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Javier Martínez Aldanondo,
Gerente de Gestión del Conocimiento de Catenaria
jmartinez@catenaria.cl
= ½stoy desbordado porque tengo más cosas que las que puedo manejar. ½sto me hace
sentir agobiado, que perdí el control y que siempre corro detrás de las tareas, dejo
cosas sin terminar, tengo problemas para cumplir los compromisos contraídos, perdí
la confianza de otros y en otros y lo que es peor, he llegado a dudar de mi propia
capacidad. ½ste agobio genera índices anormales de agresividad, algo fácil de
comprobar cuando conduces un coche en cualquier ciudad del mundo
aparentemente desarrollado.
= ½stoy frustrado porque no me puedo desconectar del trabajo (ni de la BlackBerry) lo
que hace que cada vez tenga menos tiempo para mi familia y para cuidarme a mí
mismo lo que está afectando mi alimentación y disminuyendo notablemente el
ejercicio físico y el descanso (especialmente el sueño).
= ½stoy desesperado y angustiado porque no le veo salida a esta situación. No puedo
dejar de trabajar porque tengo una familia que mantener, una casa y un coche que
pagar, colegios« y cada vez las tareas son más complejas, la cantidad de
información es mayor, la presión por los resultados«
¿Por qué ocurre todo esto? ¿Trabajar es sinónimo de estrés? ¿Comer equivale a engordar?
Al igual que nadie te enseñó qué hay que hacer para mantener una alimentación equilibrada
y sana, tampoco nadie te enseñó cómo trabajar y por tanto, lo que te ocurre es natural. Si,
ya lo sé, pasaste entre 17 y 22 años (si es que hiciste un doctorado) entre el colegio y la
universidad pero allí dedicaste el tiempo a estudiar asignaturas y aprobar exámenes. ½n
lugar de enseñarte a tomar las riendas de tu propia vida, nunca tuviste control sobre lo que
hacías y cómo lo hacías porque eran otros quienes decidían qué podías o no hacer y cuándo
estaba bien o mal hecho. Nadie se preocupó de entregarte un método de trabajo ni de
prepararte para lo que se te venía encima: Lidiar con los imponderables de la vida donde los
problemas no están ni siquiera medianamente definidos, las circunstancias cambian sin
previo aviso, las personas no se comportan de manera predecible ni necesariamente
colaboran, no cuentas con toda la información ni el tiempo que te gustaría y no
necesariamente aparece siempre la luz al final del túnel. Todo esto ocurre porque no tienes
el conocimiento sobre cómo trabajar, no porque no sea factible trabajar sin dolor.
Afortunadamente, igual que puedes aprender a comer de manera ordenada, puedes aprender
a trabajar de manera más sistemática y disfrutar de ello e incluso alcanzar el anhelado
estado de flujo. Si de algo están convencidos la mayoría de directivos es que las personas
podrían ser mucho más productivas y r
sin que ello signifique
trabajar más sino mejor.
½xisten 3 ingredientes imprescindibles con los que realizas el trabajo: tu conocimiento, la
información que manejas y el tiempo. Lo que ocurre es que no tienes apenas conciencia del
conocimiento que atesoras y por tanto no le sacas todo el partido posible. Tampoco cuentas
con estrategias definidas sobre qué hacer con tanta información, cómo buscarla,
seleccionarla y guardarla para su fácil uso posterior. Y por si fuese poco, careces de una
metodología que te permita usar el tiempo de manera óptima, estableciendo prioridades y
desechando lo que no es necesario.
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Aunque hemos hablado con anterioridad de gestión del conocimiento a nivel organizacional
y a nivel de equipos/proyectos, sorprendentemente es muy poco lo se ha explorado a nivel
de la gestión del conocimiento individual. Igual que sucede con las empresas, las personas
necesitan un sistema que les ayude a gestionar su propio conocimiento que es el único
activo del que disponen y en el que siempre debiesen estar dispuestos a invertir para
incrementarlo (aprender). ½l primer paso es obvio: contar con un mapa de conocimiento
individual. Ocurre que las personas saben muy poco acerca de su conocimiento lo que
dificulta mucho gestionarlo. La razón es muy simple: el conocimiento es inconsciente y
como tal, elude a su dueño. Un ejemplo cotidiano para entenderlo es revisar el proceso que
vivimos para aprender a conducir un coche (abusando de la paciencia de nuestro padre):
a. No sé que no sé. Cuando tenías 5 años, no sabías conducir ni sabías que hubiese que
saber conducir porque no era un tema que te preocupase lo más mínimo ya que
alguien se ocupaba de transportarte.
b. Sé que no sé. Con 18 años te das cuenta que conducir es algo útil, no sabes hacerlo
y no quieres seguir dependiendo de otros para ejercer tu libertad de movimientos.
c. Sé que sé. Cuando te bajas del coche el día que recién aprobaste el examen práctico,
eres consciente de que legalmente estás habilitado para conducir aunque necesitas
pensar cuidadosamente cada paso que das porque careces de la más mínima fluidez.
d. No sé que sé. Hoy, miles de horas y de kilómetros más tarde, cuando te subes al
coche, ni siquiera necesitas pensar en lo que haces. Ponerte el cinturón, arrancar el
coche, soltar el freno, pisar el embrague, meter marcha atrás mientras escuchas la
radio, hablas por teléfono... indudablemente cuentas con el conocimiento que se ha
convertido en algo inconsciente y que, por tanto, te cuesta mucho trabajo explicitar.
La primera pregunta que hago a bocajarro a los participantes es los talleres de gestión del
conocimiento es: A ti, ¿por qué te pagan? Las caras de estupor son inenarrables porque se
ven enfrentados a un cuestionamiento muy simple pero que nunca antes se habían
planteado. Las respuestas son siempre verbos que, por un lado apenas tienen que ver con lo
que estudiaron en la universidad (o en los masters de rigor), y por otro, les crean la
sensación de que esos verbos son una injusta simplificación de las funciones por las que
reciben su sueldo. Por ejemplo, hay quien responde: r
. Cuando les pregunto ¿½n qué consiste dirigir personas?
¿Qué conocimiento es necesario y cómo se sabe cuándo alguien lo hace bien? ¿Cómo y
dónde se aprende a dirigir personas? la herida se va haciendo cada vez más profunda pero
sorprendentemente, causa más placer que dolor porque, a fin de cuentas, estamos buceando
en lugares desconocidos de su inconsciente que suponen un agradable descubrimiento. Si
no sabes lo que sabes, difícilmente lo aprovecharás al máximo. Si eres un piloto de aviones
comerciales podrás contestar que te pagan por llevar una aeronave de un punto a otro, de
forma segura, en el tiempo especificado y cumpliendo las normas. ½s posible, desde luego,
ir desgranando el conocimiento necesario para dirigir un avión en los distintos ³momentos´
de un viaje. Pero nunca hay que perder de vista hasta qué punto la labor que realizas puede
ser llevada a cabo por una máquina porque, viviendo en la era de la automatización, cuando
una maquina pueda hacer lo que tú haces, lo hará, y por tanto tendrás que buscar otros
horizontes. Para poder gestionar tu conocimiento y construir tu
, necesitas empezar con 3 preguntas muy simples:
La semana pasada, participé en un evento sobre Desarrollo ½nergético Sostenible en Punta
del ½ste, y mientras buscaba un sitio para comer, iba dictando a mi BlackBerry (otras veces
lo anoto en una libreta) las ideas y pensamientos que me iban surgiendo que no fueron
pocos. Los 2 beneficios de esta actividad son obvios: no se te olvidan esas ideas y liberas
al cerebro del esfuerzo de recordar (para el que no es muy hábil) para que se dedique a lo
que es más útil que es seguir generando ideas nuevas. Si hubiese tenido que recordar todo
lo que se me iba ocurriendo, hubiese sido incapaz, pero lo que es peor, hubiese tenido que
renunciar de manera inmediata a seguir generando nuevas ideas.
Nuestra vida transcurre en medio de un smog informativo que solamente se va a seguir
agravando ya que para manejar la complejidad del mundo cambiante, nos han convencido
que resultan imprescindibles toneladas de información y participar permanentemente en
redes sociales. Recibimos mucha más información de la que solicitamos, de la que
necesitamos y de la que somos capaces de procesar. ½ste hecho nos produce sentimiento de
culpabilidad porque no podemos estar al día, leer y saber todo lo que desearíamos. ½n algún
momento debemos decidirnos a actuar con la información que tenemos que nunca será la
ideal. Nos causa sentimiento de rabia porque perdemos muchísimo tiempo tratando de
buscar información útil y sobre todo, tratando de encontrar información que sabemos que
tenemos pero que no podemos recordar dónde está, con el fin de reutilizarla. Todo esto
ocurre porque cada persona utiliza su propio método (cuando utiliza alguno) para poner
nombre a los documentos y decidir donde guardarlos en su computador, lo que resulta
ineficiente e imposible de gestionar para que, por ejemplo, otros lo puedan aprovechar. Las
cosas son mucho más simples si se decide manejar la información en base a una serie de
criterios básicos: ½l primero es que en lugar de que tú vayas a buscar la información, sea
esta la que te encuentre a ti cuando tú lo necesitas. ½sto es posible por ejemplo si organizas
esa información a partir de la cadena de valor y el mapa de procesos de tu organización,
donde se pueden anticipar las tareas en que participa cada persona y la información que
necesita para realizarlas (si necesitas algo relacionado con ventas, con el sector
farmacéutico, si buscas un presupuesto, si incluye datos de los competidores, si se ganó o se
perdió y por qué, qué personas participaron, etc.). Necesitas además un buen sistema de
captura de la información que te llega (que puede ser incluso un cuaderno) que te obligue a
responder esta pregunta: u
Si la respuesta es ³no´,
la dejas pasar. Si la respuesta es ³ahora no pero en el futuro si´, la guardas en un sistema
confiable donde puedas ir a buscarla en el momento que sea pertinente. Si la respuesta es
³sí´, entonces necesitas decidir qué resultado quieres obtener y que vas a hacer para
lograrlo, es decir que acción o acciones tomaras. ½s imprescindible acordar la forma en que
se organizarán las carpetas en tu computador y los mails en tu Outlook y esa lógica debe
tener en cuenta la manera en se trabaja en tu empresa y en que nuestro cerebro procesa la
información y no de lo que artificialmente nos proponen los software actuales.
La situación es delicada porque vives al borde de la sobrecarga cerebral y con la sensación
de que nunca te puedes relajar y disfrutar de los logros obtenidos, jamás es suficiente
porque sientes sobre ti una espada de Damocles que te recuerda que lo que sabes hoy,
mañana ya no servirá y necesitas estar continuamente aprendiendo. No solo resulta un
proceso agotador sino lo que es peor, tampoco nadie te enseñó a aprender« Nuestro
cerebro es mucho más útil en tareas más elevadas que almacenar y buscar información.
Dado que nuestra capacidad de atención es finita, apoyarse en cerebros externos
(computadores) que hagan el trabajo sucio de almacenar y entregarnos información y en
metodologías de organización que faciliten esa tarea es ya urgente. Ahora bien, esa labor no
puede seguir quedando al libre albedrio de cada cual. Los GPS son un ejemplo cotidiano
que abordaremos en otra columna.
½n cierta ocasión, me invitaron a dar una charla sobre Innovación en ½ducación para los
padres de un colegio Montessori. Al finalizar la actividad, se me acercó un padre quien me
dijo con gran entusiasmo que coincidía con mis ideas y quería reunirse conmigo pero que al
día siguiente salía de viaje a Nueva Zelanda por 6 meses con toda su familia para aprender
inglés y que apenas estuviese de regreso me contactaría. r
le dije, e
inmediatamente pensé r
. 6 meses después, recibí un mail donde mí hoy amigo, José Caraball, recién
llegado de su viaje me preguntaba si me acordaba de él y me proponía que nos viésemos
para celebrar la conversación que dejamos pendiente« José demostró contar con un
sistema de organización de las tareas de una eficacia prodigiosa que suele implementar para
sus clientes (de hecho me está ayudando a implementarlo a mi) y cuyo objetivo es muy
claro: gestionar nuestra gran ventaja competitiva oculta, el tiempo. Ya me referí en su
momento al tiempo como el único elemento que todos tenemos en la misma cantidad
aunque elegimos gastarlo de modos muy diferentes. ½l tiempo es la principal variable en
situaciones como el establecimiento de prioridades en tus tareas, la dificultad para
coordinar a los participantes en equipos/proyectos o las posibilidades que brinda el
teletrabajo pero me quiero referir a 2 en particular:
= Siendo bien conscientes del conocimiento que tenemos (lo que sabemos) y también
del que no tenemos y necesitamos aprender mediante un mapa de conocimiento
individual.
= Teniendo una estrategia para procesar y organizar la ingente (y creciente) cantidad
de información que recibimos y generamos.
= Contando con una metodología que nos permita retomar el control de la situación,
aprovechar el tiempo de manera más eficiente para ser más productivos y al mismo
tiempo disfrutar del trabajo en condiciones más relajadas, con mucho menor stress y
con la cabeza despejada.
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Javier Martínez Aldanondo,
Gerente de Gestión del Conocimiento de Catenaria
jmartinez@catenaria.cl
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Varias personas respondieron que a pesar de todo, aprendieron otras cosas muy
importantes que les han resultado de gran utilidad como ³!
, etc´. No deja de ser curioso reconocerle a la universidad esos
³obsequios´extra por dos razones:
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½n mi caso, mientras estudié la carrera de derecho, jamás pisé un juzgado, una cárcel o un
despacho de abogados. La educación nos vuelve expertos en resolver problemas teóricos
pero no en resolver problemas prácticos. Sabemos de sobra qué hay que hacer para
adelgazar (dejar de comer y hacer ejercicio) o para que termine el hambre en el mundo,
pero hacerlo realidad es otra cosa. ½l problema teórico tiene solución clara, pero, al
implementarla empiezan a aparecer variables que no habías previsto: voluntad, estado de
ánimo, motivación, miedo, presiones, desconfianza. Mi computador resuelve problemas de
matemáticas, física o geografía, pero no puede resolver conflictos humanos, por tanto
merece la pena aprender a manejar estos temas en lugar de las asignaturas de siempre.
Hay cifras que indican que en ½spaña, el 45% de los jóvenes se encuentran desempleados
lo que no me sorprende en absoluto. Quienes contratamos recién licenciados sabemos hace
tiempo que una vez terminan su periodo universitario, apenas tienen conocimiento valioso
para las empresas. Si la universidad garantizase a los jóvenes que tras 5 años de esfuerzo,
contarán con conocimientos apetecidos por el mercado, no tendrían ningún problema ni
para encontrar empleo ni para emprender y generarse su propio puesto de trabajo. La
universidad sigue confundiendo información con conocimiento que es algo interno, ligado a
la experiencia y que permite actuar. La lista de emprendedores que abandonaron la
universidad antes de tiempo para comenzar negocios revolucionarios es larga: Bill Gates,
Steve Jobs, Michael Dell, Mark Zuckerberg (Facebook), Larry ½llison(Oracle) o Jack
Dorsey (Twitter).
¿Por qué resulta tan difícil producir mejoras en la educación superior? ½n primer lugar,
porque estamos convencidos de que el proceso que tenemos es el correcto (carreras,
asignaturas, evaluaciones, metodologías). Pero sobre todo, porque para tomar las decisiones
necesarias, es imprescindible saber cómo aprende el ser humano, es decir, conocer cómo
funciona el cerebro y en concreto la memoria, algo que ni los políticos ni la mayor parte de
autoridades o profesores universitarios conocen. Los académicos suelen ser especialistas
(expertos teóricos) en sus respectivas áreas de conocimiento pero no saben lo suficiente
sobre cómo se aprende y cómo enseñar a sus alumnos. Debido a que todos pasamos por la
universidad, tenemos un paradigma sobre cómo esperamos ser enseñados y también sobre
cómo enseñamos.
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