctionnalités Caractéristiques
Options de mise en page
Taille du papier
Sélection des options PDF
Compression de documents PDF
Protection des documents PDF par un mot de passe
Enregistrer le document ve
Traitement des images basse résolution
Autres fonctions Driver Twain pour Windows 7, 8 et 10
Driver WIA pour Windows 7, 8 et 10
Correction automatique des biais
Détourage automatique des images à la taille
Correction auto de la lumière et du contraste
Amélioration des images en noir et blanc
Rotation automatique à 90, 780 ou 270 degrés
Sortie double flux : noir&blanc + couleur/gris
Plan de classement et Configurer le plan de classement
organisation des dossiers Séries et dossiers
Volumes et sous-dossiers
Maintenance du plan de classement
Contrôles et sécurité Accès
Historique des événements
Sauvegarde et restauration
Documents vitaux
Conservation et Règles de conservation/destruction
destruction Révision du sort final
Transfert, export et destruction
Capture et déclaration Capture
des documents Import par lots
Gestion des messages électroniques
Types de documents archivés
Numérisation et traitement de l’image
Identification Codes de classement
Identifiants système
Recherche, repérage et Recherche et repérage
restitution Restitution : affichage des documents
Restitution : impression
Fonctions Administration générale
d’administration Reporting
Modification, suppression et masquage des documents archivés
Modules supplémentaires Gestion des archives physiques (non électroniques)
Destruction des archives physiques
Gestion électronique de documents et travail collaboratif
Gestion des transferts/versements
Gestion des communications
Gestion des relances et réclamations
Gestion des imports et exports des documents
Gestion de l’organigramme d’entreprise
Gestion de dossiers sériels
Niveaux de sécurité granulaire sur les documents et entités de l’organisation
Tableau 1 : Fonctionnalités de l’outil de numérisation

3.2.4 Exigences non-fonctionnelles


a) Pérennité de la solution, assurant la pérennité et la sécurité des informations, documents et
fichiers contenus dans la solution

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b) Evolutivité et souplesse de la solution permettant de paramétrer soi-même de nombreux

formation spécifique à l’outil.


d) Compatibilité informatique Windows et Linux.
3.3 Conformité

3.4 Dispositions juridiques


3.4.1 Fiabilité du système
Figure 8 : Normes de référence
Date : 11/01/2020
Version : 1.0

éléments : la structuration des informations, la définition des droits et profils associés, le


paramétrage des formulaires…
c) Ergonomie et simplicité de paramétrage : la configuration et les modifications doivent être
accessibles sans devoir acquérir de compétences informatiques particulières, excepté une

Étant donné l’objet de la prestation, à savoir un archivage électronique sécurisé, l’éditeur de la


solution s’engage sur la fiabilité de son produit. Il certifie que les procédures de sauvegarde, de
redondance, de sécurité du système sont optimales pour assurer la conservation, l’intégrité et la
pérennité de la plate-forme d’archivage.

3.4.2 Etendue des licences

L’éditeur s’engage à fournir une version de l’application conforme à la licence acquise par le client.
3 modes de licence sont possibles :

4 Organisation du projet
4.1 Modulation d’un projetde gestion intégrée des documents
REF.

MOD1
MODULE

Etat des lieux et élaboration des outils


de gouvernance

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ACTIVITES/TACHES
Etude de l’existant
Elaboration de la politique documentaire
Elaboration des outils de gestion
Elaboration des spécifications du matériel et des
applicatifs de numérisation et d’archivage
électronique
VISA

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REF. MODULE ACTIVITES/TACHES VISA


Sensibilisation des personnels Sensibilisation des personnels impactés
MOD2 ☐
impactés et formation des acteurs clés Formation des acteurs clés
Collecte et regroupement
Tri et classement
Réalisation des activités
MOD3 Description ☐
opérationnelles d’archivage physique
Rangement
Edition des instruments de recherche
Acquisition du/des logiciel(s)
Installation et paramétrage
Acquisition des logiciels et
MOD4 Test fonctionnels et de sécurité ☐
déploiement
Coaching des administrateurs techniques et autres
utilisateurs fonctionnels
Choix des échantillons de documents
Réalisation des activités
Définition des exigences de numérisation et des
MOD5 opérationnelles de numérisation et ☐
procédures optimales d’archivage électronique
d’archivage électronique
Réalisation de la phase pilote
Documentation du processus de numérisation et de
l’environnement d’archivage électronique
Réalisation de la phase de production
 Numérisation et contrôle qualité des documents
numérisés
 Description et enregistrement des documents
 Sauvegarde des copies numériques et de la base
de données
Maintenance du Système d’Archivage Maintenance du Système d’archivage électronique
MOD6 ☐
Electronique Mise à jour des versions
Tableau 2 : Modulation du projet

Le client choisi les modules que Ets Kairos pourra réaliser pour son compte. Les modules sont
présentés dans l’ordre et pour passer au suivant, il faut que le précédent soit réalisé.

4.2 Parties prenantes au projet

Pour réaliser cette prestation, Kairos entend réunir les profils ci-après :

 1 expert en gouvernance documentaire (Chef de mission) ;


 1 ingénieur informaticien ;
 1 ou plusieurs opérateurs d’archives ;
 1 ou plusieurs opérateurs de numérisation ;
 1 assistante des opérations.
Le CV de notre expert principal est porté en annexe de ce document.

4.3 Durée de l’intervention et planification des tâches

La durée des opérations dépend des modules retenus.

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5 Offre financière
5.1 Détails des coûts
MONTANT
N° DESIGNATION UNITE OBSERVATION
HT (FCFA)
Etat des lieux et élaboration des outils de
1.
gouvernance
Forfait 1 500 000
Sensibilisation des personnels impactés et
2.
formation des acteurs clés
Forfait 1 000 000
Réalisation des activités opérationnelles
3.
d’archivage physique
Forfait Dépend de la volumétrie
Dépend de la version de
4. Acquisition des logiciels et déploiement Forfait
Kairos-Archives retenue
Réalisation des activités opérationnelles de 2 000 Dépend de la volumétrie
5.
numérisation et d’archivage électronique Forfait
Maintenance du Système d’Archivage
6.
Electronique Forfait 500 000 Annuel
Tableau 3 : Offre financière

5.2 Comparatif des licences du logiciel Kairos-Archives 2.2


2 500 000 7 500 000 25 000 000
Item
Home Business Entreprise
Nombre d’utilisateurs 10 25 Illimité
Nombre de postes de scan 5 10 Illimité
Nombre de séries de dossiers 3 5 Illimité
Fonctionnalités disponibles
Configurer le plan de classement * * *
Paramétrer les droits d’accès sur les dossiers * * *
Historique des événements * * *
Sauvegarde et restauration * * *
Documents vitaux * *
Règles de conservation/destruction * * *
Révision du sort final * * *
Transfert, export et destruction * *
Capture * * *
Import par lots * * *
Gestion des messages électroniques * * *
Types de documents archivés * * *
Numérisation et traitement de l’image * * *
Codes de classement * * *
Identifiants système * * *
Recherche et repérage * * *
Restitution : affichage des documents * * *
Restitution : impression * * *
Administration générale * * *
Reporting * * *
Modification, suppression et masquage des documents archivés * * *
Gestion des archives physiques (non électroniques) * * *
Destruction des archives physiques * *
Gestion des transferts/versements * *
Gestion des communications * *

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Gestion des relances et réclamations * *


Gestion des imports et exports des documents * *
Gestion de l’organigramme d’entreprise * * *
Gestion de dossiers sériels * * *
Niveaux de sécurité granulaire sur les documents et entités de
* * *
l’organisation
Tableau 4 : Tableau comparatif des licences

5.3 Commentaires sur l’offre financière

Les coûts exprimés sont en Milliers de FCFA.

Ils ne prennent pas en compte les coûts de matériels et de logiciels qui ne pourront être définis qu’à
l’issue de l’audit.

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Mise en place d’une solution d’archivage électronique./-

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ANNEXES

Références de Kairós-archives

Organigramme (Ets Kairós)

Branches d’activités (Ets Kairós)


Date : 11/01/2020
Version : 1.0

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Proposition technique Date : 11/01/2020
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