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TUYAUX POUR

Programme de formation Juin 1996


des administrateurs Numéro 13

Comment tenir des réunions efficaces


du conseil d’administration
“Même si la plupart des activités des organismes à but non lucratif se déroulent lors des réunions, la majorité des
organismes consacrent très peu de temps, ou ne consacrent aucun effort pour rendre leurs réunions plus productives et
satisfaisantes pour les participant(e)s. La plupart des membres des conseils d’administration ou de comités rapportent
que les réunions sont trop longues, que l’on y perd beaucoup trop de temps et que l’on n’y accomplit pas grand-chose. il
a été clairement établi que les réunions pourraient favoriser un taux élevé de participation, améliorer la qualité des
décisions prises et promouvoir un suivi attentif si elles étaient plan (fiées avec plus de soin et que le déroulement de
celles-ci était contrôlé avec plus de rigueur.”
James Hardy, Developing Dynamic Boards, Essex Press, 1990.

Les réunions des conseils d’administration «Le conseil tient des réunions ordinaires Tirer le meilleur profit
peuvent être très productives, mais elles au moins une fois par mois, de janvier à possible de la durée
laissent trop souvent les participant(e)s juin et de septembre à décembre, allouée à chaque réunion
frustré(e)s et avec une impression que très inclusivement, et à tout autre moment qu’il du conseil d’administration
peu de choses y ont été accomplies. Ce juge nécessaire». 16(1)
numéro de Tuyaux pour administrateurs Présumons que votre conseil
met l’accent sur ce que vous pouvez faire Le président ou deux membres du conseil
d’administration a planifié une
pour augmenter l’efficacité des réunions de peuvent convoquer une réunion
réunion de trois heures pour
votre conseil d’administration. extraordinaire en donnant à chaque
discuter des répercussions
membre un préavis écrit raisonnable qu’auront sur votre bibliothèque
La loi provinciale actuelle requiert que le précisant l'objet de la réunion.» 16(2) les coupures dans le financement,
conseil de bibliothèque se rencontre à et pour recommander des
intervalles réguliers, même si la permission stratégies efficaces pour les
est accordée pour des réunions addition- affronter. Que peuvent faire le
nelles et, si nécessaire, pour des réunions Président/la Présidente et les
spéciales. autres administrateurs (trices)
pour s’assurer que le temps sera
Les sections pertinentes de la Loi sur les utilisé à bon escient?
bibliothèques publiques, Lois refondues
de l’Ontario, 1990, chapitre P.44 sont:

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TUYAUX POUR

Il est évident qu’un sujet aussi sérieux que des • Il y a un objectif précis pour la
Tuyaux pour
administrateurs coupures budgétaires demande que les réunion mais la seule personne qui
est publié par le Service membres du conseil d’administration se pourrait vous donner les informations
des bibliothèques de rencontrent, même si ceci exige la convocation pertinentes dont vous auriez besoin
l’Ontario-Sud
d’une réunion spéciale. Cependant, plusieurs pour prendre une décision éclairée ne
151, rue Bloor Ouest
bureau 601 sujets qui sont discutés habituellement à des peut y participer.
Toronto (Ontario) réunions du conseil d’administration pourraient
M5S 1T4 être traités plus efficacement autrement.
1-800-387-5765 Attendez plutôt que cette personne soit
Téléc.: (416) 961-5122 disponible, si possible.
Donc, avant qu'un point ne soit inscrit sur
Rédactrice :
l'ordre du jour d'une réunion du conseil Évaluez toutes les autres possibilités avant
Randee Loucks
SBOS-Toronto d’administration, demandez-vous «Avons-nous d’ajouter un point sur l’ordre du jour d’une
Mise en page réellement besoin de nous réunir à ce sujet?» réunion du conseil d’administration. Quelque-
Rob Gray, Teresa Linker et
Kim Machan fois, une mise à jour d’une seule page ou une
Comité de rédaction: En règle générale, vous n’avez pas besoin de trousse de différents documents d’informations
SBO-Nord vous réunir si: pour les membres du conseil d’administration
Fran Valentini, Sudbury
John Slater, Kirkland Lakes
est tout ce qui est nécessaire.
SBOS
• Un appel téléphonique serait plus
Anna Johnston, Toronto approprié À un autre moment, une note de service, un
Margaret Scratch, Ottawa
message sur le courrier électronique, une
Mary Kate Rowan
Peggy Malcolm, Ottawa
Quelquefois les frais de déplacement, de télécopie ou une série de petites enquêtes
Comité d'administrateurs stationnement et les pertes en temps ne téléphoniques pourraient vous permettre de
SBOS justifient pas la tenue d’une réunion. rencontrer votre objectif. Le fait de réfléchir et
Geraldine Robinson
Bibliothèque publique de d’organiser efficacement à l’avance vos
Flesherton Réfléchissez si vous ne pourriez pas le faire par réunions du conseil d’administration afin de
Dennis Taylor, téléphone, même si ceci exigerait une retirer de l’ordre du jour les sujets qui
Bibliothèque publique de conférence téléphonique. Sur une plus longue pourraient être discutés dans d’autres forums
Stormont, Dundas &
Glengarry
période de temps, vous réaliserez, que c’est vous donnera beaucoup plus de temps pour
SBO-Nord souvent plus économique et tout aussi efficace. discuter et résoudre les problèmes entourant les
Elsie Dugard, Bibliothèque questions importantes.
publique de Geraldton
• Une note de service pourrait faire
Armand Landry,
Bibliothèque publique de l’affaire Ne planifier pas d’en accomplir trop
Smooth Rock Falls
Traductrice Si l’objectif de votre réunion est tout
Louise Godbout-Legault, Une fois que vous avez décidé de discuter
SBOS-Ottawa simplement de transmettre de l’information, d’une question ou d’un sujet à une réunion du
vous pouvez le faire en écrivant une petite note conseil d’administration, assurez-vous que
Tuyaux pour
administrateurs fait partie
de service. Les personnes qui désireront plus vous vous fixez des attentes réalistes. Décidez
du Programme de de renseignements pourront toujours com- de l’amas de travail que vous pouvez
formation des muniquer avec vous par téléphone. Par contre, raisonnablement accomplir durant le temps
administrateurs, une les autres qui ne requerront pas de détails
initiative conjointe du alloué. Ne faites pas l’erreur de planifier
SBOS, du SBO-Nord et de supplémentaires, pourront continuer de l’équivalent de six heures de travail durant une
l’OLTA. travailler sur le dossier. réunion qui ne doit durer que trois heures.
Nous sommes
reconnaissants aux • Il n'y a aucun objectif précis pour Si l’objectif de la réunion du conseil
contribuabes de l'Ontario cette réunion d’administration est de discuter des coupu-res
qui par l'entremise du
budgétaires et d’identifier les façons dont la
ministère des Affaires
civiques, de la Culture et Les personnes qui ne connaissent pas l’objectif bibliothèque pourrait les affronter, n’ajoutez
des Loisirs, financent le de la réunion tendent à causer à bâtons rompus. rien d’autre d’importance majeure à l’ordre du
Programme de forma- Ceci fait perdre beaucoup de temps, et ne jour. Les coupures budgétaires sont en elles-
tion des
administrateurs
produit pas nécessairement de bonnes mêmes un sujet assez complexe qui nécessitera
décisions. une discussion très intense. Il est irréaliste de
Also available in English
s’attendre que les administrateurs(trices)
ISSN 1188-7648 pourront focaliser sur plus d’un sujet compliqué
© 1996 dans une seule et même réunion.

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TUYAUX POUR

S’il y a d’autres questions à discuter, planifiez-les pour une Préparer des objectifs écrits
autre réunion, ou si c’est approprié, réglez-les en utilisant le
télécopieur, le téléphone, le courrier électronique ou une Ne planifiez jamais une réunion du conseil d’administration sans
note de service. prendre le temps d’écrire ce que vous désirez accomplir lors de
cette réunion. Le simple fait de prendre le temps de rédiger des
En général, aucune réunion ne devrait durer plus de trois objectifs précis vous forcera à focaliser votre pensée. Une fois
heures. La plupart des personnes ont perdu toute leur écrits, les objectifs sont un outil que vous pourrez utiliser pour
concentration après trois heures de discussions difficiles et vous aider à garder la réunion sur le droit chemin.
intenses. Si les circonstances vous forcent à planifier une
réunion plus longue, assurez-vous d’intégrer plusieurs
périodes de pause. Si vous ne le faites pas, les
participant(e)s souffriront d’une surdose d’informations et
n’auront plus l’énergie mentale requise pour donner aux
questions difficiles toute la considération qu’elles méritent.

Exemples d’objectifs pour une réunion du conseil


d’administration sur les coupures budgétaires

À la fin de cette réunion les administrateurs(trices):

• auront une bonne compréhension des répercussions que pourraient avoir les coupures
budgétaires sur notre bibliothèque
• identifieront une variété de réponses et de solutions possibles que la bibliothèque pourrait
prendre pour faire face aux coupures budgétaires
• discuteront de la faisabilité de chacune des réponses potentielles qui auront été suggérées.
• identifieront les actions prioritaires les plus importantes que les membres du conseil
d’administration et le personnel de la bibliothèque devraient prendre, pour faire face aux coupures
budgétaires.

Élaborer un ordre du jour Il peut être utile de diviser les questions sur l’ordre du jour en
différentes catégories telles que celles suggérées ci-dessous:
Une fois que vous aurez identifié les objectifs précis de la
réunion, vous pouvez maintenant élaborer l’ordre du jour. Information: Les questions qui ne requièrent pas une action, et
Faites-vous un devoir de ne jamais tenir de réunion sans un peuvent ne pas requérir de discussion. Par exemple, un avis
ordre du jour. L’ordre du jour vous permet de voir qu’une bibliothèque avoisinante a planifié une journée portes
clairement comment vous avez l’intention d’accomplir les ouvertes pourrait être présentée simplement comme une ques-
objectifs de la réunion. tion d’information. Un avis annonçant les journées de fermeture
de la bibliothèque durant le congé de Noël pourrait aussi être
Lorsque vous élaborez l’ordre du jour, notez le temps présenté comme une simple information.
approximatif que vous voulez allouer à la discussion, à côté
de chacun des points sur l’ordre du jour. Assurez-vous, • Action: Les questions qui requièrent un vote de la part des
qu’importe ce qui est inscrit sur l’ordre du jour, que vous administrateurs(trices). Par exemple, une recommandation
avez alloué assez de temps pour être capable de pouvoir pour effectuer du lobbying auprès des conseillers
raisonnablement tout accomplir. municipaux / conseillères municipales et des députés
provinciaux est une question d’action qui devrait nécessiter
un vote.

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• Développement : Les questions qui pourraient bénéficier de Pour vous assurer que la réunion se déroulera bien, lorsque
plus d’attention et de rétroaction de la part des administra- vous préparez l’ordre du jour, commencez avec les questions
teurs(trices). Ceci est une façon de ramasser toutes les idées d’informations faciles qui pourront être éliminées plus
ou d’effectuer une session de résolution de problèmes sur rapidement. Ensuite, pendant que les personnes sont encore
des questions qui pourraient être remises sur l’ordre du jour alertes, il sera temps de passer aux questions plus difficiles ou
d’une réunion subséquente afin d’obtenir une décision controversées qui exigeront beaucoup plus de concentration
finale de la part des membres du conseil d’administration. Par et de résolution de problèmes. Si possible, essayez de terminer
exemple, une fois que les membres du personnel auront remis la réunion sur une note plus optimiste, tout spécialement si
leurs rapports sur les répercussions projetées des coupures le(s) sujet(s) inscrit(s) à l’ordre du jour de la réunion ont exigé
budgétaires imposées à la bibliothèque, les beaucoup de concentration de la part des participant(e)s.
administrateurs(trices) pourraient utiliser cette information Donnez un court rapport sur une histoire à succès, ou
comme la base de leurs discussions sur la façon de faire face annoncez un événement qui s’en vient prochainement et que
à ces coupures. les personnes présentes apprécieront. Ceci permet aux
administrateurs(trices) de quitter la réunion sur une note plus
L’ordre selon lequel vous inscrivez les points sur l’ordre du positive.
jour dépendra largement sur les questions qui nécessiteront
une discussion plus longue. Pour une réunion relative aux
coupures budgétaires, l’ordre du jour pourrait ressembler à
l’exemple sur l’encadré latéral.

Exemple d’un ordre du jour

1. Adoption du procès-verbal
Annonces

(10 minutes) Question(s) d’information

2. Rapports des membres du personnel sur les répercussions des coupures budgétaires

(45 minutes) Question(s) de révision

3. Élaboration de recommandations pour faire face aux coupures

(1 heure 15) Question(s) de développement

4. Discussion et vote sur les actions à prendre

(45 minutes) Question(s) d’actions

5. Clôture (5 minutes)

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Breffer les administrateurs (trices) avant la Quelques administrateurs (trices) liront le rapport en entier,
réunion du conseil d’administration mais la plupart liront les notes de breffage seulement et
examineront sommairement le texte complet du rapport. En leur
fournissant des notes de breffage, vous donnez l’occasion à
Une fois que vous aurez déterminé ce que vous voulez
tous /toutes les participant(e)s d’arriver à la réunion du conseil
accomplir lors de cette réunion et que vous aurez préparé
d’administration prêt(e)s à s’attaquer sérieusement aux
l’ordre du jour, assurez-vous que vous avez distribué aux
différentes questions.
administrateurs (trices) toutes les informations pertinentes dont
ils/elles auront besoin pour bien préparer la réunion. Les
administrateurs (trices) ne devraient jamais se présenter à une Poser des questions susceptibles de “résoudre
réunion sans connaître la raison pour laquelle ils/elles ont été les problèmes”
convoqué(e)s, ou sans avoir eu l’occasion de revoir toute la
documentation pertinente sur les questions d’importance Plusieurs problèmes peuvent être analysés en se posant quatre
inscrites à l’ordre du jour. petites questions qui peuvent circonscrire le noeud du
problème, les points forts qui existent à l’intérieur de la
Si ils/elles se présentent non préparé(e)s, ils/elles doivent alors bibliothèque même qui pourraient aider à trouver des solu-
consacrer un temps précieux de cette réunion juste pour se tions, les obstacles qui pourraient bloquer le chemin, et les
mettre au courant des dossiers. Ceci représente souvent une actions requises qui devraient être entreprises pour répondre
perte de temps et d’énergie pour toutes les personnes adéquatement au changement suggéré. Ces questions peuvent
présentes. aussi fournir le cadre nécessaire pour une discussion plus
efficace.
N’utilisez pas une partie du temps de la réunion pour présenter
l’information de base. Expédiez plutôt l’information Chaque administrateur(trice) a un rôle à jouer
contextuelle dans une série de notes de synthèse ou de notes
d’information. Expédiez les notes à tous / toutes les Chaque administrateur (trice) a un rôle à jouer pour favoriser le
participant(e)s au moins une semaine à l’avance et insistez bon déroulement des réunions du conseil d’administration. Les
auprès de ces personnes pour qu’elles revoient la documen- rôles de gestion des réunions peuvent être divisés dans deux
tation pertinente avant de se présenter à la réunion. Si vous les catégories principales:
expédiez trop longtemps à l’avance les personnes auront
tendance à les mettre de côté et à les oublier. Une semaine • les tâches et
donne aux administrateurs (trices) assez de temps pour revoir • l’harmonisation
ces notes, et de prendre le temps de réfléchir sur les questions
qu’ils /elles voudraient poser sur ces sujets lors de la réunion Les rôles relatifs aux tâches aident à s’assurer que les objectifs
ou de noter les interrogations qu’ils/ elles pourraient vouloir sont accomplis, tandis que les rôles relatifs à l’harmonisation
soulever. Ceci vous assure que chacun(e) commencera la contribuent à maintenir un déroulement harmonieux des
réunion avec une certaine connaissance de la question à réunions.
discuter, et que le temps de la réunion sera alors consacré
uniquement à la discussion, aux questions plus profondes et à
la résolution de problèmes. Voici quelques rôles relatifs aux tâches : la recherche
d’information, le partage d’information, l’éclaircissement, la
Gardez la note de breffage très courte. Un texte en abrégé est récapitulation et le démarrage. Les rôles d’harmoni-sation
mieux que de longs paragraphes; court est mieux que long. comprennent : l’encouragement, les tests de consensus, la
Toutes les personnes se sentent inondées par le flot constant recherche de compro-mis, l’harmonisation et le contrôle.
d’informations et souvent nous n’avons tout simplement pas
le temps nécessaire pour absorber pleinement des rapports La plupart des personnes accomplissent plusieurs de ces rôles
trop longs. durant une réunion, souvent inconsciemment. Chacun de ces
rôles est important pour le bon déroulement de la réunion et
En règle générale, ne distribuez jamais aux administrateurs aide à rendre tout le processus plus harmonieux.
(trices) un rapport sans inclure au moins deux ou trois pages
en abrégé du contenu. Vous pouvez même inclure le texte
complet de certains rapports que vous avez résumés dans les
notes de breffage.

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TUYAUX POUR

Si une réunion du conseil d’administration commence à Même si la plupart des personnes reconnaissent implicitement
s’enliser, demandez-vous des questions telles que: Qu’est-ce que c’est important d’écouter les idées et les opinions des
que ça prendrait d’autre à ce moment-ci? Quelqu’un(e) autres personnes de façon.à être capable de prendre une
pourrait-il/elle récapituler, de façon à ce qu’on puisse décision éclairée, elles nesont pas toujours conscientes qu’il
continuer et aborder le point suivant? Avons-nous besoin de est quelquefois nécessaire de laisser une “porte entrouverte”
vérifier si on a un consensus? Avons-nous besoin afin de permettre aux autres membres de pouvoir exprimer leurs
d’information additionnelle? Avons-nous besoin idées.
d’encourager plus d’administrateurs (trices) à émettre leurs
opinions? Est-ce le temps de faire une recommandation? Par exemple, simplement demandez à un(e) administrateur
Devrait-on procéder à une “épreuve de réalité” et demander si (trice) silencieux(se) jusqu’ ici une question comme, “Anne,
telle suggestion ne pourrait pas s’appliquer ici? vous avez été dans un certain nombre de situations
semblables, que pensez-vous de cette proposition?” pourrait
Lorsqu’elles sont utilisées de façon appropriée, chacune des apporter de nouvelles informations ou d’autres points de vue
techniques de gestion de réunions peut aider à garder la qui autrement pourraient ne pas être exprimés donc, ne pas être
réunion focalisée et sur le bon chemin. entendus.

Garder la réunion sur le bon chemin Une autre façon d”entrouvrir une porte” est que le président /
la présidente fasse un tour de table demandant à chaque
Le rôle du président / de la présidente lors d’une réunion du personne présente, lorsque son tour arrive, d’émettre
conseil d’administration a souvent été décrit comme celui de brièvement son opinion sur le sujet en discussion. Garder le
contrô-leur. Un contrôleur efficace ouvre les différentes voies contrôle du déroulement de la réunion est peut être un proces-
de communication en encourageant ou en facilitant la partici- sus assez simple, mais c’est un processus qui peut avoir un
pation de toutes les personnes présentes. effet très marqué sur la qualité de la discussion.

Voici quelques questions pour une réunion du conseil d’administration sur les
répercussions que pourraient avoir des coupures dans le financement sur les
services de bibliothèque:

• Quelles pourraient être les répercussions des coupures budgétaires sur les ser-
vices de notre bibliothèque?

• Quels sont nos points forts qui nous permettraient de limiter les impacts de ces
répercussions?

• Quels sont les obstacles qui pourraient nous bloquer le chemin?

• Quelles sont les actions qui devraient être entreprises pour pallier aux coupures
budgétaires?

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TUYAUX POUR

Pour en apprendre Suggestions pour le Président / la La réunion se prolonge indéfiniment:


davantage... Présidente... Souvent ceci se produit parce que les
personnes, lors d’une discussion, s’égarent
Il n’y a aucune réunion du conseil du sujet à l’ordre du jour. Assurez-vous que
Frank, Milo O.
d’administration qui se déroule exactement les objectifs de la réunion sont écrits sur un
How to Run a Successful
comme prévue. Voici quelques stratégies tableau à feuilles mobiles et que ce tableau
Meeting in Half the Time.
qui peuvent toutefois vous aider à régler est placé à un endroit dans la salle où toutes
Simon & Shuster
des problèmes courants. les personnes peuvent le voir facilement.
Inc. New York, N.Y. 1989.
Effectuez une révision des objectifs au début
Des personnes se présentent en retard: de la réunion et dites clairement que la
Hardy, James M.
Commencez la réunion à l’heure prévue réunion se terminera à l’heure prévue, et pour
Developing Dynamic Boards:
avec les personnes qui sont présentes à ce vous assurer que ça se produira ainsi, vous
A Proactive Approach to
moment-là. Lorsque les retardataires ne permettrez pas que les discussions lors de
Building Nonprofit Boards of
arrivent, saluez-les chaleureusement et la réunion s’éloignent des sujets à l’ordre du
Directors.
dites-leur où vous êtes rendus dans l’ordre jour. Lorsqu’une personne soulève un autre
Essex Press, Tennessee, 1990.
du jour. N’effectuez pas de récapitulation à sujet, avertissez-la que même si ce sujet est
leur intention. Si c’est approprié, dites-leur important, il n’est pas inscrit sur l’ordre du
Volunteer Ontario: The Centre
que vous réviserez avec eux durant la jour de cette réunion. C’est une excellente
for Volunteerism.
pause, les détails de ce qu’ils / elles idée d’ailleurs d’avoir un tableau à feuilles
Board of Directors’ Resource
auraient pu manquer. Si vous commencez mobiles avec comme titre “Sujets en attente”
Manual.
toujours à l’heure, vous envoyez alors un placé en avant de la salle. Lorsque
Ontario Association of
message très clair. Vous démontrez alors quelqu’un(e) commence à discuter d’un sujet
Volunteer Centres, Toronto,
du respect pour les personnes qui se qui est important mais qui n’est pas sur
1990.
présentent à l’heure prévue. Ces personnes l’ordre du jour, inscrivez-le sur le tableau des
ne devraient pas être retenues pour les “Sujets en attente” comme un sujet qui
retardataires. pourrait être discuté lors d’une réunion
subséquente.
Les administrateurs (trices) ne sont pas
bien préparé(e)s pour la réunion: Des personnes ramènent constamment le
Essayez de comprendre la / les raison(s). Il même point sur le tapis, encore et encore:
y a des fois des événements imprévus ou Inscrivez les commentaires de ces personnes
des situations familiales difficiles qui empê- sur un tableau à feuilles mobiles. La
chent certaines personnes de prendre le deuxième fois que le sujet revient sur le
temps nécessaire avant la réunion pour tapis, pointez le tableau du doigt et rappelez
réviser la documentation qui leur a été gentiment à cette personne que ce point a
expédiée. Si tel est le cas, procédez quand déjà été soulevé. Demandez-leur toutefois si
même et faites de votre mieux. Cependant, ils/elles ont quelque chose de nouveau à
si les administrateurs (trices) n’ont pas de ajouter à ce point. Ensuite, continuez la
raisons valables pour expliquer leur man- réunion.
que de préparation, restez calme mais soyez
ferme. Rappelez-leur que les documents de
la réunion leur sont expédiés à l’avance et
que c’est la responsabilité de chaque
administrateur (trice) de réviser toute la
documentation complémentaire explicative
avant la réunion.

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TUYAUX POUR

Une personne rejette ou démolit systé-matiquement toutes les Par exemple:


idées qui sont présentées: Essayez cette technique pour
empêcher qu’une personne constamment négative ne bloque • Pourriez-vous expliquer, un petit peu plus, ce que vous
systématiquement toutes les conversations. Lorsqu’une voulez dire exactement?
personne fait une suggestion, ou présente une idée, demandez
au groupe de vous dire ce qu’il pense de cette idée. Dites aux • Vous semblez penser que c’est une excellente idée.
administrateurs(trices) que vous ne voulez pas discuter des Pourriez-vous nous dire pourquoi?
points négatifs avant d’avoir eu la chance de discuter en
premier des points positifs. Ceci changera le ton de la réunion, • Vous semblez sceptique. Pourriez-vous partager vos
aidera à situer les com-mentaires négatifs à l’intérieur d’un pensées?
con-texte précis, et contribuera à contrebalan-cer la discussion.
Une autre technique qui peut être utilisée lorsqu’une personne • Je peux voir par votre expression que vous être (d’accord
s’évertue constamment à dire que les idées présentées sont / en désaccord). Quels sont vos commentaires?
irréalisables est de lui demander comment il/elle pourrait
amélio-rer cette idée afin qu’elle puisse se réaliser. Ceci permet • Pourriez-vous élaborer, un petit peu plus, sur cette idée?
d’inverser l’accent de la discussion du négatif au positif.
Pour récapituler, utilisez des questions telle que:
Personne n’agit sur les décisions prises lors d’une réunion:
Terminez la réunion en effectuant une récapitulation des déci- • Est-ce vraiment ça que vous aviez dans l’idée?
sions prises. Assignez une personne à chacune des tâches.
Établissez une limite de temps ou un échéancier. Inscrivez • Est-ce que j’exprime bien ce que vous avez dit ou décidé?
toutes ces informations dans le procès-verbal, et demandez un
rapport des pro-grès réalisés, lors de la prochaine réunion. • Ai-je oublié de mentionner certains de vos points?
Terminez la réunion en suggérant une “prochaine étape”.
Assurez-vous que chaque administrateur(trice) reçoive une • Ai-je résumé vos commentaires avec exactitude?
copie du procès-verbal.

Trucs pour améliorer la discussion... Dix étapes pour bien réussir vos réunions du conseil
d’administration
Lorsque la question qui est discutée est une question
compliquée, il peut arriver à certains moments durant la 1. Demandez-vous: avons-nous réeilement besoin d’une
réunion du conseil d’administration, que les réunion à ce sujet?
administrateurs(trices) perdent leur concentration sur le sujet
discuté. Pour garder la discussion sur la bonne voie, essayez 2. Rédigez des objectifs précis pour la réunion.
des petites questions comme celles-ci:
3. N’essayez pas de tout faire dans une seule réunion.
• Que pense le reste du groupe sur la suggestion qui vient
4. Préparez un ordre du jour
d’être faite?
5. Établissez des limites de temps pour chacun des points à
• Est-ce qu’il y a quelqu’un(e) qui désirerait faire un
l’ordre du jour.
commentaire sur ceci?
6 Breffez les administrateurs(trices) avant la réunion.
• Qu’en pensez-vous?
7 Gardez la réunion focalisée sur le(s) sujets de discussion
• Est-ce qu’il y a quelqu’un(e) qui voudrait exprimer une
opinion différente?
8 Rappelez-vous chaque adnunistrateur(trice) a un rôle à
jouer.
Pour obtenir plus de détails ou pour analyser une question
plus en profondeur, essayez des questions qui ne peuvent être
9. Terminez la réunion en mentionnant la prochaine étape.
répondues strictement par un “oui” ou par un “non”.
10 Effectuez le suivi en rédigeant un procès-verbal.

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TUYAUX POUR

Exercice d’auto-évaluation: Président / Exercice d’auto-évaluation:


Présidente Administrateurs /Administratrices

Comme Président(e) de cette réunion est-ce que... Comme participant(e) à une réunion du conseil d’administra-
tion...
• je me suis préparé(e) adéquatement avant la
réunion? • j’arrive à temps

• j’ai établi des objectifs précis pour cette réunion? • j’étudie l’ordre du jour et toute la documentation
pertinente, à l’avance, et j’arrive bien préparé à partici-
• j’ai élaboré un ordre du jour? per à la discussion?

• j’ai suivi l’ordre du jour? • je connais bien les règles de procédure que le conseil
d’administration utilise
• j’ai aidé à clarifier les commentaires des
participant(e)s • je partage mes idées lorsque j’ai quelque chose à
contribuer?
• j’ai réussi à garder la discussion focalisée sur le(s)
sujet(s)? • j’encourage les autres à exprimer leurs points de vue?

• je connais bien les règles de procédure que le • j’écoute attentivement lorsque les autres parlent?
conseil d’administration utilise
• je respecte et je prends le temps d’analyser les diffé-
• j’ai mentionné l’objectif de chacun des points rents points de vue exprimés par les autres?
inscrits à l’ordre du jour
• je demande de l’information additionnelle lorsque je
• je me suis assuré(e) que toutes les personnes pense groupe n’a pas suffisamment données pour être
présentes aient l’occasion d’émettre leurs points de capable de une décision éclairée?
vue?
• j’aide à résumer ou à récapituler les idées exprimées?
• j’ai récapitulé souvent de façon à ce que le groupe
puisse voir et puisse sentir le progrès qui était en • j’essaie d’aider les autres administrateurs(trices) à se
train de se réaliser? sentir àl’aise lors de la réunion?

• j’ai donné un aperçu des questions qui ont été • j’évite d’interrompre les autres?
retenues pour des réunions futures?
• j’évite les conversations latérales (avec les personnes
• j’ai terminé la réunion en récapitulant ce qui a été de chaque côté de moi ou d’autres personnes) qui
décidé pour la prochaine étape pourraient distraire les autres participant(e)s durant la
réunion?
• je me suis assuré(e) que le procès-verbal a été rédigé
et distribué à tous les membres du conseil • j’essaie de demeurer focalisé(e) sur le(s) sujet(s)?
d’administration.