SAPHIR AM

GUIDE DE
CONTRÔLE
INTERNE DES
SGO
Réalisé par Crépin AÏKPE

Crépin AÏKPE
16/04/2022
Contrôle Interne et reporting des OPCVM
L.1 Contrôle Interne des OPCVM

L.1.1 Objectifs du Contrôle Interne

Le système de contrôle interne des OPCVM vise les objectifs suivants :

- Assurer la régularité des opérations effectuées

conformément aux dispositions législatives, réglementaires et
statutaires ;

- Assurer l'égalité entre les actionnaires ou les porteurs de

parts dans tous les traitements effectués ;

- Assurer la protection et la sauvegarde des actifs de

l'OPCVM contre les risques inhérents à l'activité de l'OPCVM ;

- Garantir les droits des actionnaires de la SICAV et des

porteurs de parts de FCP contre tout risque de conflit d'intérêts ;

- Garantir l'obtention d'une information financière

complète, fiable, en accord avec les règles prévues et dans les
délais requis.

L.1.2 Points clés du Contrôle

L.1.2.1 Respect de la réglementation

Dans ce cadre, la mission du contrôleur interne s’étend de manière

exhaustive au :

- Suivi de la réglementation et à sa diffusion ;

- Suivi de la correction des irrégularités relevées par les
différentes instances (CREPMF, Commissaires aux comptes,
Dépositaires, Conseil d’Administration, Comité d’investissement,
Comité de surveillance) ;

1
 - Respect des ratios prudentiels, de classification des actifs
par rapport à la note d’information ;
- Respect des délais de reporting
L.1.2.2 Respect de la Déontologie au sein de la société

La priorité est accordée au traitement particulier des porteurs de parts ou d’actions.

L.1.2.3 Mise à jour du manuel de procédures

- Le contrôleur interne veille à ce que les procédures soient

conformes aux meilleures pratiques de la profession et aux
dispositions réglementaires en vigueur ;
- Il veille à la mise à jour des procédures pour intégrer toute
modification réglementaire ou organisationnelle ;
- Il assure la diffusion des procédures auprès des membres ; - Il
veille au respect des procédures de l’OPCVM.

L.1.2.4 Cumul des fonctions

Le contrôleur veille à la séparation des fonctions dans l’OPCVM.

L.1.2.5 Autres points de contrôle

- Régularité des opérations initiées par le gestionnaire ;

- Valorisation des portefeuilles ;
- Valeur Liquidative ;
- Frais de gestion, frais du dépositaire et autres frais de
fonctionnement ;
- S’assurer de l’existence d’un système de protection des
accès informatiques et que les procédures de sauvegarde des
informations sont respectées. Pour cela, il est informé de

2
 l’évolution de la plateforme informatique, des accès accordés
aux différents utilisateurs, de la mise à jour des manuels
techniques.

L.2 Reporting des OPCVM

 Reporting mensuel : Pour les FCP ayant atteint 5 milliards d’actifs o au plus tard le 05 de
chaque mois suivant, le rapport du contrôle interne de la SGO sur l’évolution de l’activité de

la SGO et de ses Fonds en gestion ainsi que sur le respect des règles d’investissement et

d’allocation des actifs.

 Reporting trimestriel : Pour les FCP ayant atteint 5 milliards d’actifs

 Au plus tard le 15 du mois suivant le trimestre o

Rapport du dépositaire portant sur le mouvement des flux de
l’OPCVM ainsi que sur le contrôle du respect des règles de gestion.

 Chaque fin de trimestre o Rapport du comité de

surveillance sur ses missions de surveillance

Notons que le comité de surveillance joue les rôles ci-après :

- Il exerce un contrôle permanent de la gestion assurée par la SGO

- Il veille à ce que l’OPCVM en dépassement respecte la règlementation en vigueur de façon

globale et particulièrement celle relative aux règles d’investissement et d’allocation d’actifs

Le comité de surveillance est composé de cinq (05) membres constitués de :

- Deux (02) personnes physiques externes n’ayant aucun lien ni avec la SGO, ni avec le
dépositaire, ni avec les FCP sous gestion dont le président du comité sera issu

- Trois (03) porteurs de parts du FCP n’ayant aucun lien

avec la SGO et le dépositaire.

3
  Reporting trimestriel : Pour tous les OPCVM

 30 jours calendaires suivant la fin du trimestre

o Etats financiers trimestriel de l’OPCVM et de la société de gestion

o Composition détaillée des actifs de l’OPCVM certifié par le

commissaire aux comptes o Fiche de renseignements commerciaux

suivant le modèle contenu dans l’instruction 45/2011

 Reporting annuels : Pour tous les OPCVM

 30 jours après la tenue de l’assemblée générale

ordinaire appelée à approuver les comptes de
l’exercice

o Etats financiers annuels de l’OPCVM et de la société de gestion

certifiés par le commissaire aux comptes o Rapports de certification

du commissaire aux comptes o Rapports spéciaux des

commissaires aux comptes o Procès-verbaux des AG ordinaires

ayant respectivement approuvé les comptes de la SGO et de la

SICAV o Procès-verbal du Conseil d’Administration de la société de

gestion ayant arrêté les comptes du FCP.

Par ailleurs, une fiche de renseignements généraux suivant le modèle

contenu dans l’instruction 45/2011 doit être transmise dans les quarante-
cinq (45) jours de la clôture de l’exercice.

CONTRÔLE DES PROCEDURES

4
 Procedure Administrative

- Contrôle des registres (courrier arriver/départ)

- Tout besoin doit être matérialisé par une demande d’achat
- Toute dépense doit avoir été prévue au budget de SAPHIR AM

- Valider et viser l’état des salaires ainsi que

- Validatio - Contrôle les bulletins de paie ;

n de l’état - Transmettre l’état et les bulletins de paie

des au DG pour visa

salaires

- L’évaluation d’un agent en fin de contrat à durée déterminée est

obligatoire et doit intervenir avant le terme fixé pour le contrat.
Cette évaluation servira de base pour le renouvellement ou non de
son contrat

TITRE IV : PROCEDURES FINANCIERES DE SAPHIR AM

- Faire le contrôle budgétaire
- Autoriser approvisionnement de la caisse Menue Dépense

CI - Vérifier les pièces justificatives des

Contrôle de la décaissements et des entrées de caisse ;

caisse Menue - Contrôler le brouillard de caisse et sa

Dépense concordance avec les pièces justificatives ;

- Procéder au contrôle de la disponibilité en
caisse et sa concordance avec le solde
théorique du brouillard de caisse

5
 - Élaborer un PV de contrôle de caisse
- Signer le PV et le faire signer au comptable
en charge de la caisse menue dépenses.

- Autoriser le décaissement en visant la fiche d’autorisation de

décaissement bancaire
- Viser les rapprochements bancaires

TITRE V : PROCEDURES COMPTABLES DE SAPHIR AM

Éditions périodiques
- Avec l’utilisation d’un système informatique, les éditions des
documents comptables sont disponibles en temps réel ; c’est à- dire
que ces documents sont disponibles dès la validation des écritures.
Ce qui permet d’obtenir des éditions selon la périodicité souhaitée
(journalière, mensuelle semestrielle ou annuelle). Ces éditions
comprennent :
- Les journaux
- Le grand livre des comptes généraux
- La balance générale des comptes,
- Les balances auxiliaires

Travaux de fin d’exercice

- Les travaux de fin d’exercice comprennent :
- Les travaux d’arrêté de compte ;
- S’assurer de l’exhaustivité de toutes les pièces comptables ainsi
que de leurs saisies ;

6
 - L’inventaire physique des stocks, des immobilisations et de la
caisse ;
- Valorisation des stocks et calcul des amortissements ;
- L’état des rapprochements bancaires ;
- L’analyse et la justification des soldes comptes ;
- La cicularisation des tiers ;
- Les écritures d’amortissements de virement de compte en fin
d’exercice de provisions de charges et de produits etc.
- L’édition de la balance ;
- La production des états financiers.

TITRE VI : PROCEDURES DE GESTION DES OPCVM

La fréquence des inventaires

Un inventaire du portefeuille titres doit être arrêté au moins une fois par
mois et aboutir à la confirmation de l'état du portefeuille détenu par le
dépositaire.

Il en est de même pour le stock de parts de chaque Fonds à confirmer au

moins une fois par mois.

Cet inventaire est validé par le commissaire aux comptes de chaque

OPCVM en portefeuille.

Gestion de la trésorerie des OPCVM

7
Un rapprochement quotidien du compte espèce de chaque Fonds est
effectué tous les soirs par le gestionnaire et validé par le contrôle interne
pour s’assurer de la concordance des soldes en permanence.

Établissement des rapprochements espèces, titres et nombre de parts

en circulation des OPCVM

Les rapprochements espèces, titres et nombre de parts ont lieu dans la

comptabilité de chaque OPCVM en gestion conformément à la périodicité
retenue pour le calcul de la valeur liquidative et sont soumis à la validation
du contrôle interne.

- Rapprochements espèces

A chaque calcul de la valeur liquidative et au moins une fois par mois, le

gestionnaire reçoit pour le compte de chaque Fonds, le relevé du compte
dépositaire ainsi que les relevés d’autres comptes éventuels ouverts dans
les banques et auprès du dépositaire.

Il compare ainsi les soldes de ces comptes internes à ceux tenus dans les
livres du dépositaire et des banques. Il établit alors un état de
rapprochement espèces par compte et par Fonds. Ces états sont validés
par le contrôle interne et les écarts constatés sont justifiés et corrigés. Le
gestionnaire procède enfin à l’archivage de ces pièces.

- Rapprochements TITRES

SAPHIR ASSET MANAGEMENT reçoit du dépositaire au quotidien les

positions titres relatives à chaque OPCVM en portefeuille.

8
A la réception de ces documents, le gestionnaire procède en fin de
journée au rapprochement des soldes aux comptes titres dans la
comptabilité de chaque OPCVM.

Ce rapprochement se fait à travers la comparaison entre le portefeuille

estimation titres envoyé par le dépositaire pour le compte d’un Fonds et
celui tenu en interne pour le même Fonds.

Cet état est aussi validé par le contrôle qui veille en permanence à la
concordance des soldes avec le dépositaire. Les écarts sont ainsi justifiés
et corrigés et les documents archivés.

- Rapprochement nombre de parts en circulation

SAPHIR AM a choisi l’option de gérer de façon analytique les

mouvements sur capital de sorte à mieux contrôler la situation des
actionnaires en espèces et en titres (nombre de parts).

Ainsi chaque actionnaire a un compte titres (en nombre de parts) dont la

contrepartie fait varier le compteur de parts global du Fonds concerné.

le contrôle interne valide l’état de rapprochement global en laissant des

observations sur la source de l’écart et méthode de correction utilisée.
Cet état est enfin archivé par le gestionnaire.

Procédure de valorisation de l’OPCVM

Avant le lancement du processus de calcul de la valeur liquidative,

toutes les opérations de la journée doivent être préalablement effectuées

- Le traitement des opérations de souscription et de rachat

9
 - Le traitement des opérations d’investissement et de
désinvestissement

- La génération des règlements et livraisons

- Le détachement des titres arrivés à échéance et dont le

règlement n’a pas été encore effectif

- Le détachement des dividendes des actions dès l’annonce de

paiement et la fermeture des registres

- Le traitement des évènements sur valeur

- Le traitement des opérations sur capital (augmentation du

capital, fusion, absorption, split, reversplit, etc.)

- Le traitement des remboursements des frais de

fonctionnement par l’OPCVM

- La mise à jour des cours des titres

- Les rapprochements titres, espèces et ayant droit.

Le processus de calcul de la valeur liquidative se déroule en quatre

étapes à savoir :

- L’annulation des différences d’estimation de la veille

- La génération des différences d’estimation du jour

- Le provisionnement des frais de fonctionnement

- La génération des codes poste

Validation et publication de la Valeur Liquidative

Ce contrôle est effectué d’une part au sein de la société par le service de

contrôle interne et exercé d’autre part par le dépositaire de chaque

10
Fonds. Le contrôle du calcul de la valeur liquidative doit couvrir les
éléments suivants :

- la correcte évaluation des éléments d'actif ;

- le respect de la règle d'abonnement des charges et produits ;

- la prise en compte de toutes les opérations et événements pouvant

influencer la valeur liquidative ;

- la vérification du nombre d'actionnaires ou porteurs de parts au

moment du calcul de la VL.

Ce contrôle s'effectue à chaque détermination de la valeur liquidative et

ceci préalablement à sa publication.

1- La validation de l’évaluation des éléments d'actif

il vérifie dans un premier temps la pertinence des cours enregistrés pour

les titres en portefeuille conformément aux procédures de valorisation
des portefeuilles. Ensuite, le contrôle vérifie la justesse des coûts
unitaires moyens pondérés et procède à un rapprochement des positions
titres du Fonds et celles tenues dans les livres du dépositaire.

Il s’assure enfin de la justesse du calcul des différences d’estimation

(plus-value ou moins-value latente).

Différence d’estimation sur un titre = Cours du titre ou sa valeur

unitaire à ce jour - coût unitaire moyen pondéré) * quantité

11
2- Contrôle de l’abonnement des charges et produits

Le contrôle s’assure de l’exhaustivité des charges et produits courus pris

en compte dans le traitement.

Aussi s’assure-t-il que la prise en compte de façon exhaustive de toutes

les

Opérations et événements pouvant influencer la valeur liquidative. Cette

Vérification a lieu à travers une analyse des comptes de l’OPCVM

concerné.

3-La vérification du nombre d'actionnaires ou porteurs de parts au

moment du calcul de la VL

Un rapprochement est effectué à ce niveau entre le stock de parts du

Fonds dans les livres de SAPHIR AM et celui tenu dans les livres du
dépositaire.

Une fois la concordance confirmée entre ces états, le stock de parts est
utilisé pour diviser l’actif net en vue de dégager la valeur liquidative.

4- La validation des écritures comptables générées pour la

détermination de la VL

Les écritures comptables générées à l’issue des travaux d’inventaire pour

la détermination de la valeur liquidative sont vérifiées et validées par le
contrôle interne avant la validation des codes postes pour la génération
de la VL.

5- Validation du calcul de la valeur liquidative

12
Après l’enregistrement de toutes les régularisations, le gestionnaire
procède à la valorisation des codes postes.

Le contrôle interne se sert de la balance des comptes pour vérifier le

calcul de l’actif net et de la valeur liquidative.

Il autorise enfin la génération de la VL dans le système et sa diffusion sur

le marché.

SYNTHESE
PREALABLE AU LANCEMENT DE LA PROCEDURE

Etape Tâches OBSERVATIONS

13

Annulation des différences
d’estimation de veille :
Contrôler le vidage correct
des VDE de la veille sur la
base l’état des extournes sorti
Préliminaire
du logiciel
- Effectuer le contrôle en
confrontant l’état des extournes
avec celui des VDE de la veille et
justifier les éventuels écarts en
s’appuyant sur les grands livres.
- Générer la balance après
extourne des VDE et s'assurer que
tous les comptes correspondants
présentent un solde nul

S'assurer que tous les Le système d’information

règlements/livraisons à la empêche le lancement de la
date de clôture de séance clôture de séance s’il y a des

ont été tous effectués règlements/livraison en attente

Suivi des titres arrivés à

échéance ou de l’annonce de Le système d’information
paiement de dividende sur empêche le lancement de la
les actions : Procéder au clôture de séance s’il y a des
détachement des événements opérations de détachement non
sur valeur traitées.
(coupons et dividende)

- S'assurer du traitement de tous

les avis d'opéré et de crédit reçu

Suivi du traitement des - S'informer par tous les moyens

opérations d’actif de la auprès du dépositaire sur les

journée opérations effectuées pour le compte

des FCP dans la journée.

14
 -S’assurer de l’existence des

Préliminaire documents indispensables pour le

traitement des opérations de
souscriptions et rachats de la journée

- Vérifier le taux de la
Suivi du traitement des
commission de souscription et de
opérations du passif de la
rachat et s'assurer de disposer des
journée
accords en cas de condition
spécifique.

- En cas de rachat, vérifier la

trésorerie du fond afin de s'assurer
que le fond dispose de la trésorerie
nécessaire pour la couverture du
rachat.

- S’assurer de l’existence

Rapprochement des d’aucun écarts.

différentes positions (titres, - Si écarts il y a, les justifier et
espèces et ayants droits) prendre l’accord du contrôle

avant valorisation

Préliminaire S’assurer du traitement de Il s’agit entre autres des opérations du

toutes autres opérations capital, des remboursements des frais
effectuées pour le compte des de fonctionnement, etc.
FCP

15
 Mise à jour des cours : - Procéder au pointage des cours

Sur la base des cours des des titres issus du logiciel avec le
titres tirés du marché par le BOC avant validation dans le logiciel
négociateur, procéder à la - Imprimer l’état des cours et le
mise à jour des cours dans le faire valider par le contrôle
système

NB :

Toutes ces opérations effectuées dans le système d’information, génèrent

des écritures comptables qui nécessitent deux niveaux de validation. Le
premier niveau de validation est effectué par le gestionnaire et le second
niveau est effectué par le contrôle.

PROCEDURE DE DETERMINATION DE LA VL (Clôture de séance)

Etape Tâches OBSERVATIONS

- Vérification du calcul - Confronter les données de

des CUMP par le logiciel l’état des VDE avec celles issues du

- Validation des VDE portefeuille des fonds

pré calculés par le logiciel - Confronter les différentes

- Vérification du
des intérêts courus.
Génération de la
données avec celles calculées en
calcul
extra pour contrôle

16
Variation des - Après vérifications des

différences données et accord du contrôleur qui

est tenu de faire les mêmes
d’estimation
diligences de vérification que le
(VDE)
gestionnaire, procéder à
Enregistrement des VDE et
l’enregistrement des VDE
validation des écritures
- Après enregistrement des
correspondantes
VDE, procéder au pointage du
journal des inventaires par rapport
aux VDE calculées et s'assurer que
le système a passé d'écriture pour
chaque ligne de différence
d'estimation.

- Sur la base de la balance

tirée en Excel, reconstitué l’actif
brut afin de calculer en extra les
frais de fonctionnement.
Calcul des frais de
- Comparer les frais de
Abonnement des fonctionnement
gestion calculés par le système à
frais de
ceux calculés en extra
fonctionnement
- Procéder à l’enregistrement
des frais dans le système

Après enregistrement des Frais de

fonctionnement, procéder au
Validation des écritures pointage du journal des charges
correspondantes par rapport aux frais calculés et
s'assurer que le système a passé
17
 d'écriture pour chaque frais.

NB :

Est exclu de l'actif brut servant de base de calcul des frais de fonctionnement, la
valorisation des titres OPCVM détenus en portefeuille par le Fonds concerné.

PROCEDURE DE DETERMINATION DE LA VL (Clôture de séance)

Etape Tâches OBSERVATIONS

- Sur la base de la balance

tirée du logiciel, reconstituer l’actif
net et déterminer la VL en extra

- Procéder à un deuxième
Valoriser et enregistrer les
contrôle en calculant la VL par la
Génération des codes postes après une
deuxième méthode
codes postes vérification des calculs
effectués par le logiciel - Lorsque les deux méthodes
donnent de résultats identiques,
procéder à l’enregistrement des
codes postes

- Effectuer les deux niveaux

de validation de l’état des codes
postes issus du logiciel

Le document de séance regroupe

tous les états, journaux et pièces
Documents de Constituer le document de justificatives utilisées pour faire les
séance séance de la journée opérations de la journée. Il est
archivé quotidiennement

18
Publication de la Procéder à la publication de la La VL est publiée sur le marché
VL VL après accord du contrôle

RAPPORT SEMESTRIEL (Instruction n°61/2020 Art 27)

Au plus tard deux (02) mois après chaque semestre, les acteurs du
marché doivent adresser, au CREPMF, un rapport comportant :

▪ une description de l'organisation et du fonctionnement du contrôle

interne au cours de la période sous revue, faisant notamment
ressortir les moyens mis en œuvre, les travaux réalisés et les
modifications significatives éventuellement intervenues dans les
méthodes et l'activité de contrôle ;
▪ un inventaire des contrôles effectués par le Responsable du
Contrôle Interne, accompagné des principaux constats et des
mesures correctrices entreprises ;
▪ un développement sur la mesure et la surveillance des risques
auxquels est exposé l'acteur du marché, faisant apparaître, le cas
échéant, les franchissements de limites et leur contexte ;
▪ l'état de mise en œuvre des recommandations antérieures du
contrôle interne et des missions d'inspection du CREPMF

19
 ▪ une présentation du programme d’actions pour le semestre à
venir.

RAPPORT ANNUEL (Instruction n°61/2020 Art 27)

Au plus tard le 30 avril de chaque année, un rapport d'audit interne de

l'exercice précédent mentionnant toutes les insuffisances relevées et
portant sur les éléments suivants :

▪ la mission du Responsable du Contrôle Interne ;

▪ les informations générales sur l'acteur du marché
▪ les principales observations de l'auditeur interne ;
▪ une description de l'organisation administrative et le système de
contrôle interne ;
▪ les travaux réalisés portant au minimum sur les aspects relatifs à
l'organisation administrative, le gouvernement d'entreprise, la
régularité des opérations, le système d'information et de
documentation, la comptabilité et la surveillance prudentielle ;
▪ les manquements aux dispositions réglementaires du marché et
aux textes internes propres à l'acteur du marché, notamment :
o le respect des règles prudentielles du marché financier régional
o la conformité des procédures internes avec les dispositions
règlementaires
o la conformité des procédures internes avec les dispositions
règlementaires relatives à la lutte contre le blanchiment de

20
 capitaux et le financement du terrorisme ainsi que leur mise en
œuvre effective qui fera l'objet d'un rapport séparé ;
o le respect des obligations de vérification de la régularité des
décisions de gestion prises pour le compte de ('OPC, lorsque
l'acteur du marché est Dépositaire d'un OPC ;
o le respect des dispositions réglementaires relatives à l'exercice
d'activités de gestion sous mandat, le cas échéant.
▪ la (les) situation(s) particulière(s) portant principalement sur les cas
de malveillance, de conflits d'intérêts et d'exercice d'activités non
prévues ;
▪ un état de suivi des réclamations de la clientèle ;
▪ l'évaluation de la mise en œuvre des accords ou conventions liant
l'acteur du marché à ses partenaires, le cas échéant ;
▪ l'évaluation des procédures budgétaires et de leur mise en œuvre
ainsi que des opérations figurant dans les comptes de
régularisation ;
▪ l'état de mise en œuvre des recommandations des missions
d'inspection du CREPMF
▪ un état de suivi des recommandations issues du rapport des
commissaires aux comptes ou de tout autre rapport d'audits et de
contrôles externes.

Le rapport de contrôle interne doit motiver chacune des anomalies

relevées, mentionner le risque auquel l'acteur du marché est exposé et
préconiser un délai pour sa régularisation. Il doit comporter en annexe le
planning annuel de contrôle interne de l'exercice suivant, validé par les
21
organes délibérants ou exécutifs et, le cas échéant, des observations des
dirigeants sur les manquements et irrégularités relevés.

RAPPORT ANNUEL LAB (Instruction n°59/2019 Art 28)

Les acteurs du Marché Financier Régional sont tenus, à l'occasion de la

transmission du rapport annuel de contrôle interne, d'adresser au
CREPMF et à toute autre Autorité nationale de contrôle le cas échéant,
un rapport sur la mise en œuvre de l'ensemble du dispositif de lutte
contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en
vigueur dans les Etats membres de I'UEMOA. Ce rapport doit
notamment :

▪ décrire l'organisation et les moyens mis en œuvre par l'acteur du

Marché Financier Régional en matière de prévention et de lutte
contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;
▪ relater les actions de formation et d'information menées au cours
de l'année écoulée
▪ inventorier les contrôles effectués pour s'assurer de la bonne mise
en œuvre et du respect des procédures d'identification de la
clientèle, de conservation des données, de détection et de
déclaration des transactions suspectes ;
▪ Faire ressortir les résultats des investigations, notamment les
faiblesses relevées dans les procédures et dans leur respect, ainsi
que dans les statistiques se rapportant à la mise en œuvre du
dispositif de déclaration de soupçon ;

22
 ▪ signaler, le cas échéant, la nature des informations transmises à
des institutions tierces, y compris celles à l'extérieur du pays
d'implantation ;
▪ dresser une cartographie des activités suspectes les plus courantes,
en indiquant éventuellement la nature et la forme des mutations
observées, dans le domaine du blanchiment de capitaux ;
▪ présenter les perspectives et le programme d'actions pour la
période à venir.

Les acteurs du Marché Financier Régional doivent être en mesure de

produire tous les renseignements nécessaires à l'appréciation de la
qualité de leur dispositif de prévention du blanchiment de capitaux et
du financement du terrorisme. A cet égard, les procédures écrites et la
documentation interne doivent être disponibles en langue française.

INSTRUCTION N°60 : RELATIVE À L'ACTIVITÉ DE GESTION

SOUS MANDAT SUR LE MARCHÉ FINANCIER RÉGIONAL DE
L'UMOA.

MISE EN PLACE DE PROCÉDURES DE CONTRÔLE (Article 12)

Le gérant (mandataire) doit mettre en place des procédures de contrôle

adaptées afin de vérifier :
 la conformité de la gestion sous mandat à la présente Instruction et
aux clauses du mandat de gestion ;

23
  la conformité de la performance de la gestion sous mandat des
différents clients gérés en tenant compte de la performance par
stratégie de gestion ;
 la conformité des documents que le gérant adresse aux clients
gérés ainsi que l'exactitude des informations qui y sont contenues ;
 les situations de conflits d'intérêts et leur gestion ; l'absence
d'utilisation d'informations privilégiées

CODE DE CONDUITE DU GESTIONNAIRE (Article 20)

Le gérant (mandataire) met en place un code de conduite applicable à

ses gestionnaires. Ce code est contenu dans un code de déontologie dont
l'élaboration et la mise à jour sont approuvées par le Conseil
d'Administration de la société de gestion.

À cet effet, le gérant veille à ce que le gestionnaire s'abstienne de

solliciter ou d'accepter des clients des cadeaux ou avantages pouvant
porter atteinte à son impartialité ou à son indépendance.

Le gérant veille à ce que le gestionnaire gère, avec transparence et dans

le principe d'équité, les opérations qu'il réalise pour son propre compte
ainsi que celles concernant les mandants avec lesquels il a des liens
familiaux ou, à titre privé, des relations économiques et financières.

Le gérant veille à ce que le gestionnaire s'assure que ses interventions ne

portent pas atteinte à l'intégrité du marché. Ainsi, ce dernier s'abstient :

 de manipuler le marché ou s'adonner à des pratiques trompeuses ;

24
  d'utiliser des informations confidentielles ou privilégiées relatives
au marché ;
 de propager de fausses informations ;
 d'utiliser l'épargne des clients à des fins personnelles.

CODE DE DÉONTOLOGIE ET LA PROCÉDURE DE GESTION

SOUS MANDAT (Article 21)

Le gérant doit transmettre au Secrétariat Général du CREPMF le code de

déontologie de son personnel ainsi qu'une procédure de gestion sous
mandat, approuvés par son Conseil d'Administration, au moins un (01)
mois avant leur mise en application.

Les modifications du code de déontologie et de la procédure de gestion

sous mandat doivent être approuvées par le Conseil d'Administration et
transmises au Secrétariat Général du CREPMF, au moins un (01) mois
avant leur mise en application.

Dans le délai susvisé, si le Conseil Régional l'estime nécessaire, il peut

faire des observations qui doivent impérativement être prises en compte
avant la mise en application du code de déontologie ou de la procédure
de gestion.

RAPPORT SUR L'EXERCICE DE L'ACTIVITÉ DE LA GESTION

SOUS MANDAT (Article 22)

25
Le gérant (mandataire) est tenu, à l'occasion de la transmission du
rapport annuel de contrôle interne, d'adresser au CREPMF un rapport
sur l'exercice de l'activité de la gestion sous mandat qui :
 décrit les moyens mis en œuvre pour l'exécution de la
gestion sous mandat ;
 présente l'évolution des clients gérés (nombre de clients,
valeurs du portefeuille, etc.)
 donne la liste de leurs dix plus gros clients en fonction de la
valeur de leurs portefeuilles et la performance réalisée par
ces portefeuilles sur la période ;
 inventorie les contrôles effectués pour s'assurer de la bonne
mise en œuvre et du respect des procédures de gestion sous
mandat, conformément à la présente Instruction ;
 fait ressortir les résultats des contrôles, notamment les
irrégularités, les manquements, les conflits d'intérêts relevés
ainsi que le plan d'actions correctives.

26
 TRIMESTRIEL(trente (30) jours qui SEMESTRIEL(deux (02) mois ANNUEL(six (06) mois suivant la fin de OBSERVATIONS
suivent la fin du trimestre) suivant la fin du semestre) l'exercice) et dans les trente (30) jours qui
PERIODICITE
suivent la date de tenue del' Assemblée
DES
Générale Ordinaire appelée à approuver les
REPORTING
comptes de l'exercice

les états financiers
trimestriels de l'OPC, la
composition détaillée des actifs
de l'OPC à la date du dernier jour
de bourse du trimestre considéré,
certifiée par un Commissaire aux
FCP Comptes, les informations sur
les réclamations reçues, leurs
traitements y compris le délai de
traitement et les éventuelles
indemnisations.
un rapport sur les OPC gérés un rapport sur l'OPC , un rapport sur les
par la Société activités de l'exercice, les états financiers
d'investissement ou la annuels de l'OPC,les rapports de certification
Société de Gestion d'OPC. du Commissaire aux Comptes, le procès-
verbal du Conseil d' Administration de la
Société de Gestion d'OPC
ayant arrêté les comptes du FCP,le rapport
du Dépositaire,

les états financiers trimestriels de la un rapport d'examen limité
société du Commissaire aux Comptes
sur les états financiers de fin
de premier semestre de la
société
SGO
les états financiers annuels de la
société de gestion d'OPC et certifiés
par le Commissaire aux Comptes, les
rapports de certification du
Commissaire aux Comptes, les
rapports spéciaux des Commissaires aux
Comptes, les procès-verbaux du Conseil
d'Administration et de l'Assemblée
Générale Ordinaire ayant
respectivement arrêté et approuvé les
comptes de la société

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