BASE

APLICACIÓN DE BASE DE DATOS COMPONENTE DE

OPENOFFICE.ORG

Traducido de Getting Started with Base

Chapter 10 (OOo)
Autores Version en Ingles:
Dan Lewis
Iain Roberts
Magnus Adielsson
Jean Hollis Weber

mepgkun@hotmail.com
29 de Mayo 2010
Lima-Perú
 INDICE
Introduccion

Creando una base de datos

Creando una nueva base de datos
Creando tablas
Usando el asistente para crear una tabla
Creando una tabla que es una copia de una existente
Creando tablas en vista diseño
Creando tablas para las listas desplegables
Agregando datos a la lista desplegable
Creando una Vista
Definiendo relaciones

Creando un formulario
Utilizando el asistente para cerrar un formulario
Modificando un formulario
Creando un formulario en vista diseño
Creando subformularios en vista diseño

Derechos de autor
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http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/es/

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INTRODUCCION
Una fuente de datos, o base de datos, es una colección de piezas de información que
pueden ser accedidas o administradas por OpenOffice.org (OOo), por ejemplo una
lista de nombres y direcciones es una fuente de datos que puede ser utilizada para
producir cartas por mail merge. Una lista de las existencias de una tienda puede ser
una fuente de datos que se pueden administrar a través de OOo.

OpenOffice.org usa los términos “fuente de datos” o “base de datos” para

referirse a la misma cosa, lo cual podría ser una base de datos tal como MySQL o
dBase o una hoja de calculo o un documento de texto que contenga datos.

Este capitulo cubre la creación de base de datos, mostrando que esta contenido en una
base de datos y como las diferentes partes son usadas por OOo. También se vera el
uso de componentes de Base de OOo para registrar otras fuentes de datos. Una fuente
de datos puede ser una base de datos, una hoja de calculo o un documento de texto.

Base utiliza el motor de bases de datos HSQL. Todos los archivos creados por
este motor son guardados en un archivo zip. Los formularios de la base de datos
están incluidos en este archivo zip.

Una base de datos consiste de un numero de campos que contienen piezas

individuales de datos. Cada tabla de una base de datos es un grupo de campos.
Cuando creamos una tabla, también determinamos las características de cada campo
en la tabla. Los formularios se utilizan para el ingreso de datos dentro de los campos
de una o mas tablas asociadas con el formulario. Ellos también pueden ser utilizados
para ver campos desde una o mas tablas asociadas con los formularios.. Una consulta
crea una nueva tabla dentro de las tablas ya existentes. Un reporte organiza la
información por campos de una consulta en un documento de acuerdo a nuestras
necesidades.

Las bases de datos en OOo requieren Java Runtime Environment (JRE). Si no lo

tienes en tu computadora, puedes descargarlo desde www.java.com e instalarlo
siguiendo las instrucciones del sitio. Debes descargar Java v5.0 o superior. En OOo,
se usa la opción Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Java para registrar Java.
Algunas versiones de Java que vienen con Windows pueden ser usadas pero otras no.

Para verificar que versión de Java tenemos instalado ir a la siguiente dirección :

http://java.com/es/download/installed.jsp

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Base crea base de datos relacionales. Esto hace justamente mas fácil crear una base
de datos en la cual los campos de la base de datos tengan una relación unos con otros.
Por ejemplo : Consideremos una base de datos para una Biblioteca. Esta contendrá un
campo para el nombre de los autores y otro campo para el nombre de los libros. Hay
una obvia relación entre el autor y los libros que el ha escrito. La biblioteca puede
contener mas de un libro del mismo autor. A esto se le conoce como una relación de
uno a muchos. Un autor que se relaciona con mas de un libro. La mayoría sino casi
todas las relaciones en las bases de datos son relaciones de uno a varios.
Consideremos una base de datos de empleados de la misma Biblioteca. Uno de los
campos contiene el nombre de los empleados mientras que otra contiene el numero de
su Seguridad Social, y otra los datos del personal. La relación entre los nombre y la
Seguridad Social es de uno a uno : solamente hay un numero de Seguridad Social
para cada nombre.
Si tu estas familiarizado con los conjuntos matemáticas, una base de datos relacional
puede ser explicada fácilmente en términos de conjuntos : elementos, subconjuntos,
uniones e intersecciones. Las relaciones son definidas en términos de uniones e
intersecciones de los subconjuntos (Tablas)
Para explicar como usar una base de datos, crearemos una para gastos del automobil.
En el proceso explicaremos como trabaja la base de datos.

CREANDO UNA BASE DE DATOS

El primer paso para crear una base de datos es el hacernos algunas preguntas. Escribe
ellas debajo, y deja algún espacio entre ellas que mas tarde escribiremos las
respuestas. Al menos algunas de las preguntas parecerán obvias después de pensarlas
un rato.
Tu debes dar vueltas sobre el proceso un par de veces antes de que las cosas se
aclaren en la mente y sobre el papel. Podemos usar un documento de texto para estas
preguntas y respuestas para hacer mas facil moverse alrededor de las preguntas,
agregar adicionales preguntas, o cambiar las respuestas.
Aquí algunas de las preguntas y respuestas que desarrolle antes de crear una base de
datos para gastos automotrices. Tenia una idea de lo que queria antes de empezar,
empece haciendome preguntas y listando las respuestas, luego de lo cual descubri que
necesitaba tablas y campos adicionales.
Mis gastos se dividian en tres areas. Compras de gasolina, mantenimiento y
vacaciones. El costo anual para la licencia de la placa del carro y la licencia de
conducir cada cuatro años, no se incluian dentro de ninguna de estas. Tuve que hacer
una tabla para ellos : Cuota para licencias.
¿Que campos se adecuaban al area de mantenimiento? Fecha del servicio, lectura del
odometro, tipo de servicio, costo del servicio, y luego programacion de estos tipos de
servicios. (por ejemplo, para el cambio de aceite , listar cuando tendria que realizar el
proximo cambio.
¿Que campos se adecuaban al area de compras? Fecha de compra, lectura del

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odometro, costo de la gasolina, cantidad de gasolina y metodo de adecuarse al pago.
¿Que campos se adecuaban dentro del area de vacaciones? Fecha, lectura del
odometro, gasolina, alimentos (incluyendo meriendas y otros), hotel, gastos totales de
peaje y otros. Dado que los pagos los puede hacer con una o dos tarjetas de credito o
con efectivo, quiero un campo en el cual pueda colocar el tipo de pago usao para cada
campo.
¿Que campos se adecuan dentro de la categoria alimentos? Desayuno, lonche, cena y
refrigerios parecen ser lo correcto. Hago una lista de todos los refrigerios
individualmente o listo el costo total de los refrigerios por dia.Seleccione dividir los
refrigerios dentro de dos campos: numero de refrigerios y costo total de los mismos..
Tambien necesito el tipo de pago para cada uno de estos: Desayuno, lonche, cena, y
el costo totalde los refrigerios.
Uales son los campos que son comunes a una o mas areas? . Habra datos en todas las
areas, como lectura del odometro y tipos de pagos.
¿Como usare esta informacion acerca de estos tres campos? Mientra este de
vacaciones, quiero que los gastos por cada dia sean listados juntos. Los campos de
datos sugieren una relacion entre la tabla de vacaciones y la fecha en cada una de
estas tablas: gasolina y alimentos. Esto signmifica que los campos de fecha e estas
tablas estaran enlazados cuando creemos nuestra base de datos.
Eltipo de pago incluye dos tarjetas bancarias de credito y efectivo. Entonces
crearemos una tabla con un campo para los tipos de pagos y usaremos esta en una
lista en el formulario.
Hay campos adicionales que pueden ser necesarios en las tablas, el campo para la
clave primaria. En algunas tabla el campo para la clave primaria ya ha sido creada, en
otras tabla tal como el tipo de pago, es necesarioa agregar un campo adicional.

Creando una nueva base de datos

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Para crear una nueva base de datos, debemos hacer clic sobre la flecha situada al lado
del icono Nuevo. En el menu despegable, seleccionamos Base de datos. Esto abre el
asistente de base de datos. Podemos tambien abrir el asistente usando Archivo
/Nuevo/Base de Datos.

El primer paso del asistente es una pregunta con dos opciones : Crear una nueva base
de datos o conectar a una base de datos existente. Para el ejemplo seleccionaremos
crear una nueva base de datos y haremos clic sobre Siguiente.(Next).

El segundo paso tiene dos preguntas con dos elecciones cada una. La opción
predeterminada para la primera pregunta es Si, registrar la base de datos por mi. Y la
segunda elección por defecto a la segunda pregunta es Abrir la Base de datos para
editar. Esta seguro de que ambas opciones están seleccionadas y haz clic sobre OK.

Si la base de datos no se registra, no sera accesible a los otros componentes de

OOo tales como Writer y Calc.(Documento de texto y hoja de calculo
respectivamente).

Salvemos la nueva base con el nombre Automóvil. Esto abre la ventana de la base de
datos Automóvil-OpenOffice.org.

Cada vez que aperturemos la base de datos Automóvil, la ventana de la base de

datos Automovil-OpenOffice.org se abrirá. Entonces se pueden realizar cambios en la
base de datos. El titulo para esta ventana es siempre (Nombre de la base de datos)-
OpenOffice.org

Cuando creamos una base de datos, debemos guardar regularmente los trabajos
efectuados. Debemos salvar no solo los cambios efectuados en las tablas sino la base
de datos toda.

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Creando tablas

En una base de datos, una tabla almacena información de un grupo de cosas

llamados campos. Por ejemplo una tabla puede tener un Libro de direcciones, una
lista de mercancías, un directorio telefónico o una lista de precios. Una base de datos
puede tener una o varias tablas.

Para trabajar con tablas, haz clic sobre el icono Tablas en la lista de la base de datos,
o usa Alt+a. Las tareas que podemos realizar en una tabla están en la lista de tareas.

Cada tabla requiere un campo que sea una clave primaria (Para que sirve esto
sera explicado mas adelante). Nosotros usaremos este campo para numerar nuestras
entradas y queremos que este numero se vaya incrementando conforme agreguemos
mas entradas.

Usando el asistente para crear una tabla

Dado que ninguno de los campos que necesitamos para nuestra base de datos
Automóvil, esta contenida en el Asistente de tablas, crearemos una tabla simple
usando el asistente que no tiene nada que ver con nuestra base de datos. Esta parte es
solo un ejercicio de como usar el asistente de tablas.
Hacemos clic sobre el Asistente para crear una tabla. Esto apertura el asistente.

Un campo en una tablas es un bit de información. Por ejemplo en una tabla de

lista de precios, podemos tener un campo para el nombre del articulo,otro para la
descripción y un tercero para el precio. Posteriormente podrían agregarse mas
campos.

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Primer Paso : Seleccionar los campos
Tenemos que seleccionar una de las dos categorías de las tablas sugeridas: Negocios
y Personal. Cada categoría contiene sus propias tablas sugeridas. Cada tabla tiene una
lista de campos disponibles. Nosotros usaremos la tabla de muestra Colección CD en
la categoría Personal para poder seleccionar los campos que necesitamos
• Categoría : Seleccionar personal.
• Tablas de muestra : Seleccionar colección CD
• Seleccionar los campos : Usando el botón > , mover los campos desde la
ventana Campos Disponibles a la ventana Campos Seleccionados en este orden
: ID de colección, Titulo de Album, Interprete, Fecha de compra, Formato,
Notas, Numero de pistas.
• Seleccionar campos de otra tabla de muestra : Hacer clic sobre la categoría
Negocios. Seleccionar Empleados. Usar el botón > para mover el campo Foto
desde la ventana Campos Disponibles a la ventana Campos Seleccionados. Su
posición es debajo de Numero de pistas
• Si hemos cometido algun error en el orden del listado de los campos, hacemos
clic sobre el campo que esta en un orden equivocado el cual se resaltara.
Usemos las flechas Arriba y Abajo que se encuentran al lado derecho de la lista
de campos seleccionados.

Dar clic sobre siguiente para finalizar este paso.

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Segundo Paso : Colocar los tipo de campos y formatos

En este paso le daremos propiedades a los campos. Cuando damos clic sobre un
campo la información sobre la derecha cambia. Podemos entonces hacer cambios de
acuerdo a nuestras necesidades. Hacer clic sobre cada uno de los campos, y hacer los
cambios listados debajo.

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 Debajo de la lista de Campos seleccionados hay dos botones : uno con una + y
otro con una - . Estos botones son usados para agregar o remover campos desde la
lista Campos seleccionados. Ten cuidado al usar estos botones al menos hasta que
tengas buen conocimiento de como crear tablas.

Si alguno de estos campos requiere una entrada obligatoria, coloca en Entrada

requerida a Si. Esto obliga a que debemos guardar alguna información en este campo.
Por ejemplo si tenemos Primer Nombre como Si en Entrada requerida, no podemos
dejar este campo en blanco al momento de ingresar datos. Por defecto, Entrada
requerida esta en No.

ID de colección : Cambiar Entrada requerida de No a Si.

Titulo de Album :
• Entrada requerida: Si toda nuestra música esta en albums, cambiar Entrada
requerida a Si, sino colocar como Entrada requerida: No
• Longitud : Al menos que tengas un titulo de álbum que exceda los 100
caracteres de longitud, contando los espacios, no cambiar la longitud.

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 En Base la máxima longitud de cada campo debe ser especificada al momento de
su creación. Esta no es fácil de cambiar mas tarde. Base usa VCHAR como formato
de campo para campos de texto. El formato solo usa el actual numero de caracteres
en un campo y no el limite del campo. De manera que un campo que contenga 20
caracteres solamente usara el espacio para 20 caracteres y no el limite que es 100.

Interprete : Usa la opción por defecto. Si todas las músicas tienen un Interprete
coloca Entrada requerida como: Si

Fecha de compra :Longitud : Opción predeterminada , Entrada requerida debe ser

No (Podemos desconocer la fecha)

Notas : Ningún cambio es requerido

Numero de pistas :Cambia el tipo de campo a Tiny Integer (TINYINT). Esto

permitirá que el numero de pistas sea de esta 999.

Foto : Usa las opciones predeterminadas.

Cuando hayas terminado has clic sobre Siguiente.

Cada campo tiene un tipo de campo. En Base los tipos de campo pueden ser
especificados. Estos tipos incluyen Texto(Text), enteros(Integer), y decimal. Si el
campo va a tener información general (por ejemplo un nombre o una descripción)
entonces usa texto (Text). Si el campo siempre contendrá números (por ejemplo
precios) el tipo debe ser decimal u otro apropiado campo numérico. El asistente
pondrá el tipo de campo correcto, para tener una idea de como trabaja, ve lo que el
asistente a seleccionado para los diferente campos.

Paso tercero : Colocar una clave principal

• Debemos hacer un chec sobre Crear una clave principal

• Seleccionar la opcion Usar un campo existente como clave principal
• En la lista despegable Nombre del Campo, seleccionar ID de colección.
• Chequear Autovalor si este no esta chequeado.
• Hacer clic en siguiente

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 Una clave principal, únicamente identifica un campo (o registro) en la tabla. Por
ejemplo, si conoces a dos personas llamadas Pedro Ruiz, o tres personas viviendo en
la misma dirección y la base de datos necesita distinguir entre ellas.
El método mas simple es asignar un numero único a cada una de ellas : numero de la
primera persona, numero de la segunda etc. Cada entrada tiene un numero y cada
numero es diferente. Esta es la opción seleccionada aquí : ID de colección es un
numero asignado automáticamente por Base para cada registro de la tabla.
Hay formas mas complejas de hacer esto, pero todas responden a esta pregunta
¿Como hacer para estar seguro de que cada simple registro en mi base de datos puede
ser identificada únicamente.?

Paso 4 : Crear la tabla

• Si deseas renombrar la tabla en este punto. Si la renombras has que tenga
algún significado para ti. Nosotros no haremos cambios.
• Seleccionar la opción Insertar datos inmediatamente.
• Hacer clic sobre Finalizar para salir del asistente. Cerrar la ventana
creada con el asistente de tablas. Regresaras ahora a la ventana principal
de la base de datos con la lista de tablas, consultas, formularios y
reportes.

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Crear una tabla que es una copia de una existente

Si tienes una gran colección de CD de música, tu querrás crear una tabla para cada
tipo de música que tienes. En vez de crear cada tabla con el asistente, puedes hacer
una copia de la tabla original. Cada tabla puede ser nombrada de acuerdo al tipo de
música que contenga. Los posibles nombres a incluir pueden ser Clásica, Pop,
Country, Rock y otras.

• Hacer clic sobre el icono Tablas en la ventana base de datos, para ver las tablas
existentes.
• Hacer clic sobre el icono de la tabla Colección CD. Seleccionar Copiar desde
el menú desplegable.
• Mover el puntero del mouse debajo de esta tabla, hacer clic derecho y
seleccionar Pasar del menú desplegable. La copia de la tabla aparecerá en la
ventana.
• Cambiar el nombre de la tabla a Pop y hacer clic a Siguiente.
• Hacer clic al botón >> para mover todos los campos desde la ventana de la
izquierda a la de la derecha y hacer clic en Siguiente.
• Dado que todos los campos tienen el formato apropiado no tendremos
necesidad de cambiarlos. Sin embargo si son necesarios es el momento de
hacerlos. Hacer clic sobre Crear. La nueva tabla sera creada.

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VOLVER AL INDICE 13
VOLVER AL INDICE 14
 Una vez que la tabla ha sido creada con el asistente, la edición es limitada. La
clave primaria no se puede cambiar de ninguna manera. Es posible agregar nuevos
campos o removerlos. Es posible cambiar el tipo de campo cuando este no es la clave
primaria. Una vez que el dato ha sido agregado a la base de datos,borrar un campo
borrara todos los datos contenidos en el.

Las tablas pueden ser borrados de una forma muy simple. Pero al hacerlo removemos
todos los datos contenidos en cada campo de la tabla. Al menos que estemos muy
seguros es mejor no borrar tablas.
Para borrar una tabla tenemos que hacer clic derecho sobre ella en la lista de tablas.
Seleccionar Borrar desde el menú despegable. Una ventana emergente preguntara si
estas seguro de querer borrar la tabla. Una vez que hagamos clic sobre Si, la tabla y
sus datos se perderán al menos que tengamos una copia de los mismos.

VOLVER AL INDICE 15
Creando tablas en Vista Diseño

La Vista Diseño es un metodo mas avanzado para crear una tabla nueva. Nos permite
colocar la informacion de cada campo en la tabla directamente.
Usaremos este metodo para crear nuestra tablas para nuestra base de datos.

Mientras que el tipo Campo y Formato son diferentes en Vista Diseño, los
conceptos son los mismos en el asistente.

La primera tabla que crearemos sera Gasolina (Fuel). Sus campos seran IDGasolina,
Fecha, CostoGasolina, CantidadGasolina, Odometro, y TipodePago. CostoGasolina
usa moneda (currency) y dos campos decimales. CantidadGasolina y Odometro usa
formato numerico con tres decimales y un decimal respectivamente. TipodePago usa
formato de texto.

1. Hacer clic sobre Crear una tabla en Vista Diseño

2. Colocar IDGasolina
Tipear IDGasolina como el primer Nombre de Campo
Seleccionar Integer[INTEGER] como tipo de campo desde la lista
desplegable. (La opción predeterminada es Text[VARCHAR].)

Tecla de atajo para seleccionar desde la lista desplegable de tipo de campo :

Presionemos la primera letra del tipo de campo que deseamos seleccionar. Puede
requerirse apretar mas de una vez esta obtener el campo deseado.
Usemos la tecla Enter para saltar de un campo al siguiente.

Cambiemos las propiedades del campo en la sección de abajo

Cambiar Valor automático de No a Si.

VOLVER AL INDICE 16
 Colocar IDGasolina como Llave Primaria.
Hacemos clic derecho sobre el triangulo a la izquierda de IDGasolina

La Llave primaria sirve a un solo propósito. Cualquier nombre puede ser usado
para este campo. No es necesario usar IDGasolina como el nombre del campo de la
Llave Primaria.

3. Colocar todas las otras entradas.

Colocar el nombre del siguiente campo en la primera columna
Seleccionar el tipo de campo para cada columna
Para Fechas usar Date[DATE]
TipodePago usa Text[VARCHAR], como opción predeterminada

VOLVER AL INDICE 17
 Selección en Propiedades del campo :
CostoGasolina, CantidadGasolina y Odometro necesitan cambios
en la sección Propiedades del campo.
CantidadGasolina : Cambia longitud a 6 y lugares decimales a 3
Odometro : Cambia la longitud a 10 y los lugares decimales a 1
CostoGasolina : Cambia la longitud a 5 y los lugares decimales a 2.
Haz clic sobre el botón Ejemplo de formato, esto
abre la ventana Formato de campo

Use Moneda como la categoría y cualquiera en la lista de formato

con dos lugares decimales.

4. Repite estos pasos para cada campo de la tabla

5. Descripción puede ser cualquier cosa, o la puedes dejar en blanco
6. Guardar y cerrar la tabla, seleccionar Archivo/Cerrar. Nombre de la
tabla : Gasolina.

VOLVER AL INDICE 18
Sigue los mismos pasos para crear la tabla VACACIONES. Los campos y sus tipos
de campos están listados en la figura de arriba. Asegurate de hacer la Fecha como el
campo Llave primaria antes de cerrar, nombrando la tabla como VACACIONES.

Creando tablas para las listas desplegables

Cuando la misma información pueda ser usada en muchos campos,diseñaremos una

tabla por cada tipo de información. Cada tabla contendrá dos campos : el campo de
información y el ID en este orden..
• En la tabla que crearemos, los dos campos serán Tipo y IDPagos. Asegurate de
que el Valor Automático este colocado en Si para el campo IDPagos. Coloca el
campo IDPagos como la Llave primaria.
• Guarda la tabla usando el nombre TipoPagos

Si tenemos que crear muchas tablas con los mismos campos, diseñaremos una
tabla y produciremos las otras tablas por cortar y pasar.

VOLVER AL INDICE 19
Agregando datos a las listas desplegables

Las listas desplegables no necesitan un formulario. En cambio agregamos sus datos

directamente a la tabla. En este ejemplo usemos los nombres de dos personas con una
tarjeta de crédito y efectivo para compras en efectivo.
• En la ventana principal de la base de datos, hacer clic sobre el icono tablas.
Clic derecho sobre TipoPagos y seleccionamos Abrir desde el menú contextual.
1. Ingresar Dante en la primera fila
2. Ingresar Carlos en la segunda fila
3. Ingresar Efectivo en la tercera fila.
• Guardar y cerrar la ventana tabla.

El campo IPPagos contiene <Campo Automatico> hasta que no usemos la tecla

Enter para movernos a la segunda fila. Entonces se cambia a un 0. Si seguimos
agregando filas , el numero se ira incrementando de uno en uno. Por ejemplo los
primeros tres números del campo serán 0,1 y 2.

VOLVER AL INDICE 20
Creando una Vista

Una Vista es una consulta. Los detalles de como crear y usar una vista seran vistos en
la seccion creacion de consultas.

Una Vista es una tabla. Sus campos vienen desde los campos de una o mas tablas de
una base de datos. La Vista nos permite ver los campos sin tener en consideracion la
tabla a la cual pertenecen.

Los datos no pueden ser ingresados en una Vista. Es estrictamente una Vista de
los datos que han sido agregados.

Definiendo Relaciones

Ahora que las tablas han sido creadas. ¿Que son Realciones entre tablas? Es hora de
definir ellas, basadas en las preguntas que hicimo y respondimos en un principio.
En vacaciones, nosotros ingresábamos todos nuestros datos de gastos a la vez en el
mismo dia. La mayoría de estos gastos están en la tabla Vacaciones. Pero la Gasolina
que nosotros compramos no esta. Luego nosotros relacionaremos estas dos tablas
usando el campo Fecha. Dado que la tabla Gasolina puede tener mas de una entrada
por fecha, esta relación entre las tablas Vacaciones y Gasolina es de una a muchas.
(Esto es designado 1:n).

Dado que la tabla TipodePago solamente provee una lista estática, nosotros no
definiremos una relación entre la tabla TipodePago y los campos de las otras tablas,
las cuales usan las entradas de la tabla TipodePago. Esto sera hecho cuando creemos
los formularios.

La tabla Gasolina y Mantenimiento no tienen realmente una relación si bien ellas

intercambian similares campos : Fecha y Odometro.

Cuando tu creas una base de datos, necesitas también determinar cuando y como
están relacionadas las tablas.

VOLVER AL INDICE 21
Empezaremos a definir relaciones mediante Herramientas/Relaciones...

Al hacer clic sobre Relaciones.. se apertura la ventana de diseño de relaciones de la

base de datos Automovil. Los iconos que usaremos seran Agregar Tablas y Nuevas
Relaciones.

1. Hacer clic sobre el icono Agregar Tablas. Se abrira la ventana Agregar Tablas
• Hay dos formas de agregar una tabla a la ventana Diseño de Relacion
Doble clic sobre el nombre de la tabla, en nuestro caso, hacer esto
para ambas: Vacaciones y Gasolina.
O hacer clic sobre el nombre de la tabla y entonces clic sobre agregar.
• Clic sobre Cerra cuando hayamos agregado las tabla que queriamos.

2. Definir las relaciones entre las tablas Vacaciones y Gasolina.

• Hay dos formas de hacer esto.
◦ Hacer clic y arrastrar el campo Fecha en la tabla Gasolina a el campo
Fecha en la tabla Vacaciones. Cuando soltamos el boton izquierdo del
mouse, una linea connectara entre los dos campos de fechas.

VOLVER AL INDICE 22
 ◦ O, hacer clic sobre el icono nueva relacion. Esto abre la ventana
Relaciones. Nuestras dos tabla estaran listadas en la seccion tablas
implicadas.

VOLVER AL INDICE 23
 ▪ En la sección tablas implicadas, hacer clic sobre la lista despegable
debajo de la etiqueta Gasolina.
▪ Selecciona Fecha desde la lista de la tabla Gasolina
▪ Hacer clic sobre la lista despegable debajo de la etiqueta Vacaciones
▪ Seleccionar fecha de la lista de la tabla Vacaciones
▪ Hacer clic sobre OK.

3. Modificando la opción Actualizar y Borrar de la ventana Relaciones.

• Hacer clic derecho sobre la linea que conecta los campos de Fecha en las
lista de las dos tablas para abrir el menú contextual
• Seleccionar Editar para abrir la ventana Relaciones.
• Seleccionar Actualizar Cascada
• Seleccionar Eliminar Cascada.

VOLVER AL INDICE 24
A pesar de que estas opciones no son absolutamente necesarias,ellas ayudan.
Seleccionando estas opciones nos permiten actualizar una tabla con una relación
definida con otra tabla. También permite borrar campos desde una tabla.

CREANDO UN FORMULARIO
Las bases de datos son usadas para almacenar datos. Pero ¿Como es que se ingresan
los datos ? Para esto se utilizan los formularios. En lenguaje de base de datos un
formulario es una interfase para la edicion e ingreso de datos.
Un simple formulario es un campo dentro de una tabla. Los formularios mas
complejos continene mucho mas.Estos pueden contener texto, graficos, cajas de
selección y muchos otros elementos. La figura que vinen a continuacion es un
formulario hecho con la misma tabla con una etiqueta de texto (Compras de
Gasolina), una caja de lista colocada en tipodePago, y una imagen grafica de fondo.

VOLVER AL INDICE 25
Usando el asistente para crear un formulario

Usaremos el asistente para crear dos formularios : Gasolina y Vacaciones. El

formulario de Gasolina, sera un formulario simple, mientras que el formulario
Vacaciones contendrá un formulario y subformulario. Crearemos el formulario
Vacaciones con su subformulario y dejaremos que modifiques el formulario Gasolina
usando el mismo proceso.

Paso primero : Seleccionar los campos

• Bajo tablas o consultas, seleccionar la tabla Vacaciones. Debajo se mostraran
todos los campos de la tabla Vacaciones.
• Hacer clic sobre la doble flecha para mover todos los campos como campos en
el formulario. Hacer clic sobre siguiente.

Paso segundo : Colocar un subformulario

Dado que nosotros hemos creado una relación entre las tablas Gasolina y Vacaciones,
usaremos esta relación. Si no hemos creado la relación, la podremos hacer en el paso
cuarto.
• Hacer clic sobre la etiqueta de la caja Agregar subformulario basado en una

VOLVER AL INDICE 26
 relación existente.
• Hacer clic sobre el botón Radio etiquetado subformulario, basado bajo la
relación existente.
• Gasolina se encuentra como una relación que nosotros queremos agregar, luego
hacemos clic sobre Gasolina para resaltar este. Clic en Siguiente.

Paso tercero : Agregar campos al subformulario

Este paso es exactamente igual al paso primero. La única diferencia es que no todos
los campos serán usados en el subformulario
• Seleccionar Gasolina debajo de la tabla o Consultas.
• Use la doble flecha para mover todos los campos a la derecha.
• Hacer clic sobre el campo IDGasolina para resaltar este
• Usar el botón flecha para mover IDGasolina a la izquierda.
• Hacer clic sobre Siguiente.

VOLVER AL INDICE 27
Paso cuarto : Obtener campos unidos

Este paso es para tablas o consultas para los cuales no se ha definido una relacion.
Dado que nosotros queremos listar todos los gastos por la fecha en que ocurrieron,
tant en el formulario como subformulario , debemos juntar los campos Fecha de estas
dos tablas.
• Seleccionar Fecha de la lista desplegable Campo de subformulario unido. Esta
es el campo Fecha en la tabla Gasolina. Esta no es una Llave primaria para la
tabla Gasolina, pero es conocida como Llave externa.
• Selecciona Fecha de la lista desplegable Campo de formulario unido. Este es el
campo Fecha en la tabla VacacionesEsta es la Llave primaria para la tabla
Vacaciones. Hacer clic en siguiente.

Es posible crear una relación entre dos tablas que este basada por mas de un par
de campos. Como hacer esto, sera discutido en la Guía de Base.

Cuando seleccionamos un par de campos desde dos tablas para usar como una
relación, ellas tienen que tener el mismo tipo de campo. En nuestro caso en ambas
tablas el campo Fecha es un tipo de dato [DATE].

Ciertos requisitos deben complementarse para que el formulario funcione , ya sea que
un par de campos desde dos tablas sean seleccionados, o dos o mas pares sean
seleccionados.
• Ningún campo del subformulario puede ser la Llave primaria para su tabla

VOLVER AL INDICE 28
 (IDGasolina no puede ser usado).
• Cada par de campos unidos deben tener el mismo tipo de campo.
• Uno de los campos del formulario principal deben ser la Llave primaria para
su tabla.(Fecha debe ser usada).

Paso quinto : Arreglo de controles

Cada control en un formulario consiste de dos partes : Etiqueta y campos.

En este paso determinaremos donde colocar las etiqueta y los campos en relacion
uno con otro. Las posibles selecciones de izquierda a derecha son:
En columnas-Etiquetas a la izquierda
En columnas-Etiquetas arriba
Como hoja de datos
En bloques-Etiquetas arriba.

• Arreglo de el formulario principal. Hacer clic sobre En columnas-Etiquetas

arriba (Las etiquetas apareceran sobre el campo.
• Arreglo del subformulario: hacer clic Como hoja de datos (Las etiquetas seran
la cabecera de la columna y la entrada de campos seran las filas como en un
formato de hoja de calculo.

VOLVER AL INDICE 29
Paso sexto : Colocar entrada de datos
A menos que tengas necesidad de chequear algún otro campo, acepta las opciones por
defecto. Haz clic sobre siguiente.

Paso séptimo : Aplicar estilos

• Selecciona el color que desees en la lista Aplicar Estilos.
• Selecciona el borde del campo que tu quieras.
• Selecciona Siguiente.

Paso octavo : Seleccionar nombre

• Ingresa el nombre para el formulario. En este caso ingresa Gasolina.
• Haz clic en el circulo Modificar el Formulario
• Haz clic en siguiente, el formulario se abrirá en modo edición.

Modificando un formulario

Podemos mover los controles a diferentes lugares en el formulario asi como colocar
una imagen de fondo. Podemos tambien modificar la etiqueta para el campo
TipodePago.
Primero debemos decidirnos que es lo que queremos cambiar y a que. En lo que
sigue, esbozaremos algunas modificaciones.

VOLVER AL INDICE 30
 • El campo dato en la ventana principal necesita capacidad de lista desplegable.
También necesita ser mas largo para mostrar el día de la semana, el mes, el día
y el año.
• Acortar la longitud de todos los campos Pagos (Todos los campo que
contengan la palabra Pagos)
• Los controles necesitan ser agrupados : Alimentos, Subformulario Gasolina y
Varios.
• Algunas de las etiquetas necesitan modificar su redacción. Algunas
abreviaciones deberían usarse si es posible.
• El ancho de muchas etiquetas y campos necesita cambiarse. Solamente
Lonche, Cena, Hotel y Peajes tienen longitud aceptable. Pero para mejorar la
apariencia es posible modificarlos también.
• Todos los campos cuya etiqueta finaliza en Pagos serán reemplazadas co un
cuadro de lista. Estos cuadros contendrán la entrada desde la tabla TipodePago.
• El campo Notas necesita ser alargado verticalmente, ademas hay que agregarle
una barra de desplazamiento.
• Se deben hacer cambios en las columnas Fecha y TipodePago de el
subformulario que sean similares a los efectuados en el formulario principal.
• Es necesario agregar encabezados para cada grupo en el formulario principal.
• El fondo vamos a modificarlo importando una imagen. Algunas etiquetas
deberán cambiarse con la finalidad de que se puedan leer mas fácilmente. El
color de las cabeceras necesita cambiarse también.

Estas son algunos consejos que utilizaremos en los siguientes pasos. Los controles
en el formulario principal consiste de etiquetas y campos. Algunas veces
necesitaremos trabajar con todo el control, otras veces solo trabajaremos con la
etiqueta o el campo.
• Hacer clic sobre la etiqueta o el campo para seleccionar todo el control. (En el
formulario Gasolina modo edición) Un borde aparece alrededor del control con
ocho controladores verdes.. Podemos arrastrar y soltar ellos donde nosotros
deseemos.

• Para seleccionar solo la etiqueta o solo el campo , mantener presionado la tecla

CTRL mientras que se selecciona el campo o la etiqueta.

VOLVER AL INDICE 31
 • Mover un grupo de controles es siempre mas fácil que mover uno solo.
◦ Para agrupar controles debemos marcar uno de ellos y luego manteniendo
presionada la tecla Mayúscula, marcamos los otros controles aque deseamos
agrupar. Si deseamos que el grupo se mantenga al futuro, hay que hacer clic
derecho sobre el grupo y el menú emergente seleccionar Agrupar/Agrupar.

◦ Una vez agrupado los controles los podemos cambiar de ubicación

arrastrando el mouse sobre el grupo.

Antes de cambiar el campo Fecha, moveremos los controles Lonche y Peajes 5 cm. A

VOLVER AL INDICE 32
la derecha (2 pulgadas).

Cuando estemos cambiando el tamaño o moviendo un control , dos propiedades

de la barra de herramientas formulario deben ser seleccionadas, Usar Cuadricula y
Guías al desplazar. Los controles se alinearan mejor.
Debes tener también ambas reglas activas.
(Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Writer/View.) Dado que el formulario es
creado en Writer, hay es donde debemos ver para que ambas reglas (vertical y
horizontal ) tengan un check en la caja correspondiente.

VOLVER AL INDICE 33
 El usar centímetros en las reglas cuando hacemos los cambios es mas preciso que
el usar pulgadas. Podemos cambiar las reglas de centímetro a pulgadas y viceversa
haciendo clic sobre cada regla y en el menú que se apertura seleccionar la unidad de
medida.

Paso primero : Cambiar el campo Fecha.

• CTRL+clic para seleccionar el campo Fecha.

• Mover el cursor sobre el manipulador verde del medio del lado derecho. Este
debe cambiar a una flecha.
• Mantener el boton izquierdo del mouse presionado y arrastrar el cursor hacia la
derecha hasta la longitud de 6 cm. (Aproximadamente 2.4 pulgadas) Suelta el
boton del mouse
• Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas Diseño del
Formulario. La ventana Propiedades del campo Fecha se abrira. Cada linea
contiene una propiedad de el campo.

VOLVER AL INDICE 34
 • Vayamos a la propiedad Formato de fecha . Aperturemos la lista
desplegable que tiene a Estándar (corto) como opción por defecto
Hagamos clic sobre la opción Estándar (Largo) para seleccionarla.
• Vayamos a la propiedad Desplegable. Aperturemos la lista
desplegable que tiene a No por opción predeterminada. Cambiemos a
la opción Si.

Para apreciar como se ve el campo Fecha, hacer clic sobre el icono

Modo Diseño On/Off (El segundo icono de la izquierda) Puedes hacer lo
mismo en cualquier oportunidad que quieras apreciar como están
quedando las modificaciones.

VOLVER AL INDICE 35
Paso segundo : Acortar el ancho de un campo

Todos los campos que contienen etiquetas con la palabra Pago son
demasiados anchos, Es necesario acortarlos antes de que los controles sean
movidos.
• Hacer clic sobre el campo PagoD
• Mover el cursor sobre el manipulador del medio del lado derecho. El
cursor cambiara su forma a una flecha.
• Arrastrar el cursor a la izquierda hasta que el campo tenga 2.5 cm de
ancho.
• Repetir estos pasos para acortar los campos : PagoL, PagoRe, PagoC,
PagosH, PagosV.

Paso tercero : Mover los controles para agruparlos por categorías.

Movamos los controles para que el formulario quede tal como se ve en la

siguiente figura:

VOLVER AL INDICE 36
 Recordar que para mover campos y etiquetas por separado, hay que
apretar la tecla CTRL antes de señalar con el puntero el campo o la
etiqueta.
Si queremos mover ambos, solamente tenemos que hacer clic sobre ellos
con el puntero.

La única forma de aprender bien estos pasos sera practicándolos. Existe

otra forma de colocar los controles en donde deseemos, pero es una
característica mas avanzada y sera explicada en la Guía de Base.

Paso cuarto : Cambiar la formulacion de la etiqueta.

Los nombre de los campos deben ser palabras simples. Sin embargo los
nombres de las etiquetas pueden tener mas de una palabra. Podemos
cambiarlas editando el texto en la etiqueta.
• Hacer CTRL+clic sobre la etiqueta NoRefrigerio.Hacer lo siguiente:
◦ Hacer clic derecho sobre la etiqueta NoRefrigerio
▪ Seleccionar Campo de Control del menu contextual.Se abrira la
ventana Propiedades de la etiqueta. Esta contiene todas las
propiedades de la etiqueta seleccionada.

VOLVER AL INDICE 37
 En la ventana Propiedades/Titulo lo cambiamos a No.Refrig.
Cerrar la ventana propiedades.

◦ O hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas. La

ventana Propiedades se abrirá. Hacer lo mismo que lo indicado
arriba.

Todo lo listado en la Ventana Propiedades puede ser modificado. Por

ejemplo podemos cambiar la alineación desde la izquierda al centro. La o
las palabras dentro de la etiqueta son centradas dentro de ella.. Cuando
tengas tiempo experimenta con las diferentes opciones para poder apreciar
los resultados que se obtienen.

Paso quinto : Cambiar el ancho de las etiquetas y campos.

VOLVER AL INDICE 38
Queremos cambiar los siguientes controles a 2 cm. de ancho Desayuno,
Lonche, Cena, Odometro, No.Refrig., Peaje, CostoRefrig., Hotel y Varios.
Todos los campos de pagos fueron cambiados en el paso 2, pero
PagosVarios lo cambiaremos a 3 cm. (1.2 pulgadas).
• Hacemos clic sobre Desayuno, El borde alrededor de este aparece
con 8 manipuladores verdes.
• Movemos el cursor sobre el manipulador verde de en medio del lado
derecho. El cursor cambia a una flecha.
• Arratramos y soltamos el control a la izquierda si el control es muy
grande o a la derecha si el control es muy pequeño.. Usemos las
lineas de guias para determinar el ancho.
• Repitamos el procedimiento para los otros controles de la lista.

Paso sexto : Reemplazar los campos con otros campos

Queremos reemplazar el campo TipoPago con un cuadro de lista. Entonces

nosotros podremos seleccionar el tipo de pago desde la tabla TiposPago ,
en vez de tener que tipear esto manualmente. Cada tipo de pago empieza
con una letra diferente. Si coloco la primera letra del tipo de pago, el resto
de la palabra aparecera automaticamente.Luego vamos al campo siguiente.

• Hacemos CTRL+clic sobre el campo pagos por el desayuno. Los

manipuladores verdes apareceran alrededor del campo pero no
alrededor de la etiqueta.
• Hacemos clic derecho dentro de los manipuladores verdes y de la
ventana que aparece hacemos clic sobre Reemplazar por.../Listado.
• Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas Control
del formulario para abrir la ventana de propiedades.
• En la pestaña General, selecciona Desplegable. Cambia de No a Si en
la lista desplegable.

VOLVER AL INDICE 39
VOLVER AL INDICE 40
 • Hacer clic sobre la pestaña Datos.
◦ Ve hacia Tipo de contenido de lista. Cambiala a Sql.
◦ En Contenido de la lista haz clic sobre los tres puntos seguidos …
◦ Esto te apertura la ventana de consulta SQL.

En esta ventana seleccionar el Campo : TipodePago de la lista desplegable

Guardar y cerrar la ventana de Comando Sql.

VOLVER AL INDICE 41
Para apreciar el cambio hacemos clic sobre el icono Modo Diseño, el cual
debe mostrarse como la figura de arriba.

Lo que se muestra escrito en una de las imágenes de arriba es un

comando Sql. Las palabras SELECT y FROM son escritas en mayúsculas
porque son comandos. Cuando el comando SELECT es usado, requiere un
nombre de un campo(entre comillas). El comando FROM requiere el
nombre de la tabla (entre comillas) que contiene el campo.
• Repitamos estos pasos para los pagos de los campos Lonche, Cena,
Hotel,Refrigerio y Varios. El formulario principal deberá parecerse a
la figura que se ve a continuación.
• Cerrar la ventana propiedades.

VOLVER AL INDICE 42
Paso séptimo : Cambiar el campo Nota
Queremos agregarle a el campo Nota (Campo tipo Memo) una barra de
desplazamiento vertical, para agregar texto.
• Hacemos +clic sobre el campo Nota. Los manipuladores verdes
aparecerán alrededor del campo Nota, pero no alrededor de su
etiqueta.
• Hacemos clic sobre el icono Control para abrir la ventana de
propiedades.
• Buscamos en la pestaña General la opción Tipo de Texto y le
colocamos Múltiple Linea,luego vamos sobre Barra de
desplazamiento y colocamos Vertical.
• Cerramos la ventana propiedades.

Paso octavo : Cambiar etiquetas y campos en el subformulario

La columna Fecha necesita ser ampliada. El campo en la columna
TipodePago necesita cambiarse a un listado. La etiqueta TipodePago
queremos cambiarla a dos palabras.

VOLVER AL INDICE 43
 • Cambiando la columna TipodePago
◦ Hacer clic derecho sobre la etiqueta TipodePago para abrir el
menu contextual.

◦ Seleccionar reemplazar con... y luego seleccionar Listado desde el

menú contextual.
◦ Otra vez hacer clic derecho sobre la etiqueta TipodePago para
abrir el menú contextual.
◦ Seleccionar columna. Esto abre la ventana propiedades.

VOLVER AL INDICE 44
 ◦ En la caja Titulo cambiar TipodePago por Tipode Pago.
◦ Hacer clic sobre la pestaña Data
◦ Seleccionar Sql desde Tipo de contenido de la Lista, hacer clic
sobre los tres puntos …

VOLVER AL INDICE 45
 ◦ Esto apertura la ventana de consulta Sql. En la ventana Agregar
tabla o consulta marcamos TIPOPAGOS y hacemos clic sobre
añadir, luego damos clic sobre Cerrar.

◦ En la ventana TIPOPAGOS, seleccionamos TipodePago.

VOLVER AL INDICE 46
 ◦ En la parte inferior de la ventana de la consulta Sql, vamos a
Campo y aperturamos la lista desplegable de Campo y
seleccionamos la segunda opción.
◦ Guardamos los cambios efectuados.
◦ Cerramos la consulta y luego la ventana propiedades.

Paso noveno : Agregar encabezados a los grupo

• Haz clic sobre el icon de Estilo y formato situado en la parte superior

izquierda de la ventana del formulario.

VOLVER AL INDICE 47
 • Cambia el Estilo de la lista de Estilo y Formato que se apertura de
Default a Encabezado2.
• Usa la barra espaciadora para mover el cursor al sitio en que tu
deseas que la cabecera empiece.
• Tipea la cabecera COMIDAS.
• Usa la barra espaciadora para mover el cursor al centro del area de
refrigerios.
• Tipea la cabecera REFRIGERIO.
• Usa la barra espaciadora para movernos hacia el centro de la
cabecera del subformulario.
• Tipea la cabecera DATOS GASOLINA.

Si tu conoces como usar Estilos, puedes abrir la ventana Estilo y

Formatos usando la tecla F11.

Paso decimo : cambiar el fondo del formulario

El fondo de un foruulario, puede ser un color o una imagen. Puedes usar

colores en Herramientas/Opciones/OpenOffice.org/Colores. Si conoces
como usar colores personalizados, puedes usarlos.Podemos tambien
agregar una imagen de fondo (archivo grafico)

• Selecciona las etiquetas de la fila de arriba de los controles.

◦ CTRL+clic el la etiqueta Fecha.

VOLVER AL INDICE 48
 ◦ CTRL+SHIFT+clic en el resto de etiquetas de la fila de arriba.
◦ Hacer clic sobre el icono Control en la barra de herramientas del
Diseño de formulario para abrir la ventana propiedades.

◦ Cambia el color de fondo a azul 8 para las etiquetas seleccionadas.

◦ Cerramos la ventana Propiedades selección Multiple.
◦ Cambiemos tambien las etiquetas de los otros campos de acuerdo a nuestros
gusto.

VOLVER AL INDICE 49
 • Veamos ahora el cambio del fondo del formulario.
◦ Hagamos clic derecho sobre el formulario, esto nos apertura la siguiente
ventana :

◦ Aquí seleccionemos Pagina..., esto apertura la ventana siguiente :

VOLVER AL INDICE 50
 ◦ En la ventana Estilo de Pagina, hacemos clic sobre la pestaña Fondo, una
vez acá hacemos clic Como … Gráfico, y seleccionamos Navegar... lo que
nos apertura el navegador desde donde podemos seleccionar un gráfico.

GRAFICO COMO FONDO DE FORMULARIO

VOLVER AL INDICE 51
CREANDO FORMULARIOS EN VISTA DISEÑO

Este método requiere usar extensivamente las barras de herramientas Diseño de

formulario y Control de formulario. Esta técnica va mas halla del objetivo de este
documento. Instrucciones para crear formularios usando la vista diseño serán
descritos en la Guía de Base.

CREANDO SUBFORMULARIOS EN VISTA DISEÑO

De nuevo, esto va mas allá del objetivo de este documento. La creación de

subformularios en vista Diseño sera descrito en la Guía de Base.

FIN PRIMERA PARTE

TRADUCIDO POR :

mepgkun@hotmail.com

“La mente es como un paracaídas,

solo trabaja cuando esta abierto a
las ideas”

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